Этот вопрос задают себе все без исключения предприниматели, недавно открывшие предприятие и не разобравшиеся в тонкостях системы. Так сколько хранить документы ООО, год, два или больше? Подробно разобраться в этом вопросе можно прочитав по пунктам Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Сроки хранения бухгалтерских документов разные. Что можно сказать, объединяя все подпункты? Храниться бухгалтерские документы в ООО должны как минимум до тех пор, пока есть вероятность того, что налоговая проверка их может затребовать. Согласно статьи 89 Налогового Кодекса РФ проверке подлежит период, не превышающий трёх лет предшествующих решению о проведении этой самой проверки. То есть три года храним точно, а дальше начинается самое интересное.

Статья 23 НК РФ подпункт 8 пункта 1 отчетливо нас информирует о том, что плательщики налогов обязаны хранить документацию подтверждающую начисление налога четыре года и никак не меньше. Вот так господа. Не три года, а четыре аккуратно складируем бухгалтерскую документацию и следим, чтобы ни одна бумажка не потерялась.

Каким конкретно документам отдаём предпочтение и храним как зеницу ока?

• данные налогового бухгалтерского учёта;
• документы, подтверждающие доходы;
• документальное подтверждение расходов;
• подтверждение удержания налогов;

Бухгалтерский учёт также подтверждает правила хранения первичной документации. Согласно приказу « о бухгалтерском учёте» №129-ФЗ бухгалтерскую отчетность следует хранить так, как указано в правилах государственного архивного дела. Но не меньше чем пять лет после того как по ним составлялась бухгалтерская отчётность в последний раз.

Что же получается? А то, что хранить документы вы обязаны строго именно тот период, в который их может затребовать для проверки налоговая служба. То есть три года. Если в результате проверки у вас не окажется документов пятилетней давности, вас могут оштрафовать за ненадлежащее хранение документации и только.

Но не всё так просто и прозрачно в бухгалтерских и налоговых дебрях. Есть документация, которую хранить следует гораздо дольше тех сроков, о которых мы с вами только что рассуждали. Что это за документы?

1. Первичные документы на приобретение имущества. Эти документы сохраняем сколько угодно долго. Для чего это нужно. Во-первых, начисление амортизации. Во-вторых при продаже имущества нужно же где-то брать подтверждение его начальной стоимости7 также не забываем о налоге на имущество.
2. Основные средства. Для убыточных компаний статьей 283 НК предусмотрено правило уменьшения налоговой базы текущего периода за счёт убытков прошлого налогового периода. Естественно документация должна это подтверждать. Убытки можно учитывать десять последующих лет, а значит и документы должны находиться в должном порядке (статья 283 пункт 4). Налоговые инспекторы вправе затребовать для подтверждения данных по убыткам указанным в подаваемой декларации первичные документы, подтверждающие финансовый результат.
3. Для сельских предприятий, работающих с единым сельскохозяйственным налогом также необходимо хранить документы по убыткам в течение всего периода их списания. Статья 346,6 пункт 5 НК РФ.
4. Для лиц, работающих по так называемой «упрощёнке», ЕСН. Статья 346,18 пункт 7 НК Рф.
5. Для списания безнадёжной дебиторской задолженности также необходимо иметь в наличии подтверждающие первичные документы для налоговой службы. Уничтожение подтверждающих документов лишает компанию права признания безнадёжного долга в расходах, потому как сумму подтвердить будет нечем.
6. Про акционерные общества особо распространяться не будем, так как вопрос всё же звучал, как долго нужно хранить документы ООО, а не ОАО. Так вот если кратенько, то в ОАО хранить документы для налоговой отчетности – годовую бухгалтерскую отчётность, а также устав нужно столько, сколько существует компания. Если компания идёт под ликвидацию – документы направляются в государственный архив. Нужно соглашение, заключённое с архивом заранее на данную процедуру. Если такового договора не было – в архив попадает только документ по личному составу компании. Где будут храниться остальные документы, предстоит решить председателю ликвидационной комиссии, а может конкурсному управляющему.
7. Годовые отчёты по налогам компания обязана хранить не менее 10-ти лет. квартальные – пять лет, это при наличии годовых.
8. Если квартальных отчётов нет – месячные отчеты хранятся также не менее пяти лет.
9. Книги покупок и продаж, счета-фактуры следует хранить полных пять лет со дня последней записи в журнале. Пункт 15,27 «Правил ведения журналов учёта». В Перечне типовых управленческих документов есть пункт касаемо счетов-фактур, вот там говориться о том, что хранить эти самые счета-фактуры следует пять лет и точка.

Опять же, налоговые службы при проверках должны руководствоваться законодательством о налогах и сборах. А Перечень туда не входит.

Делам вывод : сколько же времени нужно хранить документы ООО? Получается, что никак не менее пяти лет, а по основным средствам так и вообще всё время существования компании. Считать срок хранения документов нужно с первого января, следующего за тем годом, когда они были созданы.

Как хранить бумажные документы?

В учётной политике предприятия должно быть прописано, как и где следует хранить документацию, а также, назначено ответственное лицо за исполнение данного пункта или даже комиссия, состоящая из наиболее квалифицированных сотрудников.

Кстати, необязательно хранить документацию в офисе. Законом не запрещено выбирать для хранения другие места, например, специализированные архивные фирмы. А вот акционерное общество обязано по закону хранить такие документы, как годовые отчеты и устав именно там, где находится головной офис. Кстати, хранение документации в электронном виде разрешено законом с маленькой оговоркой, что на документах обязательно будет присутствовать электронная подпись ответственного за составление документа лица. Для хранения документации в электронном виде компания создаёт информационную корпоративную систему. Обслуживает её удостоверяющий центр, который и обеспечивает в электронных документах применение электронной подписи.

Документы, подлежащие длительному хранению, со временем портятся и выцветают. Чтобы содержимое их было читаемо должны позаботиться ответственные за хранение лица и своевременно сделать копии.

При ликвидации фирмы документы, подлежащие длительному хранению, сдаются в архив. Если компания реорганизуется, документы передают организации-преемнику. При выделении новой компании ей достаются личные дела перешедших в новую структуру сотрудников и документы, касающиеся сферы деятельности новой компании.

Уничтожение документов. Чтобы уничтожить документ надо сначала составить акт, который подпишет руководитель компании и только тогда можно приступить непосредственно к уничтожению документов. Причём в акте необязательно тщательно переписывать каждую из идущих на уничтожение бумаг. Достаточно переписать название однородных групп. Что считать однородными группами следует продумать самостоятельно. К примеру, накладные – можно считать однородными документами и так далее.

Как правильно уничтожить документы?

Просто сжечь? Ответ неверный. В таком случае можно вполне заиметь проблемы с экологическими службами.
Отдать в переработку как макулатуру? Вариант хороший, но нет гарантии, что документы не окажутся у конкурирующей компании, что не есть хорошо. Чтобы этого не произошло, папки с документами следует передать на утилизацию с оформлением накладной. Причём, вывоз документов следует произвести под контролем сотрудника компании отвечающего за хранение документации.

Просто выбросить также нельзя потому, что по законодательству работодатель обязан хранить в тайне персональные данные сотрудников.

Что остаётся? Самое правильное будет применить специальную машинку для уничтожения бумаги. В общем, решать вам как вы будете избавляться от лишних бумаг.

Чтобы не возникло желания облегчить свой документальный архив раньше положенного срока, добавлю, что отсутствие регистров бухучета или счетов-фактур налогового периода считается грубым нарушением и карается штрафом в размере пяти тысяч рублей.

И это если документов недостаёт за один налоговый период. В более тяжёлых случаях штраф будет уже не 5000, а 15 000 рублей.

При занижении налоговой базы путём утраты подтверждающих доход документов налогоплательщик выплатит штраф в размере 10-ти процентов от суммы невыплаченного налога и не меньше чем те же 15 000 рублей.
Кстати и в уголовном законодательстве есть пункты относительно обеспечения сохранности бухгалтерских документов. Если будет доказана порча документов из личной заинтересованности, причастное лицо может загреметь за решётку не менее чем на год. Если есть желание ознакомиться подробнее с этим пунктом, подробнее смотрите статью 352 п. 1 УК РФ.

А ещё имейте в виду, что проверить надлежащее хранение архивной документации в вашей организации имеют право представители архивных органов. И тут вас, согласно статьи 13.20 Кодекса Российской Федерации о нарушениях правил хранения, учёта и комплектования, а также использования архивных документов могут наказать штрафом от 300 до 500 рублей или административным внушением.

Директор компании отвечает за создание мест хранения документов и а частности архивации, а главный бухгалтер должен эти самые документы организованно сохранить и правильно передать их в архив.

Если действия работника нанесли организации ущерб, он должен возместить его. С этим согласны и арбитры. Однако Верховный суд обратил внимание, что трудовым законодательством определены условия, при которых возникает материальная ответственность стороны трудового договора. При невыполнении каких условий привлечь работника к ответственности не получится, читайте в статье. В середине января 2019 года ИФНС Республики Крым объявила, что в регионе зафиксированы уже несколько десятков самозанятых лиц, – хотя соответствующий эксперимент на этот регион пока не распространяется. Тем не менее, здесь нет ничего странного. Правила эксперимента подобную возможность допускают. О спорах с арендодателями организации знают не понаслышке, поскольку многие из них арендуют помещения для торговли. Ведь арендодатели нередко злоупотребляют своими правами, например, создавая препятствия в пользовании помещением, в одностороннем порядке повышая арендную плату или отзывая согласие на субаренду. Примеры арбитражных баталий между арендодателями и арендаторами указывают на наличие у последних неплохих шансов выиграть подобные споры. В связи с этим предлагаем изучить положительный опыт коллег-арендаторов.

Сегодня, наверное, уже не осталось предпринимателей, ведущих учет в бумажном варианте. Соответственно, очень много интересной – в первую очередь для проверяющих лиц – информации хранится в электронном виде: это и различные бухгалтерские программы, и базы данных, и первичная документация. Зачастую на жестких дисках хранится информация, касающаяся не только проверяемого налогоплательщика, но и посторонних лиц (как правило, его контрагентов). О том, как налоговики получают информацию в электронном виде при налоговых проверках, а также о том, как они используют ее в качестве доказательств, – и поговорим на примерах судебной практики. Неустойка за ненадлежащее исполнение договора одной из сторон по своей природе является способом обеспечения исполнения обязательств, она может быть оспорена как по основанию возникновения, так и по размеру, а при наличии спора – уменьшена судом исходя из ст. 333 ГК РФ. В данной статье мы проанализируем особенности отражения в налоговом учете неустойки исполнителем по договору, применяющим УСНО.

Срок хранения документов в организации регламентирован законом. Устанавливается он разным в зависимости от вида подлежащего хранению документа. В течение этого срока уничтожать хранящуюся документацию нельзя. О различиях в продолжительности сроков хранения пойдет речь в нашей статье.

Архив компании: как выполнить требования о сроках хранения документов

Разберем ситуацию. Директор ООО «Листопад» в июне 2018 года посетил семинар, посвященный организации хранения документации в компании. Часть учебного времени составляли презентации, в которых наглядно демонстрировались сроки хранения архивных документов в организации.

Раньше эта тема его особо не волновала — для всей образующейся в компании документации было отведено специальное помещение (архив), и ни одна бумага не была уничтожена за весь 15-летний период работы фирмы.

Лектор, проводящий семинар, ознакомил присутствующих слушателей со всеми нормативными документами в сфере хранения документации, действующими в настоящее время. В этот перечень входят следующие законы, правила и положения:

• Закон об архивном деле в РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
• Правила работы архивов компаний, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
• Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
• Положение о документах и документообороте в бухучете, утвержденное приказом Минфина от 29.07.1983 № 105.

Помимо указанной нормативной базы в отношении сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов были разобраны требования Налогового кодекса и закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Полученная в ходе лекции информация о некоторых аспектах хранения документации озадачила директора ООО «Листопад». О своей обязанности сохранять документы фирмы по ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ он, безусловно, знал. Однако на семинаре пришел к выводу, что от значительной части бумаг можно было уже избавиться, так как срок хранения документов в организации истек. А по документам, в которых текст невозможно прочитать (например, из-за воздействия солнечного света или в результате попадания влаги), но при этом их сроки хранения еще не закончились, потребуются восстановительные процедуры. Иначе возможны наказания, виды которых указаны в ст. 27 закона № 125-ФЗ.

О решении директора ООО «Листопад» в отношении проверки срока хранения документов в организации расскажем в следующем разделе.

Изучаем архив

Руководством ООО «Листопад» было принято решение произвести сортировку всей накопившей в фирме документации. Поскольку дополнительных штатных единиц для этих целей предусмотрено не было, нашли следующий выход: сортировать архив отправили студента-практиканта юридической академии Николая Тарасова, направленного на предприятие для прохождения производственной практики.

Документы в архиве не были упорядочены, но можно было определить, какие стеллажи к какому отделу фирмы относятся. Огромную часть архивного помещения занимали многочисленные папки с бухгалтерскими и налоговыми документами: там находилась вся первичка, учетные регистры и отчетность, а также декларации и налоговые расчеты.

Значительная часть стеллажей была заполнена организационно-распорядительной документацией: приказами по основной и административно-хозяйственной деятельности ООО «Листопад», различного рода распоряжениями и перепиской с госорганами, внебюджетными фондами, налоговиками и контрагентами.

Основная часть кадровых документов хранилась в специальных сейфах в помещении, специально для этого отведенном в отделе кадров. Поэтому в архиве этой части документации было отведено всего несколько полок на одном из стеллажей.

Производственники хранили свои документы у себя в отделе, так как они постоянно применялись в работе фирмы, поэтому место в архиве этим видом документации занято не было.

Николай решил начать с самой объемной работы — документов бухгалтерии. Об этом речь пойдет в следующих разделах.

Срок хранения налоговых документов

Как человеку, никогда не работавшему в бухгалтерии, студенту-практиканту было нелегко вникнуть в суть бухгалтерской документации. Вся она была уже сгруппирована и подшита в папки, но вот срок хранения на них указан не был. Открыв первую же папку, он обнаружил, что она полностью состояла только из одних счетов-фактур — таких папок он насчитал с десяток.

О процессе присвоения номеров счетам-фактурам читайте в материале .

Среди счетов-фактур стандартного вида он с удивлением обнаружил еще две их разновидности: корректировочные и исправленные счета-фактуры. Пытливый характер студента не позволил просто закрыть эту папку, а в таблицу занести их общее наименование «Счета-фактуры». Он не поленился подняться в бухгалтерию и расспросить бухгалтера, отвечающего за НДС, о нюансах этих документов. Ему хотелось быть уверенным в том, что все разновидности счетов-фактур можно отнести к одной группе документов, имеющих одинаковый срок хранения.

Об особенностях корректировочного и исправленного счетов-фактур читайте в статьях:

В результате в таблицу Николай внес следующую информацию (приводится частично):

Вид документа	Реквизиты дел ООО «Листопад»		Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 558
				период хранения	примечание
Счет-фактура
Декларации по НДС, имуществу, прибыли, транспорту и земельному налогу	1278, 1387, 2675...4567
Реестры расчета земельного налога ООО «Листопад»
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения					Очищаем архив Студент-практикант собрал все свои таблицы, приложил к ним Перечень (утвержденный приказом № 558), который нормативно обосновывал срок хранения документов в архиве, и с этими бумагами пришел к директору ООО «Листопад». Студента похвалили за качественно проделанную работу, но обязали доделать ее до конца. А именно изучить процедуру уничтожения документов с истекшими сроками хранения. И Николай снова принялся за работу. Все документы с истекшими сроками хранения он отложил на отдельный стеллаж, затем погрузился в изучение нормативной документации, связанной с процедурой ликвидации архивных документов. Несмотря на то что срок хранения документов в организации, отсортированных студентом, уже истек, просто выкинуть их, сжечь или сдать в утиль было невозможно. Об этом Николай узнал из Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. С этим моментом разберемся в следующем разделе. Без экспертной комиссии не обойтись Николай установил, что сначала фирме придется сформировать экспертную комиссию. Она нужна не только для проведения процедуры уничтожения документов, периоды хранения которых закончились, но и на постоянной основе при таком документообороте. ВАЖНО! Создавая экспертную комиссию (ЭК), необходимо руководствоваться приказом Росархива «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей комиссии учреждения, организации, предприятия» от 19.01.1995 № 2. Состав ЭК утверждается руководителем фирмы — комиссия должна состоять минимум из 3 специалистов. В обязанности ЭК входит проведение экспертизы ценности документов, результаты которой оформляются протоколом. Все подлежащие уничтожению документы отражаются в специальном акте, форму которого можно взять из приложения № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.02. Акт утверждается руководителем компании. Только после этого все дела, отраженные в акте, могут быть уничтожены. Факт физической ликвидации документации также должен быть оформлен отдельным актом. Итоги Сроки хранения документов в архиве организации необходимо неукоснительно соблюдать. Они определены нормативными документами, и сокращать их нельзя. Периоды, в течение которых компания не имеет права избавляться от документов, различные — от года (например, для графика отпусков) до 75 лет (для личных дел сотрудников). В отдельных случаях документы необходимо хранить в течение всего времени существования фирмы. Совсем забывать сортировать бумаги компании по срокам хранения не стоит — можно утонуть в бумажном потоке. Своевременно избавляться от документов поможет экспертная комиссия, работа которой должна быть организована на постоянной основе. А архив компании будет постоянно готов к новым бумажным нашествиям.

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем. Из нашей статьи вы узнаете о продолжительности периода их хранения, а также об особенностях определения сроков хранения отдельных документов в различных ситуациях.

Зачем хранить бухгалтерские документы

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

• перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
• закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
• в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП» .

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Документ ООО «Ландшафтный дизайн»	Срок хранения согласно перечню, утвержденному приказом № 558
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности	В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор
Договоры и дополнительные соглашения к ним	В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня)
Доверенности на получение денег и ТМЦ	Не менее 5 лет
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат	Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75
Реестр сведений о доходах физлиц	Не менее 75 лет
Трудовые договоры и личные карточки работников	В течение 75 лет
Табели, журналы учета рабочего времени	Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)
Сведения о доходах физлиц	Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность	Постоянно*
Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов	Не менее 5 лет
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.	Не менее 5 лет
Карточки учета основных средств	Не менее 5 лет после ликвидации объекта
Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли	Не менее 5 лет
Отчетность в ФСС	Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 5 лет
Отчетность в Пенсионный фонд	Минимум 5 лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет
Индивидуальные сведения в ПФР на работников	Не менее 75 лет
Отчетность в статистику: - годовая; - полугодовая и квартальная; - единовременная; - месячная	Постоянно*. 5 лет или постоянно* при отсутствии годовых. Постоянно*. Год или постоянно* при отсутствии иной отчетности
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах	Не менее 5 лет

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Иные случаи увеличения срока хранения первички

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2018 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2032 года.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2018 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2022 года.

Итоги

Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).

В процессе своей деятельности любое юридическое лицо создаетдокументы, количество которых напрямую зависит от размеров предприятия иналичия у него обособленных подразделений. Как общества с ограниченнойответственностью, так и акционерные общества обязаны хранить свои документы.Это предусмотрено статьей 50 Федерального закона РФ от 8 февраля 1998 г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и статьей 89 Федеральногозакона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Кроме того, обязанность организацииобеспечить сохранность бухгалтерских документов предусмотрена статьей 17Закона о бухгалтерском учете.

Первый и, пожалуй, наиболее важный вопрос, который возникаету бухгалтера, — сколько времени должны храниться бухгалтерские документы?

Срок хранения бухгалтерских документов

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета ибухгалтерская отчетность хранятся в течение периода, который установлен всоответствии с правилами организации государственного архивного дела, но неменее 5 лет (пункт 1 статьи 17 Закона о бухгалтерском учете).

Для определения конкретных сроков хранения тех или иныхдокументов применяется перечень типовых управленческих документов, образующихсяв деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержденруководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года (далее —Перечень).

В графе 3 таблицы этого Перечня приведены сроки хранениядокументов, которые распространяются на все организации. При этом не имеетзначения, передают ли они документы на хранение в государственные, муниципальныеархивы или хранят самостоятельно.

Обратите внимание! Перечень не содержит в статьях конкретныенаименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа.

По срокам хранения все бухгалтерские документы можно условноразделить на два вида:

• документы, которые должны храниться определенной время, то есть документы с временным сроком хранения;
• документы, которые должны храниться постоянно.

Временные сроки хранения , то есть срокихранения, установленные в годах (например, 1 год, 5 лет, 75 лет), используютсяабсолютно всеми организациями.

Как правило, срок хранения бухгалтерских документовустановлен Перечнем в размере 5 лет .

Расчет срока хранения документов производится с 1 январягода, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например,исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2004 году,начинается с 1 января 2005 года.

Расчет срока хранения для некоторых документов имеет своиособенности.

Когда начинается срок хранения бухгалтерских документов

Вид документа	Срок хранения начинается
Договора с контрагентами; имущественного страхования; с аудиторами или аудиторскими организациями	После истечения срока действия договора
Кредитные договора и договора займа	С момента погашения задолженности по указанным договорам
Договора о полной материальной ответственности	После увольнения материально ответственного лица
Книги, журналы, карточки учета договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных)	После окончания срока действия последнего договора
Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах	После снятия с учета
Лицевые счета акционеров	После перехода права собственности на акции к другому лицу
Книги, журналы, карточки учета основных средств (зданий, сооружений)	После ликвидации основных средств
Книги, журналы, карточки учета реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых НДС	С даты последней записи в них

Для некоторых бухгалтерских документов установлен более длительный или более короткий временной срок хранения.

Например, лицевые счета работников предприятия должныхраниться в течение 75 лет. В случае отсутствия в организациилицевых счетов, в течение такого же срока хранятся документы:

• на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные или расчетно-платежные ведомости);
• о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

В то же время образцы подписей материально ответственных лиц,утвержденные лимиты и фонды заработной платы хранятся до минованиянадобности. Это значит, что указанные документы имеют толькопрактическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но онне может быть менее одного года.

В течение только 1 года необходимо также хранить месячныебухгалтерские отчеты и приложения к ним, заказы на бланки учета и отчетности,переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности.

Особое внимание необходимо обратить на срок хранения некоторых документов в случае, когда в организации начинается проверка,возникает спор или разногласие, заводится следственное или судебное дело.

Имеются в виду:

• бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и т. д.);
• оборотные ведомости ;
• первичные документы и приложения к ним , в которых зафиксирован факт совершения хозяйственных операций (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме и сдаче, списании имущества и материалов, накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и др.);
• документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности , контрольно-ревизионной работ, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка);
• документы на выдачу заработной платы, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные и расчетно-платежные ведомости);
• доверенности на получение материальных ценностей ;
• документы об инвентаризации имущества организации (протоколы заседаний, инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости);
• книги, журналы, карточки учета расчетов с организациями, приходно-расходных кассовых документов, счетов, платежных поручений, депонированной заработной платы, доверенностей, имущества предприятия.

Документы с временным сроком хранения, которые имеютотношения к указанным событиям, нужно хранить до завершения проверки или допринятия окончательного решения по спорным ситуациям. Даже если срок хранения,установленный Перечнем по этим документам, уже истек.

Постоянные сроки хранения применяются только теми организациями, документы которых являютсяисточниками комплектования архивов . К ним относятся:

• государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в архивы в установленном порядке;
• негосударственные организации, которые передают свои документы в архив на основании договора, заключенного с архивом.

Что касается организаций, которые не являютсяисточниками комплектования государственных и муниципальных архивов, тодокументы с постоянным сроком хранения они должны хранить следующим образом:

• государственные и муниципальные организации — 10 лет;
• негосударственные организации — не менее 10 лет.

Причем, дальнейший срок хранения таких документовнегосударственные организации определяют самостоятельно в соответствии сдействующим законодательством или с необходимостью практического использованияэтих документов.

К таким документам относятся:

Годовые бухгалтерские балансы и отчеты; документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы)

Аналитические документы к годовым балансам и отчетам (таблицы, записки, доклады)

Документы о рассмотрении и утверждении годовых балансов и отчетов (протоколы, акты, заключения)

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)

Годовые отчеты по налогам

Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей

Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности

Некоторые виды документов постоянного срока хранения негосударственные организации обязаны хранить в течение всей своей деятельности вплоть до ликвидации. Например:

• сводные годовые бухгалтерские балансы и отчеты, а также документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы);
• передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним;
• документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации (протоколы, акты, расчеты, заключения);
• документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами (отчеты, сводки);
• паспорта сделок;
• книги, журналы, карточки учета ценных бумаг.

Обратите внимание! Перечислены только тедокументы, которые указаны в разделе 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность»Перечня. В то же время количество документов, которые организация обязанахранить в течение срока своей деятельности, гораздо больше. Они располагаются вдругих разделах Перечня («Планирование деятельности», «Финансированиедеятельности», «Статистический учет и отчетность», «Правовое обеспечениедеятельности» и др.).

К ним относятся:

• учредительные документы;
• протоколы общих собраний акционеров;
• документы на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (свидетельствам, договорам),
• документы по регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания и др.;
• документы по аттестации, аккредитации, сертификации;
• реестры акционеров;
• реестры владельцев ценных бумаг;
• списки аффилированных лиц и лиц, имеющих право на дивиденды;

Снижать сроки хранения, которые установлены Перечнем, организация не может . В то же время, исходя из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока.

Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс утверждено«Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Вотношении бухгалтерских документов положением установлены следующие сроки.Документы бухгалтерского учета акционерного общества должны храниться не менее5 лет.

Документы бухгалтерской отчетности АО хранятся в зависимостиот вида отчетности. Сводная (консолидированная) годовая отчетности и годоваяотчетность подлежат постоянному хранению.Квартальные отчеты необходимо хранить не менее 5 лет, а месячнуюбухгалтерскую отчетность — не менее 1 года.

При этом в состав бухгалтерской отчетности включается:

• бухгалтерский баланс;
• отчет о прибылях и убытках;
• приложения к бухгалтерской отчетности;
• аудиторское заключение, подтверждающее достоверность годовой бухгалтерской отчетности;
• пояснительная записка.

Как видно из приведенных цифр, сроки хранения бухгалтерскихдокументов, которые установлены для акционерных обществ, соответствуют срокамхранения этих документов, установленных Перечнем.

Сроки хранения налоговых документов

Согласно первой части Налогового кодекса РФ налогоплательщикиобязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и другихдокументов, которые необходимы для расчета и уплаты налогов в течение 4хлет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). Кроме того, в течение этогосрока необходимо хранить документы, которые подтверждают полученные расходы,произведенные расходы и уплаченные налоги.

Но это еще не все.

Превышение расходов организации над ее доходами означает, чтопредприятием получен убыток. В этом случае налоговая база по налогу на прибыльравна нулю. В то же время на сумму такого убытка организация может уменьшитьприбыль прошлых лет.

Правила переноса убытка на будущее установлены статьей 283 НК РФ.

Убыток переносится в полной сумме или частично. Главное,чтобы общая сумма налога на прибыль не была снижена более,чем на 30%. Если организации не удалось полностью списать все убытки за одингод, то воспользоваться правом переноса убытка на будущее можно в течение 10лет. Этот период рассчитывается со следующего года после получения убытка.

В течение всего срока переноса убытка на будущее организацияобязана хранить документы, которые подтверждают объем понесенного убытка. Речьидет не только о регистрах налогового учета, но и о первичных документахбухгалтерского учета.

Таким образом, в общем случае налоговое законодательствопредусматривает меньший срок хранения бухгалтерских документов, а в случаепереноса убытков на будущее — больший срок.

Как же быть бухгалтеру?

Как вы помните, для расчета сумм, подлежащих уплате в бюджетпо отдельным налогам (НДС, налог на имущество организаций, ЕСН, взносы в ПФР идр.), а также для составления налоговых регистров по налогу на прибыльиспользуются данные бухгалтерского учета. Согласно Закону о бухгалтерском учетепервичные документы и регистры бухгалтерского учета следует хранить в течение 5лет.

Кроме того, согласно Перечню отчеты по налогам и сборам(имеются в виду расчеты по налогам и налоговые декларации) отнесены кбухгалтерским документам. Для годовых отчетов по налогам установлен постоянныйсрок хранения, а для квартальных отчетов — 5 лет.

Следовательно, срок хранения документов в размере 4 лет,который установлен статьей 23 НК РФ, можно применять только к регистрамналогового учета. В то же время срок хранения этих документов следует увеличитьв случае переноса убытков на будущее.

Что касается бухгалтерских документов, то по ним необходимоприменять наибольший срок хранения бухгалтерских документов из тех, чтопредусмотрены действующим законодательством (как бухгалтерским, так иналоговым).

Это значит, что бухгалтерские документы, по которымустановлен срок хранения 5 лет, следует уничтожать не ранее этого срока, а вслучае переноса убытков на будущее — увеличивать срок их хранения до 10 лет.

Как организовать хранение документов

Организация может поручить ведение собственного архиваспециализированной организации (частному или государственному архиву). Дляэтого необходимо заключить специальный договор хранения. В нем указываютсясрок, в течение которого архив обязуется хранить документы. Обычно онсоставляет 75 лет.

В этом случае расходами организации по хранению документовбудет оплата услуг архива по указанному договору. Услуги по сохранению,комплектованию и использованию архивов, которые оказывают архивные учреждения,освобождены от НДС (подпункт 6 пункта 2 статьи 149 НК РФ). Поэтому вся сумма,перечисленная организацией специализированному архиву, будет уменьшатьналогооблагаемую прибыль.

Если же администрация организации решила самостоятельнохранить документы , то необходимо разработать и принять соответствующийвнутренний акт, который будет регулировать порядок организации хранениядокументов.

Этим документом может быть, например, Положение охранение документов , утвержденное приказом генерального директора. В немнеобходимо определить:

• виды документов, подлежащих обязательному хранению;
• структурные подразделения, которые будут обеспечивать хранение документов;
• порядок поступления документов на хранение;
• сроки хранения;
• порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
• меры, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность содержащихся в них сведений;
• порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними;
• другие вопросы.

Организация собственного архива предполагает и созданиесоответствующей архивной службы , а также закрепление заопределенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива.

Затем необходимо разработать Положение об экспертнойкомиссии , которая будет проводить экспертизу ценности документов,образовавшихся в организации (пункт 3.1 Указания по применению Перечня).Положение утверждается руководителем. Он своим приказом должен утвердить составэкспертной комиссии.

В состав комиссии включаются, как правило, наиболееквалифицированные сотрудники организации в количестве не менее 3х человек.Кроме того, в состав экспертной комиссии можно пригласить архивариуса изокружного архива. Если вся работа по отбору документов для хранения иуничтожения будет проходить в присутствии работника архива, то неприятностей схранением документов у организации не будет.

Экспертная комиссия создает номенклатуру дел сосроками хранения документов, то есть систематизирует все имеющиеся документы повидам и датам и составляет перечень наименований дел.

Для этого необходимо разобрать документы по годам и прошитьих в хронологическом порядке.

По общему правилу обработанные первичные документы, которыеотносятся к определенному учетному регистру (например, кассовые или банковскиедокументы), подшиваются в отдельные папки в хронологическом порядке. Страницы вэтих папках следует пронумеровать в правом верхнем углу. В деле может быть неболее 250 страниц или оно не должно быть толще 4 см.

Особый порядок предусмотрен для счетов-фактур. Полученные отпоставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленныхпокупателям, необходимо хранить в специальных журналах. Такое требованиеустановлено постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 «Правилаведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок икниг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Когда все документы систематизированы и прошиты, составляетсяих опись , которая должны быть утверждена руководителемпредприятия.

Для хранения документов необходимо отвести специальноепомещение. Документы должны располагаться в архиве в запираемых шкафах,обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пылии воздействия солнечного тепла.

Для организации, которая имеет собственный архив, основныезатраты по хранению документов включают расходы на аренду помещения,коммунальные услуги (поддержание необходимой температуры, влажности и т.д.) ина оплату труда работников архива.

Эти расходы связаны с управлением организацией. Поэтому вбухгалтерском учете они учитываются на счете 26 «Общехозяйственные расходы». Вцелях налогообложения указанные затраты учитываются в составе прочих расходоворганизации (подпункт 18 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Ежегодно на основании номенклатуры дел экспертная комиссиявыделяет документы с истекшим сроком хранения, которые подлежат уничтожению, исоставляет на них Акты в произвольной форме. Документы отбираются путемпросмотра каждого листа дела.

Акты о выделении документов с истекшим сроком годности куничтожению рассматриваются и утверждаются руководителем организации.После этого документы, перечисленные в Акте, отделяются от остальных дел ихранятся в специально отведенном месте до уничтожения.

Учтите, что использовать в хозяйственной деятельностидокументы, подлежащие уничтожению, нельзя. Дела, срок хранения которых истек,передаются на переработку специализированной организации или уничтожаются самойорганизацией.

Если документы отправляются в утиль, то передача делспециализированной организации оформляется приемо-сдаточным актом илинакладной. В ней необходимо указать дату передачи, количество передаваемых дели вес бумажной макулатуры.

Уничтожить документы, срок хранения которых уже прошел, можнонепосредственно в организации на бумагорезательной машине. В этом случаеэкспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения устаревшихдокументов, составив соответствующий Акт.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов

Согласно Закону о бухгалтерском учете ответственность заорганизацию хранения бухгалтерских документов несет руководитель организации.

За нарушение архивного законодательства руководителяорганизации также могут привлечь к административной ответственности. Наказаниеможет быть в виде предупреждения или штрафа.Размер штрафа составляет от 300 до 500 руб. (статья 13.20 КоАП РФ).

Предприятие или его должностные лица могут оштрафовать такжеза отсутствие (или непредставление) документов и сведений, необходимых дляосуществления налогового контроля, которые запрашивают у организации налоговикии таможенники (статья 15.6 КоАП РФ, статья 126 НК РФ).

Ненадлежащее хранение документов бухгалтерского и налоговогоучета могут проверять налоговые органы. Так налоговики вправе наложить штраф(от 20 до 30 МРОТ) на должностных лиц организации за нарушение установленногопорядка и сроков хранения бухгалтерских учетных документов (статья 15.11 КоАПРФ).