Куда отдавать документы после ликвидации фирмы или ИП? Такой вопрос возникает очень часто. Любая организация, совершая процесс самоликвидации, сталкивается с большим количеством проблем, начиная от выплат задолженностей или сверки налоговых отчетов и заканчивая грамотным оформлением документации фирмы, а также определением места ее хранения.
Согласно законам РФ, документы ликвидируемой компании следует передать в распоряжение государственного или муниципального архива, при этом никакого значения не имеет официальный статус и конечная цель упраздняемого предприятия.
На сегодняшний день на территории России порядок мероприятий с документами при аннулировании фирмы регламентируют, помимо Гражданского Кодекса, следующие законодательные акты:
- «Основные правила работы архивов организаций»;
- «Об архивном деле в РФ»;
- «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
- «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».
Документы, подлежащие передаче в архивное учреждение
Следует обязательно при ликвидации компании отправлять в архив документы постоянного хранения и по личному составу, срок действия которых равен 75 годам. Выполнение данного требования является крайне важным для уволенных работников, так как вышеуказанная документация – это единственное основание для начисления им в будущем пенсий, а также восстановления трудового стажа, в том числе и льготного.
1. Документы постоянного срока хранения (т.е. эти документы после закрытия или ликвидации организации) руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Государственный, городской или муниципальный архивы):
- приказы по основной деятельности
- журнал регистрации приказов по основной деятельности
- штатные расписания
- структура организации
- номенклатура дел
- описи дел
- акты об уничтожении дел и утрате документов
- целевые программы информатизации
- прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
- годовые планы и отчеты
- годовые бухгалтерские балансы
- годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
- годовые сметы и др.
- уставные документы
- документы о приватизации
- реестры акционеров
- реестры владельцев ценных бумаг
- списки лиц, имеющих право на дивиденды
- журналы, книги учета работы с акциями
- заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
- гранты
- лимиты
- паспорта сделок
- документы о благотворительной деятельности
- и другие документы
2. Документы по личному составу (45 — 75 лет хранения):
- приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников)
- журналы регистрации приказов по личному составу
- штатные расстановки (с указанием Ф.И.О. и окладов сотрудников)
- личные дела работников
- личные карточки форма Т-2
- трудовые договоры с физическими лицами
- журналы регистрации трудовых книжек (50 лет)
- лицевые счета работников
- расчетно-платежные ведомости (при отсутствии лицевых счетов)
- сведения о совокупном доходе работника за год
- индивидуальные сведения о доходе работника (для ПФ)
- списки работников на производстве с вредными условиями труда
- табели и наряды работников вредных профессий
- акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний (45 лет хранения ЭПК)
- акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаев (45 лет хранения ЭПК). Если связано с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — хранить постоянно.
- и другие документы
Кроме того, в государственный архив должны быть переданы и документы временного хранения, которые продолжают быть в силе, ведь данная информация может оказаться значимой с юридической или экономической точки зрения. Стоит также подчеркнуть, что передача документации в упорядоченном виде осуществляется ликвидатором и только на основании соглашения, подписанного представителями архива и ликвидационной комиссии.
Документы временного срока хранения (5 — 10 лет хранения)
Приказы на отпуска и командировки
Приказы по административно-хозяйственной деятельности
Договоры с юридическими лицами
Документы по госзакупкам
Акты о приеме выполненных работ
Бухгалтерские документы
Путевые листы
И другие документы
Подготовка документов в архив
Совершить процедуру самостоятельной обработки документов для непрофессионала крайне сложно, поэтому рекомендуется воспользоваться помощью сотрудников специализированных фирм, заключив с ними предварительно соглашение на оказание услуг по упорядочению и экспертизе ценности документации.
Места хранения ценных бумаг аннулируемой организации
При упразднении компании первоочередное право на получение документации имеет фирма-правопреемник либо вышестоящее в отношении ликвидируемой организации предприятие. В случае если по закону таких учреждений нет, ликвидационная комиссия обязана обратиться в специализированный центр, в обязанности которого входит временное хранение документов по личному составу.
К сожалению, на текущий момент такие особые архивы созданы только в некоторых регионах страны, что существенно затрудняет деятельность не только государственной архивной организации, но и ликвидационного органа.
Так, согласно законодательным нормам, муниципальный архив обязан принять в распоряжение документы личного состава и постоянного хранения, однако при отсутствии свободных площадей на момент обращения он вправе отказать и разместить на своей территории бумаги временного срока. В подобной ситуации достаточно целесообразно воспользоваться услугами профессиональных архивных фирм, при сотрудничестве с которыми возникает куда меньше проблем.
Условия передачи документов в архив или иное специализированное учреждение
Крайне важно соблюсти при оформлении документов в архивную организацию все формальности. Не следует забывать, что во время фактического вручения бумажного наследия компании ликвидационной комиссии, стоит подписать передаточный акт, согласно которому она получает все права по управлению делами.
В последствие именно данный орган по аннулированию предприятия заключает договор с архивным центром, где прописывается отдельным пунктом, что финансовые затраты, связанные с подготовкой и последующим хранением документов, возлагает на себя ликвидируемая компания. В договоре с архивной организацией также имеет принципиальное значение указание об уничтожении документов в связи со сроком истечения их действия и возмещением расходов.
Вместе с тем, заключать соглашение не требуется источникам государственного комплектования, которыми чаще всего являются крупные ведомственные предприятия. Для выяснения, обладает ли компания подобным статусом, следует обратиться в соответствующий орган управления архивными делами.
На какие нюансы обратить внимание при аннулировании организации?
При ликвидации компании необходимо учесть следующие немаловажные аспекты:
- ознакомиться с архивным учреждением посредством запросов в местную администрацию и до передачи документов в архив выяснить заранее предъявляемые к ним требования;
- продумать все пункты договора приема-передачи, зафиксировать обязательства всех сторон, проверить наличие дел и составить акт с указанием их количества, а также технического состояния;
- позаботиться об особо важных документах и передать их в специальные архивохранилища.
Таким образом, каждая компания, подвергающаяся ликвидации, обязана провести данную процедуру согласно всем нормативным актам и требованиям, поскольку от правильности действий напрямую зависит будущее бывших работников фирмы.
Надеюсь теперь вам стало более понятно, куда и каким образом сдаются документы после ликвидации фирмы или ИП
1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);
2. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).
3. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.
4. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).
5. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).
6. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов - ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
7. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);
8. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).
9. Акты о несчастных случаях.
10. Штатные расписания.
11. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.
12. Табели и наряды работников вредных профессий;
13. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии.
Вместе с документами в архив передаются:
1. Опись переданных дел в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре + электронный экземпляр.
При приеме-передаче документов работник архива проверяет наличие необходимых документов, составляя таблицу (Таблица 6), в практике называемую «шахматкой»:
Таблица 6.
Работник архива, распределяя документы по годам, вносит наименование сдаваемых видов документов и ставит плюс в соответствующую графу «Годы, за которые документы сдаются», тем самым осуществляя отметку о сдаче. Шахматка позволяет увидеть недостающие за какой-то период документы. Например, в Таблице 6 мы видим, что недостает Приказов за 2009, 2012 годы. Следует обязать ответственных работников организации их досдать – составить акт, написать письмо и т.п.
Порядок расположения документов в шахматке соответствует расположению разделов, дел в номенклатуре (в последующем в описи). Как правило, дела располагаются по степени важности для деятельности организации в следующем порядке:
При составлении шахматки необходимо проверять наличие обязательных для сдачи в архив дел (по перечню), учитывая специфику организации. Например, нужно проверить наличие дел, содержащих важные решения для организации: если это школа – протоколы заседаний педсоветов, ведь именно там решаются все важные для школы вопросы; если это акционерное общество – протоколы заседаний акционеров и т.п. Обязательно должны быть сданы в архив финансовые годовые отчеты.
Контрольные вопросы:
1. Что такое комплектование архива?
2. Что такое архивный фонд РФ?
3. Какие фонды и документы относятся к государственной части архивного фонда РФ?
4. Какие фонды и документы относятся к негосударственной части архивного фонда РФ?
5. Что такое профиль архива?
6. Какие два вида приема документов на государственное хранение вы знаете?
7. Что такое полный и выборочный (повидовой, групповой) прием документов на государственное хранение?
8. Каково цифровое обозначение форм приема документов на государственное хранение?
9. Какие действия включает понятие комплектования?
10. Что такое определение организаций-источников комплектования архива?
11. На основании каких критериев осуществляется отнесение организаций к источникам комплектования архива?
12. Что сказано в ФЗ № 125 об организациях-источниках комплектования архивов?
13. Каков порядок передачи документов в государственные архивы на архивное хранение из федеральных, муниципальных, государственных, негосударственных организаций согласно ФЗ № 125?
14. В какой форме могут составляться списки источников комплектования архива?
15. На основании каких нормативно-методических документов составляются списки источников комплектования?
16. Какие методики составления списков источников комплектования вам известны?
17. Как составляются списки источников комплектования в ГАПО?
18. Что такое Наблюдательное дело организации-источника комплектования и как оно ведется?
19. Что такое Карточка учета работы с учреждениями и как она ведется?
20. Что такое типовой перечень документов?
21. Что такое ведомственный перечень?
22. Какие типовые перечни вы можете назвать?
23. Какие ведомственные перечни вы можете назвать?
24. Кто несет ответственность за разработку перечней и в каком документе это зафиксировано?
25. Как построен Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения 2010 года?
26. На какие группы делятся документы по срокам хранения?
27. Какова методика определения статьи и срока хранения документа по Перечню типовых управленческих архивных документов… 2010 ?
28. Каковы сроки временного хранения архивных документов согласно ФЗ №125, Перечня 2010?
29. Как осуществляется прием-передача документов в Государственный архив?
30. Какие документы оформляются в процессе приема-передачи документов на хранение?
31. В чем заключается методическая помощь архива организациям-источникам комплектования?
32. Изучите трехстороннее соглашение (ПРИЛОЖЕНИЕ 2). Каковы обязательства организации, архивного отдела, архива?
33. Какие типовые управленческие документы подлежат передаче в архив на постоянное хранение?
34. Какие документы по личному составу подлежат передаче в архив на постоянное хранение?
35. Какие документы подлежат передаче на постоянное хранение при ликвидации организации?
36. Что такое шахматка, для чего она составляется и каков порядок расположения дел в ней?
Практическая часть
Выберите себе бригаду-партнера. Договоритесь, какая бригада выполняет работу архива организации, сдающей документы в государственный архив, а какая бригада выполняет работу Отдела ведомственных архивов Государственного архива. Выполните задания соответствующего варианта.
Задание 1.
Список организаций-источников комплектования Государственного архива пополнился (см. указанный преподавателем вариант). Представьте дополненный список организаций-источников комплектования (Таблица 2). Заключите Договоры и Соглашения с теми организациями, с которыми отношения строятся на договорной основе. Приведите в качестве примера одно Соглашение (ПРИЛОЖЕНИЕ 1) или один Договор с организацией-источником комплектования из предложенного списка.
Составьте письмо на имя директора Государственного архива с просьбой принять документы организации на хранение, оказать методическую помощь в организации передачи документов. Заключите Договоры и Соглашения с Государственным архивом от имени тех организаций, с которыми отношения строятся на договорной основе. Приведите в качестве примера одно Соглашение (ПРИЛОЖЕНИЕ 1) или один Договор организации-источника комплектования из предложенного списка (в соответствии с указанным преподавателем вариантом) с Государственным архивом.
Вариант 1.
1. Раздел 6. Финансирование, кредитование, налогообложение пополнился за счет Управления Федерального казначейства по Пензенской области;
2. Раздел 7. Экономика, статистика, стандартизация пополнился за счет Управления по имущественным и градостроительным отношениям администрации города Пензы;
3. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет филиала ОАО «Межрегиональная распределительная сетевая компания Волги – «Пензаэнерго»;
4. Раздел 11. Строительство. Архитектура. Градостроительство пополнился за счет ГУ «Управление госэкспертизы по Пензенской области»;
5. Раздел 13. Связь. Радиовещание, Телевидение. Печать пополнился за счет филиала ФГУП ВГТРК, ГТРК «Пенза»;
6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенской областной организации профсоюза работников госучреждений и общественного обслуживания.
Вариант 2.
Список источников комплектования Государственного архива пополнился следующими наименованиями организаций:
1. Раздел 6. Финансирование, кредитование, налогообложение пополнился за счет Инспекции Федеральной налоговой службы Первомайского района г.Пензы;
2. Раздел 7. Экономика, статистика, стандартизация пополнился за счет Управления инвестиций Пензенской области;
3. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет ООО Пензенская региональная компания по реализации газа «Пензрегионгаз»;
4. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет ФГУП «Электромеханический завод» (г.Н. Ломов);
5. Раздел 14. Высшее, общее среднее и специальное образование пополнился за счет Управления образования города Пензы
6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенской областной организации профсоюзов работников народного образования.
Вариант 3.
Список источников комплектования Государственного архива пополнился следующими наименованиями организаций:
1. Раздел 6. Финансирование, кредитование, налогообложение пополнился за счет Инспекции Федеральной налоговой службы Октябрьского района г.Пензы;
2. Раздел 7. Экономика, статистика, стандартизация пополнился за счет Управления экономики Пензенской области;
3. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет ООО «Пензенский завод «Автозапчасть»;
4. Раздел 12. Министерство транспорта РФ пополнился за счет Пензенского техникума железнодорожного транспорта. Филиал ГОУ ВПО «Самарский государственный университет путей сообщения»;
5. Раздел 14. Высшее, общее среднее и специальное образование пополнился за счет МОУ «Классическая гимназия №1 г. Пензы»;
6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенской областной организации работников зравоохранения.
Вариант 4.
Список источников комплектования Государственного архива пополнился следующими наименованиями организаций:
1. Раздел 5. Охрана правопорядка пополнился за счет Отдела государственной фельдъегерской службы РФ в г. Пензе;
2. Раздел 7. Экономика, статистика, стандартизация пополнился за счет Управления по регулированию тарифов, энергосбережению Пензенской области;
3. Раздел 8. Промышленность. Топливо Энергетика пополнился за счет ОАО «Пензкомпрессормаш»;
4. Раздел 9. Сельское, лесное, водное хозяйство и землепользование пополнился за счет Управления лесами Пензенской области;
5. Раздел 14. Высшее, общее среднее и специальное образование пополнился за счет МОУ ДОД «Дворец детского и юношеского творчества» г.Пензы»;
6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенского регионального отделения общественных организаций Союза театральных деятелей.
Вариант 5.
Список источников комплектования Государственного архива пополнился следующими наименованиями организаций:
1. Раздел 15. Культура, искусство пополнился за счет Министерства культуры и архива Пензенской области;
2. Раздел 15. Культура, искусство пополнился за счет Управления по культуре города Пензы;
3. Раздел 16. Здравоохранение пополнился за счет ФГУ «Федеральный центр сердечно-сосудистой хирургии Росздрава г. Пензы»;
4. Раздел 14. Высшее, общее среднее и специальное образование пополнился за счет МОУ «Лингвистическая гимназия № 6» г.Пензы;
5. Раздел 18. Страхование пополнился за счет Филиала ООО «Росгосстрах» - Управление в Пензенской области;
6. Раздел 23. Общественно-политические организации пополнился за счет Пензенского областного Совета ветеранов партии и комсомола.
Задание 2.
Для работников архива организации:
1. Номенклатура дел Вашей организации была составлена до выхода в свет Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 г. Внесите соответствующие коррективы, связанные с номером статьи и сроком хранения, в соответствующий вашему варианту задания фрагмент номенклатуры дел.
2. Согласуйте измененную номенклатуру с работниками Отдела ведомственных архивов Государственного архива.
3. Составьте Справку на имя начальника Отдела ведомственных архивов Государственного архива об исправлении замечаний, если таковые имеются.
Для работников Отдела ведомственных архивов Государственного архива:
1. Окажите методическую помощь, проверив правильность составления номенклатуры дел организации-источнику комплектования. Номенклатура была составлена до выхода в свет Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 г. Внесите соответствующие коррективы, связанные с номером статьи и сроком хранения, в соответствующий вашему варианту задания фрагмент номенклатуры дел.
2. Проверьте правильность составления Номенклатуры дел работниками организации. Составьте АКТ проверки. Ознакомьте с ним организацию-источник комплектования.
1 вариант
Номенклатура дел
на 2011 год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во ед.хр. | Примечание | |
| 01. Руководство и контроль | ||||
| 01-01 | Устав общеобразовательного учреждения. | |||
| 01-02 | Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков. | |||
| 01-03 | Свидетельство о государственной аккредитации образовательного учреждения | |||
| 01-04 | Приказы директора школы по основной деятельности | |||
| 01-05 | Документы по аттестации образовательного учреждения | |||
| 01-06 | Должностные инструкции | |||
| 01-07 | Договоры с учредителем (уполномоченным органом) | |||
| 01-08 | Журнал регистрации приказов | |||
| 01-09 | Протоколы общих собраний | |||
| 01-10 | Лицензия на образовательную деятельность | |||
| 01-11 | Приемно-сдаточные акты, составленные при смене руководства. | |||
| 01-12 | Технический паспорт школы | |||
| 01-13 | Правила внутреннего трудового распорядка | |||
| 01-14 | Коллективные договоры |
2 вариант
Номенклатура дел
на 2011 год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во ед.хр. | Срок хранения и № статей по перечню | Примечание |
| 01. Руководство и контроль | ||||
| … | … | |||
| 01-15 | Личные дела учащихся | |||
| 01-16 | Алфавитная книга записи учащихся | |||
| 01-17 | Акты, справки и другие документы о несчастных случаях с учащимися. | |||
| 01-18 | Документы (акты, справки проверок и обследований состояния работы общеобразовательного учреждения). | |||
| 01-19 | Книга учета бланков и выдачи аттестатов о полном среднем образовании, золотых и серебряных медалей | |||
| 01-20 | Книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании | |||
| 01-21 01-22 | Инвентарные описи основных средств и библиотечного фонда, сличительные ведомости и другие материалы по инвентаризации, Переписка по организационно – хозяйственным вопросам | |||
| 01-23 | Заявления, жалобы граждан и документы, связанные с их рассмотрением | |||
| 01-24 | Журналы регистрации входящей корреспонденции. | |||
| 01-25 | Журналы регистрации исходящей корреспонденции. | |||
| 01-26 | Дело архивного фонда (описи, акты, исторические справки). | |||
| 01-27 | Сводная номенклатура дел общеобразовательного учреждения. |
3 вариант
Номенклатура дел
так есть ли ответственность?Вопрос
Вопрос: Обязательно ли при ликвидации организации передавать в архив кадровые документы, срок хранения которых не истек: документы постоянного срока хранения (по основной деятельности) и кадровые документы сроком хранения 75 лет? Предусмотрена ли какая-либо ответственность за непередачу таких документов на хранение и на кого она может быть возложена (на собственника организации, руководителя или иное ответственное за ведение кадрового учета лицо)? С уважением, Топольняк Татьяна
Ответ
Передача документов архив при ликвидации юридического лица обязательна.
В соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона об архивном деле. Соответствующий Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Статьей 23 Закона об архивном деле установлено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.
В силу указанных норм в обязанности организации входит обеспечение сохранности кадровых документов в течение сроков их хранения, установленных Перечнем. При этом в случае ликвидации организации документы по личному составу, а также кадровые документы, срок хранения которых не истек, должны быть переданы на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.
Не передача при ликвидации организации указанных документов на хранение в архив будет означать нарушение организацией требования законодательства РФ обеспечить хранение данных кадровых документов в течение установленного срока.
В соответствии с п. п. 2, 3 ст. 62 Гражданского кодекса РФ ликвидация организации осуществляется ликвидационной комиссией (ликвидатором), назначаемой учредителями (участниками) юридического лица при принятии решения о ликвидации организации. С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят полномочия по управлению делами юридического лица.
Таким образом, обязанность передать кадровые документы, срок хранения которых не истек, в соответствующий архив должна быть выполнена ликвидационной комиссией.
В соответствии со ст. 27 Закона об архивном деле юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
В отношении уголовной ответственности следует отметить, что УК РФ отдельного состава преступления за нарушение законодательства об архивном деле не содержит. Однако, по нашему мнению, в случае не передачи кадровых документов в архив при ликвидации организации (в том числе при уничтожении документов, подлежащих передаче) нельзя исключать возможность привлечения членов ликвидационной комиссии к уголовной ответственности по ч. 1 ст. 325 УК РФ за сокрытие (уничтожение) официальных документов. УК РФ не содержит понятия "официальный документ". Однако, в соответствии с действующим законодательством и судебной практикой такими документами являются документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер (ст. 5 Федерального закона от 29.12.1994 № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов"), а также документы, созданные (выданные) общественными или коммерческими предприятиями, учреждениями, организациями (Постановление Президиума Верховного Суда РФ от 24.09.2008 № 213-П08, п. 23 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28)). Поэтому кадровые документы, на основании которых в том числе может устанавливаться страховой стаж работников для выхода на пенсию, могут быть признаны официальными документами.
Административная ответственность за нарушение законодательства о хранении документов предусмотрена ст. ст. 13.20, 13.25 КоАП РФ.
Статья 13.20 КоАП РФ является общей нормой, которая устанавливает административную ответственность должностных лиц за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 КоАП РФ.
При этом согласно ст. 2.4 КоАП РФ среди перечня составов административных правонарушений, по которым члены ликвидационных комиссий несут ответственность как должностные лица, указана только ст. 13.25 КоАП РФ. Статья 13.20 КоАП РФ в данный перечень не входит.
Статьей 13.25 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность акционерного общества, общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью, унитарного предприятия, а также иных специализированных субъектов за неисполнение обязанности по хранению документов в течение сроков, установленных соответственно законодательством об акционерных обществах, об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях.
Согласно п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" и п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", п. 1 ст. 28 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" акционерные общества, общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью, унитарные предприятия обязаны хранить документы, перечисленные в данных нормах, а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации.
Таким образом, законодательством об акционерных обществах, об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях с учетом ч. 1 ст. 17 и ст. 23 Закона об архивном деле предусмотрена обязанность данных организаций обеспечить хранение кадровых документов, срок хранения которых не истек, в том числе путем передачи данных документов в соответствующий государственный или муниципальный архив при ликвидации указанных организаций.
С учетом этого члены ликвидационных комиссий акционерного общества, общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью, унитарного предприятия в случае не передачи при ликвидации организации кадровых документов, срок хранения которых не истек, в соответствующий архив могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.25 КоАП РФ.
Подробности в материалах Системы:
1. Ответ: Как хранить документы в кадровой службе
Документы обязательные для хранения
Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.
Сроки хранения документов
Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.
Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.
Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.
Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
Условия хранения документов
Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19. Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).
Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей). Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив ( Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить ( Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами
За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).
Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:
· от 100 до 300 руб. для граждан;
· от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования
и кадровых ресурсов Минздрава России2. Ответ: Как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации
Архив организации
Чтобы обеспечить сохранность документов, организация может создать собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В этом случае все структурные подразделения организации будут передавать документы, образующиеся в процессе их деятельности, на хранение в архив. В частности, кадровая служба сможет передать в архив организации документы по личному составу, в отношении которых законодательством установлены предельные сроки хранения.
Порядок подготовки документов для передачи в архив
Порядок подготовки документов для их передачи в архив приведен в Основных правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. При этом коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Указанные организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).
В любом случае (независимо от установленного в организации порядка) определите сотрудника, ответственного за подготовку документов (в т. ч. кадровых) к их передаче на архивное хранение. Соответствующие обязанности могут быть возложены на сотрудника, например, приказом руководителя. Это следует из положений абзаца 1 пункта 6.3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).
Проведение экспертизы ценности документов
По общему правилу передаче документов (в т. ч. кадровых) на хранение в архив организации предшествует экспертиза ценности документов. Ее проводят ежегодно, чаще всего в начале календарного года (п. 2.3.1 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Чтобы провести экспертизу ценности документов, создайте экспертную комиссию ( Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Для этого издайте приказ в произвольной форме. В состав комиссии должно входить не менее трех человек. В обязательном порядке включите в него руководителя архива организации или сотрудника, ответственного за архив. Председателем комиссии назначьте одного из руководящих сотрудников организации (например, руководителя отдела кадров). Такой порядок формирования экспертной комиссии приведен в Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
По ходу проведения экспертизы комиссия отбирает:
· дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Такие дела подлежат передаче в архив организации;
· дела с временными сроками хранения. Такие дела остаются на хранении в соответствующих структурных подразделениях;
· дела, сроки хранения которых истекли. Такие дела подлежат уничтожению.
Об этом говорится в пункте 2.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Дела для передачи в архив организации отбираются путем их полистного просмотра и подлежат полному оформлению (п. 2.3.3, Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Передача в архив электронных документов
Если структурное подразделение передает на хранение в архив организации электронные документы, то процедура передачи состоит из следующих этапов:
· проверки физического состояния носителей электронных документов;
· записи электронных документов на машинные носители;
· проверки качества записи;
· проставления архивных шифров на единицах хранения (на футлярах);
· описания электронных документов и подготовки комплекта сопроводительной информации (в т. ч. составления описи).
Об этом говорится в пункте 2.3.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Результат деятельности комиссии
По результатам экспертизы ценности документов комиссия составляет описи дел, отобранных для передачи в архив организации. Это описи дел:
· постоянного хранения;
· временного хранения (свыше 10 лет);
· по личному составу.
Об этом говорится в пункте 2.4.1 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Электронные документы, переданные в архив организации, отражают в отдельной описи ( Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Ее форма также приведена в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Передача дел в архив организации
Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Дела передавайте по графику, установленному архивом. Он должен быть согласован с руководителями структурных подразделений и утвержден руководителем организации.
Сдаточные описи дел для их передачи в архив составляет структурное подразделение (кадровая служба) в трех экземплярах по , приведенной в приложении 12 к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (п. 3.7.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Сотрудник архива принимает каждое дело в присутствии сотрудника кадровой службы. При этом в описи дел ставится отметка о наличии дела.
Об этом говорится в пункте 3.7.25 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Ответственность за нарушения при работе с архивными документами
Внимание: за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (ст. 13.20 КоАП РФ)
Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятостиСдача документов на хранение в государственный архив при ликвидации негосударственных организаций, а так же в результате банкротства , является основной деятельностью нашей компании. Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях!
Стоимость сдачи документов ликвидируемой организации в государственный архив при ликвидации организации, рассчитывается исходя из периода существования организации, количества работников, уровня "текучести" кадров на ликвидируемом предприятии, сферы деятельности ликвидируемой организации.
По договору с ЦГАТО г. Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет 310 рублей за 1 ед. хранения (1 дело). Плата за прием документов Советского периода не взымается.
Специалист по сдаче документов в архив: Иван Владимирович Пеньковой, тел., +7 926 604 22 08
Особые условия для конкурсных управляющих, звоните!
Как сдать документы в архив на государственное хранение
1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.
2. Заключить с нами договор.
3. Определить дату и время начала работ.
Какие документы Вы получаете после сдачи документов в государственный архив?
1. Договор на оказание работ по архивной обработке и сдаче документов на государственное хранение в архив.
2. Договор с государственным архивом о приеме-передаче документов на государственное хранение.
3. Акт о приеме-передачи документов в архив на государственное хранение (акт выдается государственным архивом, осуществившим прием документов на хранение).
4. Документ, подтверждающий оплату государственной пошлины за прием документов на хранение.
5. Акт выполненных работ.
Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации
1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);
2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;
3. Свидетельство о ликвидации организации;
4. Решение организации о ликвидации;
5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).
6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.
7. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).
8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).
9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов - ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);
11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).
12. Акты о несчастных случаях.
13. Штатные расписания.
14. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.
15. Табели и наряды работников вредных профессий;
16. Список вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятииВместе с документами в архив передаются:
1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре.Требования по упорядочению документов и порядок их передачи в государственные архивы изложены в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» , Законе города Москвы от 28 ноября 2001 г. № 67 «Об Архивном фонде Москвы и архивах» . Сроки хранения различных видов документов определены в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558).
На хранение в государственный архив сдаются кадровые документы и бухгалтерские документы отображающие начисление заработной платы (ведомости либо лицевые счета по заработной плате сотрудников).
Порядок передачи документов на государственное хранение при ликвидации организации
В соответствии со ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008) при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. При ликвидации негосударственных организаций, в т.ч. в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в т.ч. организации, ликвидируемой в результате банкротства.
Функции ликвидационной комиссии
После принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, которые принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному составу. В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение.
Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.
В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов. Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации.
Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится собственными силами или с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение данного вида работ, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий может заключить договор с соответствующим государственным или муниципальным архивом на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.
Обращаем Ваше внимание! При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа, а затем утверждаются председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, на согласование соответствующего архивного органа представляются описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Кто должен хранить документы ликвидируемой организации
Документы ликвидируемой организации, имеющей правопреемника или вышестоящую организацию, передаются на хранение правопреемнику, а при его отсутствии – вышестоящей организации в упорядоченном состоянии.
В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации документы постоянного хранения, документы по личному составу временного хранения (75 лет) и документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии. При этом негосударственные организации передают свои документы по договору.
Документы с неистекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним на платной основе.
Подготовка документов к передаче на государственное или муниципальное хранение включает в себя:
Проведение экспертизы ценности документов;
Оформление дел;
Составление описей и научно-справочного аппарата к нему.
Экспертиза ценности документов
При проведении экспертизы ценности документов сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003; далее – Типовой перечень).
К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:
Распорядительные документы (приказы; распоряжения; записки, заменяющие приказы по личному составу; постановления и др.);
Списки личного состава, в т.ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;
Карточки по учету личного состава, в т.ч. временных работников (форма Т-2);
Личные дела;
Лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
Акты о несчастных случаях, связанных с производством;
Тарификационные ведомости;
Табели и наряды работников вредных профессий;
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
Списки работников, уходящих на льготную пенсию;
Штатные расстановки;
Книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.
Срок хранения указанных документов в соответствии с Типовым перечнем – в основном, 75 лет. Исключения составляют:
Акты о несчастных случаях, связанных с производством – хранятся 45 лет;
Тарификационные ведомости – 25 лет;
Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет;
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет;
Списки работников, уходящих на льготную пенсию, – 50 лет.
Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; проверяется правильность оформления документов.
Обращаем Ваше внимание! В соответствии со ст. 66 Типового перечня приказы, распоряжения по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.
К приказам, распоряжениям по личному составу, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках.
К приказам, распоряжениям, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взыскания, краткосрочных командировках.
На государственное (муниципальное) хранение отбираются приказы, распоряжения, имеющие 75-летний срок хранения. Приказы, распоряжения с 5-летним сроком хранения включаются в акт на уничтожение при условии истечения сроков их хранения по перечню.
Оформление дел подлежащих передаче на хранение в государственный архив
Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.
Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.
По хронологическому принципу проводится также систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.
Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители в делах не оставлять.
Переплет, подшивка сформированных дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения, допускается не переплетать, не подшивать, а хранить в скоросшивателе до истечения срока их хранения по перечню.
Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу по исполнению запросов социально-правого характера, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.
При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.
Составление описей дел подлежащих передаче в архив на государственное хранение
Внутренняя опись к документам дела составляется в исключительных случаях, как правило, к личным делам.
В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист-заверитель по установленной форме. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.
По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения, описи дел временного (до 10 лет) хранения и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, формата дел по личному составу, а также в целях оперативного поиска необходимых сведений для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы могут составляться отдельно описи дел по личному составу:
личные дела уволенных;
личные карточки уволенных;
лицевые счета по заработной плате;
расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы;
невостребованные личные документы (трудовые книжки, удостоверения и др.);
акты несчастных случаев, связанных с производством, и др.
Управленческие документы организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, используемые для исполнения запросов социально-правового характера, включаются либо в отдельную опись, либо (при незначительных объемах передаваемых документов) в опись дел по личному составу временного (75 лет) срока хранения.
Описи дел и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа для утверждения и согласования.
Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) с соответствующим оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата, вес бумажной макулатуры.
Документы передаются в государственные (муниципальные) архивы в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным или согласованным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа.
Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе приема-передачи проверяется наличие дел, указанных в описях. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архивного учреждения. Вместе с документами на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.). Четвертый экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии).
Согласно п.10 ст.23 Федерального закона от 22.10. 2004 №125-Ф3 «Об архивном деле РФ» при ликвидации предприятия или учреждения все документы по личному составу, а также документы, сроки хранения которых не истекли, подлежат обязательной передаче на хранение в Государственный или Муниципальный архив.
Подготовка документов перед сдачей в архив в себя включает:
Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
оформление дел;
описание документов постоянного и долговременного хранения;
обеспечение их сохранности;
сдачу документов в архив учреждения.Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации
1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);
2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;
3. Свидетельство о ликвидации организации;
4. Решение организации о ликвидации;
5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).
6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.
7. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работни-ков).
8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).
9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов - ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);
11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).
12. Акты о несчастных случаях.
13. Штатные расписания.
14. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.
15. Табели и наряды работников вредных профессий;
16. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологиче-ских процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятииВместе с документами в архив передаются:
1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре
