Приказ Министра обороны Российской Федерации 1996 года № 355. Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования»: а) передаются только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение и только под расписку; б) пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; в) размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего командира (начальника); г) хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах); д) разрешается брать для занятий (работы) в поле, на полигонах, в подразделениях, парках и т. п. Они выдаются под расписку руководителям занятий (работ) и должны переноситься и храниться в чемоданах (портфелях).
Небрежное оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» может многое рассказать о профессиональном уровне делопроизводителя. Порядок его оформления доступно и с наглядными примерами разъясняет консультант по делопроизводству И.В.
Мурнина. Существует два основных способа оформления приложения. «Какое это имеет значение? Главное, чтобы было понятно, что там, в приложении, и сколько листов, чтобы можно было проверить все ли на месте», — скажет или подумает человек, далекий от делопроизводства. А вот и нет. Использование того или иного способа оформления приложения зависит совсем не от желания секретаря или исполнителя документа.
Этот порядок отражает определенную делопроизводственную или управленческую процедуру, и неправильное оформление приложения может привести не только к утрате прилагаемых документов, но и некачественному исполнению поручения руководителя, либо неисполнению вообще.
1. общие положения
Для документов, имеющих гриф «Для служебного пользования» (ДСП) указываются также гриф и номера экземпляров, поскольку при оформлении таких документов их экземпляры нумеруются. Если документ не называется в тексте письма вообще либо группа документов обозначена общими понятиями: «пакет документов», «материалы», то в приложении перечисляется название, количество листов и экземпляров по каждому документу отдельно.
При этом приложения ну:меруются и печатаются «висячей строкой», «не залезая», под определение реквизита «Приложение». Приложение: 1. копия приказа генерального директора об утверждении инструкции по делопроизводству ЗАО «Корпоратив консалтинг» на 1 л.
в 1 экз. 2. копия инструкции по делопроизводству ЗАО «Корпоратив консалтинг» . на 6 л. в 1 экз. Иногда количество приложений так велико, что текст письма составляет две строки, а перечисление приложений занимает два и более листа.
Правила обращения с документами, имеющую пометку дсп
В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой «Для служебного пользования», проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом. О фактах утраты служебных документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации лицо, ответственное за сохранность информации, докладывает соответствующему командиру (начальнику), который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения.
Результаты расследования докладываются в письменном виде командиру (начальнику), назначившему комиссию На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
Имеются приложения
К регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП»; — после регистрации передаются работникам подразделений под расписку; — пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; — размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Разрешение оформляется на последнем листе (на оборотной стороне) размножаемого документа.
Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно; — хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах). При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов.
Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
Порядок работы с документами с пометкой «для служебного пользования»
Внимание
Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем (разработчиком) и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
Использовать другие ограничительные пометки или грифы запрещается Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти. Утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233..
Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» печатаются (размножаются) в машинописном бюро. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярно.
Важно
На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, отпечатавшего документ, дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет.
Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах. Печатание (тиражирование) изданий с пометкой «Для служебного пользования» на полиграфических предприятиях Вооруженных Сил производится в соответствии с требованиями Положения об издательской деятельности по выпуску служебных изданий (документов) в Вооруженных Силах Российской Федерации.
Имеющиеся на служебных документах, делах или изданиях пометки «Для служебного пользования» зачеркиваются одной чертой чернилами или пастой с указанием даты и номера приказа (решения) о снятии пометки, воинского звания, должности и фамилии лица, снявшего пометку. Например: «Пометка «Для служебного пользования» снята приказом командира войсковой части года № полковника Максимова А.
П.». Дела с несекретными служебными документами, в которых по мере накопления материалов сосредотачиваются обобщенные сведения, касающиеся деятельности воинских частей, предприятий оборонной промышленности, материально-технического обеспечения и других аналогичных сведений, хранятся и выдаются для работы применительно к служебным документам с пометкой «Для служебного пользования».
Как оформить приложение к документу с отметкой дсп
Распорядительные документы: приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения и др., могут содержать таблицы, схемы, графики, образцы заполнения различных форм документов. Чтобы не перегружать текст основного документа дополнительной информацией такое «сопровождение» выносится в отдельное приложение. Текст основного документа, как правило, содержит ссылки на имеющееся приложение. Например, «Для оформления приказов руководителя по основной деятельности используется бланк приказа (Приложение № 5)» или «Бланк организации оформляется в соответствии с приложением №1». Приложения могут иметь и буквенное обозначение, например «Приложение Б». Стоит обратить внимание на то, что при утверждении организационных документов путем издания распорядительного документа, утверждаемый документ является приложением к утверждающему.
ПIf»▀с╡їn╠▄2т╠Ш▓Н]г,=╦bчъjчJыO║∙ JтWs▀·(DQКbH╤йoicй└еZ╥bЕD*Хш╠m╘A·VНПЖu╡┌ихRьО[ЦЙЫл▄░0цё╡:l╦bйgцБtСb╤Uьy.jtAЮ*шИ7ZЙ&│Ьа░Nh▄эx C/\z ╬л!▐n╕╬╩А╟▐М]║ь ╨Я╛Ъ∙ЗШГw▓╨}╓;в&яЄщf#8╣с┘Ю} ПъIE╥▀CХЯ»G:╣╪n├╗шl*╢ёia.─ў┬h╔задj▀nДJK╗╒╡╬V,╔{г]к╠▒╗J╓СКшOИ7яычСА┤╙8СецєбЗ!ъt═ZoдЬ╒PпОCFф╔oЭа┬]+Ьbр_%щ╕!2T0тГ!╙!╛!ИQГ6уПЗ\┌╥=ьУXё и]м╝h╦!Б╞ГС ╡еX2г╕L/▄у-c╒_;d╜Жи╤╚`$rУА╒ЛSH┐a:лi╤│▌КG ┘ЁД ┴6▓Ж<п$Ў▐ ┌hЄ╬▓^.В┐hYя Ц┌Г╬Й7lЭ╠<ХЁУd^uu┬’E│IRаIЁT╓╧ъН~╝V╟%]ыаcnИНэХ/└Дrn=AКLhд╓`Чд┼┼*I▄╜╡’ЙХУ└ШхHш1e╙IWжcXY║6KУQ┴8г└╔╢¤н9┘DC5EЁ^YM ╨╨╨╨▌шWак+Iу╝»r#2q2Ю √╟~НcЎpщВсO▒y╨ПФAШ╢;МЗкd F╝TE═МrС═тИj┤ЧКo╓фk╗╘ъoypОHаЎ╝зчЦх╫Й1Hl┤{;*]▓q┘аЇМq эp▄w┬KЎI#|уR:@llЖ╦аu·YЛ┴A╜Xв!:*ЭrU┼k█Jк╜╤╨П·,S,)4√╥цл!БF A!x!У(ч єKQx4╪тtw╚▀f =:| тжbQ╦Жxо7 3▒7╢Щ1z╗╘х╒* 4″№q╦гbi└9╩A▄╞··ЄAтаХ╠ %чфЬe)ДКЖ╩Dkc╨M-KйаьPШ─╢,е]Д|СeI▐|_У▌Й0QВFНЄ■= А<Чз)U╝┘ ╡ХOПЬ┬OЛ`╕с’∙├m┤Мd╢Ъx╢БhмсJsd─C·)OcЭr╒M╫|ьжgA─FERТeAЮ_ы9yБQfТФq∙PбУз╣Q ЧI6х2&брИ &∙a.cfСчT;ry3y^1▌э╥э.
"Гриф" Для служебного пользования (ДСП). Юридическое положение.
http://yushchuk.livejournal.com/335145.html
Вокруг документов "ДСП" ходит множество домыслов.
С одной стороны, в государственных учреждениях он используется довольно широко (и это логично, исходя из того, зачем он нужен). С другой стороны, его использование там регламентировано ведомственными инструкциями, а на законодательном уровне этот вопрос не урегулирован - что порождает множество конфликтов и проблем.
Один из ведущих российских специалистов по вопросам документального оформления разного рода тайн, присутствующий на Форуме Сообщества Практиков Конкурентной разведки (СПКР) под ником toparenko, рассказал о правовом положении отметки "ДСП". я подчеркиваю - вопрос о юридической составляющей, а не о том, что "ДСП все равно нужен" - понятно, что нужен, раз все еще жив, несмотря на все законодательные перипетии.
Итак, о "ДСП" - материал toparenko с стилистическими правками (т.к. текст мною из постов форума вырван).
ДСП всегда относился с несекретной информации. Но это была информация не подлежащая открытому опубликованию.
До 2006 года обращение с информацией ограниченного распространения гос. органов не составляющих гос. тайну регулировалось:
Ст. 139 ГК РФ
Статья 139. Служебная и коммерческая тайна
1. Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами.
2. Информация, составляющая служебную или коммерческую тайну, защищается способами, предусмотренными настоящим Кодексом и другими законами.
Лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско-правовому договору.
Грифы ограничения доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию
Порядок проставления грифов ограничения доступа на документах, содержащих конфиденциальную информацию, менее определен. Законодательством установлены грифы (отметки) ограничения доступа к документам, содержащим коммерческую тайну и служебную тайну . Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, гриф ограничения доступа определяется собственником или пользователем информации.Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 24.07.2007) устанавливает, что коммерческая тайна – это конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.
Закон устанавливает меры по охране конфиденциальности информации, относимой к коммерческой тайне, принимаемые ее обладателем. Они включают в себя: 1) определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну; 2) ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка; 3) учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана; 4) регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров; 5) нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна»с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства). Таким образом, закон четко определяет вид грифа – «Коммерческая тайна» и состав дополнительных сведений, также наносимых на документ.
45. Особенности учета, регистрации, использования, оформления, размножения, формирования в дела, передачи в архив или уничтожения дел, имеющих гриф «Для служебного пользования». Порядок снятия грифа.
Прием и учет документов и изданий «Для служебного пользования» осуществляется теми же структурными подразделениями организации, которым по Учет документов и изданий «Для служебного пользования» ведется на карточках или в журналах Допускается регистрировать документы с грифом «ДСП» с помощью устройств электронно-вычислительной техники. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям «Для служебного пользования» проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления. Тираж издания «Для служебного пользования», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в «Журнале учета и распределения изданий». В нерабочее время документы и изданий «Для служебного пользования» принимаются дежурными по организации, которые, не вскрывая эту корреспонденцию, передают ее работникам службы документационного обеспечения.
Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания «Для служебного пользования». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) - по экземплярам. Документы с грифом «ДСП» учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов, разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. При этом в карточке (журнале) к регистрационному номеру документа проставляется отметка «ДСП».Требование однократности регистрации распространяется и на документы и издания «Для служебного пользования».Учет документов и изданий «Для служебного пользования» ведется на карточках или в журналах Допускается регистрировать документы с грифом «ДСП» с помощью устройств электронно-вычислительной техники. Движение документов и изданий «Для служебного пользования» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям «Для служебного пользования» проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления.
К работе с делами «Для служебного пользования» допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица, а к документам - согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).Категории работников, допускаемых к работе с изданиями «Для служебного пользования» (отчеты по научно-исследовательским, конструкторским или проектно-изыскательским работам и т.д.) определяются руководителями организаций (структурных подразделений). Запрещается пользоваться сведениями из документов и изданий «Для служебного пользования» для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д.
Особенности работы с документами, имеющими пометку «Для служебного пользования»
Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями «Для служебного пользования» с разрешения руководителей организаций (структурных подразделений), в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.
Документы с грифом «ДСП»:печатаются специалистом службы документационного обеспечения организации (управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п.), ответственным за подготовку документов с грифом «ДСП», допускается использование персональной компьютерной техники, при этом работа выполняется только с использованием сменных магнитных носителей (дискет). Указанные дискеты хранятся у специалиста, ответственного за работу с документами с грифом «ДСП»; печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Указываются также наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы (вместе с черновиками) передаются для регистрации специалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющему их учет; передаются специалистам структурных подразделений организации под расписку. Передача документов с грифом «ДСП» и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения организации; пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой, спец.связью или заказными или ценными почтовыми отправлениями; не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте;
Размножение документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» осуществляется только с письменного разрешения руководства организации и под контролем службы документационного обеспечения организации. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярам. Документы и издания «Для служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с их согласия. Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны быть помещены в конверты либо упакованы. Запрещается использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих документов. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП». Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий «Для служебного пользования» производится на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы или изданий.
Дела «Для служебного пользования» постоянного хранения передаются в государственный архив в установленном порядке с обязательной полистной проверкой включенных в них документов.
Отобранные к уничтожению дела «Для служебного пользования», не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе «Заголовки дел» после номеров этих дел проставляется отметка «ДСП». В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт.
Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом «Для служебного пользования» периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, в процессе хранения дел в ведомственном архиве, а также при подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив. Решение вопроса о снятии грифа «Для служебного пользования» возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители службы документационного обеспечения организации, режимно-секретного органа (спец.части) и руководители структурных подразделений организации.Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. В акте перечисляются дела, с которых гриф «Для служебного пользования» снимается. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного срока хранения - в государственный архив. На обложках дел гриф «Для служебного пользования» погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия. При снятии грифа «ДСП» на документах, изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
Один из основных видов конфиденциальной информации охватывает широкий круг сведений, которые собираются, обрабатываются, хранятся в процессе деятельности органов власти, других государственных учреждений и организаций. Еще с советских времен такая информация имела своё обозначение - «для служебного пользования» (ДСП), которое использовался практически бесконтрольно.
Эту традицию, к сожалению, унаследовала и Россия после провозглашения независимости.
Можно ли размещать в облаке документы с грифом для служебного пользования (ДСП)
Парадоксальность нынешней ситуации состоит в том, что существуют огромные массивы информации, режим которой определяется названным грифом, но на законодательном уровне даже не существует общего определения подобной информации, которую часто называют конфиденциальной информацией, являющейся собственностью государства. Не говоря уже о четких правилах отнесения информации к категории «ДСП» или перечень должностных лиц, имеющих право устанавливать соответствующий гриф.
В российской классификации режим информации, составляющей служебную тайну, определяется на основе Гражданского кодекса и привязывается непосредственно к коммерческому значению этой информации. Кроме того, этот нормативно-правовой акт не делает никакой разницы между служебной тайной и коммерческой.
Первым спорным вопросом является целесообразность регулирования вопроса о служебной тайне гражданским законодательством. Ведь, возвращаясь к нашим рассуждениям о методе правового регулирования оборота информации, мы можем четко сказать, что, в отличие от коммерческой тайны, в основе регулирования обращения которой диспозитивный метод правового регулирования, оборот информации, составляющей служебную тайну, регулируется императивно на основе различного рода нормативно-правовых актов, служебных инструкций и т.п.
Таким образом, прямо указываются два признака информации, составляющей служебную тайну - государственная форма собственности и необходимость защиты согласно требованиям законодательства. В то же время информация, составляющая коммерческую тайну, находится, как правило, в частной собственности и защищается согласно воле ее обладателя
И, наконец, коммерческая тайна связана с осуществлением владельцем этой информации коммерческой деятельности, а служебная тайна, соответственно - с выполнением служебных обязанностей. Не стоит говорить, что это разные виды деятельности.
Таким образом, для четкого определения служебной тайны (информации для служебного пользования) нам нужно определить, какая деятельность считается службой.
На основе анализа нормативных актов мы можем определить ряд признаков информации,составляющей служебную тайну.
Во-первых, эта информация является собственностью государства.
Во-вторых, использование, получение, распространение и хранение информации, составляющей служебную тайну осуществляется должностными лицами - государственными служащими.
В-третьих, режим информации, составляющей служебную тайну, которым определяются: порядок определения информации как служебной тайны и ее рассекречивании, порядок защиты, хранения, передачи и доступа к такой информации, устанавливается специальными нормативно-правовыми актами.
Учитывая указанные характеристики служебной тайны, вполне логичным и справедливым выглядит последующее определение понятие служебной тайны: конфиденциальная информация, которая защищается законом, которая стала известна в государственном органе только на абсолютно законных основаниях и через исполнение его представителями служебных обязанностей.
Читайте еще
 |
 |
Особенности работы с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, в том числе порядок их регистрации, определяются настоящей Инструкцией и другими нормативными и распорядительными актами Банка России, регламентирующими работу с данной категорией документов.
На документах и на их проектах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
В документах, направляемых иностранным корреспондентам, допускается использовать пометку «Конфиденциально».
Запрещается использовать другие ограничительные пометки или грифы для обозначения сведений ограниченного распространения («Банковская тайна», «Коммерческая тайна» и т.п.).
Пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма (при направлении документа с сопроводительным письмом).
На последнем листе экземпляра документа, формируемого в дело по месту регистрации (как правило, на оборотной стороне листа), должно быть указано: количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, номер его телефона и при необходимости список рассылки.
На изданиях пометка «Для служебного пользования» и учетный номер проставляются на обложке и титульном листе издания,
На магнитных носителях информации пометка «Для служебного пользования» и учетный номер проставляются в любом удобном месте на элементе конструкции носителя информации.
Ограничительная пометка «Для служебного пользования» может не проставляться на бухгалтерских документах строгой отчетности, расчетно-денежных документах, на учитываемых формах подразделений по работе с персоналом Банка России, его территориальных и подведомственных учреждений.
Необходимость постановки на инвентарный учет подготовленного или поступившего документа, не подлежащего в соответствии с настоящей Инструкцией обязательной регистрации, определяется исполнителем. Инвентарные документы в дела не приобщаются.
На инвентарный учет ставятся документы с пометкой «Для служебного пользования», не подлежащие регистрации в делопроизводстве учреждения, типографские издания организационно-распорядительных, нормативных и методических материалов (документов), справочные материалы длительного пользования, используемые подразделениями Банка России при выполнении ими функциональных задач (инвентарные документы), а также магнитные носители информации.
В регистрационный номер всех видов документов (для инвентарных документов и магнитных носителей информации в учетный номер) включается аббревиатура «ДСП».
Сопроводительные письма, составляемые к ранее зарегистрированным документам с пометкой «Для служебного пользования», также имеют пометку «ДСП» и регистрируются в соответствии с требованиями к регистрации служебной переписки с включением в регистрационный номер аббревиатуры «ДСП» (п.4.4.4 настоящей Инструкции). В сопроводительном письме делается отметка о наличии приложения с указанием его регистрационного номера, номера экземпляра и количества листов в прилагаемом документе.
Документы (носители информации) с пометкой «Для служебного пользования» пересылаются сторонним организациям фельдсвязью, спецсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также доставляются работниками Российского объединения инкассации, курьерами Банка России и подведомственных ему учреждений. Документы с пометкой «Для служебного пользования» могут вручаться лично адресату под роспись за полученный документ.
Копирование документов осуществляется, если нет запрещения (ограничения) на снятие копий в тексте документа или в сопроводительном письме.
Документы с пометкой «Для служебного пользования» копируются только с письменного разрешения (подпись списка рассылки или резолюция на документе) руководителя учреждения системы Банка России или лиц, которым делегировано это право, в части сведений, относящихся к их компетенции.
Тиражирование документов для рассылки (кроме снятия единичных копий, осуществляемого в соответствии с резолюциями руководства по результатам рассмотрения документов) производится по согласованию с подразделением по защите государственной тайны.
Учет тиражированных документов осуществляется поэкземплярно, в учетных формах делается отметка о количестве тиражированных экземпляров.
При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется список рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Список рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, осуществившего подготовку документа. Список рассылки делается на обороте последнего листа подписного экземпляра или на отдельном листе и прикладывается к подписному экземпляру.
Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел общего делопроизводства. На обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования». При определении документа в дело делается соответствующая отметка в учетных формах.
При большом объеме документов, содержащих сведения ограниченного распространения, их целесообразно группировать в дела отдельно от документов, не имеющих ограничительных пометок.
Документы с пометкой «Для служебного пользования» хранятся в надежно запираемых и опечатываемых во вне рабочее время шкафах (ящиках, хранилищах). Могут не опечатываться металлические хранилища, имеющие кодовые (цифровые) запоры, а также места хранения, которые находятся в помещениях, оборудованных охранной сигнализацией.
Уничтожение дел и документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. Дела и документы уничтожаются с учетом сроков хранения, определенных нормативными актами Банка России. Акт составляется и подписывается не менее чем тремя служащими Банка России, назначенными руководителем подразделения. Об уничтожении делается отметка в учетных формах со ссылкой на соответствующий акт.
Черновики, варианты и неподписанные по каким-либо причинам проекты документов уничтожаются лично исполнителем, который несет за их уничтожение персональную ответственность.
Документы с пометкой «Для служебного пользования», черновики и проекты таких документов уничтожаются на стандартных бумагорезательных машинах без предъявления к ним особых требований. Дела с документами ограниченного распространения уничтожаются путем сжигания или на машинах по переработке отходов в присутствии лиц, ответственных за делопроизводство.
Передача документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» между структурными подразделениями осуществляется с письменного разрешения руководителя структурного подразделения, в котором создан документ (в которое документ поступил), или лиц, которым они делегировали это право, в части сведений, относящихся к их компетенции, с соответствующей отметкой в формах учета.
При увольнении служащих, имеющих в пользовании документы ограниченного распространения, осуществляется проверка наличия этих документов с использованием установленных форм учета, в которых делается отметка о передаче документов другому должностному лицу. Передача документов производится в установленном порядке.
Проверка наличия документов, дел и инвентарных документов с пометкой «Для служебного пользования» проводится ежегодно комиссией, назначаемой распоряжением руководителя учреждения системы Банка России. В состав комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.
Комиссия проверяет наличие документов и дел с пометкой «Для служебного пользования», а также внесение в учетные формы (в том числе в САДД ТУ) информации о списании документов в дела. Если в учетных формах нет отметки о списании документов в дело, то комиссия проверяет их фактическое наличие у исполнителей.
Результаты проверки оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения Банка России.
В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, обеспечения контроля исполнения документов, а также интеграции традиционного делопроизводства с электронным документооборотом в системе Федеральной налоговой службы, приказываю:
Руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации довести до нижестоящих территориальных органов ФНС России и обеспечить его выполнение.
3. Внести в Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в налоговых органах, утвержденное приказом ФНС России от 31.12.2009 N ММ-7-6/728@, (далее - Положение) следующие изменения и дополнения:
в пункте 2.3 Положения исключить текст "регистрации,";
пункт 2.15 Положения изложить в следующей редакции:
"2.15. При увольнении или переводе на другую должность работник структурного подразделения налогового органа, за которым в "Журнале учета входящих документов "Для служебного пользования" числятся документы, возвращает их секретарю (делопроизводителю) структурного подразделения.
При увольнении или переводе на другую должность секретарь (делопроизводитель) структурного подразделения передает работнику, определенному руководителем структурного подразделения, "Журнал учета входящих документов "Для служебного пользования" и дела с документами "Для служебного пользования" по Акту приема-передачи.";
в абзаце 3 пункта 2.16 Положения и в наименовании Акта в приложении N 3 к Положению исключить текст "и состояния делопроизводства";
наименование раздела III в приложении N 3 к Положению изложить в следующей редакции: "III. Выводы и предложения комиссии".
4. Признать утратившими силу:
приказ ФНС России от 17.11.2006 N САЭ-3-18/794@ "Об утверждении Порядка обмена документами, ";
приказ ФНС России от 27.06.2008 N ММ-3-4/293@ "О внесении изменений в приказ ФНС России от 17.11.2006 N САЭ-3-18/794@ "Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию".
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы К.В. Янкова
Порядок
обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию
(утв. Федеральной налоговой службы от 21 июля 2011 г. N ММВ-7-10/459@)
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию, (далее - Порядок) регламентирует требования, обеспечивающие в налоговых органах прием входящих и отправку исходящих документов, содержащих конфиденциальную информацию (далее - ДСП-документы), а также прохождение ДСП-документов внутри налоговых органов.
Порядок регламентирует работу с ДСП-документами как в центральном аппарате ФНС России, так и в территориальных органах ФНС России (управления ФНС России по субъектам Российской Федерации, межрегиональные инспекции ФНС России, инспекции ФНС России по районам, районам в городах, городам без районного деления, инспекции ФНС России межрайонного уровня).
1.2. Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется на основании законодательства Российской Федерации и нормативных документов ФНС России.
Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к конфиденциальной информации возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.
1.3. В налоговых органах организация обмена ДСП-документами осуществляется аналогично обмену документами без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем Порядке.
Налоговые органы, исходя из специфики своей деятельности, при работе с ДСП-документами могут принимать иные обязательные методические нормы, не нашедшие отражения в настоящем Порядке, но не противоречащие его положениям.
1.4. Требования Порядка определяют правила работы со всеми ДСП-документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами. Положения Порядка не распространяются на организацию обмена технологическими данными.
2. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями
2.1. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями может осуществляться:
В бумажном виде и на небумажных носителях в качестве приложения к сопроводительному письму на бумажном носителе (далее обмен ДСП-документами в бумажном виде);
В электронном виде.
2.2. Обмен ДСП-документами в бумажном виде в пределах Российской Федерации осуществляется фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.
Отправка ДСП-документов в пределах близлежащих населенных пунктов может осуществляться курьером. При этом документы должны быть упакованы таким образом, чтобы исключить возможность нарушения целостности упаковки и ознакомления с ними в процессе доставки. Пересылка небумажных носителей, содержащих ДСП-документы, осуществляется в контейнерах, обеспечивающих сохранность носителей и исключающих несанкционированный доступ к носителю.
2.3. Обмен ДСП-документами в электронном виде осуществляется по электронной почте (далее - ЭП), созданной и функционирующей в рамках действующей системы телекоммуникаций ФНС России, с использованием средств криптографической защиты информации (далее - СКЗИ).
ДСП-документы, отправляемые и принимаемые по ЭП с использованием СКЗИ, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - УКЭП) лица, подписавшего соответствующий бумажный ДСП-документ.
Официальные электронные почтовые ящики (далее - ЭПЯ) устанавливаются в структурных подразделениях, в функции которых входит документационное обеспечение управления (далее - подразделение ДОУ). В подразделении ДОУ назначаются работники, ответственные за прием и отправку ДСП-документов в электронном виде (далее -операторы ЭПЯ).
3. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов
3.1. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в бумажном виде.
3.1.1. Прием и обработка ДСП-документов осуществляется в подразделениях ДОУ аналогично приему и обработке документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
3.1.2. Для каждого поступившего документа работник подразделения ДОУ, ответственный за регистрацию ДСП-документов, выполняет следующие действия:
В СЭД в БД "Канцелярия Экспедиция" создает регистрационную карточку (далее - РК), в которой заполняются поля: "От кого", "Исходящий N " и "Дата исходящего", а также поле "Кому", в которое вносится наименование структурного подразделения или должностного лица, которому будет направлен документ. Для ДСП-документов, поступивших из других налоговых органов, в СЭД в БД "Канцелярия экспедиция" в представление "Поступившие/ДСП-документы" от отправителя автоматически пересылается РК с заполненными полями "От кого", "Исходящий N " и "Дата исходящего";
Регистрирует РК. При регистрации РК в соответствующие поля автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации полученной корреспонденции, РК входящего документа автоматически пересылается адресату в соответствии с информацией в поле "Кому";
В правой нижней части лицевой стороны первого листа полученного документа (либо на конверте корреспонденции, которая не вскрывается в подразделении ДОУ) проставляется штамп, на котором указывается дата регистрации документа и его входящий номер. При этом к входящему номеру документа добавляется пометка "ДСП";
Передает ДСП-документ секретарю (делопроизводителю) приемной руководителя (заместителя руководителя) налогового органа или структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в реестрах (), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело в подразделении ДОУ.
3.2. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в электронном виде.
3.2.1. Из поступившего на ЭПЯ сообщения оператор извлекает архивный файл на жесткий диск, разархивирует его с помощью программы Winrar и проверяет:
Наличие файла документа, файла УКЭП к документу, файлов приложений (при их наличии) и файла списка рассылки;
Соответствие оформления файлов установленным требованиям;
Правильность адресата;
Подлинность УКЭП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.
При наличии ошибок дальнейшая обработка ДСП-документа не осуществляется, а отправителю сообщения направляется мотивированный отказ в приеме ДСП-документа.
3.2.2. Оператор ЭПЯ:
Распечатывает файл документа и файлы приложений (при необходимости);
Вписывает в распечатанный документ исходящий регистрационный номер, дату регистрации и номер экземпляра (выбирается из списка рассылки). В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при распечатывании приложения ему присваивается номер экземпляра, равный: <первоначальный номер экземпляра>/<номер экземпляра из списка рассылки>;
На бумажной копии документа ставит штамп "Дубликат. УКЭП подтверждена" и подпись.
Если в адрес налогового органа направлено несколько экземпляров, распечатывается и обрабатывается необходимое количество экземпляров ДСП-документа согласно списку рассылки.
Приложения большого объема не распечатываются. При этом на документе ставится отметка: "Приложения в эл. виде можно получить в комн. N…".
3.2.3. Дальнейшая обработка и регистрация распечатанного ДСП-документа осуществляется в соответствии с .
Срок хранения поступивших почтовых сообщений составляет не менее 10 рабочих дней, включая дату поступления.
При необходимости работник структурного подразделения, которому поступает документ на исполнение, может получить ДСП-документ и приложения к нему в электронном виде на съемном магнитном носителе, учтенном в общеустановленном порядке в соответствии с требованиями информационной безопасности.
4. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам руководителем (заместителем руководителя) налогового органа, рассылка их в структурные подразделения
4.1. Обработку ДСП-документов осуществляют секретари (делопроизводители) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа.
Секретарь (делопроизводитель) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа фиксирует ДСП-документы в "Журнале учета входящих документов "Для служебного пользования" (), который ведется в каждой приемной руководителя (заместителя руководителя).
4.2. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам осуществляется аналогично подготовке и оформлению резолюций по документам без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетам особенностей, изложенных в настоящем разделе.
4.3. Секретарь (делопроизводитель) приемной для каждого документа выполняет следующие действия:
При необходимости размножает по резолюции копии ДСП-документов. После размножения первоначальному ДСП-документу и его копиям к номерам экземпляров через дробь присваиваются дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.); В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при размножении копий приложений им присваиваются номера экземпляров, равные: <первоначальный номер экземпляра>/<номер экземпляра из списка рассылки>/<дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.)>;
В СЭД заносит в РК входящих ДСП-документов резолюции руководителя (заместителя руководителя) налогового органа и рассылает РК исполнителям.
Передает ДСП-документы секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в учета входящих документов "Для служебного пользования".
4.4. Если в налоговом органе функции делопроизводителя приемной руководителя (заместителя руководителя) выполняет работник подразделения ДОУ, допускается:
Передачу ДСП-документов из подразделения ДОУ делопроизводителю приемной для доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществлять без росписи в реестре ();
Передачу ДСП-документов секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений после доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществлять под роспись в реестре ().
Проставляет на оборотной стороне последнего листа подлинника ДСП-документа (экземпляр N 1) штамп "Электронный документ соответствует подлиннику" .
Исполнитель ДСП-документа расписывается в штампе.
7.2.4. Все файлы, перечисленные в , архивируются с помощью программы Winrar.
7.2.5. Оператор ЭПЯ создает почтовое сообщение и отправляет его по ЭП, оснащенной СКЗИ.
При создании почтового сообщения необходимо учитывать следующее:
Адреса, в которые направляется сообщение, заполняются в соответствии со списком рассылки;
В поле "Тема" заносится дата регистрации ДСП-документа и его исходящий регистрационный номер (например, "от 24.06.2005 N 18-0-09/000123дсп@");
К почтовому сообщению прикрепляется архивный файл.
7.2.6. Оператор ЭПЯ отправляет РК исходящего документа по СЭД, при этом в РК в поле "Краткое содержание" после заголовка к документу добавляет фразу "Отправлено по ЭП с СКЗИ".
7.2.7. Подлинник представленного для отправки ДСП-документа (экземпляр N 1) на бумажном носителе формируется в дело подразделения ДОУ или структурного подразделения согласно утвержденной на текущий год сводной номенклатуре дел налогового органа.
8. Подготовка, регистрация и рассылка приказов и распоряжений, содержащих конфиденциальную информацию (ДСП-приказов)
8.1. Оформление, согласование, подписание и регистрация ДСП-приказов осуществляется аналогично оформлению, согласованию, подписанию и регистрации приказов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом следующих особенностей:
На ДСП-приказах (в необходимых случаях - и на проектах) в правом верхнем углу первой страницы проставляется (печатается) пометка ограничения доступа "Для служебного пользования";
Каждому ДСП-приказу присваивается номер экземпляра, который вписывается ниже пометки "Для служебного пользования";
В конце регистрационного номера ДСП-приказа добавляется пометка "ДСП" (для ДСП-приказа, рассылаемого в бумажном виде) или "ДСП@" (для ДСП-приказа, рассылаемого в электронном виде);
Пометка "Для служебного пользования" проставляется на обложке дела, в которое помещается ДСП-приказ.
8.2. На каждый ДСП-приказ в СЭД в базе данных ОРД должна быть создана РК, в которой:
Должны быть заполнены все необходимые поля;
Переключатель "ДСП документ" должен быть включен;
В поле "Документ" электронный образ документа не вкладывается.
Регистрация ДСП-приказов осуществляется с использованием СЭД.
Передача ДСП-приказов внутренним пользователям (секретарям (делопроизводителям) приемных и структурных подразделений налогового органа) производится в бумажном виде под роспись получателя документов в реестрах (), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело в подразделениях ДОУ.
8.3. Отправка ДСП-приказов в электронном и бумажном виде внешним пользователям осуществляется аналогично отправке исходящих ДСП-документов в бумажном и электронном виде ( , настоящего Порядка).
8.4. Работа с ДСП-приказами в структурных подразделениях осуществляется аналогично работе с входящими ДСП-документами в структурных подразделениях налогового органа ( настоящего Порядка).
_____________________________
* Допускается вместо штампа делать запись вручную.
** Допускается вместо штампа делать запись вручную.
Приложение N 1
к обмена документами,
содержащими конфиденциальную информацию
Реестр приёма/передачи документов ДСП
| Порядковый номер | Регистрационные номер и дата документа | N экз. | Кол-во листов документа | Ф.И.О. и должность лица, принявшего документ | Роспись в получении документа | Роспись в возврате документа |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Приложение N 2
к обмена документами,
содержащими конфиденциальную информацию
Журнал учета входящих документов "Для служебного пользования"
Приложение N 3
к обмена документами,
содержащими конфиденциальную информацию
Список рассылки Приказа (распоряжения, письма)
| (краткое содержание приказа (распоряжения, письма), дата и номер регистрации) |
| N п/п | Индекс | Наименование адресата | Номер экземпляра |
|---|---|---|---|
| Управления ФНС России по субъектам Российской Федерации по: | |||
| 1. | 1. | Республике Адыгея | 2 |
| 2. | 2. | Республике Башкортостан | 3 |
| 3. | 3. | Республике Бурятия | 4 |
| 4. | 4. | Республике Алтай | 5 |
| 5. | 5. | Республике Дагестан | … |
| 6. | 6. | Республика Ингушетия | и т.д. |
| 7. | 7. | Кабардино-Балкарской Республике | |
| 8. | 8. | Республике Калмыкия | |
| 9. | 9. | Карачаево-Черкесской Республике | |
| 10. | 10. | Республике Карелия | |
| 11. | 11. | Республике Коми | |
| 12. | 12. | Республике Марий Эл | |
| 13. | 13. | Республике Мордовия | |
| 14. | 14. | Республике Саха (Якутия) | |
| 15. | 15. | Республике Северная Осетия-Алания | |
| 16. | 16. | Республике Татарстан | |
| 17. | 17. | Республике Тыва | |
| 18. | 18. | Удмуртской Республике | |
| 19. | 19. | Республике Хакасия | |
| 20. | 20. | Чеченской Республике | |
| 21. | 21. | Чувашской Республике | |
| 22. | 22. | Алтайскому краю | |
| 23. | 23. | Краснодарскому краю | |
| 24. | 24. | Красноярскому краю | |
| 25. | 25. | Приморскому краю | |
| 26. | 26. | Ставропольскому краю | |
| 27. | 27. | Хабаровскому краю | |
| 28. | 28. | Амурской области | |
| 29. | 29. | Архангельской области и Ненецкому автономному округу | |
| 30. | 30. | Астраханской области | |
| 31. | 31. | Белгородской области | |
| 32. | 32. | Брянской области | |
| 33. | 33. | Владимирской области | |
| 34. | 34. | Волгоградской области | |
| 35. | 35. | Вологодской области | |
| 36. | 36. | Воронежской области | |
| 37. | 37. | Ивановская область | |
| 38. | 38. | Иркутской области | |
| 39. | 39. | Калининградской области | |
| 40. | 40. | Калужской области | |
| 41. | 41. | Камчатскому краю | |
| 42. | 42. | Кемеровской области | |
| 43. | 43. | Кировской области | |
| 44. | 44. | Костромской области | |
| 45. | 45. | Курганской области | |
| 46. | 46. | Курской области | |
| 47. | 47. | Ленинградской области | |
| 48. | 48. | Липецкой области | |
| 49. | 49. | Магаданской области | |
| 50. | 50. | Московской области | |
| 51. | 51. | Мурманской области | |
| 52. | 52. | Нижегородской области | |
| 53. | 53. | Новгородской области | |
| 54. | 54. | Новосибирской области | |
| 55. | 55. | Омской области | |
| 56. | 56. | Оренбургской области | |
| 57. | 57. | Орловской области | |
| 58. | 58. | Пензенской области | |
| 59. | 59. | Пермскому краю | |
| 60. | 60. | Псковской области | |
| 61. | 61. | Ростовской области | |
| 62. | 62. | Рязанской области | |
| 63. | 63. | Самарской области | |
| 64. | 64. | Саратовской области | |
| 65. | 65. | Сахалинской области | |
| 66. | 66. | Свердловской области | |
| 67. | 67. | Смоленской области | |
| 68. | 68. | Тамбовской области | |
| 69. | 69. | Тверской области | |
| 70. | 70. | Томской области | |
| 71. | 71. | Тульской области | |
| 72. | 72. | Тюменской области | |
| 73. | 73. | Ульяновской области | |
| 74. | 74. | Челябинской области | |
| 75. | 75. | Забайкальскому краю | |
| 76. | 76. | Ярославской области | |
| 77. | 77. | г. Москве | |
| 78. | 78. | Санкт-Петербургу | |
| 79. | 79. | Еврейской автономной области | |
| 80. | 86. | Ханты-Мансийскому автономному округу - Югре | |
| 81. | 87. | Чукотскому автономному округу | |
| 82. | 89. | Ямало-Ненецкому автономному округу | |
| Межрегиональные инспекции ФНС России по: | |||
| 83. | Центральному федеральному округу | ||
| 84. | Северо-Западному федеральному округу | ||
| 85. | Дальневосточному федеральному округу | ||
| 86. | Уральскому федеральному округу | ||
| 87. | Приволжскому федеральному округу | ||
| 88. | Сибирскому федеральному округу | ||
| 89. | Южному федеральному округу | ||
| 90. | Северо-Кавказскому федеральному округу | ||
| 91. | централизованной обработке данных | ||
| 92. | крупнейшим налогоплательщикам N 1 | ||
| 93. | крупнейшим налогоплательщикам N 2 | ||
| 94. | крупнейшим налогоплательщикам N 3 | ||
| 95. | крупнейшим налогоплательщикам N 4 | ||
| 96. | крупнейшим налогоплательщикам N 5 | ||
| 97. | крупнейшим налогоплательщикам N 6 | ||
| 98. | крупнейшим налогоплательщикам N 7 | ||
| 99. | крупнейшим налогоплательщикам N 8 | ||
| 100. | крупнейшим налогоплательщикам N 9 | ||
| Центральный аппарат ФНС России: | |||
| 101. | Заместителю руководителя | 1/1 | |
| 102. | Заместителю руководителя | 1/2 | |
| 103. | Заместителю руководителя | 1/3 | |
| 104. | Заместителю руководителя | 1/4 | |
| 105. | Заместителю руководителя | 1/5 | |
| 106. | Заместителю руководителя | … | |
| 107. | Заместителю руководителя | и т.д. | |
| 108. | Заместителю руководителя | ||
| 109. | 1. | Аналитическое управление | |
| 110. | 2. | Контрольное управление | |
| 111. | 3. | Управление налогообложения | |
| 112. | 4. | Управление кадров | |
| 113. | 5. | Финансовое управление | |
| 114. | 6. | Управления информатизации | |
| 115. | 7. | Правовое управление | |
| 116. | 8. | Управления урегулирования задолженности и обеспечения процедур банкротства | |
| 117. | 9 | Управление досудебного урегулирования | |
| 118. | 10 | Административно-контрольное управление | |
| 119. | 11. | Управление имущественных налогов | |
| 120. | 12. | Управление по работе с налогоплательщиками | |
| 121. | 13. | Управление трансфертного ценообразования и международного сотрудничества | |
| ИТОГО ДСП-документов | ___ экз. | ||
_____________________________
* Заполняются только те адресаты, которым будет направляться ДСП-документ.
Приказ Федеральной налоговой службы от 21 июля 2011 г. № ММВ-7-10/459@ “Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию”
Обзор документа
Утвержден новый порядок обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию. Он определяет правила работы со всеми ДСП-документами. Исключение - порядок работы с которыми урегулирован специальными нормативными актами.
Как и раньше, регламентирована работа с ДСП-документами как в центральном аппарате ФНС России, так и в территориальных органах Службы.
Уточнено, что ДСП-документы, отправляемые и принимаемые по электронной почте с использованием средств криптографической защиты информации, должны быть подписаны определенным видом ЭЦП - усиленной квалифицированной электронной подписью лица, подписавшего соответствующий бумажный документ.
Регистрация входящих и исходящих ДСП-документов осуществляется с использованием СЭД.
Отдельно уделено внимание подготовке, регистрации и рассылке приказов и распоряжений, содержащих конфиденциальную информацию (ДСП-приказов).
Приказ ФНС России, утвердивший ранее действовавший порядок, признан утратившим силу.
М ы получили интересный вопрос читателя. И когда стали разбираться в нем, поняли, что он может быть полезен многим и ответ на него может вылиться в интересную статью. Вот о чем нас спросили:
- Кому: delo@сайт
- Тема: Бесплатные консультации
Подскажите, пожалуйста, относятся ли документы с грифом «Для служебного пользования» к разряду документов конфиденциального характера? Какими нормативными актами регулируется порядок работы с документами, имеющими гриф «ДСП»? Могут ли коммерческие структуры отправлять исходящие документы с таким грифом или это прерогатива органов государственной власти? Заранее спасибо.
- Светлана Галкина
- заведующая канцелярией, г. Саратов
Ранее в нашей стране существовал следующий подход к выделению категорий информации с ограниченным доступом: государственная тайна (с использованием грифов «особой важности» и «совершенно секретно»), служебная тайна (с грифом «секретно») и информация «Для служебного пользования» (далее сокращенно - «ДСП»). Однако со временем ситуация изменилась, появились новые разновидности «тайн», например, коммерческая тайна; изменился порядок использования специальных грифов на документах. Попытаемся разобраться в разнообразии подходов как к самому понятию служебной тайны, так и к порядку проставления грифа «ДСП».
Хоровод различных видов тайн на фоне пробелов законодательства
В федеральном законодательстве, связанном с защитой информации, не оговаривается содержание понятий «конфиденциальный документ» и «конфиденциальное делопроизводство» . Законодательно закреплено лишь деление информации в зависимости от категории доступа к ней на:
- общедоступную и
- ограниченного доступа.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
Статья 7. Общедоступная информация
1. К общедоступной информации относятся общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен...
Статья 9. Ограничение доступа к информации
1. Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.
2. Обязательным является соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.
3. Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
4. Федеральными законами устанавливаются условия отнесения информации к сведениям, составляющим коммерческую тайну, служебную тайну и иную тайну, обязательность соблюдения конфиденциальности такой информации, а также ответственность за ее разглашение.
5. Информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности (профессиональная тайна), подлежит защите в случаях, если на эти лица федеральными законами возложены обязанности по соблюдению конфиденциальности такой информации.
По нашему мнению, под конфиденциальным документом следует понимать информацию, зафиксированную на материальном носителе, содержащую коммерческую, служебную или иную охраняемую законом тайну, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и обеспечивать защиту, доступ к которой ограничивается федеральными законами, а также ее обладателем.
Кроме того, действует Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера». В нем дается определение понятию служебная тайна : это служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами. Таким образом, служебная информация относится к категории информации, распространение которой в Российской Федерации ограничивается или запрещается.
Обратите внимание: в постановлении Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» упоминается гриф «ДСП» . Однако данный нормативный правовой акт имеет достаточно узкую сферу применения: его действие распространяется на федеральные органы исполнительной власти, а также на подведомственные им организации .
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пункт 1.2 постановления Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»
К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Почему речь идет о несекретной информации? Дело в том, что в 1 993 году был принят Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне», и с этого времени гриф «секретно» стал относиться только к сведениям, составляющим государственную тайну . Следовательно, гриф «ДСП» не может быть проставлен на документах, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, так как для них есть свои грифы, соответствующие степени секретности: «Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно».
Служебную тайну необходимо отличать не только от государственной , но и коммерческой , а также иной охраняемой законом тайны .
Фрагмент документа
Статья 3 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»
Коммерческая тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.
Следовательно, документы, созданные в процессе жизнедеятельности организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих хозяйственную / коммерческую деятельность и отвечающие вышеуказанным признакам, будут относиться именно к коммерческой тайне . И согласно статье 6 Федерального закона «О коммерческой тайне» на них должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя.
Осталось определиться с термином «иная охраняемая законом тайна» . Речь, в частности, идет о:
- неприкосновенности частной жизни (статьи 23, 24 Конституции РФ);
- тайне переписки, телефонных, телеграфных и иных сообщений , иными словами, «тайне связи» (статья 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»);
- банковской тайне (статья 26 Федерального закона от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности»);
- налоговой тайне (статья 102 Налогового кодекса РФ);
- тайне страхования (статья 946 Гражданского кодекса РФ);
- адвокатской и нотариальной тайнах (статья 8 Федерального закона от 31.05.2002 № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре Российской Федерации» и статья 5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 .02.1993 № 4462-1);
- тайне следствия, дознания (статья 161 Уголовно-процессуального кодекса РФ) и судопроизводства , а равно сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты , осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20.08.2004 № 11 9-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства» и другими нормативными правовыми актами РФ;
- журналистской тайне (статья 49 Федерального закона от 27.12.1991 № 2124-1 «О средствах массовой информации»);
- аудиторской тайне (статья 8 Федерального закона от 07.08.2001 № 11 9-ФЗ «Об аудиторской деятельности»);
- сведениях о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющих идентифицировать его личность (иначе называемые «персональные данные» ), кроме сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;
- сведениях о сущности изобретения , полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
И это не полный перечень возможных «тайн»!
Что делать коммерческой организации?
Итак, проанализировав различные виды охраняемой законом тайны, мы увидели, что далеко не на все вопросы есть ответы и четкая граница между различными понятиями не всегда видна. В качестве главной причины можно назвать отсутствие единого закона, который содержал бы необходимую нам систематизацию, а существование отдельных документов, изданных для разных целей. Но, несмотря на пробелы, работать с документами и оформлять на них гриф, ограничивающий к ним доступ, нужно уже сейчас. Поэтому постараемся дать конкретные рекомендации для коммерческой организации, о которых просит автор вопроса.
Организация, осуществляющая коммерческую деятельность, может проставлять на своих документах гриф «Коммерческая тайна» в силу Федерального закона «О коммерческой тайне», причем в законе конкретно оговаривается состав информации такого грифа (его образец приведен в Примере 1).
Данный гриф обычно ставят в верхнем правом углу.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Статья 10 «Охрана конфиденциальности информации» Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»
5) нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).
Пример 1
Как уже было сказано, понятие «служебная тайна» и правила, устанавливающие порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в государственных учреждениях , приведены в постановлении Правительства РФ от 03.11 .1994 № 1 233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти». Это положение может быть использовано и для негосударственных структур, но только в случае принятия специального Федерального закона «О служебной тайне».
В декабре 2004 года Комитетом по безопасности в Госдуму был внесен проект Федерального закона от 24.12.2004 № 124871-4 «О служебной тайне». 18 апреля 2006 года он был рассмотрен Советом Государственной Думы, а в планах законопроектной работы комитетов первое чтение закона намечено на ближайшие месяцы. До принятия этого закона мы порекомендовали бы коммерческой организации воздержаться от использования грифа «ДСП» на своих исходящих документах.
Строго говоря, коммерческим организациям пока никаким законом прямо не разрешено использовать гриф «Для служебного пользования» (гриф «ДСП») . И в их распоряжении остается только гриф «Коммерческая тайна», но его явно недостаточно!
Например, любой работодатель имеет документы, содержащие персональные данные работников, доступ к которым должен быть ограничен в силу Трудового кодекса РФ и Федерального закона «О персональных данных». А ставить на кадровых документах гриф «Коммерческая тайна» как-то нелогично. Ведь если вспомнить определение коммерческой тайны (мы привели его выше), в нем речь идет об информации, позволяющей увеличить доходы и избежать неоправданных расходов, получить коммерческую выгоду. Но в ТК РФ и Федеральном законе «О персональных данных» постоянно идет речь о конфиденциальности информации. Поэтому уже сейчас некоторые организации используют в своей работе для подобных документов пометку «Конфиденциально» , которую проставляют штампом.
