Как правильно оформить хронометраж рабочего времени?
Ответ
Ответ на вопрос:
Фотографию рабочего дня делают те работники, которым это будет поручено и в чьи трудовые обязанности такая работа включена. На практике эту работу выполняют работники подразделений отдела по организации и оплаты труда (экономистами по труду) (см. "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих" (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37) и отдела кадров, к данной работе можно привлечь и начальников соответствующих подразделений.
Если по результатам фотографирования рабочего дня будут изменены для работника нормы труда его нужно будет уведомить за 2 месяца (ст. 162 ТК РФ), при изменении иных условий трудового договора также потребуется уведомление за 2 месяца (ст. 74 ТК РФ).
Фотография рабочего дня (фотография рабочего времени) представляет собой вид наблюдения, при котором в течение всего рабочего дня независимый специалист фиксирует все без исключения затраты времени сотрудника на выполнение любых его действий: как рабочих, так и личных. При этом, в зависимости от требования к точности фотографии, фиксации подлежат все дела, в том числе мелкие, такие как минутный разговор по телефону, перерыв на чашечку кофе и т.п.
Фотография рабочего дня, как правило, нужна для того, чтобы определить нормы выработки для конкретного работника (норма обслуживания: сколько больных он должен обслужить за установленную ему норму времени; или норму времени на обслуживание 1 пациента).
Общие принципы составления фотографии рабочего дня могут быть использованы как коммерческими, так и иными организациями.
Хронометраж или фотография рабочего дня является одним из элементов нормирования труда работников организации.
До начала указанной работы работодатель сам выбирает способ, которым дает поручения работникам провести соответствующую предварительную работу: это может быть как протокольное поручение, так и издание приказа.
Действующее законодательство не содержит унифицированных форм документов по проведению работ по проведению хронометража. Приказ в любом случае будет произвольным.
При этом возможно создать общий приказ о разработке норм труда, в котором один пункт посвятить вопросу фотографии рабочего дня, а можно по данной теме выпустить и отдельный приказ.
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
ПРИКАЗ № 56
о проведении хронометража при выполнении работ работниками подразделения «_______________________»
г. Москва 20.04.2015
В целях подготовки эмпирического материала для разработки локального акта по установлению норм труда для работников отдела «________________________»,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать комиссию по проведению работ по хронометражу работ,проводимых сотрудниками подразделения «_________________________», в следующем составе:
Председатель комиссии - заместитель директор по кадрам и режиму Кожин И.Б.
Члены комиссии:
Начальник отдела кадров Р.М. Громова
Начальник отдела труда и заработной платы Обходов М.И.
Специалист по кадрам Е.В. Зайцева
Экономист отдела труда и заработной платы Липкин И.Р.
2. Комиссии (п. 1 приказа) в срок до «_____»_________________________ провести хронометраж всех работ, выполняемых работниками подразделения «_____________________», таблицы, формы, составленные по результатам хронометража передать для обобщения начальнику отдела труда и заработной платы.
3. Начальнику отдела труда и заработной платы на основании результатов хронометража, с учетом установленных типовых норм труда, разработать в срок до «_____» _____________________ проект приказа об установлении норм труда по должностям работников подразделения «__________________________», согласовать проект приказа с отделом кадров, бухгалтерией, юридической службой и направить его профсоюзной организации для получения мотивированного мнения о возможности принятия такого локального акта.
4. Начальнику подразделения «_____________________» :
Не чинить препятствий в работе комиссии при проведении хронометража;
Предоставить членам комиссии необходимые для работы документы (Положение об отделе, должностные инструкции, табель учета рабочего времени за период ____________________ и другие);
Создать необходимые условия для работы комиссии в подразделении, в том числе выделить рабочее место, компьютер, телефон.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Формы документов, которые вы составляете в период фотографии рабочего дня приведены в далее в ответе
Подробнее в материалах Системы:
1. Ответ: Как составить фотографию рабочего дня
Чтобы сделать фотографию рабочего дня необходимо:
определить цели составления фотографии рабочего дня;
разработать правили нормы оценки рабочего времени;
подготовить бланк отчета наблюдения (карту фотографии рабочего дня);
провести инструктаж наблюдателей и (или) сотрудников, чьи фотографии рабочего дня планируете сделать;
составить фотографии рабочего дня ;
обработать результаты фотографирования ;
сделать анализ результата наблюдения и разработать мероприятия для реализации целей наблюдения.
Фотографирование рабочего дня выполняют в основном с целью:
определить фактические затраты рабочего времени сотрудника;
выработать нормативы (объема выпускаемой продукции, оказания услуг и т.д.);
выявить и устранить потерю рабочего времени;
совершенствовать систему мотивирования;
повысить самоорганизацию сотрудников;
оптимизировать бизнес-процессы организации и др.
Перед началом фотографирования рабочего дня необходимо:
определить ответственного за фотографирование рабочего дня ;
определить период для анализа рабочего времени сотрудника;
определить требование к точности наблюдения действий сотрудника.
Наблюдение и фиксацию рабочего времени сотрудника можно поручить, например сотруднику службы персонала, непосредственному руководителю или коллеге сотрудника, за которым будет вестись наблюдение. Желательно, чтобы этот человек хорошо знал, в чем суть работы наблюдаемого. Кроме того, необходимо учитывать в каких отношениях состоят наблюдатель и сотрудник, за которым ведется наблюдение: негативных, нейтральных или доброжелательных. Это так же может повлиять на результат работы обоих (снизить результативность из-за стресса или личных дружеских бесед и т.д.).
Кроме того, возложить обязанности по составлению фотографии рабочего дня можно и на самого сотрудника. В этом случае учтите степень ответственности сотрудника, убедитесь в понимании им важности всего процесса и разработайте систему контроля и проверки работы сотрудника.
Для контроля выполнения данного фотографирования назначьте сотруднику проверяющего. Проверяющим может быть непосредственный руководитель сотрудника, его коллега, специалист службы персонала.
Для более достоверной оценки деятельности сотрудника рекомендуется сделать анализ фотографий нескольких рабочих дней, или по возможности полной рабочей недели или полного рабочего цикла (если работа сотрудника циклична). Связано это с тем фактом, что в разные дни качество и объем труда любого сотрудника часто меняется в зависимости от сложности поставленных задач, влияния на объем работы других членов команды и т.п.
Также необходимо учитывать тот факт, что в первые дни фотографирования рабочего времени оцениваемый сотрудник может испытывать стресс (внутреннее сопротивление процессу анализа его времени). В связи с этим отчет может содержать в себе действия, которые сотрудник не выполняет в своем естественном рабочем состоянии, либо же выполняет в другом темпе. Анализ времени сотрудника в течение нескольких дней постепенно снижает уровень стресса, сотрудник привыкает к процессу и начинает вести себя более естественно, что в результате дает более полную и адекватную информацию о его деятельности.
Изначально определите с какой точностью по времени наблюдатель должен фиксировать изменения вида деятельности контролируемого сотрудника:
поминутно, т.е. наблюдатель ни на минуту не покидает сотрудника и фиксирует все его действия в туже минуту, как оно было совершено;
с определенным интервалом, т.е. наблюдатель фиксирует род занятия сотрудника с периодичностью три, пять, десять минут и т.д.
На требования к точности фиксирования времени влияют:
вид деятельности сотрудника (интенсивности смены занятия);
загруженности наблюдателя (наблюдение параллельно за одним или несколькими сотрудниками);
необходимость точности для реализации цели наблюдения .
Также изначально определите на сколько точно должны быть записаны действия сотрудника, например «беседа по телефону с клиентом организации» или «беседа по телефону с клиентом организации по вопросу брака, звонок переведен на отдел продаж» и т.д. Требование к подробности описания действия также зависит от цели наблюдения и вида деятельности сотрудника.
Прежде чем приступить к составлению фотографии объясните участникам процесса (наблюдателю, сотруднику, проверяющему) их функции и цели фотографирования.
Если фотографирование проводит сторонний наблюдатель, а не сам сотрудник, ознакомьте его с формой отчета – картой фотографии рабочего дня . Объясняете наблюдателю, что он должен фиксировать в ней все действия контролируемого сотрудника (как рабочие, так и личные), указывая время начала выполнения нового действия и его длительность.
В свою очередь сотруднику объясните цели фотографирования. Сделайте акцент на том, что результат наблюдения будет использован для совершенствования труда, а не против сотрудника лично.
Если фотографирование проводит сам сотрудник, то также поясните ему правила работы с отчетом и цели фотографирования, чтобы сотрудник понимал важность и ответственность поставленной задачи и добросовестно ее выполнил. Далее объясните проверяющему, назначенному сотруднику, его цель: периодически (раз в полчаса, час или в другой период, удобный как для сотрудника, так и проверяющего) осуществлять контроль заполнения бланка отчетности и соответствия фиксированных данных с реальными действиями контролируемого сотрудника в момент проверки.
В том случае если составление фотографии рабочего дня возложено на наблюдателя, он располагается рядом с рабочим местом сотрудника на комфортном обоим участникам наблюдения расстоянии. Стоять за спиной сотрудника не стоит.
Стремитесь сделать процесс наблюдения менее заметным, так чтобы он не мешал контролируемому сотруднику, т.к. это может снизить результативность сотрудника и причинить ему психологический дискомфорт.
Наблюдатель составляет фотографию рабочего дня сотрудника в процессе наблюдения за его работой в течение всего периода, который был выбран для анализа. При этом каждое действие наблюдатель фиксирует в бланке отчета наблюдения .
Наблюдатель не должен вмешиваться в деятельность сотрудника: помогать ему, вступать с ним в переговоры и т.п.
В том случае, если сотрудник самостоятельно фотографирует свой рабочий день, назначенный ему проверяющий, периодически контролирует правильность заполнения бланка отчета наблюдения, в котором сотрудник фиксирует свои действия.
По окончанию фотографирования рабочего дня, заполненный бланк отчета наблюдения передают в службу управления персоналом для дальнейшей обработки результатов .
Все действия, которые осуществлял сотрудник, объедините в группы, каждой присвойте свой индекс. Сходным операциям присвойте одинаковый индекс.
Например:
Т пз – время, затраченное на подготовительные и заключительные работы (пришел на рабочее место, включил компьютер, дождался загрузки программ и т.п.);
Т обс – время, затраченное на решение организационных вопросов, обслуживание рабочего места;
Т оп – общее время, затраченное на выполнение должностных обязанностей (оперативное время);
Т пер – время, в которое сотрудник прерывал работу.
Для более точного анализа деятельности сотрудника разбейте его оперативное время на подгруппы или выделите дополнительные категории.
Например, на бухгалтера по расчету заработной платы, в соответствии с его должностной инструкцией, возложены обязанности по приему, анализу и контролю табелей учета рабочего времени; обработке листков временной нетрудоспособности; начислению заработной платы сотрудникам организации и т.д. Каждое из этих действий выделите в отдельную группу, пропишите группы в бланке карты фотографии рабочего дня и рассчитайте время, которое сотрудник тратит на выполнение каждой обязанности. Это позволит выявить области, с максимальными временными затратами.
Далее составьте баланс фактического времени сотрудника . Он представляет собой таблицу, в которой по каждой группе высчитывается количество случаев, длительность (суммарное время операций по группе), процент (доля) затрат времени от продолжительности всего рабочего дня или наблюдаемого периода.
После этого вычислите коэффициенты, которые позволят сделать более точные выводы о потерях времени. Список коэффициентов и формулы их расчета см в таблице .
Анализ результатов позволяет понять, сколько рабочего времени фактически сотрудники используют для рабочих целей, как часто сотрудники делают перерывы в работе, сколько времени тратят на обед, сколько времени занимает подготовительная работа и т.д.
При анализе фотографии рабочего дня определите причины, которые мешают эффективно выполнять работу. Выявив все проблемы и сложности, разработайте мероприятия, которые помогут разрешить проблемы.
В организации «Альфа» было принято решение составить фотографию рабочего дня бухгалтера А.В. Дежневой. Цель наблюдения – определить фактические затраты рабочего времени сотрудник и выявить его потерю. Наблюдателем была назначена менеджер по персоналу И.А. Игнатьева.
По итогам фотографирования с 16 по 20 января 2013 года составлена карта фотографии рабочего дня . Игнатьева совместно с главным бухгалтером В.Н. Зайцевой (непосредственным руководителем Дежневой) сделали анализ информации зафиксированной в карте, разработали и реализовали следующие мероприятия:
на основании коэффициента потерь рабочего времени в связи с нарушением трудовой дисциплины (3,1 процентов), с Дежневой была проведена беседа с целью более эффективного использования рабочего времени;
на основании коэффициента потерь времени по организационно-техническим причинам (9,4 процентов) проведено техническое обслуживание компьютера Дежневой, устранена причина потерь времени;
на основании анализа времени на оказание методической помощи сотрудникам организации по вопросам бухгалтерского учета был сокращен перечень вопросов, на которые бухгалтер Дежнева обязана оказывать консультацию, что освободило ее время для текущих рабочих процессов;
на основании результата анализа времени затраченного на прием, анализ и контроль табелей учета рабочего времени и подготовки их к счетной обработке, было принято решение о возложении данных обязанностей на менеджера по персоналу Игнатьеву.
Карта фотографии рабочего дня
КАРТА
фотографии рабочего дня
Организация рабочего места
(характеристика рабочего места)
Перечень действий работника
| № | Наименование работы |
Текущее время, час – мин. |
Продолжи-тельность, |
Примечание |
| 16.01.2013 | ||||
| 1 | Подготовка к рабочему дню (вкл. ПК, огтехники и т.д.) | 8-45 | 20 | |
| 2 | Участие в еженедельном собрании (планерки) | 9-05 | 25 | |
| 3 | Телефонный разговор с сотрудником организации (объяснение расчета больничного и з/пл.) | 9-30 | 15 | Разговор четкий и по делу |
| 4 | Перерыв (личная беседа с коллегами) | 9-45 | 10 | Личные вопросы |
| 5 | Обработка входящей корреспонденции | 9-55 | 15 | |
| ... | ... | ... | ... | ... |
Баланс фактического времени работника
| № | Группа | Длительность (суммарное время операций по группе) | Кол-во случаев | Процент затрат времени от времени всего наблюдаемого периода | ||
| час | мин | всего минут | ||||
| 1 | Подготовительно-заключительное время (Т пз) | 1 | 15 | 75 | 10 | 3,0 |
| 2 | Время обслуживания рабочего места (Т о6с) | 3 | 45 | 225 | 12 | 8,9 |
| 3 | Оперативное время (Т оп) в том числе: | 36 | 5 | 2165 | 85,2 | |
| 3.1 | Прием, анализ и контроль табелей учета рабочего времени и подготовка их к счетной обработке (Т оп1) | 3 | 15 | 195 | 2 | 7,7 |
| 3.2 | Начисление и перечисление страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, заработных плат рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия (Т оп2) | 4 | 20 | 260 | 1 | 10,2 |
| 3.3 | Регистрация бухгалтерских проводок и их разноска (Т оп3) | 6 | 10 | 370 | 1 | 14,6 |
| 3.4 | Прием и контроль правильности оформления листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов (Т оп4) | 1 | 5 | 65 | 5 | 2,6 |
| 3.5 | Начисление заработных плат работникам предприятия, осуществление контроля за расходованием фонда оплаты труда (Т оп5) | 6 | 10 | 370 | 1 | 14,6 |
| 3.6 | Оформление бухгалтерских документов (Т оп6) | 4 | 0 | 240 | 3 | 9,4 |
| 3.7 | Подготовка отчетности по ЕСН (Т оп7) | 4 | 10 | 250 | 1 | 9,8 |
| 3.8 | Ведение на основе ведомостей выплаты зарплаты работникам предприятия (Т оп8) | 0 | 20 | 20 | 5 | 0,8 |
| 3.9 | Осуществление контроля за соблюдением кассовой дисциплины, расчеты с подотчетными лицами (Т оп9) | 1 | 10 | 70 | 5 | 2,8 |
| 3.10 | Подготовка данных для составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах денежных средств (Т оп10) | 2 | 10 | 130 | 1 | 5,1 |
| 3.11 | Разработка и внедрение рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники и информационных технологий (Т оп11) | 0 | 0 | 0 | 0 | 0,0 |
| 3.12 | Оказание методической помощи работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа (Т оп12) | 3 | 45 | 225 | 15 | 8,9 |
| 3.13 | Повышение квалификации на курсах и семинарах по бухгалтерскому учету (Т оп13) | 1 | 0 | 60 | 0 | 2,4 |
| 3.14 | Другие действия (Т оп14) | 1 | 30 | 90 | 3,5 | |
| 4 | Время перерывов в работе (Т пер) из них: | 1 | 15 | 75 | 3,0 | |
| 4.1 | Регламентированные перерывы или по причинам неполадок на производстве (Т рпер) | 0 | 0 | 0 | 0 | 0,0 |
| 4.2 | Нерегламентированные перерывы (Т лпер) | 1 | 15 | 75 | 15 | 3,0 |
| ИТОГО всего фактическое время пребывания сотрудника на рабочем месте (Т ф) | 42 | 20 | 2540 | 100,0 | ||
| Нормативная продолжительность рабочего периода Т д | 40 | 00 | 2400 | |||
Расчет коэффициентов
| № п/п | Наименование | Формула | Значение |
| 1 | Коэффициент переработки | К п =Т ф: Т д = 2540: 2400 | 1,1 |
| 2 | Коэффициент использования рабочего времени | К исп =(Т пз +Т оп +Т о6с): Т д = 100х(75+2165+225): 2400 |
1,03 |
| 3 | Коэффициент потерь по организационно-техническим причинам | К пот =100 х Т о6с: Т д = 100х225: 2400 |
9,4 |
| 4 | Коэффициент потерь на подготовительные и заключительные работы | К ппз =100 х Т пз: Т д = 100 х 75: 2400 |
3,1 |
| 5 | Коэффициент потерь рабочего времени в связи с нарушением трудовой дисциплины | К пнд =100 х Т лпер: Т ф = 100 х 75:2400 |
3,1 |
| 6 | Возможное повышение производительности труда при условии сокращения прямых потерь рабочего времени | ΔПТ=100 х (Т лпер +Т рпер): Т ф = 100х(75+0):2540 |
3,0 |
Т пз – время, затраченное на подготовительные и заключительные работы (пришел на рабочее место, включил компьютер, дождался загрузки программ и т.п.).
Т о6с – время, затраченное на решение организационных вопросов, обслуживание рабочего места.
Т оп – время, затраченное на выполнение обязанностей (оперативное время).
Т оп = Т оп1 + Т оп2 +... Т опn
Т пер – время, на которое работник прерывал работу.
Т пер = Т рпер + Т лпер
Т лпер – время, на которое работник прерывал работу по личным вопросам (нарушая трудовую дисциплину).
Т рпер – время, на которое сотрудник прерывал работу на регламентированные нужды или по причинам неполадок на производстве.
Т д – нормативная продолжительность рабочего периода составления фотографии рабочего дня.
Т ф – фактическое время пребывания сотрудника на рабочем месте в период составления фотографии рабочего дня.
Т ф = Т пз +Т оп +Т о6с +Т пер
Коэффициенты для анализа фотографии рабочего дня сотрудника
| № п/п | Наименование | Формула |
Систему нормирования труда в учреждениях здравоохранения устанавливает работодатель на основе типовых норм труда . Если типовые нормы труда отсутствуют, медорганизация может самостоятельно разработать такие нормы или обратиться к специалистам (п. 16 Методических рекомендаций, утв. приказом Минтруда от 30.09.2017 № 504).
В рекомендации эксперты представили пошаговый план, как в клинике провести хронометраж, подготовили положение о хронометраже, лист хронометражных наблюдений, и другие документы, которые можно скачать и использовать в работе.
↯ Больше статей в журнале
Способы измерения затрат рабочего времени
Для измерения затрат рабочего времени применяют хронометраж, фотографию рабочего времени и фотохронометраж. Это нужно для того, чтобы определить нормы труда и нормы времени.
Хронометраж проводят с той периодичностью, которую прописали в коллективном договоре.
Методику проведения хронометража рабочего времени содержит приказ Минтруда от 31.05.2013 № 235. При проведении хронометража также ориентируйтесь на приказ Минтруда от 30.09.2013 № 504.
Презентация. Нормирование труда врачей амбулаторного приема
Скачать документ сейчас
Алгоритм действий, чтобы провести хронометраж
- Издайте приказ о проведении нормирования труда.
- Выберите работника, за которым будете наблюдать. Такой специалист должен иметь стаж работы, высокую квалификацию и хорошо знать технологию лечебно-диагностического процесса.
- Соберите всю информацию и опишите рабочие процессы, которые нужно замерить. Также определите «точку» начала и конца рабочего процесса, цикличность работы. Такие «точки» называют фиксажными.
- Подготовьте бланки хронометражей.
- Предупредите работника о хронометраже. Закон не устанавливает определенного срока. Рекомендуем это сделать за неделю. При хронометраже обязательно соблюдайте лечебно-диагностический процесс. Исключите все разговоры с работником.
- Составьте протокол в произвольной форме. Если проводите хронометраж рабочего времени врача, зафиксируйте все его трудовые операции по отношению к пациенту независимо от того, с каким заболеванием это связано.
- По результатам фотохронометражных наблюдений рассчитайте средние затраты времени по каждой трудовой операции. На основании этих данных и экспертного коэффициента повторяемости трудовых операций определите расчетное время на трудовой процесс.
Пример наблюдательного листа хронометража
Хронокарта
- Дата наблюдения: 1 декабря 2016 года
- Начало наблюдения: 9 часов 00 минут
- Окончание наблюдения: 18 часов 00 минут
- Цель наблюдения: оптимизация планирования и организации труда работников канцелярии
- Должность: делопроизводитель
- Структурное подразделение: канцелярия
- Ф. И. О. наблюдаемого: Иванова А.А.
- Образование: среднее профессиональное
- Стаж: 10 лет
|
№ п/п |
Наименование операции |
Время исполнения |
Продолжительность, минут |
|
|
начало |
окончание |
|||
|
Подготовка рабочего места |
||||
Хронометраж рабочего времени - образец заполнения может потребоваться, если фирма желает повысить эффективность производства и управления персоналом. Кроме того, хронометраж является источником, который позволяет фиксировать в себе самый широкий спектр сведений. Какими они могут быть? Где ознакомиться с образцом хронометража рабочего времени?
Для чего нужно проведение хронометража рабочего времени?
Под хронометражом рабочего времени понимается процесс, в ходе которого сотрудник самостоятельно или при содействии коллег, имеющих необходимые компетенции, осуществляет мониторинг собственных действий в период нахождения на работе на предмет их содержания и продолжительности. Хронометраж, таким образом, фиксирует, чем конкретно занимается сотрудник в рабочее время, а также как долго длится каждое из его занятий.
Зачем это нужно?
Прежде всего в проведении хронометража рабочего времени сотрудников заинтересован работодатель — в целях оценки и повышения эффективности труда персонала. Кроме того, хронометраж также может быть задействован в целях осуществления:
- оценки загрузки оборудования;
- оценки эффективности реализации управленческих решений в аспекте отдельных бизнес-процессов (и последующего определения механизмов их необходимой корректировки).
Посредством рассматриваемой процедуры работодатель может выявить:
- процент осуществления работниками полезных действий в период рабочего времени;
- длительность простоев или действий, не имеющих отношения к трудовой функции;
- каким образом меняются первые 2 показателя в динамике — при сопоставлении нескольких проведенных подряд хронометражей.
Хронометраж — это, по сути, инвентаризация рабочего времени: выявление его количественных показателей применительно к локальным бизнес-процессам (производственным, управленческим).
В проведении хронометража своего рабочего времени может быть заинтересован также и сам сотрудник — в целях повышения продуктивности работы, следствием чего станет более интенсивное выполнение планов при их наличии и в конечном счете — получение более высокой зарплаты.
Инициаторами проведения хронометража рабочего времени на предприятии могут быть разные субъекты: собственники бизнеса, которых интересует рост производительности труда; топ-менеджеры фирмы, также заинтересованные в достижении высоких производственных показателей; руководители подразделений; рядовые сотрудники.
Существует 3 основные операции в рамках хронометража рабочего времени:
- подготовка форм хронометража — для конкретной должности или трудовой функции;
- сбор данных (заполнение соответствующих форм) соотносительно со временем нахождения сотрудника на работе;
- анализ и интерпретация данных хронометража.
Рассмотрим особенности каждой из указанных операций подробнее.
Как подготовить формы для хронометража рабочего времени?
При подготовке форм хронометража важно, прежде всего, определить:
- какие действия или занятия сотрудника в период нахождения на работе будут фиксироваться;
- в каких единицах измерения будет отражаться длительность соответствующих действий или занятий.
Так, объектами хронометража могут быть:
- действия в основной компьютерной программе, посредством которой работник выполняет свою трудовую функцию, — например «1С», если он бухгалтер, или Photoshop, если он дизайнер;
- осуществление сотрудником телефонных звонков;
- написание сотрудником электронных сообщений;
- участие сотрудника в совещаниях, планерках;
- перерывы в работе — на чай, на обед;
- прочие действия в пределах офиса, не имеющие связи с трудовой функцией, но являющиеся неотъемлемой частью трудового процесса, — например смена одежды, загрузка ПК, ожидание обновления его баз и программных компонентов.
Хронометраж может осуществляться в привязке к конкретному технологическому процессу — например к этапам выпуска товаров, производимых на фабричной линии предприятия. В этом случае объектами хронометража могут быть:
- погрузка материалов на конвейер;
- сборка изделия на конвейере;
- проверка качества собранного изделия;
- спуск готового и проверенного изделия с конвейера.
Либо те же самые процессы, но выполняемые конкретными работниками (отвечающими за погрузку, сборку и т. д.).
Касательно единиц измерения длительности действий или занятий сотрудника — таковые могут выражаться в секундах, минутах, часах, иногда днях. Их выбор зависит, прежде всего, от того, какие цели ставит фирма или ее подразделение, ответственное за проведение хронометража, — улучшить производительность сотрудника в течение рабочей смены (или ее части — например до обеда), недели или месяца.
Как осуществляется сбор данных по хронометражу?
Решение данной задачи может осуществляться посредством:
- ввода данных в формы хронометража вручную;
- автоматизированного ввода данных в соответствующие формы.
В первом случае основные действия может быть предписано выполнять самому сотруднику или же ответственному лицу, которое будет наблюдать за работой сотрудника. Второй вариант сбора данных по хронометражу предполагает задействование различных компьютерных алгоритмов.
Выбор первого или второго варианта сбора данных зависит от специфики конкретной трудовой функции сотрудника, а также от технической возможности и эффективности фиксировать ту или иную разновидность данных для хронометража первым или вторым способом.
Например, если речь идет о фиксации данных об использовании профильных для трудовой функции человека программ, то оптимальный способ решения данной задачи — автоматизация, предполагающая задействованность других программ, которые могут отслеживать, с какой интенсивностью работник обращается к своему ПО.
Если речь идет о хронометраже этапов конвейерной сборки изделий, то может быть более предпочтительным (в силу менее сложной технической осуществимости) использование метода ввода данных в форму хронометража вручную.
Как только данные по хронометражу собраны, у сотрудника или его коллеги, имеющего необходимые компетенции, появляется другая задача — правильно интерпретировать полученную статистику.
Как осуществляется интерпретация хронометража?
Интерпретация данных по хронометражу может осуществляться посредством:
- визуализации статистики действий сотрудника;
- факторного, сравнительного анализа соответствующей статистики;
- выявления зависимостей между показателями, отражающими динамику производимых сотрудником действий, и показателями, имеющими хозяйственное значение (например количеством выпущенных товаров за установленный период времени).
Часто все эти способы интерпретации данных хронометража осуществляются сотрудником или его компетентным коллегой одновременно.
На основе полученных в ходе хронометража данных, а также их анализа, на предприятии могут приниматься те или иные кадровые решения, издаваться методические рекомендации по улучшению качества выполнения сотрудниками трудовой функции, формироваться аналитические отчеты для инвесторов — варианты возможного применения результатов хронометража могут быть самыми разными.
Как может выглядеть пример хронометража рабочего времени на практике?
Наши эксперты подготовили для вас образцы хронометража рабочего времени:
- включающего измерения событий рабочего дня сотрудника;
- отражающего структуру производственных операций предприятия.
Оба примера хронометража содержатся в файле, который доступен для скачивания ниже.
Итоги
Хронометраж рабочего времени — процедура, которая проводится в целях анализа и повышения эффективности работы фирмы. Для того чтобы провести ее, нужно определить объекты хронометража, а также единицы измерения.
Ознакомиться с иными нюансами учета рабочего времени сотрудников, а также с распространенными видами документов, используемых в рамках данного учета, вы можете в статьях:
Для грамотного планирования трудового распорядка, расчёта ежедневной нагрузки и оптимального количества штатных сотрудников для выполнения поставленных задач на предприятиях должен проводиться хронометраж рабочего времени. Образец заполнения формы отчётности по проведённому исследованию представляет собой документ, который на каждом предприятии составляется в зависимости от требований руководства.
Подготовка измерений
Чтобы правильно рассчитать ход производственного процесса на предприятиях со сложным технологическим циклом, нужно осуществлять постоянное планирование трудовой деятельности. Удачно подобранный баланс рабочего времени позволяет оптимизировать количество сотрудников в штате и фонд оплаты труда. Для строгого учёта всех необходимых при проведении расчёта баланса параметров проводится хронометраж рабочего времени.
Для проведения хронометража на предприятии издаётся приказ. В документе определяется план проведения мероприятий, даты начала и окончания, задачи и ответственность должностных лиц. Приказ, подписанный руководителем, является основанием для начала хронометража.
Процесс хронометража включает три операции
- Подготовка форм учёта
Различные должностные обязанности предполагают разный подход к формированию карты хронометража. Однако, общим является набор действий:
- выбор единицы измерения (дни, часы, минуты, секунды);
- определение объекта хронометража (цех, рабочее место, отдельная операция).
Хронометраж предполагает фиксацию полного набора действий сотрудника при выполнении конкретных заданий в течение заданного количества времени.
- Сбор данных и аналитика
Выборка информации по заданию может осуществляться двумя способами: вручную или с помощью автоматизированных средств учёта. Какой способ выбрать в конкретной ситуации, зависит от нескольких факторов:
- объём информации;
- техническое оснащение предприятия.
На этапе подготовки к анализу необходимо провести систематизацию полученных сведений.
- Обработка информации, подготовка отчёта и выводы по итогам проведённого хронометража
Процесс расшифровки полученных данных в отношении каждого сотрудника предприятия включает несколько способов решения задач:
- визуальный контроль эффективности действий;
- сопоставление факторного и сравнительного анализа статистических выкладок;
- поиск зависимости между изменением показателей деятельности предприятия и динамикой действий отдельных сотрудников.
Документирование хронометража
В постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1 отсутствует информация об утверждении унифицированной формы отчётности по результатам проведённого хронометража рабочего времени. Таким образом, руководство субъекта хозяйствования вправе самостоятельно определять, в какой форме, и с каким набором показателей проводить хронометраж. Главная задача – используя минимальные затраты времени и средств, получить исчерпывающую информацию по уровню производительности и эффективности контроля за работой сотрудников.
Типовой образец формы документирования результатов может включать различные данные. Общим для различных документов является присутствие следующей справочной информации:
- дата и время проведения;
- разбивка на периоды (декады, дни, часы);
- объект исследования (должность, рабочее место);
- перечисление параметров измерения (операций);
- длительность хронометража.
Хронометраж сотрудников, занимающихся разными видами деятельности, может быть направлен на исследование времени, затрачиваемого на проведение различных операций, например:
- медсестра – наложения повязки, проведения укола, физиотерапии;
- врач – приёма больного, проведения операции;
- водитель – поездки на основании полученного путевого листа;
- соцработник – выдачи пенсионного обеспечения на дому;
- повар – изготовления одного блюда;
- токарь – вытачивания детали;
- рабочий на конвейере – выполнения операции в соответствии с картой сборки.
Расчёт времени ведётся в двух показателях: абсолютном и относительном. Последнее вычисление подразумевает определение доли фактической продолжительности операции к установленному полному времени работы в течение дня.
Учёт баланса
На основе полученных данных проводится анализ и определение основных коэффициентов, показывающих эффективность использования фондов рабочего времени:
- Коэффициент использования календарного времени –
Кквф = Общее число отработанного времени/календарный фонд времени
- Коэффициент использования табельного времени –
Ктвф = Общий объем отработанного времени/табельный фонд времени
- Коэффициент использования максимального времени –
Кмвф = Суммарное число отработанного времени/максимально возможный фонд
Расчёт фонда в формулах осуществляется в человекоднях.
В процессе планирования задач необходимо в обязательном порядке учитывать два фактора, имеющих непосредственное отношение к рабочему времени.
Фактическое наличие
Речь идёт о сумме трёх показателей при расчёте фонда рабочего времени.
Тф = Тк + Тт + Тмах,
где
Тк – календарное время;
Тт – табельное время;
Тмах – максимально допустимое время.
При расчёте третьего показателя необходимо учитывать возможные прогулы сотрудников и время допустимого отсутствия (например, переходящее на следующий календарный период отсутствие сотрудника по причине временной нетрудоспособности).
Эффективность использования
В 2019 году допустимо использование трёх методов формирования регламента используемого времени:
- Фактический.
Данный метод предполагает полный учёт всех наличных показателей рабочего времени. Для правки используется поиск и устранение источников, снижающих суммарную эффективность деятельности сотрудников. Используя фактический метод, руководство предприятия может получить полную и объективную информацию о перспективах повышения производительности труда сотрудников.
- Плановый.
Метод применяется при расчёте планового показателя средней выработки на конкретном рабочем месте. Учёт ведётся для каждого сотрудника в отдельности.
- Нормативный.
Метод применяется, если существуют нормативы на все этапы рабочего дня с возможностью хронометража: подготовку к началу работы, выполнение заданий, обеденный перерыв, фиксация результатов.
Правильно проведённый хронометраж позволяет руководству:
- определить эффективность карты загрузки и снизить простои оборудования;
- рассчитать отдачу и долю полезных действий каждого сотрудника на конкретном рабочем месте;
- получить данные о динамике операций на всех этапах производственного процесса;
- оценить эффективность бизнес-решений относительно отдельно взятых проектов.
Для проведения хронометража в обязательном порядке должны привлекаться бухгалтер и экономист. Хронометраж рабочего времени и проведение всестороннего анализа эффективности работы предприятия – основа выводов руководства о целесообразности пребывания того или иного сотрудника на занимаемой должности.
Тайм-менеджмент является очень удобным инструментом, который позволяет оценивать эффективность работы как отдельных сотрудников, так и целых отделов . Эта полезная информация может принести пользу и при необходимости сокращения штата.
Чтобы выявить самых плодотворных работников, следует оценить то, как они распоряжаются своим временем. Для этого существует несколько эффективных методов, одним из которых является хронометраж рабочего времени. Это инструмент аттестации сотрудника , который происходит по определенному алгоритму.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :
Что такое хронометраж рабочего времени?
Подобный метод необходим для того, чтобы тщательно изучить, как именно работник проводит свое время на предприятии .
При помощи хронометража можно в процентном соотношении установить, сколько часов или минут уходит на отдых, сколько на плодотворную работу, а какое количество требуется на подготовку рабочего процесса.
Но для того, чтобы провести правильную оценку, необходимо отслеживать все действия сотрудника в определенный период. Чаще всего это один рабочий день, но не всегда за столь короткое время удается увидеть точную картину происходящего.
Поэтому аттестация может продолжаться на протяжении нескольких дней. Далее выносятся средние показатели, на основании которых делаются выводы.
При помощи хронометража можно не только выявить эффективность труда, но и создать более благоприятные условия для определенной должности.
Если окажется, что загруженность сотрудника слишком большая, ему могут дать помощников. В целом, данные хронометража являются хорошим способом для оптимизации рабочей системы .
Это особенно удобно для крупных предприятий и поточного производства с повторяющимися элементами рабочего процесса.
Если проводить подобную аттестацию периодически, можно снизить риск плохой производительности компании . Но для этого необходимо составлять хронометраж при первых намеках на проблему. У работодателя есть право самостоятельно инициировать подобные проверки.
Хронометраж не является обязательным, но при наличии производственной необходимости сотрудники не могут отказаться от прохождения подобной аттестации.
Такая процедура проводится специальной комиссией, куда входят , то есть, наблюдатели, а также специалисты отдела кадров и непрофильные сотрудники по приказу начальства. Более того, сотрудник имеет право самостоятельно провести хронометраж
. Это может быть для него и плюсом, и минусом.
С одной стороны таким способом можно доказать, что человек перерабатывает. Но при самостоятельной фиксации рабочих процессов и внесения всей информации в документ, будет тратиться дополнительное время. Это приведет к тому, что исследование будет необъективным . Поэтому чаще всего самостоятельный хронометраж заменяют обычным.
Данный процесс может проходить несколькими способами . Он может быть непрерывным, то есть продолжаться все рабочее время, а также выборочным с замером временных трат только на определенные операции.
Хронометраж может быть и цикловым. Здесь производится замер потраченного времени только на циклично повторяющиеся операции. При составлении отчетных документов могут быть использованы и . Это называют фотохронометражом.
Цели и функции
Главной целью, с которой проводится подобная аттестация, является определение эффективности работы сотрудника либо отдела . Более того, правильно проведенный хронометраж позволяет оптимизировать производство и количество кадров на определенной должности.
Если окажется, что для выполнения конкретного процесса люди тратят слишком много времени, от чего страдает производительность, должны быть открыты новые вакансии. С другой стороны, если будет выявлено, что некоторые работники тратят слишком много времени впустую, штат может быть либо оптимизирован.
Контроль за эффективностью работы на предприятии является одной из главных функций тайм-менеджмента, в том числе и такого инструмента, как хронометраж. Поэтому данный метод широко используется на предприятиях с большим штатом сотрудников .
Правила проведения и требования
У этой процедуры имеются свои особенности. Поэтому когда работодатель либо сотрудник инициируют проведение хронометража, они должны подготовить необходимые документы, чтобы все соответствовало правилам .
Кроме того, существуют и другие требования к подобному типу аттестации. Они касаются, в том числе, и возможности контролеров просматривать место работы человека, за которым ведется наблюдение. Никаких преград для этого быть не должно. Тем не менее, контактировать сотрудники с наблюдателями не имеют права
.
Одним из важных требований проведения хронометража является то, что работники должны быть заранее оповещены о предстоящей проверке . Для инициирования аттестации работодатель обязан соблюдать положения и трудового законодательства.
В процессе сбора данных и составления документов хронометража следует соблюдать все правила безопасности на предприятии.
Если наблюдатели ранее не сталкивались с работой в конкретном отделе, где имеет место наличие опасной техники, перед началом проверки они должны .
Также ответственные лица обязаны знать, как именно заполняются документы хронометража рабочего времени . Если в готовом листе хронокарты будут содержаться ошибки и помарки, бумага будет признана недействительной.
Основные этапы
Для того чтобы качественно провести процесс аттестации рабочего времени сотрудника, необходимо действовать по определенному алгоритму. Всего хронометраж делится на три основных этапа:
- Подготовительный , когда происходит подготовка необходимой документации, оповещение сотрудников и проведение инструктажа для наблюдателей;
- Непосредственно этап проверки ;
- Выводы , которые делаются на основании данных из хронокарты. Чаще всего этой процедурой занимается руководитель предприятия либо высокопоставленные менеджеры.
Сам процесс проводится по определенной схеме. Для начала проверяющие должны ознакомиться с нормативами работ . Это позволит более четко определять отклонения от установленных параметров. Чаще всего на предприятии уже имеются конкретные рабочие нормативы.
Если же отдел новый, хронометраж может быть использован для их определения. Для этого наблюдение проводится за самыми лучшими и передовыми работниками компании. Их показатели должны стать рабочими нормативами
для всех сотрудников компании, трудящихся в определенной сфере.
Процедура измерения рабочего времени предполагает фиксацию в документе каждого рабочего процесса, на который сотрудник тратит время . Тут записывается начало и конец периода выполнения отдельной операции либо группы работ.
Задачей наблюдателя будет записывать в таблицу все данные относительно не только работы, но и отдыха сотрудника . Тут должна иметься специальная колонка, где отмечается количество перерывов и их длительность.
В конечном итоге можно будет определить, сколько именно времени было потрачено на выполнение рабочих обязанностей, сколько на отдых и на подготовку к трудовому процессу. Подготовленные бумаги передаются на рассмотрение вышестоящему руководству , которое и будет делать окончательные выводы.
Пример
Аттестация может проводиться не только в отношении рядовых сотрудников, но и любого руководителя отдела, если это понадобится главному директору. К примеру, он может инициировать проверку трудового времени главного бухгалтера.
Для этого составляется бумага, где в обязательном порядке указывается наименование предприятия, должность и ФИО сотрудника, его опыт работы и стаж. Далее в документе прописывается дата проведения хронометража.
После заполнения верхней части документа можно переходить к центральной части, которые удобно сделать в виде таблицы. Здесь будет вноситься информация о начале и об окончании проведения замеров с обязательным названием операции. Фиксируется и свободное время сотрудника, к примеру, его и по личным нуждам.
Единицей измерения должна быть минута. Дополнительно затраченное время может выводиться в процентах, что будет более удобным для восприятия.
В качестве примера можно взять таблицу хронометража рабочего времени главного бухгалтера:
- Хронометраж рабочего дня главного бухгалтера ООО «Компания» Ивановой Марии Ивановны;
- Стаж работы на предприятии 10 лет.
| Дата измерения | Объект хронометража | Длительность | ||
| Час | Минута | Проценты | ||
| 19 августа 2018 года | Работа с компьютером и программой 1С | 3 | 20 | 41,7% |
| Написание электронных сообщений | 0 | 40 | 8,3% | |
| Телефонные переговоры | 1 | 00 | 12,5% | |
| Участие в совещаниях | 1 | 00 | 12,5% | |
| Ожидание обновлений программ и системы | 0 | 15 | 3,1% | |
| Подготовка рабочего места и завершение работы | 0 | 10 | 2% | |
| Перерывы в работе (в том числе час на законный обед) | 1 | 35 | 19,8% | |
- Начало проверки в 9:00;
- Завершение проверки 17:00.
Исходя из этой таблицы, становится понятно, что загруженность главного бухгалтера вполне нормальная. Рабочего времени достаточно для выполнения основной работы, при этом, сотруднику не приходится перерабатывать и оставаться дольше положенного времени , чтобы завершить свои дела.
На отдых, в том числе и на законный обед с 12:00 до 13:00 главный бухгалтер получает достаточно часов и минут. В такой таблице хронометража очень удобно то, что тут внесены данные не только во временном, но и в процентном исчислении.
Особенности заполнения бланка
Для того, чтобы на предприятии был проведен хронометраж рабочего времени, инициатива должна исходить от руководителя либо от самого сотрудника , что случается достаточно редко. При этом руководство должно создать распоряжение, где будут назначены проверяющие и работники, которые пройдут аттестацию.
С этим документом должны быть ознакомлены все стороны, так как оповещение о предстоящем хронометраже является обязательным этапом подобной процедуры.
Со стороны закона определенных норм по созданию распоряжения нет. Поэтому документ может быть оформлен в любом виде. Но главное, чтобы тут стояла подпись и печать руководителя. Также в приказе уточняется время проведения хронометража, указываются ответственные лица и представители комиссии.
После того, как с документом будут ознакомлены все стороны, участвующие в данном процессе, все подписывают бумагу.
Пример заполнения бланка хронометража рабочего времени:
Сбор данных и интерпретация
После этого в назначенное время можно приступать к сбору данных. Специальной формы бланка для проведения хронометража рабочего времени нет. Поэтому его можно составлять на свое усмотрение. Зачастую на крупных предприятиях создают свои бланки корпоративной формы .
Удобнее всего, если в документе имеется таблица для записи всех необходимых данных
. Это дает возможность более эффективно делать выводы и качественно интерпретировать полученные цифры.
Окончательный вердикт после проверки будет выносить руководитель предприятия . Хронометраж может показать достаточно точную информацию о том, сколько времени уходит на конкретные работы на определенной должности. Это позволяет качественно оптимизировать рабочий процесс.
Хронометраж рабочего времени – это большой помощник руководителя отдела или целого предприятия . За счет полученных данных можно успешно контролировать расходы на штат сотрудников и избежать лишних трат.
Более того, этот способ дает возможность безошибочно определить кандидатов на увольнение при необходимости оптимизации рабочего коллектива , а также создавать нормативы трудового процесса, что позволит выявлять отстающих и поощрять передовиков.
Узнайте больше о применении хронометража из видео:
