Ведем учет входящих и исходящих документов по правилам
В каждой, даже самой крошечной компании, как правило, — солидный поток документооборота: это входящие и исходящие, исполнительные и внутренние документы.

Журнал регистрации документов. Ведем учет входящих и исходящих документов по правилам.

В каждой, даже самой крошечной компании, как правило, — солидный поток документооборота: это входящие и исходящие, исполнительные и внутренние документы. Для того, чтобы ни один документ не потерялся и каждый дошел до адресата, есть определенные правила регистрации всей корреспонденции организации, для чего и применяется журнал регистрации документов.

Чаще всего документы, подписанные руководителем, вносит в журнал секретарь-делопроизводитель, бухгалтерские документы, внутренние документы, договора, приказы по личному составу проходят регистрацию в том отделе\\подразделении, где они подготовлены. Все они заносятся в специальный журнал регистрации. Конечно, очень удобно, когда на предприятии действует единая система электронного документооборота: в ней можно быстро найти нужный документ, кроме того, в ней могут работать сразу много пользователей из разных подразделений. Но возможно вести журнал регистрации и вручную, а также в ворде или экселе.

Одно из важных требований для правильного документооборота заключается в том, что документ вписывается в журнал можно только после подписания ответственным лицом. Это делается для того, чтобы в учете не было «мертвых душ» — документов, которые зарегистрировали, но так и не подписали. Еще отметим, что каждый год нумерация в журнале начинается заново.

Документы разных видов удобней регистрировать в разных категориях. Например, наиболее широко в журнале регистрации документов распространены следующие категории: деловые письма (исходящие и входящие), распоряжения, служебные записки, приказы.

Перед внесением документа в журнал регистрации на бланке нужно обязательно прописать номер, присвоенный при его регистрации, и дату. Обратите внимание: даже если у письма несколько адресатов (например, в рамках одного подразделения), зарегистрировать его нужно только один раз.
У журналов регистрации документов нет установленных жестких форм. Но чаще всего используется примерно вид журнала.

Журнал регистрации исходящих документов содержит следующие графы:номер,дату,адресат,краткое содержание,исполнитель,№ дела, где находится документ,отметка об исполнении.

Журнал регистрации входящих документов содержит следующие графы:номер,дата,корреспондент,исходящий номер,исходящая дата,краткое содержание,роспись в получении

Такой журнал должен заполняться в каждой или на . Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.

Общие сведения о журнале регистрации входящих и исходящих документов

Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:

• Различные рекламные листовки;
• Ознакомительные материалы;
• Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция.

Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями.

Его предназначение

Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность

• Упростить работу по обработке и учету корреспонденции;
• Ускорить срок выполнения указаний руководителя;
• Повысить дисциплину и производительность труда в организации.

Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции. В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов:

• Входящих документов;
• Исходящих документов;
• Для внутренних документов.

Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет.

Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом:

Форма

Они не имеют официально утвержденной формы. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации. Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию. А можно сделать это в обычной школьной тетради. В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его. Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала .

В журнале регистрации входящих и исходящих документов должны быть следующие разделы:

1. Порядковый номер входящего или исходящего документа;
2. От кого получен документ или кому отправлен;
3. Направленность документа (судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т.д.);
4. Ответственный исполнитель документа;
5. Примечание.

Оформление документа

Правила и требования по заполнению

• Для начала нужно заполнить титульный лист журнала. Если на вашем предприятии ведется отдельный учет входящих и исходящих документов, то на журнале обязательно нужно указать направленность учета. Например, журнал учета входящих документов или журнал учета исходящих документов.
• Также здесь указывается дата начала записей, и оставляется графа для даты окончания журнала. Ее заполняют обычно 31 декабря текущего года, чтобы с начала года начать новый журнал, или фактической датой окончания журнала, если предприятие закрыло свою деятельность.
• Графа «Ответственный сотрудник за ведение журнала» тоже должна быть заполнена соответствующим образом.
• Страницы в журнале необходимо пронумеровать.
• После того как будет подписан документ руководителем или другим ответственным сотрудником, его можно регистрировать в журнале.

В случае, когда это входящие письма или документы, то при их регистрации в журнале должна быть поставлена отметка на документе о его принятии. В этом случае следует указать регистрационный порядковый номер документа идентичный указанному в журнале.

Внутренние документы журнал регистрации в электронном виде, их ведение и оформление описаны в данном видео:

Исправление ошибок

Все мы люди и можем ошибаться. И неважно каким способом вы заполняете документы: вручную или при помощи компьютера. Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку. Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить.

• Например, если оказалось, что допущен пропуск порядкового номера документа , и после номера 125 идет регистрация номера 225, нужно внести соответствующую запись в журнал. Эта запись может выглядеть таким образом: «Пропущены номера со 126 по 224. Делопроизводитель Соловьева В.А». Обязательно подпись ответственного за ведение журнала работника и печать предприятия. Подобная ошибка может быть сделана механически только в том случае, если вы до сих пор заполняете документ вручную. При оформлении журнала электронным способом, такая ошибка невозможна, так как там порядковые номера устанавливаются автоматом.
• Если письмо оприходовано неверно . Например, секретарь случайно записал в журнал сведения о поступившем письме, поставил номер и свою подпись. А через некоторое время оказалось, что письмо ненужно было регистрировать. В этом случае, чтобы не нарушать нумерацию стоит сделать запись под следующим номером о том, что предыдущая запись была сделана ошибочно. Таким образом не будет нарушен порядок регистрации писем.
• Аналогичным образом можно фиксировать и другие ошибки , допущенные при регистрации входящих и исходящих документов.

Чтобы не допускать подобных недоработок в будущем будьте внимательнее при заполнении. Ну, а если случился такой казус, первым делом не паникуйте и не торопитесь. Оцените ситуацию и выберите подходящий вам вариант исправления ошибки.

От правильной регистрации входящих и исходящих документов и тщательного заполнения журнала порой зависит порядок и на предприятии. Если при проверке контролирующими органами окажется, что у вас безупречный порядок в документах, к вам будет лояльное и уважительное отношение.

Образец заполнения журнала регистрации входящих и исходящих документов

Сроки хранения

После того как журнал будет закрыт, его хранят в архиве предприятия в течение 3-5 лет (те же 5 лет хранятся и такие документы как , и . Но есть документы, которые должны храниться постоянно, в течение всего времени. Это касается основной работы предприятия, кадровых документов и т.д.

В этом случае стоит вести отдельный учет постоянных документов в другом журнале. Это относится как к ручному заполнению, так и к электронному.

Как правильно прошивать такой журнал и другие документы, расскажет этот видеоролик:

У каждого секретаря в процессе работы появляются десятки всевозможных журналов регистрации. Некоторые скрупулезно ведутся из года в год, другие же перестают существовать буквально через пару дней.

Функции журналов регистрации

Фиксирование факта создания/поступления в организацию документа, придание документу, наряду с другими реквизитами, юридической силы.

1. Упорядочение массива документов , выстраивание их в хронологическом порядке.
2. Отправная точка контроля: ведь именно от даты регистрации документа отсчитывается срок его исполнения.
3. Хранение справочной информации о документах.
4. Наконец, незаменимая функция поиска документов.

Что такое регистрация?

На этот вопрос лучше всего ответит нормативный документ «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом):

3.8. Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который может дополняться по усмотрению организации буквенным обозначением наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Документы регистрируются децентрализованно. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.

Какие журналы регистрации нужно вести?

Перечислим минимальный набор журналов регистрации документов, действующих в канцелярии организации. Каждый из журналов снабжен универсальной формой. Подчеркнем, что ни в одном из обязательных нормативных актов эти формы не закреплены, а следовательно, организация вправе взять их за основу и расширить (или сократить) исходя из своих потребностей:

• Журнал учета исходящих документов
• Журнал учета приказов по основной деятельности
• Журнал учета служебных записок
• Журнал учета договоров

Перечисленные документы, которые рекомендуется учитывать, образуются в деятельности практически каждой организации, независимо от ее размера, формы собственности и количества работников. С ростом компании и увеличением штата появляются новые , а вслед за ними создаются новые журналы.

Минимальный набор регистрационно-учетных документов для отдела кадров представлен в таблице.

Основные регистрационно-учетные документы для отдела кадров

Вид журнала	Комментарий
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	Обязательный документ согласно постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации	Обязательный документ в соответствии с приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы»
Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы	Обязательный документ в соответствии с Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы»
Журнал регистрации приказов по личному составу	Регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности организации
Журнал регистрации приказов по основной деятельности	Некоторые приказы, имеющие отношение к трудовой деятельности работников, составляются в свободной форме, т.е. фактически – в точности в форме приказа по основной деятельности; от приказов по основной деятельности, регистрируемых в канцелярии, приказы отдела кадров следует отличать с помощью регистрационных индексов
Журнал регистрации трудовых договоров	Хотя трудовое законодательство напрямую не обязывает работодателя регистрировать трудовые договоры с работниками, это придется делать. Так, например, в трудовых отношениях с работниками совершенно невозможно обойтись без даты заключения договора, которую гораздо удобнее «доставать» из электронной таблицы, чем из громоздкой папки, хранящейся в шкафу

Повторимся: в списках выше представлены минимальные «наборы» приказов в службе ДОУ и отделе кадров. Если организация только начинает свою деятельность или секретарь делает первые шаги на рабочем месте, то отталкиваться рекомендуется от этого списка. Довольно быстро станет ясно, учета каких документов не хватает, и постепенно журналов станет больше.

Можно ли зарегистрировать и учесть абсолютно все?

Можно. Только в этом нет необходимости. Внесение записи в любой из журналов занимает время, которого у секретаря, прямо скажем, не много.

Так, автору встречались, например, журнал передачи документов на подпись руководителю и журнал регистрации заявок на канцтовары с графой «Подпись заказчика». Это явные «перегибы на местах»: не нужно присваивать дополнительный номер документам, передаваемым руководителю на подпись, ведь часть из них уже и так учтена, как и не стоит тратить время на погоню за каждым коллегой, которому понадобились карандаш и ластик.

Отсюда следует золотое правило: поводом для заведения журнала регистрации является потребность в отслеживании документа (или предмета, как в случае с печатями). Если каким-либо журналом пользуется исключительно секретарь, и больше никого из работников информация, содержащаяся в записях, не касается, то следует задуматься о нужности этого журнала.

На бумаге или в компьютере?

Большинство организаций уже давно ведут журналы регистрации в электронном виде (хотя встречаются и исключения). Однако есть ряд журналов, которые приходится оформлять в тетрадях и книгах, и консерватизм руководителя и системы здесь ни при чем.

Речь идет о журналах регистрации, предусматривающих собственноручные подписи работников компании. Яркий пример – Журнал учета печатей и штампов. Он полностью ведется от руки.

Пример журнала учета печатей и штампов

Секретарь

Смирнова В.Д.

Смирнова

15.05.2014

Возвращено

27.09.2015 в связи с поломкой клише

Делопроизводитель Солнцева М.А.

Солнцева

Уничтожен (Акт от 30.10.2015№ 31)

В отделе кадров таким документом является Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, графы которой требуют подписи ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку, а также работника в ее получении.

Хранение журналов регистрации

Все регистрационно-учетные документы (книги, журналы) в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел организации, независимо от того, представлены они в бумажном, электронном виде или ведутся внутри системы электронного документооборота. Основным нормативным актом, определяющим сроки хранения документов, по-прежнему остается Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558).

В качестве образца приведем фрагмент номенклатуры дел службы ДОУ, содержащий сведения о журналах регистрации.

Пример номенклатуры дел службы ДОУ

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения дела и номер статьи по Перечню	Примечание
уже и так учиать иреквизитами, поиском докуменов. набором в шкафув и рекомендации по работе с ними.ложно. , позволяет фильтро02-18	Журнал регистрации входящих документов		5 лет, ст. 258	СЭД «Документ», представление «Входящие 2013»
	Журнал регистрации исходящих документов		5 лет, ст. 258	СЭД «Документ», представление «Исходящие 2013»
	Книга учета печатей и штампов		3 года, ст. 777	Переходящее дело
	Журнал регистрации почтовых отправлений		2 года, ст. 259	Электронный

В конце календарного года журнал регистрации следует «закрыть», независимо от того, является ли он переходящим или нет. С нового года будет либо заведен новый журнал, либо продолжен старый. В обоих случаях нумерация начнется с № 1. «Закрытие» журнала производится путем создания заверительной надписи, которая фиксирует количество сделанных в течение года записей. Например:

Итого: 4890 входящих документов в 2015 году.

Секретарь: Карлова Л.О. Карлова

в случае бумажного журнала или

Итого: 13454 входящих документов в 2015 году

в электронном.

Программы для ведения электронных журналов регистрации

Трудно спорить с тем, что быстрее и легче всего регистрировать основные типы и виды документов в системе электронного документооборота. Для организаций, которые пока не готовы к внедрению подобной системы, ниже приведен небольшой список экономичных решений для создания и ведения регистрационно-учетных документов.

• Microsoft Excel. Пожалуй, самое распространенное и простое решение, хотя и обладающее минимумом нужных секретарю функций.
• Microsoft Access. Более сложный вариант по сравнению с предыдущим, но и дающий больше возможностей. В частности – создать единую базу данных документов организации. Кроме того, программа позволяет связывать журналы регистрации между собой, что, в свою очередь, значительно облегчает поиск истории переписки, позволяет фильтровать документы по различным параметрам и т.п.
• Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Два главных конкурента в сетевом пространстве Рунета предлагают собственные решения, которые мало чем отличаются с точки зрения нужных нам в данный момент функций. Журналы регистрации создаются и работают по принципу журналов в Excel, однако имеют неоспоримое преимущество: возможность настройки удаленного доступа к ним с любого устройства лицам с разными полномочиями.

Мы рассмотрели вопросы, которые рано или поздно начинали волновать, пожалуй, каждого из секретарей: что нужно регистрировать, что нет и как это делается? Практически полная свобода в этом отношении (речь идет о канцелярии, а не об отделе кадров) приводит к тому, что наши коллеги бросаются в крайности – кто-то регистрирует все, что видит, и часто по второму-третьему разу, а кто-то обходится минимальным набором данных и постоянно испытывает трудности с поиском документов. Главный совет, который можно дать секретарю, начинающему работу с документами в организации, – создавать журналы регистрации по мере необходимости, только после того, как встанет проблема учета определенного вида документов. В противном случае может не хватить времени на создание и заполнение действительно важных регистрационно-учетных форм.

Евгения Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Каждая организация оперирует как входящими, так и исходящими документами. Первые поступают на предприятие от клиентов, контрагентов и прочих организаций и учреждений, вторые наоборот, направляются организациями в различные инстанции, организации, учреждения.

Для того чтобы ни один документ не потерялся, их следует регистрировать в специальном журнале. Как правило, отдельно регистрируют входящие, и отдельно исходящие документы. Лицо, ответственное за организацию документооборота на предприятии, выполняет важную функцию по регистрации документации в журнале.

В данной статье предлагаем скачать образец журнала регистрации для входящих документов (excel). Ссылка на скачивание находится внизу статьи.

Регистрационная запись вносится в журнал в момент поступления документа на предприятии. Этим может заниматься отдельный сотрудник, отвечающий за документооборот — делопроизводитель. Это может быть также секретарь или офис-менеджер.

В процессе внесения регистрационной записи в журнал документу присваивается входящий номер, который проставляется на самом документе, а также ставится дата поступления. Если документ зарегистрирован в журнале, то информация о нем не будет утеряна, бумага дойдет до адресата и не будет забыта.

Часто лицо, передающее организации документы, требует, что отметка о присвоении регистрационного входящего номера была проставлена на дубликате документа, данная отметка будет означать, что документ принят и будет рассмотрен.

Образец заполнения

Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. Если выбран последний вариант, то лучше сделать для журнала плотную обложку, на который указывают название предприятие и период ведение журнала.

Все листы журнала нумеруют и прошивают.

Каждый лист представляет собой таблицу, в которой могут присутствовать следующие строки:

• дата поступления документа в организацию;
• номер, присваиваемый этому документу (входящий номер);
• лицо, от которого поступил документ;
• дата и номер, указанные непосредственно на поступившем документе;
• его содержание;
• ФИО и должность исполнителя;
• задание и срок исполнения этого задания;
• расписка в получении документа и отметка о направлении в дело.

Регистрации в журнале подлежат абсолютно все поступающие на предприятие документы.

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизиту 28 поступившего документа.

Сведения в графу 2 переносятся из бланка (06, 09,10 реквизиты корреспондента).

В графу 3 переносится заголовок (17) поступившего документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).

В графу 4 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи графы 4 датируются.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

Дата и регистрационный номер	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка о хранении
1	2	3	4

Сведения в графу 2 переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации.

В графу 3 переносится заголовок (17) отправленного документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).

В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного документа и, если необходимо, делается отметка об ответе корреспондента. Записи графы 4 датируются.

Журнал регистрации внутренних документов (примерная форма)

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа.

В графу 2 переносится заголовок (17) документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).

В графе 3 указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа).

В графу 4 вносится срок (сроки) исполнения. (Информация из текста документа).

В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.

Заголовки граф иначе называются реквизитами регистрационной формы или поисковыми признаками. При журнальной форме регистрации активными поисковыми признаками являются только порядковый регистрационный номер и дата (сведения графы 1), что серьезно затрудняет справочно-информационную работу. Журналы целесообразно использовать, если в течение года в каждом из них делается не более двухсот записей.

Более удобной является карточная система регистрации, поскольку она позволяет преодолеть два принципиальных недостатка журнальной формы. Регистрационно-контрольная карточка позволяет более подробно фиксировать этапы перераспределения и хода исполнения документа и оптимизировать оперативный поиск документа или информации о нем.