размер шрифта

ПРИКАЗ Министра обороны РФ от 28-03-2001 135 ОБ ОСОБЕННОСТЯХ ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В БЮДЖЕТНЫХ... Актуально в 2018 году

ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЯ УЧЕТА МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ МАТЕРИАЛЬНО ОТВЕТСТВЕННЫМИ ЛИЦАМИ В ПОДРАЗДЕЛЕНИИ (РЕМОНТНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ), НА СКЛАДЕ ВОЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

86. Учет материальных ценностей в подразделении (кроме бронетанковой, автомобильной техники и имущества, а также инженерной техники и горючего) ведется старшиной, в ремонтном подразделении - командиром подразделения или лицом, назначенным руководителем военного учреждения, на складе военного учреждения - начальником склада.

Учет материальных ценностей в подразделении, расположенном отдельно от своего военного учреждения, ведется лицами, назначенными приказом руководителя военного учреждения.

Учет ведется в учетных регистрах, поименованных в пунктах 47 и 50 Руководства.

Учет основных средств, малоценных предметов и материальных запасов ведется по видам номенклатуры (ракетно - артиллерийское вооружение, боеприпасы, инженерное имущество, средства связи, вещевое имущество и т.д.).

Материальные ценности, поступившие или отправленные (сданные) из подразделения или склада, приходуются (списываются) по учетным регистрам в тот же день. Данные этих регистров должны отражать наличие материальных ценностей на каждый день.

Учет бронетанковой, автомобильной техники и имущества автобронетанковой службы, а также инженерной техники и горючего в подразделении, расположенном или действующем со своим военным учреждением, не ведется. Этот учет ведется в финансовом органе за каждое подразделение.

87. Старшиной подразделения учет материальных ценностей, выданных военнослужащим, проходящим военную службу по призыву, в личное пользование, ведется в карточке учета (форма N 45), во временное пользование оружия и боеприпасов для несения караульной службы (на учения, занятия и для выполнения других задач) - в книге выдачи оружия и боеприпасов, во временное пользование других материальных ценностей - в книге учета (форма N 37).

88. В каждом помещении (комнате) вывешивается опись (форма N 65) находящихся в нем (ней) материальных ценностей. Опись подписывается материально ответственным лицом. В описи, вывешиваемой в комнате для хранения оружия, указывается количество пирамид, шкафов, ящиков, стендов, плакатов и другого имущества, хранящегося в этой комнате. В описи указываются также номера шкафов и какой печатью они опечатаны.

89. В подразделении, производящем самостоятельную заправку военной техники горючим, выдача водителям машин горючего производится по ведомости (форма N 8) или заборной карте (форма N 431) под подпись. Количество выданного горючего записывается заправщиком в путевой лист каждой заправленной машины.

Заправка горючим стационарных и передвижных агрегатов (станций) производится по рабочим листам (форма N 17) под подпись мотористов (начальников станций) в ведомости (форма N 8) или заборной карте (форма N 431).

Горючее, полученное на складе (заправочном пункте) военного учреждения подразделением, производящим самостоятельную заправку военной техники, учитывается в этом подразделении по книге складского учета материалов (форма N М-17). Списание горючего с подразделения производится по акту о списании материальных запасов (форма N 230), составляемому на основании данных оформленных путевых листов установленной формы и рабочих листов (форма N 17).

90. Продукты питания, полученные подразделением, расположенным отдельно от военного учреждения, учитываются в книге складского учета материалов (форма N М-17). Выдача их в столовую (на камбуз) производится на основании раскладки - накладной на выдачу продуктов для приготовления пищи (форма N 22). Списание с учета продуктов, израсходованных для приготовления пищи, производится в) в соответствии с утвержденным графиком документооборота военного учреждения.

92. При убытии военнослужащих из подразделения в одиночном порядке выдача им продовольствия производится по аттестату (форма N 21).

93. Учет материальных ценностей неприкосновенного запаса ведется финансовым органом в отдельной картотеке.

Прием материальных средств воинской частью может осуществляться на предприятиях промышленности (базах, складах), в других воинских частях или от транспортных органов.

Прием имущества от транспортного органа осуществляется комиссией: части в присутствии представителя органа, ответственного за доставку груза. В состав комиссии обязательно включаются начальник соответствующей службы (отпела хранения) и лицо, ответственное за эксплуатацию (хранение) приемщик материальных средств. Приемщику, выдается доверенность (форма которой является документом, удостоверяющим его право выступать в роли получателя материальных средств по разнарядке, наряду или другому

учетному документу. При выдаче доверенности на ней и ее корешке проставляется порядковый номер. Доверенность подписывается командиром части и начальником соответствующей службы. Их подписи заверяются гербовой печатью. В случае приема секретного груза организуется его вооруженная охрана.

Материальные средства принимаются от транспортного органа основании сопроводи тельных документов. При обнаружении неисправностей вагонов (контейнеров), нарушении пломб, дефекте упаковки (тары) и признаков утраты (порчи) груза комиссией составляется коммерческий акт. Кроме того, акт составляется случаях:

прибытия груза, без документов или документов без груза;
-обнаружения недостачи материальных средств, превышающей норму
естественной убыли:

подачи груза железнодорожным транспортом по истечении 24 часов после
оформления документов на получение материальных средств.

В случае отказа транспортные служб от составления коммерческого акта недостача или повреждение груза должны быть зафиксированы в акте, оформляемом комиссией части в день принятия материальных средств. Акт должен быть подписан представителем транспортной милиции (или другой незаинтересованной организации). По завершении приема ВВТ, ракет, боеприпасов. ГСМ. продовольствия, высотного снаряжения и летно-технического оборудования составляется акт (форма 4). Во всех остальных случаях подобный акт составляется при выявлении расхождений в документальном и фактическом наличии (качестве) груза.

Материальные средства, полученные складом от транспортного органа в отсутствие приемщика или сдатчика, учитываются.в. книге (форма 54). Контроль поступления на склад и отправки в адрес получателя транзитных Грузов ведется по книге (форма 205). Время подачи и возврата транспортных средств регистрируется в книге учета (форма 204).

Получение грузов (кроме ГСМ и продовольствия) на военном складе

(предприятии промышленности) приемщиком воинской части осуществляется по предъявлении доверенности (форма 57) на основании наряда (форма 20,0)

вышестоящего органа или выписанного поставщиком в счет разнарядки (этого

При перевозках материальных средств, принятых по одному наряду, на нескольких транспортных средствах на каждое из них выписывается

сопроводительный лист (форма 62).

Прием грузов, доставленных в часть (на склад) в сопровождении сдатчика грузоотправителя или приемщика грузополучателя производится материально ответственным лицом на основании первичных документов по факту. По прибытии на склад сдатчик представляет в учетно-операционный отдел сопроводительные документы для регистрации их в книге (форма 25). Там же выписывается пропуск (форма 219) для ввоза груза на территорию склада.

Материальные средства, поступившие на склад под пломбами завода-изготовителя, принимаются без вскрытия (по маркировке) При последующей их отправке в наряде делается отметка "Груз под пломбой изготовителя". Принятые грузы приходуются: в учетно-операционном отделе на основании наряда или акта (форма 4): в деле хранения по факту.

Гарантийные сроки хранения и осмотра материальных средств (если таковые предусмотрены) указываются в книгах (карточках) учета, стеллажных (форма 64) и штабельных (форма 221) карточках. Тара, независимо) от того, подлежит ли она возврату, учитывается в карточках (форма 43 или 44) на основании первичных документов, по которым поступили материальные средства.

Прием грузов от других воинских частях осуществляется по нарядам вышестоящих органов управления соответствующих служб. На принятое горючее и продовольствие оформляются чековые требования (форма 6). Передача В ВТ, учитываемых по номерам и техническому состоянию, оформляется актами (форма 12,14). Прием вновь построенного (отремонтированного) корабля производится комиссией с учетом должностных лиц соответствующих военных представительств и флотских специалистов. При этом оформляются акты (форма II) по каждому виду материальных средств.

На принятое вооружение, технику, ракеты и боеприпасы воинская часть в течение грех дней высылает вышестоящему органу управлении

соответствующей службы грузополучателю акты (форма 4). Забракованные комиссией склада поступившие материальные средства учитываются по книге учета (форма 207). Претензии, предъявляемые складом поставщикам, регистрируются в книге (форма 206). На. базах (арсеналах) центрального подчинения учет рекламаций, предъявляемых к предприятиям промышленности, ведется по книгам учета (форма 210).

Материальные средства, принятие воинской частью, приходуются в Соответствующей службе на основании оформленных актов (форма 4) или

нарядов (талонов чековых требований). Командир подразделения (начальник склада) принимает имущество под расписку в акте (накладной, талоне чекового требования, наряде). Соответствующая запись делается в книге (карточке) учета, одновременно на складе части заводятся стеллажные (штабельные) ярлыки (форма64), в которых указываются гарантийные сроки хранения (очередных осмотров) материальных средств.

Всё имущество (кроме продовольствия), поступившее в часть с прибывшими военнослужащими, приходуется в службах по аттестатам (форма 21), а затем непосредственно и подразделениях по книгам учета (форма 26). В случае несоответствия фактического наличия и качественного состояния поступивших материальных средств данным аттестата составляется акт (форма II). На основании утвержденного командиром акта недостача записывается в книгу учета недостач, после чего материальные средства списываются с учета.

В случае, когда прибывшие военнослужащие не имеют аттестата на

какой-либо вид имущества. находящиеся у лих материальные средства этого вида приходуются по факту с оформлением акта (форма II) одновременно высылается запрос на аттестат.

На каждого военнослужащего в службе воинской части на основании аттестата (форма 21) или акта (форма II) заводится карточка учета (форма 45). Эти карточки могут передаваться подразделениям под расписку старшины.

Изготовленные в ремонтном подразделении или закупленные материальные средства принимаются по накладным (на основании отчетных счетов или товарных чеков).

Годные приборы, узлы, агрегаты, запасные части, полученные после разборки списанных ВВТ, принимаются и приходуются по актам (форма 13).

Отпуск, передача и сдача материальных средств

Отпуск грузов со складов осуществляется по нарядам (форма или разнарядкам органов управления, которым подчинены склады. Продовольствие и горючее выдаются приписанным к складам грузополучателям в пределах нарядов и разнарядок по чековым требованиям (форма 6) без предъявления доверенностей. При этом учет выданных по нарядам материальных средств ведется в у четно-операционном отделе по книге (форма 269).

При отгрузке материальных средств без приемщика грузополучателя наряд передается для исполнения в отдел хранения и в транспортный отдел.

В отделе хранения производится подготовка имущества к отгрузке (отбор, проверка комплектности, взвешивание, упаковка и т.п.).

При взвешивании составляются весовые ведомости (форма 222) и упаковочные листы (форма 63) на каждое место.

В транспортном отделе после получения из отдела хранения готового к отправке (упакованного,) груза па каждый контейнер (вагон) составляется повагонная ведомость (форма 223).

Во всех случаях при отправке имущества оформляются транспортные документы (ж/д накладные, сопроводительные листа). Кроме того, при отгрузке оформляются: на ВВТ - формуляры или паспорта (если нет заводских); на горючее - паспорта качественного состояния: на продовольствие -свидетельства о качестве (форма 228).

Со склада воинской части отпуск материальных средств, кроме боеприпасов на практические стрельбы, производится но накладным (форма 2) или ведомостям (форма 8) ? выписываемым в соответствующих службах. По ведомостям (форма 8) отпускаются материальные средства для регламентных работ и горючее для дозаправки ВВТ;

Однородные предметы вещевого и другого имущества, а также продовольствие, в том числе мясо. раба, хлеб и сливочное масло, при массовой выдаче их офицерам, прапорщикам и военнослужащим сверхсрочной службы по предъявлении ими талонов раздаточного листа (форма 19).

Выдача материальных средств в личное пользование военнослужащим срочной службы производится под расписку в карточках учета (форма 45). Выдача во временное пользование на срок до ОДНОГО месяца производится: оружия и боеприпасов - по книге выдачи оружия и боеприпасов (приложение 8 к УВС); других материальных средств - по книге учета (ферма 37). Выдача имущества во временное пользование на срок более одного месяца оформляется накладными (форма 2).

Передача материальных средств из одной части в другую на основании приказа командира соединения оформляется:

ВВТ, учитываемых по номерам и техническому состоянию, - карточками (форма 1);

ГСМ и продовольствия - чековыми требованиями (форма 6);

всех других материальных средств (кроме передаваемых с личным составом - накладными (форма 2).

На материальные средства воинской части, убывающей в состав другого соединения, оформляются аттестаты (форма 20).

При убытии подразделения в другую часть на числящиеся за ним материальные средства выписываются аттестаты (форма 21). Аттестатам, которые выписываются на основании карточек учета (форма 45), .прилагаются именные списки военнослужащих с указанием наименований, количества и сроков выдачи числящихся за каждым из них материальных средств (в том числе номеров оружия). Аттестаты и именные списки выдаются командиру убывающего подразделения под расписку в корешках аттестатов.

При переводе военнослужащих в другую часть в одиночном порядке, а также при увольнении из Вооруженных Сил офицеров и прапорщиков на числящиеся за ними материальные средства (кроме полученного оружия, боеприпасов и инвентарного имущества) на основании карточек учета (форма 45) выписываются аттестаты (форма 21).

Учет материальных ценностей в воинской части осуществляется в службах, подразделениях, мастерских, на складах и объектах войскового хозяйства. Учету подлежат все материальные ценности, которые имеются или поступают в воинскую часть. Они учитываются в документах учета независимо от источников их поступления (приобретения). Руководство организацией учета материальных ценностей в воинской части осуществляет командир воинской части.

В воинских частях и учреждениях Министерства обороны России за ведение учета материальных ценностей отвечают: начальник штаба, заместители (помощники) командира (начальника), начальники служб, начальник отдела (отделения) операционного и планового (операционного и комплектации), начальники отделов хранения центров материально-технического обеспечения (складов, технических баз вооружения и комплексов) и командиры подразделений, материально ответственные лица.

По учету материальных ценностей на должностных лиц накладываются определенные обязанности. Начальники служб, отделов (отделений), групп, ведающих обеспечением войск (сил) материальными ценностями:

Организуют ведение учета в количественном и качественном выражении, выполнение планов поставок, обеспечения (снабжения) и ремонта, реализацию фондов и расход лимитов, расчетов с поставщиками;
- принимают меры по предотвращению недостач, хищений, утрат, уничтожения, повреждения, а также других противоправных действий (бездействия) с материальными ценностями;

- организуют учет лицевых счетов обеспечиваемых воинских частей по соответствующей службе;
- разрабатывают схемы прикрепления на обеспечение материальными ценностями к складам комплексного хранения центра материально-технического обеспечения военного округа (флота);
- разрабатывают и представляют в установленные сроки отчетные документы в соответствии с табелями срочных донесений.

Начальник штаба воинской части, заместители (помощники) командира воинской части:

Осуществляют контроль за ведением учета в подчиненных службах и своевременное представление в довольствующие органы отчетных документов, установленных табелями срочных донесений;
- организуют эффективное, экономное, законное и целевое расходование материальных ценностей;
- проводят в установленные сроки выборочно внезапные проверки фактического наличия материальных ценностей в подразделениях и на складах воинской части и ведения учета материально ответственными лицами;
- принимают меры по предотвращению недостач, хищений, утрат, уничтожения, повреждений, а также других противоправных действий (бездействия) с материальными ценностями;
- обеспечивают контроль за соблюдением графика документооборота и представления первичных документов в штатный (обслуживающий) финансовый орган;
- дают в пределах своей компетенции письменные заключения по актам на списание материальных ценностей и ущерба по закрепленной номенклатуре.

Начальники служб воинской части отвечают:

За ведение учета материальных ценностей и своевременное представление в довольствующие органы отчетных документов, установленных табелями срочных донесений;
- за оформление первичных учетных документов, связанных с движением материальных ценностей;
- за ведение книг и карточек учета материальных ценностей.
- за хранение учетных документов вспомогательного характера

Они также обязаны:

Проводит с производством записи в регистрах учета сверку учетных данных с подразделениями и складом, штатным (обслуживающим) финансовым органом, а также перед составлением установленной отчетности – с довольствующим органом;
- организует эффективное, экономное, законное и целевое расходование материальных ценностей;
- проводит в установленные сроки выборочно внезапные проверки фактического наличия материальных ценностей в подразделениях и на складах воинской части и ведения учета материально ответственными лицами;
- принимает меры по предотвращению недостач, хищений, утрат, уничтожения, повреждений, а также других противоправных действий (бездействия) с материальными ценностями;
- отвечает за соблюдение графика документооборота и представления первичных документов в штатный (обслуживающий) финансовый орган;
- дает в пределах своей компетенции письменные заключения по актам на списание материальных ценностей и ущерба по закрепленной номенклатуре.

На должностных лиц, отвечающие за ведения учета материальных ценностей запрещается возлагать обязанности материально ответственных лиц.

Таким образом, общее руководство учетом в воинской части осуществляется командиром части, который несет полную ответственность за соблюдение требований к учету материальных ценностей. Контроль за ведением учета возлагается на начальника штаба и заместителей (помощников) командира воинской части. Учет проводится во всех службах, подразделениях, складах и на объектах материально-технической базы части.

Все виды вооружения, военной и специальной техники и других материальных ценностей являются государственной собственностью. Они должны быть своевременно и правильно учтены, правильно храниться, расходоваться и эксплуатироваться.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

К приказу Министра обороны СССР

1979 года № 260

РУКОВОДСТВО

ПО УЧЕТУ ВООРУЖЕНИЯ, ТЕХНИКИ, ИМУЩЕСТВА И ДРУГИХ МАТЕРИАЛЬНЫХ СРЕДСТВ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ СССР

УЧЕТ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ, ВОИНСКИХ ЧАСТЯХ, НА КОРАБЛЯХ И В СОЕДИНЕНИЯХ

МОСКВА -1980

Настоящее Руководство определяет: организацию и порядок ведения учета всех видов вооружения, боевой и другой техники, ракет, боеприпасов, топлива, горючего, продовольствия, вещевого, инженерного, химического и иного иму­щества, материалов и специальных жидкостей различного назначения, казарменно-жилищного фонда, коммунальных сооружений и земельных участков в подразделениях, воинских частях, на кораблях и в соединениях, на складах, базах, арсеналах и в органах управления Вооруженных Сил СССР в мирное и военное время; формы учетных документов; организацию контроля за веде­нием учета.

Руководство состоит из четырех частей:

часть I - учет в подразделениях, воинских частях, на кораблях и в соеди­нениях,

часть II - учет на складах, базах и арсеналах объединений и центрального подчинения;

часть III-учет в органах управления объединений и видов Вооруженных Сил, в главных и центральных управлениях Министерства обороны СССР;

часть IV -учет в органах квартирно-эксплуатационной службы казарменно-жилищного фонда, коммунальных сооружений и земельных участков.

Документы по формам, установленным настоящим Руководством, могут составляться и обрабатываться как вручную, так и с использованием средств механизации и автоматизации управления.

Глава I

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Все виды вооружения, боевой и другой техники, ракеты, боеприпасы, топливо, горючее, продовольствие, вещевое, инженер­ное, химическое и иное имущество, материалы и специальные жид­кости различного назначения, казарменно-жилищный фонд и ком­мунальные сооружения, а также земельные участки 1 , используе­мые Вооруженными Силами СССР в мирное и военное время, яв­ляются государственной собственностью. Они подлежат обязатель­ному учету, правильному использованию, экономному и законному расходованию.

2. Учет материальных средств должен быть своевременным, полным, достоверным и точным.

3. Учет материальных средств в Вооруженных Силах ведется в целях: своевременного обеспечения соответствующих должност­ных лиц и органов управления достоверными данными о наличии, движении и качественном (техническом) состоянии материальных средств 2 , необходимыми для планирования и организации обеспе­чения ими войск 3 ; контроля за сохранностью, законностью, целесо­образностью и эффективностью расходования (использования) ма­териальных средств; подготовки исходных данных для составления отчетных документов, установленных табелями срочных донесе­ний.

4. Учет материальных средств заключается в оформлении установленными оправдательными документами и осуществлении пра­вильных и своевременных записей в книгах (карточках) учета (на­копителях информации ЭВМ) всех операций, связанных с движе­нием и изменением качественного (технического) состояния мате­риальных средств.

5. Учет материальных средств (кроме казарменно-жилищного фонда, коммунальных сооружений и земельных участков) в подразделениях 4 , на объектах войскового (корабельного) хозяйства 5 , а также в службах воинских частей 6 и соединений, как в мирное, так и в военное время ведется в соответствии с частью I настоя­щего Руководства. Ведение учета этих материальных средств по другим положениям и формам документов запрещается.

6. Организация и ведение учета материальных средств осуще­ствляется с соблюдением требований соответствующих приказов Министра обороны СССР по обеспечению сохранения государ­ственной и военной тайны.

7. Учет материальных средств ведется с использованием современных средств механизации и автоматизации управления. Широкое применение этих средств повышает оперативность учета и обеспечивает высокое качество учетных операций.

8. Учету подлежат все материальные средства независимо от их назначения, источников поступления и способов приобретения. При этом материальные средства неприкосновенных запасов учи­тываются отдельно от других материальных средств.

9. Качественное (техническое) состояние материальных средств учитывается по категориям (не более пяти) или степени годности (годные, негодные) и сортности в соответствии с ГОСТами. Поря­док категорирования и определения степени годности материаль­ных средств устанавливается главными и центральными управле­ниями Министерства обороны СССР или органами управления ви­дов Вооруженных Сил, ведающими обеспечением войск соответст­вующими видами материальных средств 1 .

10. Учет материальных средств ведется в натуральных пока­зателях и стандартных единицах измерений, приведенных в прило­жении 2 к части I настоящего Руководства.

В учетных документах цены указываются только в случаях:

приема материальных средств, за которые производятся денеж­ные расчеты;

отпуска материальных средств за плату или в счет лимита, выделенного в денежном выражении;

определения разме­ров утрат и недостач материальных средств;

списания материаль­ных средств.

Цены устанавливаются по действующим ценникам (прейскурантам).

11. Руководство организацией учета материальных средств в воинской части (соединении) осуществляет командир части (соединения); организуют учет соответствующих материальных средств начальник штаба, заместитель командира по тылу (тех­нической части, вооружению, инженерно-авиационной службе) или помощник командира по снабжению, а также начальники служб и командиры подразделений.

Ответственность за выполнение требований части I настоя­щего Руководства несут:

а) командир воинской части (соединения) -за состояние учета всех материальных средств в части (соединении) и своевременное представление в вышестоящие органы управления отчетных доку­ментов, установленных табелями срочных донесений;

б) начальник штаба воинской части (соединения), заместитель командира по тылу (технической части, вооружению, инженерно-авиационной службе) или помощник командира по снабжению- за состояние учета материальных средств и отчетности в подчинен­ных им службах;

в) начальник службы-за состояние учета материальных средств службы в воинской части (соединении), законное и пра­вильное оформление операций, связанных с движением и измене­нием качественного (технического) состояния материальных средств, своевременное ведение записей в книгах (карточках) учета, правильное оформление учетных документов, правильное составление и своевременное представление отчетных документов по службе;

г) командир подразделения, а также начальник склада, ма­стерской и другого объекта войскового (корабельного) хозяйства - за состояние учета материальных средств в подразделении (на складе, в мастерской и на ином объекте);

д) лицо, непосредственно ведущее учет,- за законное и пра­вильное оформление (по кругу обязанностей) всех учетных доку­ментов, своевременное ведение записей в книгах (карточках) учета операций, связанных с движением и изменением качествен­ного (технического) состояния материальных средств; за подго­товку документов для передачи в вычислительный пункт (центр) и сдачи в архив; за сохранность учетных документов;

е) начальник вычислительного пункта (центра)-за качест­венное и в установленные сроки решение задач по учету материаль­ных средств и своевременное возвращение (выдачу) учетных доку­ментов начальникам служб.

12. Все должностные лица, в обязанности которых входит организация учета или непосредственное ведение его в подразделе­ниях воинских частях и соединениях, должны твердо знать, вы­полнять положения части I настоящего Руководства и в пределах своей компетенции осуществлять систематический контроль за их выполнением подчиненными должностными лицами.

13. Командиры (начальники) всех степеней при проверках под­разделений, воинских частей и соединений обязаны принимать не­обходимые меры по наведению и поддержанию должного порядка в учете материальных средств.

Глава II

ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ, ОФОРМЛЕНИЯ И ВЕДЕНИЯ

УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

14. Учетный документ - документ, содержащий в зафиксиро­ванном виде информацию, оформленную в установленном настоя­щим Руководством порядке, имеющий в соответствии с действую­щим законодательством правовое значение.

Учетные документы в зависимости от их назначения подразде­ляются на первичные документы, книги и карточки учета, доку­менты вспомогательного характера.

Первичные учетные документы - накладные, наряды, чековые требования, раздаточно-сдаточные ведомости, акты, квитанции, путевые, рабочие, производственные и раздаточные листы, атте­статы-служат для оформления операций, связанных с движе­нием и изменением качественного (технического) состояния мате­риальных средств, и являются основанием для записей учетных данных в книгах и карточках учета.

В книгах и карточках учета отражаются наличие, движение и качественное (техническое) состояние материальных средств за определенный период по подразделениям (частям), складам, ма­стерским, другим объектам войскового (корабельного) хозяйства и в целом за воинскую часть (соединение).

Учетные документы вспомогательного характера-сводные и иные ведомости (кроме раздаточно-сдаточных), доверенности, со­проводительные и упаковочные листы, листы отпуска горячей пищи, раскладки, стеллажные ярлыки, описи материальных средств, извещения, донесения, подтверждения-способствуют вы­полнению операций, связанных с движением и изменением качест­венного (технического) состояния материальных средств

Основными частями учетного документа являются: заголовоч­ная часть; содержательная часть; оформляющая часть.

Заголовочная часть должна содержать реквизиты 1 , дающие полное и четкое представление о виде и характере документа

Клетки, образуемые пересечением строк и граф таблицы в про­цессе оформления документа, заполняются реквизитами-основа­ниями.

Оформляющая часть документа обычно содержит: даты состав­ления, подписи и утверждения документа; наименования должно­стей лиц, подписавших документ; личные подписи и их расшиф­ровку; соответствующие печати (на документах, где они предус­мотрены). При необходимости указывается номер доверенности по­лучателя.

15. При составлении и оформлении первичных учетных доку­ментов соблюдаются следующие правила:

а ) в заголовочной части документа обязательно указываются: его номер;

основание (цель) и дата операции, связанной с движе­нием и изменением качественного (технического) состояния мате­риальных средств;

наименование службы, выдавшей документ;

гру­зоотправитель (сдатчик) и грузополучатель (приемщик);

срок дей­ствия документа;

б ) в содержательной части документа обычно показываются:

номер по порядку;

наименование материальных средств;

код но­менклатуры; единица измерения;

количество материальных средств.

При необходимости, кроме того, указываются: категория, сорт, за­водской номер, цена единицы и сумма стоимости материальных средств, а также иные данные, предусмотренные конкретной фор­мой документа.

в ) документ подписывается соответствующим начальником и другими должностными лицами. Подпись начальника заверяется:

на документах, предназначенных для отправки из воинской части (соединения),- мастичной гербовой печатью воинской части (со­единения);

на документах, предназначенных для обращения внутри воинской части (соединения),- мастичной печатью «Для внутренних хозяйственных документов» воинской части (соедине­ния);

г ) документ считается исполненным, если указанные в нем операции выполнены, хотя бы и не в полном объеме. На дополучение (довыдачу) или досдачу материальных средств составляется новый документ;

д ) документы, составляемые в двух и более экземплярах, за­полняются через копировальную бумагу печатающим устройством или химическим карандашом (шариковой ручкой, копироваль­ным пером);

е ) все первичные документы (кроме чековых требований и аттестатов), составляемые в службе, регистрируются в книге учета (форма 25), порядковый номер регистрации является номе­ром документа.

Если документ состоит из нескольких листов, то его номер указывается на каждом листе документа. При наличии приложений к основному документу на всех их листах тоже ста­вится его номер. Реквизит-основание «Регистрационный номер» записывается только на входящих документах.

По документам, не подписанным правомочными должностными лицами, не зарегистрированным в книге учета (форма 25) и не имеющим печати (где она предусмотрена), производить операции, связанные с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств, категорически запрещается.

16. Исполненные первичные документы после записи в книгах (карточках) учета склада произведенных по ним операций, связан­ных с движением и изменением качественного (технического) со­стояния материальных средств, в конце рабочего дня сдаются в соответствующую службу воинской части (соединения) под рас­писку в книге учета (форма 25). В службу принимаются полностью оформленные документы. Документ без подписей получателя и сдатчика материальных средств считается недействительным.

17. При ведении учета вручную в службе воинской части (со­единения) на всех исполненных первичных документах делаются отметки о записи в книгах (карточках) учета о произведенных операциях, связанных с движением или изменением качественного (технического) состояния материальных средств. В отметке указы­ваются номер книги (карточки) учета и страница, на которой за­писана учетная операция. При наличии в документе нескольких на­именований материальных средств отметка производится по каж­дому наименованию. Для отметок используется графа реквизита «Примечание» или чистое поле документа.

При учете материальных средств с использованием вычисли­тельной техники на всех исполненных первичных документах в вы­числительном пункте (центре) делаются отметки с указанием даты их обработки, фамилий исполнителей и мест хранения инфор­мации.

18. При оформлении и ведении книг и карточек учета соблю­даются следующие правила:

а ) в каждой книге учета листы нумеруются, прошнуровываются, скрепляются мастичной печатью «Для пакетов» воинской части (соединения). Количество листов удостоверяется подписями:

в книгах учета, ведущихся в подразделениях,-командиров под­разделений; в книгах учета, ведущихся на складах и других объек­тах войскового (корабельного) хозяйства, а также на складе, в мастерской, в службах воинской части (соединения),-начальни­ков соответствующих служб.

В книге учета для каждого наименования материальных средств в зависимости от частоты записей отводится определен­ное количество страниц. Очередность записи наименований должна соответствовать последовательности, предусмотренной формами донесений и отчетов. В начале книги учета показывается ее со­держание, в котором последовательно отражаются наименования материальных средств и номера страниц, отводимых для них;

б ) карточка учета составляется на одно наименование матери­альных средств 1 . Правильность оформления карточки учета удо­стоверяется подписью начальника соответствующей службы. Под­пись заверяется мастичной печатью «Для внутренних хозяйствен­ных документов» воинской части (соединения);

в ) все книги учета материальных средств, ведущиеся в под­разделениях, на складах и других объектах войскового (корабель­ного) хозяйства, а также в службах воинской части (соединения), учитываются в штабе части (соединения) и выдаются в порядке, установленном статьей 133 Руководства по служебной переписке в Вооруженных Силах СССР 2 . Карточки учета материальных средств учитываются в соответствующих службах по книгам учета (форма 25) и выдаются под расписки в них; порядок оформ­ления и учета этих книг аналогичен порядку оформления и учета, установленному для книг учета материальных средств;

г ) записи в книгах (карточках) учета материальных средств производятся только на основании подлинных, законно и пра­вильно оформленных первичных документов. При необходимости проводки в течение дня большого количества приходных (расход­ных) документов разрешается записи в книгах (карточках) учета производить по сводным ведомостям (форма 7). Сводные ведо­мости составляются в службе отдельно на приходные и расходные документы и подписываются лицом, ведущим учет. Первоначаль­ные записи в новых книгах (карточках) учета производятся на основании первичных документов, а также актов инвентаризации (передачи) или учетных данных предыдущих книг (карточек) учета. Записи об остатках материальных средств, перенесенные из других книг (карточек) учета, подтверждаются подписями началь­ника соответствующей службы и лица, ведущего учет материаль­ных средств. По материальным средствам, имеющим сроки службы (эксплуатации), при переносе их остатков в новые книги (карточки) учета одновременно указываются и даты выдачи этих материальных средств;

д ) итоги о приходе (расходе) материальных средств в книгах и карточках учета подводятся по отчетным периодам и за год, а также при инвентаризациях, ревизиях, передаче должности ма­териально-ответственным лицом и в других необходимых случаях. Итоги подчеркиваются чертой (годовые итоги-двумя чертами) и заверяются подписями: лица, ответственного за состояние учета, и лица, непосредственно ведущего учет;

е ) записи в книгах (карточках) учета о сверке остатков мате­риальных средств производятся в порядке, указанном в поясне­ниях к формам документов (приложение 1 к части I настоящего Руководства);

ж ) книги и карточки учета материальных средств ведутся до полного использования. Остающиеся на следующий операционный год книги, карточки учета перерегистрируются в новых соответст­венно «Перечне дел, книг и журналов» 3 и книге учета (форма 25) с отметкой об этом в прежних «Перечне дел, книг и журналов» и книге учета (форма 25). Карточки, законченные в течение опера­ционного года, прилагаются к вновь заведенным и хранятся вме­сте с ними до конца операционного года;

з) в случае утери книги (карточки) учета учетные данные восстанавливаются в новой книге (карточке) по первичным учет­ным документам.

19. Документы вспомогательного характера составляются и оформляются так же, как и первичные документы.

20. При ведении учета вручную переменные реквизиты первич­ных документов «Признак информации», «Код документа», «Код операции» и «Итого» не указываются. Переменный реквизит «Еди­ница измерения» указывается по сокращенному наименованию.

21. На всех учетных документах указываются присвоенные подразделениям (воинским частям, соединениям), а также постав­щикам материальных средств условные наименования (коды). При отсутствии условных наименований указываются действительные наименования.

22. Учетные документы должны составляться и вестись разбор­чиво, без помарок и подчисток. Для исправления ошибок, допу­щенных при записях, неправильные цифры или слова зачерки­ваются тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочи­тать, а над ним записываются правильные цифры и слова. Сделан­ное исправление оговаривается на свободном месте этой же стра­ницы документа: «Исправленному (указывается правильная запись) верить» и заверяется в книге (карточке) учета подписью исполнителя, а в первичном документе-подписью начальника, подписавшего документ.

В случае, когда производится только зачеркивание ошибочной записи без исправления ее, зачеркнутое оговаривается: «Зачеркну­тое (указываются цифры или слова) не считать» и также заве­ряется в книге (карточке) учета подписью исполнителя, а в пер­вичном документе - подписью начальника, подписавшего документ.

Подпись должностного лица об исправлениях в первичном до­кументе заверяется соответствующей печатью.

При исправлении записи в книге (карточке) учета должны быть исправлены и последующие итоги с указанием даты исправ­ления. Если после исправленной записи произведено еще две и бо­лее правильных записей, то итог (остаток) исправляется только в последней записи.

23. Все исполненные учетные документы вместе с приложения­ми к ним подшиваются в дела строго в хронологическом порядке их поступления или исполнения; при этом каждое дело форми­руется, как правило, по однотипным (приходным или расходным) документам.

По мере подшивки документов в деле листы нумеруются. Коли­чество их в каждом законченном деле подтверждается подписью начальника соответствующей службы и заверяется мастичной печатью «Для внутренних хозяйственных документов» воинской ча­сти (соединения).

24. Все учетные документы, не содержащие секретных данных, хранятся в запирающихся шкафах (ящиках), обеспечивающих сох­ранность документов. Ежедневно по окончании работы эти шкафы (ящики) должны запираться и опечатываться металлическими но­мерными печатями исполнителей. Хранение документов в ящиках рабочих столов и незапирающихся шкафах (ящиках) запрещается.

Магнитные ленты, пакеты дисков, перфоленты и перфокарты, содержащие учетную информацию, а также рабочие программы решения задач по учету материальных средств хранятся в вычис­лительном пункте (центре) в специально оборудованных для этой цели помещениях.

25. Составление, учет и хранение учетных документов, а также магнитных лент, пакетов дисков, перфолент и перфокарт, содержа­щих секретные данные, и установление степени их секретности осуществляются с соблюдением требований соответствующих при­казов Министра обороны СССР по обеспечению сохранения госу­дарственной и военной тайны.

26. Ответственность за организацию хранения учетных доку­ментов несут начальники соответствующих служб, а в подразделе­ниях-командиры подразделений. Учетные документы хранятся в воинской части (соединении) в течение сроков, установленных приказом Министра обороны СССР 1975 года № 0215.

По истечении установленных сроков хранения учетных докумен­тов в воинской части (соединении) или в случае ее расформиро­вания эти документы сдаются в архив или уничтожаются в уста­новленном порядке.

27. Учет бланков строгого учета (чековых требований, атте­статов и др.) ведется в соответствующих службах воинской части (соединения) в книгах учета (форма 27) по количеству книжек и бланков с указанием их серий и номеров. Бланки строгого учета хранятся отдельно от других бланков и документов в сейфах на­чальников служб. Израсходованные бланки строгого учета спи­сываются в конце отчетного периода в каждой службе на основа­нии акта комиссии, в котором указываются и номера испорченных бланков. Комиссией устанавливается законность выдачи бланков и правильность оформления их корешков. Акт комиссии утверж­дается командиром воинской части (соединения). Корешки израс­ходованных бланков строгого учета хранятся в делах учетных до­кументов. Бланки других учетных документов учитываются по карточкам учета (форма 44).

ВоинскойДокумент

ПОСТАВКУ ВООРУЖЕНИЯ , ВОЕННОЙ И СПЕЦИАЛЬНОЙ ТЕХНИКИ , ПРОДУКЦИИ ПРОИЗВОДСТВЕННО-ТЕХНИЧЕСКОГО НАЗНАЧЕНИЯ И ТЫЛОВОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ, ДРУГИХ МАТЕРИАЛЬНО -ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ ...