С какой целью проводится экспертиза ценности документов. Экспертиза ценности документов: профессионалы делятся опытом Экспертиза ценности документов производится

После завершения хранения документов в делопроизводстве проводится их оценка и ряд организационных и технических работ по подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию. В состав данных работ входят:

экспертиза ценности документов для определения возможности их дальнейшего практического и научного использования;
оформление дел, подлежащих дальнейшему (архивному) хранению;
составление описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;
передача дел в архив организации;
уничтожение документов с истекшими сроками хранения, не представляющих практической или научной ценности.

Для федеральных органов исполнительной власти установлен срок хранения документов по месту их создания. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

϶ᴛᴏ изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Ценность документов как для каждой конкретной организации, так и для государства в целом неравнозначна. Стоит заметить, что она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, кᴏᴛᴏᴩая необходима только для решения какого-то конкретного задания или процедуры. Именно такая информация носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют ϲʙᴏе значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять ϲʙᴏе значение на протяжении нескольких лет. По ϶ᴛᴏй причине и установлен пятилетний срок хранения для всех видов переписки. При этом часть документов сохраняет ϲʙᴏе значение на длительный (или постоянный) срок, так как содержит информацию, кᴏᴛᴏᴩая может быть использована ретроспективно уже не только для практической деятельности, но и для научных целей. Документы, кᴏᴛᴏᴩые содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата, деятельности юридических лиц и др., могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Исходя из всего выше сказанного, мы приходим к выводу, что необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.

По϶ᴛᴏму назначением экспертизы ценности будет отбор документов для постоянного и временного хранения, а также отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения кᴏᴛᴏᴩых истекли. Стоит сказать, для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени содержащаяся в них информация обладает практической или научной ценностью.

Экспертиза ценности проводится в несколько этапов — в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах. Первым этапом экспертизы будет оценка и отбор документов на стадии, когда заканчивается их хранение в делопроизводстве и предстоит передача документов в архив. В федеральных органах исполнительной власти экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под методическим руководством архива.

Сегодня экспертиза ценности документов проводится на базе:

действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу:
типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения — нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
номенклатуры дел.

Важно заметить, что одним из основных критериев ценности документов будет значение содержащейся в них информации, кᴏᴛᴏᴩая зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.

Управленческие документы можно разделить на несколько групп:

документы, отражающие основную деятельность учреждения или организации в целом, а также их структурных подразделений. В эту группу в основном входят организационно-распорядительные документы, многие из них имеют постоянный срок хранения:
документы, играющие вспомогательную роль, кᴏᴛᴏᴩые нужны для оперативной деятельности или могут быть использованы в справочных целях. Это прежде всего документы оперативной и бухгалтерской отчетности. Нужно помнить, такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет:
документы по личному составу могут храниться в течение нескольких десятилетий (некᴏᴛᴏᴩые хранятся постоянно); 75 лег должны храниться приказы о приеме, переводах, увольнении, трудовые договоры, личные карточки работников, лицевые счета. личные дела работников.

Не стоит забывать, что важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет их подлинность. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформленными и обладать бесспорной юридической силой. В исключительных случаях (например, при утрате подлинников) на хранение передаются копии документов. В ϶ᴛᴏм случае каждый документ должен быть заверен в установленном порядке.

Копия передается на хранение (может быть приложена к подлиннику) и в случаях, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился.

Проведение экспертизы ценности документов. Экспертные комиссии

— ϶ᴛᴏ отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на базе принятых критериев .

Экспертная комиссия

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК)

В органах исполнительной власти, крупных учреждениях и организациях помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК ) ЦЭК создается и в структурах, имеющих подведомственную сеть организаций. В данных случаях экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует деятельность ЭК. Важно заметить, что одной из функций ЦЭК будет оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК будут совещательными органами. Стоит заметить, что они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующего архивного учреждения, от кᴏᴛᴏᴩого получают указания организационно-методического характера. ЭПК будут решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, по϶ᴛᴏму экспертные комиссии должны с ними согласовывать многие ϲʙᴏи решения. К примеру, если в перечне документов сроки хранения обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о сроках хранения и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочные комиссии.

ЭК организации формируется в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с приказом руководителя организации и обычно включает 3-5 наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа. В небольших организациях или компаниях в состав экспертной комиссии входит секретарь руководителя или руководитель секретариата.

Общий порядок организации работы экспертных комиссий определен Основными правилами работы архивов организаций, Примерным положением о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) (1995 г.) Примерное положение об ЭК см. приложение 9.

На основе Примерного положения должно разрабатываться индивидуальное положение об экспертной комиссии конкретной организации, предприятия. Индивидуальное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Стоит сказать - положение об экспертной комиссии состоит из разделов. Отметим, что текст каждого раздела делится на пункты, кᴏᴛᴏᴩые нумеруются арабскими цифрами.

Стоит сказать - положение определяет цель создания экспертной комиссии, ее статус как совещательного органа при руководителе организации, порядок формирования и назначения персонального состава комиссии, ее председателя и секретаря.

Стоит сказать - положение должно содержать перечень правовых и нормативных актов и нормативно-методических документов, кᴏᴛᴏᴩыми комиссия руководствуется в ϲʙᴏей работе. В перечень включают законы и другие правовые акты по архивному делу, указания органа управления архивным делом Российской Федерации (Росархива) или органов управления архивным делом субъектов РФ, Основные правила работы архивов организаций, другие нормативно-методические документы, разработанные архивными органами, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

В задачи экспертной комиссии входит:

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

В ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с Основными правилами работы архивов организаций главными функциями экспертных комиссий будут:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):
- проектов номенклатур дел организации (ϲʙᴏдной и по структурным подразделениям);
- описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
- описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы (Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующего архивного учреждения.);
- актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

Исключая выше сказанное, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль над формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.

Для выполнения ϲʙᴏих функций экспертная комиссия наделяется определенными правами» кᴏᴛᴏᴩые также закрепляются в положении.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях» кᴏᴛᴏᴩые проводятся в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости (как правило, 1-2 раза в год)

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии, зафиксированные в протоколе, вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

В делопроизводстве проводится их оценка и ряд организационных и технических работ по подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию. В состав этих работ входят:

экспертиза ценности документов для определения возможности их дальнейшего практического и научного использования;
оформление дел, подлежащих дальнейшему (архивному) хранению;
составление описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;
передача дел в архив организации;
уничтожение документов с истекшими сроками хранения, не представляющих практической или научной ценности.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Ценность документов как для каждой конкретной организации, так и для государства в целом неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какого-то конкретного задания или процедуры. Такая информация носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. По этой причине и установлен пятилетний срок хранения для всех видов переписки. Однако часть документов сохраняет свое значение на длительный (или постоянный) срок, так как содержит информацию, которая может быть использована ретроспективно уже не только для практической деятельности, но и для научных целей. Документы, которые содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата, деятельности юридических лиц и др., могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.

Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения, а также отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени содержащаяся в них информация обладает практической или научной ценностью.

Экспертиза ценности проводится в несколько этапов — в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах. Первым этапом экспертизы является оценка и отбор документов на стадии, когда заканчивается их хранение в делопроизводстве и предстоит передача документов в архив. В федеральных органах исполнительной власти экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под методическим руководством архива.

В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу:
типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения — нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела;

Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации, которая зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.

Управленческие документы можно разделить на несколько групп:

документы, отражающие основную деятельность учреждения или организации в целом, а также их структурных подразделений. В эту группу в основном входят организационно-распорядительные документы, многие из них имеют постоянный срок хранения:
документы, играющие вспомогательную роль, которые нужны для оперативной деятельности или используются в справочных целях. Это прежде всего документы оперативной и бухгалтерской отчетности. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет:
документы по личному составу могут храниться в течение нескольких десятилетий (некоторые хранятся постоянно); 75 лег должны храниться приказы о приеме, переводах, увольнении, трудовые договоры, личные карточки работников, лицевые счета. личные дела работников.

Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет их подлинность. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформленными и обладать бесспорной юридической силой. В исключительных случаях (например, при утрате подлинников) на хранение передаются копии документов. В этом случае каждый документ должен быть заверен в установленном порядке.

Проведение экспертизы ценности документов. Экспертные комиссии

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление на основе принятых критериев .

Экспертная комиссия

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное , образующихся в деятельности организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В органах исполнительной власти, крупных учреждениях и организациях помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК ). ЦЭК создается и в структурах, имеющих подведомственную сеть организаций. В этих случаях экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует деятельность ЭК. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК являются совещательными органами. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому экспертные комиссии должны с ними согласовывать многие свои решения. Например, если в перечне документов сроки хранения обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о сроках хранения и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочные комиссии.

ЭК организации формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает 3-5 наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа. В небольших организациях или компаниях в состав экспертной комиссии входит секретарь руководителя или руководитель секретариата.

Общий порядок организации работы экспертных комиссий определен Основными правилами работы архивов организаций, Примерным положением о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) (1995 г.). Примерное положение об ЭК см. приложение 9.

Положение об экспертной комиссии состоит из разделов. Текст каждого раздела делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Положение определяет цель создания экспертной комиссии, ее статус как совещательного органа при руководителе организации, порядок формирования и назначения персонального состава комиссии, ее председателя и секретаря.

Положение должно содержать перечень правовых и нормативных актов и нормативно-методических документов, которыми комиссия руководствуется в своей работе. В перечень включают законы и другие правовые акты по архивному делу, указания органа управления архивным делом Российской Федерации (Росархива) или органов управления архивным делом субъектов РФ, Основные правила работы архивов организаций, другие нормативно-методические документы, разработанные архивными органами, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

В задачи экспертной комиссии входит:

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций главными функциями экспертных комиссий являются:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):
- проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
- описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
- описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы (Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения.);
- актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль над формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.

Для выполнения своих функций экспертная комиссия наделяется определенными правами» которые также закрепляются в положении.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях» которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости (как правило, 1-2 раза в год).

Экспертиза ценности документов проводится в двух случаях: при подготовке к передаче дел в архив и при выделении дел к уничтожению. О тонкостях и нюансах этой процедуры подробно рассказывается в настоящей статье.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях проводится экспертиза ценности документов

Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», экспертиза ценности документов определяется как процедура изучения деловых бумаг на предмет их ценности согласно перечню критериев. Основная цель данной процедуры - установление деловых бумаг. Если документационный фонд предприятия является ресурсом для государственных и муниципальных архивов, то целью экспертизы в данном случае является отбор деловых бумаг, представляющих ценность для Архивного фонда РФ.

Экспертиза ценности документов на предприятии, как правило, проводится в двух основных случаях:

в службе ДОУ - в ходе составления номенклатуры дел, во время формирования дел, а также при оформлении их для передачи в архив предприятия;

для дел временного срока хранения (свыше 10 лет) - при составлении списка дел, подлежащих удалению;
для дел постоянного срока хранения - при составлении списка дел, подлежащих передаче в государственный или муниципальный архив.

Порядок создания и работы экспертных комиссий

Работу по проведению экспертизы ценности документов можно разбить на этапы:

Этап 1.

Создание экспертной комиссии

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов берет на себя специально созданная экспертная комиссия (ЭК). В ее задачи входит обеспечение методической и практической работы по отбору и передаче на хранение в государственные и муниципальные архивы управленческой, научно-технической и другой специальной документации, созданной в процессе деятельности предприятия.

Если предприятие крупное, то в каждом его подразделении создается своя отдельная ЭК, а их деятельность координирует Центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

ЭК является совещательным органом, действующем при руководителе предприятия. Такой порядок определен п.2 Примерного положения, утвержденного приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2. Соответствующим приказом руководитель определяет состав ЭК. Согласно общепринятой практике, в состав этой комиссии входит заместитель генерального директора, главбух и начальник кадровой службы. В задачу членов ЭК входит определение сроков хранения деловых бумаг, рассмотрение актов о выделении дел к уничтожению, а также увеличение срока хранения дубликатов деловых бумаг, в том случае если первоисточник не сохранился.

Этап 2.

Проверяем состояние документов по описям

Если не обнаружили номенклатуру дел в отделе кадров, найдите выписку из сводной номенклатуры дел у ответственного за делопроизводство.

Задачу в поиске деловых бумаг облегчат их описи, если они сохранились. В отделе кадров вы можете обнаружить описи:

дел по личному составу;

лицевых счетов сотрудников, руководителей;

личных дел сотрудников, руководителей.

Опись дел поможет ориентироваться в том, какие документы были обработаны и переданы на хранение либо продолжают храниться в отделе кадров в специальных шкафах. Если описей не оказалось в отделе кадров, попросите выписку из сводной описи дел организации. Чаще всего такая опись имеется у сотрудника, ответственного за архив.

Далее необходимо произвести изучение описи и приступить к непосредственной проверке деловых бумаг. Следите за тем, чтобы порядок расположения папок на стеллажах сохранялся в прежнем виде. Если документы распределены неправильно, помещайте их на надлежащие места хранения. Необходимо строго следить за тем, чтобы папки с бумагами, подверженные воздействию плесени или других вредителей были своевременно изолированы от других папок.

Сверка перечней статей описи с описанием дел на обложке позволит проверить наличие документов в папках, а физическое состояние дел определяется только с помощью тщательного осмотра. После того, как опись просмотрена, в конце ее нужно сделать пометку "Просмотрено", указать номер и дату акта проверки наличия и физического состояния деловых бумаг.

Имейте в виду, что вносить пометки или делать записи в учетных документах, а также вносить в опись неучтенные дела, выявленные в ходе осмотра, строго запрещено. Работу с бумагами, происхождение которых не установлено, следует начинать только после проверки.

По результатам работы подготовьте акт проверки наличия и состояния архивных деловых бумаг. За основу используйте форму, приведенную в Приложении № 3 к Правилам организации хранения документов (образец ниже).

Этап 3.

Изучаем номенклатуру дел

Систематизированный перечень деловых бумаг компании с указанием сроков хранения каждой из них называется номенклатурой дел . Она окажет вам неоценимую помощь в наведении порядка в делах. С ее помощью можно произвести группировку деловых бумаг по видам (приказы, постановления, решения, распоряжения и т.д.), а также по срокам хранения.

Номенклатура дела отдела кадров является составной часть общей номенклатуры дел предприятия. Она оформляется по тем же стандартам и правилам.

Номенклатура создается, чтобы систематизировать дела, заводимые в организации. Она закрепляет индекс (номер) документов для их регистрации. Номенклатура помогает обрабатывать дела и составлять описи для архивного хранения.

Этап 4.

Составляем номенклатуру дел, если ее не было

Номенклатура дел может отсутствовать. В этом случае составьте реестр тех деловых бумаг, которые имеются на полках шкафов. Все, что найдете, заносите в список с указанием даты первого и последнего документов.

Когда обнаружили неверно сформированные дела (например, приказы и распоряжения хранятся в одном деле), сразу переоформите их. Разделите дело на два разных и присвойте им правильные названия. Учитывайте и сроки хранения документов. Например, приказы об отпусках за свой счет хранятся 75 лет, а приказы о ежегодных отпусках – 5 лет.

По правилам, в одно дело нельзя помещать документы с разными сроками хранения. Заведите отдельные дела для приказов по каждому виду отпуска. Подготовку номенклатуры начинайте с последнего квартала. В дальнейшем ежегодно номенклатуру уточняйте, утверждайте с руководителем и снова вводите на календарный год, с 1 января. Согласовывайте с архивным учреждением номенклатуру дел организации каждые пять лет.

Согласно общепринятым нормам номенклатура дел имеет в своем составе пять граф. Как правило, индекс дела (графа 1) состоит из двух частей: цифрового обозначения отдела и порядкового номера дела согласно номенклатуре дел данного отдела. Индексы принято обозначать арабскими цифрами.

Пример

Индекс дела 02-03, заголовок – Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу о приеме, переводе, перемещении, увольнении. Где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела.

Заголовки дел (а также томов и частей) следует включать в графу 2 номенклатуры дел. Степень важности деловых бумаг, входящих в состав дела и их взаимосвязь, определяет порядок расположения заголовков дел внутри каждого раздела. Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу деловых бумаг, входящих в него, четко передавать их основное содержание. В том случае, если дело в своем составе имеет несколько томов (частей), то у него должен быть один общий заголовок, и отдельный заголовок для каждого тома или части.

В графе 3 номенклатуры дел указывайте количество дел (томов, частей). Заполняйте ее по окончании календарного года.

В графе 4 указывайте срок хранения дела, номера статей по Перечню № 558. Сначала указывайте срок хранения, затем отметку об ЭПК (если таковая имеется) и номер статьи по Перечню .

После утверждения номенклатуры дел заведите новые папки с соответствующим титульным листом для каждого дела и подшивайте в дело документы по хронологическому признаку, по номеру документа или по алфавиту. В папку подшивайте не более 250 листов. Если их больше, оформите новую папку с тем же названием с отметкой Том 2.

Под экспертизой ценности документов понимаем процесс изучения документов и определения их научного, культурного и государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в Государственный архивный фонд Российской Федерации.
Исходя из этого, мы можем сказать, что экспертиза - один из основных видов работы с документами, так как ее главной целью является формирование Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. (Рисунок 8.3).

Р и с у н о к 8.3 - Экспертиза ценности документов

Экспертизу ценности документов проводят на основе нормативно-методических документов, разработанных Государственной Архивной службой России. Перечислим эти документы:

1. Основы Законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 № 5341-1;

2. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19;

3. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2;

4. Основные правила работы ведомственных архивов. Утвержден приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263;

5. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, Министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Утвержден Главным архивным управлением при Совмине СССР от 15.08.1988 (с изменениями от 27.06.1996)

6. Ведомственные перечни.

Экспертиза ценности документов осуществляется:

· в делопроизводстве организации (учреждения);

· в ведомственном архиве;

· в государственном архиве, как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.

Оценка документов в делопроизводстве организации (учреждения) проводится:

при составлении номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней;

· при регистрации поступающих в организацию (учреждение) документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу, где и указан срок хранения);

· при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассмотренный в документе, квалифицированно может определить принадлежность документ к какому- либо делу);

· при проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);

· при подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется в структурном подразделении организации (учреждении) лицом ответственным за делопроизводство и контролируется экспертной комиссией организации (учреждения) при сдаче на хранение в архив).

Исходя из выше указанного, можно сказать, что ценность документов определяется независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, к которой принадлежит организация-фондообразователь, экспертиза проводится на общих принципах и критериях.

В основе оценки ценности документов лежат следующие принципы:

· принцип историзма (требуется рассматривать любое явление в процессе развития и делать анализ закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений);

· принцип всесторонности (при экспертизе необходимо изучить внутренние и внешние особенности документа);

· принцип комплексной оценки документа (документ должны оцениваться в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняются другими, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми).

На основе принципов складывается система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется ценности документов. Систему критерием можно разделить на три группы комплексно применяемых критериев: происхождение, содержание, внешние особенности документов.

К критериям происхождения относятся:

· роль и место организации (учреждения, лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

· время и место образования документа.

К критериям содержания:

· значимость события (явления, предмета), отраженного в документах;

· повторяемость информации в других документах;

· целевое назначение документов;

· вид и разновидность документов.

К критериям внешних особенностей документов:

· юридическая достоверность документа (наличие подписей, даты, печатей);

· наличие резолюций, пометок;

· особенности передачи текста;

· особенности материальной основы документа;

· особенности физического состояния документа.

Значение имеющейся в документах информации является основным критерием их ценности. Документацию современных организаций (учреждений) можно разделить на группы:

· документы, отражающие основную деятельность организации (учреждения), а также ее структурных подразделений;

· документы, имеющие вспомогательное значение (сроки их хранения от нескольких месяцев до десяти лет и даже более);

· документы по личному составу (хранятся от нескольких лет до нескольких десятилетий, а некоторые и постоянно).

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в осуществлении экспертизы в организации (учреждении) создаются экспертные органы, экспертные комиссии.
ЦЭК организуются в министерствах и ведомствах Российской Федерации. В остальных организациях, а также в структурных подразделениях министерств и ведомств создаются ЭК.

ЦЭК и ЭК - постоянно действующие совещательные органы, решения которых утверждаются руководителем организации (учреждения).
Центральная экспертная комиссия назначается приказом по министерству (ведомству) из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных основных подразделений под председательством одного из руководящих работников. В ее состав в обязательном порядке включается заведующий архивом организации (учреждения) и представитель соответствующего государственного архива, на учете которого состоит данное министерство (ведомство).

Экспертная комиссия организации также назначается приказом руководителя организации (учреждения). Председателем комиссии должен быть один из заместителей руководителя организации (учреждения). В состав комиссии включаются три- пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации (учреждения). В нее обязательно входят работники делопроизводственной службы и заведующий архивом или лицо, ответственное за архив (если нет штатной единицы заведующего архивом).

В соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов главными функциями ЦЭЦ (ЭК) являются:

· организация ежегодного отбора документов для хранения;

· рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

· рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов, о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранения;

· рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

· подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

· участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);

· рассмотрение перечней особо ценных дел, описей особо ценных дел;

· методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций;

· организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений.

Для государственных организаций (учреждений) или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных документов. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах".

ЦЭК (ЭК) проводят заседание в соответствии с планами работы, которые утверждаются руководителями организации. Заседание комиссии проводятся не реже двух раз в год. Решение ЦЭК (ЭК) принимаются большинством голосов, заседание протоколируется, протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии. Протоколы утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения и утверждения ЭПК архивного учреждения.

Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения:

· об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

· об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;

· об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел;

· об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел.

Экспертиза ценности документа - это подробное изучение состава и содержания бумаги определенного учреждения. Выводы о степени важности бумаг делаются специальной комиссией на основании заранее принятых критериев. Целью подобной экспертизы служит определение сроков содержания бумаг и отбора конкретных экземпляров на дальнейшее архивное хранение.

Проведение экспертизы ценности документов осуществляется на основе законодательства и правовых актов РФ, типовых и ведомственных перечней документов, в которых прописаны сроки хранения типовых и примерных номенклатур дел и нормативно-методических документов Федерального архивного агентства и органов управления архивным делом субъектов РФ.

Ценность документов определяется в делопроизводстве и архиве. В первом случае это производится при составлении номенклатур дел и в ходе подготовки бумаг в архив, а во втором - на этапе, предшествующем передаче дел на постоянное хранение.

Основные этапы сложной операции экспертизы ценности

Составление номенклатуры дел. Этот этап является частью текущего делопроизводства. В ходе его осуществления определяются предварительные сроки хранения документов в архиве в соответствии с их ценностью.
Непосредственно экспертиза ценности документов . Проводится тогда, когда дела вышли из оперативного употребления и готовятся к сдаче в архив. Обычно данный этап осуществляется в конце календарного года, но не позднее, чем через 3 года после выхода официальных бумаг из делопроизводства.
Уточнение ценности дел. Этот этап экспертизы проводится непосредственно в момент передачи документов в архив организации. Цель данной операции - удостовериться в том, что на предыдущих этапах не было допущено ошибок при определении важности того или иного дела.

Определение ценности документов перед сдачей бумаг в архив должно осуществляться квалифицированными специалистами по следующим критериям: происхождение, содержание и внешние особенности материала. Помимо этого, существуют общие принципы оценки. К ним относятся значимость файла, время и место создания организации, к которой он принадлежит. Все принципы и критерии играют решающую роль при проведении экспертизы ценности документов любого характера.

Сортировка документов в результате экспертизы

Пока не проведена проверка, уничтожение документов учреждения запрещается. Результатом станет сортировка: часть из бумаг будет уничтожена за ненадобностью, другая часть, необходимая для работы, останется в офисе, а третья будет передана на внеофисное хранение.

При проведении экспертизы ценности документов следует руководствоваться перечнем, в котором указаны принятые на территории РФ сроки хранения тех или иных бумаг. Кроме того, в качестве руководства к действиям должны служить федеральные законы и другие нормативно-правовые акты, среди которых важное место занимают решения ЦЕПК Федерального архивного агентства.

Установленные упомянутыми документами сроки хранения являются обязательными для всех организаций и учреждений как государственных, так и негосударственных, независимо от их формы собственности.

Состав экспертной комиссии

В состав экспертной комиссии должны включаться высококвалифицированные сотрудники основных структурных подразделений учреждения. Членами комиссии становятся опытные работники, знающие содержание и состав документов, а также значение и ценность той информации, которая в них содержится. В обязательном порядке в состав комиссии входит человек, ответственный за архив конкретной организации.

Председателем комиссии чаще всего назначается заместитель руководителя организации, который курирует вопросы архива и делопроизводства.

Результатом работы комиссии становятся сводные описи дел, подлежащих постоянному, временному (более 10 лет) хранению, по личному составу. Кроме того, необходимо оформить акты об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Деятельность комиссии - достаточно сложный и ответственный труд, часто проведение экспертизы ценности документов приводит руководителей в замешательство и вызывает затруднения. Однако в необходимости ее проведения не может быть сомнений: определив ценность документов, компания сможет избавиться от ненужных бумаг, упорядочить нужные и работать более продуктивно.