Человеческий фактор не чужд и кадровикам. Иногда случается, что внесенная в трудовую книжку работника информация (чаще о работе, переводе, увольнении), оказывается неверной - внесена ошибочно, или не в тот раздел, или не под нужным номером. Бывает, что решение суда или надзорного органа предписывает внести исправления. Как правильно отменить запись в трудовой книжке? Рассмотрим на примере образца заполнения.

Что говорит закон об отмене записи в трудовой книжке

Решению вопроса о неверных записях в трудовых книжках посвящены:

• раздел третий Правил ведения и хранения трудовых книжек , изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225;
• раздел первый Инструкции по заполнению трудовых книжек , утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Прежде всего необходимо уяснить, что просто зачеркнуть или аннулировать запись в трудовой книжке о работе, переводе, награждении или увольнении невозможно. Законный способ ее отмены лишь один - признание недействительной путем внесения об этом соответствующей записи.

Общие правила признания записи недействительной

Каждый случай исправления неверной записи в трудовой книжке индивидуален. Просто убрать запись в трудовой книжке не получится.

Существуют общие правила, которым подчиняются все корректировки в этом документе:

• исправления могут производиться как по тому месту работы, где была внесена неверная или неточная запись, так и новым работодателем на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку;
• исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены;
• свидетельские показания не могут быть основанием для исправления внесенных ранее записей, за некоторыми исключениями;
• зачеркивание (замазывание и т.п.) неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» не допускается, их изменение осуществляется посредством признания их недействительными и дальнейшего внесения правильных записей.

Инструкция

Если работник обнаружил неверную запись даты увольнения в трудовой книжке , ему необходимо написать заявление на имя руководителя организации, в которой допустили ошибку, с просьбой исправить неточность.

Директор предприятия издает приказ об исправлении неправильной записи у данного работника, ставит на документе свою подпись и печать . Приказу присваивается номер и дата издания.

Работник отдела кадров фирмы, допустившей ошибку, под неверной запись ю пишет такую фразу, где излагается, что запись под номером (указывает порядковый номер неточной записи) неверной. Ставит правильную дату приема или увольнения, указывает в сведениях о факт приема на определенную должность или ссылку на об увольнении. Основанием может являться приказ о приеме на или об увольнении той датой, когда был принят или уволен данный сотрудник, а также приказ первого лица фирмы об исправлении неверной записи. Внесенная запись заверяется печатью организации.

Если предприятие, где кадровик допустил ошибку, реорганизовалось, ликвидировалось или переименовалось, компания, в которой на данный момент сотрудник, имеет право на исправление неверной записи. Работнику также необходимо написать заявление, а руководителю издать приказ о возможности внесения записи. Причем зачеркивать ни в коем случае нельзя. Нужно руководствоваться правилами ведения . Кадровый работник вносит верную запись в трудовую книжку, заранее упомянув о том, что номер неточной записи следует считать недействительным.

Также работник трудовой , в которой допущена ошибка, имеет право получить ее дубликат. Для этого ему необходимо написать заявление с просьбой получить его. Директор пишет приказ и направляет его в отдел кадров, а кадровики в свою очередь оформляют дубликат на основании представленных документов.

Является документом, подтверждающим трудовой стаж сотрудника, все его передвижения во время трудовой деятельности. Ошибочно внесенные и неправильно исправленные записи могут привести к проблемам при оформлении пенсии по старости или льготной пенсии, поэтому при исправлении любых неверно сделанных записей следует руководствоваться пунктом 24 и 28 «Правил ведения и хранения трудовых книжек».

Вам понадобится

• - паспорт сотрудника;
• - свидетельство о браке, если изменены личные данные (разводе, смене фамилии и т.д.);
• - приказы (постановления, выписки и т.д.);
• - документы об образовании (если сведения нужно изменить в графе «образование» или «профессия»).

Инструкция

Если неверная запись обнаружена на странице номер 1 в личных данных, в ФИО, внесенных сведениях об образовании, дате рождения, дате заполнения трудовой книжки или сотрудник изменил свои личные данные, например, вступил в брак, то зачеркните неверную запись одной чертой, рядом внесите верные сведения. С внутренней стороны обложки поставьте печать и запишите - на каком основании внесены исправления. В качестве основания можно вписать свидетельство о браке и паспортные данные или указать на ошибочную запись при заполнении трудовой книжки .

Не записи , если внесли их неправильно в раздел «сведения о работе» или «сведения о награждениях». Просто укажите, что запись недействительна, поставьте печать, подпись уполномоченного лица и под следующим порядковым номером внесите верную запись. Все изменения вносите в соответствующие графы, как при обычном заполнении трудовой книжки .

Если вы обнаружили ошибку при первичном заполнении документа, то заполните новую трудовую книжку, испорченный бланк спишите и уничтожьте.

При увольнении сотрудника обязательно проверьте правильность внесенных записей. Если сотрудник обнаружил, что записи произведены неверно, например, через много лет при оформлении пенсии, то вы обязаны произвести исправления на основании представленных документов. В качестве подтверждающих документов для исправления записей используйте: паспорт с измененными личными сведениями, свидетельство о браке, архивные справки или данные. Если никаких документов для внесения верной записи нет, а происходит нередко, то вы обязаны создать комиссию из членов профсоюзного комитета и на основании решения комиссии внести верную запись. В качестве доказательств, подтверждающих стаж работы, могут служить показания свидетелей, платежные документы, банковские счета и т.д.

Обратите внимание

Помните, что в соответствии с правилами ведения трудовых книжек, зачеркивать густо или замазывать корректором неверные записи нельзя. Все неверные записи должны быть легко читаемые.

При заполнении трудовых книжек ошибки не редкость. Некоторые из них безобидные, например когда перепутана нумерация записей, а некоторые могут повлечь применение мер ответственности к работодателю, например при неверном указании наименования профессии. Однако встает вопрос: все ли ошибки и неточности нужно исправлять? Сегодня разберемся в этом вопросе, а также обратим внимание на самые распространенные ошибки, допускаемые работодателями, и расскажем, как исправить недочеты.

Исправлять или нет

Основными нормативными актами, регламентирующими ведение и хранение трудовых книжек, являются:

Трудовой кодекс;

Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225;

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовом стаже работника. Любой работодатель, кроме работодателя - физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, обязан вести книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной.

Основанием для внесения записей являются оригиналы соответствующих документов, например для записи об образовании - подлинник документа об образовании, для записи о приеме на работу - соответствующий приказ.

Поскольку до сих пор трудовая книжка является основным документом о трудовом стаже работника, записи, внесенные в нее, не должны вызывать нареканий ни у кого - ни у работника, ни у контролирующих органов.

Как исправить ошибку, поясняется в Инструкции по заполнению трудовых книжек, с примером записи о приеме на работу.

По аналогии принцип исправления ошибок распространяют на иные неточности.

Примечание. Трудовая книжка хранится в организации по основному месту работника в кадровой службе в специальном сейфе или несгораемом запирающемся шкафу.

Некоторые кадровики не придают значения неверной нумерации, неточной информации о переводе на другую работу, ошибкам в сведениях о награждении, полагая, что поскольку Пенсионному фонду данные сведения не важны (если только эти записи не связаны с вредными или опасными условиями труда), смысла исправлять их нет. Однако мы считаем, что это неверный подход. Нужно исправлять любые неточности в книжке, начиная от неверной нумерации записей и заканчивая неверными записями или признанными судом незаконными. Ведь помимо ПФ РФ, который не обращает внимания на соблюдение трудового законодательства, есть еще ГИТ, которая, обнаружив ошибки, обязательно выдаст предписание об устранении таковых и привлечет виновного к ответственности.

Общие правила внесения исправлений

На основании разд. III Правил ведения и хранения трудовых книжек и п. 1.2, 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправления могут быть осуществлены:

По месту работы, где была внесена неправильная запись;

Работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке сделана работодателем - физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Важно, что исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого были внесены исправления. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (п. 29 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Обратите внимание! Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек.

По общему правилу изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. В таком же порядке изменяется запись об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Порядок исправления записей в разделе "Сведения о работе" следующий:

В графе 1 указать порядковый номер вносимой записи;

В графе 2 - дату внесения записи;

В графе 3 написать "Запись за номером таким-то недействительна". После этого сделать правильную запись;

В графе 4 повторить дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признаются недействительными записи об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе".

Примечание. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Ошибки, допускаемые на титульном листе трудовой книжки

Не стоит думать, что титульный лист трудовой книжки заполняется единожды - при оформлении книжки впервые. В процессе работы, возможно, потребуется внесение на титульный лист исправлений (например, при заключении или расторжении брака) или новых сведений (например, об образовании).

В силу п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Для этого одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Если указана неверная дата или номер записи

Нередко можно встретить следующую ошибку: в книжке сделаны две разные записи, но под одним номером. Причем сами записи верные.

Имейте в виду: зачеркивать неверный номер и рядом писать верный нельзя. Это прямо запрещено законодательством. Как же быть? Исправлять нумерацию не обязательно. Просто при внесении следующей записи укажите верный порядковый номер - ошибка в нумерации записей на содержание раздела "Сведения о работе" не влияет.

А можно сделать так.

					Приказ от 12.08.2016 N 25-пр
				Переведена на должность главного специалиста. Номер записи от 07.11.2016 указан ошибочно. Порядковый номер записи "9"	Приказ от 07.11.2016 N 96
				Переведена на должность начальника организационно-правового отдела	Приказ от 06.03.2017 N 11

Если ошибка в нумерации не особенно важна, то ошибка в дате приема на работу может иметь для сотрудника серьезные последствия. Например, если его должность или профессия была связана с предоставлением гарантий и льгот, то ПФ РФ не зачтет в стаж период работы и сотруднику придется обращаться в суд.

Итак, в графе 2 трудовой книжки мы указываем дату приема на работу и увольнения, а не число, когда кадровик вносит запись. Соответственно, даты приказа, указанные в графе 4, в большинстве случаев должны совпадать с датами, указанными в графе 2.

Если все же при внесении записи о приеме на работу вы спутали год, дату или месяц, необходимо скорректировать запись. Сделать это можно следующим образом.

				Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
				Принята на должность ведущего специалиста в организационно-правовой отдел	Приказ от 12.08.2016 N 25-пр
				Переведена на должность главного специалиста	Приказ от 07.11.2016 N 96
				Запись за N 9 недействительна. Переведена 07.11.2016 на должность главного специалиста	Приказ от 07.11.2016 N 96

К сведению. Аналогично исправляется ошибка в реквизитах приказа, отражаемых в графе 4: запись признается недействительной. Главное - не зачеркивать неверные сведения, не замазывать их и не подчищать.

Наименование профессии

Ошибки в наименовании профессии или должности в трудовой книжке, даже орфографические, будут стоить работнику судебных споров о включении периода работы в специальный стаж в случае, когда труд осуществлялся во вредных или опасных условиях. Поэтому, как только вы обнаружите такую ошибку, ее нужно исправить, например так:

				Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
				Принят карбюраторщиком	Приказ от 03.03.2017 N 2
				Запись за номером 5 недействительна. Принят карбюризаторщиком	Приказ от 03.03.2017 N 2

К сведению. Судебная практика о включении в стаж периодов работы, которые сотрудник отработал при неправильном наименовании должности или ошибочном ее написании, говорит о том, что неправильное наименование (не соответствующее квалификационным справочникам) работодателем должности, связанной с предоставлением льгот, а также отсутствие документальных подтверждений, не зависящее от работника, не может являться основанием для лишения работника гарантированного права на назначение страховой пенсии, поскольку он не может нести ответственность за правильность заполнения, а также обеспечение сохранности документов работодателем (Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 10.01.2017 по делу N 33-45/2017).

Если работодатель забыл...

Иногда, может быть, второпях, а может, от невнимательности кадровики забывают указывать те или иные необходимые сведения. Например, после записи об увольнении сразу вносят запись о приеме на работу - без указания наименования организации, куда, собственно, принят работник.

Отсутствие наименование работодателя также считается ошибкой, поэтому его обязательно нужно внести. Как это сделать? Смотрите ниже.

				Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
				Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Специалист ОК Иванова Ознакомлен. Петров	Приказ от 03.03.2017 N 8
				Специалист ОК Иванова
				Ознакомлен. Петров
				Принят на должность аналитика	Приказ от 04.03.2017 N 40
				Запись за номером 5 недействительна
					Приказ от 04.03.2017 N 40
				Принят на должность аналитика	Приказ от 04.03.2017 N 40

А если в наименовании организации допущена орфографическая ошибка, например перепутаны буквы, исправлять или нет такую запись? Как мы говорили выше, конечно, нужно.

Сложнее, когда ошибка обнаружена после внесения другим работодателем последующей записи о приеме на работу. Исправление в данном случае вносится по месту работы, где сделана ошибка. По новому месту работы такие исправления можно сделать только на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Если учреждение, сделавшее неверную запись, реорганизовано, исправить запись может его правопреемник, а если ликвидировано - работодатель по новому месту работы на основании официального документа (п. 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Такими документами могут быть копии приказов, выписки из приказов о приеме на работу или, как вариант, справка о периоде работы в компании.

Говоря о наименовании организации, нельзя не сказать о ситуации, когда в процессе работы предприятие реорганизовано и его наименование изменилось, но кадровик своевременно не внес информацию об этом в трудовую книжку. В результате запись об увольнении заверяется печатью, в которой наименование организации не совпадает с тем, куда был принят работник.

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек не поясняется, что делать в такой ситуации. Полагаем, что для исправления ошибки нужно внести пропущенную запись о реорганизации. Поскольку запись об увольнении уже сделана, проставлены подписи и печать, в графе 3 трудовой книжки напишите заголовок - актуальное наименование организации. После внесите запись о реорганизации, которую согласно п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек не нужно нумеровать и датировать. Дату реорганизации проставьте в графе 3. В графе 4 укажите документ-основание: приказ работодателя. После этого снова поставьте свою подпись и печать.

Если наименование организации забыли внести в раздел "Сведения о награждении" - ничего страшного. Для назначения пенсии работнику ошибки, допущенные в данном разделе, значения не имеют. Но это нарушение правил ведения трудовых книжек, соответственно, если инспектор при проверочных мероприятиях выявит его, то потребует исправить ошибку. Как? После записи о награждении в графе 3 нужно сделать, например, такую запись: "Запись за номером таким-то сделана в Муниципальном казенном учреждении "Автодор" (МКУ "Автодор")", - затем указать наименование должности лица, ответственного за заполнение трудовых книжек, поставить подпись и печать.

				Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
				Муниципальное казенное учреждение "Автодор" (МКУ "Автодор")
				Принят на должность аналитика	Приказ от 04.03.2015 N 25
				Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
				Инспектор отдела кадров Иванова А. И. Иванова Лупин
				Печать ПАО "Автодор Плюс"
				Публичное акционерное общество "Автодор Плюс" (ПАО "Автодор Плюс")
				Во время работы в МКУ "Автодор" пропущена запись о реорганизации. Муниципальное казенное учреждение "Автодор" реорганизовано в форме преобразования в Публичное акционерное общество "АвтодорПлюс" (ПАО "Автодор Плюс")	Приказ ПАО "Автодор Плюс" от 10.10.2016 N 34
				Инспектор отдела кадров Иванова А.И. Иванова
				Печать ПАО "Автодор Плюс"

Отметим, что кадровики "забывают" внести не только наименование организации, но и записи о переводах на другую работу и даже об увольнении.

С пропущенной записью о переводе все просто - контролеры не догадаются о ней, если только не сверят записи в книжке с иными кадровыми документами, а вот для работника такой пробел может сыграть негативную роль, если перевод был осуществлен на работу, которая позволяет досрочно уйти на пенсию.

К сведению. Для внесения пропущенной записи о переводе, когда уже внесена запись об увольнении, необходимо в графе 3 вновь указать наименование организации, внести пропущенную запись (дополнительно можно указать, что запись была пропущена). После этого нужно поставить свою подпись и печать организации.

Запись об увольнении

В данном виде записей чаще всего встречается два вида ошибок:

Орфографические;

Запись не заверяется печатью работодателя.

Иногда запись вносится в отношении не того работника - кадровик путает книжки.

Орфографическая ошибка не грозит ничем ни работнику (у него не возникнет проблем с подтверждением стажа), ни прежнему работодателю (обнаружится такая ошибка лишь при проверке уже у нового работодателя). Однако если работник заметит ее при получении книжки, исправить ее все-таки придется. Для этого в графе 3 раздела "Сведения о работе" укажите наименование организации, а затем:

В графе 1 поставьте следующий порядковый номер;

В графе 2 - дату;

В графе 3 признайте запись об увольнении недействительной, внесите правильную;

В графе 4 укажите реквизиты документа, на основании которого произведена запись.

Если запись об увольнении не заверена печатью организации или подписью должностного лица, уполномоченного на это, у работника могут возникнуть проблемы с подтверждением стажа работы. Скорее всего, ошибку заметит кадровик на новом месте работы и посоветует исправить. Работник придет к прежнему работодателю. Но поставить печать и внести сведения о лице, ответственном за заполнение трудовых книжек, можно лишь до того момента, как сделана запись о приеме на новую работу.

Если в трудовой книжке уже имеются другие записи, то ничего исправлять не нужно. В таком случае рекомендуем выдать работнику документ, подтверждающий период работы в данной организации.

Ну и пару слов скажем о ситуации, когда запись об увольнении была внесена по ошибке. Такая запись не понравится работнику, хотя она никак не повлияет на подсчет стажа и не повлечет за собой применение мер ответственности к работодателю. Тем не менее признайте ее недействительной, а когда работник на самом деле соберется увольняться - тогда и внесите верную запись.

Подведем итог

Нормативные акты, регламентирующие порядок заполнения и ведения трудовых книжек, недостаточно четко регулируют вопросы внесения изменений в этот документ, установлен лишь общий порядок. Однако в большинстве случаев мы руководствуемся именно ими и признаем ошибочную запись недействительной, а затем вносим верную. Такой способ применим и в случае, когда допущена орфографическая ошибка или неверно указана дата. Не игнорируйте ошибки в трудовых, исправляйте их своевременно и сможете избежать административного наказания по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Трудовая книжка -} это главный документ, который предъявляется при оформлении пенсии, поскольку содержит информацию о стаже и трудовой деятельности работника. Именно поэтому перед тем как внести исправления в трудовую книжку, следует с особой тщательностью изучить этот вопрос.

Наиболее типичные исправления

Из общей массы изменений, которые вносятся в книжки в связи с допускаемыми при их заполнении ошибками и недочетами, можно выделить следующие, наиболее часто встречаемые.

Изменения, вносимые в титульный лист

Титульный лист заполняется при приеме сотрудника на первое место работы. Изменения в титульный лист могут быть внесены, только если поменялись анкетные данные сотрудника. Действующие правила не дают разъяснения, как вносить исправления в трудовую книжку в случае неверного написания ФИО или даты рождения. Если ошибка в написании анкетных данных выявлена последующими работодателями, работнику необходимо обращаться судебные органы.

Многие сотрудницы меняют фамилии после вступления в брак. Пункт 26 Правил, предусматривает возможность изменения записей о ФИО, дате рождения и образовании только на основании подтверждающих документов. Такими документами могут быть:

• Паспорт.
• Свидетельство о браке.
• Свидетельство о расторжении брака.
• Свидетельство о смене ФИО.

Порядок внесения изменений

1. Сотрудник подает заявление с просьбой внести изменения в его анкетные данные, к которому прикладывает подтверждающие документы.
2. Уполномоченное лицо работодателя действует следующим образом:

• старая запись на титульном листе зачеркивается одной ровной линией}
• рядом или выше делается новая запись, содержащая обновленные данные}
• на внутренней стороне обложки делается отметка о внесенных изменениях со ссылкой на соответствующие документы}
• произведенная запись заверяется подписью ответственного за ведения кадрового учета лица и печатью предприятия.

Например, сотрудница фирмы Киржакова И.А. вышла замуж и поменяла фамилию на Николаева. Вносим исправления в трудовую книжку следующим образом:

Подобным способом также вносятся изменения относительно полученного образования. Если работник получил дополнительное образование, это также должно быть отражено в титульном листе. Разница состоит лишь в том, что при внесении подобных изменений, предыдущая запись об образовании не зачеркивается, а дополняется новыми данными, через запятую.

Следует помнить, что в случае неверно внесенной записи на титульном листе в части написания ФИО и даты рождения при первичном заполнении, исправления не допускаются. Такой бланк считается испорченным и должен быть аннулирован, после чего заполняется новый бланк.

Как внести исправление в трудовой книжке в раздел, содержащий сведения о работе

Данный раздел является основным, и сведения в него вносится только на основании приказа или иных распорядительных документов работодателя.

Изменения в названии работодателя

При смене названия или организационно правовой формы предприятия в графу 3 вносится соответствующая запись, которая имеет характер заголовка, без указания порядкового номера. В графе 4 отображаются реквизиты приказа, на основании которого было изменено название организации.

Если изменение названия предприятия не было своевременно отражено в трудовой книжке сотрудника, это может сделать и последующий работодатель, но только на основании полученного по запросу, подтверждающего документа.

Название работодателя пропущено

На практике встречаются случаи, когда в графу 3 раздела, содержащего сведения работе, вообще не вносится информация о наименовании компании, а сразу делается запись о приеме на работу. Такой недочет однозначно считается ошибкой. Информация о том, как внести изменения в трудовую книжку при ошибке подобного рода, прямо не отражена в регламентирующих нормативных документах, поэтому исправление в данном случае делается по общим правилам:

1. Признаётся недействительной запись о приеме на работу.
2. Вносятся данные в соответствии с установленными для ведения трудовых книжек правилами.

Исправление сведений, относящихся к работнику

Неправильная запись в трудовой книжке о приеме на работу не может быть зачеркнута с последующим внесением верных данных. В соответствии с п.1.2 Инструкции, ошибочная запись должна быть признана недействительной. Существует следующая схема внесения исправлений при неправильном отражении приема на работу, перевода на другую должность, увольнении, награждении и др.:

1. в графах 1 и 2 поставить порядковый номер и дату внесения исправления}
2. в графу 3 пишется «Запись за номером Х недействительна»}
3. в графу 3 делается правильная запись}
4. в графу 4 вносятся реквизиты приказа, на основании которого была сделана ошибочная запись.

Например, была неправильно внесена информация о принятии на должность сотрудницы: вместо -} «оператор кассового зала», было указано -} «кассир». Исправление данной ошибки должно выглядеть следующим образом:

Внесение лишних сведений

Очень часто в раздел, содержащий сведения о работе, вносятся данные, которые не должны быть отражены. Например:

• Временный перевод на другую должность.
• Совмещение или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.
• Условие об установлении испытательного срока
• Другие, не предусмотренные сведения.

Исправление подобных неточностей при заполнении трудовых книжек, должно быть оформлено по общему правилу, т.е. соответствующая запись признана недействительной.

Грамматические ошибки

На сегодняшний день законодательство не содержит норм, которые прямо регулируют внесение исправлений в трудовую книжку в случае обнаружения допущенных грамматических или орфографических ошибок. Однако существует судебная практика, которая свидетельствует о том, что такая ошибка считается неправильной или неточной записью, и должна быть исправлена в соответствии с пунктом 27 Правил.

Таким образом, если орфографическая ошибка допущена в разделе, содержащем сведения работе или сведения о награждениях, ее нельзя исправлять путем зачеркивания. Такая запись должна быть признана недействительной, с последующим внесением верной записи

Например, сотрудник был принят на работу, на должность «инженер», а кадровик, плохо владеющий русским языком, сделал запись о принятии на должность «индженер». В приказе название должности отображено правильно. Допущена орфографическая ошибка, ее исправление должно выглядеть следующим образом:

Н едаром говорят: «Не ошибается только тот, кто ничего не делает». Даже имеющие большой опыт кадровой работы сотрудники организации не застрахованы от необходимости периодически исправлять некорректно внесенные ими самими или предыдущими работодателями записи. Что уж говорить о небольших компаниях, в которых ведение трудовых книжек поручено не кадровику или иному специалисту по кадровому делопроизводству, а бухгалтеру или осуществляется непосредственно руководителем организации? Кроме того, бывают ситуации, когда приходится дополнять и ранее правильно внесенные записи. Практика показывает, что и в таком деле, как исправление неточностей в трудовой книжке, внесение дополнительных данных в раздел «Сведения о работнике» легко допустить ошибку, которую потом опять придется исправлять в установленном нормативными правовыми актами порядке.

Если ваша работа связана с ведением трудовых книжек и внесением в них записей, если вы хотите вовремя (до того момента, как сотрудник Пенсионного фонда откажет вам в признании соответствующего стажа) обнаружить некорректные записи в своей собственной трудовой книжке и проверить верность вносимых исправлений и изменений, то эта очередная статья нашего цикла о трудовых книжках - для вас!

Изменение, дополнение или исправление?

Прежде чем приступить к рассмотрению правил внесения в трудовую книжку корректировок ранее внесенных записей, необходимо разобраться с используемой терминологией. Понятия «исправления» и «изменения» подразумевают совершение различных действий в отношении записей.

Так, изменения и дополнения , вносимые в трудовую книжку, подразумевают действия, соответственно, по замене или дополнению ранее внесенных верных записей. Исправление же предполагает замену также внесенных ранее, но ошибочных, неверных (некорректных) записей в трудовой книжке.

В дальнейшем и будем из этого исходить.

Какими нормативными правовыми актами следует руководствоваться?

Для ответа на этот вопрос нам потребуется обратиться ровно к тем же нормативным правовым актам, на которые мы уже ссылались в предыдущих публикациях о порядке внесения записей при оформлении трудовых книжек и заполнении разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждении», а именно:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - «ТК РФ») - в той части, в которой говорится о том, какие формулировки следует вносить в трудовые книжки, например, при увольнении работника (в том числе статьи 77-81, 83-84.1 ТК РФ). Ведь нередко бывает так, что, признавая недействительной одну запись об увольнении, в трудовую книжку вносят новую - и тоже с нарушением действующего трудового законодательства. Более подробно о порядке признания внесенных в трудовую книжку записей недействительными и о внесении новых записей мы поговорим в следующих разделах настоящей статьи.
2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее - «Правила»). Основные положения, касающиеся интересующих нас вопросов изменений и исправлений ранее внесенных в трудовую книжку записей, сконцентрированы в пунктах 26-30.
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее - «Инструкция»), в пунктах 1.2, 2.3-2.4 которой конкретизированы утвержденные постановлением Правительства РФ Правила.

Анализ указанных нормативных документов позволяет сделать вывод, что порядок изменения (дополнения) и исправления записей в трудовых книжках работников во многом зависит от того, в какой раздел трудовой книжки такие изменения (дополнения) и исправления вносятся.

Напомним - любая трудовая книжка состоит из трех частей:

• титульного листа (сведения о работнике);
• раздела «Сведения о работе»;
• раздела «Сведения о награждении».

Исходя из этого, рассмотрим последовательно, в каком порядке можно вносить изменения (дополнения) и исправления в указанные разделы.

Меняем сведения о работнике

При ведении трудовых книжек важно своевременно и в полном объеме вносить записи о работнике. Как уже говорилось в одной из предыдущих статей, сведения о работнике включают в себя ряд последовательно излагаемой о нем информации. В таком же порядке и будем изучать порядок изменения (дополнения) ранее внесенных данных.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника

В силу п. 2.3 Инструкции изменение записи о фамилии, имени, отчестве, дате рождения можно внести на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов, обязательно ссылаясь на их номер и дату.

Порядок внесения изменений прописан здесь же. Изменения вносятся на ту же первую страницу (титульный лист) трудовой книжки следующим образом:

• ранее вписанные фамилия или имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и
• записываются новые данные,
• при этом ссылки на соответствующие подтверждающие документы вносятся на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью уполномоченного лица и печатью.

Пример 1

Свернуть Показать

Шарапова Нина Валентиновна впервые поступила на работу 15.09.2009 и ей оформили трудовую книжку. 02.04.2010 она вступила в брак и взяла фамилию мужа - Сорокина.

В приведенной ситуации в титульный лист трудовой книжки работника необходимо внести следующие исправления:

Однако как быть в случае, когда в трудовой книжке была допущена ошибка в написании, скажем, имени работника? Ведь такие ситуации нередки! Взять хотя бы распространенные на практике ошибки в написании имен «Наталья» и «Наталия» - и то, и другое написание имени используется, однако для конкретного работника правильным будет только одно - то, которое указано в документе, удостоверяющем его личность, - паспорте гражданина РФ. Аналогичная ситуация встречается и с написанием отчества - «Геннадиевна» и «Геннадьевна». Что уж тут говорить об ошибках, которые допускаются при написании фамилий - их не счесть! Не секрет, что у работника могут возникнуть проблемы с подтверждением стажа при неправильном написании данных о его личности в трудовой книжке.

К сожалению, ни в Правилах, ни в Инструкции ничего не сказано не только о порядке, но и о самой возможности внесения исправлений в сведения о работнике, в том числе при ошибочном написании имени.

Представляется, что решение в такой ситуации зависит от того, когда выявлен факт внесения неправильной записи:

1. Если ошибка замечена при первичном заполнении бланка трудовой книжки, тогда необходимо испорченный бланк уничтожить , составив об этом соответствующий акт, и заполнить правильно новый бланк, не взимая с работника деньги за испорченный таким образом бланк.

Образец акта о списании и уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них смотрите в статье «Заводим трудовую книжку »

2. При обнаружении ошибки в ходе внесения записей вторым или последующими работодателями, а равно самим работником после внесения записей в графу «Сведения о работе» исправить эту неточность описанным выше способом уже не получится.

Работнику, столкнувшемуся с такой неприятностью, можно порекомендовать обратиться в суд для признания данной трудовой книжки принадлежащей именно ему . Данная рекомендация основана на сопоставлении норм двух основополагающих нормативных правовых актов о подтверждении стажа: п. 44 постановления Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и п. 26 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91. В них предусмотрено, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его именем, отчеством или фамилией, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке - в зависимости от того, какие данные и вследствие каких обстоятельств не совпадают.

Справедливости ради следует отметить, что на практике встречается и другая точка зрения по данному вопросу: исправления можно вносить в обычном порядке по месту работы, где была внесена соответствующая неправильная запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего такую ошибку. Специалисты, придерживающиеся такого мнения, обычно ссылаются на п. 27 Правил, описывающий общие правила действий в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке, а также на п. 30 Правил, указывающий, что зачеркивание не допускается только в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении. На основании этих норм, а также используя по аналогии п. 2.3 Инструкции, они осуществляют следующие действия:

• неправильные сведения зачеркивают одной чертой и вносят верные данные,
• а на внутренней стороне обложки трудовой книжки делают запись со ссылкой на документ, послуживший основанием для внесения изменений,
• внесенная таким образом запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью,
• иногда такая запись сопровождается также написанием примерно следующего содержания: «исправленному Наталья на Наталия верить».

В этой связи хотелось бы отметить, что любое отклонение от установленных инструкций о внесении исправлений в записи, содержащиеся в трудовых книжках, несет риск ответственности за несоблюдение порядка ведения трудовых книжек, поэтому предлагаемый вариант исправления записей со ссылкой лишь на общие правила таких исправлений представляется спорным.

Немаловажным является и следующее обстоятельство. Как работодатель сможет определить, что трудовая книжка принадлежит именно тому человеку, который предъявил паспорт? Ведь сходства остальных данных об имени, отчестве и фамилии, годе рождения еще ни о чем не свидетельствуют. Внести исправления в записи на титульном листе - значит действовать на свой страх и риск. Кроме того, как уже отмечалось, даже компетентные органы при определении страхового стажа не берут на себя риск признать принадлежность трудовой книжки обратившемуся к ним лицу только на основании паспорта. Тем более этого не может сделать работодатель. Единственно верным подходом в такой ситуации представляется, повторимся, обращение самого работника в судебные органы с целью надлежащего установления факта принадлежности ему трудовой книжки.

Записи о полученных работником новых образовании, профессии, специальности

При оформлении трудовой книжки впервые работники могут иметь незаконченное высшее образование, а высшее получить спустя некоторое время. Многие лица, ответственные за ведение трудовых книжек, ошибочно упускают этот момент из виду и в результате в трудовой книжке остается только первоначально внесенная в нее запись о неоконченном высшем образовании (на основании представленных надлежаще заверенных документов: студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

Правильным будет поступить по-другому: на основании соответствующего подтверждающего документа (диплом) работодателю по последнему месту работы следует произвести изменение записи об образовании.

Указанное в равной степени относится и к изменению сведений о профессии, специальности.

В подобных случаях необходимо руководствоваться п. 2.4 Инструкции, согласно которому изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Равным образом неправильным будет являться оставление в строке «Образование» на титульном листе трудовой книжки пустого места до окончания обучения работника в вузе.

Пример 2

Свернуть Показать

В трудовой книжке работника Афанасьева Е.В. в строке «Образование» при приеме на первое место работы указано «среднее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» - «экономист». В процессе своей трудовой деятельности Афанасьев Е.В. закончил университет и предоставил работодателю диплом о полученном высшем образовании и полученной новой профессии - юрист.

Таким образом, ответственный за ведение трудовых книжек на предприятии должен внести новые сведения об образовании в трудовую книжку Афанасьева: в строке «Образование» через запятую сделать запись «высшее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» - «юрист». Эти записи делаются через запятую после предыдущих записей. Образец записей в трудовой книжке:

Случается, что на практике при внесении в трудовую книжку дополнений о новом образовании работника делают ссылку на дипломы и иные удостоверяющие получение новой профессии, специальности и образования документы на внутренней стороне обложки, действуя по аналогии с внесением изменений в сведения о фамилии, имени и отчестве работника (см. образец заполнения трудовой книжки из Примера 1). Однако это неправильно, поскольку такой порядок для внесения сведений о получении нового образования не предусмотрен.

Таким образом, в этой ситуации в записи на титульном листе трудовой книжки вносятся именно изменения (дополнения), а не исправления (п. 2.3 Инструкции).

Исправляем сведения о работе

Следует отметить, что чаще всего ошибки допускаются при заполнении раздела . Как мы уже говорили в предыдущих статьях цикла, трудовая книжка - не просто документ установленного государством образца. Это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже конкретного работника (ст. 66 ТК РФ). Поэтому важно, чтобы все записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете стажа, были оформлены в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, действовавших на день их внесения. Указанное свидетельствует том, что каждую неправильную (неточную) запись в трудовой книжке следует своевременно исправлять.

Порядок исправления сведений о работе установлен в п. 27 Правил, согласно которому в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится:

• либо по месту работы, где была внесена соответствующая запись,
• либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Текущий работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Следовательно, работник может обратиться с соответствующей просьбой об исправлении записи, что свидетельствует о важности отслеживания правильности записей в трудовой книжке и со стороны самого работника.

И еще один момент, на который следует обратить особое внимание. Все исправления должны точно соответствовать тем документам, на основании которых исправлены ранее внесенные записи. Показания свидетелей, по общему правилу, не могут быть основанием для внесения исправлений. В качестве исключения (п. 29 Правил) свидетельские показания применяются в том случае, если имеется судебное решение и при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций.

Исправление записей о приеме работника на работу

При приеме нового сотрудника на работу могут допустить ошибку и внести в его трудовую книжку неверную запись о наименовании должности или структурного подразделения. И хорошо, если это будет замечено до внесения следующей по порядку записи . Тогда будет проще внести исправление.

Будьте внимательны: при внесении исправления в запись, содержащуюся в разделе «Сведения о работе», нельзя зачеркивать ранее внесенную ошибочную запись.

В Инструкции установлен следующий порядок внесения исправлений:

• после соответствующей последней записи в разделе «Сведения о работе» указывается последующий порядковый номер, текущая дата внесения записи, в 3-й графе делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна»;
• далее вносится уже правильная запись, а в 4-й графе следует:
  • либо повторно внести указание на дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого была ранее неправильно внесена в трудовую книжку,
  • либо указать дату и номер того приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Пример 3

Свернуть Показать

При внесении в трудовую книжку Разгуляева И.П. записи о приеме на работу инспектор отдела кадров допустил ошибку - указал не то наименование структурного подразделения, в которое принят новый сотрудник, а другое. Вовремя обнаружив эту неточность, инспектор внес следующее исправление в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки:

Как видите, если неправильная запись в трудовой книжке обнаружена сразу или через небольшой промежуток времени, лицо, ответственное в организации за ведение трудовых книжек, производит в трудовой книжке работника соответствующие исправления без проблем. В последующем, после внесения всех имевших место сведений о переводах (при наличии) и увольнении, все внесенные записи удостоверяются им подписью и печатью организации.

Встречаются и такие неточности: в трудовой книжке одной строкой вносятся записи и о наименовании организации-работодателя, и о приеме на работу с указанием должности и структурного подразделения. Как поступить в этой ситуации? В целом можно сказать, что ответственным лицом при внесении в трудовую книжку записей допущена ошибка - нарушен п. 3.1 Инструкции. Однако саму запись следует признать по сути верной, поэтому особой необходимости вносить в нее исправление в порядке, указанном выше, нет. Другой вопрос, что при оформлении записей следует быть внимательнее и избегать подобных ситуаций, поскольку они свидетельствуют об отсутствии у внесшего запись четкого понимания правил ведения трудовых книжек и может повлечь для него дисциплинарную ответственность.

Если так случилось, что после внесения неправильной записи, которую следует исправить, работник успел устроиться на новое место работы , то исправление вносится в следующем порядке:

• после последней по порядку записи ставится следующий порядковый номер;
• делается запись о признании недействительной записи за соответствующим номером и вносится правильная запись;
• это сопровождается указанием именно на дату исправления, а не на дату, которая была указана в изначально ошибочной записи;
• в 4-й графе делается ссылка на соответствующий приказ.

В случае же если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, а необходимо внести исправление во внесенную ею запись, то такое исправление может быть оформлено ее правопреемником, а при ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа: копии приказа (распоряжения) о приеме, переводе или увольнении работника, об отмене этих приказов и т.п.

В соответствии с п. 27 и 28 Правил вносить изменения в трудовые книжки можно и в любом другом случае по новому месту работы на основании все того же официального документа работодателя, допустившего ошибку.

Исправление записей о переводе работника на другую постоянную работу и об увольнении

В таком же порядке признаются недействительными и другие записи: о переводе на другую постоянную работу, об увольнении, в том числе в случае признания незаконными перевода и увольнения как самим работодателем, так и органами надзора и контроля (трудовая инспекция), и даже судом в случае, например, восстановления незаконно уволенного работника на прежней работе или изменения формулировки причины его увольнения.

Так, при восстановлении работника на прежней работе вносится следующая запись: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе», а при изменении формулировки причины увольнения, соответственно, указывается: . Одновременно в 4-й графе дается ссылка на тот приказ (распоряжение) или иное решение, которым работодатель принял решение о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения. Об этом написано в п. 1.2 Инструкции, а также в письмах Роструда от 23.06.2006 № 948-6 и от 30.04.2008 № 1027-6.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении, впоследствии признанной недействительной, работник может захотеть и вовсе избавиться от несправедливо порочащей его записи. И тогда по его письменному заявлению ему должен быть выдан дубликат трудовой книжки без этой записи. О том, как оформляется дубликат трудовой книжки и в каких еще случаях работник имеет право потребовать предоставления ему дубликата, вы узнаете из следующего номера нашего журнала.

Пример 4

Свернуть Показать

Воркутова Е.С. обратилась в Кировский районный суд г. Екатеринбурга с иском к ООО «Парус» об изменении формулировки причины увольнения по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ за прогул на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, то есть на увольнение по собственному желанию. Суд вынес решение об удовлетворении требований истицы.

В трудовую книжку Воркутовой Е.С. необходимо внести следующие записи:

Сноски

Свернуть Показать