В данной статье будет рассмотрено такое понятие как документы 1С, что это за объект конфигурации, каково его предназначение, какие существуют настраиваемые свойства для объекта; как можно работать с этим объектом интерактивно и программно.

Жизнедеятельность любого предприятия не представляется возможным без регистрации различного рода событий, возникающих очень часто. Называются эти события - хозяйственные операции . Регистрацией хозяйственной операции в 1С служит документ.

Примеры хозяйственных операций: поступление товаров на склад, списание товаров со склада, прием денежных средств в кассу, прием сотрудника на работу и т. д.

Все эти операции должны быть оформлены соответствующими бумажными документами. Объект документ, регистрируемый с системе 1С, как раз и является аналогом этого бумажного документа. Следует отметить тот факт, что у нас, по крайней мере, существует два различных учета. Это управленческий учет и регламентированный учет. В регламентированном учете хозяйственная операция не может существовать без документа, подтверждающего ее. В управленческом же учете наличие документа, для хозяйственной операции, не является обязательным условием, так как перечень совершаемых операций в управленческом учете может быть разнообразным. В этом случае просто происходит фиксирование какой-то информации в виде электронного документа.

Итак у нас есть документ бумажный и документ электронный. Между ними необходимо произвести аналогию. При оформлении бумажного документа обязательным условием является наличие в нем номера и даты. Аналогично и электронный документ должен содержать номер и дату. По этим полям мы может найти нужный нам документ. Поэтому номер и дата являются ключевыми свойствами.

Рассмотрим ключевое свойство "Дата" . В версии 7.7 оно называлось "ДатаДок" , в версии же 8 оно стало называться просто "Дата" . Это очень важное свойство документа. Почему это так? Рассмотрим ситуацию с торговой организацией, в которой осуществляется регистрация факта поступления товара и его продажи. Так вот продать товар, дата поступления которого больше даты продажи, не представляется возможным, потому как нельзя продать товар который еще не поступил.

Отметим что в некоторых типовых конфигурация есть возможность продать, еще не поступивший товар. Но это скорее исключение чем правило и относится к специфике торгового предприятия.

Вот именно поэтому наличие даты в документе так важно. Также необходимо отметить, в свойстве "Дата" содержится не только дата, но и время документа с точностью до секунды.

Очень часто такой идентификации документа на временной оси оказывается недостаточно.

Представим ситуацию, когда на склад поступает 100 единиц товара 1-го числа месяца. Далее 2-го числа этого же месяца в 23:59:59 происходит его продажа, в количестве 80 единиц. Документ проводится без проблем, потому как товара хватает. Допустим, что также 2-го числа в 23:59:59 этот же товар еще кто-то тоже продает в количестве 50 единиц. Этот документ также проведется без проблем, потому как на время 23:59:59 этот товар есть. Хотя фактически у нас, по итогу проведения второго документа образуется отрицательный остаток в 30 единиц товара.

Чтобы таких ситуаций не возникало к дате и времени прибавляется еще и позиция документа, а именно его ссылка. Эта идентификация документа по дате и времени + ссылка называется момент времени . И при проведении второго документа система выдаст сообщение о нехватке 30 единиц товара и не позволит провести документ.

Как же получить момент времени? А получается он методом "МоментВремени" , принадлежащий классу "ДокументОбъект" . При этом возвращается тип данных "МоментВремени" .

Этот тип данных необходимо передавать в запросы, получающие остаток товара, в качестве параметра.

Пример получения момента времени:

&НаКлиенте Процедура ПолучитьМоментВремени(Команда) ПолучитьМоментВремениНаСервере(Объект. Ссылка) ; КонецПроцедуры &НаСервере Процедура ПолучитьМоментВремениНаСервере(Ссылка) Если Ссылка. Пустая() Тогда Сообщить("Документ не записан!" ) ; Возврат ; КонецЕсли ; ДокументОбъект = Ссылка. ПолучитьОбъект() ; МоментВремени = ДокументОбъект. МоментВремени() ; Сообщить(МоментВремени) ; КонецПроцедуры // ПолучитьМоментВремениНаСервере()

Установка времени документа

Разберем, каким образом система устанавливается отметку времени для вновь вводимых документов. При создании документа, по умолчанию присваивается текущая системная дата с нулевым временем, а при записи устанавливается текущая отметка времени.

При оперативном проведении есть следующий нюанс. Если его дата равна текущей, время будет принимать значение текущего времени. Если бы документ проводился неоперативно, то только в момент его ввода присваивалась текущая отметка времени, а дальше она оставалась бы неизменной. Если же документ вводится не текущим числом, то первоначально присваивается нулевая отметка времени, а при записи присваивается самая последняя отметка за этот день. То есть система ищет последний введенный документ за этот день смотрит его время, увеличивает его на секунду и присваивает его нашему документу. Если создать документ на дату, в которой не вводился ни один документ данного вида (например поступление товаров), но были введены документы другого вида (например списание товаров), то система возьмет самую последнюю дату документа другого вида, прибавит к ней секунду и присвоит нашему документу. Если же создать документ с датой, в которой не вводился ни один документ, ни одного вида, то платформа присвоит ему время 12:00:00.

И еще ситуация. Представим себе, что у нас в базе есть документ с отметкой времени 23:59:59 и если прибавить еще одну секунду это уже будут следующие сутки. Поэтому система оставляет такое же время, то есть 23:59:59. Описанная выше система установки времени документа является лишь значением устанавливаемым по умолчанию. Но есть возможность переопределить такое поведение. Откроем в конфигураторе форму документа и обратимся к ее свойствам. В свойствах мы увидим поле "АвтоВремя" . Если мы в этом свойстве ничего не меняем, то формирование времени документа происходит так как это было описано выше. Но можно указать время: текущее или в начало дня, всегда первым, всегда последним и не использовать.

Еще одно ключевое свойство документа - номер . Номер документа, как и дата, является обязательным свойством любого документа. Необходим он для идентификации документа по распечатке.

Возможность проведения

Документ может иметь три состояния: создан, помечен на удаление и проведен . Проведенный документ может менять финансовое состояние предприятия, менять количество товаров на складе и т. д. То есть непроведенный документ это некий черновик, а при проведение он вступает в силу и соответственно регистрирует какое-то событие. Система 1С дает возможность изменять проведенный документ, отменять его проведение, что в отличии от западных аналогов программ, является более мягким принципом ведения учета.

Стандартные реквизиты документа

Помимо тех реквизитов, которые разработчик добавляет в документ, есть еще стандартный набор реквизитов, внедренные в документ уже на уровне платформы. Это: ссылка, номер, дата, пометка удаления, проведен . Найти их можно на закладке "Данные" , кнопка "Стандартные реквизиты" .

О номере и дате мы уже говорили. Пометка удаления это булевский признак, содержащий информацию о том, помечен документ на удаление или нет. Ссылка - реквизит, предназначенный для уникальной идентификации документа в таблице документов. Проведен - булевское свойство содержащее информацию о том, проведен документ или нет.

Документ может находится в трех состояниях:

• Не помечен на удаление и не проведен;
• Не помечен на удаление и проведен;
• Помечен на удаление и не проведен.

Как уже отмечалось ранее, разработчик может самостоятельно добавлять необходимые реквизиты, а также табличные части. Каждая табличная часть имеет один стандартный реквизит - "НомерСтроки" .

Хранение документов в информационной базе

В базе, каждый вид документов, хранятся в отдельной таблице. Эта таблица содержит в себе все реквизиты документа. Табличные части же хранятся в отдельных таблицах. Связь с таблицей документов производится по реквизиту "Ссылка" .

Нумерация документов

Каждый документ имеет номер, настройка которого задается на вкладке "Нумерация" . На этой вкладке можно задать признак автоматической нумерации, признак контроля уникальности, задать какого типа будут номер (числовой или строковый) и его длину.

Рекомендуется устанавливать строковый тип номера, потому как в дальнейшем возможно потребуется указывать в номере и префикс организации, что бывает очень часто.

Префикс устанавливается в модуле объекта документа, в процедуре "ПриУстановкеНовогоНомера" .

Процедура ПриУстановкеНовогоНомера(СтандартнаяОбработка, Префикс) КонецПроцедуры

Также на вкладке "Нумерация" мы можем задать периодичность документа.

Возможные значения:

• Непериодический;
• В пределах года;
• В пределах квартала;
• В пределах месяца;
• В пределах дня.

Обычно выбирают значение "в пределах года" , это означает, что в новом году нумерация документов начнется сначала.

Иногда возникают ситуации, когда для нескольких видов документов необходима сквозная нумерация. Для этих случаем в системе предусмотрен такой объект как нумератор.

Его необходимо указывать в поле "Нумератор" .

Проведение документов

Немного о проведении документов. Для системы означает, что документ проведен если булевский флаг "Проведен" у документа установлен в "Истина" . В общем списке такие документы выделены соответствующей пиктограммой. Для платформы это более ничего не значит, но с точки зрения логики программы, проведенный документ может влиять на финансовый результат компании. То есть он может формировать движения по регистрам, основываясь на которые формируются отчеты.

Когда происходит интерактивное или программное проведение срабатывается выполнение процедуры "ОбработкаПроведения()" , которая находится в модуле объекта документа.

// Вставить содержимое обработчика. КонецПроцедуры

Данная процедура имеет два параметра: отказ и режим . Если выставить параметру отказ значение "Истина" , то проведение не будет выполнено. Параметр "Режим" устанавливает режим проведения документа - оперативное или неоперативное . Сами движения в регистры разработчик должен прописать в данной процедуре самостоятельно.

То, в какие регистры документ будет делать движения задается на вкладке "Движения" .

Пример процедуры обработки проведения

Процедура ОбработкаПроведения(Отказ, РежимПроведения) // Данный фрагмент построен конструктором. // При повторном использовании конструктора, внесенные вручную изменения // будут утеряны!!! // регистр ТоварыНаСкладе Приход Движения. ТоварыНаСкладе. Записывать = Истина ; Для Каждого ТекСтрокаТовары Из Товары Цикл Движение = Движения. ТоварыНаСкладе. Добавить() ; Движение. ВидДвижения = ВидДвиженияНакопления. Приход; Движение. Период = Дата; Движение. Товар = ТекСтрокаТовары. Товар; Движение. Количество = ТекСтрокаТовары. Количество; КонецЦикла ; //__КОНСТРУКТОР_ДВИЖЕНИЙ_РЕГИСТРОВ КонецПроцедуры

Права доступа на документы

В системе 1С существуют различные виды доступа. Это анализ интерактивных действий и анализ программных действий.

Что такое интерактивные действия? Это действия совершаемые непосредственно пользователем: нажатие кнопок, галок и т. д. Программные же действия совершаются каким-либо алгоритмом, о их совершении пользователь может и не догадываться.

Права доступа к документу настраиваются на закладке "Права" . Здесь мы видим несколько разделов, это раздел где отображаются роли, раздел непосредственно прав, и раздел "Ограничения доступа к данным" (его мы не будем рассматривать, он необходим при использовании так называемого механизма RLS).

Раздел "Роли" отображает все роли заведенные в информационной базе, для которых в разделе "Права" мы как раз и устанавливаем права доступа.

Возможные виды прав доступа:

• чтение (программно), просмотр (интерактивно);
• добавление (программно), интерактивное добавление (интерактивно);
• изменение (программно), редактирование (интерактивно);
• удаление (программно), интерактивное удаление (интерактивно);
• проведение (программно), интерактивное проведение (интерактивно);
• отмена проведения (программно), интерактивная отмена проведения (интерактивно);

Интерактивный вид доступа содержит еще такие права как: интерактивная пометка на удаление, интерактивное снятие пометки на удаление, интерактивное удаление помеченных, интерактивное проведение неоперативное, интерактивное изменение проведенных, ввод по строке.

Табличная часть документа

Табличные части документа задаются на вкладке "Данные" и являются ничем иным как коллекций, элементами которой являются строки табличной части. Поэтому обход ее элементов возможен как циклом, так и прямым обращением по индексу (нумерация начинается с нуля).

Групповое перепроведение документов в 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0

2016-12-07T16:57:01+00:00

В этом уроке мы изучим всё, что нужно знать бухгалтеру о проведении документов в 1с, а именно:

Итак, поехали!

Что такое проведение документа и зачем оно нужно?

Проводя документ (нажимая кнопку "Провести") мы заставляем программу отразить хозяйственную операцию, которую олицетворяет документ, на соответствующих счетах бухгалтерского учёта.

Рассмотрим простой пример.

Пусть мы создали новый документ "Поступление наличных", указав в нём вид операции "Получение наличных в банке" и сумму 50 000 рублей:

Но считается ли этот документ проведенным? Конечно, нет. Чтобы убедиться в этом нажмём кнопку "ДтКт", которая покажет нам проводки документа:

В ответ мы получим сообщение о том, что документ ещё не проведён и проводки по нему смотреть рано.

А если нет проводок, то и в бухгалтерском учёте (например, в оборотно-сальдовой ведомости) мы эти поступившие 50 000 рублей никогда не увидим.

И в журнале этот документ будет без зелёной галочки:

Теперь проведём документ, нажав кнопку "Провести":

И снова проверим появились ли проводки (кнопка "ДтКт"):

Проводки появились и документ с этого момента считается проведённым.

Итак, проведенный - значит с проводками по бухгалтерским счетам и/или движениями по другим регистрам учёта (кроме бухгалтерских регистров в 1с ещё бывают регистры сведений и регистры накоплений, на которых учитывается информация напрямую не попадающая в оборотно-сальдовую ведомость).

Что происходит при нажатии кнопки "Записать" в проведенном документе?

Многие знакомые мне бухгалтеры до конца не понимают как работает кнопка "Записать", когда мы нажимаем её в уже проведённом документе. Перепроводится при этом документ или просто сохраняется с новыми данными, но проводки остаются старыми?

Чтобы было понятнее давайте рассмотрим 2 случая.

Мы работаем в не проведенном документе

При нажатии кнопки "Записать ": документ сохраняется, но не проводится.

При нажатии кнопки "Провести ": документ сохраняется, а затем проводится (формируются проводки).

Мы работаем в уже проведенном документе

При нажатии кнопки "Записать

При нажатии кнопки "Провести ": документ сохраняется, а затем проводится (старые проводки удаляются и формируются новые).

Вывод

Если документ уже проведён, то никакой разницы между кнопками "Записать" и "Провести" нет. Они делают одно и то же - перепроводят документ.

Можно ли изменить проведенный документ без его перепроведения?

Во-первых, зачем это может понадобиться? Ну, например, нужно изменить какой-нибудь несущественный реквизит в уже закрытом периоде.

Если вы просто измените его и нажмёте кнопку "Записать", то документ снова проведется (ведь он уже был проведен на момент нашего вмешательства), а это может повлечь изменение проводок в уже закрытом периоде и много других неприятностей.

Чаще всего так и происходит. И когда бухгалтер понимает, что случайно "провёл" документ в прошлом периоде и теперь у него проблемы с обороткой и закрытием месяца, то он просто приходит в ужас

Так можно ли изменить проведенный документ, не проводя его снова?

Ответ для пользователей: нет, нельзя. Большинство (если не все) типовых документов в "тройке" заточены на то, что формируют проводки заново при изменении и записи документа даже программным способом!

Ответ для программистов: используйте вот такой код при программном сохранении измененного документа:

Док. ОбменДанными Истина ; Док. Записать() ;

Как перепровести все документы по организации за период?

Когда речь идёт о текущем (ещё не закрытом) периоде я рекомендую поступать именно так - проводить вообще все документы разом за период по организации.

Зачастую документы различных видов в 1с связаны между собой в части формирования проводок и движений по регистрам.

Причём самому бывает довольно сложно учесть эту зависимость, поэтому только полное перепроведение всех документов за период гарантирует, что программа учтёт все нюансы учёта и сформирует верные проводки.

Заходим в раздел "Операции" пункт "Групповое перепроведение документов":

В открывшейся форме указываем период, организацию и решаем останавливать ли процесс проведения при первой же ошибке:

Наконец, нажимаем кнопку "Выполнить" и дожидаемся окончания процесса.

Как перепровести не все документы, а только определенного вида?

Если же у нас есть веские причины проводить не все документы, а только определенного вида; или нам требуется провести только не проведенные документы - тогда нам на помощь придёт более мощный и гибкий инструмент.

Открываем меню "Все функции" ():

В открывшемся диалоге раскрываем пункт "Стандартные" и в нём выбираем "Проведение документов":

Нажимаем кнопку "Открыть". Открылась встроенная в 1с обработка для проведения документов:

Здесь можно выбрать:

• период проведения документов
• конкретные виды документов (например, реализация... причём искать в списке можно прямо вводом с клавиатуры)
• проводить только проведенные или только не проведенные или и те и другие
• прекращать ли проведение при первой же ошибке

Выбираем нужное и нажимаем кнопку "Провести".

Есть только один нюанс у этой обработки. Она делает проведение выбранных документов сразу по всем организациям в базе и это нужно учитывать, чтобы случайно не перепровести то, что перепроводить не надо.

В общем прекрасная обработка, но если вам нужно проводить ещё и отдельно по организациям, то возможно вы захотите познакомиться с ещё более изощрённым способом

Самый изощрённый способ перепроведения на случай, если в базе несколько организаций

Внимание! Этот вариант предназначен для достаточно опытных пользователей. Если вы пользуетесь этой возможностью в первый раз - я настоятельно рекомендую создать резервную копию базы перед этим.

Покажу на примере.

Пусть у нас в базе много организаций и мы хотим перепровести уже проведенные документы реализации за 1 квартал 2013 года только по организации ООО "Юпитер".

Ни одним из вышеперечисленных способов мы этого сделать не сможем.

Поэтому открываем меню "Все функции" ():

В открывшемся окне раскрываем пункт "Обработки" и находим там "Групповое изменение реквизитов":

Открываем её.

В пункте "Выбор элементов для изменения" указываем "Реализация (акты, накладные":

Настраиваем условия отбора так, чтобы в списке остались только нужные документы:

В данном случае я указал, что нам нужны только уже проведенные документы по организации Юпитер за 1 квартал 2013 года.

Зачем нужны документы?

Документы в 1С -- это электронные аналоги обычных бумажных документов. Документы предназначены для регистрации фактов реального мира в компьютере. С помощью документов можно вводить информацию в базу данных, например, принимать нового сотрудника документом "Приказ о приеме на работу". Или можно просто создать платежное поручение в банк или ввести счет-фактуру. Документы обычно формируют движения. Движения документа -- это изменения в справочниках и других объектах конфигурации, порожденные этим документом.

Таким образом, документы предназначены для хранения основной информации обо всех событиях , происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики. При помощи документов отражаются и платежи с расчетного счета, и операции по кассе, и кадровые перемещения, и движения по складу, и прочие подобные события.

В процессе конфигурирования настраивается произвольное количество видов документов . Типичными примерами видов документов являются такие документы, как «Платежное поручение», «Счет», «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение», «Приходный кассовый ордер» и так далее. Каждый вид документа предназначен для отражения своего типа событий. Это определяет его структуру и свойства, которые описываются в конфигурации.

Документы играют центральную роль для основных механизмов, реализуемых компонентами системы. В системе 1С:Предприятие документ является основной учетной единицей. Каждый документ содержит информацию о конкретной хозяйственной операции и характеризуется своим номером , датой и временем . Дата и время - наиболее важные характеристики документов, так как позволяют устанавливать строгую временную последовательность совершения операций. Все документы (вне зависимости от вида) образуют единую последовательность. Фактически, эта последовательность отражает последовательность событий - так, как они происходили реально. Внутри даты последовательность документов определяется их временем, при этом время документа является не столько средством отражения реального (астрономического) времени ввода документа, сколько средством, позволяющим четко упорядочить документы внутри одной даты.

Данные, вводимые в документ (реквизиты документа), обычно содержат информацию о происшедшем событии: например, в накладной - информацию о том, с какого склада, каких товаров и сколько отгружено; в приказе о приеме на работу - информацию о сотруднике, оклад, другие сведения. Кроме собственно записи, для документа весьма важным свойством является его проведение. При проведении документ может отразить зафиксированное им событие в механизмах, реализуемых компонентами. Например, если установлена компонента «Бухгалтерский учет», документ может записать бухгалтерскую операцию, отразив в виде проводок в бухгалтерском учете информацию, содержащуюся в документе.

Следует заранее уточнить, что в Конфигураторе создается, строго говоря, не сам документ, а средство ввода документа в компьютер - шаблон документа. Каждый создаваемый в конфигураторе документ является описанием множества документов одного вида. Например, созданный в Конфигураторе документ «Накладная» при работе с системой 1С:Предприятие позволит формировать накладные, которые будут иметь разное содержание, по одинаковый набор реквизитов, одинаковую логику поведения и так далее.

Состав документа

С точки зрения программиста, у документа есть экранная форма -- Диалог. Именно его видит пользователь на экране. Также у документа обычно есть одна или несколько бумажных форм -- Таблиц. С помощью Таблиц документ печатается на бумаге. Поведение документа определяется с помощью встроенного языка 1С. На языке записывается, что документ делает в системе, как он формирует бумажный бланк и как он себя ведет на экране.

Документ обычно имеет печатную форму. Печатная форма полностью формируется средствами встроенного языка 1С, что придает большую гибкость программе. Это одна из причин ошеломляющего успеха системы 1С:Предприятие. Печатная форма документа - это фактически отчет, формируемый обычно из формы открытого документа и содержащий сведения из этого документа. Чтобы научиться формировать печатные формы, вам нужно изучить главу Отчеты (объект "Таблица").

У документа может быть несколько шаблонов печатных форм. Средствами встроенного языка (метод ИсходнаяТаблица) задается тот шаблон печатной формы, который будет использоваться.

Шаблоны печатных форм (таблицы) могут быть общие. Это дает возможность использовать один шаблон для печати нескольких видов документов. Т.е. общая таблица является глобальной для конфигурации и может быть использована в любом модуле. Примером из типовой конфигурации может являться шаблон печатной формы "Отчет о движении документа", который используется разными модулями конфигурации

Проведение документа

Некоторые документы могут проводиться . С точки зрения пользователя, "провести" документ означает "пустить его в дело". С точки зрения программиста, при проведении документа сработает модуль проведения документа (процедура ОбработкаПроведения ). Именно там определяются все действия, выполняемые при проведении документа. Например, при проведении документа "Приказ о приеме на работу" сработает модуль этого документа, который в справочник Сотрудники добавит нового сотрудника.

Атрибуты документов (реквизиты)

При создании структуры документа в Конфигураторе допускается определенный уровень абстракции. Так, в большинстве документов можно выделить две основные части: шапка и табличная часть. Как правило, в шапке содержатся реквизиты, которые являются общими для всего документа. Например, в счете на оплату в заголовочную часть помещаются установочные данные документа - номер и дата, а также сведения о плательщике и получателе платежа.

Каждый вид документа может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части. Для документа создается форма ввода - экранный диалог. При настройке для документа задаются также общие характеристики: длина номера документа, условия поддержки уникальности номеров и другие. Все документы характеризуются номером, датой и временем.

Термин "шапка" - достаточно условный и может относиться не только к реквизитам документа, которые физически находятся в верхней части бумажного бланка документа. Поэтому, в наиболее общем случае, реквизитом заголовочной части будет считаться любой реквизит, который встречается в документе только один раз. Табличная часть документа представляет собой список однотипных строк с информацией. Например, в уже упоминавшемся счете на оплату табличная часть - это перечень товаров или услуг, подлежащих оплате. Помимо наименований, табличная часть документа может содержать также разнообразную дополнительную информацию - стоимость товаров или услуг, количество, объем, вес и многое другое. В большинстве случаев табличная часть используется для формирования общей суммы документа. Структура документа в системе 1С:Предприятие 7.7 может содержать только одну табличную часть.

При разработке документов в Конфигураторе может быть создано необходимое количество общих реквизитов документов. Такие реквизиты, будучи созданными один раз, становятся доступными для всех документов: общие реквизиты можно размещать в формах документов, к значениям общих реквизитов можно обращаться из встроенного языка системы 1С:Предприятие. Работая с системой 1С:Предприятие, пользователь может выполнять отбор документов в журналах по значениям общих реквизитов документов.

Журналы документов

Все документы хранятся в журналах . Журнал документов -- это электронный аналог обычной бумажной папки. На экране журнал выглядит как таблица, строки которой являются документами. Например, вы можете создать журнал Приказы кадровые , который будет включать документы "Приказ о приеме на работу", "Приказ об увольнении", "Кадровое перемещение". С этим журналом будет работать пользователь-кадровик. Или можно создать отдельный журнал для банковских документов, куда войдут документы "Платежное поручение" и др.

Журналы документов предназначены для просмотра документов. Каждый вид документа может быть отнесен к определенному журналу. Сам журнал документов не добавляет новых данных в систему, а служит только как средство просмотра списка документов одного или нескольких видов. Для документов разных видов можно указывать один журнал, что позволяет произвольным образом группировать документы в журналах. Назначенный документам журнал можно менять. Например, может быть создан журнал «Складские документы», который будет содержать все приходные накладные и накладные на внутреннее перемещение. Назначенный документам журнал можно менять.

Для журнала могут быть определены графы журнала, для удобства просмотра реквизитов различных видов документов, отнесенных к данному журналу. Для журнала может быть описано несколько форм его визуального представления.

Для работы с документами могут использоваться специально созданные общие журналы . От «обычных» журналов документов их отличает возможность отбора документов по значению, указанному пользователем.

Журналы в системе 1С могут быть трех видов: Обычный , Общий и Дополнительный . Обычный журнал предназначен для хранения документов определенных видов. Документ также может быть включен в дополнительный журнал, при этом документ будет зарегистрирован сразу в двух журналах. Дополнительных журналов может быть несколько. Общий журнал показывает документы всех видов.

У журнала документов есть экранная форма, где можно настраивать отображаемые колонки. Можно создавать дополнительные колонки, которые будут отображать информацию из документов. Например, в журнале ПриказыКадровые удобно сразу видеть, к какому сотруднику относится каждый документ, для этого создается Графа журнала Сотрудник.

Данная инструкция поможет вам перепровести документы в 1С 8.3. Групповое проведение документов показано на примере программы 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 .

Существует 2 основных способа группового проведения (перепроведения) документов в 1С 8.3.

Способ 1. Проведение с помощью выделения нескольких документов

Это самый простой способ провести несколько документов. Он полезен когда необходимо перепровести документы одного вида (например, только Реализации или только Поступления ).

На рисунке ниже показано как перепровести все реализации за выбранный период. Для того, чтобы перепровести несколько реализаций Вы можете вместо 4-х шагов выделить несколько документов с помощью мыши (или кнопками со стрелочками) держа зажатой клавишу SHIFT.

Способ 2. Проведение с помощью стандартной функции

Данный способ позволяет выполнить групповое перепроведение документов за опеределенный период независимо от вида документа. С помощью этого способа можно перепровести все документы информационной базе 1С 8.3. Для того чтобы воспользоваться им Вам необходимо иметь права администратора.

Для начала необходимо включить отображение команды Все функции , как показано на рисунке ниже.

Выполняя следующие шаги, мы задаем настройки проведения. На шаге 10 мы задаем период, на шаге 11 — указываем, что нам нужно только перепровести проведеные документы. На шаге 13 — выбираем для перепроведения документы всех видов.

После проведения документов программа 1С 8.3 выведет на экран соответствующее сообщение.

Проведением документа называется действие, которое выполняет изменения других данных системы на основании информации документа.

При нажатии кнопки формы документа, для которой определено проведение документа (обычно это кнопка "ОК" или "Провести" ), на экран выдается запрос необходимости проведения документа.

Если на запрос ответить "Да" - документ будет проведен. В журнале документов проведенный документ будет помечен в крайней левой колонке знаком .

Ответив "Нет" на запрос, вы можете отказаться от проведения документа прямо сейчас, а выполнить проведение в другое время.

Обычно при проведении документа кнопкой "ОК" после проведения документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено. Например, при проведении расходной накладной обнаружено, что па складе не числится нужного количества товара. Будет выдано сообщение, о невозможности выполнить проведение документа. В этом случае документ не будет закрыт автоматически, а будет предложено закрыть документ. Если отказаться от закрытия документа, то можно внести в него исправления и заново попробовать провести документ.

Чтобы сделать документ не проведенным , следует в меню "Действия" главного меню программы выбрать функцию "Сделать документ не проведенным" . После подтверждения признак проведенного документа изменится на .

При отмене проведения документа отменяются все действия, которые он выполнил в процессе проведения.

Не проведенный документ можно откорректировать, записать, провести (или не проводить), а знак в крайней левой колонке журнала будет правильно отражать текущее состояние документа.

Особенности проведения документа бухгалтерского учета

Для документов бухгалтерского учета проведение используется прежде всего для отражения в бухгалтерском учете хозяйственной операции, информация о которой введена в документ.

Заметим, что для некоторых видов документов проведение может не использоваться. Обычно это те виды документов, которые не влияют на бухгалтерские итоги и не выполняют никаких других изменений в данных системы.

Операции и проводки в системе 1С:Предприятие .

Перед тем, как рассмотреть процесс проведения документа, коротко рассмотрим принципы ведения бухгалтерского учета в системе 1С:Предприятие.

Информация о движении средств отражается в бухгалтерском учете в виде бухгалтерских операций, содержащих бухгалтерские проводки. Бухгалтерская операция объединяет в себе несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете хозяйственную операцию. Каждая бухгалтерская операция принадлежит документу.

Бухгалтерские операции, вводимые вручную, принадлежат документам специального вида "Операция" , и эти документы не могут быть проведены. Для других видов документов проводки операции формируются только в процессе проведения документа. При этом используется специальный алгоритм, который задан для каждого вида документов в конфигурации. Этот алгоритм определяет состав проводок операции, формируемой документом.

В процессе проведения происходит собственно запись проводок операции и отражение их в бухгалтерских итогах.

Кроме того, при проведении отдельных видов документов могут устанавливаться значения периодических реквизитов справочников, для которых в конфигурации определена возможность изменения документами.

При отказе от проведения документа бухгалтерского учета существующая операция документа (если он проводился ранее) не изменится. В этой ситуации существует потенциальная возможность расхождения данных документа и сформированных им проводок. Однако в конфигурации для отдельных видов документов может быть запрещена запись проведенного документа без его обязательного перепроведения.

Кроме этого, администратор системы может запретить сотрудникам (например, продавцам или операторам) редактирование проведенных документов. Отредактировав пользовательские права в сеансе конфигурирования системы, администратор может разрешить только ответственным сотрудникам выполнение таких операций, как изменение проведенных документов и изменение документов без перепроведения.

Если документ становится не проведенным, то из журнала проводок удаляются проводки, сформированные этим документом. Также может быть удалена и операция, сформированная документом, если она сформирована только при проведении, что определяется в конфигурации. Кроме того, если документ при проведении изменял значения периодических реквизитов справочников, то изменения, сделанные этим документом, также удаляются.