Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения.

Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда Документирование управленческой деятельности / Под ред. В.В. Маковецкого. М., 2005. С. 63..

Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей-потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

• - горизонтальные - связывают организации одного уровня;
• - вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней.

Восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций. Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту:

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства предприятия, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Движение входящих документов показано на рис. 1, где цифрами и буквами обозначено:

	Руководитель (директор)
	Исполнитель (структурное подразделение)
	Экспедиционная обработка
	Предварительное рассмотрение, сортировка
	Регистрация
	Распределение (разметка)
	Перераспределение (переметка)
	Корреспонденция
	Документы, регистрируемые службой ДОУ
	Документы, нерегистрируемые службой ДОУ

Рис. 1. Схема движения входящих документов Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. СПб., 2003. С. 73.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления предприятия, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов на предприятии.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп. М., 2006. С. 86..

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации) Делопроизводство в кадровой службе / Сост. Верховцев А.В. 4-е изд. М.: ИНФРА-М, 2002. С. 75..

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Организация документооборота

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами в организации включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, кон­троль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

Документооборот - это движение документов в орга­низации с момента их создания или получения до от­правки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованный докумен­тооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффек­тивности работы аппарата управления ГСДОУ установле­ны и закреплены единые требования к организации рабо­ты со всеми документами в организациях.

Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с до­кументами каждой группы имеет свои особенности.

Входящие документы, т.е. документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы движения внут­ри организации:

Прием и первичная обработка;

Предварительное рассмотрение;

Регистрация;

Рассмотрение документов руководителем организа­ции;

Доставка документов исполнителям;

Контроль исполнения;

Подшивка исполненного документа в дело.

В крупных организациях приемом и первичной обра­боткой корреспонденции занимается специальное струк­турное подразделение (экспедиция), в небольших коррес­понденция доставляется секретарю руководителя органи­заций.

Перед вскрытием конверта необходимо проверить пра­вильность доставки корреспонденции адресату и целост­ность упаковки документов. Не вскрывают конверты, ад­ресованные в общественные организации с пометкой «лично».

После вскрытия конверта проверяют правильность ад­ресования документа, наличие и количество приложений. При обнаружении недостачи вложений делают специаль­ную отметку при регистрации документа, а о недостаче сообщают корреспонденту. Документы, поступившие не по назначению, следует немедленно переслать по пра­вильному адресу, уведомив об этом отправителя.

После вскрытия корреспонденции конверты, как пра­вило, уничтожают. В некоторых случаях (например, ко­гда по конверту устанавливается адрес отправителя, дата отправки и получения документа, когда на конверте име­ются служебные отметки и др.) их подшивают к доку­менту.

Предварительное рассмотрение поступившей коррес­понденции проводится работником службы документационного обеспечения управления или секретарем организа­ции. При этом документы распределяются на:

Документы, подлежащие регистрации;

Нерегистрируемые документы;

Документы, направляемые на рассмотрение руково­дителю организации;

Документы, направляемые на исполнение без резо­люции руководителя.

Документы передаются на рассмотрение руководителю организации в зависимости от из назначения и содержа­ния. Обязательно передают на рассмотрение руководите­лю все документы правительственных и вышестоящих ор­ганов, документы, содержащие информацию по принци­пиальным вопросам деятельности организации, требу­ющие решения руководства. Если при предварительном рассмотрении документа устанавливают, что к нему для принятия правильного решения необходимо подобрать дополнительный материал, то такой материал подбирает­ся и передается руководителю организации вместе с ос­новным документом.

Не передают на просмотр руководителю организации корреспонденцию, адресованную в структурные подразде­ления, конкретным исполнителям, документы, содержа­щие текущую информацию. Такие документы передаются руководителям структурных подразделений, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компе­тенцией.

Такой предварительный отбор документов позволяет освободить руководителя организации от просмотра те­кущей корреспонденции, что особенно важно в современ­ных условиях роста информационного потока.

Следующий этап обработки входящей корреспонден­ции - регистрация. Обычно она проводится в два этапа следующим образом: секретарь начинает регистрацию, затем передает документы на рассмотрение руководителю, а после резолюции руководителя заканчивает регистрацию, записывая в регистрационную форму текст резолю­ции (конкретное действие, которое необходимо произве­сти, фамилию исполнителя и срок исполнения). Некото­рые организации регистрируют входящие документы по­сле их рассмотрения должностным лицом.

После регистрации входящие документы передаются в структурные подразделения исполнителям. Обработка до­кументов и передача их исполнителям должна осуществ­ляться в день их поступления в организацию. В некото­рых случаях исполнитель может быть ознакомлен с тек­стом документа до рассмотрения документа руководите­лем организации. Документы, которые будут исполняться несколькими структурными подразделениями или не­сколькими должностными лицами, передаются исполни­телям поочередно или одновременно в копиях. Подлин­ник документа передают ответственному исполнителю. Принимают корреспонденцию и передают ее исполните­лям обычно без расписки. Иногда (например, при переда­че документов, связанных с конфликтной ситуацией, важных документов, взятых на контроль и т.п.) исполни­тель расписывается при получении документа.

Документ должен быть исполнен в срок, указанный в резолюции руководителя или определенный видом доку­мента. Исполненные документы подши­ваются в дела.

Какие потоки документов есть в организации

Кто в организации участвует в направлении документопотоков

Как можно оптимизировать документопоток

3 потока документов

Прежде чем навести порядок в системе делопроизводства организации, нужно найти и описать основу основ - документопотоки. Традиционно в организации выделяют три потока документов:

• входящие;
• исходящие;
• внутренние.

Ничего больше изобретать не нужно. Эти три потока в том или ином объеме присутствуют в любой организации.

Входящие документы. Это документы, поступающие извне: от контрагентов, контролирующих органов, органов местного самоуправления, клиентов, общественных организаций и т.п. Главная особенность входящих документов в том, что созданы они в другой организации.

Основной вид входящего документа - письмо. Иногда в организацию поступают и другие виды документов.

С точки зрения классического делопроизводства это неверно: если в другую организацию направляется документ или пакет документов, нужно написать сопроводительное письмо, а то, что планируется направить, оформить как приложение к нему. Но, оказывается, не все секретари знакомы с правилами классического делопроизводства, поэтому могут направить протокол для ознакомления или приказ в подведомственную организацию, просто вложив его в конверт и надписав на нем адрес.

Движение входящих документов включает, как правило, следующие этапы:

• прием и первичное рассмотрение;
• регистрация;
• передача на рассмотрение;
• вынесение резолюции;
• исполнение.

Исходящие документы - это документы, направляемые из вашей организации в любую другую.

Движение исходящих документов включает, как правило, следующие этапы:

• подготовка проекта документа;
• подписание;
• регистрация;
• отправка.

Внутренние документы. Внутренние документы создаются в организации и в ней же проводят весь свой жизненный цикл. Несмотря на многообразие видов внут-ренних документов, схема их движения одинакова для всех: сначала они проходят путь исходящего документа, затем, на этапе исполнения, - входящего.

Движение внутренних документов включает, как правило, следующие этапы:

• подготовка проекта документа;
• согласование проекта документа и доработка по замечаниям (при их наличии);
• подписание;
• регистрация;
• вынесение резолюции (для некоторых видов документов);
• исполнение.

Основные действующие лица, участвующие в направлении потоков документов

Конечно, потоки документов циркулируют по организации не сами по себе. Их направляют работники, у каждого из которых своя роль в делопроизводстве и документопотоке.

Согласующие лица. Должностные лица, которые просматривают проект документа на предмет возможных ошибок в рамках своей компетенции.

Руководитель. Должностное лицо, обладающее полномочиями для подписания документов. Обычно это кто-то из топ-менеджеров компании: генеральный директор (может подписывать абсолютное большинство документов) или должностное лицо, которому по доверенности передается право подписи определенных их видов.

Регистратор. Секретарь или работник канцелярии, который вносит входящий или подписанный руководителем документ в информационную базу данных, направляет его на исполнение согласно резолюции и, при необходимости, осуществляет контроль исполнения.

Исполнитель. Работник, назначенный руководством для выполнения задания по документу. Исполнитель, выполняя задачу, часто становится автором нового документа.

Только в частных случаях указанные функции могут пересекаться, например, если руководитель лично работает над документом, являясь одновременно и автором, и подписантом, либо секретарь выступает в роли регистратора и автора (или исполнителя). В стандартной ситуации приема, подготовки или исполнения документа один работник выполняет одну функцию.

Описание потоков документов

Описание потоков документов - внутренняя работа отдела делопроизводства, которая нужна для анализа и вряд ли выйдет за пределы отдела. Это всего лишь один из этапов оптимизации системы делопроизводства в целом, который заключается в том, чтобы тем или иным методом показать, кто из работников на каком этапе выполняет тот или иной процесс.

Пока документопоток не будет описан, выявить проблемы на его маршруте и устранить их не получится.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

Организация документооборота в создаваемой компании

Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение (служба ДОУ) или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные (внутриучрежденческие) нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании. Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Основными принципами организации рационального документооборота являются:

• централизованная (в службе ДОУ) регистрация, прием, отправка документов;
• движение документов по наиболее короткому пути c минимальными затратами времени и труда;
• исключение возврата документов, без соответствующей деловой необходимости;
• исключение необоснованных согласований, параллельных согласований проектов документов;
• организация движения групп документов, имеющих одинаковый маршрут.

Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями (телеграф, телефон, электронная почта). Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями.

Прием, обработка и прохождение поступающих (входящих) документов

Рассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание работников службы ДОУ при приеме, обработке и прохождении поступающих документов в компанию.

Все документы, поступающие в компанию (включая телеграммы, факсограммы), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются на исполнение сотруднику компании.

При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа. При вскрытии конверта (пакета) проверяется наличие документов, включая приложения. При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме. Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются.

Конверты с пометкой «Лично» и грифами «Секретно», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» работниками службы ДОУ не вскрываются. Нужно на конверте проставить штамп о поступлении и дата поступления, после чего закрытый конверт с документами передать в подразделение, отвечающее за работу с информацией ограниченного доступа, а с отметкой «Лично» - передать адресату.

Принятые факсограммы (факсы) регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю.

Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Если в компании необходимо установить иные сроки и разработать дополнительные способы обработки и передачи документов, то эта информация включается в локальный нормативный акт, регламентирующий делопроизводство компании и подлежащий неукоснительному выполнению.

Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в компании распределения обязанностей между руководством. Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству компании. Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству компании в день их поступления.

Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольном журнале, карточке или базе данных (РКФ) вносится содержание резолюции, срок исполнения поручения, Ф.И.О. и должности исполнителей поручений, только после этого документ передается на исполнение. Если исполнителями являются несколько структурных подразделений, то подлинник передается ответственному исполнителю, а остальным передаются копии документа.

Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится только с разрешения руководителя, или по договоренности между руководителями подразделений. О передаче документа в ходе исполнения уведомляется служба ДОУ, которая делает об этом отметку в РКФ.

Регистрация и учет поступающих (входящих) документов

Вся корреспонденция: поступающая (входящая), отправляемая (исходящая) или внутренняя должна проходить регистрацию в службе ДОУ компании. Регистрация документа - фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ.

Важно знать , что:

1. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
2. Документ должен регистрироваться только один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
3. Регистрация документов производится в пределах календарного года в валовой последовательности, с началом нового календарного года регистрационные номера документов начинаются с цифры 1.

Следует знать, что есть виды документов, не нуждающихся в регистрации :

1. ГОСты, ОСТы, ТУ.
2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
3. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».
4. Научные отчеты.
5. Нормы и нормативы расхода материалов.
6. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
7. Поздравительные телеграммы, письма.
8. Прейскуранты.
9. Пригласительные билеты.
10. Программы конференций, совещаний.
11. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
12. Формы и бланки (кроме бланков строгого учета и отчетности).
13. Анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса.
14. Статистические данные.

Существует два вида регистрации документов: централизованная и децентрализованная.

При централизованной – регистрация документов осуществляется только работниками службы ДОУ.

При децентрализованной – регистрация документов осуществляется как работниками службы ДОУ, так и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В этом случае в локальном нормативном акте должно быть четко прописано, какие виды документов компании должны регистрироваться в службе ДОУ и в структурных подразделениях и в каких регистрационно-учетных формах.

На поступающих (входящих) документах, подлежащих регистрации, на первом листе документа проставляется штамп - отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

При необходимости отмечаются часы и минуты поступления документа.

Регистрационный номер документа служит его учетным и поисковым признаком, поэтому в компании должна быть разработана единообразная и стабильная система регистрации документов. Составные части регистрационного номера должны иметь в нем постоянное расположение.

Регистрационный номер поступающего (входящего) документа включает в себя порядковый номер поступления в пределах календарного года. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и вынесения резолюции может дополняться через косую черту кодов подразделения – исполнителя (в соответствии с принятым в компании классификатором подразделений), например:

Вх. № 114/03 , где

Вх. - указывается, что документ является входящим;
114 - порядковый номер поступления документа в пределах календарного года;
03 - код структурного подразделения

При регистрации документов в информационной системе регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии со структурой, определяемой программными средствами.

Если в компании для регистрации и учета документов применяются информационные технологии, сведения о документе вносятся в базу данных, при этом состав данных о документе и структура регистрационного номера документа заложена в программное средство, разработанное по техническому заданию компании.

Существует множество разнообразных решений «систем электронного документооборота» (СЭД). В настоящее время уже очевидно, что ни одна организация, учреждение, компания не может обойтись без электронного документооборота. В СЭД открываются широкие возможности, но потребуется обучение персонала ДОУ для работы в СЭД.

Отметим основные реквизиты регистрационно-контрольной формы (РКФ) и правила их заполнения.

Реквизиты	Правила заполнения
1. Наименование вида документа	Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа (например: письма, факсы, телеграммы, служебные и докладные записки, приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, договоры и т.д.)
2. Автор (корреспондент) документа	При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При регистрации обращений граждан вводится его фамилия, имя, отчество и адрес.
3. Дата документа	В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией- автором документа.
4. Регистрационный номер документа	В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией- автором документа. Если таковой отсутствует, то в графе указывается «б/н» (без номера).
5. Дата поступления	Переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационном штампе).
6. Регистрационный (входящий) номер документа	Регистрационный номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
7. Заголовок (краткое содержание) документа	Переносится из документа; при его отсутствии формируется работником службы ДОУ. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.
8. Резолюция	В РКФ переносится из резолюции, наложенной на документ руководителем. Указывается фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, автор и дата резолюции.
9. Срок исполнения документа	Проставляется дата, установленная нормативными правовыми актами или руководителем и содержащаяся в резолюции.
10. Отметка об исполнении документа	В РКФ переносится регистрационный номер и дата подготовленного документа (ответа), ссылка на его регистрационный номер и дату регистрации или краткая запись решения вопроса по существу.
11. Индекс дела	В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

В сведениях о документе вносятся в РКФ такие данные, как:

• гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
• внутренняя переадресация документов по исполнителям;
• ключевые слова;
• количество листов документа;
• наличие приложений и количество в нем листов;
• Ф.И.О. и должность лица, поставившего документ на контроль;
• промежуточные сроки исполнения поручений;
• перенос сроков исполнения;
• срок хранения документа;
• статус документа (проект и пр.);
• способ получения или отправки документов (почтой России, экспресс-почтой, факсом, курьером и др.);
• другие данные по необходимости.

Т. В. Войцехович,

Движение входящих документов показано на рис. 2, где цифрами и буквами обозначено:

Экспедиционная обработка корреспонденции

Вся поступающая корреспонденция (доставленная почтовой, факсимильной связью, курьерами, документы, привезенные сотрудниками из командировок, переданные на переговорах) должна обрабатываться централизованно экспедицией (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.

В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность доставки, целостность вложений, правильность оформления документов. Ошибочно доставленная почтовая корреспонденция возвращается почтовому отделению, о факсимильных сообщениях следует, если это возможно, сообщить отправителю.

Экспедиция (секретарь) вскрывает все поступившие конверты. Исключение составляют конверты с отметкой «лично» и конверты, имеющие гриф ограничения доступа к документу в том случае, если существует специальное подразделение для обработки корреспонденции с грифом.

Конверты уничтожаются. Исключение составляют четыре случая:

• если дата почтового штемпеля свидетельствует о дате поступления или отправки корреспонденции (конкурсные документы, арбитражные документы, исковые заявления, судебные повестки и т.д.);
• если на документе вообще отсутствует дата;
• если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта;
• если дата отправки существенно отличается от даты получения документа.

Проверяя целостность вложения, необходимо убедиться в наличии всех листов документа, всех приложений и количестве листов в них.

Проверяя правильность оформления, необходимо убедиться в том, что отсутствуют ошибки, которые не позволяют принять документ в работу. (На гарантийном письме отсутствует печать, например). Кроме того, проверяется возможность прочесть листы документа, если он получен по факсу.

Если обнаружены ошибки, о них необходимо поставить в известность отправителя. Документ следует задержать в экспедиции до того, как эти ошибки будут исправлены (высланы необходимые приложения, заменены нечитаемые листы и т.д.).

На всех поступивших документах (в том числе и на факсимильных сообщениях) проставляется дата поступления (28) и, если необходимо, учетный порядковый номер. Учетный номер необходим для более точного подсчета количества поступивших документов.

Предварительное рассмотрение. Сортировка

При предварительном рассмотрении документы сортируются на две группы:

• документы, которые будут регистрироваться в службе ДОУ;
• документы, которые передаются в структурные подразделения без регистрации.

Каждая служба ДОУ может разработать и представить на утверждение руководителю организации перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ (приложение). Обязательно регистрируются те документы, которые будут являться основанием для принятия управленческих решений (Порядок регистрации рассматривается в разделе «Регистрация документов»).

Для того чтобы правильно провести предварительное рассмотрение, необходимо хорошо представлять себе деятельность фирмы и перспективы ее развития.

Распределение

Зарегистрированные документы распределяются на две группы:

• документы, которые должны быть представлены руководителю;
• документы, которые передаются в структурные подразделения по принадлежности.

Критерии отбора документов для рассмотрения руководителем:

• важность содержания (с точки зрения стратегии и тактики развития бизнеса);
• сложность и новизна поставленных вопросов;
• авторство (органы государственной власти, вышестоящие организации);
• срок исполнения (чем меньше срок исполнения, тем быстрее документ должен быть передан в структурное подразделение).

Документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, которые ему помогут принять решение (документы, на которые ссылается автор письма, переписка, которая велась ранее, аналогичные предложения и т.д.).

Корреспонденция должна докладываться руководителю один раз в день в установленное им самим время. Руководитель должен рассматривать документы в день доклада или, в крайнем случае, на следующий день и возвращать их со своей резолюцией (16). Периодически (например, один раз в неделю) руководителю дается обзорная справка (в устной или письменной форме) о документах, переданных в структурные подразделения на исполнение. Перераспределение

На основании резолюции руководителя делается перераспределение, т.е. документы направляются в структурные подразделения на исполнение.