Ваши действия:

1. Составляете реестр БСО, подлежащих уничтожению за ХХ.ХХ.ХХХХ.
2. В последний рабочий день месяца:
   • составляете акт на списание использованных БСО, в который включаете 9 БСО: 9 использованных, а испорченный не включаете, так как он хранится вместе с реестром.
   • в карточке-справке по МОЛ показываете расход 10 БСО и выводите остаток;
   • в приходно-расходной книге по 1 акту в графе «Списано» показываете 1 испорченный + 9 использованных БСО, выводите остаток.
3. Храните испорченный бланк и реестр.
4. Один раз в 12 месяцев проводите инвентаризацию.
5. Ждёте налоговую проверку и через месяц по приказу создаёте комиссию и действуете в соответствии с главой 4 Постановления МФ РБ от 18.12.2008 № 196 «Об утверждении Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учёта бланков строгой отчётности, признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь»:

«15. Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчётности сохраняются организацией (индивидуальным предпринимателем) вместе с составленным реестром бланков строгой отчётности, подлежащих уничтожению, по форме согласно приложению 6 в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства».

«16. Подготовка к уничтожению испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчётности начинается по истечении срока, указанного в пункте 15 настоящей Инструкции (по истечении месяца после налоговой проверки), по письменному разрешению руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, им уполномоченных. Для этой цели приказом назначается комиссия в составе должностных лиц организации (индивидуального предпринимателя), которая обязана проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчётности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.

В присутствии комиссии проверенные бланки строгой отчётности упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчётности по форме согласно приложению 7 с указанием серий и номеров бланков строгой отчётности, подлежащих уничтожению».

«17. Списанные бланки строгой отчётности оставляются на хранение в той же организации (у того же индивидуального предпринимателя). В трёхдневный срок акт на списание бланков строгой отчётности представляется на утверждение руководителю организации (утверждается индивидуальным предпринимателем). Руководителем организации акт утверждается в течение пяти дней после его получения».

«18. После утверждения акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчётности комиссией производится их фактическое уничтожение, о чём составляется акт об уничтожении бланков строгой отчётности по форме, утверждённой руководителем организации (индивидуальным предпринимателем).

Акт об уничтожении бланков строгой отчётности в трёхдневный срок утверждается руководителем организации (индивидуальным предпринимателем)».

С уважением, ЧП «ЛюксБаланс»

Акт о списании бланков строгой отчетности - документ, обязательный для использования организациями при осуществлении процедуры уничтожения БСО с прошедшим сроком хранения. Как его правильно составлять, вы узнаете из данной статьи.

Какие правовые акты регулируют процедуру списания бланков строгой отчетности?

Основной источник права, регулирующий процедуру списания БСО, - постановление Правительства от 06.05.2008 № 359. Его юрисдикция распространяется на все российские организации. Работа с БСО в государственных и муниципальных учреждениях должна осуществляться в соответствии с приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Но и для тех и для других организаций предполагается оформление актов о списании бланков строгой отчетности.

Посмотреть, можно ли вам воспользоваться БСО или нужно применять кассовый аппарат, можно в статьях:

Можно отметить, что в постановлении № 359, как и в других источниках права федерального уровня, не содержится положений, регулирующих то, какой должна быть структура соответствующих актов. В свою очередь приказ Минфина № 52н предписывает государственным и муниципальным структурам задействовать акт на списание бланков строгой отчетности конкретной формы, соответствующей номеру 0504816 по ОКУД.

Российские организации, не имеющие отношения к бюджетной системе РФ, при решении задач по списанию бланков БСО предпочитают:

• формировать акты, о которых идет речь, определяя их структуру самостоятельно (поскольку это не запрещено законодательством);
• пользоваться формой, которая обязательна для государственных и бюджетных учреждений в силу положений приказа № 52н.

Вне зависимости от методики формирования акта уничтожения БСО организация при проведении соответствующей процедуры должна следовать ряду положений постановления № 359. Рассмотрим их подробнее.

Порядок уничтожения бланков строгой отчетности в соответствии с постановлением № 359

В соответствии с п. 19 постановления № 359 организации обязаны хранить копии БСО или корешки бланков (отрывные части БСО, которые поставщик услуг оставляет у себя) в систематизированном виде в течение 5 лет и более. По прошествии отмеченного срока, а также после истечения месяца с момента проведения последней инвентаризации копии БСО или корешки бланков подлежат уничтожению. Основанием для данной процедуры должен выступать, как мы уже отметили выше, акт, составляемый комиссией, которая формируется руководителем фирмы либо ИП. Аналогичный порядок установлен и для уничтожения некомплектных либо испорченных БСО.

Нужно ли сразу списывать испорченные бланки строгой отчетности?

В соответствии с п. 10 постановления № 359 БСО должны заполняться четко, разборчиво. В бланках не должно быть каких-либо исправлений. В случае если они будут присутствовать в документе либо БСО будет заполнен неправильно, бланк должен быть перечеркнут и изъят из дальнейшего документооборота. Однако уничтожать его нельзя, вопреки распространенной точке зрения.

Испорченный БСО нужно приложить к соответствующей книге учета (которая может составляться по форме, соответствующей номеру 0504045 по ОКУД). По истечении 5 лет хранения испорченные бланки подлежат уничтожению в порядке, предусмотренном постановлением № 359.

Как мы отметили выше, многие российские организации, хотя это и не требуется по закону, предпочитают составлять акты уничтожения БСО на основе формы 0504816 по ОКУД. Скачать для акта на списание бланков строгой отчетности образец можно на нашем сайте.

Алгоритм составления акта списания бланков строгой отчетности по форме 0504816

В правом верхнем углу формы должно присутствовать слово «Утверждаю», строчкой ниже посередине пишем: «Руководитель учреждения», напротив оставляем место для подписи и ее расшифровки.

На следующей строке должна проставляться дата утверждения документа. Эти данные расположены справа.

Строчкой ниже, посередине страницы, должно присутствовать словосочетание «АКТ о списании бланков строгой отчетности», напротив него - место для проставления номера соответствующего документа.

Строчкой ниже, также посередине, следует проставить дату составления акта, ниже вписать слово «Учреждение», справа от него оставить пространство для указания названия организации. Строчкой ниже - вписать словосочетание «Материально-ответственное лицо», справа - место для указания его должности, фамилии и инициалов.

Справа относительно указанных выше двух строк можно вставить табличку из 5 строк. В первой - вписать слово КОДЫ, во второй - указать код формы, используемой в качестве основы, по ОКУД - 0504816. В следующих строчках может быть зафиксирована дата, а также ОКПО организации.

Коды ОКПО часто используются также во многих других отчетных документах, например в форме 2 бухгалтерского баланса, о заполнении которой можно узнать из статьи .

Строчкой ниже нужно вставить 2 табличные ячейки, расположенные на некотором расстоянии друг от друга. В первой будет фиксироваться дебет счета, во второй - кредит (ячейки должны быть подписаны соответствующим образом).

На следующей строчке нужно вписать словосочетание «Комиссия в составе» и справа оставить место для указания должностей, фамилий и инициалов сотрудников организации, входящих в данную комиссию.

Строчкой ниже можно вписать словосочетание «Назначенная приказом от», справа обозначить место для указания даты и номера соответствующего приказа, после этого вписать словосочетание «составил (-а) настоящий акт о том, что за период с», справа - обозначить место для указания начала периода, затем вписать предлог «по» и оставить место для указания окончания периода. Ниже следует вставить словосочетание «подлежат списанию».

Важнейшая часть акта - таблица

На следующей строке нужно расположить таблицу, состоящую из 4 столбцов. Первые 2 строчки в столбцах 3 и 4 следует объединить. Первые 2 столбца на уровне строчки 1 также нужно объединить.

В первые два объединенных столбца, расположенных на уровне строчки 1, следует вписать словосочетание «Бланк строгой отчетности». В столбце 1 на уровне строчки 2 пишем слово «Номер», во 2-м - «Серия». В столбце 3 на уровне объединенных строчек 1 и 2 следует вписать словосочетание «Причина списания». В строчке 1 столбца 4 должно быть словосочетание «Дата уничтожения (сжигания)». Столбцы 1, 2, 3 и 4 на уровне строчки 3 таблицы заполняем цифрами 1, 2, 3 и 4 соответственно.

В таблице нужно создать необходимое количество ячеек, расположенных ниже строчки 3. Во всей таблице текст должен быть ориентирован по центру.

На следующей строчке документа после таблицы следует вписать словосочетание «Председатель комиссии», справа от него зафиксировать место для должности, подписи, а также расшифровки.

Строчкой ниже нужно вписать «Члены комиссии», а справа оставить место для указания должности каждого члена, подписи и ее расшифровки. Необходимо скопировать участок формы, расположенный справа от словосочетания «Члены комиссии», несколько раз на строчках ниже в зависимости от количества членов комиссии.

На самой последней строчке формы следует обозначить место для указания даты составления документа - можно в левой части страницы.

Негосударственные организации, составляющие акты уничтожения бланков строгой отчетности самостоятельно, вправе отклоняться от рассмотренного нами варианта. Однако общий алгоритм составления этого документа должен соответствовать рассмотренному нами образцу.

Итоги

Процедура списания бланков строгой отчетности не представляет сложности, но нужно помнить, что форма акта, на основании которого предполагается списывать БСО, должна быть утверждена в учетной политике организации или ИП. Исключением являются организации государственного сектора. Для них обязательна форма, установленная приказом Минфина России № 52н.

Списание бланков строгой отчетности производится с соблюдением норм постановления от 6 мая 2008 года под регистрационным № 359. Нормативный акт регулирует процедуру снятия с учета и последующего уничтожения унифицированных бланков, относящихся к категории документов строгого учета. Для этих форм документации предусмотрена необходимость систематизации сведений в Книге учета БСО. Приказ Минфина от 30 марта 2015 г. № 52н вводит понятие Акта на списание БСО и приводит обязательную для бюджетных учреждений форму документа.

Как списать бланки строгой отчетности, когда и при каких условиях?

Формы строгой отчетности должны заполняться ответственными лицами разборчивым почерком и без помарок. Описка или ошибка в одном символе приводят к тому, что бланк будет испорчен. Дальнейшее использование его невозможно. В этом случае необходимо по диагонали перечеркнуть испорченный лист и изъять его.

Испорченный бланк строгой отчетности нельзя сразу уничтожать. Предварительно он должен быть списан. После окончания обязательного 5-летнего срока хранения документации строгой отчетности их разрешается ликвидировать. Хранение должно быть организовано в систематизированном порядке в опечатанных мешках.

Помочь в систематизации сведений о БСО может Книга учета бланков строгой отчетности. Она подлежит хранению на протяжении минимального5-летнего периода с момента, когда в ней была сделана последняя запись. К книге прикладываются корешки использованных ранее бланков, испорченные и устаревшие экземпляры документации. Как списать испорченный бланк строгой отчетности – для этого подходит алгоритм действий по списанию использованных документов.

Процедура по снятию с учета использованных, устаревших и испорченных бланков строгой отчетности предполагает прохождение нескольких этапов:

1. Как списать БСО – сначала требуется издать приказ о проведении инвентаризации таких бланков, формируется комиссия (в ее составе должно быть не менее 3 человек из числа сотрудников компании).
2. Проведение инвентаризационных мероприятий с составлением по их результатам инвентаризационной описи ИНВ-16. Данные, полученные в итоге инвентаризации по каждому виду бланков, сверяются со сведениями в Книге учета БСО. Они должны быть идентичными. При выявленном несоответствии заполняются сличительные ведомости. Ответственный работник дает пояснения касательно причин появления недостачи или излишков БСО. Назначается служебное расследование для идентификации виновных лиц, на которых в результате может быть наложено взыскание.
3. Списание испорченных бланков строгой отчетности осуществляет специальная комиссия, ее состав утверждается приказом руководителя. По истечении месячного срока после окончания инвентаризации копии БСО и корешки, испорченные документы уничтожаются.

Как списать бланки строгой отчетности – устаревшие и испорченные, использованные формы документов списываются в бухгалтерском учете двумя проводками:

• Д20 (26) – К10;
• – К006.

Уничтожать бланки можно вручную (процедура осуществляется силами комиссии по списанию) или с применением специальной техники (шредеров). Не запрещено обращаться за помощью в ликвидации БСО к сторонним организациям на возмездной основе.

Акт на списание бланков строгой отчетности – образец

Все предприятия при списании бланков строгой отчетности должны составлять Акт списания. Для бюджетных учреждений его форма унифицирована и утверждена приказом № 52н. Частные предприятия могут разрабатывать свой образец документа или воспользоваться рекомендованной законодательством формой.

Акт списания бланков строгой отчетности должен содержать обязательные сведения о:

• названии предприятия с приведенными его реквизитами;
• материально ответственном человеке;
• составе комиссии и приказе, утвердившего его;
• списке БСО, подлежащих списанию и уничтожению;
• дате изготовления формуляра.

Каждый такой акт подписывается участниками процедуры. Акт списания БСО – образец представлен формой 0504816. В табличную часть документа обязательно надо вписывать серии и номера списываемых бланков. Информация, заносимая в него, утверждается руководителем организации.