Доверенность на получение товарно-материальных ценностей необходима для того, чтобы получатель ценностей смог удостоверить свои права на получение этих ценностей перед поставщиком.

Формально документ «Доверенность» в 1С Бухгалтерии 8 не является бухгалтерским документом, потому что он не отражает самого факта хозяйственных операций в организации и не формирует бухгалтерских проводок.

Печатная форма документа доверенности содержит все официальные реквизиты предприятия и физического лица, печать организации получателя и подписи руководителя и главного бухгалтера. Документ отражает факт получения полномочий указанного лица на право получения материалов и товаров или других ценностей от указанного поставщика.

Чтобы сделать доверенность в 1С 8.2 необходимо выполнить меню Покупка – Доверенность. В результате в журнале одноименных документов открывается список доверенностей. Для того чтобы выписать доверенность создаем новый документ средствами 1С через кнопку «Добавить» в панели инструментов или Inser с клавиатуры.

В форме созданного документа доверенности необходимо заполнить все обязательные реквизиты документа и табличную часть «Товары». Из справочника физических лиц выбирается физическое лицо, которое должно быть туда внесено с правильными паспортными данными . Из справочника « » выбирается поставщик ценностей к получению. Также заполняется поле «договор» этого поставщика (ну не ведет 1С учет контрагентов без договоров). Если договора с поставщиком нет, то его следует сформировать из формы выбора договоров контрагента.

В табличной части документа из справочника «Номенклатура» заполняются ТМЦ к получению с указанием единиц измерения и количества (поля обязательны к заполнению). Если таких материалов или товаров пока еще не было в справочнике номенклатуры, то необходимо создать новые записи справочника. Они же пригодятся в дальнейшем при фактическом оприходовании этих наименований на склад.

На вкладке «Дополнительно» можно заполнить расширенное описание поставщика и документ-основание на получение для печатной формы.

Печатные формы доверенности формируются кнопкой «Печать ». Здесь возможны два варианта формы доверенностей: М-2 и М-2а. Отличаются тем, что в форме М-2а отсутствует отрывной корешок на возврат. Отрывной корешок по форме М-2 с подписью получателя выписанной доверенности остается на предприятии, которое выдало документ в случае ведения учета этих корешков.

Программа 1C выполняет типовое проведения документа доверенности, о чем свидетельствует зеленый флажок в журнале документов, но при этом проводок не формируется.

Большой выгодой создания доверенностей в 1С является то, что правильно сформированная и записанная в базу доверенность может в дальнейшем использоваться для фактического оформления поступления перечисленных товарно материальных ценностей документом « ». Для этого используется механизм в 1С ввод на основании.

В случае большого количества получаемых товаров или материалов, такой стиль работы позволяет уменьшить как общее время ввода документов в базу так и снизить количество потенциальных ошибок ввода.

Доверенность — это документ, выдаваемый лицу от имени другого лица или организации для представительства перед третьим лицом.

В процессе хозяйственной деятельности организации часто оформляются доверенности на получение товарно-материальных ценностей у поставщиков представителям организации. Проще всего оформить доверенность в программе 1С Бухгалтерия.

Как оформить доверенность в 1С Бухгалтерия Предприятия редакция 3.0.

Для выполнения этой операции в программе предусмотрен документ «Доверенность». Найти его можно в разделе «Покупки и продажи», группа «Покупки», пункт «Доверенности».

Откроется журнал документов «Доверенность». При помощи стандартной кнопки «Создать» вводим новый документ.

Откроется форма нового документа. Организация в нем уже указана (организация по умолчанию, ее можно изменить). Дата действия доверенности определяется автоматически — по умолчанию срок действия составляет 10 дней, но эту дату можно изменить. Реквизит «Банковский счет» также заполняется по умолчанию — это основной счет организации, при необходимости выбирается другой. В реквизите «Подотчетное лицо» выбираем элемент справочника «Физические лица». Если у выбранного физлица не заполнены паспортные данные в справочнике, то справа от реквизита появится надпись «Отсутствуют данные об удостоверении личности».

Прямо из документа можно открыть элемент справочника «Физические лица» и ввести паспортные данные, не закрывая при этом документа, воспользовавшись для этого кнопкой с изображением лупы справа от реквизита.

После записи элемента справочника вновь выберем подотчетное лицо, и справа от реквизита отобразятся введенные паспортные данные.

После этого выбираем контрагента из справочника «Контрагенты», а также договор с ним. Если контрагент или договор не внесены в базу — тут же можно их ввести.

В табличной части документа вводим ценности, которые будет получать сотрудник — доверенное лицо. Если получаемые ТМЦ еще не внесены в базу — вводим их в справочник «Номенклатура» (не забывая вносить их в соответствующую виду ТМЦ группу для правильного формирования проводок в документах поступления).

При проведении документ «Доверенность» проводок не формирует, т.к. его назначение в программе - формирование печатной формы доверенности и быть основанием для ввода документа , которым приходуются полученные доверенным лицом ТМЦ:

На закладке «Дополнительно» находятся текстовые поля для заполнения граф «Получено от» и «По документу».

Из документа можно распечатать две типовые формы: М-2 и М-2а. Они отличаются друг от друга только наличием корешка (в форме М-2 он есть, а в М-2а — нет).

Таким образом в 1С Бухгалтерия Предприятия редакция 3.0 оформляется доверенность на получение ТМЦ.

Рассмотрим такую простую и довольно часто встречающуюся ситуацию. Наша организация ООО «Рога» занимается производством конфет. Не далеко от места расположения производственного цеха расположена оптовая база, где мы закупаем часть ингредиентов.

Менеджер делает заказ, после чего водитель самостоятельно забирает его с базы. Сроки и форма оплаты в рамках данного примера не имеют значения.

Вся проблема заключается в том, что товар получает именно водитель, а не владельцу фирмы. Для таких случаев в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 предусмотрен специальный документ — «Доверенность». Она дает право третьему лицу действовать от имени фирмы в рамках вверенных ему разрешений.

Покупка по доверенности

Найти и сделать доверенность в 1С 8.3 Предприятие вы можете в одноименном пункте раздела программы «Покупки».

В открывшейся форме списка документов создайте новый и заполните его шапку. В нашем случае мы выписываем доверенность на Антонова Дмитрия Петровича для получения некого перечня товаров с базы «Продукты» для нашей организации ООО «Рога». Срок действия данной доверенности так же указывается в шапке документа.

Как вы можете увидеть на рисунке выше, справа от выбранного нами подотчетного лица программа вывела предупреждение. Согласно ему у Антонова Дмитрия Петровича отсутствуют данные об удостоверении личности. Их настоятельно рекомендуется заполнить. Сделать это можно непосредственно в самой карточке физического лица.

Заполним паспортные данные нашего водителя, после чего они будут отображаться в печатной форме доверенности.

Сам перечень товаров, которые поручено забрать водителю с базы указывается в табличной части доверенности. Сюда можно вносить как данные из справочника «Номенклатура», так и произвольный текст, если какую-либо позицию мы еще не завели в программе.

В нашем случае Антонов Дмитрий Петрович должен привезти 500 кг сахара и 250 кг какао порошка.

На вкладке «Дополнительно» при необходимости можно указать документ расчетов с поставщиком.

После внесения всех необходимых данных в документ и его проведения, можно сформировать две печатных формы: М-2 и М-2а. Обе они имеют разные коды ОКУД. Основное отличие заключается в том, что форма М-2а используется, если получение ТМЦ по доверенности имеет массовый характер. Такие доверенности регистрируются в специальном журнале, который должен быть прошнурован и пронумерован.

На изображении ниже показана печатная форма выписанной доверенности по форме М-2а.

После того, как наш водитель Антонов Д. П. вернется с базы «Продукты» с товаром, на основании доверенности можно создать документ «Поступление (акт, накладная)». В таком случае все данные, включая перечень товаров будут заполнены автоматически.

Скрупулезность при заполнении бухгалтерских документов – основа успеха в работе бухгалтера. Зачастую возникают ситуации, при которых водитель проехал определенное расстояние до места получения груза, затрачены значительные средства (ГСМ, заработная плата водителя) и время, однако в бухгалтерии была неправильно составлена доверенность, и в связи с этим в выдаче груза было отказано.

Для того чтобы исключить такого рода случаи и облегчить работу бухгалтеров, мы сегодня расскажем как выписать доверенность в 1С 8.3.

Значение термина «Доверенность» и его унифицированные формы зафиксированы Госкомстатом РФ 30.10.1997 года №71а (далее – Постановление). В частности Постановлением установлено, что доверенность выписывается в единственном экземпляре и выдается под роспись конкретному лицу, указанному там. Пятнадцать дней – крайний срок действия этого документа.

Найти доверенность в 1С можно по адресу: «Покупки-Доверенности».

Рис.1

Как и во многих документах 1С, здесь имеется фильтр по контрагенту.

Рис.2

Нажимаем кнопку «Создать» и заполняем доверенность, последовательно внося реквизиты документа: дата, срок действия доверенности (10 дней), наименование контрагента, реквизиты договора, а также наименование и количество товара. Подотчетным лицом назначен Семенов Павел Андреевич.

Рис.3

Важно! Доверенность выписывается только на сотрудника компании!

Наименование получаемого товара можно заполнить, выбрав его из справочника «Номенклатуры», либо ввести произвольный текст непосредственно в строке нашего документа.

Внеся необходимые реквизиты, жмем последовательно на «Записать» и «Провести». Затем обращаемся к кнопке «Печать». Система дает право выбора печати двух форм «М-2» (Рис.4) и «М-2а». Форма «М-2а» применяется в случае, когда в компании предусматривается большое количество операций по самовывозу товаров.

Рис.4

Из справочника «Сотрудники» в наш документ автоматом переносятся сведения о реквизитах документа, удостоверяющего личность, в нашем примере это паспортные данные сотрудника.

Действующее законодательство требует обязательно вести журнал выданных доверенностей. Его необходимо пронумеровать, прошить и скрепить печатью. В 1С:Предприятие 8.3 имеется электронный журнал, который можно сформировать на любую дату или за определенный период.

Рис.5

Ведение электронного реестра выданных документов не освобождает компанию от регистрации их в журнале на бумажном носителе, однако сильно облегчает поиск и работу с данными документами. В реестре имеется функция расширенного поиска по подотчетному лицу.

Рис.6

После доставки груза возможно оформление поступления товара на склад из документа «Доверенность». Для этого заходим в него и нажимаем на кнопку «Создать на основании».

Рис.7

Создается «Накладная» (Рис.8), в который автоматом поступают сведения из Доверенности о наименовании товара, продавце, договоре, количестве поступившего товара.

Рис.8

При этом в накладную автоматом перенесется наименование товаров в том случае, когда доверенность была заполнена элементами справочника «Номенклатура». Если в строке введен произвольный текст, строка в документе поступления автоматически создана не будет – надо сначала добавить товары в справочник «Номенклатура», а далее выбрать его в документе поступления товаров.

Заполняем поля склада, куда приходуется товар, реквизиты счета-фактуры (при его наличии), номера и даты накладной, а также стоимости товара (в нашем документе стоимость товара не указывается).

Автоматизация составления доверенностей исключает неточности в документе, экономит время и повышает контроль своевременности предоставления в бухгалтерию отчета подотчетными лицами.

В организациях у руководителя нет возможности присутствовать при получении товара. Для этого он передает полномочия через представителя путем выдачи доверенности на совершение конкретных действий сотруднику организации. Она также может выдаваться для получения денежных средств в банковской организации либо для представления компании в судебных инстанциях. Рассмотрим подробно все действия, как сформировать доверенность в 1С 8 в конфигурации «1С: Управление торговлей редакция 11.0».

Первичные настройки 1С

Для того, чтобы бланк был корректно заполнен автоматически, необходимо проверить данные о сотруднике, на которого планируется выдача товарно-материальных ценностей. Кроме того, необходимо в карточке организации внести информацию о руководителе и главном бухгалтере.

Это можно выполнить с рабочего места кадрового работника в карточке сотрудника. Для ввода паспортных данных нужно во вкладке «Физические лица» выбрать фамилию человека, на которого бланк будет оформлен. Затем внести паспортные данные в карточку в закладке «Документы». После чего необходимо записать и провести документ.

Заполнение данных о поставщике

Перед тем, как в 1С сделать доверенность 1С на получение ценностей от новой организации, необходимо предварительно данные о контрагенте внести в справочник. Это можно выполнить с рабочего места администратора. На общей панели слева следует выбрать ячейку «Продажи», в открывшемся поле кликнуть на вкладку «Клиенты».

В открывшейся карточке вводятся все данные о контрагенте, в том числе сокращенное наименование согласно уставным документам. После внесение необходимой информации кнопкой «Далее», которая находится в правом нижнем углу, сохранить карточку нового клиента в справочнике.

Формирование документа

В поле «Продажи» можно выбрать доверенность 1С на получение денежных средств в банке. Эту операцию можно также выполнить из общей вкладки «Доверенности».

Для этого нужно в документе «Создание» кликнуть на вкладку «Тип доверенности» и сделать выбор необходимого документа.

Бланк, если выбрали тип «На получение товара», состоит из двух полей.

• Основное;
• товары.

При заполнении поля «Основное» необходимо выбрать поставщика и сотрудника, на которого документ оформляется.

Если карточки поставщика и сотрудника заполнены правильно, вся информация о них автоматически заполнится.

Договор-основание необходимо выбрать из справочника. В случае ручного ввода информации, взаиморасчеты с контрагентом могут не закрыться.

Необходимо проверить поле «Срок выдачи» и откорректировать его при необходимости вручную. Поле «Номер доверенности» заполняется в хронологическом порядке автоматически при проведении бланка.

• Кнопкой «Добавить» можно выбрать товар к получению в поле «Номенклатура»;
• При помощи клавиши «Выбрать» сделать выбор позиции из справочника;
• Создать новую карточку товара путем нажатия кнопки «Создать».

После чего записать карточку товара для доверенности в 1С.

Наименование товара после записи и проведения карточки автоматически попало в поле документа. Следует вручную внести количество товара. Аналогичным образом можно выполнить выбор нескольких товаров путем нажатия кнопки «Добавить».

Перед тем, как выписать доверенность в 1С, необходимо выбрать печатную форму М 2 и М 2а. При единичных закупках можно использовать форму М 2а. Для больших объемов рекомендуется применять форму М 2. При выводе на печать есть возможность вывода нескольких документов.

Материально-ответственное лицо должно подписать бланк в верхней и нижней части. Затем верхний корешок отрезается и передается для контроля в бухгалтерию. Доверенность визируется руководителем и главным бухгалтерам, также на ней нужно поставить круглую печать организации.

Контроль над выданными документами

Контроль над выданными бланками и получением товара можно проводить из журнала «Закупки» вкладка «Доверенности на получение товара».

В данном поле можно провести анализ выданных бланков, их статус, получение товарно-материальных ценностей. Можно сделать выборку для узкой аналитики.

• Во вкладке «Установить статус» есть возможность аннулировать документ;
• Вкладка «Использование» позволяет отследить документы с неполученными либо частично полученными ценностями;
• Вкладка «Срок выполнения» позволяет отслеживать просроченные документы.

Получение товара нужно отметить в доверенности во поле «Товары» вкладка «Заполнить на основании».

Заключение

Мы пошагово рассмотрели весь процесс, как сделать доверенность в 1С, какие бланки могут быть распечатаны и как провести контроль над выданными документами и полученными ценностями. Основное, на чем следует заострить внимание, — это ведение справочника. Насколько подробно он будет заполнен в разрезе сотрудников, контрагентов и номенклатуры, настолько проще будет выполнить формирование документа.