Индивидуальные предприниматели (ИП) рассматриваются трудовым законодательством в качестве работодателей (ст. 20 ТК РФ). И если кадровые документы для ИП без сотрудников не требуются, то документировать трудовые отношения с наемными работниками, то есть вести кадровый учет, уже обязательно.

В этом отношении закон уравнивает предпринимателей-физлиц и юридические лица. А между тем, именно ИП склонны пренебрегать требованиями к оформлению кадровой документации. Результатом становятся штрафы, наложенные инспекторами ГИТ по результатам очередной проверки. А между тем, правила создания, ведения и хранения кадровой документации для ИП достаточно несложно соблюсти. Рассмотрим, что для этого необходимо.

Какие кадровые документы необходимы для ИП?

Чтобы понять, какие кадровые документы для ИП являются необходимыми, следует обратиться к Трудовому кодексу:

• в ст. 8 ТК РФ упоминаются локальные акты;
• ст. 67 ТК РФ устанавливает обязательность трудовых договоров;
• ст. 66 ТК РФ требует ведения трудовых книжек;
• ст. 68 ТК РФ говорит о необходимости приказов и т.д.

Из других законодательных актов, на которые необходимо опираться при создании кадровой документации индивидуального предпринимателя, можно назвать:

• закон «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ от 29.07.2004 г., который позволит определить какая информация имеет подобный статус и ограничить к ней доступ;
• Закон «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006 г., изучение которого позволит соблюсти права работников в части защиты конфиденциальной информации;
• Постановление Правительства «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003, где разъясняются все правила их ведения;
• Постановление Госкомстатата РФ № 1 от 05.01.2004 г, в приложении к которому найдутся унифицированные формы основных документов;
• ГОСТ Р 6.30-2003 для правильного составления необходимых документов.

Рассмотрим, какие же документы обязательно должны быть у ИП, выступающего в качестве работодателя.

Кадровые документы ИП

Ведение кадровой документации обязательно для любого предпринимателя, выступающего в качестве работодателя. При этом не имеет значения выбранный им налоговый режим. Кадровые документы для ИП на УСН будут те же, что и платящего налоги на общих основаниях. Их можно разделить на три большие группы:

• локальные нормативные акты;
• документы по учету кадров;
• организационные документы.

К первой группе относятся те документы, которые содержат в пределах компетенции работодателя нормы трудового права, общие для всех работников и самого работодателя (ст. 7 ТК РФ). Правом принимать их ИП наделены с 2006 г. К их числу относят:

• Штатное расписание;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Коллективный договор (если он заключен);
• Положение о защите персональных данных;
• Положение об оплате и премировании;
• Положения об охране труда;
• Положения о подразделениях (ели они имеются);
• Должностные инструкции (необязательный, но, тем не менее, необходимый документ).

Стоит помнить, что принятие многих из этих документов требует обязательного согласования с представителями работников. Нарушение этого правила грозит ИП обращениями в ГИТ и другие инстанции, если работники посчитают свои права нарушенными.

Читайте также:

• Кто имеет право внести записи в трудовые книжки работников о прекращении трудовых договоров в связи со смертью работодателя - индивидуального предпринимателя?

К документам по учету кадров относятся трудовые договоры, заключенные с сотрудниками и различные приказы, фиксирующие движение персонала. Трудовой договор – это всегда письменное соглашение (ст. 67 ТК РФ), служащий основанием для создания других кадровых документов, в частности приказа о приеме работника в штат.

Что касается приказов, то образцы этих кадровых документов для ИП в 2017 г. содержатся в приложении к уже упомянутому Постановлению № 1 Госкомстата РФ. Там содержатся унифицированные формы основных приказов по кадровому составу:

• о приеме на работу (Т-1);
• о переводе (Т-5);
• об отпуске (Т-6);
• о командировке (Т-9);
• о поощрении (Т-11);
• об увольнении (Т-8).

Достаточно заполнить обязательные поля предложенных форм, чтобы получить грамотно составленный приказ, имеющий необходимую юридическую силу. Оригиналы трудовых договоров и кадровых приказов хранятся у ИП не только во время действия трудового договора, но и некоторое время после.

Также необходимыми документами, унифицированные формы которых можно найти в Постановлении № 1 будут:

• личная карточка работника (Т-2);
• график отпусков (Т-7);
• табель учета отработанного времени (Т-13).

Их ведение также строго обязательно. Трудовые книжки довершают перечень документов этой группы. Обязанность по их сохранности и своевременному заполнению возложена на работодателя. Записи в трудовых книжках выполняются согласно действующей инструкции. Основанием для их внесения служат соответствующие приказы.

Организационные документы – это различные журналы, в которых ведется учет и регистрация прочих документов и бланков:

• трудовых договоров;
• приказов по личному составу;
• выдачи трудовых книжек и т.д.

Приобрести их можно в магазинах канцтоваров, но дополнительно следует прошнуровать и пронумеровать. Ведение таких журналов позволяет упорядочить информацию о персонале и облегчить поиск необходимых документов в случае необходимости.

Кадровая документация микропредприятий

В 2016 году были приняты очередные поправки в Трудовой кодекс. Он дополнился небольшой главой 48.1, действие которой начнется с 1 января 2017 г. Согласно ее положениям, выделяются особые субъекты малого бизнеса – микропредприятия, с персоналом до 15 человек. Это могут быть как юрлица, так и ИП. Для таких работодателей упрощается кадровое делопроизводство. Они могут отказаться от части локальных документов, включая их условия непосредственно в трудовые договоры сотрудников. «Усеченный» вариант не включает такие кадровые документы для ИП с сотрудниками, как:

• ПВТР;
• положение об оплате и премировании;
• графики смен;
• другие (без уточнения).

Трудовые договоры при этом должны быть типовыми, разработанными с учетом мнения Трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений и утвержденными Постановлением Правительства. Отдельный типовой договор предназначен для дистанционных и надомных работников. Однако пока такой документ не принят и существует только в виде проекта. Он представлен на Едином портале проектов нормативных актов. До вступления в действие главы 48.1 и принятия типовых форм трудовых договоров, все ИП обязаны вести кадровую документацию в полном объеме.

Ведение трудовых книжек

С 2006 года ведение трудовых книжек сотрудников стало обязательным для индивидуальных предпринимателей. Это позволило устранить нарушение прав работников в части возможности включать в трудовой стаж работу у ИП. Ведь именно трудовая книжка до сих пор единственный официальный документ, служащий подтверждением стажа работы.

Речь идет именно о наемных работниках, чьи отношения с ИП оформлены трудовым договором и труд которых используется именно в предпринимательских целях. Самому предпринимателю заводить себе трудовую книжку не нужно, так как он выступает в качестве работодателя. Не ведутся книжки персонала, нанятого для личного обслуживания предпринимателя или его семьи (няни, помощницы по хозяйству и т.д.), даже если с ними заключен трудовой договор.

Как и другие кадровые документы для ИП в 2017 г., трудовые книжки ведутся в соответствии с трудовым законодательством. В них отражается прием на работу, переводы, поощрения и увольнение сотрудника. При заполнении соответствующих страниц необходимо руководствоваться Инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда от 10.10.2003 г.

Если работник впервые трудоустраивается, то ИП обязан оформить на него трудовую книжку. Бланки книжек и вкладышей к ним продаются в магазинах канцтоваров. Там же можно найти и журнал учета выдачи этих бланков. Заполненные и чистые книжки, а также учетный журнал должны храниться в сейфе. За их сохранность, равно как за учет и ведение, предприниматель несет ответственность.

Аутсоринг кадрового учета ИП

Большая часть индивидуальных предпринимателей предпочитает передавать ведение кадрового и бухгалтерского учета сторонним организациям. Выбор аутсорсинга именно в этих сферах легко объясним:

Во-первых, ведение такого учета по всем правилам занимает много времени, которое можно потратить с большей для собственного бизнеса пользой.

Во-вторых, затраты на содержание в штате компетентных специалистов-кадровиков и бухгалтеров могут быть нецелесообразны экономически.

В-третьих, поручение таких обязанностей менее компетентному работнику за дополнительную плату может привести к неприятным последствиям в виде штрафа со стороны контролирующих органов.

Договор на кадровое и бухгалтерское обслуживание заключается с организацией, специализирующейся на такого рода услугах. В штате которой достаточно компетентных специалистов. Ведение кадрового учета согласно всем требованиям законодательства гарантируется материальной ответственностью исполнителя при оказании услуг ненадлежащим образом.

Организация и ведение кадрового учета одинаково обязательно и для крупных компаний с тысячами сотрудников, и для микропредприятий, число работников которых менее полутора десятков. Различается только объем необходимой документации, установленной нормами законодательства. Ответственность же за нарушение этих требований предусматривается равная.

Которую они осуществляют. Состав бухгалтерских и кадровых документов для ИП в 2018 году зависит от вида бизнеса и условий труда. Федеральное законодательство обязывает ИП всю документацию вести правильно, так как это предмет особого внимания контролирующих органов.

Кадровые документы для ИП в 2017-2018 году

В настоящее время ИП уравнены в трудовых правоотношениях с предприятиями, в связи с чем им необходимо вести кадровые документы в полном объеме и оформлять их юридически грамотно. Если бизнесмен нанимает сотрудников, он обязан вести кадровый учет и использовать утвержденный перечень кадровых документов для ИП. Это позволит должным образом построить взаимоотношения с наемными работниками, свести к минимуму риски по трудовым спорам, а также исключить появление трудностей, связанных с проверками контролирующих органов.

Команда сайта Мир Бизнеса рекомендует всем читателям пройти Курс Ленивого Инвестора, на котором вы узнаете как навести порядок в личных финансах и научиться получать пассивный доход. Никаких заманух, только качественная информация от практикующего инвестора (от недвижимости до криптовалюты). Первая неделя обучения бесплатная! Регистрация на бесплатную неделю обучения

Перечень кадровых документов, необходимых ИП

Многие предприниматели хотят узнать, какие кадровые документы должны быть у ИП, и какие нужно заполнять учетные регистры по результатам коммерческой деятельности? Обязательные кадровые документы для ИП, независимо от выбранной :

• инструкции и положения об оплате за выполнение работы, защите индивидуальных данных, финансовом стимулировании, о выделении премии;
• табель учета времени работы;
• инструкции по ТБ и охране труда;
• журналы проведения медицинского осмотра, издания приказов, проведения инструктажей, выдачи справок сотрудникам;
• правила распорядка;
• приказы по персоналу, по ведению работы;
• карточки персонала, трудовые книжки;
• распределение отпусков, расписание штата;
• книга движения бланков, выдачи трудовых книжек;
• коллективный договор;
• договоры, описывающие трудовые отношения, о финансовой ответственности.

Важно! Предприятия и ИП должны правильно хранить документы, учитывая сроки, которые определенны федеральными законами и другими актами Российской Федерации.

Бухгалтерские документы ИП

ИП понимают, что за свои действия они будут отвечать всеми своими активами (не только товаром, но и личным имуществом). Именно поэтому необходимо тщательно оценивать возможные риски. Предпринимателей не принуждают создавать бухгалтерию в прямом ее понимании, но им в обязательном порядке нужно организовать документооборот и вести .

Документы налогового учета:

• налоговые декларации;
• книги приобретений;
• налоговые накладные;
• реестры;
• справки о текущем состоянии счетов;
• книги реализаций;
• книги учета финансовых операций;
• акты сверок.

Многие руководители понимают, что для успешного ведения бизнеса не достаточно иметь качественное и хорошо обученный персонал. Недопустимо работать без правильно организованного документооборота. Для этого собирается вся первичная документация и фиксируется в соответствующих учетных регистрах.

К бухгалтерским документам для ИП относят:

• счета-фактуры;
• приходные и расходные накладные;
• ведомости для накопления;
• акты приема-передачи;
• экономическая переписка;
• книги учета;
• оборотные ведомости;
• инвентарные перечни;
• учетная политика;
• отчеты о поступлении денежных средств;
• товарные чеки, банковские выписки;
• пояснительные записки и т. д.

Основным бухгалтерским документом ИП является книга учета, которая должна заполняться по установленным МФ правилам. В ней отражается не только прибыль, но и расходы бизнесмена (может заполняться в электронном виде). Формы книг и порядок их ведения утверждаются Министерством финансов. В них нужно прикреплять документы, подтверждающие финансовые операции. К такой документации относят: чеки, договора, накладные. Предприниматель может самостоятельно вести учет хозяйственных операций, принять на работу бухгалтера или пользоваться услугами аутсорсинговых организаций.

Совет! Все данные по поступлениям от бизнеса вписывайте в книгу последовательно и в соответствующем порядке заполняйте предусмотренные для этого графы. Итоговые данные книги прибыли и расходов являются основанием для формирования налоговых деклараций.

Сроки хранения кадровых и бухгалтерских документов

При ведении коммерческой деятельности у бизнесменов зачастую возникает вопрос: сколько хранить документы ИП? В соответствии с законодательством, юридические и физические лица обязаны обеспечить хранение своих документов в течение следующих сроков:

Документы
Документы, подлежащие регистрации	Постоянно
Бухгалтерская отчетность за квартал
Первичная документация для учета
Декларации налоговой службы
Учетная политика, регистры, план счетов, переписка по бухгалтерскому учету
ведомости в ФСС за квартал
Договоры по оформлению трудовых отношений
Книги кадровой документации, а также журналы и карточки
Персональные документы сотрудников (подлинники)	до востребования, либо 75 лет (если не будут востребованы)
Книга учета прибыли и расходования средств для УСН	постоянно
Сертификаты и лицензии
Отчетность бухгалтерии за месяц

Заключение

Стоит помнить, что за неверное документирование грозит наказание. ИП могут быть привлечены к дисциплинарной, материальной, уголовной, гражданско-правовой и административной ответственности (в зависимости от характера нарушения). Поэтому, начиная коммерческую деятельность, ИП должны соблюдать все требования Федерального законодательства, в частности своевременно осуществлять регистрацию первичных документов и разносить полученные из них данные по регистрам учета.

Ведение грамотного кадрового учета обязательно для каждого работодателя. Это актуально не только для организаций, но и для индивидуальных предпринимателей. Все ИП, которые нанимают работников для осуществления коммерческой деятельности, приносящей прибыль, независимо от того, находятся ли они на УСН или на общей системе налогообложения, должны вести учет кадров.

Когда ведение кадрового учета обязательно

Следует понимать, что это обязательно для ИП только в том случае, если у него есть хотя бы один нанятый работник. Принятие сотрудников в штат должно оформляться подписанием обеими сторонами трудового договора. Сразу после приема на работу первого работника ведение кадрового учета для ИП становится обязательным и должно осуществляться в соответствии с действующим законодательством РФ.

Почему кадровый учет необходим для ИП

Организации учреждают специальные отделы или вводят ответственные должности для грамотного ведения кадрового учета, составления и ведения документации. ИП чаще всего не придают этому особого значения. Даже если учет кадров и ведется, в большинстве случаев это делается с существенными нарушениями правил, норм и действующего законодательства. А ведь грамотный кадровый учет для ИП имеет огромное значение. Независимо от количества нанятых сотрудников, применения УСН или ОСН, согласно действующему законодательству необходимо ведение учета заработной платы и перечисление взносов в Пенсионный фонд РФ за каждого нанятого сотрудника.

Чем грозит отсутствие кадрового учета

Инспектора из органов трудовой инспекции в ходе проверки могут потребовать документацию, касающуюся кадров. И ИП должен ее представить. Если проверяющие из ГИТ обнаружат нарушения кадрового учета и делопроизводства, предпринимателю грозит административный штраф. Подобные ошибки могут обернуться для него привлечением к ответственности вплоть до уголовной, штрафными санкциями.

Права и обязанности ИП

В соответствии с действующим законодательством ИП (на УСН или ОСН) должен:

• вести кадровый учет;
• оформлять работников, хранить документы, вести трудовые книжки. Вносить в них записи о приеме, увольнении, переводе работника;
• обеспечивать свой персонал свидетельствами пенсионного страхования;
• принимать все локальные нормативные документы, необходимые и требуемые законодательством.

Индивидуальный предприниматель имеет право:

• заключать трудовые договоры на определенный или неопределенный срок;
• издавать приказы, на основании положений подписанных договоров;
• заключать коллективный договор со своими работниками;
• проводить обучение по охране труда для своих сотрудников, а также контролировать полученные знания.

Заказать расчет

Кадровая документация ИП

Все трудовые отношения предпринимателя с наемными сотрудниками должны быть задокументированы.

Кадровая документация делится на три типа:

• внутренние нормативные документы: правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, инструкции по защите персональной информации, охране труда, положение об оплате труда, должностные инструкции и т. д. Кстати, именно составление последних помогает исключить возникновение спорных ситуаций и их разбирательство в суде;
• документы организационного характера: книги и журналы, в которых ведется учет и регистрация трудовых договоров, трудовых книжек, командировок работников, приказов, штатное расписание, график ежегодных отпусков, табель учета рабочего времени;
• документы, необходимые для учета кадров: трудовые договоры и книжки, приказы по личному составу, личные карточки наемных работников, командировочные удостоверения, различные заявления, объяснительные записки и т. д. При необходимости также можно оформить положение о коммерческой тайне, соглашение о материальной ответственности и т. д. При сменном графике работы должен присутствовать график сменности.

Особенности работы ИП с трудовыми книжками

Согласно действующему законодательству при приеме на работу нового сотрудника каждый работодатель должен издать соответствующий приказ и сделать об этом запись в трудовую книжку. ИП не является исключением. По сути, трудовая книжка в нашей стране – это документальное подтверждение того, что человек работал в определенный период времени.

На предпринимателя возлагается ответственность за ведение, учет и хранение трудовых книжек. Правильность заполнения этих документов регламентирует несколько нормативных актов. Они одинаковы для всех работодателей.

Принимаемый на работу должен иметь на руках трудовую книжку. Если же он устраивается впервые, то в соответствии с установленными нормами ИП должен оформить ему новую трудовую книжку и сделать в ней первую запись о приеме на работу. Новый документ может быть выдан работнику только на основании заявления, в котором указана причина его отсутствия.

Ведение кадрового учета ИП силами аутсорса

Чтобы ведение учета выполнялось правильно и соответствовало законам, нужно постоянно следить за изменениями в них, отлично разбираться в тонкостях трудового законодательства и права. Этими навыками обладают далеко не все сотрудники индивидуальных предпринимателей. Именно поэтому все чаще ИП передают функции ведения кадрового учета на аутсорсинг. Это выгодно, потому что:

• существенно сокращаются расходы на ведение кадров, так как отпадает необходимость в штатном сотруднике для решения этих вопросов;
• предприниматель получает грамотно организованный учет персонала. Он ведется компетентными специалистами, а не наемным персоналом, который может не знать трудового законодательства и нормативных актов;
• передача дел специалистам данной области помогает избежать штрафных санкций, которые могут возникнуть при неправильном ведении учета.

Наше предложение

Для корректного ведения кадровой документации и учета можно обратиться к профессионалам – специалистам ООО «БухПроКонсалтинг». Мы присутствуем на рынке консалтинга более 15 лет и оказываем услуги компаниям и индивидуальным предпринимателям Москвы и Московской области. Это стало возможным благодаря тому, что у нас работают высококвалифицированные специалисты в сфере кадрового делопроизводства, бухгалтерского и налогового учета, трудового законодательства и права. В результате нашей компетентной работы учет кадров каждого клиента приводится в соответствие действующему законодательству. Если учет ранее не велся, мы можем помочь выполнить восстановление. Мы ориентированы на индивидуальный подход к каждому клиенту и стремимся поддержать лояльную ценовую политику.

Для заказа кадрового учета в ООО «БухПроКонсалтинг» воспользуйтесь онлайн-сервисом на сайте или сделайте звонок по телефону, предложенному на странице.