Когда отправлять сзв м. Отчетность СЗВ-М: пошаговая инструкция по заполнению. Какие именно сведения указываются в СЗВ-М

Форма СЗВ-М нужна Пенсионному фонду для отслеживания работающих пенсионеров, чтобы не индексировать им пенсию. Тем не менее, в этот отчет включаются все работники независимо от возраста.

Отчет сдается в ПФР ежемесячно до 15 числа.

Если сведения подаются на 25 человек и более, отчет у вас примут только в электронном виде. Нарушение этого правила обойдется работодателю в 1 000 рублей штрафа.

Сдача СЗВ-М на бумажном носителе разрешена только тем работодателям, у которых трудится меньше 25 человек. Это их право, но не обязанность. Работодатели с 24 и менее сотрудников при желании тоже могут отправлять сведения в электронном виде - ПФР это только приветствует.

Как отправить СЗВ-М в ПФР в бумажном виде

Тремя стандартными способами:

1. Отнести лично.

2. Передать через представителя. В этом случае на представителя нужно оформить доверенность.

3. Отправить СЗВ-М по почте заказным письмом с описью вложения. Дата отправки на отметке, которую поставит сотрудник почты, будет считаться датой предоставления СЗВ-М в Пенсионный фонд. Отправку почтой можно поручить любому сотруднику, доверенность для этого не нужна.

Подача СЗВ-М в электронном виде

Для того, что отправлять в Пенсионный фонд отчетность в электронном виде, у вас должно быть подписанное соглашение об электронном документообороте.

Для этого нужно оформить заявление на подключение электронной отчетности и соглашение в двух экземплярах. Бланки этих документов вы можете скачать в нашем сервисе.

Заполненные документы необходимо отнести в отделение Пенсионного фонда, в котором зарегистрирован работодатель.

После того, как документы с Фондом будут оформлены, вам останется загрузить в наш сервис скан соглашения с подписью и печатью ПФ, ввести номер и дату соглашения, и оформить электронную подпись - ее для пользователей сервиса мы выпускаем бесплатно. Никакое дополнительное программное обеспечение для отправки документов в ПФР вам не потребуется.

Стоит один раз пройти эту процедуру, чтобы потом каждый месяц отправлять отчеты нажатием одной кнопки. Кроме экономии времени, это дает и другие преимущества:

1. Вы сможете отслеживать статус отправленной отчётности в личном кабинете.

2. Если ПФР обнаружит ошибки и полностью или частично не примет отчет, вы узнаете об этом сразу и сможете устранить несоответствия еще до того, как истечет срок подачи отчета.

3. Вы получите возможность обмениваться неформализованными сообщениями с Фондом, то есть отправлять запросы и получать ответы.

Что еще нужно знать о СЗВ-М

1. В отчетность включаются все сотрудники, с которыми у работодателя имеются действующие трудовые договоры или гражданско-правовые договоры на оказание услуг. При этом не имеет значения, выплачивался ли доход по этим договорам в отчетном месяце.

2. Если сотрудник уволился или был принят в отчетном месяце, он включается в сведения, даже если проработал всего один день.

3. Если договор на оказание услуг заключен с индивидуальным предпринимателем, его включать в форму не нужно, т.к. ИП сами за себя платят страховые взносы.

4. На незастрахованных лиц подавать форму СЗВ-М не нужно. Это, например, иностранные граждане - временно пребывающие высококвалифицированные специалисты.

5. За неверные сведения работодатель платит штраф в размере 500 рублей за каждого работника. Чтобы избежать штрафа, самостоятельно обнаруженную ошибку нужно успеть исправить до истечения срока сдачи отчетности.

Если ошибку обнаружили в ПФР после истечения срока, на исправление без штрафа дается 5 дней после получения уведомления от Фонда.

Подружитесь с интернет-бухгалтерией

Куда сдавать отчет СЗВ-М в 2017 году? Представлять ежемесячный отчет нужно в ПФР или в налоговую инспекцию? Примут ли отчет СЗВ-М налоговики? Расскажем об этом.

СЗВ-М в 2017 году: куда сдаем

С 2017 года пенсионные, медицинские и взносы в ФСС на случай нетрудоспособности и в связи с материнством (кроме взносов «на травматизм») администрирует Федеральная налоговая служба. Отчитываться по этим взносам организации и ИП будут перед налоговой инспекцией и применением единого расчета по страховым взносам, который утвержден приказом ФНС от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551.

Однако ПФР и его территориальные органы продолжат контролировать сведения индивидуального (персонифицированного) учета. В этих целях фонд будет руководствоваться Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Указанным законом о персонифицированном учете предусмотрено, что страхователи (организации и ИП), производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, обязаны:

ежемесячно сдавать в ПФР отчет по форме СЗВ-М (п.п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ);
ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом, сдавать в ПФР годовой отчет о страховом стаже работников (п 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Соответственно, в 2017 году ежемесячный отчет по форме СЗВ-М нужно, по-прежнему, будет сдавать в ПФР. Налоговые инспекции принимать ежемесячный отчет СЗВ-М не будут.

ПФР продолжит проверять ежемесячные отчеты

В 2017 года территориальные органы ПФР будут проверять ежемесячно поступающие к ним отчеты по форме СЗВ-М. Право на проведение проверок отчетов СЗВ-М закреплено за фондом в абзаце втором пункта 1 статьи 13 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (в ред. с 2017 года).

Более того, территориальные органы ПФР обязаны осуществлять контроль за информацией в СЗВ-М. Об этом сказано абзаце втором пункта 2 статьи 13 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (в ред. с 2017 года).

Таким образом, только подразделения ПФР вправе принимать и проверять отчеты СЗВ-М. Соответственно, сдавать отчеты нужно именно в ПФР, а не в налоговые инспекции.

Для подготовки СЗВ-М в 2017 году появится пять дополнительных дней. Отчет надо будет сдавать не до 10-го числа, как в 2016 году, а до 15-го (Федеральный закон от 03.07.2016 № 250-ФЗ).

Два года назад была введена форма отчетности СЗВ-М, которая показывала количество подчиненных на предприятии с поименным списком. Мы расскажем, что это за форма, как отправить по почте в 2018 году и о прочих изменениях, связанных с этим документом.

Зачем нужен этот отчет

С апреля 2016 года все предприятия, включая ИП, должны каждый месяц подавать отчет в Пенсионный фонд России (ПФР) с поименным списком людей, работающих в компании. Сдавать специально разработанную форму СЗВ-М должны были до 10 числа, следующего за отчетным периодом. В 2018 году данный вид отчета сохранился, но измениилсь сроки .

Причиной для ввода такой отчетности в ПФР послужило то, что с 1 января 2016 года у пенсионеров, которые остались работать, убрали плановую индексацию страховых пенсионных начислений. Соответствующий Федеральный закон № 385-Ф3 был одобрен депутатами и Президентом РФ. Так как индексировать пенсии прекращают с 1-го дня работы и начинают заново с момента увольнения, то появилась нужда в непрерывном отслеживании кадровых движений. Осуществление контроля поручили работодателям. Это объясняется тем, что они могут представить полную картину учета персонала, в том числе граждан, работающих по гражданско-правовым договорам.

С 1 февраля 2016 года ПФР обнародовал постановление № 83п , которое прошло регистрацию под № 41142 в Минюсте РФ 18 февраля. С 1 апреля 2016 года документ – отчет СЗВ-М – вступил в силу.

в 2018 году готовить и подавать этот документ можно до 15 числа следующего месяца (если 15 число – выходной, то крайний срок подачи переносится на последующее рабочее число).

Разновидности отчета

Сведения, которые обязательны для представления в ПФР, отражены в ст. 11 № 27-Ф3. Существует 3 формы отчета:

«исх» – документ, отправляемый первый раз за отчетный период;
«доп» – уточняющий документ, прилагающийся к уже поданному за отчетный период;
– аннулирует отчет, который подавался ранее.

В самой форме отчета имеются четкие и подробные инструкции по заполнению. В бумажном виде отчет разрешено сдавать при численности штата, не превышающей 24 человека. Если на предприятии работает 25 и более подчиненных, то отчитываться надо будет в цифровом виде. Это прописано в ст. 8 № 27-Ф3. Сотрудники, работающие по , приравниваются к штатным работникам и отражаются в отчете СЗВ-М. Если подается бумажная версия отчета вместо электронной, то будет наложено взыскание в размере 1000 рублей (ст.17 Федерального закона № 27-Ф3).

Для подачи документа в цифровом виде нужно в обязательном порядке заключение контракта с оператором связи, так как на сайте ПФР есть возможность скачать электронный отчет, сделать проверку на возможные неправильности, но невозможно подать его. При электронной версии отчетности рекомендуется отправлять файл на 1-2 дня раньше, дабы исключить вероятные технические задержки.

Сдаем отчет по почте

Также отчет СЗВ-М возможно сдать по почте. Это касается бумажной версии. Отчетный документ рекомендуется отправлять как ценное письмо с описью. Существующая форма описи – Ф107, но можно оформлять в произвольной форме. В ней должны обязательно присутствовать адрес и наименование получателя, отправитель и наименования вложенных документов и их число. Объявленная ценность пересылаемых бумаг указывается условно. Также опись можно составить по примеру ФГУП «Почта России».

За просрочку подачи отчета или ошибки в заполнении предусмотрены штрафные санкции. При несвоевременной сдаче директора или главного бухгалтера могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ). На само предприятие может лечь взыскание в размере 500 рублей за каждого человека в штате (ст. 17 № 27-Ф3), то есть если штат насчитывает 100 человек, то штраф составит 500 х 100 = 50 000 рублей.

При допущении недочетов в отчете штраф также составляет 500 рублей за штатную единицу. Напоминаем, что сотрудники, работающие по гражданско-правовым договорам, относятся к штату. Если подчиненных в штате нет, то подавать нулевой СЗВ-М нет нужды, что прописано в письме ПФР № ЛЧ-08-26/9856 .

В декабре 2016 года постановлением № 1077п от ПФР была принята обновленная форма цифрового отчета СЗВ-М. Изменения вступили в силу с 8 января 2017 года, предыдущая форма упразднилась. В приложении к форме подробно расписаны все изменения. Обновленный электронный документ позволяет бесперебойно сдавать отчеты, при условии соблюдения работодателями и операторами связи нововведений к формату отчета.

Новая отчетность для Пенсионного фонда стала обязательной для всех страхователей. Теперь плательщики страховых взносов должны предоставлять сведения о застрахованных лицах до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В статье пошагово разберем заполнение СЗВ-М, порядок заполнения формы при ошибках тоже приведем.

Отчет СЗВ-М: кто сдает и когда

Отчетность о застрахованных лицах обязаны предоставлять не только бюджетные организации, но и все страхователи:

Любые организации.
Индивидуальные и частные предприниматели.
Самозанятые граждане.
Физические лица, нанимающие граждан на оплачиваемую работу.

Инструкция по заполнению СЗВ-М в 2019 году предложена для бюджетников, но подойдет для всех страхователей.

Предельные сроки сдачи СЗВ-М в 2019 году представлены в таблице.

Отчетный период 2019 года	Предельный срок








Сентябрь

Унифицированный бланк СЗВ-М

Инструкция по заполнению формы СЗВ-М в 2019 году

Унифицированный отчет СЗВ-М состоит из четырех разделов:

Реквизиты страхователя. Данный раздел обязателен к заполнению. Здесь необходимо прописать регистрационный номер организации, полученный в территориальном отделении ПФР, полное наименование экономического субъекта, затем указать ИНН и КПП.

Отчетный период. Заполняем месяц и год периода, за который формируем данные о застрахованных лицах.

Тип формы. Необходимо указать, какой вид вы формируете. Для отчетности, созданной впервые, указываем тип «исхд» — исходный. Для корректировки, которая отменяет неверные сведения, — «отмн», а которая дополняет данные — «доп».

Сведения о застрахованных лицах указываем в разрезе каждого работника, с которым заключен трудовой или гражданский договор. Прописываем полностью фамилию, имя и отчество (если оно имеется), заполняем СНИЛС и ИНН.

Составленный отчет должен быть подписан руководителем организации, заверен печатью. Также следует указать дату заполнения.

Образец заполнения формы СЗВ-М

Кто освобожден от заполнения СЗВ-М

Действующий порядок заполнения СЗВ-М допускает случаи, когда можно не сдавать документ. Например, когда в организации нет ни одного оформленного сотрудника при условии, что директор или учредитель не получает никаких выплат и не заключил договор о трудоустройстве. Подробные разъяснения о такой ситуации дал Пенсионный фонд в Письме от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581.

Кого включать в отчетность

До 2019 года по бланку СЗВ-М инструкция по заполнению (кого включать) была иная. Включать нужно только тех сотрудников, по которым заключены договоры и начислены вознаграждения. Теперь действуют особые условия составления документа. Следует включать всех сотрудников, с которыми заключены договоры (трудовые, гражданско-правовые, авторские). Причем не важно, производились ли начисления и выплаты заработной платы по ним в отчетном периоде.

Рассмотрим несколько спорных примеров:

Сотрудник принят последним днем месяца, оплаты по трудовому договору не было. Нужно ли включать его в отчет? Нужно, так как договор подписан в отчетном периоде.
Сотрудник уволен в июле, а в августе ему начислили премию. Включить ли его в августовскую отчетность? Нет, уволенного в прошлом месяце работника не нужно включать в СЗВ-М, инструкция по заполнению этого не допускает.
В организации нет сотрудников. Договор с учредителем не заключен, выплаты он не получает. Нужно ли формировать отчетность в ПФР? В такой ситуации предоставлять пустой бланк не обязательно. Но многие бухгалтеры не рискуют и отправляют пустые формы.

Как исправлять ошибки

Ошибка может быть обнаружена бухгалтером учреждения или сотрудником Пенсионного фонда. В первом случае следует незамедлительно отправить корректирующие документы. А если ошибку нашел сотрудник ПФР, тогда придет официальное требование. В таком случае нужно устранить неточность в отчете не позднее 5 рабочих дней.

Что же делать? При необходимости внести изменения в форму СЗВ-М, инструкция по заполнению представлена ниже. Например, бухгалтер обнаружил, что сотрудница Викторова В.В. сменила фамилию на Симонову. Документы на новую фамилию Симонова предоставила после отправки отчетности. Готовим отменяющую форму.

Включать всех сотрудников в отменяющую корректировку не нужно, только тех, по которым были допущены ошибки.

Другой пример. Бухгалтер отправил отчетность за август 25.08.2019. Директор сообщил о приеме нового сотрудника Позднякова И.В. с 28.08.2019. В таком случае отменяющую форму предоставлять не нужно. Как и дублировать сотрудников заново, по которым уже принят отчет. Готовится только дополняющая форма.

Куда и как сдавать

Предоставить отчетность следует в территориальное отделение Пенсионного фонда России, в котором учреждение было зарегистрировано. Если у организации имеются филиалы или обособленные подразделения, действует иной порядок отправки отчетности. Отделение обязано самостоятельно предоставить бланк в отделение ПФ РФ по месту нахождения. Причем в отчете следует указать ИНН головной организации, а КПП — филиала (закон № 27 от 01.04.1996 с изменениями).

Бюджетная организация может отчитаться двумя способами: электронно или на бумажном носителе. Причем если среднесписочная численность работников составляет 25 и более работников, то отправить отчет можно только электронно, по специальным каналам связи. В ином случае страхователю грозит штраф в 1000 рублей.

Плательщики взносов со штатом до 24 человек могут передать отчет на бумаге или отправить электронный вариант.

«Элемент ИНН застрахованного лица должен быть заполнен»

«Последние 2 цифры Страхового номера должны быть числом, подсчитанным по Алгоритму формирования контрольного числа Страхового номера»

Проверьте, правильно ли заполнено поле «СНИЛС».

«Лидирующие пробелы в символьных элементах не допускаются»

Проверьте, есть ли в начале полей ‘Фамилия’, ’Имя’ и ’Отчество’ пробелы. Если есть, удалите их.

«Элемент «Отчество» должен быть заполнен»

Если в протоколе проверки есть это сообщение, его можно игнорировать.

Отправка в ПФР неформализованной отчётности

Кроме формализованной отчётности в территориальные органы ПФР можно отправлять файлы любого типа, например, подготовить информационное письмо либо отправить электронную копию какого-либо документа.

Сделать это можно двумя способами:

1. вложить файл в транспортный контейнер с помощью кнопки «Добавить вложения» в нижней части окна передачи данных.

Прикладывать можно файлы любых типов, объем файлов в одной отправке не должен превышать 20 мб.

2. На вкладке «Выходной контроль» выбрать пункт «Неформализованный ЭДО ПФР».

В появившемся диалоговом окне заполнить тему и текст письма. С помощью кнопки «Добавить файл(ы)» можно приложить к письму файлы любого типа, затем нажать кнопку «Создать».

Сформированный транспортный контейнер отобразится во вкладке «Выходной контроль». Для отправки отчётности необходимо отметить строку с отчётностью и нажать кнопку «Отправить».

Запросы на уточнение платежей в ПФР

Для создания запроса на уточнение платежей (сверку) в программе «Референт» необходимо:

Запрос будет сформирован после нажатия на кнопку «Сформировать файл для отправки в ПФР», он отобразится на вкладке «Выходной контроль». Для отправки запроса необходимо отметить строку с ним и нажать кнопку «По Email».

Для создания запроса на сверку или уточнение платежей в системе «Онлайн-Спринтер»:

Описание данного проекта и регламент документооборота опубликованы на сайте ПФР .

Отправка сведений после регистрации сертификата в ПФР

Чтобы успешно представить сведения в ПФР, рекомендуем вам отправлять их минимум через 2 рабочих дня после получения уведомления об успешной регистрации сертификата в ПФР. В этом случае сотрудники УПФР успеют установить признак наличия соглашения для вашей организации.

В последние дни отчётного периода отправляйте сведения сразу после регистрации сертификата, ожидать, когда сотрудники УФПР установят признак, не нужно.

Проверка сведений ПФР с помощью программ CheckXML и CheckPFR

Программа CheckXML разработана ПФР России и встроена в проверочные модули программных продуктов компании «Такском» и обновляется автоматически. Отчётность всегда проверяется данной программой перед отправкой в ПФР.

Программа CheckPFR разработана отделением Пенсионного фонда РФ по Республике Башкортостан и используется плательщиками и территориальными органами ПФР для проверки расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам и сведений персонифицированного учета в электронном виде с 2014 года.

С помощью CheckPFR можно проверить следующие типы документов:

расчёт по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд РФ и на обязательное медицинское страхование и Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам - РСВ-1 за периоды с 2010–2013 гг.;
расчёт по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд РФ, страховым взносам на обязательное медицинское страхование и территориальные фонды обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, не производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам - РСВ-2;
расчёт по начисленным и уплаченным взносам в Пенсионный фонд Российской Федерации, применяемый при осуществлении контроля за уплатой взносов по дополнительному тарифу для работодателей, использующих труд членов летных экипажей воздушных судов гражданской авиации - РВ-3 ;
опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР (АДВ-6-2);
опись документов, о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц передаваемых страхователем в ПФР (АДВ‑6‑3);
сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица (СЗВ-6-1);
реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ‑6‑2);
сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов - страхователями в пользу физического лица (СЗВ-6-3);
опись документов сведений о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов - страхователями в пользу физического лица, АДВ-6-4 (форма, сопровождающая пачку документов по форме СЗВ-6-3) ;
сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица (СЗВ-6-4);
опись документов сведений о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица (АДВ-6-5);
сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии (СПВ-1);
сведения о периоде работы застрахованного лица для установления трудовой пенсии (СПВ-2);
заявление о добровольном вступлении в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию в целях уплаты дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии (ДСВ-1);
реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии и уплачены страховые взносы работодателя (ДСВ-3).

Установка CheckPFR

Актуальную версию проверочной программы можно загрузить с сайта Пенсионного фонда России . Для установки CheckPFR необходимо:

Проверка сведений с помощью CheckXML и CheckPFR

Проверка CheckXML встроена во все программные продукты «Такском» и выполняется автоматически перед отправкой сведений. Протокол проверки содержит «Ошибки» и «Предупреждения», которые необходимо исправить перед отправкой сведений:

Для проверки сведений с помощью CheckPFR необходимо запустить данную программу и добавить файл для проверки (или перенести файл в рабочую область программы):