Положение о службе делопроизводства организации. Положение о службе делопроизводства. Об организации делопроизводства

Муниципальное общеобразовательное учреждение

Журавлевская основная

общеобразовательная школа №23

ПОЛОЖЕНИЕ О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

"Утверждаю"

«___»_________ 2010 г

Директор школы ______

1.1. Настоящее Положение является локальным нормативным актом образовательного учреждения (далее по тексту – ОУ), устанавливает единые правила делопроизводства и направлено на обеспечение единства организации системы документооборота в ОУ.

1.2. Вопросы работы с документами ОУ регулируются стоящим Положением, Уставом и законодательством Российской Федерации .

1.3. Общий контроль за документационным обеспечением деятельности ОУ, за соблюдением в структурных подразделениях единой системы делопроизводства,

2. Основные требования к оформлению документов

2.1. В соответствии с действующим законодательством в ОУ издаются, составляются и оформляются следующие документы: приказы (распоряжения); инструкции; договоры (контракты); акты; протоколы; письма;

другие документы, необходимые для нормального функционирования ОУ.

2.2. Документы, подготовленные ОУ, должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, отредактированными и при необходимости, согласованными с юридическим отделом Управления образования.

2.3. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.

2.4. Все виды организационно-распорядительных документов в ОУ печатаются на бланках установленного образца. В работе используются:

Ø бланк распоряжения;

Ø бланк приказа;

2.5. В отдельных случаях, когда для определенных видов приказов (распоряжений) и иных видов документов законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами установлены обязательные для применения формы, в ОУ применяются установленные формы.

Каждый вид документа должен иметь строго определенные реквизиты, порядок их расположения и оформления.

2.6. Датой документа является дата его подписания; для
документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

2.7. В случае если документ содержит приложения, об этом должна быть сделана ссылка в документе. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты.

Если приложения в тексте не названы, то в конце текста документа необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляются порядковые номера: Приложение, Приложение 2 и т. д.

2.8. Документы подписываются директором ОУ или лицом, исполняющим его обязанности, а также иными лицами, в соответствии с законодательством РФ.

2.9. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

2.10.Если к документу не приложена копия ответного письма, то исполнитель делает надпись, когда и как исполнен документ. После этого документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной приказом директора ОУ.

Документы, не имеющие отметки об их исполнении, в дела не подшиваются.

3. Правила подготовки и оформления документов

3.1. Проекты документов, представляемые на подпись директору ОУ, должны иметь визы исполнителя, руководителей заинтересованных структурных подразделений и юриста.

Формулировки служебных документов должны быть точными, не допускающими двояких толкований.

3.2. Приказ - это нормативный документ, издаваемый для решения каких-либо задач.

Приказы должны иметь название, дату и номер.

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по кадрам.

Приказы подписываются директором ОУ или лицом, исполняющим его обязанности.

3.3. Протокол является документом, фиксирующим ход
обсуждения вопросов и принятых решений. Текст протокола
состоит из двух частей: вводной и основной.

Протоколы подписываются председателем и секретарем органа последней организацией.

3.4. При необходимости оценки целесообразности принятия документа, его обоснованности и соответствия законодательству российской Федерации и локальным актам ОУ. Согласование может проводиться как внутри ОУ, так и вне его.

3.5. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом ОУ, имеющим на это право. Виза включает в себя наименование должности визирующего документ липа, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются".

Виза проставляется на экземплярах документов, остающихся в ОУ, ниже подписи по левой стороне последнего листа документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

3.6. Приказы по кадрам согласовываются с начальником отдела кадров, а финансовые приказы - с главным бухгалтером или заместителем главного бухгалтера Управления образования.

3.7. Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждает директор ОУ.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

3.8. Текст документа должен быть кратким, точным, не
допускающим различных толкований. Рекомендуется составлять документ; как правило, по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел.

3.9. Тексты распорядительных документов и писем состоят из двух частей. В первой указываются основания или причины составления Документов. Во второй части излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы.

В письмах следует обращаться от имени организации или его проводившего заседание, решение которого оформлено протоколом. По содержанию и назначению письма могут быть: коммерческими, гарантийными, письмами-запросами, письмами ответами и другие. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным и корректным.

3.10. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акты оформляются на общем бланке ОУ. Если составляется не для внутреннего использования, то он должен содержать юридический адрес ОУ.

Акт подписывается председателем и членами комиссии, составившей Акт.

3.11. Договоры составляются юристом Управления образования, либо согласовываются с ним. Договор должен отвечать всем предусмотренным законодательством Российской Федерации требованиям к нему.

3.12. Должностная инструкция - это правовой акт, издаваемый для регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностная инструкция составляется на основе документов,- содержащих сведения о полномочиях работников. Проект должностной инструкции согласовывается с юристом управления образования и утверждается директором ОУ.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с сотрудником ОУ.

Должностная инструкция по своему содержанию должна соответствовать предусмотренным законодательством Российской Федерации требованиям, а именно: содержать следующие разделы - должностные, обязанности, требования к знаниям и профессиональным навыкам работника, требования к квалификации работника.

3.13. В соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации в ОУ должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы
трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К. таким документам относятся:

Ø трудовые договоры;

Ø приказы по кадрам;

Ø трудовые книжки;

Ø личные карточки формы Т-2;

другие документы, оформляющие трудовые отношения с работниками. Получение и обработка документов по личному составу осуществляется в соответствии с Положением о защите персональных данных работников ОУ.

Организация документооборота

4.1. Вся поступающая в ОУ корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов. После рассмотрения директором или иными компетентными сотрудниками, документы с резолюциями направляются исполнителям и доводятся до их сведения под роспись.

4.2. Документы, подписанные директором ОУ и предназначенные для отправки регистрируются в журнале исходящих документов, подготавливаются к отправке и отправляются.

Копии отправляемой корреспонденции с визами подшиваются в соответствующие папки, в соответствии с номенклатурой дел ОУ.

4.3. Директора ОУ определяет количество экземпляров приказов либо распоряжений и наименование структурных подразделений, в которые рассылаются указанные документы.

При этом количество экземпляров документов и наименование структурных подразделений указываются на оборотной стороне документа и заверяются подписью директора.

5. Порядок контроля исполнения документов

5.1. Заместители директора осуществляют контроль за исполнением всех видов документов, содержащих поручение от директора ОУ.

5.2. Периодические проверки правильности исполнения документов проводятся представителями Управления образования.

5.3. Сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции директора. Если срок исполнения не установлен, то документ должен быть исполнен в срок, не превышающей один месяц.

5.4. Контроль за исполнением осуществляется на основании регистрационных данных: записей в журналах исходящей и входящей корреспонденции.

5.5. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения содержащихся в нем поручений. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

6. Работа исполнителей с документами

6.1. Заместители директора обеспечивают оперативное рассмотрение документов, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

6.2.Работник ОУ, которому поручено исполнение поручения, несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке ответа.

7. Порядок подготовки и передачи дел

на хранение в архив

7.1. Документация, не используемая постоянно в работе
ОУ, передается на хранение в архив. Хранение документов в архиве ОУ осуществляется в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации, в
частности:

Ø для финансовых документов - 5 лет,

Ø для документов по личному составу - 75 лет.

7.2. На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

Ø заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

Ø графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

Ø описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

7.3. Документы, образовавшиеся в процессе осуществления ОУ своей деятельности и имеющие историческое, социальное, экономическое значение, независимо от времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепление информации подлежат передаче на государственное хранение. Передача дел производится по описям.

8. Учет и хранение бланков, печатей и штампов

8.1. Печати и штампы, бланки распоряжений, приказов, командировочные удостоверения , а также трудовые книжки подлежат обязательному учету.

8.2. Лица, персонально ответственные за учет и хранение печатей, штампов и бланков, назначаются приказом по ОУ.

8.3. Учет печатей и штампов ведется в журнале. Выдача печатей, штампов и бланков лицам, ответственным за их хранение и использование, производится под роспись в соответствующих журналах.

8.4. Журналы учета включаются в номенклатуру дел ОУ, их листы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью.

9. Заключительные положения

9.1. Настоящее положение обязательно для исполнения всеми работниками Образовательного учреждения.

9.2. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся приказом директора Образовательного учреждения.

Положение

Об организации делопроизводства.

1. Общие положения

Положение разработано с целью рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательном учреждении на основе рекомендаций Министерства образования Российской Федерации, согласованных с Федеральной архивной службой России " Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях".

1.1. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на директора школы или учителя, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения.

В состав документов общеобразовательного учреждения входят: Организационные документы. (Устав общеобразовательного учреждения; Договор с учредителем; Положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; Правила внутреннего трудового распорядка).

Распорядительные документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.). Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТКОМСТАТ России о5.01.2004 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения. Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ. Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование. При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы:

· Достоверность и объективность описываемой ситуации;

· Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;

· Краткость и лаконичность;

· Нейтральность и наличный характер изложения;

· Безэмоциональная оценка ситуации и фактов;

· Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения;

· Следование нормам официально-делового стиля речи.

· Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись: Приложение (1,2…)
к приказу от 01.01.2001 N 2 Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. Приказ может быть подписан: руководителем; лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего.

Не разрешается подписывать приказы с предлогом «за», проставляя косую черту или другие знаки перед наименованием должности. Приказ без подписи не имеет юридической силы. Подпись руководителя скрепляется печатью учреждения. В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений внесенных в нее записей. Вслед за подписью помещается: «С приказом ознакомлен: (ПОДПИСЬ Ф. И.О.)» подпись расшифровка подписи и дата ставятся работником собственноручно. Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении можно условно разбить на 4 блока:

· организация УВП

· Финансово-хозяйственная деятельность

· Личный состав

· Обучающиеся.

В работе учреждения есть приказы, которые повторяются ежегодно в одно и то же время, т. е. носят цикличный характер. Циклограмма (примерная) приказов по образовательному учреждению по месяцам приведена в приложении.

Распоряжения издаются заместителем директора в пределах своей компетенции и составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от распорядительной части словами: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым». Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.

Протоколы оформляются в специальной тетради и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок-форма сбора и наименование органа самоуправления. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали"). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня , после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос начинается с новой строки. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже . Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже . Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное".Каждый вопрос должен быть конкретизирован. Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "Слушали - выступили - постановили (решили)", а также протоколируются вопросы и ответы. В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в "дело".

К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности ОУ, относятся: справки, докладные записки, письма, телефонограммы.

Письмо. Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов:

· наименование общеобразовательного учреждения,

· резолюцию руководства,

· заголовок к тексту,

· отметку о наличии приложения,

· подпись,

· отметку об исполнителе.

Телефонограмма включает следующие реквизиты:

· подпись,

· фамилии лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки бывают двух видов :

1. Справки составляются для описания или подтверждения фактов или событий в деятельности учреждения. Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя учреждения для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей: В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. В этом состоит отличие от докладной записки. Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы. Справки, составленные для руководителя учреждения, подписывает составитель. Справки составляются по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Датой справки является дата ее подписания. 2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, занимаемой должности, размер заработной платы и т. д. Для них применяются унифицированные трафаретные бланки. Такого рода справки выдаются по запросам заинтересованных лиц (сотрудников) или учреждений и регистрируются в журнале выдаваемых справок. Текст начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывается название организации или учреждения, куда она представляется. В учреждениях образования применяются, в основном, три вида справок:

· справка об обучении учащегося в данном классе, данного ОУ;

· справка о подтверждении перевода из другого ОУ;

· справка для сотрудников

· справка о заработной плате.

Справки подписывает руководитель учреждения.

Докладная записка может выполняться рукописным способом. Это документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факт выполненной работы , а также содержащий выводы и предложения составителя.

Текст докладной записки делится на две части: 1-Констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и 2- где излагается предложение, просьба. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О»,«Об». Докладная записка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка.

Объяснительные записки – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющей причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке учреждения.

Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Личные дела ведутся на всех работников ОУ. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:

· Внутренняя опись документов дела;

· заявление о приеме на работу;

· направление или представление;

· анкета;

· листок по учету кадров;

· копия паспорта;

· документы об образовании;

· аттестационный лист;

5. Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно синей пастой в соответствии с установленной формой.

Журнал учета пропущенных и замещенных уроков. Журнал учета пропущенных и замещенных уроков ведется в школе заместителем директора по учебно-воспитательной работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании правильно оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т. д.). Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в табеле учета использованного рабочего времени и подсчета заработка. 3. Прием и регистрация документов 3.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения. Не подлежат регистрации поздравительные письма, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов.

3.2.Регистрация документов производится в день их поступления. 4. Контроль сроков исполнения документов 4.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несет руководитель общеобразовательного учреждения.

4.2. Вся поступающая в общеобразовательное учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок – 1 месяц; жалобы, заявления – в течение месяца; телеграммы – не более чем в двухнедельный срок.

4.3. Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т. е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ. Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия секретаря учебной части поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле. Документ снимается с контроля после его исполнения.

5. Составление номенклатуры и формирование дел 5.1. Составление номенклатуры дел. 5.1.1. В целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.

5.1.2. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения

5.2. Формирование дел. 5.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. 5.2.2. Формирование дел осуществляется секретарем общеобразовательного учреждения.

5.2.3. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т. д. 6. Обеспечение сохранности дел 6.1.Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель. 6.2. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света. 6.3. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

Номенклатура дел МОУ Крутогорская ООш

01. Организационные документы.

Индекс дела	Наименование дела	Срок хранения документов
	Организационно-правовые документы:	постоянно
	Приказы, распоряжения, решения Павинского РОО и администрации Павинского района	На период действия
	Договор с учредителем. Договор на обслуживание ОУ с централизованной бухгалтерией РОО	Постоянно
	Приказы директора школы по основной деятельности	Постоянно
	Коллективные договоры	Постоянно
	Правила внутреннего трудового распорядка
	Должностные инструкции
	Технические паспорта зданий и земельного участка ОУ	постоянно
	Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководства	постоянно
	Журналы регистрации входящей и выходящей документации
	Номенклатура дел образовательного учреждения	До замены
	Личные дела учащихся
	Алфавитная книга записи обучающихся
	Книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей
	Книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании
	Акты, справки и другие документы о несчастных случаях с обучающимися
	Заявления, жалобы граждан и документы, связанные с их рассмотрением
	Штатное расписание образовательного учреждения	На период действия
	Локальные акты	постоянно
	Журнал учёта посещений ОУ проверяющими и др. лицами	постоянно
	Приемо-сдаточные акты при ремонте школы и подготовке школы к новому учебному году
	Акты проверки, протоколы, предписания, пожарного надзора, органов полиции, прокуратуры.
	Положения О компенсационных и стимулирующих выплатах.

	Локальные акты для обучающихся
	Локальные акты для обслуживающего персонала	Постоянно
	Локальные акты для педагогов	Постоянно
	Расписание занятий
	Рабочие программы	До минования надобности
	Учебные планы	постоянно
	Протоколы совета школы
	Документы об организации летнего труда и отдыха учащихся
	Протоколы совещаний при директоре
	Протоколы заседаний ШМО
	Протоколы заседаний методических совещаний
	Протоколы совещаний при завуче
	Протоколы общешкольных родительских собраний
	Протоколы семинаров классных руководителей
	Протоколы заседаний совета по профилактике правонарушений
	Протоколы совета родителей
	Протоколы совета обучающихся
	Книга приказов по личному составу учащихся
	шестилеток
	Список детей от 6 до 18 лет	постоянно


	Аттестация рабочих мест
	Список движения учащихся	постоянно
	Журналы проверок	Постоянно
	Обучение VII вида
	Документы по организации питания

03. Кадры.

Индекс дела	Наименование	Срок хранения
	Приказы директора школы о личном составе работников (прием, увольнение, перемещение)
	Приказы директора школы об отпусках, командировках, поощрениях, наложении взысканий и др.
	Личные дела учителей и других работников школы
	Личные карточки рабочих и служащих (ф. Т-2)
	Книга учета личного состава педагогических работников школы
	Трудовые книжки	75 летКнига учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
	Должностные обязанности и обязанности по охране труда
	Журналы по охране труда

04.Библиотека

	Акты списания книг и периодических изданий
	Отчет о работе библиотеки за год
	Инвентарные книги учета библиотечного фонда		До ликвидации библиотеки*
	Книга суммарного библиотечного фонда		Постоянно*
	Акты инвентаризационных и проверочных комиссий и документы к ним		5 лет после проверки фонда*

05. Хозяйственная часть

Индекс дела	Наименование	Срок хранения
	Акты приемки выполненных работ
	Акты приема, сдачи и списания имущества, материалов
	Технические паспорта на приборы и оборудование
	Потребление электроэнергии
	Заявки в РОО на обеспечение хозяйственных нужд

Настоящую форму можно распечатать из редактора MS Word (в режиме разметки страниц), где настройка параметров просмотра и печати устанавливается автоматически. Для перехода в MS Word нажмите кнопку .

Для более удобного заполнения бланк в MS Word представлен в переработанном формате.

Примерная форма

УТВЕРЖДЕНО
____________________
"__" ____________ ____ г.
Протокол N ____ от
"__" ____________ ____ г.

Положение
о документообороте организации
"____________________"

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение о документообороте разработано и утверждено для применения в (наименование организации) (далее - Положение и Организация).

1.2. Положение обязательно к применению всеми подразделениями Организации.

1.3. За организацию документооборота и контроль исполнения Положения отвечает (наименование подразделения) (далее - Служба делопроизводства).

1.4. Положение не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную или служебную тайну.

1.5. Применение Положения будет способствовать созданию единой методической основы организации и ведения документооборота как части делопроизводства Организации и ее структурных подразделениях.

2. Порядок организации документооборота

2.1. Основные процедуры документооборота:

2.1.1. Прием и первичная обработка поступающих документов;

2.1.2. Предварительное рассмотрение документов Службой делопроизводства;

2.1.3. Регистрация поступающих документов;

2.1.4. Рассмотрение документов руководством Организации и доведение документов до исполнителей;

2.1.5. Обработка, исполнение документов, подготовка ответов;

2.1.6. Сокращение количества документов и копий на бумаге, по возможности замена их электронными;

2.1.7. Регистрация отправляемых документов;

2.1.8. Отправка документов;

2.1.9. Разработка, оформление и регистрация внутренних документов;

2.1.10. Обработка и учет иностранной корреспонденции;

2.1.11. Учет и анализ объемов документооборота.

2.2. Прием и первичная обработка поступающих документов.

Прием и обработку поступающей в Организацию корреспонденции осуществляет Служба делопроизводства. При этом Служба делопроизводства:

- проверяет правильность адресов поступающих документов, правильность доставки и комплектности документов. Ошибочно доставленную корреспонденцию Служба пересылает по принадлежности;

- вскрывает принятую корреспонденцию (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте "Лично"), сортирует документы на подлежащие и не подлежащие регистрации;

- конверты от поступившей корреспонденции сохраняет и прилагает к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан;

- выделяет документы, адресованные в структурные подразделения Организации для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;

- документы, поступившие в Организацию в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления в течение ___________ часов. В случае поступления документов в нерабочее время сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения начинаются с первого рабочего часа следующего рабочего дня;

- в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки) Служба делопроизводства устанавливает их причины, при необходимости связывается с производителем (отправителем) документа, принимает необходимые меры для устранения выявленных недостатков. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним, порчи всего или части документа Служба делопроизводства составляет акт в трех экземплярах. Один остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа;

- при наличии на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также пометок "Лично", "Срочно", "Оперативно" и т.п. Служба делопроизводства передает такие документы на регистрацию незамедлительно. Корреспонденция с отметкой "Лично" вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

2.3. Предварительное рассмотрение документов.

Служба делопроизводства предварительно рассматривает все поступившие документы в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Организации.

Документы, поступившие в Организацию по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не только адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю Организации или заместителям руководителя в соответствии с установленным в Организации распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.

2.4. Регистрация поступающих документов.

Поступающие в Организацию документы регистрируются Службой делопроизводства только после их предварительного рассмотрения.

2.4.1. Все документы, адресованные руководству Организации, подлежат регистрации в день поступления (кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов).

2.4.2. На полученных документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, порядковый входящий номер. Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу.

Порядковые номера фиксируются в журнале входящей корреспонденции. Листы журнала учета входящей корреспонденции нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью Организации.

2.4.3. На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа.

2.4.4. Поступившие электронные документы и документы, включаемые в систему электронного документооборота Организации, регистрируются в электронной карточке следующим образом: (указать порядок регистрации и перечень сведений о документе в зависимости от используемых программ) .

2.4.5. Сканированию подлежат следующие поступившие в Организацию на бумажном носителе документы: ____________________. Электронные образы сканированных и зарегистрированных документов подлежат включению в систему электронного документооборота в качестве копий документов.

2.5. Рассмотрение документов руководством Организации и доведение документов до исполнителей.

2.5.1. Зарегистрированный документ передается тому руководителю (исполнителю), в адрес которого он поступил, а при несовпадении компетенции адресата и содержания документа - передается компетентному руководителю (исполнителю).

Документы, не требующие рассмотрения руководства, передаются начальникам структурных подразделений Организации в соответствии с содержанием документов.

2.5.2. После рассмотрения и наложения руководителем резолюции (резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату) документы возвращаются в Службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению документа в регистрационно-контрольную форму (РКФ), которая берет документ на контроль и передает исполнителю под расписку в журнале регистрации входящей корреспонденции с проставлением исполнителем даты получения. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются (сканируются) дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым.

2.5.3. При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.

Ответ должен быть завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции.

2.5.4. Документы, поступившие из Службы делопроизводства в структурные подразделения, там вторично не регистрируются.

2.5.5. Документы, зарегистрированные в Канцелярии, передаются из одного структурного подразделения Организации в другое только через Канцелярию.

2.6. Обработка, исполнение документов, подготовка ответов.

2.6.1. Ответственность за обработку, исполнение документов, подготовку ответов и оформление документа в соответствии с установленными в Организации правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными лицами и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Организации (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнитель документа.

2.6.2. Исполнители, в том числе сотрудники структурных подразделений Организации, в процессе исполнения документа осуществляют:

- сбор и обработку необходимой информации;

- подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Организации;

- согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

- подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);

- доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

- в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа;

- представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

- определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

2.6.3. Порядок работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам:

- функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа распределяются руководителем, дающим поручение. Если функции не распределены, то функции распределяет первый (ответственный) исполнитель;

- ответственный исполнитель созывает соисполнителей для выработки совместного решения;

- порядок и срок представления проектов ответственному исполнителю определяет руководитель или сам ответственный исполнитель.

2.6.4. Проекты документов Организации готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

2.6.5. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

2.6.6. Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости - работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.

2.6.7. Работа с документами в структурных подразделениях Организации осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя Организации, его заместителей, руководителя структурного подразделения.

2.6.8. Подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

2.6.9. Документы, поступившие в структурное подразделение с указаниями по исполнению документов руководства Организации, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

2.6.10. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документы и материалы передаются другому исполнителю по решению руководителя их структурного подразделения.

2.6.11. В случае увольнения работника или перехода на другой участок работы документы и материалы передаются по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

2.6.12. После соответствующего обоснования срок исполнения документа может быть продлен руководителем, отдавшим поручение, если отсутствуют реальные условия выполнения задания в срок.

2.6.13. Не допускается делать пометки и рабочие записи на документе. Такие пометки о времени поступления документа и материалов, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения делаются на отдельном листке.

2.6.14. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

2.7. Организация работы с отправляемыми документами.

2.7.1. Подписанные руководством Организации документы в тот же день передаются руководителем (исполнителем) в Службу делопроизводства для регистрации и отправки.

2.7.2. Служба делопроизводства перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяет правильность его оформления:

- наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;

- наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;

- правильность адреса получателя;

- наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);

- наличие печати в тех случаях, когда она полагается.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

2.7.3. Если документ направляется в несколько адресов, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам, и один экземпляр копии.

2.7.4. После проверки оформления документ регистрируется в журнале исходящей корреспонденции и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку. Листы журнала учета исходящей корреспонденции нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью Организации. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации. Сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ базы данных Организации, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов.

2.7.5. Исходящий номер состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего ответ, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера.

"Положение" - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения Единая государственная система делопроизводства. - М., 1975. С.76..

Уже само определение этого вида документа раскрывает его содержание. Положение о структурном подразделении - документ, имеющий длительный срок действия, и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста:

- общие положения;
- цели и задачи;
- функции;
- права и обязанности;
- руководство;
- взаимоотношения (служебные связи);
- организация работы.

Составляя положение о службе делопроизводства в организации (общем отделе, канцелярии, секретариате и т.д.), можно воспользоваться Примерным положением о службе документационного обеспечения управления, помещенном как приложение в Государственной системе документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991, приложение 12. С. 86-93., учитывая, конечно, когда этот документ создавался, и Примерным положением службе Документационного обеспечения управления, данном в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Эти документы рассчитаны на крупные организации, но они содержат все разделы и помогут при отработке формулировки положения о службе делопроизводства в организации.

Начинается Положение о службе делопроизводства с раздела "Общие положения", в котором важно указание на то, что служба делопроизводства (канцелярия, секретариат и т.п.) является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю. Таким образом, сразу определяется место службы ее значимость. Далее можно указать структуру службы. Например, состав службы входят: секретариат руководства, экспедиция, группа регистрации и контроля, архив, бюро печати и размножения документов и т.д. В этом же пункте записывается, что численность и штат службы определяются штатным расписанием организации (фирмы).

Учитывая, что Положение действует длительный период, в нем не следует указывать конкретное количество или должности, входящие в штат службы на момент составления Положения (с ростом фирме штаты службы могут быстро измениться).

Обязательным в разделе "Общие положения" является пункт - какими законодательно-нормативными актами руководствуется служба в своей деятельности. Этот пункт можно написать обобщенно типе "Служба делопроизводства в своей деятельности руководствуете законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями распоряжениями Правительства Российской Федерации, правилами и инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом организации, настоящим положением о службе деле производства и инструкцией по делопроизводству организации". При наличии отраслевых нормативно-методических документов или нормативно-методических актов по делопроизводству, разработанных данном учреждении, они должны быть включены в этот пункт.

Заканчивается раздел "Общие положения", как правило, пунктом о руководстве службы, в котором указывается наименование должности (управляющий делами, начальник канцелярии, заведующий общим отделом), порядок назначения и освобождения от должности; требования, предъявляемые к квалификации, и стажу работы. Возглавлять службу делопроизводства должен специалист с высшим или средним (в небольших организациях) специальным образованием.

В этом разделе можно указать, что служба делопроизводства имеет печать с обозначением своего наименования.

Второй раздел "Цели и задачи" можно построить на базе Типовой инструкции по делопроизводству, так как они отражены в ней достаточно полно; основными целями службы делопроизводства являются: организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба решает следующие задачи:

- постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
- сокращение документооборота, унификация форм документов;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации (фирме, учреждении и т.д.) Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., 1994. С.96..

Из основных целей и задач вытекает раздел "Функции". В нем необходимо подробно перечислить все работы, выполняемые службой. Именно этот раздел больше всего отражает специфику организации. При написании раздела также можно воспользоваться примерными положениями, где функции перечислены достаточно подробно, и добавить те специфические виды работ, которые характерны для вашей организации. Например, учет и хранение договоров, создание и ведение конкретных баз данных, ведение библиотеки и т.д.

Функции службы делопроизводства можно разделить на три группы:

- документирование управленческой деятельности;
- работа с документами;
- организационные виды работ.

К первой группе можно отнести:

- разработку и ведение табеля форм документов учреждения и альбома унифицированных форм документов;
- разработку бланков документов: для письма, общего бланка, бланков отдельных видов документов;
- тиражирование бланков и отдельных форм документов, их учет, обеспечение ими сотрудников, занимающихся составлением документов;
- составление документов по поручению руководства;
- оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;
- документирование работы совещаний;
- контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству;
- контроль за оформлением документов, предназначенных к отправке.

Вторую группу функций лучше расположить в порядке выполнения делопроизводственных операций. Сюда входит:

- прием по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте и первичная (экспедиционная) обработка документов;
- регистрация документов;
- предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;
- обеспечение доставки документов исполнителям;
- контроль за прохождением документов в организации;
- контроль за сроками исполнения документов;
- разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);
- информационно-справочное обслуживание;
- отправка документов по почте, телеграфу, телетайпу, факсу электронной почте;
- подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядки хранения документов в организации;
- формирование дел;
- организация экспертно-проверочной комиссии учреждения;
- подготовка дел для сдачи в архив;
- организация работы архива;
- организация работы с письмами и обращениями граждан.

К организационным видам работ относится:

- организация и обслуживание совещаний;
- организация приема посетителей;
- организация телефонных переговоров;
- методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях;
- совершенствование делопроизводства, внедрение новейших компьютерных технологий;
- организация повышения квалификации работников учреждения в сфере работы с документами и др.

Очень важен раздел "Права и ответственность". Права надо расписать как можно подробнее, помня, что служба делопроизводства имеет те права, которые сюда внесены. Обычно указываются права:

- осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации;
- контролировать выполнение установленных правил работы с документами;
- определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации;
- разрабатывать должностные инструкции на работников служб делопроизводства;
- запрашивать от структурных подразделений и сотрудников организации сведения, необходимые для работы;
- привлекать по поручению руководства специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов;
- проверять правильность оформления документов, представленных на подпись руководства и для отправки, возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением требований ГОСТ;
- получать для руководства сведения из подразделений и вызывать сотрудников по поручению руководства;
- вести предварительный просмотр документов и определять их дальнейшее движение;
- при организации приема определять приоритетность приема посетителей руководством;
- контролировать исполнение поручений руководителя;
- контролировать сроки исполнения документов, запрашивать у подразделений и исполнителей сведения о ходе исполнения документов;
- иметь доступ к информации (документам и базам данных) и т.д.

Вторая часть этого раздела - ответственность - может быть записана обобщенно типа "служба несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данным положением" или расписана более детально, исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность за неправильно оформление документов, представляемых на подпись руководителю их несоответствие установленным требованиям; за несвоевременна сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.

В Положении о службе может быть раздел "Руководство", в котором фактически отражена должностная инструкция руководителя службы. В нем указывается, что он назначается и увольняется руководителем организации, которому непосредственно подчиняется, его обязанности, права. Например, руководитель:

- распределяет обязанности между работниками службы делопроизводства;
- принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы делопроизводства;
- подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;
- докладывает руководителю о поступивших документах;
- представляет документы на подпись руководителю;
- докладывает и представляет посетителей и т.д.

Объем работы и сложность руководства зависят от структуры службы, численного ее состава, сложности применяемой техники, технологии работы с документами.

В разделе "Взаимоотношения" можно указать, что служба делопроизводства взаимодействует:

- со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы;
- с юридической службой (юристом) - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
- с кадровой службой - по вопросам подбора, перевода, увольнения кадров службы делопроизводства и повышения их квалификации;
- отделом (бюро) внедрения вычислительной техники (если такая служба есть) - по вопросам разработки и внедрения новейших информационных технологий, обеспечения средствами вычислительной техники.

Последний раздел - "Организация работы" - может содержать ли пункт о том, что служба делопроизводства работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка организации (фирмы). Если таких правил нет или есть особенность в работе сотрудников службы делопроизводства, например, ненормированный рабочий день, начало работы на 30 мин. раньше для первичной обработки документов до прихода сотрудников фирмы (организации) и т.п., то это должно найти отражение в этом разделе Положения. Заканчивается Положение пунктом о порядке реорганизации службы. Обычно это происходит в случае переподчинения службы, расширения ее функций, изменения внутренней структуры и сегодня наиболее часто с внедрением новых управленческих схем и компьютерных технологий.

Даже краткое изложение содержания Положения о службе делопроизводства показывает важность этого документа, четко расписывающего порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем четче строится и легче организуется в дальнейшем работа подразделения.

Оформляется Положение на общем бланке, подписывается руководителем службы и утверждается руководителем организации (фирмы).

Имея Положение о службе делопроизводства, в котором указаны возложенные на нее задачи и функции, определяют общий объем работ. Для этого можно воспользоваться "Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работу по документационному обеспечению управления" Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления. Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. №72. ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. - М., 1995, 26 с., "Укрупненными нормативами времени работу по делопроизводственному обслуживанию" и "Нормами времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления" Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152. ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. - М., 1993, 77 с.. Соответственно устанавливают численный и должностной состав службы делопроизводства. На каждого предполагаемого работника (вакантную должность) должна быть составлена должностная инструкция Бондарева Т.О. Организация службы делопроизводства. - М., 2000. - ЮНИТИ-ДАНА, 467 с..

Принято Утверждено

Советом образовательного приказом директора

Учреждения МОУ «СОШ №4»

протокол от_____ 200___г. №___ от_____ 200___г. №___

Директор МОУ «СОШ №4»

ПОЛОЖЕНИЕ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ.

1.Общие положения.

1.1.Настоящее Положение по делопроизводству в МОУ «Средняя общеобразовательная
школа №4» (далее - положение) устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов.

Положение разработано в соответствии с законами Российской Федерации , указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, государственными стандартами на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, нормативными документами Федеральной архивной службы России.

Положение составлено на основе Типового положения по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной Росархивом 06.07.92г., Примерной инструкции по делопроизводству в учебном заведении, утвержденной приказом Министерства образования Российской Федерации от 01.01.2001. № 000.

1.2.Руководство и контроль за ведением делопроизводства в школе осуществляет
делопроизводитель.

1.3.Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и
качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на администрацию
школы.

1.4.Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на делопроизводителя, назначенного ответственным за эту работу, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.5.Делопроизводитель несет ответственность за выполнение требований инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в канцелярию.

1.6.Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения директора школы.

1.7.При уходе делопроизводителя в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у
него документы по указанию директора передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается директором школы.

1.8.Положения распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на
организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.

2.Документы школы.

2.1.Школа издает следующие документы: приказы, распоряжения, положения,
правила, инструкции.

2.2.В целях эффективного использования вычислительной техники (ВТ) в школе
устанавливаются единые правила оформления документов.

Для сокращения количества применяемых форм документов в школе разрабатываются унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами.

2.3.УФД включается в табель унифицированных форм документов школы- перечень разрешенных к применению форм документов.

Ведение табеля, внесение в него изменений, контроль за применением осуществляет делопроизводитель.

3.Правила подготовки и оформления документов.

3.1.Документирование управленческой деятельности.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е. создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, и т. д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа [наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись].

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.

3.2.Бланки документов.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках школы и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6-30-97 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов").

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Выбор формата бланка при подготовке документа определяется в зависимости от объема текста. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее, мм:

20 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Допускается изготовление бланков в подразделениях на средствах множительной и вычислительной техники.

Общий бланк используется дня изготовления любых видов документов, кроме письма (справка, протокол, акт).

3.3.Оформление реквизитов документов.

Наименование школы указывается в точном соответствии с Уставом. Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием.

3.3.2. Название вида документа.

Название документа, составленного или изданного университетом должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия (приказ, протокол, акт, штатное расписание и т. д.). Название документа печатается прописными буквами, полужирным шрифтом.

3.3.3. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения, - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 08.03.01.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат (без кавычек), например: 10 февраля 2001 Г.

3.3.4. Подпись документа.

Документы, направляемые школой в вышестоящие органы и управления, подписываются директором.

Документы, направляемые школой в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться другими ответственными за это лицами. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.

3.3.5.Утверждение документа.

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются директором школы, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее:

гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова

УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

3.3.6. Адресование документа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица, их наименование пишут в именительном падеже .

При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном.

3.4.Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

3.4.1. Приказ.

Приказ - правовой акт, издаваемый директором школы для решения основных и оперативных задач, стоящих перед учебным заведением.

Приказ может быть издан лицом, исполняющим обязанности директора школы в случае его отсутствия.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, физического развития и т. п.

Приказы должны оформляться на бланке школы Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения директора. Проекты яриказов разрабатьшаются администрацией школы по поручению руководства или по собственной инициативе.

Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание директором, регистрацию. Распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога "О (Об)". Например: Об утверждении..., О регистрации..., О создании...

Оформляется приказ на бланке и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (пишется вразрядку строчными буквами). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие. Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например, "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера.

При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года .

3.4.2. Распоряжение.

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый директором школы по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью школы(совещания, конференции и т. д.). Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказа.

3.4.3. Протокол.

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали", "Повестка дня". На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих* пунктам повестки дня Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

3.5.Служебное письмо.

Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Это письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.

Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые "сопроводительные".

Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выяснить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации .

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: а) письма, требующие письма-ответа; б) письма, не требующие письма-ответа.

Для составления служебных писем используются бланки школы форматов А4; А5

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст должен быть изложен в официально-деловом стиле в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации .

3.6.2.Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.

3.6.3.Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, сплошного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, согласованные между собой. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и наследующих страницах печатаются только номера строк

3.6.5.Текст документа делится, как правило, на две части: в первой вводной
(констатирующей) - излагается причина, цель составления документа, даются ссылки на основополагающие документы, во второй - содержатся выводы, предложения, просьбы, распоряжения.

3.6.6.В документах используется следующая форма изложения:

· от первого лица в единственном числе - текст приказов, распоряжений и т. п., а также документы, исходящие от конкретных лиц (заявления, докладные записки): приказываю, прошу выделить, считаю необходимым;

· от третьего лица множественного числа - нормативно-правовые акты (протоколы): слушали, выступили, решили.

3.6.7.В документах допускаются сокращения, установленные действующими правилами орфографии, или когда сокращения являются официальными названиями учреждения, предприятия, организации, например: ГИБДД , Сбербанк, "Хакасэнерго".

3.7.Порядок снятия и выдачи копий с документов.

3.7.1.Копии с документов выдаются с разрешения администрации и только с тех
документов, которые были изданы в школе и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.

3.7.2.При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк школы, номер, дата, содержание и т. д.).

В правом верхнем углу копии пишется слово "Копия". При выдаче копии с копии следует писать "Копия с копии".

3.7.3.При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста
пишется "Верно", ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения.

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять печать.

4. Контроль за исполнением документов.

4.1.Организация контроля.

4.1.1.Все поступающие на имя директора и в адрес школы документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.

4.1.2.Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины, осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля на базе ЭВМ.

4.1.3.Автоматизированному контролю подлежат приказы, решения советов,

положения, а также документы, поступающие на имя директора школы,

4.1.4.Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки".

· если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок;

· документы без указания срока исполнения - в месячный срок;

· если в документе имеется пометка "срочно", - то в трехдневный срок;

· поручения без указания конкретной даты исполнения - в месячный срок.

Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа.

5.Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции.

5.1.Вся корреспонденция, поступающая в университет, принимается и регистрируется делопроизводителем.

При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в отделение связи.

Корреспонденция, получаемая под расписку (с нарочным, заказная и т. п.), регистрируется в журнале.

5.2.При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и
наличие вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.

5.3.Передача документов из одного структурного подразделения в другое
производится через делопроизводителя.

5.4.Документы, не требующие доклада руководству университета, направляются
делопроизводителем для исполнения сотрудникам школы.

Все поступившие документы должны докладываться руководству в день их поступления.

5.5.Получив документы на исполнение, сотрудник школы должен немедленно
ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного
исполнения.

5.6.Каждый сотрудник университета обеспечивает оперативность, качество
исполнения и сохранность документов.

5.7.Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство.

6.Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов.

6.1.Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по
составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению),
тиражированию и отправке.

6.2.До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание,
правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ
представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился

6.3.Документы, подписанные директором н документы, подписанные
администрацией, адресованные в вышестоящие организации, регистрируются.

6.4.Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в
пределах школы.

6.5.Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

7.Учет и хранение печатей, штампов и бланков.

7.1.Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, удостоверения
личности, командировочные и отпускные удостоверения, трудовые книжки.

7.2.Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах.

7.3.Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в
структурных подразделениях несут секретари или лица, ответственные за ведение
делопроизводства.

Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи.

7.4.Печати и штампы уничтожаются по акту.

7.5.Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.

8.Формирование дел.

8.1.Формирование дел - группировка исполненных документов в делах соответствии

с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.

8.2. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

Распорядительные документы группируются е дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчет, и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.Оформление дел.

9.1. Дела школы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводитсяделопроизводителем.

9.2.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

· подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле;

· составление заверительной надписи дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях; не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

10.Оперативное хранение документов и дел.

10.1.С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их
формирования.

Делопроизводитель несет ответственность за сохранность документов и дел.

Дела, находятся в рабочих комнатах, или в отведенных для них помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

10.2.Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится с
разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела.
Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

11.Передача дел в архив.

11.1.Для обеспечения сохранности документов в учебном заведении создается архив.

11.2.В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

11.3.В своей деятельности архив руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России.

11.4.Дела постоянного срока хранения передаются в архив по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке; в исключительных случаях по решению руководства передаются в архив. Их передача, осуществляется по описям или номенклатурам дел.

11.5.Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом.