К служебным документам, содержащим информацию ограниченного доступа (распространения), относятся документы, содержащие несекретную информацию, касающуюся деятельности воинских частей, ограничения на доступ к которой и распространение диктуются служебной необходимостью.
Не может быть органичен доступ к:
- нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;
- информации о состоянии окружающей среды;
- информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);
- информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан и организаций такой информацией;
- иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.
Порядок обращения со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), определен в инструкции с учетом положений Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (постановление Правительства РФ от 3.11.1994 г. № 1233).
На служебных документах (изданиях), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования», необходимость которой определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим (утверждающим) служебный документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы служебного документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
Прием, регистрация и учет служебных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, службой делопроизводства.
Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» учитываются по журналу учета служебных документов, а служебные издания - по журналу учета служебных изданий, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру служебного документа добавляется пометка «дсп».
Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» печатаются (размножаются) в машинописном бюро. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, отпечатавшего (размножившего) документ, дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику службы делопроизводства, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с отражением факта уничтожения в учетных формах.
Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» (приложение № 55):
- передаются только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение, и только под роспись;
- пересылаются сторонним организациям фельдъегерско-почтовой связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
- размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего командира (начальника);
- хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах);
- разрешается брать для занятий (работы) в поле, на полигонах, в подразделениях, парках и т.п. Они выдаются под расписку руководителям занятий (работ) и должны переноситься и храниться в чемоданах (портфелях).
При направлении служебного документа с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется расчет рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Расчет рассылки подписывается исполнителем и утверждается начальником штаба, командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.
Исполненные служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом на обложке дела, в которое помещены такие служебные документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».
Уничтожение дел, служебных документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
Передача служебных документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» от одного исполнителя другому осуществляется с разрешения их непосредственного командира (начальника).
При смене сотрудника службы делопроизводства, ответственного за учет служебных документов (изданий) с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим командиром (начальником).
Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом командира (начальника) воинской части. В состав таких комиссий обязательно включаются сотрудники службы делопроизводства, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий. Результаты проверки оформляются актом.
О фактах утраты служебных документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного доступа (распространения), либо разглашения этой информации лицо, ответственное за сохранность информации, докладывает соответствующему командиру (начальнику), который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются в письменном виде командиру (начальнику), назначившему комиссию.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
Снятие пометки «Для служебного пользования» производится приказами командиров (начальников), подписавших (утвердивших) такие служебные документы (издания), или приказами вышестоящих должностных лиц. О снятии пометки «Для служебного пользования» на служебных документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись. Имеющиеся на служебных документах, делах или изданиях пометки «Для служебного пользования» зачеркиваются одной чертой чернилами или пастой с указанием даты и номера приказа (решения) о снятии пометки, воинского звания (при наличии), должности, фамилии и инициалов лица, снявшего пометку.
Дела с несекретными служебными документами, в которых по мере накопления материалов сосредотачиваются обобщенные сведения, касающиеся деятельности воинских частей, предприятий оборонной промышленности, материально-технического обеспечения и других аналогичных сведений, хранятся и выдаются для работы применительно к служебным документам с пометкой «Для служебного пользования».
За разглашение служебной информации ограниченного доступа (распространения), а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, военнослужащий (работник) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.
Снятие копий со служебных документов с пометкой «Для служебного пользования», поступивших из вышестоящей воинской части, и изготовление выписок из них допускаются только с письменного разрешения командира (начальника), подписавшего служебный документ.
Если в документах и изданиях с пометкой "ДСП" содержатся сведения, относящиеся к компетенции других государственных органов, передача их за границу может быть осуществлена только с согласия руководителей этих государственных органов.
Не допускается направлять за границу издания с пометкой "ДСП" в порядке книгообмена.
27. Порядок исполнения, прохождения документов с пометкой "ДСП", контроля за их исполнением аналогичен порядку работы с несекретными документами.
28. Документы с пометкой "ДСП" после их исполнения формируются в дела. Заголовки указанных дел вносятся в номенклатуру дел государственного органа несекретного делопроизводства.
В номенклатуру дел включаются заголовки всех регистрационных учетных форм и контрольно-справочных, тематических и других картотек на документы с пометкой "ДСП".
29. Дела с пометкой "ДСП" формируются в соответствующих структурных подразделениях государственного органа под контролем документационной службы.
30. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1) помещать в дело только исполненные и правильно оформленные документы;
2) помещать в дело все документы, относящиеся к решению данного конкретного вопроса;
3) группировать в дело документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;
4) раздельно формировать в дела документы постоянного и временного срока хранения;
5) помещать в соответствующие дела распечатки с документов на электронных носителях, требующих особого юридического подтверждения (гербовая печать, подпись, грифы утверждения и согласования), на общих для документов на бумажной основе, основаниях;
6) не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;
7) объем дела не должен превышать 180 листов;
8) планы, отчеты, сметы формировать в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты составления, подписания (утверждения);
9) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся, приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
31. Обложка дела, завершенного делопроизводством, должна содержать следующие реквизиты:
1) пометку "ДСП";
2) официальное наименование государственного органа;
3) наименование населенного пункта, в котором дислоцирован государственный орган;
4) наименование структурного подразделения государственного органа;
6) заголовок дела;
7) номер тома дела;
8) крайние даты дела (для распорядительных документов, протоколов, стенограмм, переписки), для распорядительных документов-протоколов, стенограмм - порядковые номера первого и последнего документа;
9) срок хранения дела.
32. В ходе проведения экспертизы ценности документов с пометкой "ДСП" на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения проставляются дополнительные реквизиты: номер архивного фонда, номер сводной описи дел, номер дела и количество листов в деле. Указанные категории дел переплетаются или подшиваются на четыре прокола и снабжаются внутренней описью документов (приложение 3) и листом-заверителем дела (приложение 4).
Внутренняя опись документов размещается в начале дела, лист-заверитель – в конце.
33. Дела с пометкой "ДСП", включающие крупноформатные документы (чертежи, схемы и т.п.), хранятся в твердых папках или футлярах (коробках).
34. Документы с пометкой "ДСП" в зависимости от служебной необходимости допускается формировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. При включении в дело одного и более документов с пометкой "ДСП" все дело приобретает характер ограниченного распространения.
В случаях, когда в государственном органе образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, планы, отчеты, инструкции и т.д.) как с пометкой "ДСП", так и без указанной пометки, целесообразно предусмотреть их обособленное формирование в дела.
35. При проведении экспертизы ценности документов законченные производством дела с пометкой "ДСП" просматриваются Центральной экспертной комиссией государственного органа полистно.
36. К работе с делами с пометкой "ДСП" допускаются должностные лица в соответствии со списками, утверждаемыми руководителями документационной службы, а к документам ограниченного распространения – согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей государственных органов.
37. Не допускается:
1) размещать сведения из документов и изданий ограниченного распространения в международных (глобальных) сетях передачи данных, сети Интернет;
2) использовать их для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению;
3) экспонировать документы и издания с пометкой "ДСП" на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения.
38. Работники сторонних организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями с пометкой "ДСП" только с разрешения руководителя государственного органа, в ведении которого находятся указанные документы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.
39. Дела и издания с пометкой "ДСП" выдаются исполнителям (исследователям) и принимаются от них под расписку в карточке учета выдаваемых дел и изданий (приложение 5).
40. Снятие копий, а также производство выписок из документов и изданий с пометкой "ДСП" работниками данного государственного органа производятся по письменному разрешению руководителя документационной службы.
Снятие копий для сторонней организации с документов и изданий с пометкой "ДСП" производится на основании ее письменного запроса по разрешению руководителя государственного органа, подготовившего эти документы или издания.
Копирование для сторонних организаций документов и изданий с пометкой "ДСП", полученных от других организаций, производится только по согласованию с последними.
41. Издания с пометкой "ДСП" включаются только в служебные каталоги, выпускаемые государственными органами.
42. Выдача гражданам изданий с пометкой "ДСП" в публичных библиотеках производится только по письменным ходатайствам руководителей государственных органов, в которых эти граждане работают, с указанием темы работы. Полученные разрешения действительны в течение одного года со дня их подписания только при предъявлении служебного удостоверения работника государственного органа.
Изъятие документов и дел с пометкой "ДСП" производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан с обязательным оставлением в деле заверенных копий документов и протокола изъятия подлинников.
43. В ведомственных библиотеках издания с пометкой "ДСП" выдаются:
1) работникам данного государственного органа - с разрешения руководителя документационной службы;
2) работникам сторонних организаций – по письменным ходатайствам этих организаций с разрешения руководителя государственного органа, хранящих указанные издания.
44. Издания с пометкой "ДСП" могут выдаваться по межбиблиотечному абонементу (в пределах Республики Казахстан) в порядке, определяемом пунктом 42 настоящих Правил.
45. Дела постоянного и временного срока хранения с пометкой "ДСП" периодически просматриваются с целью возможного снятия этой пометки. Просмотр осуществляется:
1) при представлении информации по письменному запросу гражданина согласно Закону Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года "О доступе к информации";
2) при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив государственного органа;
3) в процессе хранения дел в ведомственном архиве;
4) при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив по истечении 10 или 15 лет ведомственного архивного хранения;
5) при передаче копий документов и дел иностранным физическим (юридическим) лицам.
46. Решение вопроса о снятии пометки "ДСП" со сведений, указанных в статье 16 Закона Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года "О доступе к информации", возлагается на руководителя государственного органа после рассмотрения данного вопроса экспертной комиссией государственного органа.
В остальных случаях решение вопроса о снятии пометки "ДСП" возлагается на центральную экспертную комиссию.
47. Решение вопроса о снятии пометки "ДСП" оформляется актом произвольной формы, который составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем государственного органа. В акте перечисляются заголовки дел, с которых снимается пометка "ДСП".
Один экземпляр акта, составленного при предоставлении информации по письменному запросу гражданина в порядке исполнения Закона Республики Казахстан "О доступе к информации", направляется в документационную службу, второй – в структурное подразделение государственного органа, в котором хранилась данная информация.
Один экземпляр акта, составленный при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив государственного органа, направляется в документационную службу, второй – в ведомственный архив.
Оба экземпляра акта, составленного в процессе хранения дел в ведомственном архиве, остаются в его делопроизводстве.
Один экземпляр акта, составленного при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив, направляется в государственный архив, второй – остается в ведомственном архиве.
Один экземпляр акта, составленного при передаче иностранным физическим (юридическим) лицам документов и дел, передается документационной службе, второй – остается в ведомственном архиве.
48. На обложках дел пометка "ДСП" погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для ее снятия.
Аналогичные отметки вносятся в соответствующие описи структурных подразделений или разделы сводных описей дел.
49. На постоянное хранение в соответствующий государственный архив дела, имевшие пометку "ДСП", передаются только после снятия указанной пометки и с соответствующими отметками в разделе сводной описи дел постоянного хранения.
50. Проведение экспертизы ценности документов и дел с пометкой "ДСП", рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан.
51. При передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив заголовки дел с пометкой "ДСП" вносятся в соответствующую опись дел структурного подразделения наряду с заголовками других дел.
52. Подготовка дел для хранения в ведомственном архиве (оформление, простановка дополнительных реквизитов на обложках дел, составление описей структурных подразделений, осуществление приема-передачи описанных дел) производится в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан.
53. Дела с пометкой "ДСП", отобранные к уничтожению, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт (приложение 6) вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными документами. При этом в графе 2 акта после заголовков дел с пометкой "ДСП" ставится пометка ""ДСП"".
54. Документы, дела и издания с пометкой "ДСП", отобранные к уничтожению, должны в обязательном порядке измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста.
Допускается уничтожение документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" путем их сжигания в присутствии работников ведомственного архива (ведомственной библиотеки) государственного органа.
55. После уничтожения дел с пометкой "ДСП" в регистрационных учетных формах проставляется отметка: "Уничтожено. Акт от (дата) №".
56. Бюллетени, вестники, реферативные информационные издания, телефонные и адресные справочники, а также дублетные и копийные экземпляры документов, стенографические записи и типографский брак с пометкой "ДСП" уничтожаются без акта, но с отметкой в регистрационных учетных формах, заверяемой подписями исполнителя и работника, ответственного за их учет и хранение.
57. Законченные делопроизводством дела с пометкой "ДСП" должны храниться в служебных помещениях структурных подразделений государственного органа до передачи их в ведомственный архив.
Издания с пометкой "ДСП" хранятся, как правило, в ведомственной библиотеке, при ее отсутствии – в ведомственном архиве.
Хранение осуществляется в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах или сейфах. При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.
Не допускается хранить издания с пометкой "ДСП" в подсобных фондах библиотеки.
58. Выданные для работы дела с пометкой "ДСП" подлежат возврату в соответствующее структурное подразделение или ведомственный архив государственного органа.
59. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с пометкой "ДСП" из одного дела в другое без разрешения руководителя документационной службы. В регистрационных учетных формах, а также во внутренних описях документов дела обо всех проведенных изъятиях или перемещениях проставляются соответствующие отметки.
Лицам, командированным в другие города, запрещается иметь при себе в пути следования документы, дела или издания с пометкой "Для служебного пользования". Эти документы должны быть направлены заранее в адрес организации по месту командировки работников в соответствии с порядком, изложенным в настоящих Правилах.
60. При смене работников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с пометкой "ДСП", составляется акт приема-передачи этих документов и дел, утверждаемый руководителем подразделения государственного органа (приложение 7).
61. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя государственного органа. В состав комиссии обязательно включаются лица, которым поручено ведение их учета и хранения.
В ведомственных библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество документов, дел и изданий с пометкой "ДСП", проверка наличия и состояния документов может производиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом (приложение 8), один из экземпляров которого передается в соответствующий государственный архив.
Проверка наличия и состояния документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" в обязательном порядке проводится:
1) до и после перемещения их в другое помещение (здание);
2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение (эвакуацию) или доступ в хранилища и служебные помещения посторонних лиц;
3) при смене руководителя документационной службы (ведомственного архива, ведомственной библиотеки);
4) при реорганизации (ликвидации) государственного органа.
62. О фактах утраты документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность руководитель государственного органа и руководитель документационной службы (ведомственной библиотеки, ведомственного архива), органы национальной безопасности.
Для служебного расследования факта утраты документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" или установления факта разглашения сведений, содержащихся в них, распорядительным документом руководителя государственного органа назначается комиссия.
Заключение комиссии о результатах расследования утверждается руководителем, создавшим данную комиссию.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт, и соответствующие отметки вносятся в регистрационные учетные формы.
Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения руководителем государственного органа передаются в ведомственный архив для включения в дело фонда.
Нарушение порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения, имеющей пометку "Для служебного пользования", не ставшее причиной и не повлекшее разглашение или утрату данной информации, может являться основанием для привлечения виновных лиц к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством .
Журнал учета документов и изданий с пометкой
"Для служебного пользования"
продолжение
Примечания:
1. Допускается раздельное ведение журнал на входящие и исходящие документы и издания с пометкой "Для служебного пользования".
2. При заполнении граф журнала можно использовать примечания к приложению 2 .
Формат А4 (210X2297)
Внутренняя опись
документов дела с пометкой "ДСП" № ____
Номер документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
|
Итого _________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
заполнившего внутреннюю опись
документов дела _______________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Формат А4 (210X297)
Лист-заверитель дела с пометкой "ДСП"
Фонд № ____ Опись № ____ Дело № ____
В дело подшито и пронумеровано ______________ лист(ов), в том числе
литерные номера листов __________________________________________
пропущенные номера листов _______________________________________
пронумерованные чистые листы ____________________________________
листов внутренней описи _________________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих
нумерации _______________________________________________________
(разновидности документов и их количество)
Наименование должности лица,
заполнившего лист-завреитель дела
Расшифровка документов дела ________________ подписи
(личная подпись)
Формат А4 (210Х297)\
1. Лист-заверитель составляется
2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) подшиваются в конце дела.
3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.
4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе типографические материалы), и количество их листов (страниц).
5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого документа против каждой позиции графы 1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна, особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми на данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединениями документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.
Карточка учета выдаваемых дел и изданий с пометкой "ДСП"
Формат А5 (148X210)
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Акт № __
Место составления
О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании _________________________________________________
(Наименование, место и год издания перечня документов
Отобраны к уничтожению как не имеющие
с указание сроков их хранения)
научно-исторической ценности и утратившие практическое значение дела
и документы архивного фонда ______________________________________:
(номер и наименование архивного фонда)
Всего __________________ дел и документов за __________________ годы.
(цифрами и прописью)
Разделы сводных описей дел постоянного хранения и дел по
личному составу за _________________ годы утверждены протоколом
экспертно-проверочной комиссии (дата и номер) _______________________
(официальное наименование местного исполнительного органа,
_____________________________________________________________________
центрального государственного архива Республики Казахстан, Архива
Президента Республики Казахстан)
Согласован Одобрен
протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (центрального государственного архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан) протоколом Центральной экспертной комиссии государственного органа
от "____" _______ года № __ от "__" __________ года № __
Формат А4 (210Х297)
АКТ № ___
Место составления
О приеме-передаче документов, дел
и изданий с пометкой "Для служебного
пользования"
В соответствии с приказом от ______________________ № ________
(фамилия и инициалы
Передал (а), ____________________________ принял (а)
имени и отчества) (фамилия и инициалы имени и отчества)
в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в
составе председателя ___________________________ и членов __________
(фамилия и инициалы имени и отчества) (фамилии
Следующие документы и дела с пометкой
и инициалы имени и отчества)
"ДСП" за ______________ годы и регистрационные учетные формы к ним:
Итого принято ______________________ документов и дел с пометкой "Для
(цифрами и прописью)
служебного пользования", изданий в количестве _______________________
(цифрами и прописью)
экземпляров, номенклатур (описей) дел в _______________ экземплярах.
(цифрами и прописью)
Состояние документов и дел, номенклатур (описей) дел:________________
_____________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются _____________________________________________
(наименования видов регистрационных учетных форм)
Состояние работы с документами, делами и изданиями с пометкой "ДСП"
_____________________________________________________________________
(общая характеристика)
Передал (а) ________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Принял (а) ________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Председатель комиссии ________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии ________________ Расшифровки подписей
(личные подписи)
Формат А4 (210Х297)
Форма акта о проверке наличия и состояния документов,
дел и изданий с пометкой "ДСП"
Акт № __
Место составления
Проверки наличия и состояния
документов, дел и изданий с пометкой
На основании приказа ________________________________________________
(наименование должности руководителя государственного
От "____" ____________ года № ________________________
органа) (заголовок приказа)
комиссия в составе председателя _____________________________________
(фамилия, инициалы имени и отчества)
И членов комиссии ___________________________________________________
(фамилии, инициалы имен и отчеств)
установила, что:
1. Всего числится по сводным описям дел (номенклатурам дел,
регистрационным учетным формам) __________ документов, дел и изданий
(цифрами и прописью)
с пометкой "ДСП", из них:
1) в наличии ________________________________________________________
(цифрами и прописью)
2) не обнаружено ______________________________________, в том числе
(индексы (номера) документов, дел, изданий)
отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики
Казахстан ________________________.
(цифрами и прописью)
2. Обнаружено документов, дел и изданий, не внесенных в сводные описи
дел (номенклатуры дел, регистрационные учетные формы) _______________
(цифрами и прописью)
3. Из общего числа наличных документов, дел и изданий обнаружено:
требующие дезинфекции и дезинсекции _________________________________
(цифрами и прописью)
требующие реставрации _______________________________________________
(цифрами и прописью)
требующие переплета или подшивки ____________________________________
(цифрами и прописью)
с физическими и химическими повреждениями ___________________________
(цифрами и прописью)
4. Характеристика состояния и условий хранения документов, дел и
изданий _____________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
5. Решение руководителя документационной службы (ведомственной
библиотеки) по результатам проверки _________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Перечень
утративших силу некоторых решений Правительства
Республики Казахстан
1. Постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп "Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией".
2. Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 декабря 2013 года № 1478 дсп "О внесении изменений и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп "Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией".
3. Постановление Правительства Республики Казахстан от 19 октября 2015 года № 834 дсп "О внесении изменений и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп "Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией".
ВВЕДЕНИЕ.
«Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами».
1. Введение.
2. Гриф ограничения доступа.
3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения;
4. Понятия «конфиденциально» и «для служебного пользования»;
5. Конфиденциальный документ;
5.1. Коммерческая тайна;
5.2. Технология документирования конфиденциальной информации.
6. Заключение.
7. Список литературы.
8. Приложение.
Гриф ограничения доступа. Данный реквизит свидетельствует о конфиденциальности информации, содержащейся в документе, и наличии ограничения доступа и ознакомления с ней. Он проставляется на самом документе и/или на сопроводительной документации к нему.
Реквизит располагается на правом верхнем углу документа на расстоянии 100 мм от границы левого поля.
При определении степени конфиденциальности документов следует руководствоваться Положением о коммерческой тайне.
Гриф ограничения доступа проставляется не только на самом документа, но и на всех его частях, способных выступать в качестве самостоятельной единицы при работе с данным документом в процессе решения того или иного вопроса, например на приложении к документу.
Одновременно с наименованием гриф ограничения доступа должен содержать указание на номер экземпляра данного документа, например:
Секретные документы;
Государственные документы;
Документы, содержащие конфиденциальную информацию;
Внутриорганизационные документы.
Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в том же порядке, как и с документами без грифа.
Необходимость в ограничении распространения конкретного документа определяет разработчик документа, руководитель структурного подразделения, заместитель руководителя или руководитель.
Эти должностные лица несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.
Приём и учёт (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется так же, как с остальными документами. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка «Для служебного пользования».
Передача таких документов сотрудникам структурных подразделений осуществляется под запись.
Документы «Для служебного пользования» не могут передаваться по незащищённым каналам компьютерно-модемной связи.
Печатание проектов и копирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в организации с разрешения руководителя подразделений.
Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется канцелярией или секретарём организации. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором около каждого адреса проставляется соответствующий номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, подготовившим документ.
Исполненные документы с грифом «Для служебного пользования» формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, так же проставляется гриф «Для служебного пользования». Документы «Для служебного пользования» группируются в дела отдельно.
Понятия «конфиденциально» и «для служебного пользования»
Обращение
к вопросу влияния отдельных понятий на
организацию и проведение работ по
документационному обеспечению управления
на примере процессов документирования
конфиденциальной информации вызвано
следующими обстоятельствами.
Смена
общественно-экономической формации в
стране, появление наряду с государственной
частной формы собственности и ряд других
факторов привели к необходимости
пересмотра отдельных действовавших
норм, созданию новых законов, других
правовых актов, в том числе в той или
иной мере связанных с вопросами защиты
информации.
Отчасти состояние нормотворчества по ведению конфиденциального делопроизводства в организациях напоминает историю вопроса 20–40-х гг. прошлого столетия: сам себе норму устанавливаю, сам ее соблюдаю. Мы говорим так потому, что сегодня нет каких-либо государственных инструкций по ведению делопроизводства с документами, содержащими коммерческую или служебную тайну; методик составления перечней сведений, составляющих эти тайны; государственных органов, которые вели бы это направление. Также отсутствует четко сформулированный понятийный аппарат. Поэтому учреждения, предприятия, работающие с конфиденциальной информацией и организующие ее защиту, ориентируются на рекомендации, изложенные в учебной литературе. В связи с этим представляется небезынтересным провести анализ литературы, высказать отдельные предложения, связанные с теоретическими и практическими вопросами конфиденциального делопроизводства.
В русском языке общепринято, что слово «конфиденциальный» означает «не подлежащий оглашению, секретный».
Ни в одном федеральном законе, связанном с защитой информации, не оговаривается, что секретная информация не является конфиденциальной. Законодательно закреплено деление всего документного (информационного) массива страны на общедоступные документы и документы ограниченного доступа. Документы ограниченного доступа содержат сведения, составляющие государственную, коммерческую, служебную и иную тайну. Выделение секретного делопроизводства как самостоятельного направления вызвано его спецификой.
В то же время предлагаемое в работах определение: «Под конфиденциальной информацией понимается документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством» – носит более широкий характер. С учетом свободного толкования понятий появилось любопытное определение документа: «Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) документом, т. е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается в современном делопроизводстве необходимым образом оформленный носитель ценной документированной информации, составляющий интеллектуальную собственность предпринимателя (фирмы)». Близкие по сути определения термина «конфиденциальный документ» предлагают У. Р. Лукьянчук и Ю. М. Данилов. С точки зрения защиты информации непонятно, почему к конфиденциальному документу ограничивается доступ лишь персонала; что понимать под «необходимым образом оформленным носителем…»; почему конфиденциальная информация обязательно должна содержать «интеллектуальную собственность».
Открытый документ также может содержать в себе результаты интеллектуальной деятельности. Более того, выделение «интеллектуальной собственности» как мерила конфиденциальности является, на наш взгляд, попыткой привести в соответствие с четвертой частью Гражданского кодекса РФ существующий понятийный аппарат.
К коммерческой тайне относятся «сведения… любого характера, в том числе о результатах интеллектуальной деятельности».
С учетом определения понятий «конфиденциальная информация», «конфиденциальный документ» в работах дается трактовка конфиденциального делопроизводства как «деятельности, обеспечивающей документирование конфиденциальной информации; организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации».
Конфиденциальное делопроизводство не участвует в документировании научной, проектной, конструкторской и некоторых других видов деятельности, обеспечивающихся соответствующими нормативными документами.
В то же время открытое делопроизводство распространяется в части документирования не только на управленческую, но и на отдельные специальные системы документации. В открытом делопроизводстве не учитываются черновики и проекты документов, но никто не запрещает это делать.
Главная задача служб конфиденциального делопроизводства – защита документированной информации от разглашения, утраты, хищения и т. п., которую конфиденциальное делопроизводство не обеспечивает в полной мере, а лишь участвует в решении этой задачи.
Для специалистов в области открытого делопроизводства главным представляется регистрация документов в целях обеспечения их количественного учета, сохранности и устранения возможности их утраты.
Если следовать рекомендациям авторов отдельных пособий, секретарь-референт одни документы должен регистрировать, а другие – учитывать, составлять несколько номенклатур, формировать в разные дела документы по одному вопросу. Такая схема не всегда применима на практике.
Непроработанность содержания понятий «конфиденциальная информация», «конфиденциальный документ», «конфиденциальное делопроизводство» и определение его как самостоятельного, отличного от открытого делопроизводства направления влияет на сферу их распространения и, что особенно важно, на разработку технологических процедур.
В связи с этим, по нашему мнению, под конфиденциальной документированной информацией, конфиденциальным документом следует понимать обобщающее понятие зафиксированной на материальном носителе информации, содержащей коммерческую или служебную тайну, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и обеспечивать защиту, доступ к которой ограничивается федеральными законами, а также ее обладателем.
Данное
определение позволяет:
– связать
его с ГОСТом «Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения»;
–
определить сферу его распространения
(относится к коммерческой и служебной
тайнам);
– выделить из понятия
«информация» только документированную
информацию;
– пояснить, что доступ
к информации может быть ограничен не
только законодательно, но и обладателем
информации.
Такое определение конкретизирует место конфиденциального делопроизводства, не выводит его из понятийного аппарата открытого делопроизводства. Технологии открытого делопроизводства в основном идентичны технологиям конфиденциального делопроизводства, за исключением дополнительных технологий и мероприятий, направленных на защиту информации.
Реферат >>... документов ограниченного доступа. 1. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА 1.1. Виды конфиденциальной информации : государственная, банковская, налоговая и служебная тайны Некоторые документы ограниченного ...
Регламентация состава конфиденциальных документов
Реферат >> Промышленность, производство... документов , содержащих конфиденциальную информацию . Наиболее удобным при оформлении документов ограниченного распространения ... элементами защиты информации . В акте, регламентирующем работу с документами , содержащими конфиденциальную информацию , должен...
Характеристика организационных и технических мер инженерно технической защиты информации в государственных
Курсовая работа >> Менеджмент... документы , содержащие информацию ... служебную информацию ограниченного распространения , именуемую в чиновничьем обиходе информацией для служебного пользования, т. е. информацией , отнесенной к служебной тайне, а также документы ... работы с документами ограниченного ...
Любая организация (учреждение) не зависимо от формы собственности и организационно-правовой формы является владельцем документированной информации и должна принимать меры по ее охране в соответствии с законодательством РФ.
Ограничение доступа к документированной информации - это защита служебной или коммерческой документированной информации от неправомерного обращения, которое может нанести ущерб организации (учреждению) - собственникам, владельцам, пользователям.
Документированная информация (документы) с ограниченным доступом в соответствии с Законом «Об информатизации» по условиям правового режима подразделяется на два вида:
Государственные секреты подразделяются на две категории: государственная тайна и служебная тайна.
Государственная тайна - государственные секреты, разглашение или утрата которых могут повлечь тяжкие последствия для национальной безопасности РФ, а также создать угрозу безопасности граждан либо их конституционным правам и свободам.
Служебная тайна - государственные секреты, разглашение или утрата которых могут причинить существенный вред национальной безопасности РФ, а также конституционным правам и свободам граждан. Сведения, составляющие служебную тайну, имеют характер отдельных данных, входящих в состав сведений, составляющих государственную тайну и не раскрывающих ее в целом.
Федеральный закон Российской Федерации от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» определил правила введения режима хранения коммерческой тайны, разграничив сведения, которые могут стать конфиденциальными, и сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну.
В зависимости от категории сведений, составляющих государственные секреты, характера и объема мер, необходимых для обеспечения их сохранности и защиты, устанавливаются три степени секретности сведений: особой важности, совершенно секретно, секретно.
В соответствии со степенью секретности сведений, составляющих государственные секреты, присваиваются соответствующие грифы секретности:
- Ш для носителей государственной тайны - «Особой важности», «Совершенно секретно»;
- Ш для носителей служебной тайны - «Секретно».
Работа же с документами, содержащими конфиденциальную информацию, регламентируется специальными законами Российской Федерации и другими нормативными актами.
Конфиденциальный (от латинского confidentiale - доверие) документ - доверительный, секретный. В законе «Об информатизации» конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством.
К ним могут быть отнесены следующие группы сведений:
- Ш о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных законами случаях;
- Ш составляющие тайну следствия и судопроизводства;
- Ш информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Конституцией РФ и законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);
- Ш информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РБ и законами (коммерческая тайна);
- Ш информация о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
Конфиденциальная информация -- это документированная информация, содержащая коммерческую тайну, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Общая характеристика коммерческой тайны, условий, при которых информация организации может быть отнесена к конфиденциальной, дана в Гражданском кодексе Р. Ф. 31 , в статье 139, где записано, что информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам; к ней нет свободного доступа, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.
Таким образом, руководитель организации должен по своему усмотрению определить порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну, позволяющий ограничить доступ к указанной информации в рамках своей организации.
Санкции за незаконное получение и разглашение коммерческой тайны устанавливает ряд законодательных актов Российской Федерации: Трудовой кодекс (подп. «в» п. 6 ст. 81, п. 7 ст. 243), Уголовный кодекс (ст. 183), Кодекс об административных правонарушениях (ст. 13.14), Федеральный закон Российской Федерации от 26 июля 2006 г. № 135-ФЭ «О защите конкуренции» (подп. 5 п. 1 ст. 14), Федеральный закон «О коммерческой тайне», Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Основная цель защиты конфиденциальной информации состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку и овладение этой информацией конкурентами.
Для ограничения доступа к информации, относимой к коммерческой тайне, необходимо, прежде всего, приказом руководителя утвердить перечень сведений, составляющих коммерческую тайну данной организации, и довести его до сведения лиц, допущенных к этой информации.
Второй этап -- обеспечение режима коммерческой тайны, включающего в себя разработку нормативно-методических документов организации по защите коммерческой тайны (КТ): это и инструкция по конфиденциальному делопроизводству, и положение о службе безопасности, и памятка о сохранении коммерческой тайны, и должностные инструкции сотрудников, допущенных к конфиденциальным сведениям.
Если эти условия не будут выполнены, то у организации не будет оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих коммерческую тайну.
Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики организации, утверждается руководителем организации.
Ознакомление с памяткой и другими документами производится под расписку.
Работники организации, допущенные к конфиденциальным документам, не могут приступить к работе прежде, чем пройдут инструктаж и ознакомятся с памяткой о сохранении коммерческой тайны организации.
Должностное лицо или группа лиц (в зависимости от объема документооборота) для ведения делопроизводства, обеспечивающего учет, сохранность и использование документов с грифом секретности, назначается приказом руководителя организации.
В приказе должна быть оговорена ответственность, предусмотренная действующим законодательством, которую понесут работники за умышленное или неосторожное разглашение конфиденциальной информации: дисциплинарная, гражданско-правовая, административная или уголовная -- в зависимости от ущерба, нанесенного организации.
Каждый работник, получающий доступ к конфиденциальным документам, должен подписать индивидуальное обязательство о неразглашении коммерческой тайны данной организации в течение всего срока действия трудового договора и в течение трех или более лет после увольнения.
Организация конфиденциального делопроизводства требует создания необходимых условий для ограничения доступа к информации, составляющей коммерческую тайну. Предусматривается отдельная комната, в которой работник может без посторонних лиц работать с этой информацией. Комната должна быть оборудована металлическими сейфами, ксероксом, компьютером и т. п.
На все документы (и на бумажные, и на электронные) наносится гриф ограничения в правом верхнем углу документа: «Коммерческая тайна» -- «КТ», «Конфиденциально» -- «КФ», «Строго конфиденциально» -- «СКФ», «Конфиденциально-особый контроль» -- «КФОК», «Для служебного пользования» -- «ДСП».
Закон обязывает владельца документов наносить гриф ограничения доступа не только на документы на бумажной основе, но и на все материальные носители информации.
Такой гриф обозначает, что право собственности на информацию, содержащуюся в документах, принадлежит данной организации и охраняется законом.
В конце документа с грифом ограничения доступа (ниже реквизитов «Подпись» и «Отметка об исполнителе») указывается количество экземпляров документа и местонахождение каждого из них.
На обороте последнего листа руководитель пишет фамилии должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом.
Такие документы составляют и оформляют в помещении, исключающем доступ посторонних лиц. Черновики и варианты документа уничтожаются, о чем делается пометка на экземпляре исходящего документа, который подшивается в дело: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».
Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом КТ». Образец формы журнала регистрации документов (внутренних, исходящих, входящих) с грифом ограничения доступа к документу приведен в табл. 1.
Таблица 1 Форма журнала регистрации документов (внутренних, исходящих, входящих) с грифом ограничения доступа к документу
При небольшом объеме таких документов можно вести один журнал для входящих, исходящих и внутренних документов. При большом объеме документов с грифом «КТ» заводятся отдельные журналы для входящих, исходящих и внутренних документов. Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, первого листа документа с указанием номера экземпляра в конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).
При поступлении входящих документов проверяется целостность упаковки и корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.
При подготовке к отправке исходящего документа на лицевой стороне конверта обозначается гриф конфиденциальности и номера вложенных документов.
На оборотной стороне (в местах склеивания конверта) ставится оттиск печати организации. Конверты с конфиденциальными документами обычно передаются адресатам курьерами под расписку о получении.
При отправке конфиденциальных документов заказными и ценными почтовыми отправлениями используется двойное пакетирование документов (один конверт вкладывают в другой). Гриф ограничения ставится на внутреннем конверте, который опечатывается и при необходимости прошивается. Внешний конверт оформляется в соответствии с почтовыми правилами. Конверты должны быть светонепроницаемыми.
Исполненные конфиденциальные документы на бумажной основе формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел; электронные документы образуют архивный массив базы данных компьютера. В номенклатуру дел должны быть внесены все дела с грифом «КТ» и журналы их учета
Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно отражаться в журнале учета выдачи документов (табл. 2).
Таблица 2 Форма журнала выдачи документов с грифом «КТ»
При выдаче документа работник, получивший документ с грифом «КТ», должен сверить номер полученного документа с номером в журнале, проверить количество листов, в журнале выдачи документов поставить свою подпись и отметить время получения. Документы, выданные для работы, подлежат возврату в тот же день.
При возврате документа принимающий сотрудник проверяет номер документа и количество листов, а в графе «Отметка о возврате» ставит свою подпись и дату. Документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение всего срока работы с ними только с разрешения руководства организации при наличии условий для обеспечения сохранности документов.
Передача документов с грифом «КТ» другим работникам организации, имеющим допуск к этим документам, производится только через должностное лицо, ведущее учет документов с обязательной записью в журнале выдачи документов.
Запрещается изъятие или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения руководства и без отметок в журнале выдачи документов с грифом ограничения доступа.
К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра, которые располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.
Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных «Инструкцией по делопроизводству…».
Копирование документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется только с разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные; в обязательном порядке проверяется наличие подписей на документах и их приложениях (на копиях документов подписи заверяются исполнителем документов), наличие регистрационного номера и даты, отметок об исполнении документа и списании документа «в дело» с указанием номера дела;
Документы по содержанию должны соответствовать заголовкам дел по номенклатуре;
Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
Помещать приложения вместе с основными документами;
Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного срока хранения;
Группировать в дело документы одного календарного года (исключение: годовые отчеты, поступившие в следующем году, личные дела, судебные дела, истории болезни и другие переходящие дела).
Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.
Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке. Приложения присоединяются к документам, к которым они относятся, независимо от даты их утверждения. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем на документе делается отметка.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; причем документ-ответ помещается сразу за документом-запросом.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного сроков хранения (свыше 10 лет).
Полное оформление дела предусматривает:
Подшивку дела в твердую обложку, папку из картона или переплет дела (за исключением карт, схем, фотографий, чертежей, которые хранятся в твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах, а также при наличии в деле отдельных особо ценных документов, например, трудовых книжек);
Нумерацию листов дела;
Составление внутренней описи документов дела;
Составление заверительной надписи дела;
оформление реквизитов обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частиному оформлению. Допускается:
Хранить документы в скоросшивателях;
Не проводить пересистематизацию документов в деле;
Листы дела не нумеровать;
Заверительной надписи дела не составлять;
Внутренней описи документов дела не составлять.
Документы, составляющие дело постоянного или долговременного хранения, подшиваются на 4 прокола прочными шнурками в твердую обложку из картона с тремя клапанами и завязками или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций.
При подготовке дела к подшивке металлические и иные скрепления (скрепки, скобы, нитки и т.п.) из документов удаляются.
Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах формата А4 (210х297), должны иметь размеры 229х324х40 мм. Обложки дел с неформатными документами могут иметь размеры соответствующие размерам подшитых в них листов.
При подшивке листы документов выравниваются по левому (подшиваемому) и верхнему краям листа.
В начале дела подшивается чистый лист, за ним бланки внутренней описи документов дела, в конце дела бланк заверительной надписи, за ним чистый лист.
Листы больше формата А4 подшиваются за верх левого края листа и складывается под стандартный размер.
При наличии документов, текст которых расположен не вдоль, а поперек листа (планы, графики, схемы) следует подшивать документ так, чтобы было обеспечено свободное прочтений текста со стороны правого края листа.
Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графитным карандашом. При ошибке или изменении номера листа прежний номер зачеркивается тонкой косой линией и рядом проставляется новый номер. Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами. В общий листаж дела их количество не входит, отражается только в заверительной надписи. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются в каждом томе отдельно. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезвами, фотографиями) нумеруется как один лист. Листы с резолюциями нумеруются как самостоятельные листы.
Запрещается подшивка в дело документов, выполненных типографским или на множительной технике с уменьшением и размещением на стандартном листе формата А4 двух листов. Такие листы разрезаются и нумеруются как два листа.
В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи.
Оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:
Номера литерных или пропущенных листов;
Наличие справок-заметителей;
Номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;
Номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;
Номера склеенных листов.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
При закрытии дела во внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.
Оформление обложки дела включает в себя заполнение следующих реквизитов:
Наименование органа управления, подразделения ГПС и ее непосредственная подчиненность;
Наименование структурного подразделения;
Номер дела (тома);
Заголовок дела;
Дата дела (дата начала и окончания дела);
Количество листов в деле;
Статья перечня, определяющего сроки хранения документов;
архивный шифр дела.
