Ведение кассы в обособленном подразделении без открытия расчетного счета таит в себе много споров, поскольку в Положении ЦБР «О кассовых операциях» от 12.10.2011 N 373-П не совсем ясно прописаны некоторые важные организационные моменты оформления кассовых документов. Рассмотрим наиболее важные из них.
Для начала определимся с организацией деятельности в обособленных подразделениях. Организация или ИП имеет 2-3 обособленных подразделения, без открытия расчетных счетов. При этом кассиров нет, но есть продавец или несколько продавцов. Выручку обычно собирает материально-ответственное лицо со всех точек и сдает ее на расчетный счет головной организации. Как в этом случае правильно вести кассу? Выписывать ли ПКО и РКО на каждую операцию? Вести ли кассовую книгу в каждом подразделении отдельно? Какие документы оформить, если на точках нет ККМ?
Конечно, как и в обособленных подразделениях с открытым расчетным счетом, вы можете вести кассовую книгу, и, соответственно, выписывать приходники и расходники с последующей передачей листа кассовой книги в головную организацию не позднее следующего дня, как этого требует Центробанк в своем письме N 29-1-1-6/3255 от 4 мая 2012 г., хотя у вас и нет расчетного счета. Но письмо не имеет юридической силы и носит лишь рекомендательный характер, хотя налоговики в своих претензиях будут ссылаться именно на это письмо (письмо Минфина № 03-02-07/1-242 от 08.10.2012 и №АС-4-2/15195 от 12.09.2012). К тому же, если в обособленном подразделении установлен кассовый аппарат, вы ведете журнал кассира-операциониста (КМ-4), форму КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста» и форму КМ7 – «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации». Помимо всего, вы должны составить приказ о выполнении функций кассира продавцом (чтоб было, кому оформлять и подписывать кассовые документы). Это идеальный вариант для налоговой, но очень неудобный для компаний.
Удобный способ для предпринимателей при организации кассовых операций в обособленных подразделениях без расчетного счета – вести одну кассовую книгу в головном предприятии. При этом ежедневно выписывать ПКО в головной организации на сумму выручки, сданной из торговой точки. Можно в учетной политике прописать, что выручка сдается в течение, например, трех дней, хотя по Положению кассовые документы должны оформляться в момент совершения операции. В головной организации собирается выручка со всех торговых точек, заполняется отдельный ПКО по выручке каждой торговой точки, и сдается в банк на расчетный счет, выписав один РКО.
Раньше одна организация могла вести только одну кассовую книгу. Сейчас количество книг не ограничено, но это должно быть отражено в учетной политике.
Кто собирает и сдает выручку? Эти обязанности возлагаются на материально ответственное лицо, которое ежедневно объезжает точки, расписывается в журнале ККМ (если применяется) и сдает деньги в банк общей суммой. Затем МОЛ возвращается в головную организацию, отчитывается перед кассиром за сданные деньги, а кассир выписывает ПКО на суммы с торговых точек, указывая в основании: «Выручка от продажи того-то (в зависимости от специфики вашей деятельности). Также кассир выписывает РКО на основании квитанции банка (объявления на взнос наличными).
Какие документы остаются в обособленном подразделении? Если вы применяете ККМ и не ведете кассовую книгу, то вы ведете журнал кассира-оперециониста, где есть графы о подписи кассира, что деньги сдал, и МОЛ, что деньги принял (графы 16 и17). К тому же, можно приложить к товарному отчету квитанции от ПКО.
Если вы ведете кассовую книгу, тогда в обособленном подразделении остаются все ПКО и РКО и первые листы кассовой книги (вторые сдаются в головную организацию).
Вести ли кассовую книгу в обособленном подразделении отдельно или нет, решать вам. Все равно без споров здесь не обойдется. Только все особенности организации кассовых операций в вашей компании опишите в учетной политике.
Теперь несколько слов о лимите кассы. Поскольку у обособленного подразделения нет кассовой книги, то выделять отдельный лимит на конкретную торговую точку нет смысла. Поэтому лимит по обособленным подразделениям без кассовой книги определяется в целом по всей организации.
Таким образом, ведение кассы в обособленном подразделении, не имеющего расчетного счета, таит в себе много подводных камней. Но в любом случае, при спорных в законодательстве моментах суд принимает сторону налогоплательщиков.
Правила заполнения ПКО, РКО и кассовой книги читайте .
Все об учете кассовых операций смотрите .
Бесплатная книга
Скорее в отпуск!
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".
Множество компаний осуществляет прием наличных денег от покупателей через структурные подразделения, расположенные вне места их государственной регистрации. Это может быть торговая сеть или пункты оказания услуг населению. Нередко каждую подобную «точку» обслуживает один-единственный работник. Следует ли в таком подразделении вести отдельную кассовую книгу?
К сожалению, простого и понятного от-вта на этот сугубо практический вопрос мы не найдем ни в базовом нормативном документе - Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации утвержденном Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П (далее – Положение), ни в официальных разъяснениях Банка России, Минфина России или Федеральной налоговой службы.
Попытаемся разобраться самостоятельно.
Читаем нормативный документ
Положение (абз. 2 п. 1.2) буквально устанавливает следующее: обособленное подразделение (филиал, представительство) юридического лица, для совершения операций которого юридическим лицом открыт банковский счет, устанавливает лимит остатка н а л и ч ны х де нег. Но кол ь с коро дол жен быт ь лимит, наличествует и касса (абз. 1 п. 1.2 Положения). Кассовые операции подлежат отражению в кассовой книге (абз. 9 п. 2.6 Положения). А если обособленное подразделение ее не ведет?
Невнесение записей в кассовую книгу рассматривается как неоприходование в кассу наличных денег (абз. 2 п. 6.1 Положения). Оно расценивается как административное правонарушение и влечет за собой весьма внушительные штрафы (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Контроль за полнотой учета выручки денежных средств осуществляют территориальные налоговые инспекции (п. 5 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, утв. приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н). Поэтому каждой компании, работающей с наличными деньгами вне места своего нахождения, важно определиться с «кассовыми» обязанностями работников своих подразделений.
Так в каком же значении в Положении применено понятие «обособленное подразделение»?
Лингвистический анализ
Для начала разберемся в конструкции «обособленное подразделение (филиал, представительство) юридического лица (далее – обособленное подразделение)», использованной в Положении. При перечислениях скобки в нем применяются не в целях уточнения (конкретизации, сужения) первого из перечисляемых терминов, а для обозначения альтернативных или дополнительных к нему вариантов. Об этом свидетельствуют многочисленные примеры из текста:
- банковский платежный агент (субагент);
- печать (штамп);
- кассовая книга (книга учета принятых и вы данных кассиром денежных средств);
- расчетно-платежная ведомость (платежная ведомость);
- расходный кассовый ордер (расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость);
- наименование (фирменное наименование);
- приходный кассовый ордер (расходный кассовый ордер);
- полученные (выданные) наличные деньги.
Значит, «филиал» и «представительство» – это не расшифровки или пояснения к «обособленному подразделению», тем более что любой объект из интересующего нас перечня – «обособленное подразделение», «филиал» и «представительство» – в целях применения Положения обобщенно именуется обособленным подразделением (с помощью оговорки «далее»). Казалось бы, обособленное подразделение в «кассовом» понимании не сводится к общеустановленному значению термина «обособленное подразделение».
Справочно
Обособленное подразделение юридического лица непременно характеризуется расположенностью вне места его нахождения.
Формальный лингвистический анализ вынуждает нас признать, что обособленное подразделение, филиал и представительство – равноценные с точки зрения Положения понятия. А потому невозможно согласиться с мнением, что обособленными подразделениями в Положении считаются лишь филиалы и представительства.
Перечень объектов
Следующий шаг – разберемся со смыслом каждого из самостоятельных объектов – «обособленное подразделение», «филиал», «представительство».
На первый взгляд, речь идет о территориальной обособленности, которая характеризуется адресом, отличным от адреса государственной регистрации компании.
Бухгалтеры склонны рассматривать обособленное подразделение в специальном значении, придаваемом этому термину налоговым законодательством. Главным признаком такого обособленного подразделения является срок, на который в нем оборудованы рабочие места. И если рабочее место существует менее месяца, то обособленного подразделения оно не порождает. Однако не следует забывать об ограниченном применении этого критерия. Такой признак обособленного подразделения, как срок, «работает» лишь в актах законодательства о налогах и сборах. Об этом прямо сказано в абзаце 1 пункта 2 статьи 11 Налогового кодекса. Положение, принятое Банком России, к подобным актам не относится (п. 1 ст. 4 НК РФ). Оно предназначено для организации наличного денежного обращения (ст. 34 Закона от 10 июля 2002 г. № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»).
Поясним сказанное на конкретном примере. Предположим, компания открыла торговую точку без определения срока и она функционирует менее месяца. С точки зрения налогового законодательства обособленного подразделения у нее нет. Но это не означает, что такового не имеется в целях соблюдения кассовой дисциплины. Эту позицию поддерживает письмо Минфина России от 8 октября 2012 г. № 03-02-07/1-242. В нем подчеркивается, что организация, в составе которой имеется «налоговое» обособленное подразделение, подлежит постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения такого подразделения. Но факт такого учета не может влиять на порядок ведения кассовых операций.
Определения терминов
Характеристики интересующих нас терминов мы найдем в статье 55 Гражданского кодекса. А в ней нас поджидает удивительный сюрприз. Из формулировки статьи не следует, что обособленное подразделение юридического лица непременно характеризуется расположенностью вне места его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации (п. 2 ст. 54 ГК РФ). Это в налоговых правоотношениях территориальная обособленность специально оговорена, то есть имеет принципиальное значение.
Нетрудно представить себе обособленные подразделения, находящиеся по «юридическому» адресу компании. Скажем, в одном задании, ей принадлежащем, могут размещаться несколько магазинов разного профиля (например, реализующих продукты питания и спортивные товары), ресторан и т. д. Под каждый вид деятельности выделено отдельное помещение, но в ЕГРЮЛ этот факт не отражается.
Филиал и представительство – особые разновидности обособленных подразделений. Они должны быть, во-первых, расположены вне места нахождения юрлица, а во-вторых, непременно указаны в его учредительных документах.
В итоге мы выявили источник трудностей в понимании требований Положения. И пришли к выводу: территориально-адресный признак – не обязательный критерий обособленности.
По мнению автора, в Положении филиалы и представительства выделены с тем, чтобы подчеркнуть гражданско-правовой статус обособленных подразделений. Но делать это было даже не обязательно. Ведь филиалы и представительства – тоже обособленные подразделения. А вот мнение отдельных специалистов, что Положение определяет обособленные подразделения как филиалы и представительства, является заблуждением.
Внимание
Если подразделение ведет кассовые операции, оно обязано вести и кассовую книгу. Причем использовать банковский счет вовсе не обязательно.
Роль банковского счета
В Положении сказано, что лимит устанавливают обособленные подразделения, для совершения операций которых юридическим лицом открыт банковский счет. Эта формулировка послужила еще одним источником разногласий. Казалось бы, если счет для обслуживания подразделения специально не открывался, то нет оснований и устанавливать лимит. Ну и соответственно – вести кассовую книгу.
Но Банк России возражает против такого толкования. В письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255 он разъясняет, что требование о ведении кассовой книги должно соблюдаться каждым обособленным подразделением, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением. Эту позицию взяли на вооружение налоговые органы (п. 1 письма ФНС России от 12 сентября 2012 г. № АС-4-2/15195).
Спорить с этой точкой зрения трудно, поскольку владельцем счета выступает не обособленное подразделение, а юридическое лицо. Возможность использования счета работниками подразделения устанавливается компанией и извне, со стороны банка, не ограничивается.
Если подразделение ведет кассовые операции, оно обязано вести и кассовую книгу. Причем подразделению для соблюдения лимита использовать банковский счет вовсе не обязательно. Сверхлимитную наличность можно сдавать и в головную кассу (абз. 2 п. 1.5 Положения).
Выводы
В итоге остается единственный критерий наличия кассы – совершение подразделением кассовых операций. Ну а кассовые операции – это операции по приему наличных денег, включающие их пересчет, и выдаче наличных денег (абз. 2 п. 1.1 Положения). И если такие действия осуществляются непосредственно в обособленном помещении, причем для этого назначены ответственные лица, то подразделение обязано вести кассовую книгу.
Приходится признать, что главный признак обособленности – организационный. Ведь касса – это место для проведения кассовых операций, определенное руководителем юридического лица (абз. 1 п. 1.2 Положения). По мнению автора, налоговые споры по неведению кассовой книги обособленным подразделением перспектив не имеют. Радует лишь то, что обязанности по специальному оборудованию и укрепленности касс ушли в прошлое.