Отправка документа по факсу может вызвать затруднение у человека, который не знаком с данной процедурой. Однако ничего сложно в этом нет, для того чтобы отправить документ по факсимильной связи достаточно выполнить алгоритм из нескольких действий, которые не требуют много времени и быстро запоминаются.
Инструкция
Вам понадобится
- - телефонная связь;
- - факсимильный аппарат;
- - документ для отправки или его копия.
Инструкция
При ответе поздоровайтесь с собеседником, представьтесь (не обязательно полностью, достаточно названия компании, в некоторых случаях представляться не обязательно) и попросите собеседника принять факс. Не будет лишним назвать также количество страниц.
Услышав подтверждение («стартую» или иное), нажмите на кнопку «Старт».
Если в трубке слышен характерный звук после нескольких гудков, значит, факс стоит на автомате и вы можете стартовать.
По завершении передачи факс издаст характерный звук. Если аппарат получателя не стоит на автомате, не будет лишним снять трубку и спросить, прошел ли документ, сколько страниц получено и читается ли текст или виден ли рисунок.
В иной случае не будет лишним перезвонить по тому же или иному, если знаете, номеру и уточнить эту информацию.Видео по теме При передаче официальных документов лучше вставлять в аппарат не оригинал, а светокопию.Если вы отправляете документ, в котором больше одной страницы, при подготовке к отсылке по возможности пронумеруйте их во избежание путаницы. Как передать факс - версия для печати
Приём и получение данных при помощи факсимильной связи - удобный и простой способ обмена информацией, распространённый в офисной среде. Передача документов осуществляется по телефонной линии посредством специальных аппаратов, обеспечивающих точное воспроизведение оригинального изображения.
Факсимильные аппараты, так же, как и заменяющие их компьютерные программы, понятны и просты в обращении. Однако у человека, впервые столкнувшегося с необходимостью самостоятельно отправить факс, могут возникнуть затруднения.
Быстрая навигация по статье
Телефакс
В том случае, если данные предполагается отправить с помощью телефакса (аппарата, объединённого с телефоном), необходимо:
- Удостовериться, что текст документа, подготовленного к пересылке, разборчив и чётко пропечатан. Убедиться в отсутствии потёков от чернил, а также скоб и скрепок на бумажных листах;
- Вставить документ в лоток аппарата лицевой стороной вниз. Если лист бумаги вставлен правильно, должен прозвучать короткий звуковой сигнал и произойти захват листа;
- Далее следует снять трубку телефона и набрать номер адресата;
- Представиться, попросить принять факс и указать, для кого он предназначен. После этого нужно произнести слово «Стартуем» и нажать кнопку «Старт»;
- Если необходимо отправить по факсу несколько листов, их следует отправлять поочерёдно, либо сложить в лоток автоматической подачи (если такая функция у аппарата присутствует);
- В том случае, если факс адресата работает в автоматическом режиме, после набора номера следует дождаться тонального сигнала аппарата и нажать кнопку «Старт»;
- После отправки документа связаться с получателем и уточнить, насколько успешно доставлен факс, нет ли смазанных строк. При необходимости следует повторить передачу.
Интернет
Отправить факс можно и без наличия факсимильного аппарата - воспользовавшись интернет-сервисами. Для этого необходимо:
- Для начала следует зарегистрироваться на одном из онлайн-сервисов по отправке факсов, например — Fax Service (faxservice.ru/ru);
- Создать факс-сообщение на компьютере, используя графические или текстовые редакторы. Оно должно быть в том формате, который допускается к пересылке выбранным онлайн-сервисом;
- Отправить факс-сообщение следует как обычное электронное письмо. В адресе или в специальной форме должен быть указан код страны, код города, номер факса адресата и, возможно, имя компьютера, который примет данное сообщение и перешлёт по назначению;
- Как правило, в течение 5-15 минут с момента отправки письма приходит сообщение, которое подтверждает удачную или неудачную (если номер адресата занят) пересылку.
Необходимо учитывать, что такие услуги могут предоставляться как на платной основе, так и бесплатно. В последнем случае сервис может ограничение на количество отправляемых станиц, а также ежедневную квоту.
Конечно, к каждому факсу всегда есть инструкция. Только вот не во всех случаях она хранится. Поскольку принципы работы аппаратов всех фирм одинаковые, зная их, вы легко сможете разобраться в этом деле. Итак, как же отправить факс?
Стоит сразу отметить, что чаще всего факсом пользуется одновременно несколько человек на предприятии. Чтобы ваше письмо получил адресат, обязательно составьте сопроводительное. Сопроводительное письмо должно состоять из таких данных:- должность и Ф.И.О. адресата;
- краткая информация о содержании письма, а также количество приложенных страниц;
- Ф.И.О. и контактный номер телефона отправителя (на тот случай, если получающая сторона захочет отправить факс в ответ или связаться для уточнения данных).
И помните, что передавать секретную или личную информацию можно лишь в том случае, если вы уверены – на другом конце провода тот человек, кому она адресована. Также нередки ситуации, когда машина адресата настроена на автоматический прием. Поэтому позвоните по личному номеру адресата и предупредите его о передаче документа.
Инструкция
Для начала необходимо подготовить документ, который нужно отправить по факсу. Распечатывается текст документа, как правило, на листе формата А4, но определенные модели факсимильных аппаратов поддерживают и минимальный размер документа – 128 мм на 128 мм. Обычно в , поддерживающие этот формат, встроены регуляторы размера документа. Итак, после того как документ в необходимом формате распечатан, внимательно осмотрите его. Качество печати текста должно быть достаточно хорошим, чтобы у вашего адресата не возникло проблем с разбором текста. Если после печати на документе смазались чернила, то воспользоваться услугами принтера еще раз.
Чтобы документ, подготовленный к отправке, в факс, откройте лоток подачи документа. В большинстве моделей он находится в задней части аппарата. Вставлять бумагу нужно лицевой стороной вниз. При необходимости отправления нескольких листов в зависимости от модели факса последовательность действий может разниться. Есть факсимильные аппараты, поддерживающие массовую отправку – это , что в лоток подачи документа можно вставить, как правило, до 10 страниц. Если же аппарат не поддерживает этой операции, то листы придется вставлять поочередно. После того, как документ вставлен в факс, должен прозвучать однократный сигнал и произойти захват документа.
Наберите своего адресата. Когда на том конце возьмут трубку, представьтесь и попросите принять факс. Чаще всего общепринятым словом для отправления факса является слово «Стартуем», затем вы и ваш адресат нажимаете на кнопку «Старт», и факс начинает отправляться. Пока факс не отправится до конца, не кладите трубку. Если же у адресата факс работает в автоматическом режиме, то наберите его номер, дождитесь тонального сигнала факса, затем нажмите «Старт».
После того, как документ отправлен, нажмите кнопку «Связь», либо перезвоните на другой номер, если у получателя стоит автомат, и поинтересуйтесь успешно ли прошел факс, не смазался ли текст. В случае получения адресатом документа в плохом качестве - повторите операцию сначала.
Полезный совет
Не вставляйте в факс для отправки документы, скрепленные скобами или скрепками, это может повредить работу аппарата.
Источники:
- как работает факс
Отправка документа по факсимильной связи может вызвать затруднение у новичка. Но ничего сложного в этой процедуре нет, требуется лишь элементарная последовательность действий.
Вам понадобится
- - телефонная связь;
- - факсимильный аппарат;
- - документ для отправки или его копия.
Инструкция
Вставьте отправляемый документ в аппарат текстом вниз. Большинство аппаратов могут принять документ, уложенный стопкой в порядке возрастания их нумерации, целиком и отправить их поочередно. Но есть и такие, куда придется вставлять страницу за страницей.
Снимите трубку и наберите получателя. Если тот , сбросьте и через некоторое время снова.
При ответе поздоровайтесь с собеседником, представьтесь (не обязательно полностью, достаточно названия компании, в некоторых случаях представляться не обязательно) и попросите собеседника принять факс. Не будет лишним назвать также количество страниц.
Услышав подтверждение («стартую» или иное), нажмите на кнопку «Старт».
Если в трубке слышен характерный звук после нескольких гудков, значит, факс стоит на автомате и вы можете стартовать.
Дождитесь, пока все страницы пройдут через аппарат. Если передаче прервется досрочно, повторите звонок и возобновите ее.
По завершении передачи факс издаст характерный звук. Если аппарат получателя не стоит на автомате, не будет лишним снять трубку и спросить, прошел ли документ, сколько страниц получено и читается ли текст или виден ли рисунок.
В иной случае не будет лишним перезвонить по тому же или иному, если знаете, номеру и уточнить эту информацию.
Видео по теме
Полезный совет
При передаче официальных документов лучше вставлять в аппарат не оригинал, а светокопию.
Если вы отправляете документ, в котором больше одной страницы, при подготовке к отсылке по возможности пронумеруйте их во избежание путаницы.
Для печати на офисных и домашних принтерах используется бумага различного формата. В большинстве случаев это формат А4 с размером 210мм*297мм. Ее стандартная плотность составляет 80 грамм на кв. метр. Бумага такой плотности подходит для любой оргтехники.
Вам понадобится
- Персональный компьютер, печатное устройство (принтер), листы А4.
Инструкция
Распечатайте пачку бумаги А4. Извлеките необходимое количество листов.
Сдвиньте боковые фиксаторы, учитывая, что они не должны слишком плотно сжимать бумагу – это также может привести к ее замятию.
Откройте текстовый документ, который необходимо напечатать. Перед тем, как напечатать документ полностью, нажмите в настройках печати кнопку Напечатать пробную страницу. Если пробная страница напечатана верно, бумага установлена правильно.
Отправьте документ на печать. Для этого щелкните на нем правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Печать. Также можно открыть текстовый документ и нажать кнопку Печать в текстовом редакторе.
Полезный совет
Чтобы напечатать несколько копий документа, нужно задать соответствующие параметры в настойках печати принтера.
Источники:
- Информация о классификации и свойствах офисной бумаги.
Без факсимильного аппарата не обходится ни один офис, потому что это средство передачи информации отлично выручает, когда происходят перебои с интернетом, да и просто он удобен для передачи различных данных. Работник офиса должен уметь быстро и правильно заправить бумагу в факс, если она неожиданно заканчивается.
Вам понадобится
- - факсимильный аппарат;
- - бумага для факса.
Инструкция
Итак, открыв крышку, выньте картон или пластмассовые трубочки, на которых держался предыдущий рулон и распакуйте новый при помощи ножниц. Часто факсовую бумагу сверху заматывают слоем упаковочной бумаги, которая склеивается, чтобы рулон не размотался. Но бывает и так, что кончик самого рулона обмазывают клеем. В этом случае, чтобы предотвратить попадание клея в факсимильный аппарат, после вскрытия отрежьте ножницами примерно 15 сантиметров. Всегда используйте специальную факсовую термобумагу, соответствующую параметрам вашего факса. Выяснить, какая бумага подходит именно вашему аппарату можно в инструкции по его эксплуатации.
Отмотайте сантиметров 15-20 и поместите бумагу в специальное углубление для бумаги на место старого рулона таким образом, чтобы отмотанный кончик выходил за пределы аппарата и рулон лежал на отматываемой бумаге. Не надо допускать, чтобы бумага была слишком натянута или слишком ослаблена.
Захлопните крышку, надавив на нее с обеих сторон. При этом вы должны услышать щелчок. Нажмите на кнопку старт и подождите несколько секунд, пока факс распознает новый рулон и выдаст сообщение о готовности к работе. Если такого сообщение не появилось, значит бумага вставлена неправильно. В этом случае снова откройте крышку и проделайте все манипуляции заново.
Источники:
- как заправить факс
Отправить факс можно как через факсимильный аппарат, так и через специальные онлайн сервисы или клиентские программы, которые нужно устанавливать на компьютер. Выбор способа зависит от ситуации, но ничего сложного в любом из способов нет.
Вам понадобится
- - компьютер;
- - интернет;
- - факсимальный аппарат.
Инструкция
Для того чтобы отправить факс через факсимильный аппарат необходимо сделать следующее: вставьте листы, которые вы собираетесь отправить, в предназначенное для этого отделение. Листы кладутся лицевой стороной вниз. Затем снимите трубку на аппарате и наберите получателя. Дождитесь нестандартного, пищащего . Если трубку поднимет секретарь, попросите перевести на факс и тоже дождитесь гудка, свидетельствующего о приеме факса. Нажмите кнопку "FAX" или "START". В большинстве моделей это большая круглая зеленая кнопка. Листы начнут проходить через аппарат. Дождитесь, пока пройдут все. Затем позвоните отправителю и уточните, что факс получен. Такой способ самый легкий, но он предполагает наличие факсимильного аппарата под рукой, что не всегда возможно.
Другой способ - послать факс . Для этого вы должны перевести отправляемый документ в формат PDF. Существует множество программ, которые позволяют это сделать, в их числе bullzip. Найдите программу в поисковике и установите на компьютер. Затем воспользуйтесь сервисом, которые позволяют провести отправку факса через . Это не бесплатно. В числе сайтов, оказывающих такую услугу http://www.faxnet.ru/ . Зарегистрируйтесь, пополните счет и следуйте указанной инструкции. Принцип может быть разным на разных сайтах, нужно либо загрузить документ, либо отправить его по электронной почте на указанный адрес.
Третий возможный способ - скачайте или купите программу, которая устанавливается на компьютере и позволяет отправлять факсы, например, Venta4Net или FaxManager. Преимущество в том, что оплата производится единоразово, что более разумно для компании. Учтите, что для правильной работы таких программ иногда требуется модем, который подключен к телефонной линии.
Несмотря на то, что современная офисная техника стремительно развивается, факс-машины по-прежнему остаются востребованными по всему миру. Люди пользуются факсом, признавая этот способ передачи информации одним из самых простых и надежных. Однако, далеко не все знают, как правильно отправить и принять факс.
Вам понадобится
- -факс;
- -работающая телефонная линия;
- -бумага формата А4.
Инструкция
Включите факс. Подождите, пока он придет в рабочее состояние и включится режим «stand by». Возьмите лист формата А4. Найдите прорезь для бумаги, в большинстве аппаратов она находится в крышке, и вставьте бумагу до щелчка. Удостоверьтесь, что лист вставлен правильно, в противном случае некорректная работа факса гарантирована.
Подготовьте необходимый телефонный номер. Не забудьте уточнить код страны, если отправляете факс за границу, а также код города. Поднимите трубку и наберите номер.
Дождитесь ответа на другом конце провода. Представьтесь и попросите принять факс. Эта процедура может не понадобиться, если на том конце провода факс включен по умолчанию. Нажмите кнопку «Старт» на аппарате. Вставленный лист бумаги должен медленно поползти внутрь факса. Если в процессе отправки произошла поломка или техническая накладка, то бумага остановится в аппарате. На дисплее появится сообщение о возможной ошибке.
Если позвонили и попросили принять факс, поднимите трубку. Как только на том конце линии скажут «примите факс», нажмите кнопку «старт». Теперь ждите. Если бумага вышла из аппарата, то факс прошел нормально. Обратите внимание, совершенно не обязательно прерывать разговор во время передачи или приема факса. Более того, если передача была важная и необходимо удостовериться, что все дошло хорошо, не кладите трубку и ожидайте, пока факс принимающей стороны не осуществит прием и не переключится в аудиорежим.
Видео по теме
Обратите внимание
Будьте аккуратными и вовремя меняйте картриджи с чернилами. Функционирование факса с неправильно установленными или высохшими чернилами приведет к поломке факса.
Полезный совет
Аккуратно обращайтесь с бумагой. Контролируйте размер листа и его состояние. Мятая бумага или случайно вставленные пара листов вместо одного приведут к бумажному «джему». Бумага застрянет в факс-машине и, возможно, придется вызывать специалиста по ремонту.
Отсутствие факсимильного аппарата вовсе не является препятствием для отправки сообщения по этому каналу связи. Если у вас имеется обычный персональный компьютер, для обмена факсимильными сообщениями вам понадобится лишь небольшая приставка - факс-модем.
Инструкция
Приобретите аналоговый модем, имеющий функцию работы с факсимильными сообщениями. Учтите, что тот ADSL-модем, который у вас наверняка уже имеется, для данной цели не подойдет. С целью приобретения факс-модема необходимо обращаться не в компьютерные магазины (там таких модемов нет, поскольку они сняты с производства), а на рынки, интернет-аукционы, и т.п.
Сегодня факсы все также продолжают использоваться в бизнес кругах. И хотя, данную технологию практически вытеснили интернет-документы - мало кому нужно печатать все что присылают - данными устройствами все же пользуются огромное число предприятий. Тем не менее, возможно, кому-то как и мне в свое время, будет интересен вопрос: Как же пользоваться этой чудо-машиной? Как отправить факс Panasonic? Как принять факс Panasonic? Дело это не хитрое, поэтому если вы имеете хоть какое-то представление о компьютерной технике, то разберетесь в этом быстро. Надеюсь, что советы, приведенные в этой статье окажутся для вас полезными. Речь пойдет об факсе фирмы Panasonic.
Во-первых подключите аппарат к питанию и сети. После того, как он полностью включится, установите лист (А4) в специальную прорезь на приборе. Если вы услышите щелчок, а вы его должны услышать, это будет означать, что бумага закрепилась правильно. Возьмите трубку и введите цифры номера телефона, на который собираетесь отправить факс. Если документ предназначен для заграничных коллег, обязательно введите код города и страны. Если вы находитесь в Москве, убедитесь что абонент не находится в зоне 499. Если же аппарат находится в такой зоне, то введите цифру 8, потом 499 и далее номер абонента.
Совет! Когда пользователь примет звонок, объясните что собираетесь отправить факс и попросите его принять.
После команды «стартую», нажмите клавишу «старт» на вашем устройстве. О результате операции вы можете узнать на дисплее аппарата.
Такую последовательность действий необходимо произвести если вы отправляете факс на аппарат с ручным приемом. Если же устройство принимает факс автоматически (что вероятнее всего в наше время), тогда после набора номера и особых звуков в трубке нажимайте кнопку для отправки.
Если же, после выполнения всех вышеприведенных рекомендаций вы установите, что устройство неисправно, тогда скорее всего придется обратиться к услугам сервис-центра, производящего ремонт факсов и диагностику.
Как принять факс
Для того, чтобы принять, пересылаемый вам документ, не нужно больших знаний. После того как вам позвонят и попросят получить факс, нажмите на кнопку «старт» или «пуск» и скажите об этом позвонившему.
Совсем другое дело, когда под рукой нет устройства способного принимать факс, а другого способа отправить документ нет (в том случае если вы работаете в серьезной компании, где без такого способа передачи данных ну ни как). Что же делать в таком случае?
Прием и отправка факса через интернет
Отправка или прием факс-документов через интернет - более современный и удобный способ. Как отправить документ через натольный ПК или ноутбук? Или как отправить факс с телефона Panasonic (или любой другой модели)? Для такой цели существуют специальный онлайн-сервисы, которые сделают отправку документов за вас. Для произведения операции вам необходимо только отправить электронный документ на указанный при регистрации на таком сервисе адрес электронной почты. Все остальное система сделает за вас. Одним из таких сервисов отправки/принятия факсов является send-fax.ru.
Итак, применяя эти простые советы вы без труда сможете отправлять и принимать документы, пользуясь этим распространенным способом передачи информации.
