Какие документы имеет право требовать работодатель при трудоустройстве? Полный список - в статье от !

Паспорт
В первую очередь нужен общегражданский паспорт. В случае его отсутствия можно предъявить другой документ, удостоверяющий вашу личность, в котором есть фотография, — загранпаспорт или водительские права.

Регистрация по месту пребывания
Согласно работодатель не вправе отказывать в трудоустройстве гражданину, не имеющему регистрации, за исключением иностранных граждан. На практике компании редко принимают на работу персонал без регистрации, особенно если должность предполагает материальную ответственность. Советуем решить этот вопрос заранее: выяснение отношений на стадии оформления на работу — не лучший способ сделать карьеру.

Трудовая книжка
Официальное трудоустройство подразумевает наличие у сотрудника трудовой книжки (в соответствии со трудовая книжка должна быть у каждого сотрудника, проработавшего в организации более 5 дней, если это место работы для него основное). Помните, что работодатель не имеет права требовать у вас трудовую книжку, если в данную организацию вы устраиваетесь по совместительству. Если это ваше первое место работы, специалист по работе с кадрами сам оформит такой документ.

ИНН и пенсионное свидетельство
Действующее законодательство не обязывает гражданина, не являющегося индивидуальным предпринимателем, получать индивидуальный номер налогоплательщика. Соответственно, требовать наличия ИНН работодатель не вправе. Но если вас всё же просят предъявить такой документ, его можно быстро оформить в налоговой инспекции по месту жительства. А вот оформление страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, если вы устраиваетесь на работу впервые, — это забота работодателя.

Документы воинского учёта
Документы воинского учёта являются обязательными к предъявлению для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (в нашей стране это мужчины в возрасте от 18 до 27 лет). Для призывников это удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Граждане, пребывающие в запасе, должны предъявить военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета.

Дипломы и свидетельства
Документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний нужны при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. В случаях, когда вы устраиваетесь на работу не по специальности, в таких документах нет необходимости.

Медицинская книжка
Медицинская книжка нужна только работникам определённых сфер деятельности - торговли, образования, медицины, общепита. Оформляется этот документ центрами государственного санитарно-эпидемиологического надзора. Помните, что если вы претендуете на работу в торговле, детских учреждениях и т.п., то отсутствие медкнижки будет причиной для отказа в оформлении на работу.

В отдельных случаях с учётом специфики работы Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Перечень всех необходимых для заключения трудового договора документов закреплён в Трудовом кодексе (

Каждый работник предоставляет в отдел кадров пакет документов при приеме на работу, на основании которых данные о сотруднике вносятся в информационную кадровую базу, составляется трудовой договор, заполняется личная карточка и т.д. Документы при приеме на работу предъявляются работником в оригиналах, с которых кадровый работник снимает копии и хранит их в специально отведенном месте.

Из статьи вы узнаете:

Документы, необходимые при приеме на работу

Какие документы нужны для приема на работу прописано в ст. 65 ТК РФ и, казалось бы, этот вопрос не должен вызывать сложностей у работодателей. Но практика показывает обратное. Перечень документов при приеме на работу, как правило, прописывается в Правилах внутреннего трудового распорядка. И в каждом втором локальном акте можно встретить ошибки, когда компании в списке обязательных документов при приеме на работу, без которых работник трудоустроиться не может, указывают те, которые не предусмотрены действующим законодательством.

Скачайте документы по теме:

В итоге при проверке трудовая инспекция привлекает компанию к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП за такие формулировки. Как прописать список документов, необходимые при приеме на работу, в ПВТР приведено на рисунке 1.

Рисунок 1. Фрагмент ПВТР

Таблица 1. Перечень документов на прием на работу в соответствии с ТКРФ и иными правовыми актами

Документы при приеме на работу		Примечание
Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность	ст. 65 ТК РФ	В качестве иного документа может быть предъявлено, например, временное удостоверение личности гражданина РФ по форме 2П, которое выдается на время оформления паспорта
Трудовая книжка		Трудовую книжку оформляет работодатель, если для работника это первое место работы. Важно! Не принимайте у работника чистую трудовую книжку, которую он сам где-то приобрел. Это является нарушением, так как действующее законодательство обязывает работодателя обеспечивать своих сотрудников бланками трудовых книжек и вкладышей в них
		Если у работника нет СНИЛС, то работодатель оформляет его самостоятельно. Для этого компания направляет в территориальной орган ПФР анкету застрахованного и опись
Военный билет или приписное		Обязательны только в отношении военнообязанных и подлежащих призыву
Документ об образовании		Предъявляется в случае, если должность предусматривает наличие определенного уровня образования
Справка о судимости		При приеме на должность, на которую не допускаются кандидаты с судимостью
Справка об отсутствии случаев привлечения к ответственности за потребление наркотических и иных психотропных средств		При приеме на должность, на которую не допускаются такие кандидаты
Справку с основного места работы о характере и условиях труда	ст. 283 ТК РФ	При приеме на работу по внешнему совместительству, связанную с вредными и(или) опасными условиями труда
Мед.заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях	ст. 324 ТК РФ	При приеме на работу сотрудника в указанные регионы, когда сам он там не проживает, а едет из других регионов
Договор (полис) ДМС	ст. 327.3 ТК РФ	Для временно пребывающих в РФ иностранцев и лиц без гражданства
Разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание, вид на жительство		Для иностранцев и лиц без гражданства в зависимости от статуса
Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих и своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей	п. 1 ст. 15 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ; п. 1 ст. 8 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ	Обязательны для кандидатов, претендующих на замещение: должностей муниципальной службы; должностей государственной службы; должностей членов Совета директоров ЦБ РФ, должностей в ЦБ РФ; должностей в гос.корпорациях, публично-правовых компаниях, ПФР, ФСС, ФФОМС, иных организациях, создаваемых РФ на основании федеральных законов; должностей в организациях, создаваемых для выполнения задач, поставленных перед федеральными гос.органами; должностей руководителей государственных (муниципальных) учреждений; Также в этот перечень входят лица, замещающие все вышеуказанные должности.
Предписание, удостоверение и учетная карта, проездные документы на проезд к месту прохождения альтернативной гражданской службы	п. 39 Постановления Правительства РФ от 28.05.2004 № 256	Для граждан, которые направлены в организацию для прохождения альтернативной гражданской службы

В том случае, если сотрудник при трудоустройстве не предъявит документы, которые являются обязательными, работодатель вправе отказать в заключении трудового договора. Отказ в заключении трудового договора может быть составлен по нашему образцу.

Скачать в.doc

Скачать в.doc

Можно ли дополнить список документов при приеме на работу

Как видим из таблицы 1, список документов при приеме на работу, которые кандидат должен предоставить, является закрытым. Возникает вопрос: как получить от работника документы при приеме на работу, которые не предусмотрены ТКРФ и иными правовыми актами?

Пример из практики. Главный бухгалтер Петрова В.С. пожаловалась генеральному директору компании на специалиста по кадрам Глебову Д.Р. Претензия заключалась в том, что Глебова Д.Р. в числе документов при приеме на работу не запрашивала у кандидатов ИНН и справку о доходах за 2 года для оплаты больничных листов, и их отсутствие усложняло работу бухгалтерии. Главный бухгалтер требовала включить их списокобязательных документов при приеме на работу. По приказу директора специалист по кадрам включила в ПВТР ИНН и справку в качестве обязательных. Спустя 4 месяца, по итогам проверки, ГИТ оштрафовала компанию за данное условие в ПВТР.

Но все же у компании есть возможность получить от работника необязательные данные. Для этого в локальном акте (ПВТР) необходимо указать: «Работник имеет право (не обязан) предоставить при приеме на работу следующие документы…», далее перечисляются их наименования. В таком случае у ГИТ не будет претензий.

В данной статье мы рассмотрели документы при приеме на работу. Запрашивая у работника данные, необходимо помнить, что нельзя требовать и просить данные, которые не относятся к обязательным, рекомендательным, а, наоборот, ухудшают положение работника, например, справку от гинеколога, подтверждающую, что будущая работница не беременна.

1. Получить от работника о приеме на работу. заявление

Это не обязательный шаг, потому что закон не требует обязательного наличия этого заявления. Однако юристы, занимающиеся судами, уверяют, что оно может пригодиться.

Во-первых, Вы можете попросить работника написать сведения, необходимые работодателю для оформления личной карточки, для внесения в личное дело.

Во-вторых, оно может пригодиться в случае спора об условиях труда, согласованных сторонами. Вспоминается случай, когда работник был принят на работу по совместительству. Примерно в это же время его уволили с основной работы в связи с затяжными прогулами. Тогда же он на работе, которую выполнял по совместительству, поругался с руководством (тоже из-за прогулов) и нажаловался инспекторам по труду, что его принимали на основную работу с неполным рабочим временем, а, дескать, обманули и оформили совместительство. При проверке работодатель показал инспекторам заявление этого работника, из которого были полностью ясны первоначальные намерения работника «прошу принять меня на работу по совместительству…». Аналогичные споры случаются в отношении рабочего времени. Например, работнику устанавливают полное рабочее время, нормированный рабочий день, а он впоследствии настаивает, что при приеме на работу он просил установить неполное и/или гибкое рабочее время. Преимущественно споры случаются тогда, когда после заявления трудовой договор не оформляется или оформляется, но не содержит всех оговоренных сторонами условий.

Если заявление от работника было принято, то его следует зарегистрировать в соответствующем Журнале регистрации заявлений.

2. Ознакомить работника с документами.

Согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Рекомендуем ознакомить работника, в частности, с инструкцией по охране труда, положениями об отделах, положением об аттестации, положением о коммерческой тайне, положением об оплате труда и премировании, должностной инструкцией, а также с графиками работы, графиками сменности.

3.Заключение с работником письменного трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности.

Согласно ст. 67 трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

Трудовые договоры регистрируются в Книге регистрации трудовых договоров.

Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это не обязательный шаг. Однако, и он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности. А после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в эту ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности не много после, а до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. При этом не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников.

Если на предприятии ведется Книга регистрации договоров о полной материальной ответственности, то заключенный договор следует зарегистрировать в данной Книге.

4. Вручить работнику его экземпляр трудового договора.

Обеспечить проставление работником на экземпляре трудового договора, передаваемого работодателю, подписи, подтверждающей получение работником его экземпляра договора. Рекомендуем перед подписью ставить фразу «экземпляр трудового договора мною получен». Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

5. Издать приказ о приеме на работу.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу издается по форме Т-1 (о приеме работника) или Т-1а (о приеме работников), утвержденным Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г. на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора. Не применяйте свою форму. Во-первых, названная форма распространяется «на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации» (п. 2 Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.) Во-вторых, если Вы создадите «самодеятельную» форму, то рискуете забыть внести в нее какие-либо из обязательных реквизитов или условий, например, о том, является ли работа основной или по совместительству, установлен ли испытательный срок, условия оплаты труда. А это приведет к негативным последствиям в случае спора с работником в будущем.

6. Зарегистрировать приказ (распоряжение) о приеме работника на работу в Журнале регистрации приказов (распоряжений).

7. Ознакомить работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под роспись. Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

8. Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку. Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Если у работника трудовой книжки нет, то работодатель ее оформляет. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

9. Заполнить Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Формы Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и Приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним утверждены Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года №69.

10. Оформить личную карточку на работника , ознакомить его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку. Форма личной карточки Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.

11. Оформить личное дело работника , если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела.

Также имейте в виду, что эта пошаговая процедура может быть дополнена другими этапами. Например, конкурсом на должность или обязательным медицинским осмотром (согласно ст.69 ТК РФ обязательному предварительному медицинскому осмотру (обследованию) при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами).

Принятие на работу представляет собой завершающий этап найма работников, подтверждающийся документальным оформлением трудовых взаимоотношений между работодателем и рабочим.

Согласно действующему Трудовому кодексу РФ, работодателем трудовые отношения с принимаемым на работу лицом в обязательном порядке должны быть оформлены в письменной форме. Документы, которые оформляет работодатель при приеме на работу, далее и будут рассмотрены в статье.

Касающаяся вопросов трудоустройства документация на предприятии включает документы, связанные с движениями кадрового состава в его пределах, и, в зависимости от функционального предназначения, охватывает: первичные учетные (к примеру, личная карточка), личные (трудовая книжка), распорядительные (приказ) и др.

Документы личного состава:

• трудовой договор;
• трудовая книжка;
• распоряжение о трудоустройстве;
• личная карточка;
• лицевой счет работника;
• личное дело работника.

Рассмотрим более детально каждый из этих документов, акцентировав внимание на их отличительных чертах.

Трудовой договор

С перечнем документов, которые должен подать нанимателю устраивающийся на работу, каждого претендента осведомляют в личном порядке. Однако, какие документы должен предоставить работодатель при приеме на работу устраивающемуся работнику? Трудовой договор – один из таких документов.

Контракт о сотрудничестве обязательно оформляется письменно в двух образцах, один из них остается у нанимателя, а второй отдается работнику. ФЗ № 90-ФЗ от 30.06.2006 г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс» устанавливает, что получение экземпляра трудового договора должно быть подтверждено подписью трудоустраиваемого на экземпляре данного документа, находящемся у работодателя.

В зависимости от характера работы, контракты о сотрудничестве бывают срочными и бессрочными. По виду деятельности этот документ может быть либо трудовым договором, заключённым по основному месту деятельности, либо трудовым договором с совместителем.

В случае, если трудоустроенный гражданин не приступил к выполнению своих профессиональных обязанностей в установленный контрактом день начала сотрудничества, работодатель вправе аннулировать этот документ.

Каждый подписанный контракт о сотрудничестве в обязательном порядке регистрируется в соответствующем журнале. Если в качестве последнего используется бумажный носитель, то его страницы должны быть пронумерованы, а сама книга — прошитой, прошнурованной и опломбированной печатью и подписью руководителя предприятия.

Форма журнала может быть произвольной, однако в нем должны быть следующие графы:

• номер контракта;
• Ф.И.О. рабочего;
• специальность, должность, профессия;
• дата заключения договора;
• структурное подразделение;
• дата вступления контракта в силу;
• вид контракта;
• дата и основания для прекращения контракта;
• примечания.

Трудовая книжка

Трудовая книжка обязательно входит в пакет документов, оформляемых при приеме на работу нанимателем, и порядок внесения записей в нее четко регламентируется Постановлениями № 69 и № 225 ТК РФ. Акцентируем внимание на временных рамках внесения записей в этот личный документ.

Документы при приеме на работу: Видео

Ст. 66 ТК РФ определено, что ведение работодателем трудовой книжки сотрудника должно начинаться после того, как последний проработает у него пять дней, если, конечно, профессиональная деятельность у данного нанимателя для трудоустраиваемого является основной.

Если человек трудоустроен в данном предприятии впервые, вноситься соответствующая отметка в его трудовую книжку должна в его присутствии, в срок, не превышающий неделю с даты составления контракта.

Прием организацией от трудоустраиваемого трудовой книжки сопровождается произведением соответствующей отметки в книге учета не позже, чем через неделю после начала исполнения возложенных на него должностью обязательств.

Распоряжение о приеме на работу

Разбирая вопрос о том, какие документы оформляет работодатель при приеме на работу, необходимо рассмотреть процедуру , который издается, исходя из содержания заключенного контракта.

Составленное распоряжение должно быть объявлено принимаемому на определенную должность лицу под подпись в течении 3-х дней от начала его деятельности. При отказе работника поставить подпись в приказе составляется соответствующий акт.

Все подобные распоряжения регистрируются в «Книге регистрации приказов», ведение которой осуществляется кадровиком. Этот журнал должен быть пронумерован, прошнурован, заверен подписью руководителя и скреплен печатью предприятия. Данная книга представляет собой документ постоянного хранения и строгой отчетности.

Личная карточка

Форма личной карточки определена постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1, и ее заполнение входит в обязанности работников кадровой службы. Оформляются такие карточки на принятых на работу лиц на основании:

• распоряжения (приказа) о трудоустройстве;
• паспорта или другого удостоверяющего личность документа;
• трудовой книжки;
• свидетельства о страховании, изданного Государственным пенсионным фондом;
• документов учета военнослужащих;
• свидетельства о квалификации, образовании, наличии специальных навыков и знаний (в случае замещения должности, где потребуются специальная подготовка или знания).

Для отдельных случаев, в зависимости от специфики деятельности, действующим законодательством РФ предусмотрена возможность запроса работодателем дополнительных документов. Изменения данных о рабочем в его личной карточке заверяются подписью кадровика, который их вносит.

Лицевой счет

Постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 г. № 1 утверждена унифицированная форма лицевого счета: № Т-54а «Лицевой счет (средствами вычислительной техники)», № Т-54 «Лицевой счет». Применяются эти формы для отражения ежемесячных выплат работникам зарплаты в течение рабочего года.

Заполнение этого документа входит в обязанности работников бухгалтерии.

В крупных предприятиях лицевой счет открывается на каждого сотрудника, малые компании отдают предпочтение расчетно-платежным ведомостям, в которых сочетаются функции лицевого счета, платежной и расчетной ведомости рабочего.

Личное дело

Все вышеназванные документы при приеме на работу от работодателя в составе кадровой документации должны быть в обязательном порядке.

Личное дело работника, представляющее собой совокупность документов, в которых приведены персональные данные рабочего и иная информация, связанная с его профессиональной деятельностью, может быть оформлено по желанию.

На сегодняшний день четко разработана система по работе с кадрами, установлены общепринятые документы, которые требуют и принимают сотрудники различных организаций. Все это реализовывается согласно законам Российской Федерации.

Значимость кадрового дела не вызывает сомнений. Это очень важное звено трудовых отношений. Ни одна компания не обходится без этого трудоемкого процесса. А для правильного функционирования данного подразделения, необходимо знать кадровый документооборот.

Порядок приема на работу

Требования трудового кодекса

Главными пунктами трудовых отношений являются:

1. Свобода выбора деятельности.
2. Содействие в трудоустройстве.
3. Защита от безработицы.
4. Обеспечение справедливых условий на производстве.
5. Своевременная выплата денежных средств.
6. Обеспечение равноправия сотрудников.
7. Беспрецедентная компенсация за вред, нанесенный сотруднику при исполнении своих трудовых обязанностей.
8. Социальное партнерство.

Согласно требованиям трудового кодекса запрещено:

• трудовое принуждение,
• дискриминация в трудовой сфере.

При оформлении сотрудников на работу необходимо придерживаться определенного порядка. Претендент, пришедший в организацию, обязан предоставить оригиналы и ксерокопии документов, в соответствии со статьей №65, прописанной в трудовом кодексе России от 30.12.2001.

Нельзя просить предъявлять документы, которые не предусмотрены российским законодательством.

Это касается ИНН. Работодатель не имеет права отказать гражданину в приеме, если ИНН не предоставляется, либо отсутствует вовсе. Также беспочвенным будет считаться отказ в принятии на работу, если у пришедшего устраиваться не будет регистрации по месту жительства.

Согласно трудовому кодексу (статья № 68) при оформлении на работу претендент должен быть ознакомлен с документами, имеющими прямое отношение к его деятельности. Это важные нормативные акты, официальные внутренние документы, коллективный договор и прочие. Также он должен в качестве подтверждения расписаться в специальном журнале. Все это нужно выполнить до подписания договора.

Что касается заявления о принятии на работу, то оно не считается необходимым документом, однако многие организации для удобства принимают его.

Принятые документы нужно хранить на протяжении 75 лет .

Регламент

Для иностранных граждан

Иностранными считаются граждане, которые находятся в России по визе или без нее. У них отсутствует как вид на жительство, так и выданное разрешение, свидетельствующее о временном проживании, однако имеется миграционная карта. оформляются по особым требованиям.

В таком случае при трудоустройстве предъявляются следующие документы:

• Национальный паспорт.
• Миграционная карта.
• Уведомление о постановке на миграционный учет.
• Разрешение на работу.

Таким образом, при приеме граждан на работу любая организация вступает в трудовые отношения, которые регулируются ТК РФ от 30.12.2001 (№197-Ф3). Оформленный трудовой договор имеет свои сроки подачи в отдел кадров. При приеме на работу устраивающимися лицами подается ряд документов. Цель данной процедуры – идентифицировать нового сотрудника и составить его личное дело. В то же время каждая организация содержит внутренние документы, которые подготавливаются и оформляются в пределах самого учреждения. И эту информацию также следует донести до поступающего на службу, иначе отношения работника и работодателя не будут чётко регламентированными, могут оставаться спорные моменты.