Авансовый отчет по командировке — обязательный документ. О том, кто, как и когда его составляет, мы расскажем в данной статье. И конечно, предложим вам образец заполнения этого документа.

Авансовый отчет по командировке: правила составления в 2017 году

Если ваш персонал часто ездит в командировки, количество авансовых отчетов может быть существенным. А поскольку в составлении отчета непосредственное участие принимают работники, зачастую далекие от документооборота, ошибок не избежать. Чтобы сократить их количество, а также предупредить поток вопросов о том, как и что заполнять, сделайте мини-инструкцию и доведите ее до сотрудников.

Обратить внимание разъездного персонала необходимо на следующие моменты:

1. Срок представления отчета: 3 рабочих дня после возвращения из поездки (п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Известите работника, что в случае задержки отчета могут быть негативные последствия. Воздействовать на работников вы можете материально.

Подробнее об этом читайте в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем» .

1. Форма авансового отчета: в зависимости от того, как у вас организован документооборот, можно использовать унифицированную форму АО-1 или собственный бланк организации.
2. Количество экземпляров: отчет составляется в 1 экземпляре.
3. Что заполнять работнику: оборотную сторону в форме АО-1 или поля, отведенные для работника, если используется форма, разработанная компанией.
4. Обязательное наличие подтверждающих расходы документов: билеты, счета за гостиницу и т. п. Подтверждать не нужно только суточные.

Заполненный образец авансового отчета по командировке вы можете посмотреть и скачать здесь:

Загранкомандировка: есть ли особенности

Безусловно, есть. И связаны они с тем, что в загранкомандировках работник расходует валюту.

Поэтому, во-первых, суммы в отчете должны указываться в рублях и в валюте.

Об особенностях пересчета валюты в рубли читайте в материалах:

• «Командировочную валюту переводим в рубли на дату утверждения отчета» ;
• «Как пересчитать командировочные, если нет документов на покупку валюты?» .

Во-вторых, все подтверждающие документы должны быть переведены на русский язык. Перевод должен быть построчным, на отдельном листе, а не на самих документах. Его может сделать как сторонний переводчик, так и владеющий языком сотрудник, на которого возложена такая обязанность (см., например, письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

В остальном порядок оформления, утверждения и принятия «заграничного» авансового отчета к учету аналогичен отчету по командировке внутри страны.

Скачать бланк отчета вы можете на нашем сайте — см.

Составлять отчет по командировке необязательно, однако в большинстве случаев руководители требуют оформить этот документ. Основное требование к его составлению – четкое описание выполненных задач и документальное подтверждение своих действий. Готовые примеры отчета о командировке и других важных документов можно найти в статье.

Документ составляется непосредственно командированным сотрудником. Если в поездку отправляется сразу несколько работников, такую бумагу составляет каждый из них либо ответственное лицо, назначенное старшим группы. Необходимость составления определяется руководителем еще до совершения поездки.

Обычно отчет составляют, если:

1. Цели поездки имеют большое значение для организации.
2. Перед работником или группой поставлено довольно много задач.
3. Цели связаны с финансовыми тратами, по которым составляется отдельный документ – .
4. Задачи связаны с подписанием документов с партнерами, о чем также необходимо отчитаться.

Бумага сдается вместе с другими служебными и финансовыми документами (в бухгалтерию):

• авансовый отчет, в котором фиксируются все расходы сотрудника в командировке, наличие излишков;
• платежные документы, подтверждающие понесенные расходы (чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.);
• командировочное удостоверение (при наличии).

Образец и правила составления отчета о командировке

Конкретной формы не установлено, поэтому работник может составить документ в произвольном виде либо на отдельном бланке компании в соответствии с внутренними требованиями. В тексте необходимо отразить такую информацию:

1. ФИО и должность командируемого.
2. Название организации, ее филиала или структурного подразделения, отдела.
3. Срок командировки (количество дней, диапазон дат);
4. Цель, задачи поездки (прописываются на основе служебного задания).
5. Проведенные встречи (ФИО и должности коллег, название предприятия).
6. Достигнутые результаты.
7. Дата составления отчета.
8. Подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы).

При составлении можно использовать готовый бланк.

Либо воспользоваться образцом, скорректировав его под свою ситуацию.

Еще один вариант готового отчета по командировке – ознакомление с литературой, проведение переговоров, подписание договоров о намерениях с партнерами. Все действия работника должны подтверждаться соответствующими документами, которые перечисляются в приложениях.

Срок и порядок сдачи отчета по командировке

Подготовка к командировке начинается заранее – руководитель ставит цели и дает письменные и устные инструкции. Достижение этих целей, подтверждение выполненных задач необходимо отразить в отчете.

Шаг 1. Составление служебного задания

Еще перед отправкой сотрудника в командировку руководитель ставит цели поездки, которые можно зафиксировать в письменном виде, чтобы затем перенести в отчет. Как правило, их записывают в служебном задании, которое составляется по форме № Т 10-а либо в произвольном виде. Фактически в этой бумаге отражают ту же информацию, что и в отчете – ФИО командируемого, дата поездки, цели и т.п.

Шаг 2. Составление отчета о командировке

Затем работник должен отчитаться за достижение поставленных целей, причем недостаточно прописать просто «Выполнил». Как правило, руководитель требует подробного описания действий – например: «Провел переговоры с партнером ФИО и подписал рамочное соглашение о сотрудничестве».

Отчет необходимо составить сразу по возвращении из командировки. Обычно на это дается 3-5 рабочих дней, после чего работник обязан отчитаться перед руководителем. Конкретный срок зависит от регламентов компании, однако в любом случае он не должен превышать 30 календарных дней.

Документ, как правило, составляется в печатном виде, реже – в рукописном. Работнику рекомендуется составить 2 оригинальных экземпляра, один из которых передать руководителю, а второй оставить у себя для возможного уточнения какой-либо информации, связанной с поездкой.

Шаг 3. Сдача и утверждение документов

Бухгалтерия принимает финансовые документы и производит необходимые расчеты. Руководитель принимает отчет о командировке и прилагаемые бумаги – подписанные переговоры, фото, видеозаписи и т.п. После этого отчет при необходимости дорабатывается и проходит окончательное утверждение.

Чтобы избежать доработки, сотрудник должен составлять отчет четко в соответствии с поставленными целями, которые формулируются в служебном задании и/или устно. Документ составляется по возможности кратко, каждое действие подтверждается прилагаемыми документами.

Что же такое Задание на командировку и Отчет о выполненной в поездке работе?" - поинтересуетесь вы. Действующее законодательство относительно служебных командировок работников хозрасчетных2 предприятий на необходимость их оформления даже не намекает. Но наш совет: чтобы избежать вопроса: "Почему часть поручений, данных перед поездкой, осталась без внимания?", а также облегчить работу коллегам (особенно если им предстоит посетить несколько организаций, решить различные проблемы) и т. п., лучше заранее составить для сотрудника Задание на командировку. Тогда, как говорят, и волки будут сыты, и овцы целы.

НА ЗАМЕТКУ О том, что руководитель определяет задание, которое надлежит выполнить работнику во время командировки, и вправе требовать от него предоставления соответствующего отчета о выполненной в командировке работе, в свое время упоминал Минфин Украины в письме от 05.05.11 г. № 3107230-16-21/11582 (его текст вместе с редакционным комментарием читайте в газете "Все о бухгалтерском учете" №71 за 2011 год на стр. 49).

Задание на поездку

В нем следует оговорить, кого и куда командируют (пункт назначения, название предприятия и т. п.). Далее, полагаем, указывают цель поездки, ее срок и другие задания, которые надо выполнить. Не лишним будет вписать маршрут перемещения и правила отчетности.

Другой важный вопрос - кому поручить составление задания? Как нам кажется, инициатору поездки (непосредственному руководителю командированного лица). То есть если в поездку направляют менеджера по сбыту, то задание напишет начальник отдела сбыта. Когда же фирма небольшая и начальники отдела не существуют в природе, то этим займется тот, на кого укажет руководитель (например, экономист или бухгалтер на основании приказа директора).

Пора перейти к наглядному примеру, который, безусловно, вы можете перекроить под себя (см. образец 1).

Отчет о служебной командировке

По завершении поездки "турист" напишет Отчет о выполненной работе (далее - Отчет). Его форма еще произвольнее, нежели у вышеупомянутого Задания.

Так, задача-максимум - отразить степень выполнения поставленной задачи, ход проведенных переговоров, результат деловых встреч (какие соглашения заключены, какие еще можно подписать, сделанные предложения и т. п.), а также экономическую, ценовую (прайсы) и другую (образцы) информацию, которая может быть полезной для родной фирмы.

Срок предоставления Отчета, как правило, устанавливают на одном уровне с авансовым3 . Однако, в отличие от последнего, за просрочку предприятие не накажут. Сам же Отчет, заверенный автографом начальника подразделения, подкалывают к авансовому отчету.

После совершения служебной поездки сотруднику необходимо оформить ее результаты и перечислить расходы, сопроводив их подтверждающими документами. Для этого он заполняет два вида отчетов: авансовый по расходам на командировку (для бухгалтерии) и отчет о выполнении задания на командировку (для руководства). К ним он прикладывает все имеющие отношение к поездке документы.

Как отчитаться за командировку

В настоящее время законодательство предусматривает только один обязательный вид отчета по — авансовый. Он нужен для списания выданных работнику на командировку средств. В нем работник отчитывается о своих тратах во время поездки. Если его расходы больше полученного аванса, работнику доплачивают за командировку, если меньше он должен их вернуть.

В командировочные расходы включают:

1. — этот вид расхода установлен нормативными актами и имеет фиксированную величину для поездок по территории РФ или за границу.
2. Расходы на проезд — включают покупку билетов до места назначения и для возвращения обратно к месту работы, оплату расходов на поездку на автомобиле, принадлежащем командированному работнику (покупка бензина, страховки при выезде за границу).
3. Расходы на проживание — оплата гостиницы или найма жилья.
4. Представительские расходы — сюда входят оплата сувенирной продукции, необходимые затраты на представление интересов компании.
5. Иные расходы — оплата других видов расходов, связанных с командировкой, например, при выезде за пределы России это может быть оплата виз, страховок, получения необходимых разрешительных документов и т. д.

Затраты на проезд и проживание необходимо подтверждать документарно.

Без первичных документов бухгалтерия не примет авансовый отчет и не возместит работнику расходы. Поэтому необходимо сохранять различные билеты, чеки, договоры аренды и т. д.

Второй вид отчета, который может потребоваться от работника — отчет о выполнении . В этом документе сотрудник отчитывается о решении поставленных в приказе или служебном задании задач на поездку. Такой отчет о командировке содержит результаты служебной поездки, а в случае невыполнения или частичного выполнения целей — указание причин, которые помешали выполнить поручение.

К нему также прикладывают различные документы или их копии, которые подтверждают выполнение поручения. Однако они в большинстве своем не являются финансовыми. Это заключенные в ходе поездки договора, полученные сертификаты или дипломы, акты и т. д.

Оформлять отчет о командировке нужно только в том случае, если его наличие обусловлено внутренними нормативными документами компании.

В случае невыполнения задания этот документ может стать основанием для назначения еще одной служебной поездки или решения вопроса о наказании сотрудника, если командировка прошла неудачно по его вине.

Сроки обоих отчетов о командировке могут быть разными. Для авансового отчета срок составляет три рабочих дня после возвращения из поездки.

Отчет о выполнении служебного задания может также предоставляться в течение трех дней, но у нанимателя есть возможность установить другие временные рамки для него.

Максимальный срок на заполнение и сдачу руководителю этого вида отчета не должен превышать месяца с даты окончания поездки.

Оформление авансового отчета

Существует утвержденная форма авансового отчета АО-1 (постановление Госкомстата от 01.08.2001 № 55). Она состоит из двух частей. В первой части содержится:

На оборотной стороне работник, заполняющий авансовый отчет указывает каждую израсходованную сумму и сведения о документе ее подтверждающем.

В конце отчета сотрудник, вернувшийся из командировки, ставит свою подпись.

Все документы по расходам должны быть в оригинале, копии не допустимы.

Если в компании принято составлять отчет о командировке для руководства, второй экземпляр этого документа также необходимо приложить к авансовому отчету.

Отчет о командировке для руководства компании

Такой вид отчета ранее был обязательным, но с 2015 года его использование было отдано на усмотрения руководства или собственника организации. Его форма должна быть утверждена в учетной политике предприятия.

Скачать актуальный для 2018 года образец отчета о командировке.

Кроме описания самой командировки и ее итогов, этот документ также служит подтверждением местонахождения работника в рабочее время и выполнение возложенных на него обязанностей.

Во внутренних документах компании можно также предусмотреть случаи, когда отчет о командировке заполнять нет необходимости.

Например, когда работников направляют для подписания документа от имени компании или получения аттестата, необходимого для продолжения работы. Цель командировки считается выполненной, если сотрудник привез необходимый документ.

В случае невыполнения полностью или частично служебных заданий, помимо отчета о командировке сотруднику необходимо написать докладную записку, в которой изложить причины невыполнения.

По результатам рассмотрения обоих документов, руководство выносит решение о необходимости повторной поездки и степени виновности сотрудника в невыполнении задания.

Если в командировку направлялись несколько сотрудников, то они могут составить как единый отчет о командировке, так и отдельные. В этом случае все будет зависеть от поставленных целей поездки.

Например, работники были направленные для участия в выставке или семинаре, пишут совместный отчет о посещенном мероприятии, а сотрудники, решавшие разные задачи в рамках одной поездки, отчитаться каждый за свою часть — юристы за заключенные договора, а инженеры за монтаж или обследование поставленного оборудования.

Такой документ может быть составлен на бумажном носителе или в электронном виде. При оформлении его на бумаге работник распечатывает два экземпляра документа, один из которых оставляет у себя.

Если на предприятии принята система электронного документооборота и у сотрудников есть электронные подписи, отчет можно составить и направить в электронном виде. Эта форма очень удобна, если в служебную поездку направлялись несколько работников разных подразделений.

После утверждения отчета, его регистрируют, копию прикладывают к авансовому отчету, если это предусмотрено в учетной политике.

По возвращении из командировки сотрудник заполняет отчет о выполнении поручений, которые являлись целью поездки. В нем указывают:

В качестве подтверждающих документов для отчета по командировке можно приложить договоры, акты, соглашения, свидетельства, аттестаты и т. д. В самом отчете они указываются перечнем приложений.

Краткое описание целей и задач берут из или служебного задания, а также документа-обоснования необходимости командирования сотрудника.

В раздел отчета о проделанной работе включают проведенные встречи, этапы работы над заданием.

Например, при проведении обследования поставленного оборудования в рамках гарантийного обслуживания можно описать работы на каждом агрегате или станке.

Результаты поездки содержат информацию об итогах выполнения поставленных поручений, а также различные рекомендации и предложения.

Например, после поездки на международную выставку сотрудник может предложить изменение условий договоров с клиентами организации, чтобы сделать их более выгодными, чем у конкурирующих фирм. Или предложить внедрение более совершенной системы оценки качества продукции, снижения затрат, закупку современного оборудования и т. д.

В этом разделе также можно кратко указать причины неисполнения задания, а полностью оформить их докладной запиской.

Например, сотрудник заболел во время командировки, а продлевать ее срок на время болезни не стали, потому что присутствие сотрудника понадобилось на рабочем месте. В таком случае в результатах поездки можно указать, что полностью выполнить работы, предусмотренные целями командировки, не удалось по причине больничного листа, а в дальнейшем необходимо направить сотрудника в повторную командировку.

Пример отчета о командировке

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Светплюс»

Инокентьев Р. Д. (подпись)

Отчет о командировке

Сотрудника: заместителя начальника отдела маркетинга Прокофьева А. З.

Командировка: в г. Минск, Республика Беларусь, с 14.06.2018 по 18.06.2018

Цели и задачи командировки: участие в международной выставке-ярмарке «Промэкспо — 2018», проходившей с 15.06.2018 по 17.06.2018, сопровождение информационного стенда с образцами продукции, изучение возможностей выхода на новые рынки сбыта, презентация продукции потенциальным потребителям.

Выполнение задания: в ходе участия в выставке «Промэкспо — 2018», мною, Прокофьевым А. З. была проведена следующая работа.

Организовано функционирование выставочного стенда с непрерывной трансляцией рекламных видеороликов о нашей продукции, а также раздача каталогов и буклетов с контактной информацией и подробным описанием выпускаемой продукции.

В ходе конференции участников выставки, проведена презентация новейших образцов выпускаемой продукции, а также оценка рекламных компаний двух наших конкурентов (материалы прилагаются на флеш-носителе).

В рамках выставки-ярмарки посещен семинар представителей известного маркетингового агентства «Мейджикмейд», по новейшим разработкам в области стратегического маркетинга и использования возможностей интернета.

Проведены встречи с потенциальными потребителями продукции из 7 стран.

Результаты командировки: заключены предварительные соглашения о поставках продукции с тремя фирмами (переданы в юридическую службу), для оценки эффективности новых инструментов в продвижении продукции, представлен пакет предложений от рекламного агентства. Для анализа продукции конкурирующих фирм в технический отдел предоставлены каталоги с характеристиками товара других производителей. По возвращении из командировки запланирована учеба для сотрудников маркетингового отдела с изучением передового опыта в продвижении продукции на международном уровне.

Служебное задание на командировку в 2015 году попало в разряд необязательных бумаг при оформлении служебных поездок. Из нашего материала вы узнаете о порядке оформления задания и возможности применения заменяющих его документов.

Роль служебного задания

Служебное задание с незапамятных времен выступало обязательным звеном цепочки оформления командировочных бумаг: на его основе издавался приказ, вслед за которым появлялось командировочное удостоверение - с ним сотрудник фирмы отправлялся в служебную поездку.

Основная информация, отражаемая в служебном задании, - цель командировки. Ее заполняют перед отправкой сотрудника в поездку. После выполнения служебного поручения оформляется вторая часть документа с названием «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», из содержания которой делается вывод об эффективности служебного путешествия сотрудника фирмы и обоснованности командировочных расходов.

Такой механизм до 2015 года позволял документально отследить каждый шаг командированного работника и подтвердить расходы, что соответствовало требованиям закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Для целей налогового учета это было не менее важно - контролеры тоже не обходили вниманием степень полноты «командировочного» пакета документов.

ВАЖНО! Обязанность оформлять служебное задание была закреплена в п. 6 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Эту налаженную и проверенную годами систему оформления и сбора «командировочного» комплекта бумаг нарушило постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, внесшее корректировки в Положение о командировках.

В результате с января 2015 года из вышеуказанного «командировочного» комплекта исчезли все звенья (кроме приказа), включая служебное задание.

Альтернативный вариант

Исчезновение служебного задания из текста Положения о командировках совсем не означает, что бумагу с таким названием необходимо исключить из внутрифирменного документооборота.

Для оформления командировки по-прежнему можно использовать всю вышеописанную документальную цепочку. Единственное ограничение: статус «командировочного» пакета документов изменился - он больше не может служить официальным подтверждением ни факта служебной поездки, ни понесенных в связи с этим расходов.

Выйти из положения в этой ситуации поможет простой прием - можно модифицировать приказ о направлении сотрудника в командировку (унифицированной ф. Т-9), включив в него строку «Цель командировки».

С формой основного документа, отправляющего работника в командировку, знакомьтесь на нашем сайте: см. материал .

Но следует соблюсти условие: разработанная собственными силами форма приказа должна быть закреплена локальным актом, например внутрифирменным Положением о командировках (ч. 1 ст. 8 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Как заполнить служебное задание

Если фирма решила не отказываться от привычного набора командировочных документов и предусмотрела их форму во внутреннем локальном акте, порядок оформления служебного задания будет содержать следующие этапы:

• получить решение руководителя о направлении сотрудника в командировку;
• заполнить гр. 1-11 табличной части служебного задания;
• ознакомить сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, с его заданием и целью командировки.

Обычно для оформления служебного поручения применяется унифицированная форма Т-10а, основная часть которой представлена таблицей из 12 граф.

Венчает форму общая информация: наименование фирмы, номер и дата служебного задания. На центральном месте этого одностраничного документа расположена информация о сотруднике, отправляющемся в служебную поездку (Ф. И. О., табельный №, место работы и должность). Графы 3-8 посвящены непосредственно командировке: они включают наименование пункта назначения и срок командировки (даты начала, окончания и ее длительность).

Графа 9 предназначена для указания организации-плательщика. В большинстве случаев таковой является сама фирма, чей сотрудник направляется в командировку. В отдельных ситуациях специалисты фирмы могут выезжать в командировки по просьбе (заявке) сторонних контрагентов (заказчиков), тогда возмещение командировочных расходов может возлагаться на заказчиков (это условие оговаривается в договоре).

Графа 10 «Основание» заполняется реквизитами приказа (распоряжения) руководства о командировке или в ней может присутствовать формулировка «План командировок» (если поездка осуществляется по плану).

Заполненная графа 11 описывает задание (цель) служебной поездки, и на этом оформление служебного задания останавливается до момента возвращения командированного сотрудника к месту постоянной работы.

Впоследствии служебное задание заполняется уже самим сотрудником - в графе 12 ему необходимо кратко отчитаться о проделанной в командировке работе.

Завершает процесс заполнения служебного задания подписание этого документа работником и руководителем, а также заполнение строки «Заключение о выполнении задания». В указанной строке руководитель дает оценку проделанной сотрудником в командировке работе.

Образец служебного задания смотрите на нашем сайте.

Итоги

Служебное задание на командировку состоит из двух частей - поручения руководства и отчета сотрудника о его выполнении. Документ стал носить необязательный характер с 2015 года, но может применяться для внутренней внутрифирменной отчетности.