Дело - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с их номенклатурой. В него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку, при этом запрещается группировать в них черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой делопроизводства организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопроизводство), так и службой делопроизводства организации.

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости- и соответствующего государственного архива. При их формировании необходимо:

соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать его в документы одного календарного года;

исключение составляют: переходящие; судебные; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, документы депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.; дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие документы- по датам поступления, исходящие документы- по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в соответствии с установленными сроками их хранения.

Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации. Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д. Все дела в зависимости от срока хранения делятся на следующие категории: - дела постоянного хранения; - дела временного хранения со сроком хранения свыше 10 лет; - дела временного хранения со сроком хранения до 10 лет включительно.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет включительно передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Дела хранятся в службе делопроизводства (при использовании в организации централизованной формы работы с документами) или в структурных подразделениях (при децентрализованной или смешанной формах) по месту их формирования в дела. В небольших организациях целесообразно централизованное хранение дел в службе документационного обеспечения. Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах и столах, обеспечивающих полную сохранность документов.

Для повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается. Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегиальных органов хранятся у ответственного секретаря. На ленте и коробке делаются отметки о дате заседания и времени записи.

Секретарь коллегиального органа несет ответственность за их сохранность. Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта- заместитель дела (см. приложение 16).

По истечении сроков хранения дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет подлежат уничтожению по актам, составляемым в результате экспертизы ценности документов, которую проводят ежегодно работники службы документационного обеспечения управления совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива. Форма акта о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, приводится в приложении 15. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные делопроизводством в 2005 г. дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 г. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Решение вопроса об отборе дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, отборе дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях, выделении к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, принимается на основе экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел.

Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой «ЭПК» («Экспертно-проверочная комиссия») подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Одновременно с этим при проведении экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. По результатам экспертизы ценности документов в организации, кроме вышеназванного акта о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, в организации составляются описи дел постоянного (приложение 17), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 18) и по личному составу (приложение 19).

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения. Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению, поэтому организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты, только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения.

Формирование дел и хранение документов

Формирование дел и хранение документов 1

Формирование дел 1

Номенклатура дел 2

Подготовка документов к архивному хранению 3

Оформление дел 5

Оформление обложки дела 7

Формирование дел

Важным участком работы секретаря является установление порядка в организации делопроизводства и обеспечение сохранности документов.

Все документы, образующиеся в процессе деятельности предприятия, секретарь обязан организовывать в папки (ДЕЛА). Каждой папке дать заголовок, т.е. общее название тех документов, которые находятся в ней. Во избежание путаницы и дублирования папок секретарь должен составить список заведенных дел с указанием сроков их хранения. Этот список носит название номенклатура дел предприятия. Дела следует формировать в строгом соответствии с разработанной заранее номенклатурой.

Таким образом, формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизовано или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заглавиями дел по номенклатуре.

Помещать вместе все документы, которые относятся к решению данного вопроса.

Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходных дел.

Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков сохранения.

Включение документов в дела должно проводиться в день окончания их исполнения, после проставления на них отметки «В дело №_____» (Реквизит 29). При включении документов в дело необходимо проверить правильность их оформления (наличие дат, номера, отметки «В дело») и соответствие содержания документа содержанию дела, в которое он направляется.

В деле не должны содержаться документы, которые подлежат возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

Номенклатура дел

Для создания в организации единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поиска документа, отбора документов на государственное хранение составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел – это обязательный для каждого учреждения систематизированный перечень дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий (брошюр, справочников, бюллетеней, реферативных журналов и др.)

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типичный состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но различных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются органами высшего уровня для организаций, которые принадлежат к сфере управления учреждения, и используются ими как методические пособия во время составления индивидуальных номенклатур дел.

Каждая организация должна иметьиндивидуальную номенклатуру дел. Как правило, она состоит из номенклатур дел отдельных структурных подразделений.

Размещение заголовков дел в номенклатуре структурного подразделения должно отвечать степени важности решаемых вопросов с учетом взаимосвязи документов, включенных в конкретные дела. Как правило, первой размещается группа дел, которая включает документы органов высшего уровня, далее группа организационно-распорядительной документации самой организации (приказы, распоряжения, решения и т. п.), планово-отчетная документация и переписка.

Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно имеет условное обозначение – индекс. Индекс дела – это цифровое и (или) алфавитно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел, которое фиксируют на обложке дела. Индекс дела структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения (по штатному расписанию) и порядкового номера в пределах подразделения.

По окончании года номенклатура дел структурного подразделения в обязательном порядке закрывается итоговой записью, в которой указывают количество и категории фактически заведенных в течение года дел. Итоговую запись скрепляет своей подписью лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

Номенклатура дел структурного подразделения организации составляется в трех экземплярах, на каждом из которых обязательно заполняются грифы согласования с экспертной комиссией организации и руководителем архивного подразделения: первый экземпляр – неприкосновенный, хранится в структурном подразделении; второй экземпляр – передается в службу ДОУ организации; третий экземпляр – используется для формирования дел и поиска необходимого документа.

Номенклатура дел структурного подразделения после ее рассмотрения и анализа сводится в единую (сводную) номенклатуру дел организации.

Подготовка документов к архивному хранению

Обработка дел

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа, хранение информации. Документы становятся хранителями информации, потребность в которой может возникнуть опять через определенное время, то есть они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны только при четкой их классификации. Самой простой классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как «Совокупность документов или документы, которые относятся к одному вопросу или части деятельности, и заключенные в одну обложку». Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве – обработка дел для последующего их хранения и использования. В структурных подразделениях документы должны хранится еще год по завершении текущего года. В этот период к ним еще часто обращаются за справками. По истечении этого срока дела должны быть обработаны и сданы в архив учреждения.

Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформления дел, составления описания дела с постоянным и долгосрочным сроками хранения. В больших учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.

Экспертиза ценности документов

Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы определяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

Третий раз опять уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно, а в больших учреждениях действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые соединяют и координируют работу ЭК структурных подразделений.

Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводиться систематически. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения разных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типичные перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные (1, 3, 5, 10, 15 и т.д. лет). Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Выделяются 4 группы дел:

постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

временного хранения (до 10 лет);

которые подлежат уничтожению в связи с окончанием сроков хранения.

Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описания дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Оформление дел

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, по завершении календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две основных операций: оформление и описание дел . Оформление дел осуществляется лицом, ответственным за работу с документами. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат упрощенному оформлению. В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» и «Основных правил работы ведомственных архивов» полное оформление дел включает:

перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности из января по декабрь;

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов;

составление заверительной надписи дела;

составление внутреннего описания документов дела (если это необходимо);

оформление всех реквизитов обложки дела.

Прежде чем подшить документы дела, из них удаляются металлические связывания, вкладывается чистый бланк формы листа-заверителя, и, в тех случаях, когда к делу будет составлено внутреннее описание, бланки форм внутреннего описания. Все листы дела нумеруются черным графитовым карандашом (применение чернил или цветных карандашей запрещено) или нумератором в верхнем правом углу, не затрагивая текста документа.

В конце внутреннего описания дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов по делу, включенных в описание и количество листов описания.

Дела подшиваются крепкой нитью в твердую обложку (папку) в 4 прокола или переплетаются. При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть зацеплен при подшивке, к листу подклеивается полоска крепкой бумаги, за которую документ и будет подшит.

Картон обложек для постоянного хранения и документов по личному составу должен быть крепким, чтобы обеспечивать долгосрочную сохранность документов. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а укладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.

Оформление обложки дела

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. Ее элементы определяются определенным способом. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела:

наименование учреждения и его подчиненность;

наименование структурного подразделения;

делопроизводственный индекс дела;

номер тома, части;

заглавие дела;

срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или сдаче его в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. Проставляются также:

дата дела;

количество листов по делу;

архивный шифр дела.

На обложке дела постоянного хранения, в соответствии с требованиями, в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива.

В небольших организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления или у секретаря. Если организация крупная, документы руководства формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления, а остальные документы группируются в дела и хранятся в структурных подразделениях, в которых с ними работали.

Правила и порядок формирования дел

Формирование дел проводится по правилам, которые содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки.

На обложках указываются:

• наименование организации (полное и краткое);
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
• срок хранения дела.

При формировании дел следует соблюдать ряд правил. Их выполнение всегда поможет правильно определить место хранения любого документа.

В дело помещают только исполненные и правильно оформленные документы , которые соответствуют по виду и содержанию его заголовку. Запрещается включать в дело черновые и дублетные экземпляры документов.

Необходимо запомнить, что документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело.

Существует правило, по которому в дело не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см . Это условие обеспечивает оптимальные условия для поиска информации и наименьшие трудозатраты при подготовке дел к архивному хранению. Если создается больше документов, относящихся к этому делу, заводится новый том с тем же заголовком.

Дела формируются в течение одного календарного года . В учебных заведениях обычно документы группируются в течение учебного года (т.е. с сентября по август). Однако существует определенная специфика в формировании ряда категорий дел. К ним относятся судебные дела, дела, решения по которым выходят за рамки календарного (учебного) года. В течение всего периода работы формируются дела выборных органов комиссий, творческих групп.

По основной деятельности должны группироваться отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Внутри дела документы также должны систематизироваться . вместе с приложениями формируют в дело по видам документов и хронологии . То есть сначала помещают документ более ранней даты, затем — более поздней. подшивают в хронологическом порядке и по номерам.

Приложения обычно присоединяются к документам, к которым они относятся. Если приложения имеют большой объем, они могут составлять отдельное дело с соответствующим заголовком.

При формировании в дело переписки следует учитывать, что письмо-ответ помещают за письмом-запросом. Это означает, что принцип хронологии соблюдается в отношении инициативных документов.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся, независимо от времени их создания. Годовые, квартальные и месячные планы хранятся отдельно.

В отдельные дела помещают обращения граждан , располагая их в алфавитном порядке. При этом предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Электронные базы данных формируются в отдельные дела.

Хранение дел

Сформированные и законченные дела хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив организации. Сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли обеспечивается хранением в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках .

Дела располагаются на полках вертикально . На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером.

Документы, уже сформированные в дела, могут понадобиться сотрудникам для работы. В этом случае вместо документа, извлеченного из дела, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. На дело, выданное целиком, заполняется карта-заместитель. В ней указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения дела. Карточка-заместитель помещается в шкафу на месте выданного дела.

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

"Дело : Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку"

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

"Формирование дела : Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела". ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит "Отметка об исполнении и направлении документов в дело", по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документ должен быть подшит в дело в течении 10 дней после сдачи его исполнителем.

Контроль сроков и правильности оформления дел обеспечивает служба ДОУ организации.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов. Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А. В. Непогода, П. А. Семченко. - М.:Омега-Л, 2007. - с. 104-105

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях". То же

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.). То же

Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;

документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

Ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов помещаются в дела на общих основаниях;

в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело. Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А. В. Непогода, П. А. Семченко. - М.:Омега-Л, 2007. - с. 104-105

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.

В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

оформление реквизитов обложки по установленной форме (ГОСТ 17914-72);

нумерацию страниц;

составление заверительной надписи;

составление в необходимых случаях внутренней описи дела;

подшивку или переплет;

внесение необходимых изменений в обложку. Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А. В. Непогода, П. А. Семченко. - М.:Омега-Л, 2007. - с. 105

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте/

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Утверждена Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536//Консультант-Плюс

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (Приложение 5). В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и так далее).

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Частой ошибкой бывает, когда количество листов в деле указывается по номеру на последнем листе. Нельзя забывать, что в деле могут быть литерные и пропущенные номера. Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения / Л.С. Шатенштейн // Секретарское дело. - 2002. - № 2(27). - с. 17-21

Например: "В данном деле прошито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в том числе литерные листы 12а и 15а, №48, 49 и 58 были пропущены".

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (Приложение 6).

"Внутренняя опись документов дела : Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов" ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердые обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

В делах долговременного хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела с документами постоянного хранения подшиваются начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной? 1см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Такой способ прошивки предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке нужно следить что бы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться на скоросшивателе.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела.

На обложке дела (Приложение 4) указываются реквизиты:

наименование федерального органа исполнительной власти (организации);

наименование структурного подразделения;

номер (индекс) дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Реквизиты на обложке дела оформляются следующим образом:

наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел организации;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК архива;

дата дела - указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если приложения к документам сформированы в отдельное дело (том), его датой является дата регистрации основного документа, к которому относятся приложения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систе­матизация документов внутри дела.*

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с.З.

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого ис­полненного документа.

Правильное распределение документов в дела имеет огром­ное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходи­мых документов и их сохранность.

В настоящее время разработаны единые требования к фор­мированию и оформлению дел. Они изложены в Государствен­ной системе документационного обеспечения управления и Ос­новных правилах работы ведомственных архивов. Основанный на существующих нормативах порядок формирования, хранения и оформления дел должен закрепляться в инструкциях по дело­производству конкретных организаций, так как это дает воз­можность учесть специфику их работы и документации.

В небольших организациях дела формируются и хранятся централизованно у работника, отвечающего за делопроизвод­ство (например, у секретаря). В крупных учреждениях и орга­низациях дела формируют в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Распорядитель­ные документы, переписка руководителей и важнейшие внут­ренние документы формируются и хранятся в канцелярии или секретариате руководства.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих опера­ций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в опреде­ленной последовательности; оформление обложек дел.

Дела должны оформляться в соответствии с существующими правилами. На обложку выносится ряд данных, дающих пред­ставление о принадлежности документов к организации, их со­ставе и содержании, сроке хранения. На обложке каждого заво­димого дела помещается название организации полное и/или сокращенное, если оно официально признано, например: Рос­сийский государственный гуманитарный университет - РГГУ. Под ним пишется название структурного подразделения: Фи­нансовый отдел, Отдел кадров.

Под названием структурного подразделения указывается ин­декс дела по номенклатуре, например: Дело № 01-05, где 01 - это индекс структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела в номенклатуре.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. В случае появления новых документов из них формируется самостоятельное дело и его название (заголовок) вносится в номенклатуру дел под ре­зервным номером.

Большое значение имеет правильное расположение доку­ментов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с оп­ределенными принципами. Наиболее существенными и практи­чески наиболее удобными являются: вопросно-логический, хро­нологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьи­роваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопро­са. Такая систематизация совпадает с хронологическим располо­жением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фа­милии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, на­именования административно-территориальных единиц и т.д.

В нумерационном порядке группируют однородные докумен­ты, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируют в дела по видам доку­ментов и по хронологии (вместе с приложениями). Прика­зы по основной деятельности и по личному составу груп­пируют отдельно;

Протоколы группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам;

Переписку группируют за период календарного года и сис­тематизируют в хронологической последовательности: до­кумент-ответ помещают за документом-запросом;

Плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты по­ступления;

Документы в отчетах следует располагать в такой последо­вательности: пояснительная записка, отчет, приложения;

Годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и ме­сячных;

Финансовые денежные документы (кассовые ордера, аван­совые отчеты, выписки банка и др.) группируются по номерам. Аналогично располагаются квитанции, наклад­ные и т.п.;

Документы в личных делах размещают в такой последова­тельности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу; анкета, лис­ток по учету кадров; автобиография; документы об образо­вании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кад­ров; дополнение к личному листку по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел).

В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так как эти сведения записываются в дополнение к личному ли­стку по учету кадров.

Лицевые счета рабочих и служащих группируют в самостоя­тельные дела по алфавиту в пределах календарного года.

Обращения граждан формируют в отдельные дела, используя алфавитный порядок группировки.

Наряду с принципами систематизации документов при фор­мировании дел следует придерживаться основных правил, об­щих для всех категорий документов:

В дела подшиваются только исполненные документы. Не­исполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.* Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется пра­вильность его оформления: наличие необходимых подпи­сей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

* Основные правила работы ведомственных архивов, п. 2.2.3.

В дело включаются документы в одном экземпляре. Чер­новики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только чер­новики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание пер­вых экземпляров;

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоян­ных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Ес­ли приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

Толщина каждого дела не должна превышать 30- 40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Правильная группировка документов в дела и их системати­зация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.

Смотрите также: