Сотрудники компании – её самый главный ресурс, поэтому наличие полной и точной информационной базы о них может существенно улучшить работу кадровой службы. Информационная база в данном случае представлена в виде личных дел всех работников компании, в которых отражена их трудовая деятельность, документы и другие сведения.

Личное дело заводится при принятии сотрудника на работу и изменяется по мере его продвижения в компании до разрыва трудовых отношений с работодателем.

В этой статье будут раскрыты особенности формирования и правила ведения личных дел сотрудников, оформления личных дел сотрудников и их последующего хранения.

Что такое личное дело сотрудника и нужно ли его заводить?

Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении).

Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

• руководители и их заместители;
• ведущие специалисты;
• материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
• работники с перспективой повышения в должности и др.

Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время.

Формирование личных дел сотрудников

Прежде чем объяснить, как вести личные дела работников, необходимо остановиться на их грамотном оформлении. Порядок формирования личного дела работника начинается с принятия сотрудника на работу и длится до его ухода из компании и последующего помещения дела в архив. Каждое досье располагается в отдельной папке или, в крайнем случае, в отдельном файле.

При формировании личного дела работника следует помнить о некоторых нюансах :

• в личном деле не должны храниться документы временного хранения вместе с документами для постоянного хранения;
• лучше исключить из личного дела оригиналы документов постоянного хранения, заменив их копиями;
• каждый документ должен быть представлен в одном экземпляре;
• одно дело не должно превышать по толщине 4 см;
• приложения к документам должны находиться в одной папке с документами.

Стоит заметить, что Федеральным законом «О персональных данных» запрещено включать и подвергать обработке такие данные о сотруднике, как политические и религиозные взгляды, информацию о частной жизни без его письменного согласия. При этом вся личная информация может быть использована только в целях трудоустройства или продвижения работника по службе, обеспечения его безопасности и сохранности имущества работника.

Документы личного дела сотрудника

Состав личного дела не регламентирован законодательством, поэтому его перечень определяется инструкцией по кадровому делопроизводству компании.

При устройстве на работу в личное дело включаются копии документов и резюме, далее к ним присоединяется вся остальная необходимая информация.

В список документов, которые обычно находятся в личном деле работника, входят:

• заполненная анкета компании;
• копии паспорта (разворот с личными данными и пропиской);
• копия ИНН;
• копия СНИЛС;
• копия военного билета (для мужчин);
• диплом или иные документы об образовании;
• фотография (цветная или черно-белая);
• характеристика с прошлого места работы;
• заявление работника о приёме на работу;
• копия приказа о приёме сотрудника на работу;
• копия трудового договора и должностной инструкции;
• опись документов в личном деле;
• иные документы;
• копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.

Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).

Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере работы сотрудника (приказы, заявления, справки).

Требования к оформлению личного дела сотрудника

Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

Личное дело должно быть оформлено в определённом виде:

• на титульном листе личного дела находится вся основная информация о работнике: ФИО, дата заведения личного дела;
• если личные дела находятся в общей папке, необходимо располагать их по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу;
• обязательно нужно следить за количеством страниц в личном деле: их должно быть не больше 250.

Ведение журнала регистрации личных дел работников

Журнал регистрации личных дел необходим для учёта личных дел работников компании. Так как единой учётной формы для ведения журнала не существует, его можно изготовить самостоятельно (распечатать по шаблону из интернета) либо купить в магазине. Содержимое граф журнала также может меняться в зависимости от компании.

В журнале содержится информация о личных делах, которые когда-либо были заведены в компании. В графы заносятся номера личных дел, дата заведения, ФИО работника и иные необходимые данные. Закрытие личного дела сопровождается пометкой в журнале в виде даты и причины закрытия. Если в бланк личного дела работника нужно внести дополнительную информацию о сотруднике, можно использовать графу «Примечания».

Хранение личных дел сотрудников

Хранение личных дел должно быть организованно, в первую очередь, для сохранности документов, содержащих конфиденциальные сведения о сотрудниках и для удобства поиска личных дел. Поэтому для хранения личных дел следует выделить небольшое помещение (если в компании много сотрудников) или отдельный шкаф, запирающийся на замок.

Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками. Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:

• с помощью нумерации;
• в алфавитном порядке;
• по структурным подразделениям компании.

Также, при большом количестве личных дел их можно хранить в нарядах, по алфавиту. Личные дела сотрудников будут рассортированы по фамилиям в алфавитном порядке. В начале каждого наряда должна быть опись содержащихся в нём личных дел.

Личные дела уволенных работников хранятся в архиве, но копии документов можно выдать на руки работникам в последний день их нахождения на рабочем месте. Таким образом, компания больше не будет ответственна за сохранение личных данных сотрудника и уменьшит размер архива. Срок хранения личных дел работников обычно не превышает 75 лет, для руководителей он может быть увеличен.

Помогла статья? Подписывайтесь в наши сообщества.

Ведение личных дел работников не является обязательным в отношении всех категорий работодателей.

Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» .

Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. № 300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п. 7.7 данного документа ведение личных дел сотрудников службы возложено на управление делами), а также постановление от 21 августа 2004 г. № 429 «О Федеральной таможенной службе», которым утверждено Положение о ФТС. На основе этого документа разработано и введено в действие Положение о главном управлении кадров (ГУК) ФТС. Согласно п. 15 Положения на ГУК ФТС возложено ведение личных дел сотрудников службы.

Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией).

В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) — на какие категории работников следует вести личные дела.

• на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);
• работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всехработников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело — чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.

Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.

ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

• личный листок по учету кадров или анкета;
• дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);
• автобиография;
• копии документа об образовании;
• трудовой договор (второй экземпляр);
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
• характеристики (рекомендательные письма);
• заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
• выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
• выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
• выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку. Пример оформления лицевой стороны обложки личного дела приведен в приложении 1. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п. .

При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:

личному делу присваивается учетный номер;

производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;

в личное дело вкладывается внутренняя опись (см. приложение 2).

ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании). Ведение личного дела предусматривает:

Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений . В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности .

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи .

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

ХРАНЕНИЕ И УЧЕТ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника .

Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу.

На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

по порядку номеров;

в прямом алфавитном порядке;

по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов — по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов — алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел .

ВЫДАЧА ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами).

Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:

• производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;

вносить в личное дело новые записи;

извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;

задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.

При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).

Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем организации. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке), примерная форма которого приведена в приложении 3.

Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску.

Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование другим организациям (предприятиям, учреждениям) производится с разрешения руководителя организации на основании надлежащим образом оформленного запроса. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела (документа) в место хранения.

Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения руководителя организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи . При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.

В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации.

ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

Оформление личных дел для передачи в архив производится кадровой службой при методической помощи соответствующего архива. Эта процедура включает:

С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:

• объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
• располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;
• снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел.

Ведение личных дел работников должно осуществляться по строгим правилам, изложенным в этой статье, даже теми работодателями, для которых эта работа не является обязательной. Однако эти правила не распространяются на те папки (дела), которые носят названия «личная папка», «личный файл» или «досье» вместо «личное дело». При этом кадровику важно помнить:

• в любом случае, независимо от названия, в этих папках содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все правила, предусмотренные ТК РФ, по защите персональных данных;
• трудовые договоры могут храниться в личном деле работника, но никак не в личном файле и т.п. Трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел , должны формироваться в самостоятельное дело «Трудовые договоры с работниками» .

Личное дело сотрудника дает полную информацию о нем. Для чего это нужно ИП и можно ли исключить из практики отдела кадров формирование личного дела? Лучше не надо – этот документ сделает ваших работников более ответственными, так как помимо биографии в личном деле можно указать и различные нарушения подчиненным трудовой дисциплины.

Комплектация досье

Личное дело – это папка, содержащая основную информацию о человеке.

Формирование личных дел обязательно для госслужащих. Такое решение было принято президентом в 2005 году, о чем свидетельствует Указ № 609 . Другие организации или предприятия не подчиняются данному указу и могут заниматься формированием личных дел гражданина по своему усмотрению. Такая форма хранения информации о людях очень удобна и практикуется даже индивидуальными предпринимателями.

Обычно ведением досье занимается ОК (отдел кадров) или бухгалтерия. В организации должен быть утвержден порядок формирования дела, который определяет:

1. На кого заводится дело.
2. Какие экземпляры важных бумаг должны быть в папке.
3. Где хранится картотека.
4. Как долго должны храниться личные дела.

Пакет документов для личного дела

Что же должно быть в личной папке работника? Наполнение папки зависит от того, чем занимается сотрудник и какая информация будет важной руководству или другим лицам.

Перечислим лишь стандартный набор файлов, которые обычно встречаются в досье:

1. Титульный лист.
2. Приказ и заявление о приеме сотрудника на рабочее место.
3. Один экземпляр .
4. о материальной ответственности (при необходимости).
5. Копии паспорта и свидетельства о заключении или расторжении брака (при наличии).
6. Копия диплома или другого документа об образовании сотрудника.
7. Автобиография (на усмотрение работодателя).
8. Характеристика или рекомендации (если были предоставлены).
9. Копии приказов или выписок о повышении сотрудника или переводе на другую должность.
10. Документы о подтверждении квалификации, участии в разработках (если имеют место).
11. Информация о премии или взыскании (если имеются).
12. Заявление и приказ об увольнении сотрудника, если наступил такой момент.
13. Приказ о выходе на пенсию, если человек доработал до этого срока.

Как оформить личное дело

Важная информация заносится в личное дело во время всего периода работы сотрудника.

Одинаковым для всех должен быть титульный лист. То, как его оформить, зависит от шаблона, выбранного для конкретного предприятия или ИП.

За образец можно взять любую форму, например ГОСТ 17914–72 . На титульной странице указываем:

• порядковый номер личного дела работника;
• название организации или ИП, где ведется личное дело;
• Ф.И.О. сотрудника в именительном падеже (Иванов Иван Иванович);
• дату рождения;
• дату принятия на работу и дату увольнения;
• срок хранения дела.

Все документы складываются в хронологической последовательности, и каждой странице присваивается номер.

Начинается любое дело с даты оформления сотрудника в организацию или муниципальное учреждение. Этой датой является информация, указанная в заявлении работника. Последней датой считается срок увольнения человека или перевода его в другое место. Тогда личное дело может быть передано на новое рабочее место с соответствующей пометкой о дате передаче и Ф.И.О. сотрудника, который эту папку принял.

Неотъемлемой частью любого личного дела является опись-лист, в которую заносится информация обо всех документах, содержащихся в досье. Вносить изменения в личное дело имеет право только сотрудник отдела кадра, которому доверено формирование и ведение личных дел работников.

Неотъемлемой частью любого личного дела является опись-лист, в которую заносится информация обо всех документах, содержащихся в досье.

Как хранить

Личное дело – это конфиденциальная информация о человеке, которая не должна стать доступной посторонним лицам. Поэтому папки хранятся в отдельном месте. Желательно для этого иметь сейф или металлический шкаф с замком.

Папка не должна передаваться на руки без соответствующей отметки в специальном журнале для регистрации личных дел. Сам работник может лишь ознакомиться со своим делом в кабинете отдела кадров. На руки папка не выдается.

В шкафу или сейфе все личные дела хранятся в алфавитном порядке. Каждое дело может располагаться в своей папке или быть объединено с другими. Например, дела всех сотрудников с фамилией, начинающейся на одну букву, могут быть скомплектованы в одной большой папке или коробке. Только в этом случае требуется на обложке указать основную информацию.

Многие кадровики, занимающиеся формированием и ведением досье, сомневаются, нужно ли сшивать личные дела сотрудников. На этапе ведения дела, пока работник числится в организации, сшивать документы не нужно. Достаточно использовать папку-скоросшиватель с файлами, в которые будут вкладываться различные бланки. При необходимости дополнить или изъять информацию сделать это будет просто. Сшивать личное дело необходимо лишь при отправке его в архив, когда работник уволился, перевелся или вышел на пенсию.

Сшивать личное дело необходимо лишь при отправке его в архив, когда работник уволился, перевелся или вышел на пенсию.

Ведение личного дела работника прекращается с тех пор, как сотрудник будет исключен из штата. Тогда в листе описи делается последняя отметка о вложенном приказе об увольнении сотрудника. Папка сшивается и передается в архив. У рядовых граждан личные дела находятся в архиве 75 лет с момента поступления. Личные дела руководителей остаются в архиве бессрочно.

Индивидуальный предприниматель может не вести личные дела сотрудников. Но лучше все-таки использовать такой документ. Формирование личных дел ваших работников принесет много пользы – все сведения о человеке будут в одной папке. Это поможет сохранить необходимые документы и обеспечит быстрый доступ к информации.

Процесс составления личного дела сотрудника начинается еще с момента его трудоустройства и по мере выполнения основных обязанностей постоянно может дополняться какими-либо сведениями. Такой документ собственно состоит из обложки и определенного перечня документов , которые были предоставлены сотрудником еще при принятии его на работу.

Каждая отдельная организация может самостоятельно на основании своих внутренних правил определять тип и названия бумаг, которые будут входить в состав личного дела, однако существует определенный общепринятый перечень необходимых документов, какие в большинстве случаев составляют личное дело.

Какие документы входят в состав

В состав документов, которые составляют личное дело работника, входят следующие бумаги :

Требования законодательства на 2018 год

На 2018 год относительно порядка формирования и ведения дел сотрудников существуют следующие положения :

1. Если лицо является работником органа государственной службы, то составление такого пакета документов является необходимым. Такое положение отражено в соответствующем Федеральном законе №42.
2. Относительно других организаций и фирм, относящихся к частным, законодательными актами и нормами не вменяется в обязанность ведение личных дел. Такой процесс лишь рекомендуется как желательный, поскольку значительно облегчает доступ к информации для налоговых перечислений, получения данных о стаже и т.д.

Кто и когда формирует

За формирование личного дела несет ответственность начальник отдела кадров. Он, в свою очередь, может поручить такую обязанность рядовому работнику ОК , который может отвечать за личные дела отдельного подразделения или же всех работников фирмы или предприятия.

Личное дело открывается непосредственно в день приема гражданина на работу – сразу же после формирования туда вносят все предоставленные копии основных документов работника (паспорта, диплома, ИНН и т.д.), резюме, которое было предъявлено на собеседовании.

В последствии, при необходимости и по мере поступления дополнительных бумаг, копий приказов, кадровая служба осуществляет дополнение папки , обязательно занося все их наименования в отдельную опись каждого личного дела.

Порядок ведения и оформления

Порядок оформления личных дел и их последующего ведения выглядит таким образом:

• поступление сотрудника на работу;
• предоставление всей документации (ксерокопий);
• формирование дела сотрудником ОК;
• последовательное дополнение папки в случае появления новых сведений и бумаг.

Стоит отметить, что несмотря на очевидное удобство ведения подобной документации, многие организации, особенно с большой текучестью кадров, постепенно отказываются от их оформления.

Инструкция по заполнению журнала содержит такие пункты , обязательные к выполнению кадровыми работниками:

Хранение и выдача

Порядок хранения документов и личных дел предполагает соблюдение таких правил :

1. Для расположения личных дел обычно выделяют отдельное помещение (если штат сотрудников достаточно большой), шкаф или ящик.
2. Располагают папки вертикально, корешками наружу (чтобы они были видны).
3. Доступ к месту хранения имеют исключительно сотрудники кадровой службы.
4. Все имеющиеся личные дела заносят в специальный журнал – таким образом производится обобщение информации обо всех имеющихся документах.
5. Дела сотрудников хранят в порядке систематизации – по отдельным подразделениям, отделам, а также в алфавитном порядке – такой способ значительно облегчает поиск необходимых документов при возникновении такой потребности.
6. Срок хранения личных дел может определяться внутренними правилами организации, но обычно он не превышает 75 лет, хотя для отдельных должностей может быть и больше.
7. При необходимости копии содержащихся бумаг личного дела могут быть выданы работнику в последний день пребывания его в организации – непосредственно перед увольнением.

Преимущества составления и нюансы

Имеется одно основное преимущество составления и ведения личного дела сотрудника – это обобщение и систематизация информации обо всех работниках, которые трудоустроены на конкретном предприятии .

Такие документы могут понадобиться во многих случаях – при определении возможности перевода на другую должность, повышении оклада, представлении к премии, предоставлению контролирующим органам любой необходимой информации, получению сведений об уже уволенных сотрудниках, систематизация любых прочих данных.

При составлении личного дела необходимо обращать внимание на такие нюансы :

1. Не стоит размещать в личном деле документы для временного хранения – туда обычно подкалывают (приклеивают) те бумаги, которые будут находиться постоянно.
2. Лучше не прибегать к хранению каких-либо оригиналов – гораздо приемлемее содержать в деле копии.
3. Каждый из входящих в состав документов хранится в единственном экземпляре.
4. Если к основным документам имеются приложения, располагать их также стоит в одной папке.

Необходимость для совместителя

При определении порядка ведения и заполнения дел сотрудников по имеющимся совместителям не существует каких-либо ограничений или особенностей.

В том случае, если фирма или предприятие ведут учет подобных документов, то и по совместителю аналогичная папка со всеми ксерокопиями должна иметься в наличии.

Особенности оформления можно узнать из данного видео.

Несмотря на то, что законодательно не установлено обязательное ведение в организациях личных дел сотрудников, каждый здравомыслящий кадровик, чтобы упростить работу будет стараться систематизировать данные о работниках. Обязательным это является для государственных служащих. В статье расскажем, как оформить личное дело сотрудника, дадим образец оформления.

Преимущества ведения личного дела

• Наличие личного дела упрощает доступ к необходимой информации о работниках
• помогает систематизировать все данные об их трудовой деятельности.

Дело представляет собой сформированную папку, совокупность документов, относящихся к одному сотруднику и всех его личных данных. Поскольку порядок формирования дела никак не регламентирован Законом, то кадровой службе необходимо разработать внутренне положение организации о ведении личных дел. В нем можно отразить ряд вопросов:

• Состав.
• Порядок их формирования и ведения.
• Перечень сотрудников, для которых необходимо вести такой учет.
• Режим хранения.
• Оговорить круг лиц, имеющих к ним доступ.
• Сроки передачи в архив.

Документы, находящиеся в папке сотрудника можно разделить на три группы:

• В первую отнесем документы, которые сотрудник предоставил при приеме на работу и кадровые по которым его приняли. К ним отнесем: анкету; резюме; характеристики с предыдущих мест работы (при наличии); копии паспорта, СНИЛС, ИНН (если имеется), документов об высшем или среднем образовании, документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); по требованию справку о несудимости, заявление о приеме на работу; медицинские справки, если деятельность предполагает работу с детьми например, трудовой договор; личная карточка, копия приказа о приеме на работу и т. д.
• Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников: к таковым относятся свидетельства о браке, о рождении детей, о разводе, договора о материальной ответственности, если деятельность предполагает таковую, приказы о переводах, премировании, документы о пройденных крсах по время работы, различные сертификаты и т.д.
• В-третьих, документы о прекращении трудовой деятельности, например: заявление работника об увольнении; копия приказа об увольнении. Читайте также статью: → « ».

Формирование и ведение дела

Стоит обратить внимание, что в личное дело можно поместить копию трудовой книжки, но не саму книжку. Оригиналы трудовых книжек должны храниться как документы строгой отчетности в специальных металлических шкафах либо сейфах, несгораемых. Выдаются лицу, которое несет за них ответственность только по заявке.

Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение.

Требования к оформлению документов

В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.

Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации.

• Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке.
• На титульном листе указываются: наименование организации; структурное подразделение, в котором сотрудник работает; номер личного дела; заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника; дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу); дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении); количество листов самого дела срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).
• После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом: личная карточка; анкета; резюме; заявление о приеме на работу; копия приказа о приеме на работу; трудовой договор; копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.

Хранение папки с документами

Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела.

Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Законодательная база для оформления

Все личные дела содержат персональные данные работника. Напомним, что под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физлицу. Работодатель обязан соблюдать все требования по защите персональных данных.

Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной. Так, руководитель организации обязан назначить соответствующим приказом лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел.

Сохранность персональных данных

Для достижения сохранность необходимо применить ряд мер:

• Лица, получившие официальный доступ к персональным данным сотрудников должны следить за их сохранностью и не допускать к ним третьих лиц. Чтобы систематизировать дела, можно выстроить их по алфавиту, либо по номерам, или по структурным подразделениям
• Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право: на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных; свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи,

При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Закрытие личного дела

Для закрытия личного дела, его необходимо полностью оформить, проверить и привести в должный вид.

• Так же сверить наличие всех документов, чтобы они располагались в хронологическом порядке, пронумеровать все листы карандашом в правом верхнем углу.
• В деле должна быть внутренняя опись, с полным перечнем документов. При закрытии дела составляется итоговая опись, в которой указывается окончательное число документов и листов.
• Составляется лист-заверитель дела, подписывается его составителем. Если в будущем в закрытое дело будут вносится какие либо изменения, они фиксируются в этом листе.
• .Далее личное дело подшивается. В конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале внутренняя опись.
• Далее на титульном листе личного дела указывается дата его закрытия, с указанием приказа об увольнении и сроком хранения
• Личные дела передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Рубрика “Вопросы и ответы”

Вопрос №1. Я кадровик, если документы в одном личном деле нужно хранить пять лет, а другие семь, каким сроком руководствоваться?

Руководствоваться тем сроком, который длиннее, соответственно хранить семь лет