Передача-прием и оформление телефонограмм
Телефонограмма — это служебный документ, который содержит информацию, переданную по телефону. Его составляют, если необходимо срочно направить в подведомственное учреждение распоряжение или оповестить адресата о чем-то: о проведении делового совещания, встречи, заседания, консультации; о внезапном изменении в запланированном мероприятии и тому подобное.
Как правило, телефонограмму составляет, оформляет и передает секретарь руководителя или другой работник медицинского учреждения, например, администратор или ресепшионист по поручению руководства.
Оформить телефонограмму можно на:
— общем бланке учреждения здравоохранения;
— специальном бланке телефонограммы (Дополнение 1);
— трафаретном бланке (Дополнение 2);
— чистых листах бумаги формата А5 в одном экземпляре с обязательным воспроизведением таких реквизитов:
Название учреждения здравоохранения;
. название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);
. дата документа (датой телефонограммы является дата ее передачи);
. регистрационный индекс документа;
. адресат;
. текст документа;
. подпись;
. фамилия и номер телефона исполнителя (человека, который передал документ).
Кроме того, в телефонограмме также указывают фамилию и номер телефона получателя (человека, который принял документ). Подписывает телефонограмму руководитель учреждения здравоохранения или ответственный исполнитель. Если телефонограмму с одинаковым текстом передают нескольким адресатам, то к ней составляют отдельный список адресатов с указанием номеров их телефонов.
Дополнение 1
Срочно сообщите о результатах исследований, полученных Вами в командировке.
Текст телеграммы должен быть лаконичным, четким, сжатым. При этом желательно, чтобы объем текста не превышал 50 слов. Кроме того, составляя телефонограмму, необходимо избегать слов, которые редко употребляются или сложно произносятся. Буквы в фамилиях, которые плохо воспринимаются на слух, нужно передавать словами. Например, фамилию Бездрабко передают так: «Борис, Елена, Зоя, Дмитрий, Роман, Анна, Борис, Ксения, Ольга».
Дополнение 2
Проведение совещания по вопросам внедрения новых репродуктивных технологий переносится на 14 июня 2011 года. Регистрация участников — с 10:00. Начало совещания — в 11:30.
Главный врач (личная подпись) В.Ф. Савельев
Передавая телефонограмму, следует придерживаться такой последовательности:
Представиться и назвать номер своего служебного телефона;
. назвать вид документа;
. продиктовать текст телефонограммы (и убедиться в правильности записи его абонентом);
. назвать должность и фамилию человека, который подписал телефонограмму;
. записать название должности, фамилию человека, который принял телефонограмму, номер его служебного телефона, время передачи-приема.
О передаче-приеме телефонограммы делают соответствующую запись в журнале регистрации телефонограмм, а бланк с текстом телефонограммы подшивают в соответствующее дело. В учреждении здравоохранения с небольшим объемом документооборота телефонограммы не печатают на отдельном бланке или листе бумаги, а сразу записывают от руки в специально заведенном для телефонограмм журнале.
Человек, который принимает телефонограмму, должен полностью повторить (зачитать) ее текст для подтверждения правильности записи. Принятая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и напечатана.
Сразу после оформления принятой телефонограммы ее передают на ознакомление должностному лицу, на имя которого она адресована (как правило, руководителю учреждения здравоохранения или одному из его заместителей).
Рассмотренные руководством телефонограммы подаются согласно резолюциям в соответствующие структурные подразделения на выполнение.
Особенности оформления и передачи факсограмм
Статью в полном объеме читайте в № 4 2011 г. журнала " Медична практика: організаційні та правові аспекти "
ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию и цели создания документов, выделяемых в особую группу в связи со способом передачи текста (передается устно по телефону и записывается получателем).
Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы оформляются на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5.
Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководства в текущей деятельности, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы используются, когда необходимые для оперативного решения служебных вопросов и передаваемые по телефону сообщения требуют документального оформления
Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Она может быть составлена, подписана и передана ответственным исполнителем, но чаще всего составляется и передается секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.
Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть сначала застенографирована, записана скорописью или с помощью современной звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и оформлена также в одном экземпляре секретарем или исполнителем, получившим сообщение по телефону.
Передаваемая и принимаемая телефонограммы имеют одни и те же реквизиты, но на принимаемой телефонограмме отсутствует личная подпись (автограф) должностного лица, от имени и по поручению которого передается информация.
В случае передачи телефонограммы нескольким предприятиям и организациям к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.
Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5, на специально разработанном бланке (если передаются или принимаются чаще 200 раз в год) или в некоторых случаях могут записываться в книгу телефонограмм.
Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно и обеспечивает удобство передачи и рациональность записи принимаемой информации.
В его состав входят следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приёма-передачи.
При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным.
Реквизит "адресат" оформляется в правом верхнем углу листа бумаги. Если телефонограмма передается в несколько однородных предприятий или организаций, то адресат указывается обобщенно. Например:
Управляющим филиалами
Акционерной страховой
компании "Аско"
Кураторам муниципальных
школьных округов
Северного административного
округа г.Москвы
При адресовании телефонограммы руководителю предприятия или организации наименование предприятия включается в наименование его Должности. Например:
Начальнику муниципального ремонтно-
строительного предприятия № 15
Южного административного округа
г.Москвы
Петрову М.Ф.
Название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА) оформляется от границы левого поля прописными буквами в верхнем углу листа бумаги, а на бланке телефонограммы может быть изготовлено типографским способом с продольным расположением центрованно.
Дата оформляется цифровым способом (12.10.97) ниже названия вида документа. Дата телефонограммы обычно является одновременно датой ее подписания и датой передачи и приема. Регистрационный номер оформляется в случае необходимости на той же строке, что и дата. Например
12.10.97 № 49
Передаваемые телефонограммы с приглашениями и извещениями о заседаниях, а также с информацией для сведения допускается не регистрировать.
Текст оформляется с красной строки через 2-3 межстрочных интервала ниже даты и номера и печатается, как правило, через 1,5 межстрочных интервала. Он должен быть кратким, точным и логически простым. Труднопроизносимые слова, сложные обороты, редко употребляемые слове при составлении телефонограммы не должны применяться.
Секретарю, передающему телефонограмму, следует проверить правильность приема и записи текста повторным чтением (особенно цифр терминов и понятий, названий и фамилий), а также диктовать слова, которые трудно воспринимаются на слух, с помощью разбивки по буквам (каждая буква слова обозначается простым, легко воспринимаемым на слух словом). Секретарь, принимающий телефонограмму, должен поддерживать связь во время всего телефонного разговора и также подтверждать правильность и точность восприятия текста (повторами, междометиями и т.п.). Текст телефонограммы в конце передачи проверяется повторным чтением.
Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из наименования должности лица, от имени которого передается телефонограмма, включающей наименование предприятия или организации-автора, если телефонограмма выполняется не на бланке, личной подписи и ее расшифровки. Например:
Руководитель
Департамента финансов
Правительства Москвы (личная подпись) А.Н.Фетисов
На телефонограммах, извещающих об очередных заседаниях, содержащих приглашения и другую оперативную информацию, личная подпись руководителя может не проставляться.
Для обеспечения правильности записи инициалов имя и отчество по телефону называются полностью.
Отметки о приёме-передаче телефонограммы размещаются двояко. Отметку о передаче можно оформить через 2-3 межстрочных интервала ниже подписи от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова "Передал", сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Например:
Передал - секретарь И.О.Петрова
Тел. 924 19 35
Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова "Передал" от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами.
Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова "Принял", сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема - передачи (в часах и минутах). Например:
Принял. - Инспектор канцелярии С.О.Лобова
Тел. 923 28 22
11 час. 10 мин.
На принимаемой телефонограмме отметка о приеме может удостоверяться личной подписью лица, записавшего сообщение. Например:
Принял. - Инспектор канцелярии (личная подпись) С.О.Лобова
Тел. 923 28 22
11 час. 10 мин.
Пример оформления телефонограммы
ТЕЛЕФОНОГРАММА Начальнику управления
20.08.97 № 46 образования Южного
административного округа
г.Москвы
Битюковой Ю.И.
Заместитель руководителя
Департамента образования
Правительства Москвы Л.В.Ковалев
Передал. Инспектор И.О.Гаврилова
Тел. 369 37 32
Принял.
Начальник канцелярии (личная подпись) В.С.Бутова
Тел. 154 32 18
13 час. 20 мин.
Однако, отметки о приёме-передаче телефонограмм могут проставляться в начальной части телефонограммы под автором и адресатом соответственно. В этом случае телефонограмма будет иметь вид:
Департамент образования Начальнику управления
Правительства Москвы образования Южного
административного округа
г.Москвы
Битюковой Ю.И.
Передал - инспектор Принял - начальник канцелярии
И.О.Гаврилова В.С.Бутова
Тел. 369 37 32 Тел. 154 32 18
13 час. 20 мин.
ТЕЛЕФОНОГРАММА
20.8.97 № 46
22 августа 1997 г. в 10 час.. 00 мин. в зале заседаний Комитета образования (Семеновская пл., д.4) состоится совещание о порядке финансирования учреждений образования в 1997/98 учебном году.
Явка заместителя начальника управления по экономическим вопросам и кураторов муниципальных школьных округов обязательна.
Заместитель руководителя Л.В.Ковалев
Оргкомитет "Возрождение"
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Директору ОАО "Логос" Смирнову И.В. т. 144.28-17
Совещание "Круглый стол "Возрождение" переносится в гостиницу "Славянская" (конференц-зал). Дата проведения 12.04. 98. Регистрация участников в 12.ОО.
Председатель оргкомитета Подпись А.Л. Глебов
Референт И.С. Рогозин 05.04.98
Секретарь А.Р. Устинова
Рис. 15. Телефонограмма
При передаче телефонограммы следует придерживаться следующих правил:
Текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов;
После составления телефонограмма должна быть проверена и подписана руководителем предприятия;
Передаваемая телефонограмма составляется в одном экземпляре;
Во избежание ошибок следует четко произносить даты, время, суммы, вопросы, подлежащие обсуждению и т. п.;
После передачи текста в телефонограмму вносятся должность, инициалы и фамилия лица, принявшего телефонограмму, и время передачи;
Если телефонограмма передается нескольким фирмам, то к ней прилагается список этих фирм с соответствующими номерами телефонов.
При приеме телефонограммы необходимо записать;
Название фирмы и номер ее телефона;
Текст телефонограммы;
Должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего;
Дату и время приема.
Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй - хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра.
В практике иностранных компаний применяются специальные блокноты для записи полученных телефонограмм, в которых каждая записываемая на первом листе телефонограмма дублируется с помощью копировального слоя на втором. Бланки телефонограмм на первом листе разделены перфорационной строчкой для облегчения отрыва оформленной телефонограммы.
1 -ТЕЛЕФОНОГРАММА
2 - КОМУ АДРЕСОВАН ЗВОНОК
3 - ДАТА ЗВОНКА
4 - ВРЕМЯ ЗВОНКА
7 - КТО ЗВОНИЛ
8 -ТЕЛЕФОН
11 -РАСШИРЕНИЕ
13 - СООБЩЕНИЕ
14 - ПРОСТО ПОЗВОНИЛ
15 - ОТВЕТНЫЙ ЗВОНОК
16 - ПОЖАЛУЙСТА, ПОЗВОНИТЕ
17 - ПОЗВОНИТ ЕЩЕ РАЗ
18 - ПРИЕХАЛ, ЧТОБЫ ВСТРЕТИТЬСЯ С ВАМИ
19 - ХОЧЕТ С ВАМИ ВСТРЕТИТЬСЯ
20 - КТО ПРИНЯЛ ЗВОНОК
Рис. 16. Бланк телефонограммы из блокнота для записи телефонограмм
"АРМ Секретаря", ООО "ИКК "Гарант Интернэшнл", 1999, E-mail: [email protected]
Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне. Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги, специальных бланках или в журнал. Телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи. Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует. Образец оформления делового письма Просим оплатить в течение. банковских дней. Мы будем благодарны, если Вы. Качество продукции наша фирма гарантирует. Мы можем рекомендовать. Мы уверены, что Вы заинтересуетесь.
Телефонограмма ответ образец
При оформлении телефонограмм используются следующие реквизиты: – наименование организации; – наименование вида документа – ТЕЛЕФОНОГРАММА; – дата документа; – время передачи-приема телефонограммы; – регистрационный номер документа; – ссылка на регистрационный номер и дату документа; – место составления или издания документа; – адресат; – заголовок к тексту; – текст документа; – подпись; – отметка об исполнителе; – должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму; – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; – идентификатор электронной копии документа. Датой телефонограммы является дата се передачи. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Внимание
Какую информацию можно передать телефонограммой? Как правило, при помощи телефонограммы принято передавать сведения и запросы, необходимые для быстрого решения производственных вопросов и организации трудового процесса:
- Информация о назначении, отмене, переносе времени и даты мероприятия.
Телефонограмма (образец заполнения) Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5, на специально разработанном бланке (если передаются или принимаются чаще 200 раз в год) или в некоторых случаях могут записываться в книгу телефонограмм. Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно и обеспечивает удобство передачи и рациональность записи принимаемой информации.
В его состав входят следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приёма-передачи.При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным. Реквизит «адресат» оформляется в правом верхнем углу листа бумаги.
Важно
Важно При приеме телефонограммы необходимо записать; - название фирмы и номер ее телефона; - текст телефонограммы; - должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего; - дату и время приема. Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй - хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра.
Телефонограмма
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения. 7. Запрещается передавать тексты документов с информацией ограниченного доступа (секретные, с пометками «Для служебного пользования», «Не для печати» и т.д.).
Инфо
В том случае, когда документ направляется в сторонние организации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки».
Если документ послан па согласование, то на первом листе документа указывается «Проект». 9. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
10. Регистрация факсограмм, предназначенных для отправки или поступивших в организацию, осуществляется в картотеках (журналах) установленной формы. 11.
Телефонограммы
- Телефонограмма
- Телефонограмма (образец заполнения)
- / типовые документы / телефонограмма
- Not found
- Телефонограмма – это что такое?
Телефонограмма В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Передал», сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Например: Передал - секретарь И.О.Петрова Тел. 924 19 35 Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова «Передал» от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами.
Телефонограмма: пережиток или реальность?
Не рекомендуется отправка документов, отпечатанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов; на красной или серой бумаге; а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа.
На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне. Пример формы заявки, предназначенной для передачи по факсу Правила передачи и приема документов с использованием факсимильной связи закрепляются в инструкциях по делопроизводству и включают следующие основные положения.
1. Аппараты факсимильной связи (телефаксы), имеющие официальные номера организации, устанавливаются в Службе документационного обеспечения управления.
Ответ на факсограмму высшего руководства
К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам. К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за.
К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за. Фирма оставляет за собой право обратиться. условный или полный текст (содержание телеграммы); регистрационный номер (проставляется цифрами в конце текста телеграммы перед подписью без знака №, возможно сокращение «нр»); подпись (только фамилия должностного лица, подписавшего документ; может быть указана его должность). Каждый реквизит начинают с новой строки без абзаца. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер документа, на который дается ответ. Оформление телеграмм, телефонограмм, факсов Другие рефераты по предмету Экономика 1.
Пример оформления принятой телефонограммы Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного но каналам факсимильной связи. Факсограммы выделяются в отдельную группу корреспонденции исходя из особенностей передачи информации. По каналам факсимильной связи передаются документы, срочно требующиеся адресату. Факсимильный терминал (телефакс) – устройство, обеспечивающее преобразование графической информации на бумажном носителе в электрические сигналы, их передачу но сетям электросвязи и прием – обратное преобразование.
При использовании компьютеров в качестве факсимильных терминалов графическая информация может быть представлена в форме файлов, хранящихся на устройстве долговременной памяти вычислительной системы. Факсимильная связь позволяет передавать тексты, таблицы, рисунки, чертежи.
Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля.В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Принял», сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема - передачи (в часах и минутах).
Например: Принял. - Инспектор канцелярии С.О.Лобова Тел.923 28 22 11 час. 10 мин.Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах (инструкциях) документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства (АПК и ГПК РФ). Таким образом, телефонограмма – это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации.
Порядок оформления телефонограммы.
Введение
Делопроизводство в учреждениях,
организациях и на предприятиях (далее
- организации) осуществляется, как
правило, специальным структурным
подразделением (или назначенным
за делопроизводство лицом), на которое
возложены функции документационного
обеспечения управления. В целях
совершенствования работы с документами,
обеспечения высокого качества их подготовки
контроля исполнения разрабатываются
и утверждаются приказом руководителя
организации инструкция по делопроизводству
(далее – инструкция), должностные
обязанности лиц, ответственных
за делопроизводство.
Инструкция разрабатывается
в соответствии с действующими нормативно-правовыми
документами по делопроизводству и
устанавливает порядок его ведения,
в том числе обязательные для
всех работников основные правила, учета,
подготовки, оформления, размножения (тиражирования),
контроля за исполнением, хранением и
использованием документов.
В данном реферате предметом
является телефонограмма, объектом формы
ее применения в делопроизводстве,
законность её использования в судебной
исполнительной деятельности на практике.
Понятие телефонограмма. Телефонограммы.
Телефонограмма
– обобщенное название различных
по содержанию документов, выделяемых
в отдельную категорию в связи
с особым способом передачи текста.
Обычно телефонограммы принимают
для срочных оповещений о совещаниях,
заседаниях, собраниях и других случаев,
когда переданное сообщение необходимо
документально. Телефонограммы применяют
в пределах действия местной телефонной
связи.
Телефонограмма – это документ по оперативным
вопросам, передаваемый по телефону и
записываемый получателем. Телефонограммы
оформляются на специально разработанных
бланках или на листе бумаги формата А5.
Бланки для телефонограмм
целесообразно иметь при большом
количестве этих документов в организации.
Допускается оформление телефонограмм
на чистых листах бумаги. Составляется
телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты
телефонограммы следующие: название учреждения-автора
документа, должность, фамилия сотрудника,
передавшего телефонограмму, номер его
телефона, наименование организации -
получателя, должность и фамилия сотрудника,
принявшего телефонограмму, номер его
телефона, дата и номер телефонограммы,
текст (не более 50 слов), наименование должности
лица, подписавшего документ, его личная
подпись, фамилия инициалы.
Примеры заполнения телефонограмм:
ООО «Оптима»
сеть магазинов
Телефонограмма
Передал – секретарь Принял - секретарь
Т.В. Петрова. Шилова А.П.
Т. 53-53-53. 12ч.30мин.
15.01.14 г. № 15.
16.01.2014г. в14.30 состоится совещание, посвященное работе с претензиями покупателей. На заседание приглашаются заместители управляющих магазинов по работе с клиентами.
Начальник управления
А.И. Иванов.
При составление телефонограмм
следует придерживаться следующих рекомендаций:
Текст не должен содержать сложных логических
оборотов, трудно выговариваемых редко
произносимых слов, информация должна
быть краткой и срочной.
При передаче телефонограммы
необходимо проверить правильность записи
повторным чтением, слова, плохо воспринимаемые
на слух, требуется передавать, разбивая
по буквам.
Если телефонограмма направляется
по нескольким адресам, то к ней составляется
список на рассылку с указанием номеров
телефонов.
Сотрудник, принявший телефонограмму,
обязан ознакомить с ее всех должностных
лиц, которым предназначалась полученная
информация.
Использование телефонограмм
в судебном процессе
Извещение лиц, участвующих
в судебном процессе, посредством телефонограммы
предусмотрено всеми процессуальными
кодексами (ст. 25.15 КоАП РФ, ст. 121 АПК РФ и ст.
113 ГПК РФ), кроме УПК РФ. Существуют правила
оформления телефонограмм.
В процессуальных кодексах
отсутствуют какие-либо специальные
требования к телефонограмме. Часть 1 ст.
25.15 КоАП РФ и ч. 1 ст. 113 ГПК РФ относят ее к иным
средствам связи и доставки, обеспечивающим
фиксирование извещения или вызова и его вручение
адресату. Согласно ч. 3 ст. 121 АПК телефонограмма,
равно как телеграмма, электронная почта,
факс либо иное средство связи, используется
для вызова или извещения участников арбитражного
процесса в случаях, не терпящих отлагательства.
Правила оформления телефонограмм
встречаются в отдельных ведомственных
нормативных актах и документах рекомендательного
характера. Так, ГОСТ Р 6.30-2003 вообще не упоминает
телефонограмм. Однако в методических рекомендациях
по его внедрению, утв. Росархивом (без даты,
не опубликованных), имеется соответствующая
рубрика, интересная тем, что по логике
Росархива получателем данного вида извещения
может быть только организация (должностное
лицо). Например, указано, что текст телефонограммы
записывается (печатается) получателем,
а юридическая сила поступившей телефонограммы
определяется:
-
исходящим регистрационным номером;
должностью, Ф.И.О. и подписью отправившего лица;
должностью, Ф.И.О. и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Одна из самых лаконичных - Инструкция органов прокуратуры. Требования к реквизитам предельно просты: дата и время передачи, фамилия лица, принявшего и передавшего ее.
Извещение лиц, участвующих
в судебном процессе посредством
телефонограммы
Инструкция по делопроизводству
в арбитражных судах РФ предусматривает
ведение в секретариате председателя суда
журнала приема-передачи телефонограмм,
поступивших на имя председателя и его заместителей,
а также некоторые правила обработки входящих
телефонограмм. Другие нормы, касающиеся
данного вида извещений, в том числе в отношении
участников судопроизводства, в Инструкции
отсутствуют. Инструкция Верховного Суда
РФ умалчивает о телефонограммах.
Инструкция по судебному
делопроизводству в районном суде предусматривает
вызов телефонограммой участников уголовного
судопроизводства. Требования к оформлению,
а также иные варианты использования оповещений
данного вида не установлены.
Редкие инструкции, разработанные
для мировых судей в субъектах Федерации,
регламентируют оформление, прием и отправку
телефонограмм.
Судебная практика показывает,
что передача телефонограмм судом в адрес
физических лиц широко распространена.
Данное обстоятельство наряду с другими
часто используется при подаче жалоб на судебные
постановления: граждане утверждают, что извещений
не получали, ссылаются на их неправильное
оформление или же ставят под сомнение законность
оповещений данного вида.
Вышестоящие суды, разумеется,
всегда признают правомерность телефонограммы
как способа извещения, при этом обращая
внимание на оформление такого извещения
и поведение извещенных.
Требуется подтверждение получения
телефонограмм в ряде случаев, так как
вопрос о допустимости телефонограммы
в каждом конкретном деле всегда решается
по усмотрению суда со ссылкой на применяемый
процессуальный кодекс и никогда - на инструкцию
по делопроизводству. Касается это и технических
ошибок, не влияющих на исход дела. Главной
проблемой остается подтверждение получения
извещения адресатом, особенно физическим
лицом, которое не ведет журнал регистрации,
письменно не фиксирует и не подшивает полученные
сообщения.
Решая эту проблему, судьи стараются
учесть любые косвенные свидетельства
факта получения телефонограммы, например:
не отрицание или не опровержение лицом
получения извещения; согласие с правильностью
телефонного номера, указанного в телефонограмме;
распечатку детализации разговоров по мобильному
телефону; явку на заседание иных участников,
извещенных таким же способом, и т.п.
Добросовестность суда, формально
выполнившего требования к составлению
и отправке телефонограммы, но не располагающего
объективными свидетельствами ее получения,
может вызвать сомнения, особенно в ситуации,
когда принимающая сторона в процессе
заявляет о неполучении телефонограммы.
К сожалению, ситуация держится исключительно
на авторитете суда. В известных нам случаях
она всегда разрешалась в его пользу, хотя
более прочной опорой мог бы служить продуманный
механизм фиксации отправки и получения
сообщения. Но такого механизма, увы, до сих пор нет.
Телефонограмма зачастую
является единственным способом довести
информацию до сведения лица, участвующего
в деле. Следует признать, что с юридической
и организационной стороны этот вид извещений
все еще далек от совершенства. Но выход
есть.
Самым надежным и прозрачным
способом фиксации телефонограммы, объективно
подтверждающим ее получение, могла бы стать
аудиозапись разговора в памяти телефона.
Данная функция сегодня реализована во многих
мобильных и стационарных моделях.
Копирование или прямое сохранение
полученного файла на жесткий диск компьютера
также не является сколько-нибудь сложным
и затратным делом. В будущем все полученные
таким образом телефонограммы было бы целесообразно
выкладывать на специальном судебном сервере
для всеобщего (или ограниченного) ознакомления.
Таким образом, проблема вполне
решаема, главное идти в ногу со временем.
Заключение
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документацией. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.
С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц.
Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д.
Из всего выше изложенного можно сделать вывод, что телефонограмма - документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки.
Обязательным и реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата: реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени, и отчества должностных лиц: номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, то есть выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара».
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй - предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать более 50 слов.
Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.
Телефонограммы могут быть использованы для быстрого извещения участников судопроизводства.
Согласно разъяснению, содержащемуся в п.6 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 24 марта 2005года №5 «О некоторых вопросах возникающих у судов при примении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях», в целях соблюдения установленных ст.29.6 КоАП РФ сроков рассмотрения дел об административных правонарушениях судье необходимо принимать меры для быстрого извещения участвующих в деле лиц о времени и месте рассмотрения дела. Поскольку КоАП РФ не содержит каких-либо ограничений, связанных с таким извещением, оно в зависимости от конкретных обстоятельств дела может быть произведено с использованием любых доступных средств связи, позволяющих контролировать получение информации лицом, которому оно направлено судебной повесткой, телеграммой, телефонограммой, факсимильной связью и т.п.
Литература
Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. М., 2004.
-
ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации, Требования к оформлению документов». Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 №65-ст.
И. Иванов статья: «Извещение лиц, участвующих в судебном процессе, посредством телефонограммы» ht tp://juristmoscow.ru/ arbitrazhnyjj-protsess/9633/
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение 2008.
-
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение 2008.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
ВВЕДЕНИЕ
Машинопись необходима любому, кто имеет дело с перепиской, с работой на клавишных устройствах: журналистам, секретарям, работникам печати, писателям и многим другим.
В данной работе представлена информация по теме:
«Телефонограмма», которая включает в себя понятие, реквизиты, а так же правила оформления, и конечно образец бланка исходящих телефонограмм. В конце работы указана литература. При сочетании использованных источников для написания текста, а так же этой курсовой возможно применение на подготовку к экзамену или составлению реферата.
ОФОРМЛЕНИЕ ТЕЛЕФОНОГРАММ
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).
Телефонограммой передают несложные тексты (приглашение на совещание, заседания). Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Подписывается руководителем или ответственным исполнителем.
Реквизиты телефонограммы
Наименование ведомства;
Наименование учреждения;
Должность, инициалы и фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму;
Номер телефона учреждения; передавшего телефонограмму;
Должность, инициалы и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму;
Название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);
Индекс (номер);
Время передачи;
Правила оформления телефонограмм
1. В телефонограмме должно быть не более 50 слов. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
2. Датой телефонограммы является дата ее передачи.
3. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее посылают, и номера телефонов, по которым телефонограмма передается.
4. Текст телефонограммы печатают через полтора интервала. На многих предприятиях, в учреждениях, организациях в настоящее время применяют специальные бланки, на которых записывают телефонограммы. Использование таких бланков позволяет оперативно доставлять телефонограмму адресату.
5. если в организации отсутствует типографский бланк для телефонограммы, то ее пишут на пишущей машинке на чистом листе бумаги.
Образец бланка исходящих телефонограмм
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Научно-технический прогресс в области информационной технологии предоставляет возможность передавать информацию в самых различных видах, коренным образом меняет технологию составления текстовых документов и способы ее хранения. Поэтому «офис будущего» представляет собой оснащенную сложнейшим электронно-вычислительным оборудованием «фабрику» по переработке информации в различных формах.
Не знание элементарных понятий и не умение использовать те факты, которые предоставляются и усовершенствуются с определенным периодом времени ведут к снижению и усугублению положения того или иного сотрудника предприятия (секретаря-референта), приводит к краху всей работы. Вот почему знания - это сила, которую нужно правильно приложить к делу с умением и талантом, и тогда всё получится.
телефонограмма текст бланк
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Кузнецова А.Н. Машинопись и делопроизводство. 2-е изд., испр. - М.: Изд-во ДОСААФ, 1987.
2. Березин Б.И. Самоучитель машинописи. 5-е изд., испр. И доп. - М.: Легпромбытиздат, 1988.
3. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Машинопись: Практ: пособие. - 6-е изд., стереотип. - М.: Высшая школа; Издательский центр «Академия», 2001.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Особенности документирования управленческой деятельности, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Порядок размножения документов. Правила оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.
курсовая работа , добавлен 22.12.2010
Общая характеристика информационно-справочных документов организации: справки, сводки, отчетов, актов, писем и телефонограмм. Структура текста и реквизиты, входящие в состав типового формуляра внешних и внутренних докладных и объяснительных записок.
контрольная работа , добавлен 23.03.2011
Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.
контрольная работа , добавлен 22.08.2013
Требования к оформлению документов. Описание содержания и оформления реквизитов. Основные части документа: заголовочная, содержательная и оформляющая. Правила оформления бланка. Содержание приказа по основной деятельности. Понятие коммерческой тайны.
контрольная работа , добавлен 20.12.2010
Ознакомление с отдельными видами документов, правила их оформления, подготовки. Особенности составления и оформления деловых документов. Требования и правила написания приказа. Распоряжение и решение как правовой акт. Оформление протокола, указания.
контрольная работа , добавлен 27.11.2010
Систематизация документов. Основные принципы упорядочения и хранения документации. Принципы и критерии ценности документов, критериям происхождения и содержания. Особенности, правила передачи и приема телефонограммы, назначение в работе организаций.
контрольная работа , добавлен 07.08.2010
Функция документов, их целевое назначение. Понятия "фирменный бланк" и "должностной бланк". Особенности оформления общего бланка на персональном компьютере. Требования, предъявляемые к составлению, изготовлению, оформлению и хранению служебных документов.
курсовая работа , добавлен 05.10.2013
Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.
курсовая работа , добавлен 29.10.2014
Реквизиты документа, определяющие его юридическую значимость. Порядок подписания и утверждения документов. Определение юридической силы копий документов. Методика оформления и подписания сторонами контрактов, юридические требования, предъявляемые к ним.
контрольная работа , добавлен 21.07.2009
Классификация информационно-справочных документов, их роль в процессе управления. Особенности составления и оформления документов срочного характера: факс, телеграмма, телефонограмма. Виды докладных и объяснительных записок, правила их составления.
