Товарно-транспортная накладная, бланк которой утвержден в 1997 году постановлением Госкомстата за № 78, обычно требуется п редприятиям, часто использующим для доставки своей продукции автомобильный транспорт. Для автоматизации процесса выписки этого первичного документа целесообразнее использовать электронный бланк ТТН.

ТТН: скачать бланк в excel

Если в компании нет автоматизированных программ по ведению бухгалтерского учета (например «1С:Предприятие»), в которых форма ТТН интегрирована и заполняется полуавтоматически, то следует воспользоваться офисными программами. Для заполнения этого документа на компьютере должна быть заготовка формы 1-Т ТТН в электронном формате. Чтобы не тратить время на самостоятельную разработку этого шаблона, проще скачать бланк ТТН с одного из интернет-ресурсов.

При этом следует иметь в виду, что файл с расширением pdf заполнить в электронном виде вряд ли получится, т. к. не у всех имеется редактор для фалов этого типа.Формы ТТН с расширениями doc, docx, odt также не очень удобны, т. к. возможности автоподсчета количества/суммы и функции автозаполнения в документах этих форматов довольно скромны. Гораздо удобнее будет скачать бесплатно товарно-транспортную накладную в формате excel (xls, xlt, xlsx). Такие файлы наиболее удобны для заполнения электронных форм, т. к. ориентированы именно на работу с табличными документами.

Но необходимо обратить внимание на то, когда была утверждена товарно-транспортная накладная, скачать бланк которой вы собираетесь. Важно, чтобы в верхнем правом углу стояла отметка о нормативном документе, которым данная форма товарно-транспортной накладной (1-Т) утверждена. Верным будет тот бланк, на котором указано постановление Госкомстата России № 78.

Форма ТТН 2015-2016 года (Россия)

В 2016 году на территории Российской Федерации используетсяформа товарно-транспортной накладной 1-Т , утвержденная еще в 1997 году. После утверждения никаких других изменений в бланк документа не вносилось, но возможно возникновение путаницы из-за принятия транспортной накладной (постановление Правительства от 15.04.2011 года за № 272).

Однако на сегодняшний день обе формы документов — ТТН и транспортная накладная — действуют параллельно. Основным отличием между транспортной накладной и формой 1-Т является то, что у первой отсутствует товарный раздел и при указании товара не обозначается цена — есть лишь возможность указания объявленной стоимости. Какую же форму из этих двух и когда стоит применять? Общее правило в этом случае следующее: при перевозках собственными силами (покупателя или поставщика) выписывается ТТН, если же груз везет сторонний перевозчик или он идет «транзитом», то используется форма 1-Т.

Не знаете свои права?

Путаница с применением бланков документов при оформлении транспортировки грузов вызвана тем, что Минфин своим письмом от 6.11.2014 № 03-03-06/1/55918 установил, что для подтверждения договора о перевозке грузов необходима именно транспортная накладная. Это означает, что по мнению министерства, расходы на перевозку может подтвердить лишь товарная накладная, заполненная по утвержденной постановлением Правительства за № 272 форме.

Однако есть разъяснение и налоговой службы по этому поводу. В письме ФНС от 21.03.2012 № ЕД-4-3/4681@ прямо сказано, что для подтверждения затрат на перевозку при исчислении налога на прибыль можно использовать как форму 1-Т, так и форму транспортной накладной.

Поэтому если привычнее выписывать товарно-транспортные накладные либо предприятие использует ТТН и не заполняет ТОРГ-12, то не стоит ничего менять и переходить на новую форму транспортной документации. К тому же скачать ТТН (причем абсолютно бесплатно) можно на любом бухгалтерском сайте.

Нюансы заполнения ТТН

Грузоотправитель обязан составлять товарно-транспортные накладные на каждый рейс автомобиля. При этом неважно, является ли автотранспортное средство собственностью грузоотправителя или он воспользовался услугами третьего лица для оказания автотранспортных услуг. ТТН, скачать бланк которой можно на любом бухгалтерском сайте, составляется для каждого грузополучателя в отдельности. Этого следует придерживаться и в случае, когда все эти ТМЦ перемещаются одновременно в одном авто.

Для водителя, в соответствии с правилами дорожного движения, ТТН является основным документом, который необходимо предъявлять на груз при проверке на дороге сотрудниками ГИБДД. В случае отсутствия этого документа весь груз может быть арестован до выяснения обстоятельств поставки.

Товарно-транспортные накладные составляются в четырех экземплярах. При этом первый экземпляр с подписью водителя о получении груза остается у грузоотправителя. В случае утери или повреждения груза в пути по этому документу отправитель груза сможет взыскать с транспортной организации, осуществляющей перевозку этой партии груза, материальный ущерб. Ведь при подписании ТТН ответственность за сохранность груза перекладывается именно на транспортную организацию.

Оставшиеся три экземпляра ТТН следуют вместе с грузом. Второй экземпляр вручается грузоотправителю при приемке товара. Грузоотправитель делает отметку о наличии или отсутствии претензий и подписывает документ (все три экземпляра). Впоследствии транспортная компания возвращает один подписанный всеми сторонами экземпляр ТТН грузоотправителю вместе с документами по транспортным услугам.

Личная карточка-документ, обобщающий всю информацию о человеке, включая в себя биографию сотрудника, предыдущие места работы, воинскую обязанность и прочую информацию.

Этот документ является первичным документом кадрового учета и обязателен к заполнению, имеет свою унифицированную форму Т-2, которая утверждена постановлением Госкомитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 №1.

Документы, необходимые для заполнения.

Обязанности заполнения данного документа, как правило, возлагаются на кадровый отдел организации, в малых предприятиях ее могут заполнять сотрудники бухгалтерии или руководитель лично. Личная карточка работника может служить подтверждением трудового стажа, так как в нее переносятся все данные из .

После увольнения сотрудника карточка храниться на предприятии 75 лет, в случае ликвидации организации данные сведения передаются в архив и продолжают свой срок хранения. Форма Т-2 включает в себя 11 разделов, которые могут заполняться независимо друг от друга.

На основании каких документов заполнить личную карту сотрудника?

Личную карту работника следует завести после издания приказа о , точных сроков ее открытия в законодательстве не предусмотрено. Для заполнения данного документа понадобится не так много документов, как может показаться на первый взгляд.

От сотрудника вам понадобиться документ удостоверяющий личность, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, трудовая книжка и бумаги подтверждающие его образование.

В случае, когда соискатель подходит под список категорий социальных льгот, представляются документы подтверждающие право на льготу, а также медицинские справки в случае необходимости.

С чего начать заполнение?

Важно не допускать ошибок при заполнении.

Данная форма документа состоит из 11 разделов, однако немаловажным является заполнение верхней части документа. Ответственный за ведение кадровой документации должен правильно заполнить реквизиты организации и верхнюю часть личной карты, в противном случае при возникновении спорного или судебного прецедента карта будет недействительной:

• в данной части нужно указать табельный номер сотрудника, важно знать, что он состоит не более чем из 6 цифр и не меняется, независимо от движения работника по карьерной лестнице;
• далее указать идентификационный номер налогоплательщика, в случае отсутствия свидетельства о постановке в налоговую инспекцию данный код можно узнать на сайте ИФНС с помощью паспортных данных сотрудника;
• в столбике «Алфавит» принято записывать первую букву фамилии, при смене фамилии буква меняется, так же как и остальные данные. В столбце «Характер работы» указывают на основании заключенного «постоянно» или «временно»;
• вид работы указывается на том же основании что и характер, можно указать «основная» или «по совместительству». Кроме реквизитов организации и верхней части документа нужно указать коды общероссийского классификатора информации (ОКИН).

Как правильно заполнить форму Т-2?

Нужно указывать только правдивую информацию.

Во избежание ошибок рассмотрим заполнение личной карточки сотрудника по разделам.

Основная информация в первом разделе заполняется с документа удостоверяющего личность, далее с пункта 5 со слов сотрудника. В случаях, когда человек владеет тремя и более иностранными языками компания вправе дополнить строки в электронной версии формы документа.

Пункт 6 заполняется с предоставленных документов об образовании, не зависимо от количества оконченных и неоконченных образовательных учреждений сотрудник кадровой службы должен перечислить все заведения.

Сведения о профессии и трудовом стаже вносят в пункт 7 и 8 соответственно, на основании предыдущих записей в . Профессия вносится в соответствии штатного расписания и приказа о приеме на работу.

Так же в карту сотрудника вносят данные о его семейном положении и составе семьи в пункты 9, 10. В состав семьи, согласно трудового законодательства РФ, входят родители, муж/жена, родные братья и сестры, а также круг лиц проживающих с сотрудником, запись ведется в порядке родства.

Паспортные данные полностью записывают в пункт 11, адрес прописки и фактического проживания в пункт 12. На этом первый раздел заканчивается, важно помнить, что в любых внесенных данных могут произойти изменения.

Чаще всего изменения происходят в паспортных данных, например, когда сотрудница выходит замуж или разводиться.

В таком случае необходимо аккуратно зачеркнуть старую фамилию и рядом вписать новую, далее вписать документ основание и завизировать подписью работника ответственного за ведение личных карточек.

Те же действия повторить с паспортными данными и местом регистрации.

Раздел два содержит сведения о воинском учете, которые переносятся из военного билета работника. При отсутствии военного билета данный раздел пропускается. Если мужчина не проходил срочную службу и не списан по определенным показателям в пункте 2 раздела 2 нужно указать «подлежит призыву».

В третьем разделе формы Т-2 указывают сведения о рабочем месте сотрудника, а именно: на работу, структурное подразделение (при наличии), должность, сумма , основание приема на работу (приказ руководителя предприятия).

После внесения данных работник проверяет правильность указанных данных и ставит свою подпись. При переводе сотрудника на другую должность или повышение оклада по той или иной причине также отражается в этом разделе.

Можно внести сведения о дополнительных курсах.

Раздел 4 заполняют при проведении аттестации работников для изменения в должности или перевода в другое структурное подразделение. В данном разделе работник кадровой службы обязан указать период аттестации, ее результат и ссылку на документ прохождения аттестации.

В разделе 5 «Повышение квалификации» заносят данные о дополнительном повышении квалификации работника, например, сотрудник имел среднее-специальное образование и в течение закончил высшее учебное заведение, что способствовало изменению его разряда или квалификации. Так же заполняется период обучения и его результат. При этом нужно внести изменения в первый раздел, пункт 6.

Седьмой раздел, так же как четвертый, пятый и шестой, заполняются по мере необходимости и полученных достижений работника, как правило, эти разделы используют крупные организации отправляющие персонал на курсы подготовки, переаттестации или аттестации при переводе на другую должность.

В раздел 7 «Награды (поощрения), почетные звания» заполняется информация о получении таких наград как: за достижение высоких продаж, за выслугу лет и пр.

Согласно ТК РФ гл.19 ст. 114, каждый человек, проработавший в организации более 6 месяцев подряд, имеет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск за свой счет и прочее. Данные об отпусках вносятся в раздел 8 личной карты работника, независимо от вида отпуска.

В данном разделе ответственный за заполнение данного документа должен внести вид отпуска, документ-основание позволяющий выйти в отпуск, количество дней, а также дату начала и конца отдыха работника. Когда строки в данном разделе заканчиваются нужно доложить дополнительный лист-вкладыш с продолжением раздела восемь. Новую карточку заводить не требуется.

В Российской Федерации есть достаточно длинный перечень категорий предоставления социальных . Например, налоговый вычет с налога на доходы физических лиц в размере 1400 рублей на двоих детей и 3000 рублей свыше третьего ребенка включительно. Подобные сведения вносятся в раздел 9 формы Т-2. В этом разделе нужно также указать вид предоставляемой льготы, номер и дату выдачи документа подтверждающего право на льготу.

Раздел 10 заполняется по усмотрению работодателя и наличия определенных навыков или медицинских отклонений работника. Сюда можно вписать наличие водительского стажа у сотрудника той или иной категории или сведения о дополнительном образовании не входящие в раздел 2, например, курсы кройки и шитья или получение дополнительного образования на заочной форме обучения.

При расторжении трудового договора работодатель обязан указать статью Трудового Кодекса, на основании которой трудовые отношения прекращены в разделе 11 данной формы личной карты сотрудника.

Вместе с этим надо указать номер и дату приказа на увольнение и непосредственно дату увольнения.

Общераспространенные ошибки, допускаемые при заполнении документа

Небольшие ошибки можно исправить.

Бывает так, что штатом отдела кадров допускаются ошибки при заполнении личной карты работника. Особенных последствий это за собой не повлечет, на самого же работника и вовсе никак не повлияет. Однако в случае, если ошибок изрядное количество, то при внешней проверке на отдел кадров возможно будет наложен штраф за плохую работу.

Основные погрешности, встречающиеся чаще всего:

1. Применение специальных символов. [/], [:], [=] и прочие специальные символы не следует применять при оформлении данного документа. Особенно строго они воспрещены в зоне кодирования;
2. Небрежное заполнение документа. Текст может выйти за границы специализированных полей, если это нужно. Однако в области кодирования он оказываться не должен. В случае если в данной области будет хотя б 1 буква, карта тогда рассматривается как испорченная, и ее понадобится перепечатать вновь;
3. Прочерки. Эта известная оплошность обусловлена тем, что во многих иных бумагах прочерки возможны либо даже нужны. В форме Т-2 их находиться не должно. В случае, если в графе нечего писать, то ее требуется оставить совершенно пустой.

Ответственный за ведение кадровой документации визирует документ и передает для ознакомления уволенному. Работник обязан подписать личную карту. Подпись работника говорит о полном соглашении в вышеизложенной информации.

В этом видео вы найдете пример заполнения личной карточки Т-2.

Форма для приема вопроса, напишите свой

Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу

Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труд и его оплаты (далее - постановление от 06.04.01).

Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26, не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению.

Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений

Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:

1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);

2) трудовая книжка;

3) военный билет;

4) документ об окончании учебного заведения:

5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

7) приказ о приеме на работу.

Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:

1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.

2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах ("не имею", "не состою") кодируемая часть данного реквизита остается пустой. 1 3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например, 14 сентября 2004 г.

4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.1998.

При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утв. постановлением от 06.04.01 № 26.

Заполнение разделов формы

Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество "Энергострои". Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.

Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.

Идентификационный номер налогоплательщика "л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.

В графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника.

Характер работы указывается: " "постоянно", "временно" и т. л.

Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.

Пол обозначается буквой "М" или "Ж".

Фамилия, имя, отчество записываются полностью "л разборчиво.

Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например "9 января 1975 г.". При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.

При указании места рождения нужно учитывать следующее:

• длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
• районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город - гор., деревня - дер., край -кр., округ - окр., область - обл., поселок - пос., район - рн., станция - ст.;
• слова аул, кишлак, село, станица пишутся полностью;
• код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления. ОК 019-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО); например, при рождении в г. Москве в графе "Код" указывается: 45.

Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении. ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).

Заполнение графы "Гражданство"

Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом.

Сведения о знании языков

При кодировке графы "Знание иностранного языка" указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй - степень его знания.

Например: "Английский - читаю и перевожу со словарем" записывается в графе "Код" как: 014 1.

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию. ОК 009-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом.

Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.

Сведения о неоконченном образовании

Работник, имеющий неоконченное образование	Вид образования по классификации.
Обучающийся в высшем учебном заведении, но не окончивший его	Основное общее или среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование имелось на момент поступления в высшее учебное заведение)
Окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его, или обучается на третьем курсе	Записывается, сколько курсов окончено или на каком курсе обучается
Окончивший три курса высшего учебного заведения	Неполное высшее образование
Обучающийся в среднем специальном учебном заведении (техникуме, колледже), но не окончивший его	Среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое имелось образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение)
Окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей,гимназию	Среднее (полное) общее образование
Окончивший профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение	Начальное профессиональное образование

Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово "имени", следует писать "им"; если за этим идет слово "профессора", "академика" или другое, то следует писать "им. профессора", "им. академика" и т. д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.

Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании.

Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.

Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения. Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:

• для высших учебных заведений - "бакалавр", "магистр", "специалист". Для квалификации "бакалавр" и "магистр" указывается направление, а для квалификации "специалист" - специальность;
• для средних учебных заведений - "техник", "товаровед" и др.

Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу.лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.

Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН.

Сведения о состоянии в браке

В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.

Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения.

В том случае, если работник не получил трудовую книжку в день увольнения в силу отсутствия на рабочем месте или по другой причине, сотрудник кадровой службы именно по указанным адресам высылает по почте уведомления о необходимости явиться в отдел кадров за трудовой книжкой (либо выразить согласие на отправку ее по почте) или запросы о местонахождении работника. Поэтому необходимо заполнять обе графы - и адрес места жительства по паспорту и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.

Заполнение раздела о воинском учете

Основными документами, на основании которых заполняется разд. 2 "Сведения о воинском учете" личной карточки Т-2, являются:

• военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Сведения о воинском учете

	Граждане, пребывающие в запасе	Граждане, подлежащие призыву
Пункт 1. Категория запаса	На офицеров запаса не проставляется На лиц, не являющихся офицерами, заполня­ется в соответствии с предоставленным военным билетом (графа "Категория учета")	Не заполняется
Пункт 2. Воинское звание	Проставляется в соответствии с записью в военном билете	Делается запись: "Подлежит призыву"
Пункт 3. "Состав (профиль)". Заполняется без сокращений	Проставляется в соответствии с записью в военном билете, например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т. п.	Че заполняется
Пункт 4. "Полное кодовое обозначение ВУС" Записывается полное обозначение - шесть цифр или шесть цифр и буквенный знак	Проставляется в соответствии с записью в военном билете, например "021101" или "113194А"	Проставляется в соответствии с записью в удостоверении граждани­на, подлежащего призыву на военную службу
Пункт 5. "Категория годности к военной службе"	Записывается буквами: А - годные к военной службе Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями В - ограниченно годные к военной службе Г - временно не годные к военной службе При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А"	Записывается буквами: А - годные к военной службе Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями В - ограниченно годные к военной службе Г - временно не годные к военной службе Д - не годные к военной службе Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу
Пункт 6. "Наименование военного комиссариата по месту жительства"	Проставляется в соответствии с последней записью или последним штампом в военном билете	Проставляется в соответствии с последней записью, или последним штампом в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу
Пункт 7. "Состоит на воинском учете" Заполняется простым карандашом	Строка а) - в случаях наличия мобилизацион­ного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; Строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время	Не заполняется
: Пункт 8. "Отметка о снятии "с воинского учета" При условии достижения предельного возраста.пребывания в запасе, "или признания не годным к военной службе по состоянию здоровья	Делается отметка: или "Снят с воинского учета по состоянию здоровья"	Делается отметка: "Снят с воинского учета по возрасту" или "Снят с воинского учета по состоянию здоровья"

После заполнения разделов "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете" работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями. Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, оо9.. о повышении квалификации, поощрениях и др.

При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений

Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под расписку.

При заполнении разд. 4 "Аттестация" личной карточки заполняются все графы, а именно указываются:

• дата прохождения аттестации;
• решение комиссии, например "перевести на должность", "отправить на повышение квалификации" и т. д.;
• ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.

Графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.

Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или поступающих из отдела подготовки кадров. В разделе "Повышение квалификации" указываются:

• даты начала и окончания обучения;
• вид повышения квалификации;
• наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);
• вид документа (свидетельство, удостоверение);
• графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.

Аналогично вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.

При заполнении разд. "Поощрения и награды" необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.

Учет отпусков

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска, дата же окончания вносится "де факто", после того как работник фактически вернулся из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе ""Дата окончания" будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.

В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, т. к. согласно ст. 121 ТК РФ а него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.

Аналогично не учитывается в стаже работы, дающем право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, и время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Кроме того, согласно ст. 121 ТК РФ из стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, вычитается время отсутствия работника на работе без уважительных причин, з т. ч. вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.

Ниже указаны возможные виды документов, на основании которых сотрудник отдела кадров производит перерасчет данного стажа работы (по ст. 76 ТК РФ).

Виды документов, служащих основанием для перерасчета стажа в случае отстранения от работы

1	2
Непрохождение в установленном порядке обучения и проверки знаний и навыков в области охраны труда
Непрохождение в установленном порядке обязательного предварительного или периодического медицинского осмотра	Протокол и предписание инспекции об отстранении сотрудника от работы. Приказ руководителя об отстранении от работы по данной причине
Выявление в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором	Приказ руководителя об отстранении от работы по данной причине

В разделе "Дополнительные сведения" для полноты учета в необходимых случаях указываются:

• сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания):
• сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;
• заключение МСЭК об условиях и характере труда.

После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в разд. XI "Основания увольнения", где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.

При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

Изменение сведений о работнике

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разд. "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете", то и подписью самого работника.

Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку. На основании первых форм и в ходе внедрения в СССР системы автоматизированного учета кадров был разработан ОСТ "Стандарт по автоматизированным системам управления кадрами". В нем и были изложены основные правила заполнения личной карточки. Как указано в ОСТе, "при изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами". Далее "все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров". Полная замена личной карточки не желательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю картину по данному сотруднику.

Что касается изменения паспортных данных и состояния в браке, то может применяться та же схема - с зачеркиванием.

В. МИТРОФАНОВА, канд. экон. наук, директор "Центра профессионального развития"

• Кадровое делопроизводство

Многие компании взаимодействуют между собой на расстоянии, периодически передавая друг другу различные товарно-материальные ценности, которые доставляются транспортом. При этом груз необходимо обязательно соответственно оформить. Товарно-транспортная накладная (ТТН)– это сопроводительный и приемо-сдаточный документ, причем ее необходимо будет оформлять всегда, при доставке товара транспортом. Данный документ необходим для полного комплекта при оформлении счета-фактуры в качестве подтверждения получения груза. Также его необходимо применять для подтверждения транспортных расходов и списания бензина по налогу на прибыль.

ТТН необходимо составлять, если транспортировка материальных ценностей осуществляется отправителем или сторонней организацией. Оформление ТТН производит фирма, которая организует доставку.

Этот документ подтверждает отправку и получение товара, а также сам факт перевозки. Форма 1-Т особенно важна в случае, когда доставку осуществляют третьи лица. Именно по ТТН перевозчики принимают, проверяют и передают товар грузополучателям. Она позволяет в случае потери или порчи груза обратиться в суд.

Если перевозка осуществляется несколькими транспортными компаниями, то грузоотправитель составляет отдельные ТТН для каждого грузополучателя.

Очень часто на одном транспортном средстве перевозится груз, предназначенный нескольким грузополучателям. В этом случае на каждого грузополучателя нужно выписать накладные.

Документ не надо оформлять, если товар перевозит его получатель. В этом случае все данные о нем принимающая организация фиксирует в путевом листе транспортного средства.

Налоговая требует предоставлять ТТН от организаций-плательщиков НДС для подтверждения вычета по входящему НДС в качестве первичных документов прихода материальных ценностей.

Согласно ПБУ расходы по доставке материальных ценностей включаются в их стоимость. Чтобы доказать экономическую целесообразность затрат и правильность определения себестоимости ТМЦ, налоговая служба в первую очередь требуют ТТН.

Данная накладная состоит из двух частей: товарной и транспортной.

Первая часть документа регулирует взаимоотношения грузоотправителя с грузополучателем, вторая заказчика с перевозчиком. С 2011 году, наряду с формой 1-Т, начала действовать транспортная накладная, в которой отсутствует товарный раздел. Она также обязательна к заполнению.

ТТН оформляется продавцом в четырех экземплярах. В первом расписывается водитель грузоотправителя или перевозчика о приеме товара, он остается у продавца. Второй и третий, после подписания грузополучателем, забирает транспортная компания, для выставления счетов за перевозку и начисления водителю зарплаты. Четвертый экземпляр находится у принимающей стороны при оприходовании товара.

Для перевозки грузов, по которым не организован складской учет (например, в карьерах – гравий, песок, щебень), данная накладная оформляется в трех экземплярах.

Товарно-транспортная накладная образец заполнения

Организации применяют типовую межотраслевую форму N 1-Т.

Рассмотрим как заполнить ттн грузоотправителю.

В соответствующих строках бухгалтер организации-отправителя записывает номер по порядку и дату составления документа. После этого необходимо заполнить наименования, коды , адреса, телефоны грузоотправителя, грузополучателя и плательщика. Для последнего также указываются банковские реквизиты.

В табличной части товарного раздела заполняются сведения о перевозимых материальных ценностях: код аналитического учета (номенклатурный номер), артикул, количество цена за 1 единицу, наименование ТМЦ, единица измерения, вид упаковки, количество мест, вес и общая стоимость. Если ТТН оформляется на нескольких листах, это необходимо отразить в соответствующей строке прописью также как информацию о количестве наименований товара, занимаемом месте, его нетто- и брутто-весе. Также необходимо занести данные (если есть) на другие сопроводительные документы (сертификаты, паспорта и т. д.). Ниже записывается общая стоимость перевозимого товара.

Рассмотрим правила заполнения ТТН относительно транспортного раздела.

В нем необходимо указать данные о сроке поставки, информацию о номерах ТТН и путевом листе автомобиля, на котором осуществляется транспортировка. Далее заносится наименование, адрес, телефон, банковские реквизиты организации-перевозчика, регистрационные данные на транспортное средство, информация по водителю. При наличии прицепов, информацию оних надо тоже отразить в ТТН.

В соответствующей строке заполняется информация о пунктах погрузки и разгрузки.

В табличной части отражаются сведения о грузе (наименовании, сопроводительных документах, количестве мест и весе).

Ниже заполняются передаточные записи лица, отпустившего товар (грузоотправителя), и лица, принявшего груз (грузополучатель), ставятся соответствующие печати.

Водитель должен заполнять информацию о погрузочно разгрузочных работах (кто их осуществлял, каким способом и время).

Внизу документа находятся графы, в которых указывается вся необходимая информация и расчет заработной платы, если водителю считают ее по сдельной системе оплаты.

Образец заполнения ттн можно посмотреть ниже.

Нюансы заполнения некоторых товарно-транспортных накладных

Договором поставки может быть предусмотрено, что продавец осуществляет погрузочные работы и транспортировку груза, а покупатель компенсирует ему затраты. Тогда в ттн в товарном разделе необходимо заполнить графу «Складские или транспортные расходы».

Транспортировку груза может осуществлять транспортная компания. Кладовщику грузоотправителя в товарном разделе в правом нижнем углу необходимо заполнить данные из соответствующей доверенности, а транспортный раздел будет оформляться перевозчиком.

Для транспортировки ТМЦ могут использоваться несколько автотранспортных предприятий. В этом случае грузоотправителю необходимо выписать на каждого из них ТТН, а при заполнении транспортного раздела документа занести информацию о переадресовке и новом грузополучателе.

В соответствии с договором, доставку может заказывать покупатель товара. Он находит транспортную компанию и заключает с ней договор. По правилам заполнять ТТН в этом случае должен покупатель, который будет одновременно являться и грузоотправителем (он организует перевозку), и грузополучателем.

В строке "Заказчик (плательщик)" записать наименование организации, производящей оплату транспортной работы по данной ТТН;

В строках "Грузоотправитель" и "Грузополучатель" записать наименования организаций, производящих соответственно отгрузку (списание) и получение (оприходование) перечисленных в документе товарно - материальных ценностей;

В строках "Пункт погрузки" и "Пункт разгрузки" записать адреса соответственно пунктов погрузки и разгрузки.

10. В разделе "Сведения о грузе":

В графах с 1 по 7 заполнить данные о наименовании и количестве каждого в отдельности вида товарно - материальных ценностей, отгружаемых грузополучателю, а также их стоимость.

При перевозке грузов в контейнерах в графе 3 указать "Контейнеры", их количество и номера;

Оформить прилагаемые к ТТН согласно п. 7 Инструкции в качестве товарного раздела специализированные формы, по которым производится списание и оприходование товарно - материальных ценностей, а также ведется складской, оперативный и бухгалтерский учет. В этих случаях графы 1, 2, 4, 5, 6 и 7 раздела "Сведения о грузе" ТТН не заполняются. В свободных строках указанных граф записываются названия специализированных форм, номера и даты их выписки;

В строке "Всего отпущено на сумму" записать прописью общую стоимость отгруженных товаров;

В строке "Отпуск разрешил" указать должностное лицо, ответственное за отгрузку товарно - материальных ценностей, которое своей подписью удостоверяет правильность сделанных записей и разрешает произвести отправку груза грузополучателю.

11. После прибытия автомобиля и погрузки товарно - материальных ценностей грузоотправитель:

12. В заголовочной части товарно - транспортной накладной:

В строке "К путевому листу N" записывает номер путевого листа, к которому прикладывается товарно - транспортная накладная;

В строке "Автопредприятие" на основе предъявленного водителем путевого листа записывает наименование автопредприятия, на подвижном составе которого производится перевозка груза;

В строке "Водитель" указывает фамилию и инициалы водителя;

В строках "Автомобиль" и "Прицепы" записывает марки и государственные номера соответственно автомобиля и прибывших под погрузку прицепов.

13. В разделе "Сведения о грузе":

В графе 8 "С грузом следуют документы" записывает наименования и номера документов, прилагаемых к товарно - транспортной накладной (железнодорожных накладных, сертификатов, удостоверений, свидетельств и т.д.). Указанные документы водитель - экспедитор обязан принять и передать вместе с грузом грузополучателю;

В графе 9 "Вид упаковки" записывает сокращенно вид тары, в которой перевозится груз (например: "ящ.", "корз.", "боч.", "пак." и т.д.). При предъявлении к перевозке неупакованного груза указывается сокращенно "н/у";

В графе 10 "Количество мест" указывает количество мест отдельно по каждому из приведенных в графе 1 наименованию груза и каждому виду упаковки.

При перевозке грузов пакетами на поддонах указывает количество пакетов. При перевозке грузов навалом, насыпью или наливом вносится соответствующая запись и количество мест не указывается;

В графе 11 "Способ определения массы" записывает, каким способом определена масса груза. При взвешивании груза на весах должен быть указан тип весов ("тов. весы", "авт. весы" и т.п.). Если вес груза определен по стандарту, замеру или расчетным путем, в графе производится соответствующая запись;

Графы 12 и 13 заполняются автопредприятием;

В графе 14 "Масса брутто, тонны" записывает массу груза в тоннах с точностью до 0,01 тонны по видам наименований перевозимых грузов и общую массу груза;

При перевозке грузов по талонам и оформлении нескольких ездок с грузом одной товарно - транспортной накладной в строке "Количество ездок" указывает общее количество выполненных ездок.

14. В строках, отражающих прием - передачу груза материально ответственным лицом, производящим отпуск товаров, указываются образец (или номер) оттиска пломбы (при перевозке груза в контейнерах, цистернах и т.п. под пломбой), которой произведена опломбировка груза, общее количество мест груза или контейнеров (прописью), общая масса сданного для перевозки по данной товарно - транспортной накладной груза в тоннах с точностью до 0,01 т (прописью). В строке "Сдал" записываются должность, фамилия, имя, отчество представителя грузоотправителя, выдавшего груз к перевозке. Подписью этого представителя в той же строке и штампом предприятия - грузоотправителя удостоверяется правильность всех данных, записанных в товарно - транспортной накладной, а также выдача груза к перевозке. Графы, в которых нет записей, прочеркиваются. В строке "Принял водитель - экспедитор" записываются фамилия, имя, отчество водителя, который своей подписью удостоверяет образец оттиска пломбы, записи количества мест, массы принятого к перевозке груза и номеров принятых к перевозке контейнеров.

Прием грузов к перевозке от грузоотправителя удостоверяется подписью водителя - экспедитора во всех экземплярах ТТН.

15. В условиях, когда товарно - материальные ценности принимаются к перевозке лицом по доверенности грузополучателя, принимающий груз должен расписаться за его получение в строке "Груз получил". При этом грузоотправитель указывает, кем выдана доверенность, номер и дату ее выдачи.

16. В разделе "Погрузочно - разгрузочные операции" грузоотправитель в строке "Погрузка":

В графе 15 "Исполнитель" записывает наименование организации, выполняющей погрузочные операции (автопредприятие, грузовая автостанция, грузоотправитель, специализированная организация и т.п.);

В графе 16 "Способ" указывает способ погрузки (ручной, механизированный, наливом, из бункера и т.д.) и записывает наименование механизма, которым выполнены погрузочные работы, и его характеристику (грузоподъемность, емкость ковша и т.п.);

В графах 18, 19 записывает или проставляет штамп - часами часы и минуты прибытия автомобиля под погрузку и убытия после окончания ее и в графе 20 - время простоя под погрузкой.

Временем прибытия под погрузку считается время предъявления водителем путевого листа у въездных ворот или контрольно - пропускного пункта, либо лицу, ответственному за отгрузку товара организации - грузоотправителя. Временем убытия автомобиля из-под погрузки считается время подписания и передачи товарно - транспортных накладных водителю лицом, ответственным за отгрузку товара.

Если в одной ездке груз отгружается по нескольким товарно - транспортным накладным, то время прибытия под погрузку записывается в первой из них, время убытия из-под погрузки - в последней из них, а в остальных ТТН в соответствующих графах ставятся прочерки.

При перевозке груза по талонам и оформлении нескольких ездок с грузом одной товарно - транспортной накладной в графе 18 записывается время прибытия под погрузку в первом рейсе (ездке), в графе 19 время убытия от грузоотправителя после оформления им товарно - транспортной накладной, а в графе 20 указывается суммарное время простоя автомобиля под погрузкой и разгрузкой по всем оформленным талонам;

В графах 21, 22 "Дополнительные операции" записываются выполненные при погрузке груза дополнительные операции (взвешивание, анализ, пересчет и т.д.) с указанием количества по каждой из них и времени на их выполнение;

В строке "Транспортные услуги" перечисляет транспортные услуги, оказанные водителем при погрузке (упаковка, увязка груза, укрытие брезентом, информационные услуги и т.д.), с указанием их количества;

Лицо, ответственное за проведение погрузочных работ у грузоотправителя и правильность заполнения перечисленных реквизитов, расписывается в графе 23 "Подпись ответственного лица".