Существуют разные сроки хранения в делопроизводстве документов определенного вида. Некоторые из них относятся к имеющим бессрочную информативную ценность, другие же теряют актуальность достаточно быстро. Так какие документы и как долго необходимо хранить? Каким способом они должны быть утилизированы? Все это предельно четко прописано в законодательстве.

Три типа сроков хранения

Перечень сроков хранения документов в делопроизводстве: временный (до 10 лет), долгосрочный (свыше 10 лет) и постоянный. Если говорить о делах долгосрочного и постоянного хранения, то они после своего завершения передаются в специальные отделы сроком на 2 года, а затем поступают в архив.

Влияет ли вид носителя на время хранения?

Тип носителя информации (бумажный или электронный) не влияет на период хранения. Важна та информация, которую он содержит. Дальнейшее использование того или иного дела определяет специальная экспертиза. Она классифицирует все документы, обозначает, могут ли они быть использованы в интересах (либо против) науки, государства, общества, отдельных лиц и т. д.

Зачем проводится экспертиза по определению ценности документов?

Без этой процедуры невозможно обойтись в сфере делопроизводства, будь это госархив, организация или предприятие.

Цели экспертизы - определить или изменить срок хранения документа; произвести отбор тех дел, которые подлежат утилизации как уже не несущие ценности или утратившие актуальность; обозначить срок сохранения документов, не имеющих исторической или научной ценности, но обладающих практическим значением. Также экспертиза должна определить, к какому типу ценности относится прочая документация: политической, научной, хозяйственной, культурной, производственной и т. д.

За информацией об укомплектовании, учете, хранении и дальнейшем назначении дел следует обратиться к Закону об архивном деле.

Итогом экспертизы должен стать перечень, содержащий 12 разделов документов, появившихся в результате функционирования госструктур, организаций, учреждений и иных компаний. Особое внимание обратим на бухгалтерские и кадровые дела, рассмотрев условия и сроки хранения документов на предприятиях. Слегка коснемся медицинских документов.

Медицинская документация

Бумаги медицинского назначения, как и другие информативно важные, имеют свои определенные сроки хранения документов в делопроизводстве медицинской организации. Этот период регламентирован нормативно-правовыми актами РФ и по разным категориям документов составляет от 1 года до 50 лет.

Бухгалтерская документация

Для документации, производимой бухгалтерскими отделами, применяются отдельные условия и сроки хранения документов в делопроизводстве. Первичной документации, балансам, данным учетных регистров, отчетов после обработки предписано храниться либо в специальном помещении, либо в закрытом шкафу - до того момента, как они будут переведены в архив организации. Бланки строгой отчетности должны находиться в металлических шкафах или сейфах. Главный бухгалтер назначает лицо, уполномоченное следить за этими вопросами.

Если данного типа документы утеряны, испорчены, нелегально переданы третьим лицам, то руководство организации должно в обязательном порядке сообщить об этом факте в правоохранительные органы. Уничтожение или изъятие документации должно происходить исключительно по требованиям, прописанным законодательством.

Период хранения бухгалтерских документов

Существующие нормы сроков хранения бухгалтерских дел:

• первичная документация, бланки - 3 года;
• кассовые документы, информация, касающаяся финансовых операций, - 5 лет;
• платежные и расчетные ведомости (если не имеется лицевого счета) - 75 лет.

Изымать дела по окончании периода хранения запрещено без проверки со стороны налоговых органов, а решение об уничтожении документов в делопроизводстве с истекшим сроком хранения должна принимать специально назначенная комиссия.

Кадровое делопроизводство

Кадровая документация обладает большой социальной значимостью (в первую очередь это касается наличия персональных данных), поэтому их хранение определяется особыми правилами. Значительная их часть служит фактическим подтверждением прав работников на соцобеспечение (по старости, инвалидности и проч.), содержит информацию об их трудовом стаже и т. д. В связи с этим большинство кадровых документов относится к имеющим длительный или постоянный период хранения, используется в архивах, куда обращаются граждане за справочной информацией. Также они обладают археографической и биографической ценностью, служат источниками для статистических обзоров или исторических и социальных исследований.

Главное условие для хранения документации из отдела кадров - ограничение нелегального доступа к персональной информации о работниках, а также возможность быстрого поиска нужных дел.

В организации делопроизводства и сроков хранения документов кадровиков можно выделить два типа хранения: текущее и последующее. Первый тип делится на два подтипа: хранение документации в процессе исполнения и хранение исполненной документации.

Дела в период их исполнения находятся у того, кто ими занимается, в специальных папках с названиями (например, "Срочно", "На подпись"). Здесь же должны быть указаны телефон, фамилия, инициалы исполнителя. После они подшиваются и хранятся в соответствии с номенклатурой.

Приказы

Все приказы должны храниться в подлинниках, а их копии (по поощрениям, взысканиям, приему на работу, увольнении и т. д.) заносятся в личное дело работника. Оно помещается в пронумерованную папку, а его страницы должны быть прошиты. Обложка личного дела имеет свой порядковый номер. Текущее сроки хранения документов кадрового делопроизводства распространяется только на работающих в настоящее время сотрудников. После увольнения дело надо извлечь из папки и оформить на передачу в архив.

Условия хранения трудовых книжек работников, так же как и печатей, штампов, бланков документов, ключей от шкафов с документацией, подразумевают содержание их в сейфе начальника отдела кадров. Помимо этого, работнику кадрового отдела рекомендуется, выходя из своего кабинета, убирать все записи и документы в шкаф и выключать компьютер. По окончании рабочего дня необходимо поместить всю документацию в шкаф из металла и опечатать его. Ключ сдается начальнику отдела с росписью в соответствующем журнале. Все черновики и забракованные бланки уничтожаются, компьютеры отключаются от сети. Если работник получил на руки копию или выписку из документа, он должен оставить роспись об этом в журнале.

В архивный фонд попадают только те документы, чей срок хранения выше 10 лет. Они имеют социальную, экономическую, политическую, историческую и иную ценность. График, по которому происходит сдача документов в архив, утверждается руководителем или работодателем. Документы должны поступать сюда в виде подлинников. Если это невозможно, то заверяется и сдается их копия.

Регулирует срок и порядок хранения кадровой документации "Перечень типовых управленческих документов", утвержденный Росархивом. Сроки хранения документов в делопроизводстве и порядок хранения трудовых книжек утвержден в специальном нормативном акте - Постановлении Правительства РФ "О трудовых книжках".

Сроки хранения кадровой документации

Итак, в течение 5 лет хранятся:

• Документы (справки, информация, ведомости и т. д.), касающиеся наличия, комплектования или движения работников.
• Документы (списки, сведения, справки), касающиеся высвобождения или потребности в рабочем составе, создании рабочих мест, пола, возраста, профессиональной квалификации сотрудников.
• Переписка, касающаяся вопросов трудоустройства.
• Документы о переводе сотрудников на сокращенный рабочий день или неделю.
• Документы, касающиеся трудовых споров.
• Отчеты, касающиеся состояния и проверки работы с сотрудниками, хранятся на постоянной основе, а заявки (справки) о высвобождении и потребности работников - также в течение пяти лет.

На протяжении 3 лет хранятся:

• Документы (сведения, балансы рабочего времени, сведения, докладные записки), касающиеся учета рабочего времени.
• Акты (информации, характеристики, сообщения, справки и т. д.), в которых содержится информация о трудовой дисциплине.
• Акты (отчеты и иные сведения), касающиеся учета трудовых вкладышей и книжек.

Хранение сроком в один год касается табелей и журналов учета рабочего времени, а также графиков предоставления отпусков.

Личное дело и личная карточка сотрудника хранится в течение 75 лет, а если речь идет о данной документации на руководителей, работников с государственными наградами или званиями, членов исполнительных, руководящих или контрольных структур организации, то постоянно.

Штатное расписание организации и изменения к ним хранятся на постоянной основе, а штатные расстановки - в течение 75 лет.

Типовая должностная инструкция по месту утверждения и разработки хранится постоянно, персональная (в составе личных дел) - в течение 75 лет.

Остающийся у работодателя экземпляр трудового договора, подшивающийся в личное дело сотрудника, должен храниться в течение 75 лет, а потом сдаваться в архив. Если же личные дела не ведутся, то такие договора должны быть сформированы в отдельное дело на тех же условиях хранения.

Карточки учета, книги, журналы также имеют свои сроки сроки хранения документов в делопроизводстве:

• Прием, перемещение, увольнение сотрудников - 75 лет.
• Учет командировочных работников - 5 лет со дня увольнения.
• Учет военнообязанных - 3 года.
• Сведения об отпусках - 3 года.
• Личные дела, карточки, трудовые договора и соглашения - 75 лет.
• Выдача трудовых вкладышей и книжек - 50 лет.
• Выдача справок о зарплате (месте или стаже работы) - 3 года.
• выдача командировочных удостоверений - 5 лет.

Подытожив все вышесказанное, можно для удобства лицам, которым нужна информация в собранном виде, самостоятельно представить сроки хранения документов в делопроизводстве в таблице.

Что делать, если документ испорчен?

Такие документы подлежат восстановлению. К примеру, если испорчен табель рабочего времени (срок его хранения - семьдесят пять лет), то информацию о нем можно найти на компьютере бухгалтерского отдела. Выбрасывать испорченный табель нельзя, так как это будет самовольным уменьшением предписанных нормами сроков хранения, что может привести к наказанию руководства организации. Таким образом, любой документ, который пришел в негодность раньше истечения срока, должен быть восстановлен. Сейчас все организации пользуются программным обеспечением, в котором содержится необходимая для этого информация.

В заключение

Итак, сроки хранения в делопроизводстве зависят от типа и ценности документов. Значительная часть кадровой документации имеет повышенный срок хранения. Со стороны законодательства РФ имеются строгие предписанные нормы для этого. Также законом регулируется порядок и сроки хранения отдельных видов документов, а также утилизации документов: она должна происходить только после экспертизы и соответствующим образом.

Документы нужно хранить как минимум до тех пор, пока их могут потребовать налоговые инспекторы при проверке. На основании пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ проверить могут период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения о проверке. Значит, документы трех предыдущих лет нужно хранить обязательно.

Между тем налоговое законодательство прибавляет к этому сроку еще один год. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. К ним относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов. Аналогичное требование установлено для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). А с какого момента отсчитывать четырехлетний срок?

Исчисление налогов производится по результатам налоговых периодов (п. 1 ст. 55 Налогового кодекса РФ). Получается, что четырехлетний срок нужно отсчитывать со следующего дня после окончания налогового периода. К примеру, возьмем НДС: до какой даты нужно хранить документы, относящиеся к расчетам этого налога за IV квартал 2012 года? Началом четырехлетнего срока будет 1 января 2013 года, а окончанием — 31 декабря 2016 года. Получается, что в 2016 году надо хранить документы 2012 года. То есть года, который не подпадает под выездную проверку.

Из этого правила есть два исключения. Первое - это регистры, необходимые для вычета НДС: книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них (п. 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Второе исключение - документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Сроки хранения бухгалтерских документов установлены и в законодательстве о бухгалтерском учете. Из статьи 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) следует, что:
— первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность необходимо хранить в течение сроков, устанавливаемых по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет. (Сроки хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558);
— документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет.

Несколько исключений из общего правила

Итак, по общему правилу хранить бумаги нужно не менее пяти лет. Именно такой максимальный срок установлен Законом о бухучете. В то же время максимальная глубина налоговой проверки — три года. Поэтому особенно важно соблюсти сохранность бумаг, относящихся к исчислению налогов, именно в течение этого периода. Если же у вас не будет хватать документов, скажем, пятилетней давности, оштрафовать вас смогут разве что за нарушение правил хранения документов.

Между тем в ряде случаев сроки хранения бухгалтерских документов определяется по особым правилам. В итоге отсутствие бумаг даже, например, шестилетней давности может привести к штрафам за занижение налоговых платежей. Разберем такие ситуации отдельно.

«Первичка» по приобретенному имуществу . Документы на приобретение основных средств и нематериальных активов нужно сохранять вне зависимости от срока полезного использования этих объектов. Ведь бумаги нужны для подтверждения первоначальной стоимости для целей исчисления амортизации, а также налога на имущество. Кроме того, без «первички» фирма не сможет подтвердить стоимость имущества при его продаже. Причем это касается как основных средств, так и прочего имущества. Поэтому бумаги нужно хранить четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали (периода, в котором имущество списали с баланса или продали (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Специальное требование для убыточных компаний . Плательщик налога на прибыль вправе уменьшать налоговую базу текущего периода на убытки предыдущих налоговых периодов в порядке, предусмотренном статьей 283 Налогового кодекса. Убытки можно учитывать 10 последующих лет.

Однако если компания переносит убытки на будущее, то в течение всего срока пользования этой льготой она обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка (п. 4 ст. 283 Налогового кодекса РФ). Данная норма позволяет налоговикам истребовать документы по прошлым убыткам, которые компания заявляет в декларации за текущий период. Исходя из этого, списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

Требование о хранении документов по убыткам в течение всего периода их списания действует также для плательщиков единого сельхозналога (п. 5 ст. 346.6 Налогового кодекса РФ) и для «упрощенщиков» (п. 7 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ).

Списание безнадежной дебиторской задолженности. Нужно хранить четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.

Напомним: в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ суммы безнадежных долгов приравниваются к внереализационным расходам налогоплательщика в качестве убытка, полученного в отчетном (налоговом) периоде. Такие расходы уменьшают налоговую базу при расчете налога на прибыль. Естественно, при наличии подтверждающих бумаг.

Таким образом, первичные учетные документы, обосновывающие сумму дебиторской задолженности, характеризуют стоимость выбывающих имущественных прав, то есть сумму расхода. Поэтому и отсчет срока хранения таких документов нужно заново начинать с момента списания безнадежного долга. Если же уничтожить документы раньше срока, компания потеряет право признать в расходах безнадежные долги, поскольку не сможет подтвердить налоговикам их сумму.

В процессе своей деятельности любое юридическое лицо создаетдокументы, количество которых напрямую зависит от размеров предприятия иналичия у него обособленных подразделений. Как общества с ограниченнойответственностью, так и акционерные общества обязаны хранить свои документы.Это предусмотрено статьей 50 Федерального закона РФ от 8 февраля 1998 г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и статьей 89 Федеральногозакона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Кроме того, обязанность организацииобеспечить сохранность бухгалтерских документов предусмотрена статьей 17Закона о бухгалтерском учете.

Первый и, пожалуй, наиболее важный вопрос, который возникаету бухгалтера, — сколько времени должны храниться бухгалтерские документы?

Срок хранения бухгалтерских документов

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета ибухгалтерская отчетность хранятся в течение периода, который установлен всоответствии с правилами организации государственного архивного дела, но неменее 5 лет (пункт 1 статьи 17 Закона о бухгалтерском учете).

Для определения конкретных сроков хранения тех или иныхдокументов применяется перечень типовых управленческих документов, образующихсяв деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержденруководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года (далее —Перечень).

В графе 3 таблицы этого Перечня приведены сроки хранениядокументов, которые распространяются на все организации. При этом не имеетзначения, передают ли они документы на хранение в государственные, муниципальныеархивы или хранят самостоятельно.

Обратите внимание! Перечень не содержит в статьях конкретныенаименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа.

По срокам хранения все бухгалтерские документы можно условноразделить на два вида:

• документы, которые должны храниться определенной время, то есть документы с временным сроком хранения;
• документы, которые должны храниться постоянно.

Временные сроки хранения , то есть срокихранения, установленные в годах (например, 1 год, 5 лет, 75 лет), используютсяабсолютно всеми организациями.

Как правило, срок хранения бухгалтерских документовустановлен Перечнем в размере 5 лет .

Расчет срока хранения документов производится с 1 январягода, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например,исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2004 году,начинается с 1 января 2005 года.

Расчет срока хранения для некоторых документов имеет своиособенности.

Когда начинается срок хранения бухгалтерских документов

Вид документа	Срок хранения начинается
Договора с контрагентами; имущественного страхования; с аудиторами или аудиторскими организациями	После истечения срока действия договора
Кредитные договора и договора займа	С момента погашения задолженности по указанным договорам
Договора о полной материальной ответственности	После увольнения материально ответственного лица
Книги, журналы, карточки учета договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных)	После окончания срока действия последнего договора
Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах	После снятия с учета
Лицевые счета акционеров	После перехода права собственности на акции к другому лицу
Книги, журналы, карточки учета основных средств (зданий, сооружений)	После ликвидации основных средств
Книги, журналы, карточки учета реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых НДС	С даты последней записи в них

Для некоторых бухгалтерских документов установлен более длительный или более короткий временной срок хранения.

Например, лицевые счета работников предприятия должныхраниться в течение 75 лет. В случае отсутствия в организациилицевых счетов, в течение такого же срока хранятся документы:

• на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные или расчетно-платежные ведомости);
• о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

В то же время образцы подписей материально ответственных лиц,утвержденные лимиты и фонды заработной платы хранятся до минованиянадобности. Это значит, что указанные документы имеют толькопрактическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но онне может быть менее одного года.

В течение только 1 года необходимо также хранить месячныебухгалтерские отчеты и приложения к ним, заказы на бланки учета и отчетности,переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности.

Особое внимание необходимо обратить на срок хранения некоторых документов в случае, когда в организации начинается проверка,возникает спор или разногласие, заводится следственное или судебное дело.

Имеются в виду:

• бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и т. д.);
• оборотные ведомости ;
• первичные документы и приложения к ним , в которых зафиксирован факт совершения хозяйственных операций (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме и сдаче, списании имущества и материалов, накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и др.);
• документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности , контрольно-ревизионной работ, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка);
• документы на выдачу заработной платы, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные и расчетно-платежные ведомости);
• доверенности на получение материальных ценностей ;
• документы об инвентаризации имущества организации (протоколы заседаний, инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости);
• книги, журналы, карточки учета расчетов с организациями, приходно-расходных кассовых документов, счетов, платежных поручений, депонированной заработной платы, доверенностей, имущества предприятия.

Документы с временным сроком хранения, которые имеютотношения к указанным событиям, нужно хранить до завершения проверки или допринятия окончательного решения по спорным ситуациям. Даже если срок хранения,установленный Перечнем по этим документам, уже истек.

Постоянные сроки хранения применяются только теми организациями, документы которых являютсяисточниками комплектования архивов . К ним относятся:

• государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в архивы в установленном порядке;
• негосударственные организации, которые передают свои документы в архив на основании договора, заключенного с архивом.

Что касается организаций, которые не являютсяисточниками комплектования государственных и муниципальных архивов, тодокументы с постоянным сроком хранения они должны хранить следующим образом:

• государственные и муниципальные организации — 10 лет;
• негосударственные организации — не менее 10 лет.

Причем, дальнейший срок хранения таких документовнегосударственные организации определяют самостоятельно в соответствии сдействующим законодательством или с необходимостью практического использованияэтих документов.

К таким документам относятся:

Годовые бухгалтерские балансы и отчеты; документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы)

Аналитические документы к годовым балансам и отчетам (таблицы, записки, доклады)

Документы о рассмотрении и утверждении годовых балансов и отчетов (протоколы, акты, заключения)

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)

Годовые отчеты по налогам

Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей

Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности

Некоторые виды документов постоянного срока хранения негосударственные организации обязаны хранить в течение всей своей деятельности вплоть до ликвидации. Например:

• сводные годовые бухгалтерские балансы и отчеты, а также документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы);
• передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним;
• документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации (протоколы, акты, расчеты, заключения);
• документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами (отчеты, сводки);
• паспорта сделок;
• книги, журналы, карточки учета ценных бумаг.

Обратите внимание! Перечислены только тедокументы, которые указаны в разделе 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность»Перечня. В то же время количество документов, которые организация обязанахранить в течение срока своей деятельности, гораздо больше. Они располагаются вдругих разделах Перечня («Планирование деятельности», «Финансированиедеятельности», «Статистический учет и отчетность», «Правовое обеспечениедеятельности» и др.).

К ним относятся:

• учредительные документы;
• протоколы общих собраний акционеров;
• документы на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (свидетельствам, договорам),
• документы по регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания и др.;
• документы по аттестации, аккредитации, сертификации;
• реестры акционеров;
• реестры владельцев ценных бумаг;
• списки аффилированных лиц и лиц, имеющих право на дивиденды;

Снижать сроки хранения, которые установлены Перечнем, организация не может . В то же время, исходя из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока.

Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс утверждено«Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Вотношении бухгалтерских документов положением установлены следующие сроки.Документы бухгалтерского учета акционерного общества должны храниться не менее5 лет.

Документы бухгалтерской отчетности АО хранятся в зависимостиот вида отчетности. Сводная (консолидированная) годовая отчетности и годоваяотчетность подлежат постоянному хранению.Квартальные отчеты необходимо хранить не менее 5 лет, а месячнуюбухгалтерскую отчетность — не менее 1 года.

При этом в состав бухгалтерской отчетности включается:

• бухгалтерский баланс;
• отчет о прибылях и убытках;
• приложения к бухгалтерской отчетности;
• аудиторское заключение, подтверждающее достоверность годовой бухгалтерской отчетности;
• пояснительная записка.

Как видно из приведенных цифр, сроки хранения бухгалтерскихдокументов, которые установлены для акционерных обществ, соответствуют срокамхранения этих документов, установленных Перечнем.

Сроки хранения налоговых документов

Согласно первой части Налогового кодекса РФ налогоплательщикиобязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и другихдокументов, которые необходимы для расчета и уплаты налогов в течение 4хлет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). Кроме того, в течение этогосрока необходимо хранить документы, которые подтверждают полученные расходы,произведенные расходы и уплаченные налоги.

Но это еще не все.

Превышение расходов организации над ее доходами означает, чтопредприятием получен убыток. В этом случае налоговая база по налогу на прибыльравна нулю. В то же время на сумму такого убытка организация может уменьшитьприбыль прошлых лет.

Правила переноса убытка на будущее установлены статьей 283 НК РФ.

Убыток переносится в полной сумме или частично. Главное,чтобы общая сумма налога на прибыль не была снижена более,чем на 30%. Если организации не удалось полностью списать все убытки за одингод, то воспользоваться правом переноса убытка на будущее можно в течение 10лет. Этот период рассчитывается со следующего года после получения убытка.

В течение всего срока переноса убытка на будущее организацияобязана хранить документы, которые подтверждают объем понесенного убытка. Речьидет не только о регистрах налогового учета, но и о первичных документахбухгалтерского учета.

Таким образом, в общем случае налоговое законодательствопредусматривает меньший срок хранения бухгалтерских документов, а в случаепереноса убытков на будущее — больший срок.

Как же быть бухгалтеру?

Как вы помните, для расчета сумм, подлежащих уплате в бюджетпо отдельным налогам (НДС, налог на имущество организаций, ЕСН, взносы в ПФР идр.), а также для составления налоговых регистров по налогу на прибыльиспользуются данные бухгалтерского учета. Согласно Закону о бухгалтерском учетепервичные документы и регистры бухгалтерского учета следует хранить в течение 5лет.

Кроме того, согласно Перечню отчеты по налогам и сборам(имеются в виду расчеты по налогам и налоговые декларации) отнесены кбухгалтерским документам. Для годовых отчетов по налогам установлен постоянныйсрок хранения, а для квартальных отчетов — 5 лет.

Следовательно, срок хранения документов в размере 4 лет,который установлен статьей 23 НК РФ, можно применять только к регистрамналогового учета. В то же время срок хранения этих документов следует увеличитьв случае переноса убытков на будущее.

Что касается бухгалтерских документов, то по ним необходимоприменять наибольший срок хранения бухгалтерских документов из тех, чтопредусмотрены действующим законодательством (как бухгалтерским, так иналоговым).

Это значит, что бухгалтерские документы, по которымустановлен срок хранения 5 лет, следует уничтожать не ранее этого срока, а вслучае переноса убытков на будущее — увеличивать срок их хранения до 10 лет.

Как организовать хранение документов

Организация может поручить ведение собственного архиваспециализированной организации (частному или государственному архиву). Дляэтого необходимо заключить специальный договор хранения. В нем указываютсясрок, в течение которого архив обязуется хранить документы. Обычно онсоставляет 75 лет.

В этом случае расходами организации по хранению документовбудет оплата услуг архива по указанному договору. Услуги по сохранению,комплектованию и использованию архивов, которые оказывают архивные учреждения,освобождены от НДС (подпункт 6 пункта 2 статьи 149 НК РФ). Поэтому вся сумма,перечисленная организацией специализированному архиву, будет уменьшатьналогооблагаемую прибыль.

Если же администрация организации решила самостоятельнохранить документы , то необходимо разработать и принять соответствующийвнутренний акт, который будет регулировать порядок организации хранениядокументов.

Этим документом может быть, например, Положение охранение документов , утвержденное приказом генерального директора. В немнеобходимо определить:

• виды документов, подлежащих обязательному хранению;
• структурные подразделения, которые будут обеспечивать хранение документов;
• порядок поступления документов на хранение;
• сроки хранения;
• порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
• меры, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность содержащихся в них сведений;
• порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними;
• другие вопросы.

Организация собственного архива предполагает и созданиесоответствующей архивной службы , а также закрепление заопределенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива.

Затем необходимо разработать Положение об экспертнойкомиссии , которая будет проводить экспертизу ценности документов,образовавшихся в организации (пункт 3.1 Указания по применению Перечня).Положение утверждается руководителем. Он своим приказом должен утвердить составэкспертной комиссии.

В состав комиссии включаются, как правило, наиболееквалифицированные сотрудники организации в количестве не менее 3х человек.Кроме того, в состав экспертной комиссии можно пригласить архивариуса изокружного архива. Если вся работа по отбору документов для хранения иуничтожения будет проходить в присутствии работника архива, то неприятностей схранением документов у организации не будет.

Экспертная комиссия создает номенклатуру дел сосроками хранения документов, то есть систематизирует все имеющиеся документы повидам и датам и составляет перечень наименований дел.

Для этого необходимо разобрать документы по годам и прошитьих в хронологическом порядке.

По общему правилу обработанные первичные документы, которыеотносятся к определенному учетному регистру (например, кассовые или банковскиедокументы), подшиваются в отдельные папки в хронологическом порядке. Страницы вэтих папках следует пронумеровать в правом верхнем углу. В деле может быть неболее 250 страниц или оно не должно быть толще 4 см.

Особый порядок предусмотрен для счетов-фактур. Полученные отпоставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленныхпокупателям, необходимо хранить в специальных журналах. Такое требованиеустановлено постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 «Правилаведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок икниг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Когда все документы систематизированы и прошиты, составляетсяих опись , которая должны быть утверждена руководителемпредприятия.

Для хранения документов необходимо отвести специальноепомещение. Документы должны располагаться в архиве в запираемых шкафах,обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пылии воздействия солнечного тепла.

Для организации, которая имеет собственный архив, основныезатраты по хранению документов включают расходы на аренду помещения,коммунальные услуги (поддержание необходимой температуры, влажности и т.д.) ина оплату труда работников архива.

Эти расходы связаны с управлением организацией. Поэтому вбухгалтерском учете они учитываются на счете 26 «Общехозяйственные расходы». Вцелях налогообложения указанные затраты учитываются в составе прочих расходоворганизации (подпункт 18 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Ежегодно на основании номенклатуры дел экспертная комиссиявыделяет документы с истекшим сроком хранения, которые подлежат уничтожению, исоставляет на них Акты в произвольной форме. Документы отбираются путемпросмотра каждого листа дела.

Акты о выделении документов с истекшим сроком годности куничтожению рассматриваются и утверждаются руководителем организации.После этого документы, перечисленные в Акте, отделяются от остальных дел ихранятся в специально отведенном месте до уничтожения.

Учтите, что использовать в хозяйственной деятельностидокументы, подлежащие уничтожению, нельзя. Дела, срок хранения которых истек,передаются на переработку специализированной организации или уничтожаются самойорганизацией.

Если документы отправляются в утиль, то передача делспециализированной организации оформляется приемо-сдаточным актом илинакладной. В ней необходимо указать дату передачи, количество передаваемых дели вес бумажной макулатуры.

Уничтожить документы, срок хранения которых уже прошел, можнонепосредственно в организации на бумагорезательной машине. В этом случаеэкспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения устаревшихдокументов, составив соответствующий Акт.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов

Согласно Закону о бухгалтерском учете ответственность заорганизацию хранения бухгалтерских документов несет руководитель организации.

За нарушение архивного законодательства руководителяорганизации также могут привлечь к административной ответственности. Наказаниеможет быть в виде предупреждения или штрафа.Размер штрафа составляет от 300 до 500 руб. (статья 13.20 КоАП РФ).

Предприятие или его должностные лица могут оштрафовать такжеза отсутствие (или непредставление) документов и сведений, необходимых дляосуществления налогового контроля, которые запрашивают у организации налоговикии таможенники (статья 15.6 КоАП РФ, статья 126 НК РФ).

Ненадлежащее хранение документов бухгалтерского и налоговогоучета могут проверять налоговые органы. Так налоговики вправе наложить штраф(от 20 до 30 МРОТ) на должностных лиц организации за нарушение установленногопорядка и сроков хранения бухгалтерских учетных документов (статья 15.11 КоАПРФ).

Пожалуй, ни один день в организации не обходится без составления документов. Письма, договоры, приказы, отчетность — вот массив документации, которым обрастает каждая организация. Надо ли хранить все документы? Если надо, то где и как долго?

Три группы

Все правила хранения документов, возникающих в процессе деятельности организации, можно разделить на три большие группы. В первую войдут правила, установленные налоговым законодательством. Соответственно, они распространяются на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и сборов. Во вторую группу попадут кадровые документы. А в третью — бухгалтерские документы и документы по хозяйственной деятельности. Рассмотрим их все по порядку.

Налоговые документы

Общее правило для хранения налоговых документов установлено в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса. Там говорится, что налогоплательщик должен хранить бухгалтерские документы и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов в течение четырех лет. Такой же срок установлен и для документов, подтверждающих уплату налога. При этом Налоговый кодекс не содержит специального порядка расчета этого четырехлетнего срока. Значит, четыре года надо отсчитывать со дня, следующего за составлением документа. А истекут они в соответствующее число и месяц, которые наступят через 4 года (ст. 6.1. НК РФ).

Из четырехлетнего срока хранения существует два исключения. Первое касается налогоплательщиков, применяющих льготы по налогам. Им придется хранить документы, подтверждающие право на льготы, в течение всего периода применения льготы. Ведь при камеральной проверке инспекция вправе затребовать такие документы (п. 6 ст. 88 НК РФ). Но и по окончании применения льготы спешить с уничтожением документов не стоит. Ведь есть еще проверка выездная, которая может проводиться за три предшествующих года (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Отсюда вывод: документы о правах на льготы надо хранить в течение трех лет после окончания периода, в котором организация перестала применять льготу.

Второе исключение относится к амортизируемому имуществу. Поскольку расходы на него списываются в течение определенного периода, то все это время организации придется хранить документы, подтверждающие первоначальную стоимость такого имущества, а также начисленную и учтенную в расходах амортизацию. Ну и, конечно, не стоит забывать про возможность выездной проверки.

С учетом ее глубины, получаем вывод: документы по амортизируемому имуществу можно уничтожить не ранее чем через три года после окончания периода, в котором прекращено начисление амортизации.

Нарушение сроков хранения налоговых документов помимо доначисления налогов с пенями может обернуться еще и штрафами. Так, согласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. А это влечет штраф в размере от 5 000 руб. до 15 000 руб. Если же данное нарушение привело к занижению налоговой базы, то размер штрафа будет составлять 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Кадровые документы

Перейдем теперь к кадровым документам. Тут сроки хранения определяются архивным законодательством. Это, в частности, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000). Обобщение сведений, которые содержатся в данном Перечне, позволяет вывести следующие правила хранения для кадровых документов.
Документы, с которыми законодательство связывает предоставление каких-либо выплат или льгот хранятся не менее 75 лет. Именно такой срок установлен для личных карточек, личных дел, трудовых договоров, списков работников, занятых на вредных условиях труда и т п. Пожалуй, единственным исключением тут будет невостребованная трудовая книжка, хранить которую нужно «всего» 50 лет.

Для остальных документов сроки гораздо меньше. Так, договоры о материальной ответственности хранятся 5 лет. Столько же положено хранить информацию об обучении сотрудников технике безопасности, приказы об установлении сокращенного рабочего времени, переводах. Также пятилетний срок установлен для приказов о командировках, награждениях.

Документы по учету рабочего времени и дисциплине труда можно хранить и того меньше: 3 года. А для табеля учета рабочего времени срок сокращен вообще до 1 года. Также в течение года хранятся графики отпусков и документы на сотрудников, которым отказано в трудоустройстве.
Обратите внимание, что в отличие от Налогового кодекса, в Перечне уточнено, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 2.9).

Невыполнение требований по хранению кадровых документов может обернуться для организации как штрафом по ст. 13.20 КоАП (300-500 руб. за невыполнение требований о хранении документов), так и негативными последствиями в виде проверок Государственной инспекции труда, Пенсионного фонда, либо в виде судебного решения о восстановлении сотрудника на работе. Так что не спешите избавляться от кадровых документов!

Бухгалтерские и хозяйственные документы

По идее, сроки хранения бухгалтерских документов должны устанавливаться в Законе о бухучете. Но этот Закон, хотя и содержит целую статью, посвященную хранению документов (ст. 17) дает весьма скудную информацию по этому поводу. Так, хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность Закон требует не менее пяти лет. При этом особо оговаривается, что в отношении рабочего плана счетов и других документов учетной политики этот срок считается с года, следующего за тем, в котором данные документы использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

В остальном же Закон о бухучете отсылает организации к архивному законодательству. А если говорить точнее, то к уже упоминавшемуся Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. В нем приведены сроки хранения практически всех возможных документов, которые могут образовываться в деятельности организации. При этом в отношении бухгалтерских документов все сроки в Перечне равны именно пяти годам. Столько нужно хранить бухгалтерскую отчетность (как годовую, так и квартальную), всевозможные хозяйственные договоры, первичные и кассовые документы, приемо-сдаточные акты и т п. При этом данные сроки отсчитываются с 1 января года, следующего за годом прекращения использования документа (п. 2.9 Указаний по применению Перечня).

Еще одной особенностью хранения бухгалтерских документов является то, что в законодательстве четко прописано, где и как надо сохранять подобную документацию. А также установлены ответственные лица и порядок доступа к бумагам.
Так, согласно п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.83 № 105) первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы могут храниться либо в архиве организации, либо в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. А бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Ответственным же за сохранность документов является главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия.

Что касается ответственности за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов, то она может быть и административной, и налоговой. Ведь, как упоминалось выше, отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 5000 до 15 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Административный штраф в данном случае может назначаться как за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП — 300-500 руб.), так и за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП — 2-3 тыс. руб.).

Завалились бумагами? Ищете, где их хранить? Может, пора уже пересмотреть их и безбоязненно уничтожить те, которые можно? А какие можно?

Из статьи вы узнаете:

Сроки хранения

Все документы также можно будет разделить на три категории: временного, долговременного и постоянного сроков хранения. К категории временного хранения относятся документы, срок сохранности которых не превышает десяти лет. Долговременная документация должна храниться в организации от 10 (включительно) и более лет (например, 75 лет). Соответственно, бумаги с постоянным сроком не имеют ограничений по длительности их хранения (а после ликвидации организации их следует сдавать на хранение в государственный или муниципальный архив).

Сроки хранения документов в организации мы обнаружим в нормативных актах, например, в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, а сроки хранения архивных документов – в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.

Причем, сроки устанавливаются для всех видов документов: они не зависят от того, в какой форме был создан документ: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значимостью имеющейся в них информации. Для документации, отобранной для временного сохранения, важно установить, в течение какого времени она может понадобиться. Именно поэтому определение сроков хранения отдельных документов является одной из самых важных задач экспертизы ценности документов, которая проводится в соответствии с Методическими рекомендациями.

Так, для документов по личному составу, которые созданы до 2003 года, предусмотрены следующие сроки хранения в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ:

в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, которые передают документы в гос. и муниципальные архивы - 75 лет со дня создания;

в архивах, куда поступают документы от ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления - с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания;

в иных организациях - 75 лет со дня создания (не менее).

Для созданных после 2003 года установлен срок хранения в 50 лет.

Порядок сдачи в архив

Документы длительного срока хранения теоретически можно хранить и на предприятии. Сроки хранения архивных документов в организации точно такие же, как и при хранении в специализированных архивах.

Что касается, например, документов по личному составу (кадровых), то здесь работодатель обязан обеспечить хранение документов. Поэтому следует позаботиться об ограничении доступа третьих лиц (запирающиеся шкафы, сейфы, помещения с ограниченным доступом, закрепление в локальных актах функционала об ответственности за сохранность и т.д.). Понятно, что для удобства и порядка необходимо сгруппировать документы по видам, по срокам их изготовления или по иным удобным организации критериям. Нормативно здесь правила группирования не установлены.

Порядок сохранности бухгалтерских документов в организации устанавливается в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. При этом разница в сроках хранения таких документов объясняется различиями в степени важности, необходимости для исчисления и уплаты налогов, осуществления бухгалтерского учета. Те первичные документы, в соответствии с которыми исчисляются и отчисляются налоги и страховые взносы, согласно НК РФ, должны сохраняться на предприятии не менее четырех лет. К таким документам относятся те, которыми подтверждается получение доходов, произведенные предприятием расходы и выплаты в бюджет по налогам. В то же время, согласно закону о бухучете, порядок сохранности документов бухгалтерского учета, предполагает пятилетний минимальный срок их хранения и соответствие правилам организации государственного архивного дела. Подробности

Ликвидируемые организации обязаны передать на сохранность в специализированный архив документацию, которая подлежит длительному или постоянному хранению. Для этого заключается договор, регулирующийся нормами ГК РФ об оказании услуг.

Обратите внимание, что для акционерных обществ законом установлены особые требования, касающиеся сроков и порядка хранения деловых бумаг. 16.07.2003 г. было принято специальное постановление ФКЦБ №03-33/пс, регламентирующее порядок хранения документов акционерных обществ. Дело в том, что предприятия данной формы собственности используют в своей деятельности ценные бумаги. К ним законодательством предъявляются особые требования к