График отпусков является важным элементом документооборота хозяйствующего субъекта. Составлять его необходимо до начала нового отчетного года, что позволит наперед распланировать деятельность трудового коллектива, а также исключить возможность одновременного ухода в отпуск подчиненных и, следовательно, остановку рабочего процесса.

Понятие графика отпусков, его назначение

График отпусков считается составным элементом внутреннего документооборота компании. С его помощью внутри организации поддерживается перманентность трудовой деятельности. То есть, производственный процесс не прерывается массовым отсутствием сотрудников. Для отдыха им ежегодно поочередно отводится определенный период.

Качество такого графика определяет слаженность работы не только внутри рабочего коллектива, но и непосредственно руководящего аппарата.

Исходя из ст. 123 ТК РФ, график отпусков является обязательным документом . Однако не уточняется, для предприятия какой формы собственности он необходим. На практике, не составляют его только ИП, осуществляющие предпринимательскую деятельность в единственном лице. Предполагается, что пока ИП трудится один, он сам планирует свой график. При этом возможность возникновения конфликтных ситуаций объективно исключается.

В иных случаях, к примеру, для предприятий, на которых трудится большое количество работников, график необходим.

Помимо вреда стабильному и непрерывному осуществлению деятельности, отсутствие графика также влечет за собой привлечение фирмы к ответственности.

Содержание приказа об утверждении графика отпусков в 2019 году

Составление и оформление графика должно начинаться с изучения специальной инструкции о кадровой политике организации. В случае ее отсутствия альтернативой является публикация соответствующего приказа администрации. В нем должны быть отражены следующие пункты:

1. Сведения об ответственном подчиненном за составление графика: его ФИО и должность. Зачастую, им выступает сотрудник кадровой службы или управляющего аппарата.
2. Срок, отведенный на процедуру согласования периодичности отпусков с работниками организации.
3. Дата, на момент наступления которой руководитель отдела или подразделения должен свести в единую таблицу пожеланий сотрудников относительно отпусков и рассчитать периодичность производственного процесса своего подразделения.
4. Дата, когда график должен быть предварительно готов и предоставлен управленцу для рассмотрения и утверждения.

Приказ, как внутренний документ организации, регистрируется в стандартном порядке.

Общие правила составления графика отпусков

Для решения задачи по составлению документа и экономии времени работниками кадровой инстанции используется регламентированная форма графика отпусков Т-7.

Изначально ответственным за формирование сотрудником проводится анализ пожеланий работников компании, в ходе которого сопоставляются желаемые даты и возможность назначить на них отпуск. При этом сразу учитывается количество льготных подчиненных, чье право получить отпуск в желаемый период первично.

После подобного распределения предварительный проект графика передается начальникам отделов. Те, в свою очередь, должны согласовать периоды отпусков с каждым подчиненным лично. Также рассматривается возможность разделить отдых на части. Если сотрудник желает воспользоваться ним, каждый период также подлежит отдельному внесению в документ.

Затем сотрудником кадровой службы принимается рассмотренная в подразделениях скорректированная информация об отпусках и составляется повторный, исправленный, график, который и будет подан на согласование управляющему аппарату.

В график должны быть включены все виды отпусков, то есть основной, дополнительный, а также отражены те периоды, которые не были использованы работниками в предыдущем году. Законодательно установлено, что базовый период ежегодного отдыха - 28 календарных дней. Существуют также льготные категории работников, отпуск которых может продлеваться.

Документ должен быть полностью готов за две недели до окончания отчетного года, то есть, на практике, 17 декабря.

Если 17 декабря выпадает на выходной, график должен быть готов в последний рабочий день до наступления обозначенной даты (15 или 16 числа соответственно).

Порядок оформления графика отпусков в 2019 году для льготных сотрудников

К льготным сотрудникам организации относятся:

• несовершеннолетние подчиненные (лица до 18 лет);
• инвалиды;
• субъекты, занимающиеся педагогической деятельностью;
• работники государственных структур;
• совместители;
• супруги военнослужащих;
• мужья тех женщин, которые находятся в декрете или в отпуске по уходу за малолетним ребенком.

Основываясь на ст. 267 ТК РФ, несовершеннолетние сотрудники компании могут брать ежегодный отпуск сроком в 31 календарный день.

Исходя из ст. 23 ФЗ №181 «О социальной защите инвалидов в РФ», люди с особыми потребностями ежегодно должны отдыхать более 30 дней. При этом, максимальное ограничение отпуска в статье не указано.

В соответствии со ст. 334 ТК РФ, а также ПП №724 от 01.10.2002г., периодичность планового отпуска работников, занятых в педагогической деятельности, колеблется между 42 и 56 календарными днями. Конкретное число дней отдыха зависит от должности, а также вида организации, в которой занят гражданин (дошкольное учреждение, школа и т.п.).

В ФЗ №79 от 27.07.2004г. фиксируется отпуск длиной от 30 до 35 календарных дней в год для сотрудников государственных структур. Конкретное количество свободных дней также зависит от должности и места работы.

Исходя из ст. 286 ТК РФ, сотрудникам, совмещающим две работы, также положен ежегодный отпуск в обеих организациях. Однако кадровым работникам обоих субъектов необходимо проследить, чтобы отпуска совместителя совпадали по времени.

На основании ст. 11 ФЗ №76, отпуска мужа-военного и жены должны совпадать по времени.

Исходя из ст. 123 ТК РФ, мужчинам, чьи жены находятся в отпуске в связи с рождением ребенка, также положены привилегии в вопросе выбора периода отдыха – работник может в данном случае выбрать отпуск во время отпуска по беременности и родам супруги.

Порядок оформления дополнительных отпусков в графике

Исходя из ст. 116 ТК РФ, граждане, осуществляющие свою трудовую деятельность в опасных и/или вредных для своего здоровья и/или жизни условиях, имеют право на дополнительный ежегодный отдых. Также на такой отпуск имеют право граждане, трудящиеся в ненормированном темпе, жители Крайнего Севера и некоторые другие частные категории, предусмотренные законом.

Помимо этого, любой работодатель, исходя из своих финансовых и практических соображений, может предоставить своим подчиненным дополнительные отпуска. Для этого управленцу необходимо составить коллективное соглашение о вопросе дополнительного отдыха для сотрудников, учитывая при этом мнение профсоюзного органа. Так, при исчислении общего периода отдыха в основной отпуск включаются дополнительные дни, общее количество которых отображается в графике.

Для сотрудников, только начавших трудовую деятельность, законодательно закреплено право уйти в отпуск по истечению 6 месяцев постоянной работы в конкретной организации (ст. 122 ТК РФ). Впрочем, с согласия нанимателя, этот срок может быть сокращен.

Порядок внесения изменений в утвержденный график отпусков

Исходя из ст. 123, ст. 124 ТК РФ, внесение изменений в график отпусков возможно в следующих случаях:

1. Подчиненный изъявил желание перенести запланированный отдых. Для этого ему требуется составить заявление, в котором следует раскрыть причины данного решения. Также необходимо указать желаемый срок для внесения корректировок в документы.
2. Сотрудник заболел. При наличии доказательств определенного периода нетрудоспособности гражданина, руководитель должен осуществить перерасчет дней его отдыха.
3. Срочные трудовые обязанности. Если на предприятие поступает объемный заказ на выпуск продукции, в котором конкретный сотрудник должен принять непосредственное участие, руководитель может предложить ему написать заявление о перенесении отпуска. В случае, если сотрудник согласен выполнить данный объем работ, а после него – уйти в отпуск, он составляет соответствующее заявление.

Внесение изменений оформляется соответствующим приказом «О внесении изменений в график отпусков». После этого откорректированный документ публикуется заново со всеми учтенными нововведениями.

Нюансы составления графика отпусков

Нередко сотрудники организации планируют свой отпуск частично, разбивая 28 дней (либо другой срок) на несколько периодов. При планировании свободного времени подобным образом требуется опираться на ст. 125 ТК РФ. В ней закреплено положение, согласно которому, хотя бы одна часть отпуска работника должна составлять 14 и более дней. Данный срок установлен после проведенных медицинских исследований, которые показали, что физическое и психическое состояние человека после напряженной работы восстанавливается в течение, как минимум, двух недель.

Помимо этого, подобное деление возможно только по договоренности нанимателя и подчиненного. Если руководитель согласен с ним, ему необходимо подтвердить свое решение подписью в графике или соответствующем приказе.

Разные организации реализуют вышенаписанное по-разному:

1. Если волеизъявителем выступает сотрудник, ему необходимо направить соответствующее заявление начальнику. Оно подается до момента утверждения графика отпусков. В случае согласия, руководитель ставит пометку на заявлении, удостоверяя ее датой и подписью.
2. Когда волеизъявителем выступает начальник, ему необходимо предоставить подчиненному копию проекта графика, исходя из которого работник может ознакомиться с предполагаемым делением отпуска. В случае отсутствия возражений сотрудником ставится дата и подпись в соответствующей графе.
3. В таблицу графика добавляется дополнительный столбец «Ознакомлен, согласен». В данных графах сотрудники будут отмечаться о своем согласии с разделением отпуска на периоды.

Мнения о последнем способе неоднозначны. В случае, если все сотрудники согласны с предлагаемым вариантом отдыха и проставили свои подписи, а один подчиненный наотрез отказался, график подлежит корректировке полностью.

Работодатель не вправе принуждать подчиненного давать свое согласие на деление отпуска по частям.

Ответственность работодателя за отсутствие графика отпусков

Так как наличие подобного документа является обязательным, его отсутствие противоречит закону, то есть является правонарушением в сфере трудового законодательства.

За две недели до нового года утвердите график отпусков на 2018 год. В статье можно бесплатно скачать образец заполнения графика отпусков в Excel и подробные рекомендации.

График отпусков на 2018 год (скачать образец заполнения в Excel и Word)

Чтобы график отпусков образец заполнения 2018 скачать бесплатно в Excel, пройдите по ссылке

Когда утвердить график отпусков на 2018 год

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяют в графике. Его составляют на один календарный год. Руководитель утверждает график не позднее чем за две недели до начала календарного года (ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ). График отпусков на 2018 год нужно утвердить не позднее 15 декабря 2017 года, поскольку 17 декабря — воскресенье.

Не составлять график или оформлять его более поздней датой рискованно. Трудинспекция вправе выписать штраф по статье 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц - от 1000 до 5000 руб. ();
• для предпринимателей - от 1000 до 5000 руб.;
• для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб.

На то, чтобы привлечь к ответственности виновных, у чиновников есть год — до 15 декабря 2018 года, так как нарушение не длящееся (постановление Президиума ВАС РФ от 3 июня 2014 г. № 1487/14).

На каком бланке оформить график отпусков на 2018 год

График отпусков на 2018 год, можно составить по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 . Можно разработать и собственную форму графика. Отразите в ней все обязательные для первички реквизиты из статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Чьи пожелания обязательно учитывать в графике

При составлении графика учитывают специфику деятельности компании и пожелания сотрудников на отпуск. Для этого у них запрашивают информацию о том, когда они планируют отдых в следующем календарном году. Сведения собирают по подразделениям компании. Их учитывают при составлении общего графика отпусков.

• работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 Трудового кодекса РФ);
• совместители (ст. 286 Трудового кодекса РФ);
• работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 Трудового кодекса РФ);
• работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 Трудового кодекса РФ);
• мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 Трудового кодекса РФ);
• супруги военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. № 76 ФЗ);
• граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10 января 2002 № 2 ФЗ);
• граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244 1);
• почетные доноры (ст. 11 Закона РФ от 9 июня 1993 г. № 5142 1).

Ниже смотрите образец графика отпусков на 2018 год.

График отпусков образец заполнения - 2018

Как составить график отпусков, если работники хотят отдыхать одновременно

Если сотрудники со схожими обязанностями хотят взять отпуск в 2018 году в одно и то же время, ситуацию легко разрешить.

Почему не стоит идти на поводу у работников

Если отпускать всех одновременно, нарушится нормальная работа компании. При этом право на отпуск в удобное для себя время имеют лишь определенные категории работников. Скажем, беременные женщины непосредственно перед декретом.

Как определить, кого пускать в отпуск в желаемое время

Сначала определите, кто из сотрудников имеет право на отпуск в любое время. Выясните у остальных работников, почему он хотят в отпуск именно в это время. Возможно, причина серьезная. В итоге останутся работники, которым хочется вывезти ребенка на каникулах на море или побыть на даче, пока тепло. Отпуск таких сотрудников можно отложить на другое время.

На будущее можно разработать четкие правила о том, кто имеет преимущественное право на отпуск в ситуации, когда сами сотрудники не могут договориться между собой. Выбранный порядок можно установить в приказе, Положении об отпусках или в другом внутреннем документе.

В графике не совпадают плановые и фактические отпуска

С согласия руководителя сотрудники часто идут отдыхать в отпуск не в то время, какое запланировали в графике отпусков. На этот случай в типовой форме № Т-7 есть специальные столбцы для новых дат отдыха.

Что грозит, если график отпусков не менять

Часто график отпусков составляют и на весь год забывают о нем. Тогда есть риск, что график с неактуальной информацией трудовые инспекторы посчитают нарушением трудового законодательства. А за это установлен штраф в сумме до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Что предпринять, если работники идут в отпуск не по графику

Чтобы избежать спора, безопаснее вносить в график все изменения. И даже если компания ведет его по своей форме, лучше оставить в ней столбцы для актуальных дат отдыха . Не только из-за возможных претензий, но и потому, что этот документ нужен самому работодателю. Он позволяет спланировать время работы. Кроме того, график с отметками о реальном отпуске может пригодиться в качестве дополнительного доказательства, если возникнет спор с работником о количестве отгулянных дней.

Если трудинспекторы все же обнаружили, что в графике отмечены не все переносы, можете привести в защиту компании такой аргумент. График отпусков обязателен как для работника, так и для компании. Утвердить его надо не позднее чем за две недели до начала нового календарного года (ст. 123 ТК РФ). Это все требования к графику, которые есть в Трудовом кодексе РФ. В нем нет условия о том, что работодатель обязан вносить в него изменения.

Как нас заверили в Роструде, инспекторы на проверке оценивают в совокупности все документы, связанные с переносом отпуска: заявление, приказ, график, личную карточку сотрудника. Поэтому если неактуальный график будет единственным неправильно составленным документом, то проверяющие ограничатся предписанием. И только при совокупности разных трудовых нарушений будет штраф.

Заявление на отпуск — готовые шаблоны для разных случаев

Разберем четыре ситуации, в которых перед уходом в отпуск от работника нужно заявление.

Отпуск не по графику

С работников, которые отдыхают по графику, можно не брать заявления. Но лучше их собирать, чтобы не оформлять уведомления о начале отпуска. Для тех, кто отдыхает не по графику, заявление и так обязательно.

Просите работников приводить в заявлении весь период отпуска. Так сразу видна продолжительность отпуска и понятно, когда человека

Образец 1. Работник идет в обычный отпуск

Генеральному директору

ООО «Радуга»

(название организации)

О. Л. Соловьеву

(Ф.И.О. руководителя)

от старшего экономиста

(должность работника)

А.П. Семенова

(Ф.И.О. работника)

Прошу предоставить мне отпуск на период с «23 » мая 2018 г. по «20 » июня 2018 г.

«5 » мая 2018 г. Семенов (Семенов А. П.)

(дата) (подпись) (Ф.И.О.)

Согласовано:

«5 » мая 2018 г. Петров (Петров О. В.)

К ежегодному отпуску присоединяются отгулы

Сотрудник может присоединить к отпуску отгулы. К заявлению пусть приложит документы, которые подтверждают его право на дополнительные выходные .

Удобнее сделать отдельный шаблон для сотрудников, которые хотят присоединить к отпуску отгулы. Например, за дни сдачи крови или работу в выходные.

Образец 2. Сотрудник присоединяет к отпуску отгулы

Генеральному директору

ООО «Радуга»

(название организации)

О. Л. Соловьеву

(Ф.И.О. руководителя)

от старшего экономиста

(должность работника)

Е.С. Титовой

(Ф.И.О. работника)

Заявление

Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск на период с «30 » мая 2018 г. по «27 » июня 2018 г.

Прошу присоединить к отпуску два дополнительных оплачиваемых дня отдыха (28 и 29 июня), положенные мне за дни сдачи крови

Основание:

справки по форме № 402/у от 10.11.2017 № 112615 и от 27.04.2018 № 34334, выданные Московской станцией переливания крови.

«11 » мая 2018 г. Титова (Титова Е. С.)

(дата) (подпись) (Ф.И.О.)

Согласовано:

«11 » мая 2018 г. Карпов (Карпов И. С.)

(дата) (подпись) (Ф.И.О. руководителя)

Ежегодный отпуск перед декретным

Беременные сотрудницы имеют право на отпуск . Или сразу после него. Когда отпуск по графику и успела ли она отработать в компании шесть месяцев, не важно.

Сотрудница должна приложить к заявлению копию справки о беременности. Иначе в отпуске вне графика можно отказать.

Образец 3. Работница просит отпуск перед декретом

Генеральному директору

ООО «Радуга»

(название организации)

О. Л. Соловьеву

(Ф.И.О. руководителя)

от методиста

(должность работника)

Л.В. Зябликовой

(Ф.И.О. работника)

Заявление

Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск

перед отпуском по беременности и родам (после отпуска по беременности и родам)

(нужное подчеркнуть)

с «4 » июня 2018 г. по «2 » июля 2018 г.

Основание — статья 260 ТК РФ.

Приложение: копия медицинского заключения.

«18 » мая 2018 г. Зябликова (Зябликова Л. В.)

(дата) (подпись) (Ф.И.О.)

Согласовано:

«18 » мая 2018 г. Голиков (Голиков С. С.)

(дата) (подпись) (Ф.И.О. руководителя)

Вместо отпуска работник берет компенсацию

Сотрудник в любое время может попросить заменить деньгами дополнительный отпуск. То есть ту часть отдыха, которая превышает 28 календарных дней в году.

Обычные отпуск, который сотрудник не успел отгулять за прошлые годы, заменять деньгами опасно. За это могут оштрафовать на 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Образец 4. Сотрудник хочет заменить часть отпуска денежной компенсацией

Генеральному директору

ООО «Радуга»

(название организации)

О. Л. Соловьеву

(Ф.И.О. руководителя)

от старшего эксперта

(должность работника)

П.А. Волкова

(Ф.И.О. работника)

Заявление

Прошу заменить денежной компенсацией часть отпуска, превышающую 28 календарных дней. Она составляет: три календарных дня.

«18 » мая 2018 г. Волков (Волков П. А.)

(дата) (подпись) (Ф.И.О.)

Согласовано:

«18 » мая 2018 г. Глебова (Глебова А. Ю.)

(дата) (подпись) (Ф.И.О. руководителя)

График отпусков - образец заполнения 2019 года понадобится и начинающим свое дело коммерсантам, и фирмам со стажем. Как его составить и избежать штрафов, расскажем в нашей статье. В ней же можно бесплатно скачать бланк и образец графика отпусков.

Безошибочно составить график отпусков можно с помощью нашей видеоинструкции:

Что такое график отпусков, кому и зачем он нужен

График отпусков — это внутрифирменный документ, позволяющий учесть интересы трудового коллектива и работодателя. Благодаря графику сохраняется непрерывность производственного процесса на предприятии, а работники реализуют свое право на ежегодный отдых.

График отпусков важен в равной степени и для работников, и для администрации фирмы. Чем качественнее он будет составлен, тем меньше в дальнейшем возникнет конфликтов и неразберихи по поводу ухода работников в очередные отпуска.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Упоминание о графике отпусков как о документе, определяющем очередность ежегодного отдыха членов трудового коллектива, содержится в ст. 123 ТК РФ.

Трудовым законодательством не уточняется, при каком количестве работников коммерсанту обязательно оформлять этот документ. Логично предположить, что индивидуальному предпринимателю, осуществляющему коммерческую деятельность единолично, составлять график отпусков бессмысленно. Ему не с кем спорить по поводу сроков своего отдыха — процесс труда он планирует сам.

Совсем другие последствия возникают при отсутствии этого документа в трудовых коллективах с большей численностью трудящихся. Как показывает статистика, большинство людей желают отдыхать летом и в начале осени. Этот факт ставит перед руководством фирмы труднореализуемую задачу — учесть интересы коллектива и не причинить ущерб бизнесу. И неважно, 5 человек трудятся под началом коммерсанта или несколько тысяч, — без графика отпусков не обойтись.

Кроме того, несвоевременное оформление отпускного расписания может повлечь не только отпускную неразбериху, но и материальные потери в виде штрафа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наказание для директора фирмы, проигнорировавшего требование трудового законодательства о составлении графика отпусков, предусмотрено по ст. 5.27 КоАП и может составить от 1 000 до 5 000 руб. Фирма потеряет еще больше — от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение допущено повторно, директора фирмы могут дисквалифицировать на 1-3 года или наказать увеличенным штрафом от 10 000 до 20 000 руб. Юридическому лицу в этой ситуации может быть предъявлено взыскание на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Кто, как и когда оформляет график

График отпусков является одним из кадровых документов, поэтому ответственность за его составление и своевременное утверждение лежит на специалистах кадровой службы и администрации фирмы.

До недавнего времени все компании оформляли отпускное расписание по единой унифицированной форме Т-7, бланк которой можно скачать на нашем сайте.

10 колонок формы Т-7 заполнялись следующей информацией:

• графа 1 — наименование структурного подразделения (канцелярия, отдел главного механика, отдел охраны труда, финансовый отдел и т. д.);
• графа 2 — должность согласно штатному расписанию (директор, секретарь, слесарь и др.);
• графы 3 и 4 — фамилия, имя, отчество и табельный номер сотрудника;
• графы 5-9 — данные об отпуске (продолжительность, даты начала отдыха — запланированная и фактическая);
• графа 8 — основание для изменения запланированных отпускных сроков;
• графа 9 — дата предполагаемого отпуска;
• графа 10 — примечание.

Сегодня использовать унифицированную форму графика необязательно, но и запрета на применение привычного формата этого документа законодательство не содержит. Так что у кадровой службы есть выбор: заполнять форму Т-7 или разработать новый документ с аналогичным названием и назначением.

Главное — это вовремя, то есть не позднее чем за две недели до начала нового календарного года, утвердить составленный график отпусков (ст. 123 ТК РФ). То есть на 2019 год следует утвердить график не позднее 17.12.2018.

После утверждения руководителем графика отпусков с этим документом нужно ознакомить работников под расписку (ст. 22, 123 ТК РФ). Для этого целесообразно дополнить график еще одной графой или завести ведомость, где каждый работник поставит дату ознакомления и распишется.

Хранится график отпусков один год (п. 693 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

ВАЖНО! Не забудьте письменно (под расписку) предупредить работника о начале отпуска не позднее чем за две недели до его начала (п. 3 ст. 123 ТК РФ).

«Детские» нюансы графика

Влияние на урегулирование отпускных сроков в графике оказывает трудовое законодательство. К примеру, право на отдых в удобное для себя время имеют следующие категории работников:

• супруги во время отпуска их жен по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• родитель или опекун, работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка до 18 лет в другую местность к месту его поступления в вуз или колледж (ст. 322 ТК РФ).
• один из родителей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).

К категории «детских» аспектов графика отпусков можно отнести и обязательный учет мнения о периоде отдыха работника, не достигшего совершеннолетия (в возрасте до 18 лет). Для этой группы работающих сотрудников в ТК РФ отпускные особенности выделены в отдельную ст. 267.

Помимо отпускных преимуществ для работников с детьми, нельзя забывать и об ограничениях. К примеру, в п. 20 определения Верховного суда от 28.01.2014 № 1 указано на недопустимость одновременного использования 2 и более отпусков по разным основаниям.

Для составителя графика это означает, что в отпускное расписание не следует включать отпуска сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за своим ребенком и работающих в режиме неполного рабочего времени.

Мнение ФСС о двойных отпусках см. в статье «Отпуск может быть один: либо ежегодный, либо по уходу за ребенком» .

«Льготные» регуляторы отпускного расписания

Кроме указанных выше «детских» отпускных нюансов, в графике отпусков может учитываться еще 1 группа работников, в отношении которых работодатель обязан согласиться с любыми избранными ими периодами отдыха.

Среди таких сотрудников:

• почетные доноры (закон РФ «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
• Герои России и кавалеры ордена Славы (закон РФ «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» от 15.01.1993 № 4301-I);
• Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (закон «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
• чернобыльцы (закон РФ «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» от 15.05.1991 № 1244-I);
• лица, получившие определенную долю радиации в Семипалатинске (закон «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» от 10.01.2002 № 2-ФЗ).
• сотрудники органов внутренних дел, если они не реализовали свое право на основной отпуск, предусмотренный графиком (закон «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 30.11.2011 № 342-ФЗ).

Если в фирме практикуется внешнее совместительство, работник-совместитель имеет право уйти в отпуск одновременно с очередным отдыхом по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

Как правильно оформить отпуск совместителю, узнайте .

Работодателю при составлении графика отпусков придется учесть и мнение работника — супруга военнослужащего, имеющего право уйти на отдых в период времени, совпадающий с отпуском супруга (закон «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ).

График отпусков и новички

При составлении графика отпусков на 2019 год, утвержденного в декабре 2018 года, невозможно предусмотреть вероятные периоды отдыха сотрудников, поступивших на работу после начала календарного года. Тем не менее отсутствие в графике запланированного отпуска новичка не избавляет администрацию от обязанности его предоставить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В соответствии со ст. 122 ТК РФ работник, проработавший у данного работодателя полгода, имеет право на отпуск.

В таких случаях кадровик, отвечающий за отпускной регламент, может поступить одним из нижеуказанных способов:

• не изменяя утвержденного графика, оформить отпуск приказом (на основании и решения администрации);
• дополнить график отдельным приложением, в котором отразить информацию об отпусках новичков (оформление отпуска производится в обычном порядке).

При расчете отпуска работнику вам поможет статья «Унифицированная форма № Т-60 - бланк и образец» .

Влияние переноса дней отдыха на график отпусков

Работник вправе изменить период своего отдыха по согласованию с работодателем. Сделать это позволяют ст. 123 и 124 ТК РФ. Информация о переносе отпуска отражается в отпускном расписании в специально предназначенных для этого графах 8 и 9. Сотруднику придется написать заявление о переносе отпуска , в котором потребуется указать новые даты перенесенного отпуска и причины изменения отпускного срока.

Период отдыха может измениться и из-за болезни сотрудника. Ст. 124 ТК РФ обязывает работодателя в этом случае продлить отпуск или перенести его на другой срок, пересчитав в последнем случае отпускные .

Продлить отпуск также придется, если сотрудник заболел перед его началом . Если сотрудник получил больничный лист, находясь в отпуске, то работодателю рекомендуется уточнить, какой вариант продления отпуска устроит работника: продление текущего или будущего отпуска.

В любом случае работник пишет заявление, а в график отпусков вносится информация о его переносе. Специальные отметки в графике об удлинении отпуска по причине болезни не предусмотрены.

Как внести изменения в график отпусков, см. .

Корректировка сроков отдыха может произойти не только по личным обстоятельствам работника, но и в связи с производственной необходимостью.

К примеру, фирме необходимо провести масштабную реконструкцию поточной линии в связи с освоением новых видов деятельности и внедрением усовершенствованных технологий. Специалисты, занятые данным процессом и отвечающие каждый на своем участке за определенный комплекс мероприятий, обязаны присутствовать на рабочем месте в течение длительного времени, поэтому они не смогут пойти в отпуск по производственной причине.

В этом случае тоже работает ст. 124 ТК РФ: на основании согласия работника, выраженного в письменной форме, и распоряжения руководства отпуск переносится на следующий рабочий год.

О нюансах переноса отпуска читайте в статье «Ст.124 ТК РФ: вопросы и ответы» .

Скачать образец графика отпусков вы можете на нашем сайте.

Итоги

График отпусков — это согласованное и утвержденное расписание периодов отдыха работников фирмы, обязательное для обеих сторон трудового договора.

График отпусков - образец заполнения размещен на нашем сайте - должен составляться ежегодно, а за его отсутствие предусмотрено наказание.

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

ФАЙЛЫ

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

• В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
• Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
• Затем проставить дату заполнения документа.
• Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

• внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
• женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
• несовершеннолетние сотрудники;
• работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
• супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
• граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

• мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
• несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
• почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
• супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
• чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

Что отразить в графике	Комментарий
Список сотрудников	В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор
Количество дней отпуска	Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни , положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).
Предполагаемая дата начала отпуска	Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется. Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).
Возможность разделения отпуска на части	График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)

График отпусков:

Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков: бланк

Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать .

Приказ о графике отпусков: образец

Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

Приказ о составлении графика отпусков: образец

Данный приказ может быть оформлен следующим образом:

ООО «Солнечный зайчик» Приказ № 93 о составлении графика ежегодных отпусков

г. Москва 19.11.2018

Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год

приказываю:

1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.

При подготовке информации необходимо учесть:

- пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;

- пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;

- период отпуска совместителей по их основному месту работы.

2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.

3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:

- главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;

- начальника отдела продаж Егорова В.Т.;

- начальника отдела закупок Трунова Н.Н.

4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.

Генеральный директор Солнышков В.С.

С Приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова

Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева

Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова

Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов

Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22 , 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

График отпусков образец заполнения в 2019 году

При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим .

Внесение изменений в график отпусков

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

• в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
• в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
• в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
• в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Сколько времени нужно хранить график отпусков

Хранить этот документ нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. - для ее должностных лиц;
• от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ) указывается в зависимости от вида отпуска:

Вид отпуска	Буквенный код	Числовой код
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя	ДО	16
Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства	ОЗ	17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором)	ДБ	18
Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста	ОЖ	15
Оплачиваемый учебный отпуск	У	11
Неоплачиваемый учебный отпуск	УД	13

В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код - оба кода указывать не нужно.

Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец

Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.

Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:

1 2 3 5 6 48

Номер по порядку	Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)	Табельный номер	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца
			1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Итого отработано за I половину месяца
4
1	Петрова Елена Федоровна, бухгалтер	054	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	Я
			8	8	8	8	8										8

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

• нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
• в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил .