ЕВФРАТ-Документооборот это эффективная система электронного документооборота. ЕВФРАТ-Документооборот дает возможность создать эффективную систему управления, как бизнес-процессами, так и документами организации Система поддерживает широкий инструментарий для организации эффективного электронного документооборота. Эта система подойдет любой организации в независимости от численности персонала или формы собственности бизнеса.

Система отличается гибкостью и может использоваться как в небольшом отделе, канцелярии и даже крупной территориально-распределенной организации с сложной организационной структурой и схемой информационных потоков.

Система разработана в соответствии с рекомендациями WfMC и соответствует стандарту ISO 9000. Гибкость этой системы позволяет реализовать автоматизацию документооборота в соответствии как требований ГОСТа по делопроизводству, так и в соответствии с внутриорганизационными требованиями и инструкциями.

ЕВФРАТ-Документооборот в локальном офисе

Функционал ЕВФРАТ-Документооборот позволяет решить основные задачи делопроизводства:

• автоматизация регистрации документов и заданий;
• обеспечение эффективного взаимодействия сотрудников по работе с документами;
• упростить контролирование выполненных работ, что инициированы документами;
• мониторинг выполнения процессов и анализ загрузки сотрудников, за счет формирования журналов и отчетов;
• организовать хранение документов организации на длительный строк;
• разделение и разграничение прав доступа к разного вида информации;

ЕВФРАТ-Документооборот в территориально-распределённой организации

Если необходимо обеспечить сквозную работу над документами в пределах территориально-распределенной организации. Обеспечить бесперебойную работу между главным офисом и удаленными филиалами вкупе с шифрованием данных — ЕВФРАТ-Документооборот лучший выбор.

Модули настройки ЕВФРАТ-Документооборот

• АРМ «Пользователь» — универсальное автоматизированное рабочее место доступа к ЕВФРАТ-Документооборот;
• АРМ «Администратор» — программное средство для тонкой настройки, обслуживания и администрирования системы;
• «Дизайнер форм» — средство для настройки регистрационно-контрольных карт;
• «Менеджер журналов и отчетов» — специальный инструмент настройки шаблонов отчетов по видам деятельности компании;
• служебные средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей системы;
• «Почтовый клиент» — приложение для работы с с сообщениями электронной почты.

Дополнительные модули:

«HTTP-сервер»

В ЕВФРАТ-Документооборот используется современный протокол обмена данными TCP/IP. Это позволяет работать в системе с посредством Интернета или ЛВС. Модуль «HTTP-сервер» предоставляет пользователям доступ к документам и поручениям используя обычный веб-браузер. Это обеспечивает доступность к системе в любом уголке мира.

APM «Архивариус»

×

Специальный дополнительный модуль «Архивариус» обеспечивает автоматизацию процессов списания, долговременного хранения документов, которые вышли с оперативного обращения. Модулем поддерживается номенклатуру дел организации, и связь с документами организации.

APM «Руководитель»

Модуль «Руководитель» обеспечивает удобный, удаленный доступ к системе документооборота организации посредством сети Интернет для руководства компании, которые по специфике службы часто находятся вне основного офиса.

Архитектура ЕВФРАТ-Документооборот

ЕВФРАТ-Документооборот» создана по клиент-серверной архитектуре . Используя модуль «HTTP-сервер» и АРМ «Руководитель» осуществляется доступ через Интернет. Подсистема обмена документами дает возможность организовать четкую и слаженную территориально-распределённую работу. Система использует собственную СУБД – НИКА, что входит в комплектацию продукта. Инновации, что используются в архитектуре и механизмах системы позволяют построить высокоэффективную производительную систему электронного документооборота.

Преимущества ЕВФРАТ-Документооборот

ЕВФРАТ-Документооборот увеличивает эффективность работы Вашего бизнеса, организации, департамента или отдела. Поднять исполнительскую дисциплину, экономить время сотрудников на всех этапах их работы, создать единое информационное и управленческое рабочее пространство в организации или на предприятии.

1. Установка и эксплуатация системы не требует закупки дополнительного ПО. В отличии от программ конкурентов, ЕВФРАТ-Документооборот работает на собственной СУБД «Ника».
2. Система соответствует требованиям российского делопроизводства и стандарта ISO 9000. Она разработана в соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).
3. ЕВФРАТ-Документооборот это: интуитивно понятный интерфейс, простота в настройке и удобство в использовании.
4. Богатый инструментарий (Дизайнер форм, маршрутов, Менеджер журналов, отчётов) для тонкой настройки системы под нужды организации.
5. Реализован весь необходимый функционал для работы с документами а также деловыми процессами, в соответствии с технологией workflow.
6. Эффективные встроенные средства для сканирования и распознавания с возможностью поточного сканирования. Технология уникальна и разработана в компании Cognitive Technologies.
7. Drag & Recog – распознавание текста «на лету», встроенный модуль для печати и предварительного просмотра.
8. Богатые возможности поиска текста с использованием морфологического анализа.
9. Генерация отчетов и журналов благодаря наличию встроенного генератора отчетов.
10. Быстрая адаптация к территориально-распределённой работе, благодаря мощной подсистеме обмена документами
11. Работа с документами, посредством сети Интернет, используя веб-браузер.
12. Мощная защита информации с применением криптографических средств шифрования и электронной подписи.
13. Простота администрирования посредством модуля АРМ «Администратор»..
14. Открытый АРІ дающий возможность создания ПО на платформе «ЕВФРАТ-Документооборот».

ЕВФРАТ-Документооборот является масштабируемой и гибкой в настройке системой, легко адаптируемой к особенностям документооборота в органах государственной власти, коммерческих компаниях различного масштаба и направлений деятельности, научных и образовательных учреждениях.

Год выпуска: 2010
Разработчик: Cognitive Technologies
Совместимость с Vista: да
Язык интерфейса: только русский
Размер: 626 MB

Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» предназначена для построения полноценной системы управления бизнес-процессами и документами организации. Инструментарий, входящий в комплект поставки системы «ЕВФРАТ-Документооборот», позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет автоматизировать делопроизводство организации как в соответствии с требованиями ГОСТ по делопроизводству, так и с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

В системе «ЕВФРАТ-Документооборот» используется большое количество уникальных технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies:
встроенный модуль просмотра и печати;
технология Drag&Recog (распознавание «на лету»);
встроенный генератор отчетов;
технология морфологического анализа текста;
механизм работы с иерархическими словарями и справочниками;
встроенные средства взаимодействия удаленных серверов.
Доп. информация: Работа в локальном офисе
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет решать все типовые задачи делопроизводства и управления документами:
автоматизировать регистрацию документов и заданий;
осуществлять мгновенный поиск информации;
обеспечивать эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и аналитических отчетов;
обеспечивать разграничение прав доступа сотрудников к информации;
организовать долговременное хранение документов организации.
Работа в территориально-распределённой организации
Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и удаленными филиалами. Информация между подразделениями передается в кодированном виде.
Работу системы «ЕВФРАТ-Документооборот» обеспечивают следующие модули:
АРМ «Пользователь» - рабочее место для доступа к системе;
АРМ «Администратор» - рабочее место настройки и администрирования системы;
модуль «Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
модуль «Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
модуль «Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
средства настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и протоколирования действий пользователей;
модуль «Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями электронной почты.
Дополнительно в комплект поставки системы могут входить:
APM «Архивариус» - рабочее место для автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов.
Архитектура системы «ЕВФРАТ-Документооборот» реализована в соответствии с современными тенденциями разработки информационных систем и обеспечивает: ГИБКОСТЬ, МАСШТАБИРУЕМОСТЬ, БЕЗОПАСНОСТЬ, НАДЕЖНОСТЬ.
Стандартная конфигурация системы «ЕВФРАТ-Документооборот» содержит следующие настройки:

Регистрационно-контрольные карточки (РКК) документов, предназначенные для учета различных типов документов:
Входящие документы
Исходящие документы
Внутренние документы
Договоры
Служебная записка
Шаблоны журналов, справок и отчетов:
Журнал входящих документов
Журнал исходящих документов
Журнал внутренних документов
Общий журнал по потокам документов
Отчёт о выполнении документов по потокам
Отчет по документам, которые надо выполнить
Отчет о выполнении поручений
Отчёт по поручениям, которые надо выполнить
Общий отчёт по потокам документов
Новые возможности системы «ЕВФРАТ-Документооборот», представленные в данной версии продукта:
1. Гибкая папочная структура (папки документооборота, общая иерархия папок с документами, управление правами на папки)
2. Новая утилита автоматического Обновление клиентских модулей до новых версий
3. Возможность гибкой настройка рабочего места пользователя
4. Быстрая загрузка любой конфигурации системы (автоматическая загрузка потоков, форм, адресной книги, словарей)
5. Лист визирования.
6. Реализация механизма версионности документов и присоединенных к ним файлов
7. Интеграция с MS Office 2003-2007 и проводником
8. Интеграция с 1С
9. Возможность создания проектов документов и резервирование рег. номера
10. Развитие средств протоколирования (системные протоколы заменяются на монитор безопасности, дублирование на e-mail)
11. Развитие маршрутов (новые узлы в маршруте, новые свойства у маршрута, управление правами доступа на маршруты)
12. Разграничение прав Админстратора системы и Администратора документооброта. Новые роль: ответственный исполнитель по документу. Отдельные права доступа к дизайнеру форм и отчётов.
13. Новая, упрощённая модель создания отчётов. Состояние отчётов (на редактировании, не видимый для пользователя и т.д.)
Особенности работы
1. Для работы справки в модулях Администратор, Монитор безопасности, Конфигурация БД, Обслуживание сервера, нужно загрузить обновление для Windows Vista
Подробнее, здесь: http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=59782
2. В АРМ Пользователя нельзя использовать в поисковых запросах символы: «% », «&», «"», «”» .
3. Для корректной работы поиска по датам на компьютере, где установлен АРМ Пользователя, и на компьютере, где установлен сервер, должны быть установлены одинаковые региональные настройки формата дат (например, «dd.mm.yyyy»).
4. Внимание. Использование клиентской операционной системы Windows Vista в качестве серверной для системы "ЕВФРАТ-Документооборот" не рекомендуется. При подобной конфигурации невозможно дублирование писем на электронную почту с использованием аутентификации.

Скачать:ЕВФРАТ-Система документооборот v. 14

«ЕВФРАТ-Документооборот» – система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

«ЕВФРАТ-Документооборот» разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ-Документооборот позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

Работа в локальном офисе
Функционал системы позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:
- автоматизировать регистрацию документов и заданий;
- обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
- осуществлять мгновенный поиск информации;
- контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
- проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
- организовать долговременное хранение документов организации;
- обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Работа в территориально-распределённой организации
Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.

Настройку и работу системы обеспечивают следующие модули:

АРМ «Пользователь» - универсальное рабочее место доступа к системе;
- АРМ «Администратор» - средство настройки и администрирования системы;
- «Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
- «Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
- «Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
- средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;
- «Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями электронной почты.

Дополнительные модули системы:

«HTTP-сервер»
В системе ЕВФРАТ-Документооборот используется протокол обмена данными TCP/IP, что позволяет вести работу в системе с удаленного компьютера посредством Internet/Intranet-сетей. Модуль «HTTP-сервер» дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

APM «Архивариус»
Дополнительный модуль «Архивариус» предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также поддерживает связь с оперативными документами.

APM «Руководитель»
Дополнительный модуль «Руководитель» предоставляет удобный и полноценный доступ к корпоративной системе документооборота с помощью Интернет для руководителей, работа которых по тем или иным причинам связана с достаточно частыми поездками и оторванностью от основного офиса.

Архитектура системы

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» имеет клиент - серверную архитектуру. Благодаря «HTTP-серверу» и модулю АРМ «Руководитель» доступ к системе может осуществляться через Интернет. Наличие подсистемы обмена документами позволяет организовать территориально-распределённую работу. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки – НИКА, которая поставляется вместе с продуктом. Особенности архитектуры системы и применяемые механизмы позволяют добиться эффективной работы и оптимальной производительности системы электронного документооборота.

Преимущества системы

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволит Вам повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.

Для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. В отличие от аналогичных программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки.
- Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).
- Система ЕВФРАТ-Документооборот обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании.
- Наличие в системе встроенного инструментария (Дизайнер форм, Дизайнер маршрутов, Менеджер журналов и отчётов) для адаптации системы под требования организации.
- В системе реализована необходимая функциональность для полноценной работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow.
- Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка, созданная специалистами компании Cognitive Technologies – технология Drag&Recog (распознавание «на лету»), а также встроенный модуль просмотра и печати.
- Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.
- Возможности построения отчётов и журналов с помощью встроенного генератора отчётов.
- Поддержка территориально-распределённой работы благодаря наличию в системе подсистемы обмена документами.
- Возможности работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира.
- Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.
- Разграничение прав доступа и использование механизма ролей.
- Простое администрирование системы возможностями АРМ «Администратор».
- Открытый API для создания интеграционного программного обеспечения на платформе системы «ЕВФРАТ-Документооборот».

Скриншоты

Регистрация документа

Дизайнер маршрутов

Настройка структуры организации

АРМ «Руководитель»

Стоимость

ЕВФРАТ-Документооборот сервер + 10 лицензий ЕВФРАТ-Документооборот клиент – 58280 руб.
- ЕВФРАТ-Документооборот сервер + 25 лицензий ЕВФРАТ-Документооборот клиент – 115050 руб.
- ЕВФРАТ-Документооборот сервер + 50 лицензий ЕВФРАТ-Документооборот клиент – 201700 руб.

Аннотация: Цель работы: получить практические навыки работы с модулем "ЕВФРАТ-Документооборот".

1. Сведения о системе

Программный комплекс "ЕВФРАТ-Документооборот" предназначен для создания системы электронного документооборота, автоматизирующей процессы документооборота и делопроизводства.

Под делопроизводством понимается ведение документации предприятия: прием, оформление, отправка и учет документов.

Под документооборотом в организации понимается движение документов между сотрудниками и исполнение последними поручений по документам, контроль исполнения поручений и согласование результата.

Работа с комплексом "ЕВФРАТ-Документооборот" начинается с открытия модуля администратора: в меню Пуск выбрать Евфрат-документооборот , далее папку Администрирование - Администратор . В появившемся окне ( рис. 3.1) в строке Пользователь ввести sysadmin . Пароль вводить не нужно.

Рис. 3.1.

В появившемся окне выбрать вкладку Сотрудники , выделить строку Структура предприятия , нажать кнопкуДобавить нового сотрудника . Данные о сотрудниках ввести в соответствии с рис. 3.2 . Нажать кнопку Сохранить .

Рис. 3.2.

В меню Пуск выбираем Евфрат-документооборот , далее папку Администрирование - Дизайнер маршрутов . Подключение к серверу осуществляется аналогично.

1.1. Краткое описание модуля "Дизайнер маршрутов"

Программный модуль "Дизайнер маршрутов", входящий в состав комплекса "ЕВФРАТ- Документооборот", применяется на рабочем месте пользователя, наделенного правом "администрирование системы".

В комплексе "ЕВФРАТ-Документооборот" маршрутом называется последовательность этапов обработки документа в процессе документооборота. В модуле "Дизайнер маршрутов" под маршрутом понимается его графическое отображение.

Главное окно модуля "Дизайнер маршрутов" ( рис. 3.3) содержит следующие элементы интерфейса:

• меню;
• панель инструментов;
• графический редактор маршрутов;
• панель со списком узловых элементов маршрута;
• панель со свойствами узловых элементов маршрута (далее - панель свойств).

Графический редактор маршрутов предназначен для наглядного представления маршрута обработки документа и представляет собой окно, в котором располагают графические объекты, обозначающие узловые элементы маршрута и переходы между ними.

1.2. Создание маршрута. Описание элементов маршрута и их свойств

Узловому элементу маршрута соответствует какой-либо этап обработки документа, а переходы между узловыми элементами отражают последовательность выполнения этих этапов.

Типы узловых элементов маршрута следующие:

• поручение;
• согласование;
• отсрочка;
• ветвление.

Соответствие между типами узловых элементов и этапами обработки документов приведено в таблице.

Тип узлового элемента	Этап обработки документа
Поручение	Выполнение какого-либо задания по документу
Согласование	Рассмотрение документа с целью вынесения по нему положительной или отрицательной резолюции (одобрение или отклонение документа)
Отсрочка	Приостановка обработки документа
Ветвление	Проверка документа на соответствие тем или иным условиям, от которых зависит переход к узловым элементам, расположенным после ветвления

1.3. Описание логики прохождения маршрута

Общие правила прохождения документа по маршруту следующие:

• прохождение документа по какому-либо маршруту начинается с тех этапов обработки, у которых нет предшествующих этапов;
• при выборе очередного этапа обработки документа применяется принцип "сверху - вниз, слева - направо", то есть из возможных этапов выбирается тот, который соответствует узловому элементу, обозначенному в графическом редакторе самым верхним и самым левым значком. Таким образом, при прохождении маршрута от размещения значков в графическом редакторе зависит очередность рассмотрения узловых элементов, которым эти значки соответствуют;
• прохождение документа по маршруту заканчивается, если завершены все начатые этапы обработки, а оставшиеся этапы выполнению не подлежат.

Логика прохождения маршрута настраивается с помощью логических условий входов и выходов, устанавливаемых для узловых элементов маршрута.

Логическое условие входа - это условие, которое рассматривается перед началом выполнения этапа обработки документа. Логическое условие входа может быть следующим: "Начинать вместе" или "Начинать сразу". Этап начинает выполняться с учетом этого условия.

Логическое условие выхода - это условие, которое рассматривается по окончании этапа обработки документа. Логическое условие выхода может быть следующим: "Выполнять все" или "Выполнять первое". Переходы, ведущие от узлового элемента, начинают выполняться с учетом этого условия.

1.4. Порядок создания маршрута

Общий порядок создания маршрута следующий:

1. очистка графического редактора маршрутов перед созданием нового маршрута. Очистка графического редактора не требуется, если во время сеанса работы с модулем еще не выполнялись операции с каким-либо маршрутом;
2. добавление узлового элемента в маршрут;
3. установка переходов от одного узлового элемента к другому;
4. изменение свойств узловых элементов, заданных по умолчанию.

Для того чтобы очистить графический редактор маршрутов перед созданием нового маршрута, надо нажать на кнопкуСоздать .

Для того чтобы добавить узловой элемент в маршрут, необходимо:

В результате значок отобразится в графическом редакторе, а в список узловых элементов маршрута добавится элемент с названием Тип элемента - Порядковый номер элемента данного типа в маршруте .

Для того чтобы удалить какой-либо узловой элемент из маршрута, надо выполнить следующие действия:

1.5. Установка и удаление переходов от одного узлового элемента к другому

Для того чтобы установить переход от одного (первого) узлового элемента к другому (второму), необходимо выполнить следующие действия:

Для того чтобы удалить переход от одного элемента к другому, необходимо:

1.6. Изменение свойств узловых элементов маршрута

Для того чтобы указать или изменить свойства узлового элемента маршрута, надо выполнить следующие действия.

ЕВФРАТ- Документооборот

Юлия Кривоблоцкая

При исследовании рынка систем электронного документооборота на первый взгляд кажется, что все СЭД похожи одна на другую. Это неудивительно, ведь все они призваны ускорить работу с документами, освободить сотрудника от рутинной работы, оптимизировать процессы делопроизводства. Но все-таки у каждой системы есть то или иное существенное отличие, которое может сыграть важную роль при выборе СЭД в вашей компании.

Система электронного документооборота "ЕВФРАТ-Документооборот" разработана компанией Cognitive Technologies, которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН. Следует отметить, что СЭД "ЕВФРАТ-Документооборот" имеет свои интересные технологические разработки, созданные специалистами компании Cognitive Technologies, о чем подробнее будет рассказано ниже.

Организация работы в системе

По своему пользовательскому интерфейсу программа "ЕВФРАТ-Документооборот" напоминает программу для работы с электронной почтой. В левой части расположены ваши личные папки: поручения, контроль, входящие, исходящие, отправленные сообщения, результаты поиска, корзина. В правой части окна отображается список сообщений, документов, поручений и согласований в текущей выбранной папке. Внизу - текст выбранного сообщения.

В папки "входящие", "исходящие" и "отправленные" поступают сообщения по внутренней электронной почте. Найденные пользователем документы отображаются в "результате поиска". В папку "поручения" приходят документы, по которым получатель назначен исполнителем, а в папку "контроль" - соответственно контролером.

Здесь сообщения отображаются группами: сообщения, относящиеся к одному документу, объединены в одну группу. В "корзину" попадают документы и задания, вышедшие из оперативной работы. Но это не означает, что после их помещения в корзину они удаляются из системы - все документы в системе "ЕВФРАТ-Документообо-рот" хранятся на сервере, и сотрудники в любой момент могут их "поднять" и посмотреть, кто и как по ним работал.

Организация электронного документооборота представлена в системе в виде "потоков" - деления документов по видам. В коробочном варианте системы три потока - входящие, исходящие и внутренние документы. Пользователь может создавать дополнительные потоки в соответствии с потребностями организации. В каждом потоке существует своя автоматическая нумерация документов с использованием суффиксов и префиксов в номере.

Окно просмотра документа

Документ в системе - это совокупность регистрационной карточки, присоединенных файлов и контрольной карточки документа, содержащей список поручений и согласований по исполнению документа. Все эти компоненты одновременно представлены в окне просмотра документа.

Для каждого потока существует своя регистрационная карточка (РК) с определенным набором полей, обязательных для заполнения. С помощью внутреннего инструментария систему можно легко адаптировать к особенностям документооборота и бизнес-процессов конкретной организации: поля в РК можно переименовывать, вносить дополнительные реквизиты или убирать их. В РК есть функция, с помощью которой можно сделать отметку: пришло ли письмо по факсу, доставлено курьером или почтой. Система автоматически проверяет документы на дублирование: если сначала в РК были внесены реквизиты документа, пришедшего по факсу, а затем пришел оригинал и пользователь заполняет для него новую РК, система предупредит о том, что такой документ уже существует.

Для удобства заполнения РК применяются словари, которые можно пополнять. Поиск документов осуществляется по любым реквизитам РК с учетом морфологии русского языка. Например, если в поиске вы набрали слово "люди", система может найти документ со словом "человек". Это одна из технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies. В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.

К РК могут быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал. Сама РК может существовать и без приложенного файла, который можно присоединить позднее. С момента присоединения файл хранится на сервере, и изменить его могут только пользователи, наделенные соответствующими правами.

Контрольная карточка, содержащая список поручений и согласований по документу, отображается в левом нижнем углу окна документа.

При регистрации документа пользователь выбирает поток, куда будет зарегистрирован документ и заполняет соответствующую этому потоку РК. В системе можно добавлять свои потоки и создавать для них регистрационные карточки. Например, можно завести поток "Документы по совещаниям" и создать регистрационную карточку именно для этого потока, в которой будут свои особенные реквизиты.

Создание поручений и согласований по документу

После того как руководителем была наложена резолюция на документ, он или его Секретарь расписывает поручения сотрудникам в контрольной карточке документа. Это функция заменяет "бегунок", который обычно прикрепляется к бумажному документу. В списке указываются сотрудники-контролеры (обычно это начальники отделов или руководители департаментов) и, если это требуется, устанавливается общий срок исполнения по документу (число, месяц, год). Это можно сделать, указав конкретную дату. Кроме этого, в системе можно указывать сроки исполнения конкретных поручений и подпоручений по документу. В случае если указанный срок исполнения отдельных поручений превышает общий срок исполнения документа, система не примет эти параметры и оповестит пользователя. В программе можно задавать как последовательные, так и параллельные поручения. После того как контрольная карточка будет сохранена, сотрудникам будут посланы уведомления о появившихся у них заданиях и назначениях.

Например, на своем рабочем месте Контролер назначает Исполнителя. На рабочем столе у Исполнителя в папке "поручения" появляется уведомление о том, что он назначен ответственным исполнителем. Ему необходимо принять документ к исполнению, чтобы Контролер знал: либо Исполнитель его выполнит, либо откажется (по причине ухода в отпуск, командировки и так далее). Исполнитель может принять поручение с комментариями или без них. После того, как документ принят в работу, Исполнитель может создавать поручения своим подчиненным, писать отчеты, комментарии. Когда все работы по документу выполнены, Исполнитель отправляет документ Контролеру, отчитываясь перед ним. Если исполненный документ Контролер признает неудовлетворительным, он может отправить его обратно на доработку или снять его с контроля. Полностью исполненный документ может быть списан в архив.

Согласование происходит по той же схеме, что и создание поручения. Здесь тоже можно установить срок согласования документа, назначить согласующего. Есть возможность создания типовых маршрутов согласования. Это удобно, когда документ в организации проходит постоянно один и тот же маршрут.

В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности. В связи с этим, каждому сотруднику даются определенные права на доступ к потокам, на работу в системе, на регистрацию и контроль документа. Права администратор прописывает в карточке сотрудника. Руководителю обычно дается право на расширенный контроль.

Для организации работы в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим в системе применяется механизм "пользовательских ролей".

Встроенная почта системы "евфрат-документооборот"

В программе существует встроенная почтовая система для обмена электронными сообщениями между пользователями, наподобие электронной почты в сети Интернет. Просматривать сообщения могут только их адресаты. Интегрированная почта служит только для отправления документов программы. Единовременно можно отправить только один документ, но зато с помощью "адресной книги" разослать его сразу нескольким адресатам или целым группам. В случае если нужно связаться с удаленным пользователем (внешним контрагентом) не использующим "ЕВФРАТ-Документооборот", то документ отправляется по внешней электронной почте (Microsoft Outlook, The Bat), с которой интегрирована система.

Модули системы

Модуль "Менеджер журналов и отчетов" позволяет создавать отчетные формы с определенным набором полей, которые впоследствии можно использовать для подготовки отчетов по документам, проверки исполнительской дисциплины и так далее. В стандартную поставку системы входит ряд отчетов по документам и контролю исполнения, а с помощью данного модуля заказчики могут разработать необходимые им шаблоны для отчетов в соответствии с их спецификой. В системе пользователи могут сформировать журнал входящих/исходящих документов, а также общие журналы за все время работы или за отдельные периоды времени. Можно создать общий журнал за все время работы или по определенному потоку документов. Журнал создается автоматически, надо лишь выбрать временной интервал и установить соответствующие параметры.

С помощью модуля "Дизайнер форм" администратор может настроить поля РК. На данный момент требования ГОСТа носят рекомендательный характер и организации имеют право самостоятельно решать, как им оформить тот или иной документ. Документ с одинаковым названием в разных организациях может иметь разные реквизиты. Гибкость системы позволяет настроить поля РК под конкретного пользователя.

Модуль "Дизайнер маршрутов". Здесь прописываются типовые маршруты движения документов в организации. Пользователь может создавать свои маршруты движения документов, используя простой инструментарий программы.

Модуль настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Логин и пароль дают возможность присвоить пользователю личную ЭЦП. Для этого в карточке сотрудника администратор прописывает параметры ЭЦП. Она будет действительна только в пределах организации, но даст возможность сделать так, чтобы документооборот был непрерывным и электронным. В программе есть кнопка простановки и кнопка проверки ЭЦП.

Для хранения документов, вышедших из обращения, заказчик может дополнительно приобрести модуль "Архивариус".

Установка системы

Для установки и эксплуатации системы не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. Коробочный вариант программы, который предоставляют разработчики, может быть внедрен в компании силами системного администратора, при использовании службы технической поддержки и горячей линией компании Cognitive Technologies. Чтобы наладить работу "ЕВФРАТ-Документооборот", администратору достаточно пройти обучение у компании-разработчика в течение трех дней. Коробочный вариант предполагает установку до 250 одновременно функционирующих рабочих мест.

Опыт внедрения системы

Молодая компания "Плюс Телеком" существует на рынке телекоммуникационных услуг Москвы и Московской области чуть больше года и специализируется на комплексных решениях для бизнеса. Не так давно, руководством компании было принято решение о постановке всего потока документов на электронный документооборот. Подробнее о критериях выбора и внедрении системы мы поговорили с менеджером проектов компании "Плюс Телеком" Игорем Дашкиным, который занимался выбором СЭД для компании:

Решение о внедрении СЭД в "Плюс Телеком" было связано со стратегией нашей компании, которая направлена на использование передовых технологий, способствующих росту бизнеса. Мы знаем, что на сегодняшний день многие организации сталкиваются с проблемами, связанными с переходом от бумажного документооборота к электронному. На наш взгляд, решение автоматизировать документооборот с самого начала деятельности организации является важным шагом на пути успешной работы компании.

Компания "Плюс Телеком" использовала достаточно грамотный подход в вопросе внедрения СЭД. Инициатором автоматизации документооборота выступил исполнительный директор компании. А как показывает практика, именно "инициатива сверху" дает наиболее ощутимые результаты внедрения СЭД.

Игорь Дашкин:

Нами был исследован рынок программ автоматизации документооборота и изучены возможности аналогичных программных продуктов в плане применимости их под реальные нужды документооборота нашей компании.

Для того чтобы сделать выбор, мы разработали критерии, важные для нашей компании. Это должен был быть отечественный продукт без проблем с локализацией. Система должна в перспективе давать возможность перехода на базы данных Oracle без потери наработанной информации (это связано со спецификой работы нашей организации). Мы решили, что продукт, который хотим приобрести, должен быть готов к эксплуатации и не требовать дополнительного программирования.

Внедрением системы занимались собственными силами, не привлекая специалистов компании-разработчика. На первом совещании были разработаны общие положения, требования, технологические вопросы движения и хранения документов в СЭД. Следующим этапом было создание тестовой базы, на которой отрабатывались механизмы взаимодействия подразделений и сотрудников. Полмесяца назад СЭД стала стандартным инструментом компании "Плюс Телеком". Системой охвачены практически все подразделения и большинство сотрудников.

Поскольку "Плюс Телеком" имеет достаточно протяженную сеть, для нас важно, что теперь есть возможность работать с документом из любой точки по каналам связи. Очень удобным является разделение прав доступа к документу менеджеров и персонала. Внедрение системы позволило упорядочить документы по различным критериям, появилась возможность видеть структуру сложных документов со всеми их связями, появились широкие возможности по поиску документов.

Сейчас еще рано приводить какие-либо серьезные цифры, связанные с эксплуатацией СЭД. Но чисто субъективно могу сказать, что скорость поиска и удобство работы с документами ощутимы.

Система "ЕВФРАТ-Документооборот" показала себя достаточно удобной, быстрой и надежной в эксплуатации. Для внедрения мы выбрали коробочный вариант системы. Со временем планируется расширение рабочих мест использующих СЭД.

Список литературы

Журнал «Секретарь.ru»

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.