Инструкция

При поступлении заявления от сотрудника проверьте, чтобы на нем стояла дата и подпись самого сотрудника, а также от его непосредственного начальника. Для регистрации на самом документе напишите «Получено», поставьте текущую дату приема заявления . Далее укажите должность того, кто регистрирует документ, напишите регистратора и поставьте подпись.

В соответствующих полях журнала внесите сведения о дате поступления, полном имени сотрудника, подавшего заявление. Для крупного предприятия необходимо также дополнительно указать структурное подразделение и табельный номер . Далее укажите суть документа (увольнение, отпуск или другое). В отдельном поле запишите резолюцию руководителя, проставленную на заявлении.

При поступлении любого заявления по необходимо заполнить входящей корреспонденции. Присвойте заявлению порядковый номер входящего документа. В журнале укажите дату его получения, полное наименование и адрес отправителя, а также сотрудника, расписавшегося в принятии письма. Таким же образом отметьте в журнале документа и конечную резолюцию по нему руководителя. Входящий документ необходимо зарегистрировать сразу же по его прибытии.

Источники:

• как регистрируется документ
• Заявления, представляемые на государственную регистрацию

Регистрация входящего документа – это фиксация факта получения документа в организации. Будь то бумажный документ или электронный, ему необходимо присвоить регистрационный индекс и сделать отметку о его получении в регистрационных формах. Это необходимо для контроля за исполнением документации и облегчения поиска нужной информации.

Вам понадобится

• - компьютер с доступом в интернет;
• - браузер.

Инструкция

Запустите программу «СБ Входящие документы », чтобы провести регистрацию входящего документа. Нажмите кнопку «Добавить», чтобы внести документ. Выберите команду «Новый документ», присвойте порядковый номер . Заполните поле «На чье имя», по умолчанию это директор организации, если получатель документа другой, нажмите кнопку справа от поля и внесите другой элемент в справочник, например, заместитель директора. Выберите тему документа, для начала внесите ее в справочник. Щелкните по черной стрелке, в пустой строчке введите тему документа. Нажмите кнопку «Закрыть», далее выберите введенную тему в поле.

Присвойте документу код, чтобы дополнить регистрационный индекс, далее установите дату получения документа, ее же нужно проставить на входящем документе, далее присвойте входящий номер документа, его тоже нужно отметить на самом документе. Далее перенесите с входящего документа его дату и номер. Регистрация входящего документа от физического лица возможна, нажмите кнопку «Физическое лицо» и введите данные о нем.

Заполните поле «От кого», чтобы зарегистрировать входящий документ. Щелкните по черной стрелочке и добавьте в справочник отправителя, или выберите в этом поле уже существующего. Далее заполните поле «Краткое описание и резолюция». Здесь внесите суть документа, а также резолюцию руководителя (что нужно сделать, в какие сроки). Заполните поле «Кому направлен», это облегчит дальнейший контроль за исполнением документа. Внесите эту информацию из резолюции руководителя. Заполните поле «Кто подписал», добавив сначала должностное лицо в соответствующий справочник. Выберите дату контрольного срока исполнения в соответствующем поле. Это позволит программе напомнить о приближающихся сроках исполнения документа. Заполните дату исполнения документа. Загрузите документ в систему, нажав кнопку «Обзор». Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы завершить регистрацию входящего документа.

Запустите альтернативную программу, чтобы зарегистрировать входящий документ. Программы для электронного документооборота подразумевают аналогичную последовательность действий с регистрацией входящих документов. Используйте такие программы, как «Делопроизводство», «Евфрат», «Дело».

Видео по теме

Поступающие в организацию документы подлежат учету. Обычно регистрация входящих писем – задача канцелярии, но в небольших коллективах эту обязанность часто возлагают на секретаря. Методика оформления корреспонденции, как правило, подробно описывается во внутренней инструкции по делопроизводству. Если же она отсутствует, при обработке новых документов нужно придерживаться определенного порядка действий.

Вам понадобится

• - журнал регистрации входящей корреспонденции;
• - штамп «Входящее письмо».

Инструкция

Внесите сведения о поступивших письмах в журнал регистрации входящей корреспонденции. Он может быть электронным или традиционным (бумажным). Заполняя электронные формы, следуйте рекомендациям разработчиков программы. Компьютерные системы облегчают канцелярский труд, помогает быстро найти нужную информацию. Однако, в них важна унификация, строгое соблюдение правил ввода сведений, иначе документ может затеряться в базе.

Традиционный журнал регистрации купите в типографии или оформите самостоятельно в тетради формата А4. Главное требование к нему – простота поиска, наглядность и аккуратность заполнения. Удобно вести журнал в виде таблицы со следующими графами:1. Дата регистрации. Входящие письма учитывайте в день получения передавайте на рассмотрение руководителю, если в организации не принят иной порядок;2. Регистрационный номер. Этот атрибут документа состоит из номера папки-дела «Входящие документы» (по утвержденной номенклатуре дел организации) и порядкового номера (с начала календарного года) поступившего письма. Например, «№ 01-12-273», где 01-12 – номенклатурный номер дела, 273 – уникальный номер письма. Вся поступившая корреспонденция регистрируется один раз, независимо от количества поступивших позже копий, в том числе электронных;3. Автор письма (организация, частное лицо), например, «ООО «Встреча» или «Администрация области, заместитель главы В.С.Сидоров» и т.д.;4. Тема документа. Эту графу можно заполнить сведениями из заголовка письма или кратко сформулировать основную мысль после его прочтения. Пишите так, чтобы позже вы могли легко вспомнить, о каком именно документе идет речь, и объяснить это коллегам. Например, «О заключении договора на транспортные услуги» или «О предоставлении сведений по налогу на прибыль до 12.12.2011» и т.д.;5. Исполнитель. Графу заполните после получения визы руководителя. Впишите фамилию сотрудника, который будет готовить ответ. Здесь же пометьте срок исполнения. Дату ответа на срочное письмо выделите цветным маркером или подчеркните.6. Примечания. Здесь вы можете делать отметки о выполнении поручения руководителя, или указывать наличие важных приложений к письму, или помечать количество копий, находящихся у сотрудников в работе.

Регистрационные журналы улучшают документооборот компании, обобщая и сопоставляя сведения об отдельных группах оформляемых и входящих документов. Для учета утверждаемых приказов о предоставлении отпусков персоналу может применяться отдельный журнал регистрации отпусков, о котором мы и расскажем в данной статье.

Необходимость ведения и заполнения журнала

Журнал является частью кадрового делопроизводства и отражает данные обо всех оформленных приказах на отпуск. Отпуск может быть предоставлен сотруднику на основании ТК РФ, а также в соответствии с внутренними локальными актами компании, коллективным договором, трудовым соглашением и иными документами, определяющими дополнительные отпускные периоды в различных ситуациях.

Для оформления приказа может быть использована типовая форма– Т-6 или Т-6а. Первая форма применяется в отношении одного работника, вторая – группы сотрудников. Читайте также статью: → “ ». Право работодателя создать собственные формы для оформления предоставляемых отпусков, закрепив подготовленный бланк в своей внутренней документации и учетной политике.

Если отпуск предоставляется в период, отличный от закрепленного в графике, то достаточно только заявления работника.

Форма журнала регистрации приказов на отпуск

Оформлением приказов о предоставлении отпускных периодов занимается сотрудник, у которого в обязанностях прописана данная функция. Обычно это сотрудник кадровой или иной службы, отвечающей за взаимосвязь с персоналом.

Ведением журнала учета также обычно занимается специалист по кадровым делам, в разных организациях должность такого работника может именоваться по-разному. Главное, чтобы в обязанностях данного сотрудника была указана необходимость учета утверждаемых кадровых приказов о предоставлении отпусков и фиксации сведений о них в специальном журнале учета.

Форма журнала произвольная, может включать те графы, которые нужны конкретному работодателю для полного отражения необходимых сведений о предоставляемых отпусках сотрудникам.

Образец регистрационного журнала

Как правило, любой журнал или книга учета представляется в форме таблицы, в которую по порядку заносятся данные о создаваемых документах. Журнал для учета приказов на отпуск также может содержать табличную часть, в которой будут показываться сведения о приказе, виде предоставляемого отпуска, его длительности, а также самом отпускнике. Примерная форма журнала может содержать такие графы:

Наименование графы	Пояснения по заполнению графы
№ строки	Номер записи, традиционно записи нумеруются последовательно, начиная с «1» и далее по порядку
Дата приказа	Число, месяц и год, которые указаны на бланке приказа, служащего основанием для отправки сотрудника в отпуск
№ приказа	Каждому приказу присваивается №, нумерация может быть различной. Законодательство данный вопрос не регламентирует, главное, чтобы не было повторений в течение календарного года. Номер может состоять из буквенных и цифровых обозначений, организация на основании своих предпочтений и нужд разрабатывает удобную и наглядную нумерацию.
Сведения о работнике	Достаточно предусмотреть графы для указания ФИО, должности и места работы (подразделения).
Вид предоставляемого отпуска	На основании ТК РФ каждый служащий имеет право на основной ежегодный отпуск. Кроме того, отдельные статьи ТК РФ, внутренняя документация фирмы, трудовой договор могут предусматривать предоставление иных дополнительных видов отпуска. В отношении каждого из указанных видов отдыха должен быть составлен приказ, подлежащий дальнейшей регистрации в журнале.
Даты отпуска	Начальная и конечная дата отпускного периода.
Длительность отпуска	Длительность всегда указывается в календарных днях. Сведения о датах и длительности периода отдыха берутся из приказа.
Основание	Список документов, на основании которых составлен распорядительный документ. Это может быть личная заявительная бумага от работника. При представлении отпуска по графику – указываются реквизиты графика отпусков. В отношении учебного отпуска – справка вызов из образовательного учреждения.
Примечание	Дополнительно можно предусмотреть графу для указания замечаний и пометок.

Каждая запись в журнал вносится на основании составленного и утвержденного приказа о предоставленном отпуске. Учет кадровых приказов с разным сроком хранения рекомендуется вести в отдельных журналах. В частности в рассматриваемом журнале можно регистрировать приказы, связанные с ежегодным основным отпуском (его предоставление, перенос, досрочное окончания в связи с отзывом), а также учебным отпуском, срок хранения которых составляет 5 лет.

Приказы, связанные с отпуском по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы должны храниться 75 лет, а потому их лучше зарегистрировать в отдельном журнале, например, по учету приказов по личному составу.

Помимо табличной части, любой журнал должен содержать обложку, на которой будут приведены общие сведения о том:

• Как называется журнал, какие документы в нем регистрируются;
• В какой организации ведется журнал;
• За какой период приводятся данные, обычно за такой период берется календарный год;
• Кто ответственен за ведение журнала (прописываются должности, ФИО).

Обозначенный журнал подлежит хранению в течение трех лет с момента последней регистрационной записи, внесенной в журнал. Об этом гласит п.Д ст. 358 Перечня, утвержденного Росархивом от 6 октября 2000 г.

Способ ведения журнала регистрации отпусков

Журнал для приказов об отпусках по общему правилу не является обязательным, он не запрашивается и не проверяется контролирующими органами. Его ведение необходимо, прежде всего, самой организации для обобщения и систематизации сведений, получения сводных и наглядных данных, собранных в одном месте.

Журнал позволит проследить последовательность издания приказов, не даст нарушить нумерацию, обеспечит непрерывность номеров. Кроме того, в некоторых случаях журнал пригодится для решения некоторых вопросов внутреннего или иного характера, например, для принятия решения о применении дисциплинарных наказаний, может быть представлен в суд в качестве подтверждения издания конкретного приказа, а также использоваться для иных целей.

Однако для применения в таких целях придется придать документу юридический статус, для этого нужен рукописный способ ведения, с нумерацией, прошивкой и скреплением печатью. Только в этом случае можно будет доказать, что в журнал не было внесено изменений, не были скорректированы даты, записи, не были удалены или добавлены страницы.

Организация вправе сама для себя определить, сколько журналов необходимо для организации грамотного учета распорядительной документации, будут ли делиться отдельные кадровые приказы между различными журналами или достаточно будет одного сводного документа.

В связи с отсутствием обязательности оформления журнала, его можно вести как в бумажном варианте, так и в электронном. Законодательство в отношении данного регистрационного документа строгих требований не предъявляет и порядок ведения не регламентирует.

Организация вправе организовать учет кадровых приказов в том виде, какой для нее удобен.

Обычно бумажная форма ведения журналов характерна в тех случаях, когда требуется постановка личных подписей ответственных или участвующих лиц, печати организации, а также для придания документу юридической значимости. Если такой необходимости нет, и журнал нужен только лишь для обобщения информации, учета и введения правильной нумерации, то его будет удобнее вести в электронном формате.

Бумажный вариант обычно скрепляется, нумеруется и прошивается. Все это делается для того, чтобы не потерялись и не перепутались листы журнала. Если журнал ведется в электронном виде, то для организации хранения его бумажного варианта в течение трех лет в конце года придется произвести распечатку электронного формата. Рекомендуется в локальном акте прописать способ ведения журнала регистрации, например, таким актом может быть Положение о кадровом производстве.

Поступившие письменные обращения к руководству предприятия от сотрудников, в которых они излагают свои намерения о будущих действиях в правовых отношениях с организацией, должны быть учтены в книге для фиксации внутренней документации.

Иногда для этого заводят отдельный журнал учета. Зачем нужно регистрировать письменные обращения работников, и кто это должен делать в компании — рассмотрим в нашей статье.

Зачем вести учет заявлений?

Заявления персонала являются юридическим документом и оказывают широкое влияние на решение различных вопросов в кадровой сфере. На бумаге сотрудник излагает просьбу или согласие о приеме на работу, предоставлении отпуска, увольнении, переводе и т. д. В законодательстве РФ о письменных обращениях рабочего к руководству в процессе трудовых отношений упоминается во многих нормативных актах. Особенно часто на них ссылаются в статьях ТК России.

В заявлении лицо лично описывает свой вопрос для согласования с работодателем. Во всех случаях обращения в нём обязательно присутствует:

• название структурного подразделения;
• занимаемые должности работодателя и сотрудника;
• фамилии с инициалами руководителя и подчиненного;
• дата составления документа;
• личная подпись обращающегося лица.

Для удовлетворения или отказа в просьбе, изложенной рабочим на бумаге, документ рассматривается руководителем, которому он адресован. Начальник описывает принятое решение в резолюции, которая служит основанием к созданию и оглашению приказа по личному составу предприятия.

При передаче письменного заявления от сотрудника к руководителю на нем указывают реквизиты о регистрационном номере и дате, когда человек сдал его в приемную. Запись о порядковом номере и дате получения данного документа от рабочего вносят в книгу регистрации.

Кто и когда ведет учет?

При внесении учетных записей в журнал происходит официальное подтверждение свершившегося факта получения письменного обращения от сотрудника. Фиксация даты приема с присвоением порядкового номера документу придает ему юридическую силу. До этого момента изложенные на бумаге мотивации по вопросам трудовых отношений между работником и руководством не имеют весомого значения.

Четких правовых оснований о ведении книги регистрации в законодательстве России нет, поэтому этот вопрос решается на уровне внутреннего документооборота по предприятию.

Заводить или нет такой журнал, должно быть указано в приказе о порядке ведения документации. Если организация имеет большой штат сотрудников, то его лучше оформить отдельным документом. Компаниям с небольшим можно регистрировать заявления в журналах внутреннего учета движения документов.

Регистрация заявлений при поступлении их к руководителю на рассмотрение и принятие решения проводится секретарем или работником отдела кадров . Ответственность за выполнение данной обязанности наступает по распоряжению руководства учреждения после ознакомления исполнителя под роспись.

Нужно учесть, что срок хранения работников, утвержденный Росархивом 06.10.2000, установлен в 75 лет . Поэтому заявления, автобиографии, копии приказов и журналы учета подлежат архивации и хранению на протяжении указанного срока.

Какие заявления регистрируются?

• о приеме на работу;
• об увольнении;
• на отпуск;
• об отгулах;
• о переводе на другое рабочее место;
• о других кадровых вопросах, связанных с трудовыми отношениями между сотрудниками и их работодателем.

Порядок заполнения документа

Поскольку общей унифицированной формы в трудовом законодательстве России не предусмотрено, то кадровые службы предприятий разрабатывают книгу в произвольной форме. Страницы в ней имеют вид таблиц, в которые построчно вносят данные о каждом полученном заявлении. В строку записывается следующая информация:

• номер по порядку и дата получения письменного обращения;
• занимаемая должность и ФИО заявителя;
• кратко излагают смысл документа (об увольнении, отпуске, отгуле, и т. д.);
• содержание вынесенной резолюции руководителя.

В книгу вносятся только такие графы, которые необходимы для дальнейшей работы. Учетные записи вносят постепенно, в порядке поступления каждого очередного документа и датируют числом предъявления его к рассмотрению.

Журнал шнуруется с указанием в заверительной надписи, сколько страниц в нем пронумеровано.

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, N 12

Вопрос: Где регистрируются заявления на увольнение и регистрируются ли они вообще? Обязана ли организация вести журнал или книгу регистрации заявлений работников и если да, то на основании чего это делается?

Д.П.Степанов

Ответ: Вопрос о регистрации заявлений в первую очередь связан с необходимостью определения момента, с которого следует исчислять срок предупреждения об увольнении.

Нужно сказать, что в случае если заявление поступило в форме письма с изложением причин увольнения и просьбой уволить или телеграммы с места проведения отдыха и т.д., то днем предупреждения следует считать день вручения уведомления почтовой службой. Но, как правило, работник просто подает заявление в произвольной форме. В таком случае датой предупреждения об увольнении считается дата поступления заявления.

В случае несовпадения этих дат работодателю важно зафиксировать данный факт. Оптимальный вариант для этого - все-таки составление соответствующего акта за подписью не менее трех должностных лиц, но если в организации введена система учета документации, которая позволит определить дату поступления заявления, то достаточно будет факта регистрации заявления в такой системе.

Зачастую работники, со своей стороны, требуют зарегистрировать заявление. Если в Вашей организации не предусмотрена такая регистрация, то достаточно вручить работнику копию заявления с датой его получения, заверенную подписью уполномоченного должностного лица (кадровика или секретаря). Такая копия будет служить для работника подтверждением даты его предупреждения работодателя об увольнении.

Вопрос же регистрации заявлений работников в специальном журнале или книге зависит только от принятой в организации системы документооборота. Правовых норм, обязывающих работодателя регистрировать каким-либо образом заявления работников, и, в частности, заявления об увольнении, нет.

Но необходимо хранить заявления об увольнении, поскольку ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" предусматривает, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными актами РФ, а также специальными перечнями документов.

Такие сроки установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000. В нем указано, что:

Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно;

Личные дела работников хранятся 75 лет.

О.В.Соболева

Подписано в печать

Журнал регистрации заявлений работников применяется на предприятии для организации учета всех заявлений. Он заводится с начала деятельности предприятия и ведется до конца его существования. Документ обычно заполняется секретарем предприятия или кадровым работником.

Как заполнять журнал регистрации заявлений работников

В журнале в обязательном порядке должны регистрироваться все заявления, поступающие от работников:

Заявление на отпуск.

Заявление на прием на работу.

На увольнение.

На переводы и т.д.

Оформляются записи по порядку с проставлением номеров документов

Личное заявление работника может быть написано собственноручно. Но в документе необходимо указать конкретные реквизиты: наименование вида документа, дата его составления, ФИО и должность заявителя, регистрационный номер документа.

Документ не имеет утвержденной унифицированной формы, поэтому ответственные работники заполняют его в произвольной форме. В основном журнал оформляется как таблица, каждая строка которой заполнена определенной информацией по отдельному документу.

В журнале указываются:

Номер заявления по порядку.

Регистрационный номер, если таковой имеется.

ФИО и должность заявителя.

Номер приказа руководителя по данному заявлению.

По усмотрению ответственного за ведение журнала лица в него можно добавить еще некоторые данные. Можно указать, куда будет передано заявление на хранение. Некоторые работнику добавляют графу Примечания.

Если возникла необходимость изменить запись в журнале, следует аккуратно зачеркнуть неверные данные, а рядом вписать правильные.

Особенности журнала регистрации заявлений работников

Без осуществления регистрации заявления, документ, по сути дела, не имеет юридической силы, так как сам факт его непосредственного создания и получения никем не зафиксирован.

Заявление начинает свое действие с того момента, как оно будет зарегистрировано с присвоением номера и оформлено в журнал.

Работник может потребовать от делопроизводителя или кадрового работника занести запись в журнал заявлений в его присутствии. В некоторых организациях просят расписку в получении заявления.

По закону журнал должен храниться в организации не менее 5 лет.

Все дополнительные вопросы Вы сможете задать бесплатно консультантам сайта.

Ниже расположен типовой бланк и образец журнала регистрации заявлений работников, вариант которого можно скачать бесплатно.