В наши дни, когда стремительно развиваются рыночные отношения и требуется все больше знаний по поводу некоторых юридических нюансов все больше входящих в нашу повседневную жизнь. Даже рядовому гражданину, достаточно далекому от мира бизнеса, практически на каждом шагу приходится сталкиваться с теми или иными видами отношений, которые оформляются посредством договоров, соглашений, контрактов.
И практически в каждом из них присутствует один документ – спецификация, важность роли и особенности которой следует рассмотреть далее.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно !
Что это такое
Прежде всего, в экономическом и правовом смысле она является обязательным письменным приложением, оформленном в двух оригинальных экземплярах, которые прилагаются к договору поставок или иным аналогичным документам.
Спецификация обычно имеет стандартный вид таблицы и характеризуется следующими позициями:
- Ссылка на договор, к которому она прилагается и порядковый номер, так как спецификаций может быть несколько.
- Перечисление позиций согласно с пунктами пронумерованного списка.
- Точное описание каждой позиции в соответствии с общепринятой номенклатурой и техническими показателями.
- Единицы измерения, количество, цена одного экземпляра и сумма по каждой позиции.
- В обязательном порядке должно быть итоговое суммовое выражение по спецификации без НДС, а затем с НДС.
- Подписи уполномоченных должностных лиц сторон, участвующих в договоре, заверенные мокрыми печатями.
Несмотря на кажущуюся простоту и легкость составления, спецификация является одним из документов, регулирующих долгосрочные договорные отношения.
Особенности договора поставки
Обычно бизнесмены, которые настроены на долгую и продуктивную деятельность на рынке, предпочитают работать по хорошо проверенным схемам. К чему приводит отсутствие прочных договорных связей в рыночной среде:
- Самые разные поставщики сырья и комплектующих для производства, товаров для дальнейшей мелкооптовой и розничной торговли и других сфер деятельности приводят к тому, что промышленные мощности перестают ритмично работать, а торговлю начинает лихорадить.
- В свою очередь спонтанные поставки приводят к тому, что крупные покупатели с солидной репутацией начинают искать других поставщиков, а сам бизнес начинает приходить если не в упадок, то терпеть солидные потери доходов и прибыло в конечном итоге.
Однако всех этих проблем можно избежать, следуя проверенной генеральной линии менеджмента, направленной на длительное сотрудничество с традиционными проверенными контрагентами. Долгосрочные договоры – вот исключительно надежный путь к достижению высоких финансовых результатов и приобретению хорошей репутации.
Подавляющее большинство бизнеса основано на долгосрочных, буквально рассчитанных на несколько лет договорах поставки. При этом очень выгодно заключать один документ с пропорциональным делением на календарные периоды.
При этом роль прилагаемой к договору спецификации в следующем:
- Представляет собой документ, по которому производится единичная сделка, где указан ассортимент или перечень предназначенной продукции.
- Ей четко оговорен срок и мельчайшие условия для осуществления поставки.
- В этом документе четко определены формы расчетов, методика, сумма, валюта и период, в течение которого должны поступать платежи.
- Если самый тщательно прописанный договор поставки содержит исключительно общие позиции, то посредством спецификаций он конкретизируется. В ней указаны виды транспортной доставки и место разгрузки.
- Договор поставки, как и остальные приложения, в том числе и спецификации, остаются недействительными, пока все документы не подписаны всеми участниками сделки.
- Поставка, совершающаяся на основании одного только договора, является незаконной, то есть осуществляемой в нарушение комплекса условий, прописанных в документе.
- Договор поставки, начинающий работать без спецификации является нарушенным по всем условиям. В правовом поле это расценивается как неисполнение договорных условий в полной мере и чревато определенными последствиями в виде нарушений налогового законодательства.
Какие виды документа могут быть
Как было сказано выше, спецификации являются обязательным документом, который необходим практически к каждому договору. Она обладает юридической силой и является неотъемлемым приложением к договору. Тип этого документа зависит исключительно от вида договора, к которому он прилагается.
Отечественная правовая система проводит операции по нескольким видам договоров, где обязательным документом является спецификация:
- Договор предоставления имущества в залог.
- Договорные документы по процедуре дарения.
- Тип предварительных соглашений и договор по купле-продаже.
- Контрактные документы государственного назначения.
- Финансовая аренда или лизинг, оформленный договорами.
- Рента и получение рентных платежей.
Несмотря на разнообразие договоров, спецификации к каждому из них являются сугубо индивидуальными и составляются по конкретному плану.
Форма
На сегодняшний день единой формы государственного образца, по которой формируется спецификация, нет. Поэтому в Договоре прописывается условие присутствия такового документа и его образец. Как было сказано ранее, это табличная форма, содержащая главные показатели и технические особенности товара, который будет продан.
При этом следует учитывать, что по форме спецификация полностью идентична накладной ф.ТОРГ-12. Основным различием является разница в стоимости, в товарной накладной она ниже, так как следует предусматривать фактические отклонения по некоторым позициям договорных поставок.
Что в ней указывается
Помимо наименования, единиц товара и его количества, цены товарной единицы, стоимости и суммы с НДС и без него, в документе должны содержаться следующие позиции:
- Наименования, юридические названия, адреса поставщика и покупателя.
- Номер и дата подписания договорных обязательств поставок.
- Налоговые и банковские реквизиты участников сделки.
- Подпись каждой из сторон, расшифровка подписей и оттиски печатей сторон – участников.
Дополнительными данными являются срок, условие поставок товарных ценностей, качественные гарантии, условия ответственности при невыполнении условий. Здесь же уточняются отклонения от идеального количества, веса и размеров товаров.
Правила заполнения
Согласно с позициями нормативных документов, которые на сегодняшний день приняты для бухгалтерского, финансового, экономического и товарного учета существуют строго определенные правила по ее заполнению.
Необходимо учитывать наличие всех требуемых реквизитов, перечисленных выше, их точное воспроизведение и соответствие фактическим данным. Кроме этого, особенно важно точно указывать полное номенклатурное название товара, его технические параметры, присутствующие в нем.
Названия или их фрагменты, которые в ассортиментной номенклатуре выполнены на иностранном языке или в латино буквенной аббревиатуре, переносятся в спецификацию в оригинальном виде. Никоим образом переводить их нельзя. Рекомендации и указания по заполнению можно найти на сайтах специализированной тематики – http://allcontract.ru/ и др.
Суть технической спецификации
Инженерная практика достаточно далека от сферы торговли, однако и здесь очень часто встречается термин технической спецификации. Этот сопроводительный документ значительно отличается от того, о чем написано выше.
Техническая спецификация представляет собой следующее:
- Является перечнем характеристик и технических нюансов, присущих конкретным предметам, оборудованию, объектам.
- На предприятиях она является основанием для составления технического пакета документов при изготовлении сложных конструкции.
- Для сборочных чертежей документ полезен тем, что предоставляет полное описание отдельных узлов, деталей и составляющих фрагментов.
- Позволяет получить информацию о наименованиях, комплектации и количестве единиц.
- Содержит информацию о ценах на изделие и объемах при возможности поставок.
Этот документ является сугубо техническим, однако он широко используется маркетологами при формировании заявок на приобретение необходимого ассортимента товаров, сырья, деталей, единиц основного промышленного и вспомогательного оборудования.
г. ___________ «___» ______________ 20___ г.
_______________________________ , именуемое в дальнейшем «Поставщик», в лице __________________________________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ____________________________________________________, именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице директора ______________________________________, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор поставки товара о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА.
1.1. Поставщик в течение срока действия настоящего договора обязуется поставлять, а Покупатель принимать, оплачивать _____________________ именуемый(ую) в дальнейшем Товар.
1.2. Количество, цена, номенклатура товара согласовываются сторонами в спецификации. Цена товара в спецификации приводится с учетом НДС-18%.
1.3. Спецификация являются неотъемлемой частью настоящего договора.
1.4. В целях надлежащего исполнения налоговых обязательств по настоящему договору каждая из сторон обязуется представить противной стороне связи копии следующих документов:
- свидетельство о государственной регистрации;
- свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ о юридическом лице
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе юридического лица, образованного в соответствии с законодательством РФ, по месту нахождения на территории РФ.
1.5. Указанные в п. 1.4 настоящего договора документы являются его неотъемлемой частью.
1.6. Копии договора и документов имеют статус юридической силы до получения заверенных подписью директора и печатью организации документов по почте.
2. КАЧЕСТВО И КОМПЛЕКТНОСТЬ ТОВАРА.
2.1. Качество и комплектность поставляемого товара должны соответствовать ГОСТам и ТУ завода-изготовителя.
2.2. Гарантийный срок устанавливается заводом-изготовителем, условия гарантийного обслуживания на товар оговорены в формуляре. (Гарантийные обязательства распространяются на товар, прошедший в обязательном порядке регистрацию и постановку на гарантийный учет).
2.3. Приемка товара по количеству и качеству осуществляется Покупателем в соответствии с Инструкциями Госарбитража СССР №№ П-6 и П-7 (с изменениями и дополнениями).
3. ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ.
3.1. Покупатель обязан оплатить товар по согласованной в договоре цене. Увеличение цены допускается только по согласованию сторон.
3.2. Товар оплачивается Покупателем на основании выставленного счета путем 100 % предоплаты.
3.3. Транспортные расходы по доставке товара (ж/д тариф, погрузка, охрана груза и т.д.) оплачивает Покупатель за 5 (пять) дней перед отгрузкой на основании выставленного счета.
3.4. Расчеты между сторонами осуществляются по согласованию сторон в следующей форме:
- перечисление денежных средств на расчетный счет Поставщика;
- обязательства по оплате считаются исполненными в день зачисления денежных средств на расчетный счет Поставщика.
- Транспортные услуги оплачивает "Покупатель".
3.5. Право собственности на товар переходит от Поставщика к Получателю с момента передачи товара от Поставщика первому грузоперевозчику.
4. СРОК И ПОРЯДОК ПОСТАВКИ.
4.1. Поставщик отгружает товар в сроки, оговоренные в спецификации.
4.2. Поставщик отгружает товар Покупателю по реквизитам указанным в настоящем договоре. В случае изменения реквизитов грузополучателя, Покупатель обязан уведомить Поставщика не ранее чем за 5 (пять) дней до начала отгрузки.
4.3. Способ отгрузки и вид транспорта: ж/д транспорт, автотранспорт, самовывоз. Способы отгрузки, конкретные виды транспорта и условия поставки отдельно по каждой партии продукции указываются в спецификации.
4.4. Поставщик уведомляет Покупателя об отгрузке товара по факсимильной связи, путем предоставления копии накладной, в течение 2 (двух) дней с даты отгрузки.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН.
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.
6. СЛУЧАИ ОСВОБОЖДЕНИЯ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ (ФОРС-МАЖОР).
6.1. Стороны освобождаются от ответственности за невыполнение обязательств по настоящему договору в случае, если это невыполнение вызвано форс-мажорными обстоятельствами, которые признаются по действующему законодательству. В этом случае установленные сроки по выполнению обязательств, указанных в договоре переносятся на срок, в течение которого действуют форс-мажорные обстоятельства.
7. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ.
7.1. Все споры и разногласия между сторонами, возникающие в период действия настоящего договора подлежат разрешению в соответствии с действующим законодательством.
7.2. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим договором, стороны руководствуются действующим законодательством РФ.
8. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА.
8.1. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания уполномоченными лицами сторон и действует до «__» __________ 20___ г.
9. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
9.1. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из сторон.
9.2. Любые изменения и дополнения к настоящему договору действительны при условии, если они совершены в письменной форме и подписаны уполномоченными на то представителями сторон.
10. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН:
Поставщик: Покупатель:
11. ПОДПИСИ СТОРОН:
СПЕЦИФИКАЦИЯ №1
к договору поставки № __ /______ от «___» ____________ 20___ г.
Обозначение |
Наименование |
Кол-во, |
Цена, руб. |
Сумма, руб. |
|
ИТОГО: |
ИТОГО: ______________________ руб. в т.ч. НДС 18%.
- Срок отгрузки не позднее ___ дней после 100% предоплаты.
- Цена на согласованный в настоящей спецификации товар действительна до «___» __________ 20___ г. включительно.
- Настоящая спецификация составлена в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон и является неотъемлемой частью договора.
Поставщик: Покупатель:
Статья 429.1 Гражданского кодекса РФ разрешает заключать рамочный договор (договор, устанавливающий общие условия отношения сторон, которые затем конкретизируются в иных документах). Эта форма отношений удобна для длительных договоров поставки партиями.
В качестве документа, конкретизирующего условия договора, нами предлагается спецификация к договору поставки . Это краткое соглашение, являющееся частью рамочного договора. В нем обязательно предусматривается состав партии поставки (количество, ассортимент, цена товара), иногда другие условия (адрес склада грузополучателя, срок поставки и др.)
Конечно, можно предусмотреть в договоре, что предмет согласуется в товарных накладных и счетах-фактурах. Однако эти документы передаются непосредственно при исполнении обязательств по конкретной партии, а значит, лишают контрагентов возможности переговоров, заставляя покупателя принимать товар «как есть», а продавца - ждать оплаты в «разумный срок».
Примеры договоров поставки, условия которых рекомендуется конкретизировать спецификациями:
- контрагенты - крупные компании, подразделения которых (а значит, грузоотправитель и грузополучатель по договору) разбросаны по стране или миру;
- важны требования к качеству, а описать их одной фразой (с целью указания в накладной или рамочном договоре) затруднительно, например, для образца договора поставки оборудования со спецификацией ;
- цена на товар зависит от рынка и постоянно «скачет».
Форма спецификации для договора поставки: скачать бланк бесплатно
Спецификация - документ, родившийся на практике. Его содержание обусловлено назначением. Так, в спецификации обязательно указывается:
- частью какого рамочного договора она является (позволяет применить к данной партии товара правила договора поставки);
- состав партии товара.
Документ подписывается обеими сторонами и хранится вместе с договором.
Скачать образец спецификации можно по этой ссылке: Образец спецификации к договору поставки продукции .
Таким образом, образец спецификации к договору поставки разрабатывается вместе с типовым договором и является удобным инструментом согласования предмета, сроков, адресов поставки для отдельной партии товара.
Спецификация является одним из приложений к договору, где стороны уточняют, конкретизируют его существенные условия. Так, спецификация к договору оказания услуг прописывает детально необходимые действия исполнителя, формулирует критерии оценки качества услуги, уточняет этапы, сроки, место предоставления услуг и стоимость каждого этапа.
В каких случаях спецификация необходима?
Спецификация делает текст договора более коротким, ясным и отражающим ключевые моменты. Позволяет вынести в неотъемлемое приложение и согласовать подробные технические характеристики услуги, конкретизировать цену каждой позиции и показать, каким образом формируется общая сумма договора и в какие сроки следует передать выполненный заказ.
Особенно нужна спецификация к договору оказания услуг в следующих случаях:
- Предмет сделки неоднороден по количеству, стоимости, качеству, срокам поставки или исполнения. К отдельным позициям заказчик или покупатель предъявляет особые требования и условия.
- Чёткое и конкретное описание услуги, указание количественных, качественных и стоимостных характеристик действий исполнителя снижает риск спорной ситуации между сторонами, обеспечивает действительность договора.
- Исполнение обязательств по каждой позиции разнесено во времени или в пространстве.
- Например, в одной из спецификаций для договора на оказание транспортных услуг оговорено, что транспортная компания везёт первый груз до склада получателя, а в другой спецификации к тому же договору заказчик забирает посылку сам на терминале перевозчика.
- При смешанных видах договоров. Например, когда договор оказания услуг содержит элементы договора поставки. Со спецификацией проще разграничить требования к каждой группе условий.
- Соглашение предполагает выдачу исполнителю или поставщику более одного заказа в период действия договора. В этом случае каждый заказ оформляется отдельной спецификацией в рамках условий одного договора. Такая ситуация характерна для договоров оказания транспортных услуг (образец приведен в конце статьи).
- В момент подписания договора нет возможности однозначно и подробно составить исчерпывающее описание услуги или отдельных её действий, этапов. Например, при разработке пакета конкурсной документации.
Активно применяются спецификации в качестве приложения к агентским договорам, когда посредник действует по поручению и за счёт другой стороны. При этом оказание услуг осуществляет агент, выступая в переговорах и сделках либо от своего, либо от имени принципала, что однозначно указывается в договоре агентирования вместе со схемой оплаты вознаграждения.
Таким образом, стороны в договоре описывают укрупненно предмет сотрудничества, общие принципы и подходы к формированию суммы договора и срокам исполнения обязательств. При этом детали и условия каждой отдельной транзакции «заказ — исполнение» подписывается в виде спецификации к договору возмездного оказания услуг (см. образец в конце статьи).
Когда можно обойтись без спецификации?
Прикладывать к договору спецификацию нет необходимости, если:
- Предмет и все важные условия сделки однозначно и кратко можно прописать в самом договоре.
- Цикл согласования и подписания нового договора у каждого из контрагентов короткий и он устраивает стороны.
- Контрагенты согласились и указали в договоре, что наименование услуги, её объем и стоимость определяется по товарным накладным, счетам, актам оказанных услуг и другим подобным документам. В этом случае важно указывать номер и дату договора в качестве основания в сопроводительных документах.
- Все особенности заказа прописываются в техническом задании, которое прилагается к договору как его неотъемлемая часть и подписывается сторонами.
Несмотря на то, что единая унифицированная форма спецификации к договору оказания услуг законом не установлена, в деловом обороте приняты определенные стандартные требования к её реквизитам и содержанию, с учетом практики разработаны рекомендуемые формы.
- В заголовке документа обозначают название — «спецификация», — дают ссылку на договор с указанием его даты и номера.
- Обязательно указывают день подписания спецификации. Если предполагается, что спецификаций будет больше одной, вводят их порядковую нумерацию.
- Место подписания приводят с целью, чтобы не было разночтений в применяемом праве, подсудности и подобных вопросах.
- В тексте спецификации желательно ещё раз называть договор, к которому относится спецификация, и прописать его предмет. Такое повторение позволяет в случае спорных ситуаций и опечаток более точно идентифицировать, условия какого договора распространяются на конкретную спецификацию.
- Подписывают документ лица, которым делегировано это право доверенностью или другим основанием. Некоторые организации в тексте договора прямо указывают, должность лица, которому поручено подписывать спецификации.
- Основное содержание спецификации, то есть информация об услуге и всех требованиях и детальных условиях, подаётся в повествовательной или табличной форме.
- Если условия конкретной спецификации действуют ограниченное время, следует отметить данный момент и указать, какие условия вступают в силу после такого момента.
- Завершают документ указанием полных реквизитов сторон и подписей уполномоченных должностных лиц.
Спецификация к договору оказания услуг подписывается теми же сторонами, что и сам договор. На подобные опечатки следует обратить внимание, если хозяйственная деятельность оформлена через нескольких юридических лиц со схожими наименованиями.
Договором можно предусмотреть, что стороны признают спецификации, подписанные и переданные друг другу по факсу или электронной почте. В этом случае в самом договоре необходимо указать соответствующие номера телефонов и адреса электронной почты сторон.
Поставка товаров – одна из важнейших услуг, для юридического оформления которой всегда заключается соответствующий договор. Одним из приложений к нему является спецификация на поставку товара, образец и инструкцию заполнению которой можно найти в этой статье.
Если осуществляется поставка товаров от продавца покупателя без посредников или через них, практически всегда заключается договор поставки. Однако сам перечень товарных единиц, их количество и прочие данные в большинстве случаев выносится отдельным текстом как приложение, поскольку в самом договоре он займет много места. Таким образом, спецификация на поставку товара, оформленная по определенному образцу, – это приложение к одноименному договору. Так же используется и как приложение к таким договорам:
- возмездного оказания услуг;
- подряда;
- некоторых других.
По законодательству её (как уточнение перечня определенных позиций) можно использовать как приложение к любому договору в момент заключения сделки или после подписания базового соглашения.
Как и любое другое приложение, она действует только при наличии и ссылке на соответствующий договор. То есть оформлять её без договора не допускается – такая бумага не имеет юридической силы.
Основное назначение состоит в том, что в ней перечисляется полный перечень поставляемых материальных ценностей, среди которых могут быть как сами товары, так и:
- материалы;
- сырье;
- оборудование и механизмы;
- прочие ценности.
Нередко в документе отражается также схема оплаты (этапы, суммы, предельные сроки и т.п.). Поэтому по сути – это перечень товаров, их сумма и условия оплаты.
Бланк и образец 2017 — 2018
Единой, утвержденной формы нет. Поэтому каждая компания вправе утвердить любой бланк и в дальнейшем использовать его в своей работе. Тем не менее, в ней всегда отражаются такие сведения:
- Сначала нужно прописать, каким приложением идет этот документ к основному договору поставки (номер приложения, ссылка на договор – номер, название, дата).
- Сам перечень товаров и других материальных ценностей удобнее всего приводить в табличном варианте. Перечисляются такие позиции:
- номера по порядку (для удобства);
- полные наименования товаров;
- количество товаров;
- единицы измерения (обычно штуки, но также могут быть весовые, объемные единицы и т.п.);
- цена за единицу и общая стоимость по каждому товару (по каждой строке);
- общая стоимость и общий НДС прописываются в конце таблицы.
- Далее можно продублировать условия оплаты товаров. Например, половина суммы переводится как авансовый платеж в срок 5-6 рабочих дней с даты выставления счета. А другая половина – в течение 2 недель с того дня, когда авансовый платеж фактически зачислится на банковском счету.
- Затем следуют подписи ответственных лиц (обычно на уровне генеральных директоров), расшифровки, названия компаний и дата. Допускается поставить не только рукописные, но и электронные цифровые подписи, если фирма официально использует их в своей работе, а в договоре есть соответствующее упоминание. При этом использование факсимильных подписей не допускается.
- Что касается печати, то ставить ее на приложениях необязательно. Однако если сам договор и внутренние документы компании обязывают к штампованию, печать нужно поставить.
Бланк спецификации, который прилагается к договору поставки товара, можно использовать как образец для оформления.
А готовый пример заполненного представлен ниже.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Каждая компания вправе выбирать количество спецификаций и их образцы при оформлении поставки товара. Можно сделать одну с длинным перечнем, можно оформить неограниченно много разных по каждой группе товаров. Однако важно указать точное количество в договоре, сославшись на наличие этих приложений.
Кто составляет
Обязанность составления по умолчанию лежит на поставщике. Документ изучается покупателем и подписывается либо в момент оформления договора, либо позже, по факту составления. Как правило, договор поставки предусматривает многократное оказание подобных услуг. Поэтому сам текст договора не меняется, а происходит только добавление новых позиций, актуальных для текущих ситуаций.
В компании-поставщике её разработкой занимается, как правило, руководитель отдела (или менеджер), в чьей компетенции находится данный вопрос. По законодательству любой сотрудник может взять на себя подобные обязанности. Поэтому единственное требование – достаточный уровень компетентности для подобной работы.
Порядок оформления и пересылки
При оформлении и разработке документа нужно обратить внимание на несколько важных нюансов:
- Поскольку форма свободна, лучше всего выбрать для нее фирменный бланк.
- Законодательство не запрещает использовать электронные версии документа наряду с бумажными, но только в том случае, если они будут подписаны электронными цифровыми подписями.
- Оформляется всегда в двух экземплярах – по одному для поставщика и покупателя.
- Исправления и помарки не допускаются. Однако их можно дополнить, а также расторгнуть предыдущие и составить новые.
- Хранятся вместе с договором и действуют бессрочно – до фактического исполнения приведенных условий, т.е. поставки соответствующих товаров в описанном количестве и в установленные сроки.
При этом передать её можно как в руки, так и с помощью:
- электронной почты (при наличии электронных подписей);
- Почты России (лучше отправить заказным письмом);
- курьерской почты (по принципу «от двери до двери»);
- через факс передают значительно реже, поскольку эта техника менее распространена, и к тому же для передачи по факсу нужно, чтобы в договоре предусматривалась такая возможность.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если компания начала заниматься поставкой товара недавно, лучше сразу разработать соответствующий бланк единого образца, по которому и оформлять все подобные документы.
Судебная практика
Исходя из судебной практики можно понять несколько важных правовых условий использования:
- Форма свободная, однако в ней должны обязательно содержаться сведения о точном количестве, точной стоимости как отдельных товаров, так и их суммарного количество (и общей суммы с отдельным указанием НДС).
- Сведения о схеме оплаты можно приводить или не приводить, но в любом случае они не должны противоречить условиям договора. В других случаях можно заключить дополнительное соглашение, в котором сделать исключение для конкретной ситуации.
- Сведения о технических характеристиках товаров, их изготовители, соответствии нормативным документам указывать необязательно.
В частности, претензии проверяющих налоговых органов о несоответствии данных о товарах в образце спецификации к договору поставки информации, приведенной в счете-фактуре, представляются необоснованными.
Дело в том, что компании сами вправе решать, какие данные, в каком виде должны содержаться в ней. Теоретически документ составляется исключительно для удобства и юридической защиты сторон, поскольку сам договор поставки самодостаточен и даже в отсутствие приложений он имеет обязательную юридическую силу для поставщика и покупателя (в объеме прописанных прав и обязанностей, если они не противоречат ГК).
Таким образом, даже в случае возникновения подобных претензий сторонам будет достаточно доказать свою правоту, используя:
- собственно договор (поставки, подряда и другие), в котором подробно прописываются названия, реквизиты сторон, порядок поставки, оплаты, урегулирования споров и т.п.;
- спецификации, которые имеют характер уточнения сведений по товарам (точное количество, сумма и т.п.) и действуют только в случае наличия соответствующего договора, а также ссылки на этот договор.