С изменениями и дополнениями от. Требования к оформлению документов по охране труда и дррр Гост 7.0 97 новые требования

В статье мы дадим общую характеристику нового стандарта, а также рассмотрим, какие основные изменения в оформлении документов он вводит.

Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст принят новый национальный стандарт по оформлению документов - ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016). Стандарт вводится в действиес 1 июля 2017 г. и заменяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).

Согласно ст. 2 Федерального закона от 29.06.2015№ 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» документ по стандартизации - это «документ, в котором для добровольного и многократного применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации, за исключением случаев, если обязательность применения документов по стандартизации устанавливается настоящим Федеральным законом».

К документам по стандартизации закон относит национальные стандарты Российской Федерации, правила стандартизации, рекомендации по стандартизации, информационно-технические справочники.

Добровольность применения национальных стандартов - один из важнейших принципов стандартизации - на практике означает, что организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет.

Если организация принимает решение применять его, он приобретает для данной организации характер нормативного документа.

ГОСТ СТАРЫЙ УХОДИТ, ПРИХОДИТ ДРУГОЙ…

■ ГОСТ Р 6.30-2003 был принят и введен в действие Госстандартом России в 2003 г. Положения стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Стандарт действует и применяется уже более 13 лет. За это время практика документирования ушла вперед, и возникла необходимость изменения стандарта.

ГОСТ Р 6.30-2003 является фактически четвертой редакцией стандарта, впервые разработанного в 1972 г., точнее двух стандартов 1972 г.:

ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».

Первый стандарт устанавливал требования к оформлению документов, второй - порядок расположения и границы реквизитов в формуляре-образце и требования к бланкам документов. Эти стандарты применялись в органах государственной власти, организациях на территории всей страны. В 1990 г. они были переработаны, их содержание было объединено в один стандарт - ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Следующий этап - обновление стандарта в 1997 г. и появление ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В стандарт 1997 г. постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст были внесены изменения (изменение № 1 к стандарту), в том числе в оформление некоторых реквизитов (реквизиты «Адресат», «Дата», «Отметка о наличии приложения» и др.).

В 2003 г. стандарт 1997 г. был пересмотрен, и как итог - введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003, действующий в настоящее время.

■ В каких случаях обновляют ГОСТ? Процедура разработки и утверждения национальных стандартов Российской Федерации, порядок их обновления, а также правила отмены действующих стандартов установлены ГОСТ Р 1.2-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены» (далее - ГОСТ Р 1.2-2004). В разделе 5 этого документа перечислены случаи, при которых национальный стандарт подлежит обновлению:

Если содержание стандарта вошло в противоречие с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, техническими регламентами, целями и принципами национальной стандартизации и в результате не удовлетворяет современным экономическим, социальным или иным потребностям страны, в том числе не соответствует уровню развития науки и техники;

Что касается ГОСТ 6.30-2003, то основанием для его пересмотра стали причины, названные в первом пункте этого списка. Это прежде всего расхождения, которые возникли в составе реквизитов документов в связи с принятием Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477). А также тот факт, что по сравнению с 2003 г., когда утверждался и вводился в действие ГОСТ Р 6.30-2003, значительно расширилась сфера использования электронных документов в управлении, что, безусловно, должно быть отражено в стандарте.

■ Кто и как меняет ГОСТ? Пункт 5.1.2 ГОСТ Р 1.2-2004 устанавливает, что обновление действующего национального стандарта может быть осуществлено путем его пересмотра, разработки изменения к стандарту, а в исключительных случаях (при наличии опечаток, ошибок или иных неточностей) - путем внесения поправки в стандарт.

Решение о том, какой вариант обновления стандарта будет выбран (пересмотр или внесение изменений), принимает национальный орган по стандартизации. При этом он руководствуется предложениями разработчика стандарта и учитывает характер тех изменений, которые необходимо внести в стандарт.

Разрабатывал ГОСТ Р 6.30-2003 ВНИИ документоведения и архивного дела, который в 2013 г. инициировал обновление стандарта. Поскольку Технический комитет Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован, было принято решение вести пересмотр стандарта в Техническом комитете 191 Росстандарта, ответственном за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД).

По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов. Несколько изменилось и его название. ГОСТ Р 6.30-2003 был связан с УСОРД, и название этой системы фигурирует в названии стандарта, однако с 1993 г. она не ведется и не актуализируется, поскольку в настоящее время нет органа государственной власти, уполномоченного на ведение и развитие УСОРД.

Таким образом, изменение названия стандарта означает, что новый ГОСТ не связан с УСОРД и распространяется на всю организационно-распорядительную документацию.

КАК ИЗМЕНИЛАСЬ СТРУКТУРА ГОСТА?

Сравним структуру старого и нового стандартов:

Из приведенной таблицы следует, что в новом стандарте появились новые разделы (разделы 2 и 3), а также новое приложение - форма титульного листа документа.

Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.

■ Раздел «Нормативные ссылки» сегодня включается во все национальные стандарты и содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 даются нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

■ Раздел «Общие требования к созданию документов». Это совершенно новый раздел стандарта. В нем перечислены основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.).

Основные положения этого раздела:

Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;

Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14 и приближенные к ним;

Вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;

Абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;

Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал;

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);

Допускается выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ: ЧТО НОВОГО?

Новый ГОСТ отличается от предыдущего составом реквизитов:

Часть реквизитов не включена в новый ГОСТ;

Появились новые реквизиты;

Есть реквизиты, названия которых в новом стандарте изменены.

■ Реквизиты, которых нет в новом стандарте. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены в качестве самостоятельных следующие реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТе:

Код организации (реквизит 04):

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05):

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06):

Сведения о коде организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП включены в состав реквизита «Справочные данные об организации» (это реквизит, который присутствует в бланках писем):

Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003):

Имело смысл применять этот реквизит на начальных этапах автоматизации делопроизводства, когда электронная база данных выполняла функции регистрационно-поисковой системы.

В современных условиях, когда применяются системы электронного документооборота, документ включается в них в виде электронной копии (скан-копии) бумажного документа и его поиск осуществляется по реквизитам электронной карточки. В этом случае дополнительные идентификаторы документа не требуются.

■ Новые реквизиты . В ГОСТ включены новые реквизиты:

Наименование структурного подразделения - автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016):

Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14):

Отметка об электронной подписи (реквизит 23):

Наименование структурного подразделения и должности лица - автора документа . Включение в стандарт реквизитов «Наименование структурного подразделения - автора документа» и «Наименование должности лица - автора документа» обусловлено тем, что эти реквизиты на практике используются в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Например,

Гриф ограничения доступа к документу. Поскольку в делопроизводстве используются отметки (пометки, грифы) конфиденциальности , которые проставляются на документах ограниченного пользования, в стандарт включен реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» (реквизит 14 по ГОСТ Р 7.0.97-2016), который, как отмечено в разделе 5 стандарта, проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, например:

В организациях допускается использование грифов ограничения доступа, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Кроме того, порядок их проставления должен быть закреплен в локальных нормативных актах организаций.

Отметка об электронной подписи. Еще один новый реквизит - отметка об электронной подписи (реквизит 23 по ГОСТ Р 7.0.97-2016) используется для визуализации электронной подписи на электронном документе.

Использование отметки об электронной подписи предусмотрено приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

При визуализации электронного документа на экране монитора или на бумажном носителе при распечатке электронного документа в месте, где проставляется собственноручная подпись должностного лица (если документ изначально оформляется на бумаге), программными средствами воспроизводится отметка, например:

■ «Объединенные» и «разделенные» реквизиты. Еще одно изменение в составе реквизитов - это объединение нескольких реквизитов в один и разделение одного реквизита на два.

Реквизит 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования» (по ГОСТ Р 7.0.97-2016) - результат объединения реквизитов «Государственный герб Российской Федерации» и «Герб субъекта Российской Федерации».

В разделе 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.1) поясняется: «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления».

Объединение изображений данных гербов в один реквизит оправдано тем, что в одном документе может воспроизводиться изображение только одного из названных гербов.

Изображение герба (государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается, как это установлено в стандарте, посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Реквизиты 02 и 03 «Эмблема» и «Товарный знак (знак обслуживания)» в новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 - результат разделения реквизита 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (по ГОСТ Р 6.30-2003). Реквизиты 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак» могут выглядеть так:

Эмблемы и товарные знаки применяются с различными целями: эмблема органа власти (организации) используется как средство визуальной идентификации организации (органа власти), а товарный знак (знак обслуживания) - для идентификации товаров и услуг. Кроме того, их использование регулируется разными законодательными актами.

Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитом «Наименование организации - автора документа» на расстоянии 10 мм от верхнего края листа (Пример 1).

Изображение товарного знака (знака обслуживания) воспроизводится аналогичным образом либо слева на уровне реквизита «Наименование организации - автора документа» (допускается захватывать часть левого поля) (Пример 2).

ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В ОФОРМЛЕНИИ РЕКВИЗИТОВ?

В разделе 5 «Оформление реквизитов документов» изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта - сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования. Рассмотрим наиболее значимые изменения.

■ Инициалы пишем после фамилии в реквизите «Адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель - должностное лицо:

Если документ адресован физическому лицу:

■ Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «Адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:

■ Указываем вид электронного носителя в реквизите «Приложение». Правила оформления реквизита «Отметка о приложении» дополнены положением о том, что эта отметка оформляется в случае, если приложением является физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, USB-флеш-накопитель и др.):

При этом указывается, что на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, необходимо перечислить наименования документов, записанных на носителе, имена файлов.

■ На первом листе документа-приложения ставим отметку о приложении и гриф утверждения. Уточнены правила оформления отметки о приложении на приложениях к распорядительным документам (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), если приложением является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом.

Согласно новому ГОСТу на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение:

■ Реквизит «Отметка об исполнителе» дополняем новыми элементами. Изменены правила оформления реквизита «Отметка об исполнителе». Она дополнена новыми элементами: наименование должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя. Эти сведения могут указываться по желанию организации - автора документа, в соответствии с ее локальными нормативными актами. Например:

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

■ Отметку о заверении копии документа дополняем записью о месте хранения оригинала. В правила оформления отметки о заверении копии включены новые положения: если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации:

■ Текст документа пишем с учетом нововведений. Расширен раздел стандарта (п. 5.18), посвященный тексту документа. Те положения, которые имелись в стандарте 2003 г., в ГОСТ Р 7.0.97-2016 дополнены положениями:

О языках, на которых может составляться текст документа (государственный язык Российской Федерации или государственный язык (языки) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации);

Правилах указания в тексте документа реквизитов законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, если они выступают в качестве оснований для издания документа;

Этикетных фразах (вступительное обращение и заключительная этикетная фраза), которые могут использоваться при ведении переписки.

ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В БЛАНКАХ ДОКУМЕНТОВ?

Поскольку состав реквизитов изменился - одни появились (наименование структурного подразделения - автора документа, гриф ограничения доступа к документу, отметка об электронной подписи), другие исчезли (код организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП, идентификатор электронной копии документа), изменился состав реквизитов бланков документов. Это отражено в приложении Б (схемы расположения реквизитов) и приложении В, в котором представлены образцы бланков документов. Состав видов бланков (общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документ) и правила их проектирования остались без изменений.

■ Расположение реквизитов на «двуязычных» угловых и продольных бланках. Приведены в соответствие с законодательством положения об использовании бланков на русском языке как государственном языке Российской Федерации и государственных языках республик в составе Российской Федерации.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 также включено положение (не было в стандарте 2003 г., но было в стандартах 1990 и 1997 гг.) о том, что для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках - русском и английском или ином иностранном языке. Пример такого бланка - в приложении В.8 к стандарту (Пример 3).

ПОЯСНЕНИЯ К ПРИМЕРАМ 4 И 5: ПОЧЕМУ ДОКУМЕНТ «НЕСУЩЕСТВУЮЩИЙ»

Мы создали несуществующий документ, чтобы показать вам полный состав реквизитов. В примерах 4 и 5 приведен состав реквизитов, с 1 по 30, и их оформление по старому и новому ГОСТам. Вы можете сравнить состав, оформление реквизитов по старому и новому ГОСТам, их названия.

В качестве примера мы выбрали исходящее письмо. Этот документ - условный, так как исходящее письмо в реальной практике не может содержать все реквизиты ГОСТа.

Реквизиты, которые могут быть в исходящем письме, выделены так:

Остальные реквизиты, которые не используются в исходящем письме, но присутствуют в других документах (приказах, положениях и т.д.), выделены так:

ОБ ОСОБЕННОСТЯХ ИСПОЛЬЗОВАНиЯ РЕКВИЗИТОВ В ПИСЬМАХ

В следующих номерах журнала мы продолжим комментировать ГОСТ.

Одновременно эти реквизиты не ставятся - либо один, либо другой.

В частности, Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 12.03.2014 (п. 5 ст. 10) предусмотрено нанесение на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа «Коммерческая тайна»; постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности» (п. 1.4) установлено: «На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

Обозначение:

ГОСТ Р 7.0.97-2016

Наименование:

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов

Действует

Дата введения:

Дата отмены:

Заменен на:

Текст ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов

ГОСТ Р 7.0.97-2016

Группа Т62

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному ииздательскому делу

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Требования к оформлению документов

System of standards on information, librarianship andpublishing. Organizational and administrative documentation.Requirements for presentation of records


Текст Сравнения ГОСТ Р 7.0.97-2016 с ГОСТ Р 6.30-2003 см. по ссылке.
- .
____________________________________________________________________

ОКС 01.140.20

Датавведения 2018-07-01

Предисловие

Предисловие

1РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийскийнаучно-исследовательский институт документоведения и архивногодела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства

2ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191"Научно-техническая информация, библиотечное и издательскоедело"

3УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства потехническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N2004-ст

4В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. N149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защитеинформации", от 22 октября 2004г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

5ВЗАМЕН ГОСТ Р 6.30-2003

6ИЗДАНИЕ (июль 2018 г.) с ИзменениемN 1, утвержденным в мае 2018 г. (ИУС 7-2018)*
_________________
*Настоящее издание заменяет все предыдущие издания данногостандарта.

Правила применениянастоящего стандарта установлены в статье26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "Остандартизации в Российской Федерации". Информация обизменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (посостоянию на 1 января текущего года) информационном указателе"Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок- в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты".В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандартасоответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпускеежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты".Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются винформационной системе общего пользования - на официальном сайтеФедерального агентства по техническому регулированию и метрологии всети Интернет (www.gost.ru)

1Область применения

Настоящий стандартраспространяется на организационно-распорядительные документы:уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления,распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма,справки и др. (далее - документы), в том числе включенные вОК 011-93 "Общероссийскийклассификатор управленческой документации" (ОКУД), класс 0200000.

Настоящий стандартопределяет состав реквизитов документов, правила их оформления, втом числе с применением информационных технологий; виды бланков,состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов надокументе; образцы бланков; правила создания документов. Положениянастоящего стандарта распространяются на документы на бумажном иэлектронном носителях.

2Нормативные ссылки

Внастоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующиестандарты:

ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство иархивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Управлениедокументами. Общие требования

Примечание - Припользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действиессылочных стандартов в информационной системе общего пользования -на официальном сайте Федерального агентства по техническомурегулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодномуинформационному указателю "Национальные стандарты", которыйопубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускамежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" затекущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дананедатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующуюверсию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версиюизменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который данадатированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этогостандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если послеутверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на которыйдана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающееположение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуетсяприменять без учета данного изменения. Если ссылочный стандартотменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него,рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3Общие требования к созданию документов

3.1 Документы могутсоздаваться на бумажном носителе и в электронной форме ссоблюдением установленных правил оформления документов.

3.2 При созданиидокумента на двух и более страницах вторую и последующие страницынумеруют.

Номера страницпроставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии неменее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается созданиедокументов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннемсоздании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа иправого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3 Для созданиядокументов необходимо использовать свободно распространяемыебесплатные шрифты.

При составлении таблицдопускается использовать шрифты меньших размеров.

(Измененная редакция,Изм. N 1).

3.4 Абзацный отступтекста документа - 1,25 см.

Заголовки разделов иподразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются поширине текста.

Многострочные реквизитыпечатаются через один межстрочный интервал, составные частиреквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документапечатается через 1-1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовитсядля издания с уменьшением масштаба, текст печатается через дваинтервала.

Интервал между буквами всловах - обычный.

Интервал между словами -один пробел.

3.5 Текст документавыравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полейдокумента).

Длина самой длиннойстроки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5см.

Длина самой длиннойстроки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12см.

3.6 Нормативными актамиорганизации может быть предусмотрено выделение реквизитов"адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельныхфрагментов текста полужирным шрифтом.

3.7 Нормативные актыорганизации, а также иные многостраничные документы могутоформляться с титульным листом. Титульный лист документаоформляется в соответствии с приложением А.

4Реквизиты документа

При подготовке иоформлении документов используют реквизиты, определения которыхприведены в ГОСТ Р 7.0.8.

01 - герб(Государственный герб Российской Федерации, герб субъектаРоссийской Федерации, герб (геральдический знак) муниципальногообразования);

02 - эмблема;

03 - товарный знак (знакобслуживания);

04 - код формыдокумента;

06 - наименованиеструктурного подразделения - автора документа;

08 - справочные данные оборганизации;

09 - наименование видадокумента;

10 - дата документа;

11 - регистрационныйномер документа;

13 - место составления(издания) документа;

14 - гриф ограничениядоступа к документу;

15 - адресат;

16 - гриф утверждениядокумента;

17 - заголовок ктексту;

18 - текст документа;

19 - отметка оприложении;

20 - гриф согласованиядокумента;

21 - виза;

22 - подпись;

23 - отметка обэлектронной подписи;

24 - печать;

25 - отметка обисполнителе;

26 - отметка о заверениикопии;

27 - отметка опоступлении документа;

28 - резолюция;

29 - отметка оконтроле;

30 - отметка онаправлении документа в дело.

5Оформление реквизитов документов

5.1 Герб (Государственныйгерб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб(геральдический знак) муниципального образования) воспроизводитсяна бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе РоссийскойФедерации", законодательными и иными нормативными правовымиактами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органовместного самоуправления.

Изображение герба(Государственного герба Российской Федерации, герба субъектаРоссийской Федерации, герба (геральдического знака) муниципальногообразования) помещается посередине верхнего поля бланка документанад реквизитами организации - автора документа на расстоянии 10 ммот верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации,разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается всоответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документовфедеральных органов государственной власти (за исключением случаев,предусматривающих использование изображения Государственного гербаРоссийской Федерации), территориальных органов федеральных органовгосударственной власти, государственных и негосударственныхорганизаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнегополя бланка документа над реквизитами организации - авторадокумента на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знакобслуживания), зарегистрированный в установленном законодательствомпорядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии суставом (положением об организации). Изображение товарного знака(знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланкадокумента над реквизитами организации - автора документа или слевана уровне наименования организации - автора документа (допускаетсязахватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком(знаком обслуживания) на бланках документов может указыватьсякоммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документапроставляется на унифицированных формах документов в соответствии сОбщероссийским классификаторомуправленческой документации (ОКУД) или локальнымклассификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего полядокумента, состоит из слов "Форма по" (наименование классификатора)и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименованиеорганизации - автора документа на бланке документа должносоответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в егоучредительных документах (уставе или положении). Под наименованиеморганизации в скобках указывается сокращенное наименованиеорганизации, если оно предусмотрено уставом (положением).

5.6 Наименованиеструктурного подразделения - автора документа (в том числе филиала,отделения, представительства, коллегиального, совещательного илииного органа) используется в бланках писем и бланках конкретныхвидов документов соответствующих подразделений (органов) всоответствии с локальными нормативными актами и указывается поднаименованием организации.

5.7 Наименованиедолжности лица - автора документа используется в бланкахдолжностных лиц и располагается под наименованием организации илинаименованием территории (края, области, автономной области и др.),если документ издает руководитель органа власти субъекта РоссийскойФедерации, муниципального образования. Наименование должности лица- автора документа указывается в соответствии с наименованием,приведенным в распорядительном документе о назначении надолжность.

5.8 Справочные данные оборганизации указываются в бланках писем и включают: почтовый адресорганизации (дополнительно может указываться адрес места нахожденияюридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номертелефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

Всостав справочных данных, за исключением бланков документов органовгосударственной власти, органов местного самоуправления,включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий иорганизаций (ОКПО), основной государственный регистрационныйномер организации (ОГРН) и идентификационный номерналогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет(ИНН/КПП).

5.9 Наименование видадокумента указывается на всех документах, за исключением деловых(служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа(наименованием организации, наименованием структурногоподразделения, наименованием должности) (см. рисунок В.6).

5.10 Дата документасоответствует дате подписания (утверждения) документа или датесобытия, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумяили более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документазаписывается в последовательности - день месяца, месяц, год - однимиз двух способов:

арабскими цифрами,разделенными точкой: 05.06.2016;

5.11 Регистрационныйномер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатордокумента, состоящий из порядкового номера документа, который, поусмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквеннымикодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами(индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодомдолжностного лица и др.).

На документе,составленном совместно двумя и более организациями, проставляютсярегистрационные номера документа, присвоенные каждой изорганизаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косойчертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочнойчасти или преамбуле документа.

5.13 Место составления(издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых(служебных) писем, а также докладных, служебных записок и другихвнутренних информационно-справочных документов.

Место составления(издания) документа не указывается в том случае, если внаименовании организации присутствует указание на место еенахождения. Место составления (издания) документа указывается всоответствии с принятым административно-территориальнымделением.

5.14 Гриф ограничениядоступа к документу проставляется в правом верхнем углу первоголиста документа (проекта документа, сопроводительного письма кдокументу) на границе верхнего поля при наличии в документеинформации, доступ к которой ограничен в соответствии сзаконодательством Российской Федерации.

Виды используемых ворганизации грифов ограничения доступа должны соответствоватьзаконодательным и иным нормативным правовым актам РоссийскойФедерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. Всостав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительнаянадпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально","Коммерческая тайна" или др.), которая может дополняться номеромэкземпляра документа и другими сведениями в соответствии сзаконодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используетсяпри оформлении деловых (служебных) писем, внутреннихинформационно-справочных документов (докладных, служебных записок идр.).

Адресатом документа можетбыть организация, структурное подразделение организации,должностное или физическое лицо.

Реквизит "адресат"проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловымрасположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (припродольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита"адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительносамой длинной строки.

При адресовании документаруководителю (заместителю руководителя) организации указывается вдательном падеже наименование должности руководителя (заместителяруководителя), включающее наименование организации, фамилию,инициалы должностного лица.

Пример

Приветствую, уважаемые друзья! А вы знаете, что в июле 2018 года начнут действовать требования к оформлению документов? В этой заметке про это и поговорим. Забегая вперёд сразу скажу, что требования к оформлению документов носят рекомендательный характер, потому что речь идёт о новом ГОСТе. Документ называется так — ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». В части добровольного применения данного ГОСТа есть одно исключение, национальный стандарт (т.е. ГОСТ) будет является обязательным для изготовителя и/или исполнителя в случае публичного заявления о соответствии продукции/услуг национальному стандарту.

На какие документы распространяются требования к оформлению

Требования ГОСТа Р 7.0.97-2016 распространяются на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др., в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет:

  • образцы бланков;
  • состав реквизитов документов. Правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий;
  • виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе;
  • правила создания документов.

Кроме того, требования ГОСТа Р 7.0.97-2016 распространяются на документы в бумажном и электронном виде.

Тем, кто педантичен при разработке документов по охране труда и т.д., данный ГОСТ может послужить верным ориентиром. Понятное дело, что документы должны быть не только красивыми, оформленными в едином стиле, но и правильными по содержанию.

Ниже все желающие могут бесплатно скачать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и пользоваться его положениями при разработке своих документов.

СКАЧАТЬ ГОСТ

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

На этом всё. Если материал понравился, то незабываем чуть ниже ставить рейтинговые звёздочки 😉 Спасибо за поддержку!

Продолжение следует...

1 июля 2018 года начинает действовать новый стандарт по оформлению документов. Вместо ГОСТ Р 6.30-2003 теперь будем пользоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016. Какие глобальные новшества в плане оформления реквизитов приносит новый стандарт, а также он сам собственной персоной (в формате PDF) – в статье.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 скачать

Что нового

Нового много. В первую очередь, в стандарте появился раздел «Общие требования к созданию документов». Если по ГОСТ-2003 приходилось собирать эти требования по крупицам, то теперь им посвящен целый раздел. Новый стандарт устанавливает шрифты, порядок нумерации страниц, расположения текста на листе и распечатывания текста.

Во вторую очередь изменился состав реквизитов. Количество не поменялось: их как было 30, так и осталось. Часть «старых» реквизитов были соединены в один, кое-какие, наоборот, разъединили на два. Появились принципиально новые реквизиты. Кроме того, больше половины из оставшихся реквизитов теперь оформляются по-новому.

В третью (last but not least) очередь изменения коснулись бланков документов, ассортимент которых значительно расширился по сравнению со стандартом 2003 года.

Одним словом, однозначно стоит скачать ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ознакомиться с ним.

Готовимся к изменениям

В связи с тем, что правила оформления документов значительно меняются, большинству организаций предстоит изменение их инструкций по делопроизводству. Проект изменений нужно готовить уже сейчас. А вносятся изменения в инструкцию (и в любой другой регламент) путем издания приказа по основной деятельности. Как именно это сделать, как грамотно оформить приказ, рассказывается .

Изучаем новый стандарт

Напоминаю так же, что уже прошел бесплатный вебинар от «Отличного секретаря» о новом стандарте. Мы бегло рассмотрели новые правила оформления реквизитов и создания документов. Запись вебинара:

Тех моих читателей, кто хочет подробных объяснений ГОСТа, анализа сложных и спорных ситуаций в оформлении документов, решения конкретных вопросов, приглашаю на свои очные семинары в Самаре и Москве, а также предлагаю услугу корпоративного обучения (прямо в вашем офисе) группы сотрудников. Количество группы – от одного человека.

Читайте также