Предпочитают отдавать устные распоряжения своим работникам. Обычно эти распоряжения исполняются, при этом экономится время, бумага и иные ресурсы. Но не всегда это оптимальное решение.

В тех случаях, когда распоряжение не исполнено или исполнено плохо, невозможно привлечь нерадивого сотрудника к ответственности на основе устного распоряжения. Для того, чтобы избегать таких ситуаций, необходимо оформлять все распоряжения начальника в письменном виде. Любой письменный документ становится основанием привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Что такое распоряжение руководителя организации

Понятие и виды

Распоряжение руководителя – это особое предписание по вопросам управления предприятием, требующим оперативного разрешения. Это предписание касается отдельных категорий работников и узкой области деятельности организации.

Распоряжение относится к распорядительно-организационным формам управления организацией. Они бывают следующих видов:

• относящиеся к ограниченному периоду времени;
• охватывающими длительный период.

Пример распоряжения руководителя организации

Важные нюансы

• Если задачу следует выполнить в конкретные сроки, то их обязательно указывается в тексте распоряжения. Это позволит сотрудникам правильно распределить время и запланировать деятельность таким образом, чтобы решить проблему к назначенной дате.
• Если задача охватывает продолжительный промежуток времени, то следует указать конкретную и четкую цель, к которой должны двигаться сотрудники, указанные в распоряжении. Для достижения этой цели должны производиться определенные действия на основе внутренних нормативных актов.

Нечеткая формулировка, размытость задач и сроков приводит к тому, что у указанных работников снижается мотивация и исполнительская дисциплина.

Любое распоряжение должно быть обоснованным, то есть при его составлении требуется:

• указать норму закона, согласно которой составлялся данный документ;
• внести объективные обстоятельства, которые потребовали составления.

Наиболее эффективным является распоряжение, которое составлено четко, с конкретным указанием тех задач, которые должны быть решены.

Сравнение с приказом

Распоряжение руководителя организации (образец)

Выполнение РР

Работники, на которых возлагается задача исполнить распоряжение, должны быть уведомлены об этом. Им вручается или рассылается копия распоряжения. Оперативное доведение способствует быстрому и эффективному исполнению задач.

Руководитель компании может издавать распоряжения для того, чтобы проводить разрешение оперативных вопросов. Ниже вы можете найти образец оформления такого распоряжения. Как правило, такой документ касается интересов лишь небольшого количества сотрудников, а срок действия его ограничен.

Подготовить и оформить распоряжение можно практически в том же порядке, что аналогичные действия касательно , кроме того, имеет смысл ознакомиться со статьей о порядке . Эти вопросы уже были подробно рассмотрены на нашем ресурсе, и вы сможете легко найти интересующую вас информацию. Поэтому, не будем повторяться, а в случае необходимости вы сможете ознакомиться с данными по приведенным выше ссылкам на соответствующие публикации.

В данной статье мы поговорим о том, как составляются и оформляются распоряжения. Поскольку порядок работы с этими документами аналогичен действиям, проводимым с приказами, мы обсудим только различия.

Распоряжения оформляют на специальном . Первая часть текста этого документа должна содержать изложение причин, которые послужили для составления документа. Эту часть текста принято заканчивать словом «обязываю» или «предлагаю», написанным с новой строки или прописными буквами, то есть:

ОБЯЗЫВАЮ

ПРЕДЛАГАЮ

Также допускается печатать данные слова вразрядку и в продолжение строки. В документах федеральных органов власти подобное написание является обязательным. То есть таким образом: о б яз ы в а ю или же п р е д л а г а ю, а дальше идет основной текст. Документы также могут быть оформлены и без этих слов. В таком случае первая часть должна заканчиваться обычным двоеточием, а затем переходят непосредственно к распорядительной части документа.

Предлагаем вашему вниманию образец оформления распоряжения

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «Торонто»

(ЗАО «Торонто»)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. Мытищи

О замене регистрационного знака на служебном автомобиле Ford Focus

В связи с плохой читаемостью регистрационных знаков на автомобиле Ford Focus, которая усложняет их идентификацию,

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Водителя Петракова И.Ю. оформить замену регистрационного знака на автомобиле Ford Focus № С 284 ЕТ.
2. Бухгалтера Молитвину Г.Л. внести изменения в данные бухгалтерского учета на основании отметки в паспорте транспортного средства данного автомобиля.
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела обеспечения Брянского Л.А.

г. Нижнекамск

О назначении ответственных за автотранспорт лиц и выпуск автомобилей на линию в технически исправном состоянии

Для обеспечения сохранности, исправного технического состояния автомобилей и их безаварийной эксплуатации о б я з ы в а ю:

1. Назначить в качестве ответственных за обеспечение исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации следующих сотрудников:

Бородкина Е.С. за автомобиль Honda Civic № В 089 ОР,

Шумского Н.Т. за автомобиль Mitsubishi Lancer № Е 987 РА.

1. В случае служебной необходимости предоставить право управления данными автомобилями следующим сотрудниками отдела закупок:

Маркову Г.А. автомобилями Honda Civic № В 089 ОР, Mitsubishi Lancer № Е 987 РА,

Челищеву А.Д. автомобилем Honda Civic № В 089 ОР.

1. Назначить ответственным за проведение годового технического осмотра данных автомобилей, выпуск на линию автотранспортных средств в технически исправном состоянии, а также регистрацию автотранспорта ЗАО «Банановая роща» в органах ГИБДД специалиста отдела закупок Маркова Г.А., в его отсутствие специалиста отдела закупок Челищева А.Д.
2. Признать утратившими силу распоряжения ЗАО «Банановая роща» от 17.11.2011 № 62 «О назначении ответственного за автомобиль Honda Civic», от 03.03.2012 № 17 «О предоставлении права управления автомобилем Mitsubishi Lancer».
3. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на начальника отдела закупок Пальчикова В.В.

Мы уверены, что предложенные примеры распоряжения помогут вам с легкостью составить свой собственный документ, в соответствии с конкретными условиями вашей организации.

На сегодняшний день в стране действует масса самых различных организаций с определенной организационно-правовой формой, направлением деятельности, целью существования. Все они отличаются по размеру, количеству штатных единиц, занимаемой нише на рынке, функциями в социальной сфере и в других категориях. Но вне зависимости от всех этих критериев, все они ведут документооборот, как внешний, так и внутренний. В этой статье рассматриваются следующие образцы документов: распоряжения, приказы, постановления, решения начальства, их назначение, форма, бланки, а также реквизиты и нормативно-правовая база.

Делопроизводство и документооборот

Все компании сдают определенную отчетность, необходимую для их рода деятельности, а также ведут внутренний документооборот. важны не менее нормативно-правовых актов законодательства. Они определяют внутреннее устройство компании, ее организованность, подготовленность к различным ситуациям. Также в задачи внутренних приказов и распоряжений входит конкретизация прав и обязанностей работников и работодателя, определение правил внутреннего распорядка и многие другие аспекты деятельности фирмы. Именно внутренние акты, приказы и положения являются юридическим доказательством приема на работу, увольнения, перемещения, ухода в отпуск и других операций, связанных с сотрудниками.

Разнообразие внутренних документов

Существует несколько разновидностей внутренних документов, каждая из которых несет свои функции. Из них выделяют следующие виды: уставные, штатные, служебные документы, справки, протоколы, акты, договоры, положения, должностные инструкции, а также распорядительные документы. Распоряжение - образец документа, который относится к распорядительным. Также к этой группе относятся приказ и решение руководителя. Остальные виды документов отвечают за такие функции, как учреждение организации, установление прав и обязанностей ее участников, определение количества штатных единиц, их отношение к отделам и иерархия подчиненности. Справки, служебные записки и объяснительные могут касаться самых разных моментов в деятельности организации. Все они призваны упорядочить деятельность в соответствии с законодательством и внутренним режимом.

Для чего нужны распорядительные документы?

Как было отмечено выше, приказ, решение и распоряжение - образцы документов распорядительной группы. Они направлены на решение различного рода проблем и вопросов, возникающих в течение хозяйственной деятельности компании. Более подробное разъяснение по назначению можно представить следующим образом:

• Приказ - документ, издаваемый руководством организации в целях разрешения производственных и организационных вопросов компании. Различают несколько подвидов приказов по направлению действия: направленные на решение производственных вопросов (распределение финансов, управление работой отделов, снабжение и реализация), а также на управление человеческими ресурсами (отпуск, увольнение, перемещение, прием на работу, командировки, премирование и штрафы).
• Решение и распоряжение - образец документа, направленного на максимальную оперативность и эффективность исчерпания вопросов, связанных с производственной деятельностью. Обычно относится к узкому кругу лиц.

Порядок издания распорядительных документов

Порядок издания приказов, решений и распоряжений директора зависит от сферы деятельности компании, организационно-правовой формы, состава и количества учредителей, руководства, наличия в ней отдельных структур, подразделений и филиалов, а также обособленных организаций трудящихся. Чем меньше компания, тем проще происходит этот процесс. В организации с одним учредителем, в которой он же выступает в роли директора, издание распорядительного документа происходит без согласований, рассмотрений и отзывов других участников хозяйственной деятельности.

Всего выделяют восемь этапов издания приказов, решений и распоряжений:

• инициация издания распорядительного документа;
• обработка информации, законодательных актов и положений, правил, касающихся вопроса;
• подготовка проекта документа;
• согласование проекта;
• доработка и поиск компромисса;
• подписание;
• регистрация во внутренних регистрах делопроизводства;
• информирование заинтересованных лиц о содержании документа.

Регламент составления

Для того чтобы издать распорядительный документ, необходимо наличие основания. Таким может выступать плановая операция, служебная записка от руководителя отдела, акт сторонней организации, инициатива работодателя. Далее на этом основании необходимо собрать всю необходимую информацию из самых разнообразных источников: архивы внутренних и внешних документов, законодательные акты и даже публикации в СМИ. Главное условие - информация достоверная, актуальная и достаточно полная для вынесения решения. Подготовкой проекта может заниматься группа лиц либо один специалист. Обычно это задача возлагается на юридический или кадровый отдел. Проект не имеет юридической силы, а в процессе разработки может неоднократно меняться, подстраиваясь под требования различных структур.

Согласование документов

После процедур по инициации, сбору и анализу информации, а также разработки проекта, необходимо согласовать проект документа со всеми заинтересованными лицами: представителями профсоюза, руководителями отделов, учредителями. Если какие-то из этих структур не согласны с представленным проектом, необходимо прийти к компромиссным решениям и внести соответствующие изменения. После подписания документ регистрируется, ему присваивается внутренний порядковый номер. Бланки документов, касающихся административных или организационных вопросов в хозяйственной деятельности, должны храниться в архивах не менее пяти лет. Документы, относящиеся к функционированию организации в целом, ее распорядку и основным положениям, должны храниться на протяжении всего срока деятельности компании. Пример распоряжения, относящегося к таким документам, - об основании общества.

Состав документа

Любой пример распоряжения состоит из двух логических частей: преамбула и распорядительная часть. В первой отражается суть проблемы, вторая содержит решение руководящего состава по этому поводу.

К оформлению распорядительных документов имеются определенные требования. Они подробно обозначены в ГОСТе Р 6.30-2003. Он определяет обязательные реквизиты: наименование организации, ее организационно-правовая форма, наименование документа, данные директора, а также всех участвующих в согласовании сотрудников и их должности, дата, номер и срок действия документа. Оформляются приказы, решения и распоряжения на фирменном бланке документов организации.

В современном мире наемная работа – настоящая основа экономики многих стран. Если относительно деятельности малых компаний все обстоит предельно просто, то вот в организациях с разветвленной системой правоотношений у работников могут возникнуть трудности с правильным той или иной документации. В сегодняшнем материале наш ресурс облегчит жизнь сотруднику подобной организации, а именно – ее генеральному директору, обучив его всем азам и тонкостям составления распорядительных документов.

Генерального директора – это документ-сообщение, направленный в адрес сотрудников и содержащий какое-либо предписание к ним. Последнее, к слову, может касаться как оперативных работ, связанных с управлением предприятия, так и более долгосрочных или узкоспециализированных целей. С учетом постановки и срочности выдвигаемого распоряжения выделяют следующие виды данного документа:

• устный
• телефонограмма
• письменный

Если с первыми видами распоряжений разобраться не столь сложно, то относительно письменной формации документа нередко возникают вопросы, которые детально рассмотрены ниже.

Отметим, что письменное распоряжение генерального директора необходимо в любом случае, когда суть задаваемых сотрудникам целей довольно существенна и значима для организации. Учитывая данный нюанс, при составлении подобной бумаги просто недопустимо неопределенное, расплывчатое и неточное обозначение задачи. Важно понимать, что во многом от того, как распоряжение воспримут сотрудники, будет осуществляться достижение целей, указанных в нем.

Максимально эффективно воздействовать на адресатов распоряжения генеральный директор может несложным образом, а именно – грамотной постановкой задачи или их комплекса. Чтобы провести обозначение целей в документе именно так, необходимо:

• Во-первых, определиться с тем, на какое время или до достижения каких результатов будет ставиться задача. Данный крайне важно упомянуть в распоряжении.
• Во-вторых, доступно и четко обозначить задачу, а также действия, исполнение которых со стороны работников гарантирует достижения поставленных целей.
• В-третьих, в части распоряжения, где рассматривается постановка конкретной задачи, обязательно нужно делать отсылки к внутренним нормативным актам предприятия, объясняющие сотрудникам организации, почему они должны достичь поставленных целей.

Структура документа

Теперь, когда с базовыми и правилами постановки задач в распорядительных документах все понятно, важно обратиться к наиважнейшему моменту в составлении таких бумаг – рассмотрению их структуры.

Отметим, что никакие законодательные акты в РФ и странах СНГ порядок оформления распоряжения гендиректоров или иных полномочных лиц предприятия не регламентируют. Из этого следует крайне простой вывод: распорядительный документ составляется руководителем в свободной форме.

Несмотря на это, важно понимать, что структура распоряжения должна быть спроецирована правильно, то есть таким образом, чтобы его адресаты быстро уловили всю суть направленной им бумаги и преступили к достижению поставленных задач. Как показывает практика, наиболее удачная структура распорядительной бумаги от директора выглядит так:

• на самом верху – регистрационные идентификаторы данного документа (номер, место составления, дата издания и вступления в силу, область действия, наименование лица, его издающего и т.п.)
• чуть ниже, по центру или с левой стороны – главный заголовок, отражающий общую суть распоряжения
• опять ниже, по всей ширине листа – основное (постановка целей, даты, в которые ожидается их исполнение, отсылки к нормативным актам предприятия и т.п.)
• в самом низу документа, в левом углу – подпись генерального директора (печать, расшифровка, если подобный порядок принят на предприятие), подписи и отметки о согласовании, ознакомлении с распоряжением со стороны лиц, отмеченных в распоряжении в качестве ответственных за что-либо, и информация об исполнителях распоряжения

Зачастую распорядительная документация составляется на листе формата А4 или фирменном бланке организации, после чего распространяется по предприятию удобным для создателя способом. В тексте документа нежелательно наличие оскорблений в чью-либо сторону, нецензурной брани, помарок и ошибок. Вся информация в распоряжении должна быть доступная к пониманию, отражена грамотно и лаконично.

Каких-либо дополнительных требований по структуре и содержанию распоряжения гендиректора выделить, пожалуй, не получится, поэтому при составлении данного документа настоятельно рекомендуем придерживаться положений, описанных выше.

Тонкости оформления распоряжения гендиректора

Резюмировав материал из предыдущего пункта статьи, можно констатировать – особых сложностей в составлении и грамотном оформлении распорядительной документации от лица директора нет. Однако отметить наиболее значимые тонкости создания документа подобного рода будет не лишним, что сейчас и будет проделано:

Образец

В завершение сегодняшней статьи давайте рассмотрим распоряжения генерального директора, который вкупе с представленной выше информацией можно и даже нужно использовать при составлении документов подобного рода. Итак, пример следующий:

Сотрудникам ООО «Брол» от генерального директора – Петрова Павла Ивановича,

О поднятии темпов производства на нашем предприятии

В связи с упадком в темпах производства, по сравнению с предыдущими периодами деятельности организации, руководствуясь нормативными актами ООО «Брол»,
ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести пересмотр показателей производства за последний полугодовалый период времени.
2. Преподнести мне письменно оформленный пересмотр.

С данным приказом ознакомить управляющего отдела кадров – Игошкина Дмитрия Мстиславовича, для дальнейшего распространения документа внутри организации до его адресатов. Результаты по достижению поставленных задач должны быть предоставлены исполнителями распоряжения не позднее 12 марта 2017 года, иначе к ним будет применена , рассмотренная в нормативных актах нашей организации.

Издал данное распоряжение генеральный директор ООО «Брол» — «ПОДПИСЬ» «ПЕЧАТЬ».

Исполнитель:

• глава производственного отдела – Иванова Марта Владимировна, служебный телефон: 12-1-12.

Только четкая и доступная регламентация распоряжения от генерального директора способна правильно замотивировать сотрудников организации на достижение конкретных задач, поэтому игнорировать составления данной бумаги не стоит. В противном случае распорядительный документ получится «слабым для понимания» и на должную мотивацию среди его адресатов надеяться будет очень опрометчиво.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

• Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
• Подготовка проекта приказа
• Согласование проекта со специалистами
• Подписание приказа руководителем

Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

• Наименование вида документа – ПРИКАЗ
• Дата (датой приказа является дата его подписания)
• Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
• Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
• Текст

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей , указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа, распорядительной , начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут:

• «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
• «что сделать» (указывают конкретную работу)
• «в какие сроки»

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

• Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
• Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
• Отметка об исполнителе

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

Образец приказа:

«АБСОЛЮТ» П Р И К А З 20.05.2001 № 23 __ Об образовании юридической В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе: Главного юрисконсульта – 1 штатная единица Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы 2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001. Главный бухгалтер Помощник генерального директора по коммерческим вопросам Главный юрисконсульт Антонова 265 76 88

Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п.

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.

Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

• Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ
• Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»

Образец указания:

Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» УКАЗАНИЕ _______________№______________ О введении в эксплуатацию автоматизированной системы документационного обеспечения управления На основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)» ПРЕДЛАГАЮ: 1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л. обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001. 2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы. 3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001. Генеральный директор В.С.Семенов Руководитель службы ДОУ В.Н.Кораблева Смирнова 233 45 80

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности фирмы

Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжением директором или его заместителями.

Распоряжение оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

• Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ
• Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»