Любая информация, прямо или косвенно относящаяся к конкретному лицу, классифицируется как «персональные данные».

Обработка этой информации – любое действие или операция с личными данными субъекта: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

Зачем собирать информацию о субъекте и давать согласие на ее анализ?

В ФЗ № 152 указано, что обработка персональных данных ограничивается конкретными законными целями. По этой причине нельзя объединять 2 базы с разными целями.

Цель обработки информации должна быть указана в Соглашении между клиентом или работником и компанией, а политика организации об обработке персональных данных предоставлена в открытом доступе.

В соглашении указывается исчерпывающий список целей, без «т.д. и т.п.»

Необходимо обозначить цели, указанные в учредительных документах, уставе и положениях компании, и также фактически осуществляемые оператором.

Для клиента/пациента

Сведения о состоянии здоровья гражданина относятся к специальной категории персональных данных. Согласно ч. 2 п. 4 ст. 10 ФЗ № 152 обработка таких сведений допускается без согласия субъекта при условии, что она осуществляется в целях:

• установления диагноза;
• профилактики заболевания;
• оказания медицинских и медико-социальных услуг.

Это правило справедливо для ситуаций, когда обработка осуществляется профессиональным врачом, обязанным хранить врачебную тайну в соответствии с законодательством РФ.

Исключение составляют те ситуации, когда получить согласие невозможно, но обработка необходима для защиты жизни или здоровья пациента.

Если человек пользуется какой-либо услугой – заключает договор, оформляет кредит – то есть является клиентом, личные сведения о нём также могут быть обработаны согласно ФЗ № 152 .

Данные клиента могут использованы для:

1. Оказание консультационных, информационных и посреднических услуг.
2. Заключение и исполнение договора с клиентом.
3. Ведение кадровой работы и бухгалтерских услуг.
4. Иные сделки, не запрещенные законодательством РФ.

Для сотрудника организации

Работодатель имеет право на обработку личных данных своих сотрудников, оно закреплено в ст. 22 ФЗ № 152 . Цели обработки персональных данных в организации:

• Оформление гражданско-правовых договоров с гражданами, предусмотренных Законодательством РФ и Уставом предприятия.
• Кадровый учёт, соблюдение законов и правовых актов, оформление обязательств по трудовым и гражданско-правовым договорам.
• Помощь в трудоустройстве, получении образования или продвижения по службе, оформлении и использовании льгот.
• Обеспечение личной безопасности работника и сохранность имущества.
• Выполнение требований налогового, а также пенсионного законодательства при начислении взносов на пенсионное страхование.
• Формирование статистики в соответствие с Трудовым, Налоговым Кодексами и федеральными законами.
• Контроль выполняемой сотрудником работы.

(Ст. 86 «Трудового Кодекса Российской Федерации» от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ). Личные сведения о сотруднике, относящиеся к категории «специальные», не подлежат обработке работодателем.

Обязательно должны быть установлены сроки действия Согласия на обработку персональных данных, это может быть конкретная дата или событие, например, увольнение или отзыв сотрудником своего согласия.

Примеры

Банковская сфера

Банк «Финансовый». Цель обработки персональных данных клиента – осуществление банковских и других операций, в том числе:

1. Открытие и ведение банковских счетов.
2. Перевод денежных средств по банковским счетам.
3. Перевод денежных средств от лиц – физических и юридических без открытия банковского счёта.
4. Купля-продажа иностранной валюты.
5. Оказание услуг консультирования и информирования, в том числе посредством адреса электронной почты.

Медицинская организация

Медицинская организация «Здоровье». Цель обработки:

• Организация оказания медицинской помощи.
• Выписка льготных рецептов.
• Оплата счетов в системе ОМС и ДМС.
• Использования для статистики и при проведении научно-исследовательской работы.
• Информирование посредством смс-оповещения о результатах анализов, проводимых акциях и расписании работы специалистов.

Заключение

С персональными данными работника, клиента или пациента не всё так просто, как кажется на первый взгляд. Просто так, без согласия и предупреждения, они не могут быть переданы третьим лицам или использованы в тех целях, с которыми субъект не согласен. Если человек столкнулся с тем, что произошла утечка его личных данных, он всегда может обратиться в Роскомнадзор или в суд.

Все организации собирают, хранят и используют сведения о своих сотрудниках. Информация личного характера сейчас имеет высокую ценность, а при попадании в руки мошенников она становится средством для совершения преступлений. В этой статье мы расскажем, как и с какой целью компании обрабатывают персональные данные и должны ли они получать на это согласие работников.

Что такое обработка персональных данных

Понятие «обработка персональных данных» включает любые действия, совершаемые оператором с индивидуальной информацией. Среди них:

1. сбор;
2. уточнение;
3. систематизация;
4. использование;
5. удаление;
6. хранение.

Все организации и предприятия являются операторами персональных данных, поскольку обрабатывают их. В ст. 22 закона № 152-ФЗ дается правовое основание обработки персональных данных. Исходя из текста статьи, работодатель вправе совершать действия с личной информацией работников без уведомления об этом намерении органов Роскомнадзора.

Для совершения действий с личной информацией применяются несколько способов. Автоматизированная обработка персональных данных - это обработка на компьютере. Неавтоматизированный способ предполагает использование бумажных носителей. Сейчас в большинстве случаев применяется смешанная обработка, которая сочетает в себе элементы автоматизированной и неавтоматизированной.

Цели обработки персональных данных на предприятии

Выделяют следующие цели обработки персональных данных в организации:

1. Заключение, исполнение и прекращение гражданско-правовых договоров с гражданами, юридическими лицами, ИП и другими лицами в ситуациях, предусмотренных законодательством и Уставом предприятия.
2. Организация кадрового учета организации, обеспечение соблюдения законов, заключение и исполнение обязательств по трудовым и гражданско-правовым договорам.
3. Ведение кадрового делопроизводства, содействие работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, пользовании льготами.
4. Исполнение требований налогового законодательства по вопросам исчисления и уплаты налога на доходы физлиц и единого социального налога, пенсионного законодательства при формировании и передаче в ПФР персонифицированных данных о каждом получателе доходов, которые учитываются при начислении взносов на обязательное пенсионное страхование.
5. Заполнение первичной статистической документации в соответствии с Трудовым, Налоговым кодексом и федеральными законами.

Что такое согласие на обработку персональных данных

Вместе с предоставлением необходимых документов при заключении трудового договора подписывается согласие работника на обработку персональных данных работника. Согласно ст. 3 ФЗ №152 , к таким данным относятся все сведения о человеке - от имени и фамилии до записей в трудовой книжке.

Персональные данные делятся на 3 категории:

• Общедоступные - основные анкетные данные, включая ФИО, пол, дату и место рождения.
• Биометрические - информация о внешности и некоторых физиологических особенностях, если они определяются визуально.
• Специальные - национальность, вероисповедание, состояние здоровья, судимости, частично - сведения о работе (причины увольнения и др.).

Персональные данные конфиденциальны (за исключением общедоступных), поэтому для их обработки необходимо получать согласие человека.

В обязательном порядке устанавливается срок действия согласия на обработку персональных данных. Моментом его окончания становится либо конкретная дата, либо определенное событие, в том числе отзыв работником своего согласия. Это требование указано в п. 4 ст. 9 ФЗ №152.

В каких случаях нужно согласие на обработку персональных данных

Согласие требуется на обработку специальных и биометрических данных. Общедоступную информацию разрешается свободно использовать, если только это не противоречит закону, а также общепринятым нормам морали и этики.

Ситуации, когда согласие на обработку персональных данных не требуется

Исключение составляют случаи, когда расследуется уголовное дело, проводятся оперативно-розыскные мероприятия. Биометрические данные могут понадобиться, чтобы установить личность при отсутствии у человека документов. В таких ситуациях не требуется согласие на обработку личной информации.

Примерная форма оформления согласия и описание документа

Заявление о согласии на обработку личной информации подается на имя руководителя организации в письменной форме. В шапке документа указываются:

1. должность руководителя и наименование организации, которую он возглавляет;
2. ФИО руководителя;
3. должность работника;
4. ФИО работника;
5. дата;
6. место составления.

Примерный текст документа следующий:
«Данным заявлением я подтверждаю свое согласие на сбор, обработку, использование и хранение моих персональных данных в пределах, необходимых для обеспечения моих трудовых и социальных прав, уплаты установленных налогов, сборов и иных обязательных платежей, отчисления обязательных взносов в государственные фонды и для других целей, вытекающих из трудовых и смежных с ними правоотношений между мной и работодателем в рамках действующего законодательства. Работодатель вправе предоставлять мои персональные данные третьим лицам только в установленных законом случаях».
Под текстом заявления работник ставит свою подпись.

Возможен ли отказ от обработки персональных данных с позиции закона

По закону, отказ от согласия на обработку персональных данных не несет юридических последствий. В ч. 1 ст. 9 ФЗ №152 указано, что само согласие выражается свободно и добровольно.

Ч. 5 ст. 6 того же закона допускает отсутствие согласия на обработку личной информации в случае, если это требуется для исполнения договора, в том числе трудового. Поэтому работодатели, выполняя свои обязанности, в интересах сотрудников могут обрабатывать их персональные данные без получения на то согласия. Это касается только работников, которые уже числятся в штате. Принять человека на работу при его отказе от обработки персональных данных нельзя. В таком случае еще не заключен трудовой договор. Раз этого документа нет, то и обязанности исполнять его у работодателя не возникает.

Иногда отказ от обработки личной информации чреват негативными последствиями. Если на предприятии действует пропускной режим, то при таких обстоятельствах работнику нельзя будет оформить либо заменить пропуск - такое действие выйдет за рамки служебных целей. Поэтому отсутствие согласия повлечет за собой невозможность выполнения трудовых функций.

Задавайте вопросы в комментариях к статье и получите ответ специалиста

Определяемся с понятием.

Уже более 3 лет российское законодательство при обработке персональных данных работников стоит на страже неприкосновенности частной жизни, семейной и личной тайны, и следит за обеспечением защиты свобод и прав гражданина и человека. Для это было принято довольно много нормативные акты, которые обязывали обеспечить безопасность персональных данных, взаимодействуют с которыми не только физические и юридические лица, но и разные органы власти. К наиболее важным нормативным актам можно отнести:

• Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон о персональных данных);
• Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации" (далее - Постановление N 687);
• Постановление Правительства РФ от 17.11.2007 N 781 "Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных" (далее - Постановление N 781).

На заседании Госдумы в декабре 2009 года в третьем чтении был принят законопроект N 284213-5 "О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона "О персональных данных". В соответствии с этими изменениям из Закона были исключены требования, касающиеся использования криптографических средств защиты персональных данных. Согласно ст. 25 Закон о персональных данных все информационные системы персональных данных, которые были созданы до вступления данного Закона в силу, необходимо было не позднее 1 января 2010 года привести в соответствие с требованиями действующего законодательства. А в законопроекте же предлагалось продлить срок до 1 января 2011 года.

Но как эти изменения относятся к кадровой службе? Что нового содержится в данном Законе и Постановлениях, чего нет в гл. 14 Трудового кодекса РФ? Во-первых, все эти документы определяют порядок работы с персональными данными, а также уточняют и расширяют нормы права, которые приведенные в Трудовом кодексе РФ. Во-вторых, они определяют правила по обеспечению безопасности работы с персональными данными.

Предлагаем разобраться в этом детальнее. При использовании персональных данных работников, для определения объема работ, следует отталкиваться от ключевых понятий, таких как "персональные данные" и "обработка персональных данных".

Согласно Трудовому кодексу РФ персональные данные работников – это информация, касающаяся конкретного работника и тесно связанная с трудовыми отношениями, которая необходима каждому работодателю. А согласно Закону о персональных данных, в котором уточняется и расширяется это понятие, к персональным данным может относиться любая информация, касающаяся определенного или определяемого на основании такой информации физического лица (т.е. субъекта персональных данных), в том числе его имя, фамилия, отчество, дата и место рождения, адрес проживания, образование, профессия, социальное, семейное, имущественное положение, доходы и другая информация. Таким образом, любой работодатель, заключивший трудовой договор с работником, получает всю необходимую информацию, которая относится к персональным данным. Как правила, вся эта информация содержится в следующих, предъявляемых работником при приеме на работу документах. К ним относятся:

• паспорт;
• свидетельство о присвоении ИНН;
• военный билет (если имеется);
• страховое пенсионное свидетельство;
• документы об образовании (в том числе и дополнительное образование, если работник представляет их при приёме на работу или это необходимо для выполнения определенных трудовых функций);
• водительское удостоверении и документы на автомобиль, опять же, если это необходимо в связи с выполнением некоторых трудовой функции работника;
• справка о прохождении медицинского осмотра (медицинская книжка), если это необходимо в связи с выполнением трудовых функций.

Использование предприятием вышеуказанных данных сведений в своей деятельности трактуется законодательством как "обработка персональных данных ". К таким действиям можно отнести следующие: сбор, накопление, систематизация, уточнение, хранение, использование, обновление, изменение, блокирование, обезличивание, уничтожение передача, распространение и другие действия. Обычно все вышеперечисленные операции выполняются на любом предприятии и в любой организации, но в разном объёме.

Особое внимание следует уделить понятию "передача персональных данных ", потому как в связи с ним на работодателя накладываются определённого рода ограничения (ст. 88 ТК РФ). Во-первых, собственник не имеет права:

• без письменного согласия работника сообщать его персональные данные в коммерческих целях;
• без письменного согласия работника сообщать третьей стороне его персональные данные, кроме случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы здоровью и жизни первого и иных случаев, которые предусмотрены законодательством РФ;
• запрашивать в медицинских учреждениях информацию о состоянии здоровья работника, кроме сведений, непосредственно связанных с вопросом о возможности выполнения работником его трудовых функций.

Кроме вышеперечисленного работодатель обязан соблюдать и следующие требования:

• предупреждать лиц, которые получили персональные данные любого работника, что эти данные можно использовать исключительно в тех целях, для которых они сообщались, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Все лица, которые получают персональные данные работника, обязаны соблюдать режим конфиденциальности (секретности). Однако на обмен персональными данными работников в установленном законодательством РФ порядке данное положение не распространяется;
• доступ к персональным данным работников разрешать только специально уполномоченным лицам, причём доступ лишь к тем персональным данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
• осуществлять передачу персональных данных представителям работников только в установленном законодательством РФ порядке и ограничивать всю информацию лишь теми персональными данными, необходимыми для выполнения указанных представителями целей.

Необходимые документы.

Работодатель, для выполнения требований законодательства, обязан соблюдать определённые условия обработки персональных данных. В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона "О персональных данных" обрабатывать персональные данные, притом с согласия субъектов персональных данных, может только оператор. Но есть исключения, приведённые в ч. 2 ст. 6 этого закона, где говорится, что разрешение не требуется, если обработка персональных данных проводится на основании федерального закона, который устанавливает её цель, круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, и условия получения персональных данных, а также определяет полномочия оператора. Многие полагаю, что Трудовой кодекс РФ, который является федеральным законом, соответствует данному исключению, но в Кодексе оговариваются некоторые цели обработки персональных данных и указывается на то, что работодатель должен сам определить объём, цели и содержание обработки данных. В случае, если этот объём превышает приведенный в Трудовом кодексе, то работодателю перед использованием данных работника необходимо получить его разрешение, т.е. перед тем как заключать трудовой договор с работодателем, работник обязан написать заявление о согласии на обработку своих персональных данных. Как правило, в таком заявлении должны быть указаны:

• Ф.И.О., номер документа, удостоверяющего его личность, сведения о его дате выдачи и выдавшем его органе, а также адрес работника;
• наименование и адрес работодателя, который получает согласие сотрудника;
• перечень персональных данных, согласие на обработку которых даёт работник;
• цель обработки персональных данных;
• перечень действий, связанных с персональными данными, на совершение которых даётся согласие, и общее описание способов обработки персональных данных, которые будет использовать работодатель;
• срок, в течение которого будет действовать согласие;
• порядок отзыва заявления.

Цели обработки персональных данных.

Рассмотрим более детально цели обработки персональных данных. В составленном заявлении работнику необходимо подробно указать варианты, при которых могут использоваться его персональные данные. Например, прежде чем заказывать визитные карточки с фамилией работника, необходимо получить его согласие, так же обстоит ситуация и с присвоением электронного адреса, содержащего фамилию работника. Обязательно надо согласовать и срок использования персональных данных работника после его увольнения.

Документы, содержащие сведения о работнике, организация обязана хранить в течение семидесяти пяти лет, поэтому работодателю стоит заранее получить согласие на их использование, а так же определить объём в котором эти сведения могут быть использованы. За работником сохраняется право на отказ от использования его персональных данных, но учитывая возможные последствия (ч. 2 ст. 18 Закона "О персональных данных"), этот отказ должен быть оформлен письменно. Как правило, данного рода ситуации возникают на предприятиях достаточно редко, но чтобы избежать подобных осложнений работодатель обязан ознакомить работника с Положением о персональных данных, составить документ об ознакомлении с Положением, которые обязательно следует заверить подписью работника. Документ должен содержать полный список персональных данных, представляемых работниками, а также в нём указывается где и каким образом они будут храниться, помимо этого в документе необходимо перечислить меры, принятые для обеспечения безопасного хранения носителей информации, и указать лиц ответственных за исполнение.

Согласно ст. 6 Положения N 687 все сотрудники организации, имеющие отношение к работе с персональными данными, должны быть проинструктированы о правилах работы с персональными данными и об ответственности, сопряженной с этой работой. С такими работниками, как правило, заключается трудовой договор, где отдельными пунктами прописываются их обязанности и ответственность, последующая за нарушение конфиденциальности в отношении разглашения персональных данных других лиц.

Требования, предъявляемые к работе на различных носителях.

В процессе деятельности предприятий, получаемая информация сохраняется на носителях двух видах. Это, как правило, бумажный и электронный документооборот - материальные и электронные носители. К списку материальных носителей относятся: трудовая книжка, журнал учёта трудовых книжек, журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции, журнал регистрации приказов и командировочных листов, табели по учёту рабочего времени и другие документы, напрямую или косвенно связанные с информацией о персональных данных сотрудников. В Законе о персональных данных прописано об обязанностях работодателя, касающихся обеспечения хранения персональных данных на бумажных носителях и их сохранности, а также исключения ознакомления с этими документами лиц, не имеющих разрешения.

К электронным носителям персональных данных относятся различные базы данных, которые содержат в себе персональные данные сотрудников. Эта информация хранится, обрабатывается и передается при помощи технических средств. На основании ст. 19 Закона о персональных данных Правительство Российской Федерации постановило утвердить Положение №781 от 17 ноября 2007г об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных. Под безопасностью персональных данных на электронных носителях понимается сохранение конфиденциальности, исключение несанкционированного проникновения, это относится и к проникновению, не имеющему злого умысла, которые могут привести к потере, искажению, изменению, копированию и другим действиям с персональными данными.

В целях исключения таких ситуаций, работа с электронными носителями должна быть построена следующим образом:

1. На каждом предприятии информационная система должна квалифицироваться по степени важности, обрабатываемому объёму персональных данных и степени угрозы проникновения. Провести классификацию имеет право организация, прошедшая соответствующее лицензирование. После определения класса, руководство предприятия составляет перечень мер, применяемых для защиты имеющихся персональных данных.
2. Организация, в целях исключения несанкционированного взлома и незаконного проникновения в помещение, в котором находится информационная система, работающая с персональными данными, должна организовать соответствующую охрану.
3. Организовать мероприятия, позволяющие предотвратить случайный или умышленный доступ к персональным данным. А если таковой факт произошёл, своевременно обнаружить проникновение и принять меры к устранению последствий проникновения, и исключить действия, которые могут повлечь утерю, порчу и изменение информации.
4. Принять срочные меры по восстановлению утраченной или измененной информации о персональных данных.
5. Следить за уровнем защиты информации.

И последнее, для обеспечения работы с персональными данными на должном уровне, на предприятии и в организации должны имеется следующие документы:

• Положение о персональных данных.
• Приказ о назначении ответственных за обеспечение безопасности персональных данных.
• Приказ о назначении ответственных лиц за работу с персональными данными.
• Договоры и дополнительные соглашения с работниками об обработке персональных данных.
• Заявления работников на обработку персональных данных.

В век новых технологий и интернета любая информация распространяется с огромной скоростью. Социальные сети здорово «помогают» процессу, делая общедоступными персональные данные гражданина . Чаще всего личную информацию предоставляют при устройстве на работу. Для этого существует закон об обработке персональных данных в организации. Этот закон и обсудим в статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Что значит обработка?

Любой человек может ознакомиться с информацией об ином гражданине, как при выполнении , так и при нерабочем общении, в ходе просмотра интернет – страниц, а также чтения газеты. Этот (специальный или неспециальный) сбор информации не имеет отношения к обработке персональных данных: ознакомился, прочитал и забыл, скорее всего.

Если же личные данные специально собираются, чтобы их использовать и хранить, то такое действие уже означает обработку персональных данных. Данный процесс происходит чаще всего в учебных учреждениях и больницах: необходимая информация регистрируется, фиксируется в базах, а также классифицируется, чтобы потом ее использовать в законных целях .

Относится ли заработная плата к персональным данным читайте в нашей статье .

Если сведения собирает писатель или журналист, то он вправе обрабатывать личные данные в творческих целях.

Личная информация обрабатывается двумя способами: автоматизировано и неавтоматизировано.

Неавтоматизированной считается та обработка, которую производят с личным участием гражданина.

Если личные данные проходят обработку без средств автоматизации, то их необходимо отделять от прочих сведений. Можно это сделать путем их отметки, к примеру, на полях бланков. Строго не разрешается помещать на единый носитель личные данные , если известно заранее, что цели их обработки несовместимы.

Если личная информация граждан относится к разным категориям, то необходимо для каждого вида применять индивидуальный носитель.

Два следующих пункта ведут к ответу на вопрос, какие системы можно считать автоматизированными, а которые таковыми не являются. Рассмотрим их подробно:

• Личные данные, которые содержатся в системе персональных данных, могут считаться обработанными с помощью неавтоматизированного процесса, если их использование уничтожение производятся при личном присутствии гражданина.
• Нельзя подтвердить тот факт, что данные были автоматизировано обработаны, основываясь только на том, что они существуют в информационной системе персональной информации.

Автоматизированная обработка личных сведений – это обработка персональной информации с применением вычислительных средств.

Такая обработка может включать в себя некоторые процессы, которые производятся с помощью автоматизированных средств : применение математических операций с этими показателями, а также их корректировка и избавление от них.

Обработкой личных данных называется любое действие, которое осуществляется с предоставленной информацией. Обработкой личных данных считаются следующие действия:

• сбор;
• фиксирование;
• использование;
• уничтожение.

Правила и порядок работы

Личные данные трудящегося , которые необходимы руководителю, состоят из нескольких пунктов:

• Информация об образовании.
• Информация о опыте, а также месте работы, где гражданин прежде трудился и какую должность занимал.
• Краткая информация о членах семьи и их рабочих местах.
• Информация об имеющихся заболеваниях и о здоровье в целом.

В ходе обработки данных трудящегося организации (получении, передачи, и прочем применении) работники кадрового отдела должны придерживаться определенных правил:

Зачем нужно согласие?

Согласие на обработку личной информации – это новшество законодательства, которое защищает персональные данные гражданина от нежелательного использования.

Данное согласие необходимо при устройстве на работу, оформления счета в банке, и прочих важных обстоятельствах. Конкретной формы согласия не существует. Его можно оформить в произвольной форме на бланке, который использует предприятие.

Срок, в течение которого согласие будет действительно, указывается непосредственно в самом документе.

Ответственный за персональные данные в организации

Сотрудника, который будет отвечать за получение, обработку и хранение личной информации назначает директор организации.

Также он может назначить определенных лиц, которые будут иметь доступ к персональным данным . Этот документ лучше всего оформить отдельным . Обычно, за всю работу от начала до конца с персональными данными (сбор, обработку и хранение) отвечают следующие лица:

Образец приказа об ответственных лицах за персональные данные в организации можете скачать .

1. Руководитель кадрового отдела.
2. Кадровый инспектор.
3. Руководитель по персоналу.
4. Заместитель руководителя по персоналу.
5. Специалист по работе с персоналом.
6. Либо допускается введение иной должности.

Учитывая законодательство (Закон №152) сотрудник, который собирает и обрабатывает личные сведения, считается оператором. В данном случае оператором считается руководитель.

Передача и хранение

Хранение важных бумаг, в которых содержатся личные сведения о сотрудниках, происходит в огнеупорных шкафах , т.е. сейфах. Ключи от сейфа должны находиться все время у директора кадрового отдела. Если директор в какой-то из дней отсутствует, то ключи должны быть у его заместителя.

Если необходимо передать личные данные трудящегося, то работник кадрового отдела обязан придерживаться определенных правил :

• Нельзя предоставлять третьему лицу личную информацию о трудящемся без его согласия в письменном виде.

Исключения могут быть в случае, когда информация нужна для предотвращения вреда для здоровья сотрудника и в случаях, которые закреплены законодательством. Кроме этого нельзя разглашать персональные данные сотрудника в коммерческих целях без его разрешения.

• Если приходится передавать личные сведения сотрудников, то нужно сообщить тем, для кого предназначается эта информация, что данные сведения можно применять только в тех целях, для которых давался запрос.
• Работник кадрового отдела имеет право доступа исключительно к той информации, которая нужна, чтобы выполнять рабочие обязанности.
• Работник кадрового отдела не имеет таких полномочий, чтобы выяснять информацию о состоянии здоровья сотрудника.

Исключением могут быть такие обстоятельства, которые имеют отношение к вопросу о выполнении трудящимся своих должностных обязанностей.

Если какие-либо работники будут уличены в нарушениях порядка сбора, обработки и выдачи личных данных работника организации, то данные лица понесут дисциплинарную и уголовную ответственность согласно Федеральному законодательству.

В статье 5 ФЗ говорится что, личные данные, которые собирают для их обработки принципами автоматизации, либо с использованием других средств, необходимо производить в таком виде, чтобы благодаря ему можно было вычислить субъекта этих данных.

При этом определение субъекта не должно быть продолжительнее, чем это нужно для обработки. И, если обработка была произведена, то уничтожению персональные данные не подлежат определенное время .

Руководитель должен знать об определенных сроках, которые требуются для сохранности некоторой информации. А персональные данные сотрудника необходимо хранить в течение 75 лет .

Узнайте общий порядок организации и перечень действий обработки персональных данных на предприятии из ролика: