Система согласования - компонент UPE, позволяющий организовать и автоматизировать сложный процесс последовательно-параллельного принятия решений и совместной согласованной обработки информации. Перейти от устаревшей практики бумажного документооборота к более прозрачной и структурированной системе электронного согласования различных документов.
Система согласования разработана на основе концепции Workflow (процессное управлениеорганизацией/управление бизнес-процессами – BPM (Business Process Management) ) и позволяет осуществлять в электронном виде согласования следующих документов:

• согласование договоров
• согласование заявок оплату
• согласование бюджетов
• согласование прочих документов

Согласование представляет собой процесс прохождения задачи (заявки) по маршруту, этапы которого определяются в соответствии срегламентом согласования и задаются в шаблоне системы согласования. На каждом этапе производится обработка заявки ответственными за этап лицами - выполнение действий, требуемых регламентом процесса, в т. ч. принятие решений, от которых зависит дальнейший маршрут заявки (в соответствии с заданной в шаблоне схемой).

Система электронного согласования UPE предоставляет инструментарий для двух основных классов задач процессной деятельности:

• разработка моделей (сценариев) процессов - шаблонов системы согласования
• выполнение процессов по заданным сценариям

Важным преимуществом Системы согласования является её полная интеграция в информационную среду PD & UPE, что обеспечивает доступ в ней ко всем средствам управления данными и их анализа, и в т. ч. – возможность обмена данными с системами проектного (КСП) и ситуационного (СПУ) управления. Например, шаблон системы согласования может быть создан на основе диаграммы КСП, в т. ч. из реального проекта. При этом из диаграммы КСП берутся этапы согласования и связи между ними, из неё же можно задать, например, временные характеристики этапов (промежутки времени, по истечении которых возникают события). Связи между этапами могут быть выключены с возможностью обратного включения, или сделаны вычисляемыми с использованием мощного математического аппарата UPE (SQL-функции и т. п.).

Задача (заявка) содержит контекст процесса согласования – информацию, необходимую для её обработки. На каждом этапе согласования задаче может соответствовать:

• строка в Z-листе
• представление Z-листа
• срез куба PD

Таким образом, Z-лист может содержать контекст как для одной заявки, так и для их множества – если задан режим согласования «по строкам».

Для определения лиц (пользователей системы), участвующих в процессе электронного согласования, используется механизм ролей. Роли служат для объединения пользователей по функциональному признаку с возможностью взаимной замены в рамках роли (по причине болезни, увольнения, выхода из проекта и т. п.). Можно настроить временную замену одного пользователя другим с указанием временного отрезка (на период отпуска, командировки и т. п.).

Процесс электронного согласования может сопровождаться рассылкой сообщений лицам, участвующим в процессе. Факт отсылки и содержание сообщения определяются наступившим событием, контекстом заявки и набором настраиваемых сообщений, связанным с выбранной ролью получателя. Это позволяет дифференцировать рассылку по уровням ответственности и сообразно требуемой полноте информации.

Доступ на объекты согласования и получение сообщений настраивается в шаблоне согласования на основе ролей. При этом возможно изменение доступа временно, на период нахождения заявки на определённых этапах, и установка очередности применения доступов и выполнения макросов.

Главным инструментом разработки процесса и управления его выполнением является диаграмма шаблона согласования (блок-схема процесса). Она показывает схему переходов – графическое представление этапов и связей между ними. На этой же схеме предусмотрены отображение множества настроек процесса (например, указание на временное изменение доступа на объекты UPE и PD, включенные, выключенные и вычисляемые связи и т. п.) и средства установки настроек.

В ходе процесса общего согласования диаграмма отображает его состояние с использованием цветокодирования – пройденные и текущие этапы (текущих этапов может быть несколько при параллельном согласовании) помечаются цветом в соответствии с результатами их выполнения. При необходимости процесс общего согласования может быть отменён (полностью остановлен).

Для эффективного использования базы созданных процессов имеется возможность создания шаблонов подпроцессов согласования. Это позволяет провести декомпозицию сложных процессов на набор более простых и повторно использовать наработанные процессы.

Таким образом, этапу согласования, определённому в шаблоне процесса, может соответствовать либо единичное согласование, либо составное, определяемое шаблоном подпроцесса. Например, этап "Согласование договора с юридическим отделом" может иметь составной характер и определяться отдельным шаблоном подпроцесса, детализирующим схему этапов внутри отдела. При этом для основного процесса эти детали значения не имеют и могут быть изменены отдельно.

Подпишитесь , чтобы получать анонсы новых материалов.

Работа с договорами является неотъемлемой частью всего документооборота. Поэтому любой компании важно снизить затраты на организацию рассмотрения, согласования и, непосредственно, исполнения договоров. DIRECTUM поддерживает полный цикл работы с договорами от подготовки документов до исполнения обязательств.

Быстрая подготовка проекта договора

До момента заключения сделки компания может проверить благонадежность контрагента : текущие реквизиты, виды деятельности, финансовую устойчивость, наличие лицензий и пр.

Затем договор заносится в систему из файла, с почты или на основе готовых шаблонов. Для массового занесения отсканированных бумажных оригиналов используется служба DIRECTUM Capture Service . Служба исключает ввод дубликатов и ошибок сканирования.

Функцию создания договора и заполнения данных можно передать интеллектуальным механизмам Ario . Получив документ, они самостоятельно классифицируют его, распознают текст и заполняют карточку договора извлеченной значимой информацией. Сотруднику остается лишь проверить корректность заполнения. Это позволяет дополнительно сократить время на регистрацию и уменьшить количество рутинных операций.

Также есть возможность создать договор и автоматически отправить на согласование через мастер действий:

Если сделка с контрагентом еще не заключена, но находится на стадии планирования, система позволяет сформировать договор без текста. Содержание заносится позже.

Прозрачное согласование и отправка документов контрагенту

Договорные документы отправляются на согласование по заранее настроенным регламентам.

Проконтролировать ход согласования договора ответственный всегда может через карточку отправленной задачи (посмотреть полную переписку, состояние исполнения, ознакомиться с сопроводительными документами) или сформировать специальный отчет:

В процессе документы утверждаются электронной подписью (ЭП), которая гарантирует их неизменность и авторство подписи. Договору присваивается регистрационный номер принятого формата.

Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами» . После согласования договора его легко отправить контрагенту через системы обмена документами. Это избавит от необходимости распечатывать договор и значительно сократит сроки внешнего согласования.

Контроль исполнения обязательств

Для контроля своевременного исполнения обязательств или перехода к следующему этапу ответственный за несколько дней получает соответствующие уведомления. Для этого в карточке договора указываются все этапы работы, их содержание, даты начала и завершения сделки.

Поиск договорных документов и отчетность

Для быстрого доступа к комплекту документов одной сделки, договор можно связать с дополнительными соглашениями, актами, счетами и пр. документацией:

Записи договоров удобно искать в справочнике Договоры , используя фильтрацию и сортировку. Например, по дате заключения, контрагенту или категории договора.

Также анализировать информацию по договорам в различных разрезах можно быстро через отчеты о ходе согласования и подписания договоров. Отчеты доступны через справочник.

Дополнительные возможности

Готовый набор коннекторов и веб-сервисов позволяет интегрировать договорную деятельность DIRECTUM с ERP-системами, в том числе SAP ERP , Microsoft Dynamics AX , 1C:Предприятие , Галактика ERP . Это позволяет:

• исключить двойной ввод данных при синхронизации справочников, например, Контрагенты , Договоры ;
• автоматически собирать данные по договору в процессе его согласования;
• просматривать тексты документов ERP-системы напрямую из интерфейса DIRECTUM.

Можно работать с договорами через веб-клиент. Потребуется только доступ в интернет.

Электронное согласование документов: первые шаги вместе с Lotsia PDM PLUS

Павел Сухов
Начальник отдела PDM-систем, ОАО «Машиностроительный завод «ЗиО-Подольск»

Задача электронного согласования технической документации актуальна для многих машиностроительных предприятий, в том числе и для ОАО «ЗиО-Подольск». Наиболее желанный объект электронного согласования — конструкторская документация (КД). Она же является и наиболее сложным объектом.

Электронное согласование КД связано с целым рядом организационно-технических проблем и ограничений. Чтобы минимизировать риски внедрения, было решено руководствоваться принципом трех «п»: последовательность, поэтапность, постепенность. Посредством ряда шагов, каждый из которых вносит минимальные изменения в существующие бизнес-процессы, мы стремимся к достижению «идеального» результата.

Первая вставшая перед нами задача — это создание программных средств, которые можно легко адаптировать для различных сценариев электронного согласования и тем самым обеспечить наши три «п». В основе PDM-системы, используемой на нашем предприятии, лежит продукт компании «Лоция Софт» Lotsia PDM PLUS, который можно настроить под свои нужды и «вдоль», и «поперек», и «по диагонали», поэтому мы озадачились разработкой по-настоящему универсального инструмента. В нашей работе мы попытались учесть максимум характеристик, влияющих на сценарий электронного согласования документов.

Комплектность документации

Одиночный документ. Наиболее простой для согласования вариант. Никаких дополнительных требований не предъявляет.

Комплект документов. Документы комплекта связаны между собой, поэтому нельзя рассматривать комплект просто как набор одиночных документов. В связи с этим обязательным является наличие интерфейса, облегчающего работу с большим количеством связанных документов (рис. 1).

Представление согласуемых документов

Исходный файл. Файл в формате системы, в которой он был разработан (CAD, CAM, CAE, офисные пакеты и пр.). Если есть потребность в сквозном проектировании, без исходных файлов не обойтись.

Вторичное представление. Исходный файл, преобразованный в формат: рисунка, PDF, XPS и пр. Вторичное представление удобно использовать для нужд бумажного документооборота.

Для себя мы сочли оптимальным вторичное представление в формате PDF — тут и полноценное аннотирование, и большое количество программных библиотек для «самодеятельного творчества», и простое преобразование из формата исходных файлов (конверторы, PDF-принтеры и т.п.)

Исходный файл плюс Вторичное представление. Одновременное согласование CAD-файла для сквозного проектирования и вторичного представления для бумажного документооборота.

Этот вариант наиболее сложен (требуется контроль аутентичности исходных файлов и вторичных представлений), но и наиболее функционален. Чтобы не ограничивать себя в дальнейшем, мы пошли именно по этому пути.

Виды подписи электронных документов

Усиленная электронная подпись (ЭЦП). Этот вид подписи формируется в результате криптографической обработки документа и обеспечивает контроль внесения изменений в файл после его подписи. Усиленная подпись имеет механизмы определения лица, подписавшего документ. Такая подпись обязательна для электронных документов, передаваемых между различными организациями.

Усиленная подпись поддерживается базовой лицензией Lotsia PDM, но требует определенных затрат на библиотеки ЭЦП и персональные средства идентификации. Очевидно, что «идеальный» сценарий электронного согласования не может обойтись без такого вида подписи.

Простая электронная подпись. Формируется при помощи паролей и кодов. Подлинность подписи может быть проверена только в рамках информационной системы, в которой документ был согласован. Это естественным образом ограничивает область применения электронного документа. Однако для документов, имеющих хождение только внутри предприятия, такая подпись очень удобна.

На наш взгляд, простая электронная подпись — это оптимальный вариант для «стартового» сценария электронного согласования. В нашем случае подпись создается вводом пароля пользователя в Lotsia PDM (рис. 2).

Электронная «мокрая» подпись. Выполняется с помощью специализированных графических планшетов. Является аналогом «мокрой» подписи на бумаге и применима в основном для вторичных представлений документов.

Достаточно сложный и затратный, но весьма привлекательный вариант, позволяющий полностью отказаться от подписи бумажных экземпляров. На ближайшее время это для нас основной объект для более пристального изучения.

Удостоверяющий лист. «Мокрая» подпись (в том числе электронная) ставится на отдельном документе, где перечислены реквизиты одного или нескольких электронных документов. Удостоверяющий лист отлично сочетается с любым видом электронной подписи. В качестве удостоверяющего листа можно рассматривать бумажные экземпляры документов, подписываемые после завершения электронного согласования. Как правило, удостоверяющий лист должен содержать все, без исключения, «мокрые» подписи. Однако наиболее продуктивным считается подход, когда набор «мокрых» подписей максимально ограничен (в идеале — одной подписью).

Способы аннотирования документов

Аннотирование исходного файла. Среда аннотирования должна поддерживать все типы согласуемых файлов. При работе с Lotsia PDM можно использовать интегрированный с ней пакет Oracle AutoVue, поддерживающий большинство CAD-систем и офисных программ.

Безусловно, это наиболее технологичный подход, основным недостатком которого является высокая стоимость.

Аннотирование вторичного представления. Используется программа для просмотра с функцией аннотирования. Например, для PDF-файлов можно использовать бесплатный Adobe Reader XI.

Этот способ подкупает своей дешевизной и простотой реализации, поэтому мы начали именно с него.

Подпись измененных документов

Измененный документ полностью подписывается заново. Это самый правильный вариант (и единственно возможный при использовании усиленной электронной подписи), но и наиболее затратный. Однако в ряде случаев он явно неоправдан, например при исправлении простой грамматической ошибки.

Измененный документ подписывается только лицом, проводящим изменение. Это попытка применить к электронным документам правила внесения изменений в бумажные документы. Можно использовать только для простой электронной подписи и удостоверяющих листов.

Маршрутизация согласуемых документов

Набор специализированных маршрутов. Для каждого вида документа настраивается свой жесткий маршрут согласования, что делает работу пользователя максимально простой.

Недостатком такого подхода является трудоемкость разработки и оперативного изменения различных маршрутов. Учитывая ограниченность ресурсов, от такого подхода было решено отказаться.

Универсальная маршрутизация. Состоит из блоков, с помощью которых можно маршрутизировать различные виды документов. С одной стороны, это несколько усложняет работу пользователя, но, с другой стороны, позволяет разрешать практически любые нештатные ситуации, возникающие при согласовании.

Именно этот подход был и применен нами (рис. 3).

Пользователь работает с набором элементарных вариантов маршрутизации (рис. 4).

Комбинируя перечисленные нами характеристики, можно получить большое количество сценариев электронного согласования. Некоторые из них уже успешно внедрены на нашем предприятии:

• электронное согласование документов, имеющих хождение только внутри предприятия и только в электронном виде (простая электронная подпись);
• электронное согласование документов, передающихся в бумажном виде в сторонние организации (простая электронная подпись плюс подпись бумажного экземпляра после завершения согласования ограниченным набором «мокрых» подписей).

Мы не старались идти широким фронтом — электронное согласование каждого вида документов внедрялось отдельно. Самое первое внедрение оказалось и самым сложным (в первую очередь организационно). В дальнейшем мы преимущественно сталкивались лишь с незначительными техническими проблемами. Если самое первое внедрение электронного согласования было инициировано ИТ-службой и потребовало привлечения довольно серьезного административного ресурса, то последующие шаги мы делали уже по просьбам (как правило, весьма настойчивым) наших пользователей.

Основной вывод из нашего опыта таков: само по себе электронное согласование — достаточно простая и эффективная вещь, которая перестает быть простой и эффективной при необходимости отразить результаты согласования на бумаге. Каждая дополнительная «мокрая» подпись на бумажном экземпляре (удостоверяющем листе) существенно повышает трудоемкость согласования. Если количество подписей на бумаге велико, единственным преимуществом электронного согласования может оказаться только прозрачность и управляемость процесса.

Несмотря на все наши успехи, внедренные нами сценарии пока еще недостаточны для нашей главной цели — электронного согласования конструкторской документации. Безусловно, сбор полного комплекта «мокрых» подписей на бумаге после завершения электронного согласования не представляет каких-либо технических сложностей. Но, как уже упоминалось, эффективность процесса оказывается достаточно низкой. Поэтому нас не оставляет надежда реализовать полностью электронное согласование, которое позволит полноценно использовать как электронные, так и бумажные экземпляры документов. Сможем ли мы добиться этой цели? Сможем ли мы эффективно объединить электронный и бумажный документ в единое целое? Время покажет… 

В последнее время во многих организациях, а также государственных органах появилась новая актуальная задача, связанная с переходом от традиционного согласования проектов документов на бумажном носителе к электронному согласованию с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД). Действительно, электронное согласование имеет достаточно существенный перечень преимуществ, на котором мы уже останавливались на страницах нашего .

Но переход на новую технологию согласования может быть затянут и сильно осложнен из-за процесса внедрения электронной цифровой (далее - ЭЦП) в организации. Сегодня большинство руководителей считают, что в процессе электронного согласования проектов в СЭД необходимо обязательно использовать ЭЦП. Даже в том случае, если в дальнейшем согласованный проект документа будет распечатан из СЭД и подписан на бумажном носителе. А если ЭЦП не использовать, то, по мнению большинства руководителей, после электронного согласования в обязательном порядке необходимо пересобрать визы с собственноручными подписями на листе бумаги. Однако в этом случае эффективность электронного согласования практически сводится к нулевым показателям.

Но действительно ли электронное согласование невозможно без ЭЦП? Какова потребность использования электронной цифровой подписи в процессе согласования и нужно ли внедрение ЭЦП, если документы все равно будут «подписывать на бумаге»? Давайте попробуем вместе разобраться в этих актуальных вопросах.

Согласование, виза согласования и юридическая сила документа

Для поиска ответа на вышеуказанные вопросы сначала необходимо рассмотреть, что представляет собой процесс согласования и как он влияет на юридическую силу документа.

Итак, согласование представляет собой анализ уполномоченными должностными лицами содержания проекта документа на его соответствие действующему законодательству и нормативным документам организации, а также целесообразности издания документа.

Напомним, что согласование бывает внутренним и внешним.

Внешнее согласование выражает согласие с содержанием проекта документа организации, не являющейся его автором. И результаты внешнего согласования отражаются в реквизите «гриф согласования документа» .

При внутреннем согласовании (или ) проект документа анализируют уполномоченные должностные лица внутри . Результат внутреннего согласования должностное лицо оформляет визой , которая выражает его согласие или несогласие с содержанием проекта документа. Если у должностного лица есть принципиальные замечания по тексту проекта документа, то он их указывает и прикладывает к проекту.

Когда проект документа согласован, он передается на подписание (некоторые документы после подписания должны быть утверждены). Во время подписания (утверждения) осуществляется принятие решения, и именно после подписания (а в некоторых случаях - после утверждения) проект документа становится документом .

Теперь рассмотрим, что же подразумевается под юридической силой документа .

Фрагмент документа

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Другими словами, документ будет иметь юридическую силу при соблюдении следующих условий:

• во-первых, положения, содержащиеся в документе, не должны противоречить действующему законодательству;
• во-вторых, документ должен быть издан органом, имеющим компетенцию на создание документов такого вида;
• в-третьих, документ должен быть оформлен в соответствии с принятыми нормами. Здесь также подразумевается, что документ должен быть подписан (утвержден) внутри организации должностным лицом, обладающим необходимыми для этого полномочиями (т.е. правом подписи (утверждения) данного документа).

Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними документами организации (например, уставами, положениями, приказами и т.п.). Так, от имени организации документы подписывает ее руководитель. По ряду отдельных вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники организации. Приказы, регламентирующие деятельность структурных подразделений, имеют право подписывать руководители этих подразделений. Если руководитель отсутствует, документ может подписать должностное лицо, исполняющее его обязанности.

В зависимости от вида или тематики документов на них должна стоять одна подпись или две и более. На документах, издаваемых, например, руководителем единолично, стоит только его подпись. Одним лицом подписываются приказы по основной деятельности или по личному составу, распоряжения и др. А вот количество подписей на письме будет зависеть от его тематики. Так, если письмо затрагивает финансовые вопросы, то оно должно быть подписано двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером.

Исходя из вышеизложенного делаем вывод: завизированные, но не подписанные (утвержденные) документы не будут иметь юридическую силу. А вот будет ли иметь подписанный (утвержденный) документ юридическую силу, если на нем отсутствуют визы?

В Российской Федерации требования к подготовке и оформлению документов разных видов устанавливаются разными нормативно-правовыми актами, которые издают разные государственные органы. Соответственно, влияние визы согласования на юридическую силу документа нужно рассматривать отдельно для каждого вида документа. Остановимся на тех видах документов, которые чаще всего создаются в большинстве организаций и для согласования которых начинают использовать СЭД.

Визирование проектов писем

Итак, в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК 011 -93) письмо относится к унифицированной системе организационно-распорядительной документации. А требования к оформлению реквизитов таких документов устанавливает .

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

3.24. …Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Визирование проектов договоров

Если обратиться к положениям статьи 160 Гражданского кодекса РФ, то мы увидим, что «сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами». Т.е. речь идет о необходимости подписания документа, но закон не требует проведения процедуры его согласования внутри организации. Конечно, стороны, заключающие сделку, могут проявить творчество и договориться о какой-то эксклюзивной процедуре разработки и подписания документа, в которую, в принципе, может быть включена необходимость одобрения сделки определенным лицом. Но подчеркнем - это уже будет не требование закона, а инициатива сторон.

«Во многих организациях (и частных, и государственных) при заключении договоров используется процедура визирования. Визирование имеет правовое значение только в тех случаях, когда стороны сочли это необходимым и обусловили в тексте самого договора. Визирование - внутренняя процедура документооборота компании, она регламентируется исключительно локальными актами, наличие виз на договоре показывает руководителю организации, что текст договора согласован ключевыми структурными подразделениями. Предположим, юридический отдел завизировал договор, который впоследствии был признан недействительным. Какие санкции будут применены к руководителю юридического отдела? Конечно, только дисциплинарные: замечание, выговор, увольнение. В данном случае лицо, завизировавшее договор, несет ответственность только как работник перед ». Для сторонних организаций присутствие или отсутствие визы на договоре не будет иметь никакого значения (если, конечно, стороны сами в тексте договора не прописали необходимость ее наличия).

Особенности согласования в СЭД

Итак, в большинстве случаев в СЭД согласуют именно проекты вышеуказанных видов документов, а именно: писем, приказов, распоряжений, договоров. Практически всегда после согласования этих проектов они распечатываются из СЭД и подписываются на бумажном носителе.

Благодаря проведенному нами анализу можно сделать вывод, что визы согласования в этих проектах необходимы для принятия окончательного решения руководителями, подписывающими документы. Порядок визирования проектов данных видов документов жестко не прописан в федеральном законодательстве и определяется во внутренних документах организации.

Соответственно, при переходе на электронное согласование нужно определить:

• какие именно проекты вы собираетесь согласовывать в СЭД;
• какими функциональными возможностями обладает используемая вами СЭД.

Получается, что не обязательно использовать ЭЦП в процессе визирования или в дальнейшем пересобирать визы на листе бумаги , если:

• законодательно не установлены требования к порядку визирования и оформлению виз согласования в проектах тех документов, которые вы планируете согласовывать с помощью своей СЭД, и в законодательстве не содержатся нормы, по которым визы согласования в данных документах влияют на юридическую силу документа;
• СЭД позволяет каждому пользователю визировать проект только за себя (или нескольких должностных лиц, которые указываются при назначении прав пользователю в соответствии с его полномочиями и выполняемыми функциями);
• СЭД не дает внести изменений в сам проект (позволяет только добавлять файлы с замечаниями);
• СЭД протоколирует всю работу с проектом (то есть записывает действия, произведенные пользователями, в специальный системный журнал, в котором их можно посмотреть. В том числе и записи о том, какой пользователь внес каждую из виз).

При переходе на новую технологию обычно предъявляют повышенные требования к безопасности. Но что происходит при традиционном согласовании проектов документов на бумажном носителе? Во многих организациях проекты передаются на согласование визирующим лицам непосредственно их разработчиками, которые спокойно могут подделать одну из виз. Но у руководителя при подписании документа, как правило, не возникает вопросов о подлинности той или иной визы.

Использование ЭЦП при электронном согласовании может дать дополнительные гарантии руководителю, что проект завизировало определенно должностное лицо и в его текст не были внесены никакие изменения. Но если и без ЭЦП сама система электронного документооборота может «сказать» руководителю, кто визировал проект, и гарантировать, что его текст не подменили, то насколько в данном случае нужна ЭЦП? Решение по данному вопросу нужно принимать самостоятельно организации и закреплять его во внутреннем нормативном документе, например, инструкции по делопроизводству.

Если в итоге документ распечатывается из СЭД и подписывается на бумажном носителе, то можно закрепить следующий порядок работы :

1. На основании виз, внесенных в проект документа в СЭД, автоматически формируется и печатается из системы лист согласования, а также сам проект документа.
2. Затем уполномоченное должностное лицо проверяет лист согласования, проверяет визы, внесенные в СЭД, а затем заверяет как сам лист согласования (Пример 1), так и распечатанный проект (отметку о заверении проекта приказа целесообразнее ставить на оборотной стороне).
3. Распечатанный и заверенный проект передается руководителю на подписание вместе с распечатанным и заверенным листом согласования.
4. После подписания документа на бумажном носителе в СЭД заносится отметка об этом событии.

Если руководитель работает в СЭД лично , то он самостоятельно может проверить визы, распечатать проект и подписать его на бумажном носителе, а затем в СЭД внести отметку о подписании.

Электронное согласование в госструктурах

Электронное согласование в федеральных органах исполнительной власти, а также других государственных органах и органах местного самоуправления должно соответствовать требованиям новых Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477. Объясним почему: хотя в названии этого нормативного документа сказано, что правила касаются только федеральных органов исполнительной власти, существует еще один нормативный документ (Закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ), который расширяет зону их действия:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункт 2 статьи 11 «Документирование информации» Федерального закона от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Так вот, в этих новых Правилах делопроизводства черным по белому написано, что для подписания электронных документов ЭЦП должна использоваться, а при их согласовании внутри СЭД эту ЭЦП могут заменить иные способы подтверждения действий с документами:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477

38. Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

39. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

Свернуть Показать

Синякова Мария, юрист:

О каком-то конкретном способе подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не будет использоваться, в постановлении Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 ничего не сказано. Действующие в настоящее время нормативные документы ответа на указанный вопрос не дают.

Тем же постановлением Правительства Федеральному архивному агентству дано указание до 1 января 2010 г. утвердить Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Возможно, способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не будет использоваться, будут содержаться в инструкциях по делопроизводству каждого отдельного федерального органа исполнительной власти.

Итак, Правила делопроизводства разрешают госструктурам не использовать ЭЦП при согласовании электронных документов при условии использования иных способов подтверждения действий пользователей. При этом здесь не упоминается об аналоге собственноручной подписи или о сертифицировании способа подтверждения действий с электронными документами.

Соответственно, если в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (которые должен утвердить Росархив до 01.01.2010) не будет конкретизировано данное положение, то федеральный орган исполнительной власти в своей инструкции по делопроизводству самостоятельно сможет прописать процедуру согласования проектов документов в СЭД и способ подтверждения действий пользователей, а затем представить данный документ на согласование Росархиву.

Один из способов подтверждения действий пользователей уже был назван нами выше - это протоколирование, т.е. запись всех действий в системный журнал. При этом могут протоколироваться как непосредственно действия пользователей с проектом документа, так и действия по изменению прав пользователей СЭД. Чтобы легче было проверить действия пользователей на основе записей протокола (системного журнала), могут быть разработаны отчеты, которые будут наглядно показывать, какой пользователь за какое должностное лицо какую визу ввел и когда он это сделал.

Если сама СЭД защищена от несанкционированного проникновения и искажения хранимой информации, то и данные о действиях ее пользователей, содержащихся в системном журнале, тоже достоверны, даже без использования ЭЦП.

Логика здесь понятна. Все, что происходит внутри СЭД, защищено ею. Поэтому новые Правила делопроизводства на этапе согласования не требуют использования ЭЦП. А вот уже подписанный электронный документ, возможно, придется передавать за пределы защищенной СЭД в другую организацию-адресат, и в этом случае подписание документа при помощи ЭЦП будет гарантировать его достоверность за пределами «родившей» его СЭД.

Сноски

Свернуть Показать

"Хочешь жить в согласии - соглашайся! "
Правило Рейберна

Электронное согласование документов в ESCOM.BPM

Одной из наиболее важных и востребованных функций является проведение согласования документов в электронном виде. Комплексное решение на

Базе платформы ESCOM.BPM содержит готовые решения для автоматизации таких документов, как Договор, ДС, Приказ, Протокол, Письмо, Заявление, Счёт. Для каждого из перечисленных документов в программе имеются специальные, настраиваемые процессы. Программа так же обеспечивает возможность проведения электронного согласования документов произвольных типов .

Выгоды от внедрения электронного согласования документов

Согласование документа в электронном виде значительно сокращает сроки согласования, особенно если согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах. Согласующие получают оперативный доступ к документу и к замечаниям, сформированным в процессе согласования.

Внедрение программы электронного согласования документов позволяет:

• сократить сроки согласования
• снизить затраты на распечатку и ксерокопирование документов
• облегчить работу с версиями документов
• обеспечить прозрачность процедуры согласования

Преимущества электронного согласования в системе ESCOM.BPM

Система ESCOM.BPM содержит большое количество преимуществ для электронного согласования документов:

• Визуальная редактируемая схема согласования. Настройка схемы с помощью "мыши"
• Возможность загрузки схемы согласования из шаблона и сохранения схемы в шаблон
• Возможность запрета на изменение схемы согласования
• Автоматическое управление статусами документа
• Автоматические уведомления и напоминания
• Автоматический контроль сроков согласования
• Автоматическая маршрутизация (переход на следующий этап, возврат инициатору в случае отклонения и т.д.)
• Возможность формирования версий согласуемого документа с выделением правок
• Возможность внесения замечаний в таблицу замечаний с последующей распечаткой в виде отчёта
• Учёт статусов замечаний - какие замечания сняты, а какие нет
• Автоматическое формирование листа согласования с возможностью его вывода на печать. При печати лист согласования так же содержит перечень не снятых замечаний.
• Автоматическое формирование журнала "Документы на согласовании"

Этот список можно продолжить...

Процесс электронного согласования - как это работает

Система документооборота ESCOM.BPM ESCOM.BPM содержит специальный процесс для проведения электронного согласования документа.

Процесс согласования включает всё необходимое для выполнения электронного согласования документов:

В системе документооборота ESCOM.BPM создана возможность одновременного запуска нескольких процессов согласования одного документа, каждый из которых может выполняться по индивидуальной схеме.

Это позволяет значительно сократить сроки согласования, направляя документ (например, договор) на согласование одновременно в разные службы.

Модель электронного согласования документа - последовательная или параллельная?

В программе предусмотрена возможность проведения электронного согласования в несколько этапов. В каждом из этапов возможно параллельное согласование документа несколькими сотрудниками.

Гибкость формирования модели согласования предоставляет возможность организации индивидуального хода процедуры согласования для каждого из документов.

Статусы согласуемого документа

Если документ не согласовывался ранее, то в его карточке будет отображаться статус "Согласование не проводилось"
. Когда документ отправляется на согласование, то статус автоматически меняется на "Проводится согласование".

После того, как все согласующие первого этапа согласования внесли в документ свои отметки, документ автоматически переходит на второй этап согласования, и согласующие второго этапа приступают к согласованию.

Если в ходе электронного согласования возникли замечания, то документу присваивается статус "Не согласован" и документ отправляется инициатору процесса согласования для корректировки. О возникших замечаниях система уведомляет Инициатора с помощью сообщения. Инициатор вносит правки в документ, формирует новую версию, отмечает, что провёл работу над замечаниями. После внесения необходимых корректировок документ отправляется на повторное согласование.

Если в ходе согласования возникли неразрешимые разногласия, то документ отправляется в согласительную комиссию.

После завершения последнего этапа согласования документу присваивается статус «Документ согласован», а сам процесс перемещается по маршруту на следующий этап, определённый в схеме процесса.

Как купить решение "Электронное согласование документов"

Решение доступно в редакциях "Стандартная-ДЕЛО", "Стандартная-ПРОФ", "Большой бизнес" и "Корпоративная". Для того чтобы купить данное решение Вам нужно прислать нам письмо на с указанием стоящих перед Вами задач по автоматизации или позвонить по телефону 8-495-255-00-99.

Вы так же можете самостоятельно выписать счёт на оплату, сделав заказ в Для покупки нужно положить в корзину и необходимое число