Изучая судебную практику в сфере архивного дела, нам попался ряд необычных в своих решениях дел. Основной объем судебных дел приходится на ст. 13.25 КоАП РФ. Наше внимание привлекло несколько дел, связанных с уничтожением или утратой документов, в результате чего был, в той или иной форме, нанесен ущерб общественным или частным интересам.

Так, первое дело было рассмотрено судом по заявлению гражданина Ереско С.П. с просьбой о привлечении к ответственности по факту уничтожения авторской рукописи монографии "Буровой режущий инструмент". Определением старшего государственного инспектора Управления Министерства культуры России по Сибирскому федеральному округу от 30 июля 2014 года в возбуждении дела об административном правонарушении по ст. 13.20 КоАП РФ в отношении ФГАОУ ВПО "Сибирский Федеральный университет" отказано ввиду отсутствия состава административного правонарушения.

Однако гражданин Ереско С.П. не согласился с принятым определением и обратился в суд, но суд отказал в удовлетворении жалобы. В связи с этим гражданин был вынужден обратиться в вышестоящую инстанцию - в Красноярский краевой суд. Он просил суд решение суда отменить, указав, что суду следовало проверить законность каждого определения в отдельном производстве, так как определения выносились без учета положений действующего законодательства, регламентирующего правила хранения рукописей, без проверки факта ее хранения либо уничтожения. Нарушение сроков хранения рукописей носит систематический (длящийся) характер, вынесение определений об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении без составления протокола об административном правонарушении неправомерно, решение не содержит всех необходимых сведений.

Очень странным кажется принятое судом решение. В своих доводах суд ссылается на следующие основания, которые легли в основу принятого решения.
1. Суд посчитал, что срок давности привлечения к административной ответственности за правонарушение, предусмотренное ст. 13.20 КоАП РФ, составляет согласно ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ три месяца, поэтому на момент обращения истца он истек.
2. Суд посчитал, что ФГАОУ ВПО "Сибирский Федеральный университет" не является субъектом ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ, которая предусматривает наказание для граждан и должностных лиц, а также по ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ, поскольку согласно уставу не относится к обществам с ограниченной ответственностью либо унитарным предприятиям.

Давайте разберемся, мог ли суд привлечь к ответственности университет либо ректора университета как должностное лицо.
Действительно, в статье 13.25 КоАП РФ не имеется указаний на образовательную организацию в качестве субъекта, несущего ответственность. А как же быть с ректором университета? Ведь статья 2.4 КоАП "Административная ответственность должностных лиц" прямо дает определение должностного лица <1>. Кроме того, Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" в ст. 51 "Правовой статус руководителя образовательной организации" прямо указывает на то, что руководитель ВУЗа осуществляет руководство и несет ответственность за руководство образовательной, научной, воспитательной работой и организационно-хозяйственной деятельностью образовательной организации. Только на этом основании ректора университета можно было привлечь к административной ответственности по статье 13.20 КоАП с назначением штрафа в 300 - 500 рублей.
——————————–
<1> Под должностным лицом следует понимать лицо, постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющее функции представителя власти, то есть наделенное в установленном законом порядке распорядительными полномочиями в отношении лиц, не находящихся в служебной зависимости от него, а равно лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, а также в Вооруженных Силах Российской Федерации, других войсках и воинских формированиях Российской Федерации. Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители и другие работники иных организаций, арбитражные управляющие, а также совершившие административные правонарушения члены советов директоров (наблюдательных советов), коллегиальных исполнительных органов (правлений, дирекций), счетных комиссий, ревизионных комиссий (ревизоры), ликвидационных комиссий юридических лиц и руководители организаций, осуществляющих полномочия единоличных исполнительных органов других организаций, физические лица, являющиеся учредителями (участниками) юридических лиц, руководители организаций, осуществляющих полномочия единоличных исполнительных органов организаций, являющихся учредителями юридических лиц, несут административную ответственность как должностные лица.

Нельзя не отметить правовую коллизию, связанную со статьей 4.5 КоАП, на которую сослался суд, исключив производство по делу в связи с истечением срока давности по данному правонарушению. Срок давности по статье 13.20 КоАП начинает исчисляться с момента фактического совершения правонарушения, а именно с даты уничтожения документов. В материалах дела нет совершенно никакой информации о проведении проверки в ВУЗе по факту обращения гражданина. Объективно гражданин не мог знать о совершенном правонарушении, чтобы обратиться в установленный срок, поэтому можно было применить норму части 2 статьи 4.5 и начинать срок исчисления с даты обнаружения административного правонарушения <2>.
——————————–
<2> Постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 24 марта 2005 г. N 5 "О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях".

Также суд совершенно не рассмотрел нормы о сроках хранения рукописей. Так, согласно статье 709 Перечня документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений и организаций его системы срок хранения рукописи неопубликованной работы в ВУЗе 15 лет, а для опубликованных работ - 5 лет (ст. 708). Этот перечень не отменен и действует.
Второе дело, которое мы рассмотрим, касается уничтожения 737 инвентарных дел на объекты недвижимости.
Суть этого дела в том, что ответчик неверно применил нормы о хранении документов и ссылался в своих доводах на Приказ Минземстроя РФ от 04.08.1998 N 37 "Об утверждении Инструкции о проведении учета жилищного фонда в РФ". В соответствии с п. 8.9 указанной Инструкции материалы инвентаризации на здание (инвентарное дело, статистическая карточка на здание), алфавитная карточка на собственника, погашенные по причине прекращения права собственности на земельный участок при его выкупе (изъятии) для государственных и муниципальных нужд, сноса, пожара или другого стихийного бедствия, хранятся в архиве 3 года. По истечении этого срока, исчисляемого с момента возмещения стоимости домовладения (здания), основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учета дел, переданных на хранение в государственные архивы. Пункт 8.11 Инструкции дает понятие инвентарного дела.
Однако суд пришел к иному выводу. С принятием Федерального закона от 24.07.2007 N 221-ФЗ "О государственном кадастре недвижимости" все нормативно-правовые акты в сфере осуществления государственного технического учета и технической инвентаризации объектов капитального строительства применяются до 01.01.2013. Согласно части 8 статьи 47 указанного Закона впредь до приведения законов и иных нормативных правовых актов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствие с названным Федеральным законом указанные Законы и иные нормативные правовые акты применяются постольку, поскольку они не противоречат данному Федеральному закону или издаваемым в соответствии с ним иным нормативным правовым актам Российской Федерации. При этом нормативные правовые акты в сфере осуществления государственного технического учета и технической инвентаризации объектов капитального строительства применяются до 1 января 2013 г. Как следует из преамбулы к поименованной выше Инструкции, Инструкция о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации разработана во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 13 октября 1997 г. N 1301 Минземстроем России, Московским областным бюро технической инвентаризации, Московским городским бюро технической инвентаризации, Республиканским управлением технической инвентаризации и определяет основные требования к организации и порядку проведения технической инвентаризации и учета жилищного фонда в городах и других поселениях Российской Федерации. Таким образом, Инструкция относится к нормативным правовым актам в сфере осуществления государственного технического учета и технической инвентаризации объектов капитального строительства и ее предписания в названной сфере в силу части 8 статьи 47 Федерального закона "О государственном кадастре недвижимости" могли применяться лишь до 1 января 2013 г.
Так, по мнению истца, нужно было применить нормы Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. N 1182). Статьи 930, 931 указанного Перечня устанавливают постоянный срок хранения в организациях-разработчиках (авторах документов) инвентарных межевых и землеустроительных дел на объекты недвижимой собственности и погашенных инвентарных, межевых и землеустроительных дел на объекты недвижимой собственности.
Доводы ответчика о том, что уничтожена лишь техническая документация, а не инвентарные дела в целом, не влияют на квалификацию деяния, поскольку указанными выше нормативно-правовыми актами не установлены иные сроки хранения отдельных документов, входящих в состав инвентарного дела, и не предусмотрена возможность уничтожения части инвентарных дел, подлежащих постоянному хранению, какой-либо технической документации из них.
Как следует из протокола заседания экспертной комиссии от 26.05.2013, экспертной комиссией проведена экспертиза ценности технической документации - инвентарных дел на объекты недвижимости, хранящихся в архиве, и принято решение об уничтожении документации с истекшим сроком хранения согласно представленным спискам в количестве 737 дел. Факт уничтожения технической документации 737 инвентарных дел не отрицается ответчиком и подтвержден его защитником в судебном заседании.
Директор КГУП "Хабарвосккрайинвентаризация" Тюркина А.В. признана виновной в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 2 ст. 13.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях, ей назначено наказание в виде административного штрафа в размере 2 500 рублей (см. таблицу 1).

Таблица 1. Дело об уничтожении
737 инвентарных дел на объекты недвижимости

Судебная инстанция		Ответчик	Суть обращения
Дело N 12-487/15, Решение по делу об административном правонарушении, г. Хабаровск, 23 июня 2015 г. Судья Железнодорожного районного суда г. Хабаровска Таранущенко Н.А. рассмотрел жалобу директора КГУП "Хабарвосккрайинвентаризация" Тюркиной А.В. на постановление по делу об административном правонарушении, вынесенное мировым судьей судебного района "Железнодорожный район г. Хабаровска" судебного участка N 7	Комитет по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края по обращению гражданина от 13.01.2015 провел проверку соблюдения КГУП "Хабкрайинвентаризация" обязанности по хранению документов	Директор КГУП "Хабарвосккрайинвентаризация" Тюркина А.В.	Должностным лицом не исполнена обязанность постоянного хранения 737 инвентарных дел снесенных объектов недвижимости, поименованных в акте к уничтожению инвентарных дел	ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ

Следующее дело касается утраты бланка строгой отчетности страховщиком, вследствие чего суд признал договор страхования незаключенным.
Обстоятельства рассмотренного дела таковы. Гражданин Ф. обратился в суд с иском к ООО "СК "Оранта" о взыскании страхового возмещения в размере 950 000 рублей. Предметом страхования является автомашина. По условиям договора страховыми рисками являются "Угон/Хищение" и "Ущерб".
В период действия договора страхования произошел страховой случай - хищение автомашины. Постановлениями следователей СУУ МВД России по г. Самаре по факту кражи застрахованного транспортного средства было возбуждено уголовное дело в отношении неустановленного лица, по которому он был признан потерпевшим, и о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого.
Гражданин обратился в ООО "СК "Оранта" с заявлением о наступлении страхового случая, приложив к нему все необходимые для выплаты страхового возмещения документы, однако ответа на него не получил. Бездействие страховой компании расценивает как отказ от исполнения обязательств, что недопустимо в силу закона.
Казалось бы, обычное гражданское дело по возмещению в связи с наступлением страхового случая. Страховая компания отказала заявителю, в связи с чем гражданин обратился в суд. И суд не нашел оснований для выплаты страховки.
Из пояснений страховой компании следует, что договор страхования автомобиля с Ф. не заключался. Бланк договора страхования АТ N 0239139 и квитанция на получение страховой премии N 1529263 были признаны недействительными в связи с их утерей страховым агентом Тольяттинского филиала ООО "СК "Оранта" Р. Информация об этом в соответствии с требованиями пункта 18 Перечня документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.12.2010 N 193н, страховой компанией размещена в сети Интернет на своем сайте <3>.
——————————–
<3> Согласно пункту 18 Перечня сведения об утраченных и (или) похищенных бланках строгой отчетности размещаются в сети Интернет на сайте страховщика и (или) на сайте профессионального объединения страховщиков, устанавливающего в соответствии с законодательством Российской Федерации требования к порядку учета, хранения, уничтожения и передачи бланков строгой отчетности, не позднее чем по истечении трех рабочих дней после обнаружения утраты (хищения) бланков строгой отчетности.

Разрешая заявленные требования, суд первой инстанции обоснованно исходил из того, что договор добровольного страхования средств наземного транспорта и гражданской ответственности владельцев транспортных средств АТ N 0239139, предметом которого является автомашина, между сторонами не заключался, в связи с чем пришел к правильному выводу об отказе в удовлетворении заявленных истцом требований.
Страховая компания сама не обеспечила сохранность документов, т.к. согласно пункту 2.1 ст. 6 Закона РФ "Об организации страхового дела в Российской Федерации" от 27 ноября 1992 года N 4015-1 страховщики должны создать условия для обеспечения сохранности документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых устанавливаются органом страхового надзора. Приказом Минфина РФ от 29.12.2010 N 193н утверждены Перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требования к обеспечению сохранности таких документов. Указанный Перечень разработан в соответствии с пунктом 2.1 статьи 6 Закона Российской Федерации от 27 ноября 1992 г. N 4015-1 "Об организации страхового дела в Российской Федерации". Требования к обеспечению сохранности документов, указанные в Перечне, обязательны для выполнения страховщиками.
Представляется неоднозначным видение этого дела. Тех документов о заключении договора страхования КАСКО, что представлены истцом, суду показалось недостаточно, чтобы признать сделку состоявшейся. В итоге еще и гражданин Ф. должен был ознакомиться с информацией об утере бланка строгой отчетности на сайте компании. Встает вопрос о том, как он должен был узнать о том, что бланк потерян? Пункт 18 Перечня не обязывает клиента раз в месяц проверять номер полиса на предмет его утраты компанией.
В иных двусторонних правоотношениях, где требуется заключать сделку письменно, утрата документа одной стороной не отменяет факт наступления этого правоотношения.
Удобный инструмент для страховых компаний - потерять документы с целью отказа в возмещении ущерба по страховому случаю.

Таблица 2. Дело о бланке строгой отчетности

Еще одно дело, связанное с уничтожением документов. Казалось бы, дело простое, с признанием вины. Но тут вновь ответчик, не верно истолковав нормы о хранении документов, может быть, и умышленно, получил небольшой штраф - 2 500 рублей.
В организации ООО "Объединенная Городская Компания Новый Коммунальный Стандарт" после 16.10.2015 уничтожены документы, относящиеся к собранию собственников помещений многоквартирного дома, а именно бланки голосования от 18.03.2015, тем самым создано препятствие собственникам помещений дома для обжалования принятых решений по указанному собранию. Директор компании вину признал, дал письменное пояснение. Согласно акту о выделении документов для уничтожения от 16.10.2015 в организации ООО "ОГК НКС" было принято решение об уничтожении документов, относящихся к собранию собственников помещений многоквартирного дома от 18.03.2015, - документов, содержащих персональные данные лиц, принимающих участие в голосовании (бланки голосования). Бюллетени для голосования (ввиду защиты персональных данных) были уничтожены.
Заслушав материалы дела, суд приходит к убеждению о виновности должностного лица - генерального директора ООО "ОГК НКС" в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ, т.е. в неисполнении обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также в нарушении установленных порядка и сроков хранения таких документов.

Дело в том, что четкие сроки хранения бюллетеней для голосования в нормативно-правовых актах отсутствуют, т.е. законодательно не определены. Однако, исходя из нормы части 6 статьи 46 Жилищного кодекса РФ <4>, можно предположить, что срок хранения не менее 6 месяцев со дня, когда собственник узнал или должен был узнать о принятом решении.
——————————–
<4> Собственник помещения в многоквартирном доме вправе обжаловать в суд решение, принятое общим собранием собственников помещений в данном доме с нарушением требований настоящего Кодекса, в случае, если он не принимал участия в этом собрании или голосовал против принятия такого решения и если таким решением нарушены его права и законные интересы. Заявление о таком обжаловании может быть подано в суд в течение шести месяцев со дня, когда указанный собственник узнал или должен был узнать о принятом решении. Суд с учетом всех обстоятельств дела вправе оставить в силе обжалуемое решение, если голосование указанного собственника не могло повлиять на результаты голосования, допущенные нарушения не являются существенными и принятое решение не повлекло за собой причинение убытков указанному собственнику.

Этот вопрос в судах возникал неоднократно. Очевиден пробел в этой сфере.

Дело о постановке на учет лица в качестве безработного

Архивная справка решает все.
В очередной раз подтверждается значимость сохранности документов по личному составу ликвидированных предприятий, т.к. получение архивной справки о заработной плате - это единственная возможность подтвердить официальный доход.
Истец обратился в КУ Омской области "Центр занятости населения Нижнеомского района" с заявлением о регистрации его в качестве безработного, но получил отказ, поскольку не представил справку о средней заработной плате установленного образца. Вместе с тем в центр занятости представлена справка из архива о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы. Предоставление архивной справки обусловлено ликвидацией СПК "Паутовский".
На основе данного отказа прокурор обратился в суд в интересах гражданина с исковым заявлением к КУ Омской области "Центр занятости населения Нижнеомского района". Просил суд обязать КУ Омской области "Центр занятости населения Нижнеомского района" зарегистрировать гражданина в качестве безработного и назначить ему пособие по безработице.
Из возражений ответчика:
истец не представил справку о среднем заработке с последнего места работы, вместо которой была представлена архивная справка. Согласно разъяснениям, изложенным в письме Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 05.08.2011, перечень документов, необходимых для принятия решения о признании гражданина безработным, является исчерпывающим и не подлежит расширительному толкованию в части замены справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы ее копией.
Однако суд, исходя из здравого смысла и недопущения в данном случае формального толкования норм ведомственных актов, посчитал, что нельзя допускать ущемление конституционно гарантированного права гражданина на социальные выплаты, получение помощи в трудоустройстве. Гражданин представил официальный документ, надлежащим образом удостоверенный и содержащий истребуемые сведения.
Суд указал, что среднемесячный заработок работника может подтверждаться справкой, выданной в случае ликвидации работодателя архивной организацией, располагающей необходимыми сведениями, переданными работодателем, поскольку в ином порядке получение требуемых документов не представляется возможным. В итоге решение Нижнеомского районного суда Омской области от 30 января 2013 года оставлено без изменения, апелляционная жалоба Казенного учреждения Омской области "Центр занятости населения Нижнеомского района" - без удовлетворения.

Таблица 4. Дело об архивной справке

М.М. Сичкарева
Главный специалист
Аппарат Правительства Пермского края

При отсутствии документов, подтверждающих правильность расчета налогов, могут применяться следующие санкции:

Штраф по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, выразившееся в отсутствии первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета. Размер штрафа составляет: 5000 руб. – если нарушение допускалось в течение одного налогового периода; 15 000 руб. – если нарушение допускалось в течение более одного налогового периода; 10 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. – если в результате нарушения была занижена налоговая база;

Штраф по ст. 122 НК РФ за неуплату или неполную уплату сумм налога в результате занижения налоговой базы в размере 20 % от неуплаченных сумм налога, а если будет доказан умышленный характер нарушения – в размере 40 % от неуплаченных сумм налога;

Штраф по ст. 126 НК РФ за непредставление в установленный срок в налоговые органы документов в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Кроме того, при выявлении факта неуплаты или неполной уплаты налога с налогоплательщика будут взысканы суммы неуплаченного налога и пени.

Наиболее благоприятная для налогоплательщиков арбитражная практика сложилась относительно применения в рассматриваемом случае санкций по ст. 126 НК РФ. При рассмотрении дел, касающихся применения штрафа по ст. 126 НК РФ, при утере или уничтожении документов, в большинстве случаев суд указывал, что исходя из содержания данной статьи, а также ст. 93 НК РФ, регламентирующей порядок истребования документов у налогоплательщика, ответственность по ст. 126 наступает, только когда соответствующие документы имеются у налогоплательщика в наличии. Если же документы на момент истребования отсутствовали, то в действиях налогоплательщика отсутствует состав правонарушения, предусмотренного ст. 126 НК РФ.

В качестве примеров подобных судебных решений можно привести Постановления ФАС СЗО от 04 ноября 2003 года № А42-3207/03-20; от 29 сентября 2003 года № А44-1202/03-С15; от 16 июня 2004 года № А52/4734/2003/2.

Иная ситуация наблюдается в отношении применения штрафа по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. В данном случае формально факт нарушения очевиден: у организации отсутствуют первичные и другие документы. Однако при грамотной аргументации организация имеет шансы убедить суд в отсутствии своей вины в совершении данного налогового правонарушения. Речь идет о применении ст. ст. 109 и 111 НК РФ. В соответствии со ст. 109 НК РФ лицо не может быть привлечено к ответственности при отсутствии вины в совершении налогового правонарушения. При этом на основании пп. 1 п. 1 ст. 111 НК РФ обстоятельствами, исключающими вину лица в совершении налогового правонарушения, признается совершение деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, вследствие стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоятельств (указанные обстоятельства устанавливаются наличием общеизвестных фактов, публикаций в средствах массовой информации и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания). Поэтому утрата документов не по вине организации не образует состава правонарушения, ответственность за которое предусмотрена ст. 120 НК РФ.

Примерами судебных решений, в которых установлено отсутствие вины налогоплательщика в совершении правонарушения, предусмотренного ст. 120 НК РФ, являются Постановления ФАС СЗО от 14 сентября 2004 года № А13-180/04-14; от 04 августа 2004 года № А13-4401/03-11; от 16 июня 2004 года № А52/3/04/2; ФАС ВСО от 17 августа 2004 года № А33-17993/03-С3-Ф02-3180/04-С1.

Организация может также попытаться убедить суд в том, что утеря документов не по ее вине (в результате пожара, затопления, кражи, стихийного бедствия) является смягчающим обстоятельством в соответствии с подп. 3 п. 1 ст. 112 НК РФ, в этом случае размер штрафа подлежит уменьшению не менее чем в 2 раза на основании п. 3 ст. 114 НК РФ.

И, наконец, при утрате документов весьма вероятно применение к организации штрафа по ст. 122 НК РФ, а также взыскание сумм недоплаты налогов и пеней. Аргументами в пользу налогоплательщика в данном случае также будут отсутствие вины в совершении налогового правонарушения и наличие смягчающих обстоятельств.

Как отмечалось выше, при выявлении факта отсутствия документов налоговые органы нередко прибегают к определению сумм налогов расчетным методом на основании подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. В этом случае организация может попытаться доказать в суде, что налоговые органы применили неверный подход или неправильную методику при расчете налогов таким способом. Аргументами, подтверждающими неправильный выбор налоговой инспекцией аналогичного налогоплательщика, могут служить:

Произвольное определение аналогичной организации (Постановление ФАС ДВО от 30 июня 2004 года № Ф03-А59/04-2/1476);

Применение слишком ограниченного числа критериев для сравнения организаций: например, использовался только показатель среднесписочной численности работников (Постановление ФАС СЗО от 24 декабря 2002 года № А05-5351/02-314/14);

Выявление существенных отличий аналогичной фирмы от налогоплательщика по основным показателям (Постановление ФАС ЗСО от 19 апреля 2004 года № Ф04/2025-417/А03-2004).

В случае, когда при отсутствии документов исчисление сумм налогов производится налоговой инспекцией исходя из сумм доходов, показанных в декларации, но без учета расходов, суд также может встать на сторону налогоплательщика. Так, может быть указано, что налоговая инспекция не воспользовалась своим правом на определение суммы налога расчетным путем, а исчисление налоговой базы без учета расходов неправомерно (Постановления ФАС СЗО от 14 сентября 2004 года № А13-180/04-14, ФАС ВСО от 01 сентября 2005 года № А19-4140/05-15-Ф02-4364/05-С1).

Кроме того, имейте ввиду, что в соответствии с Федеральным законом от 02 июля 2005 года № 83-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей“ и в статью 49 Гражданского кодекса Российской Федерации» регистрирующий орган принимает решение о предстоящем исключении юридического лица из Единого государственного реестра юридических лиц при наличии одновременно двух следующих признаков:

1. Непредставление юридическим лицом в течение последних двенадцати месяцев документов отчетности, предусмотренных законодательством о налогах и сборах.

2. Отсутствие в течение последних двенадцати месяцев операций хотя бы по одному банковскому счету. Настоящий срок применяется и в случаях, если он истек до вступления в силу настоящего Федерального закона или в течение года со дня вступления его в силу.

Решение о предстоящем исключении подлежит опубликованию в течение трех дней с момента принятия такого решения в органах печати, в которых публикуются данные о государственной регистрации юридического лица (п. 3 ст. 21.1 Федерального закона от 08 августа 2001 года № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

Исключаемое юридическое лицо, кредиторы и иные лица, чьи права и законные интересы затрагиваются в связи с исключением недействующего юридического лица из Единого государственного реестра юридических лиц, имеют право направить заявления в срок не позднее чем три месяца со дня опубликования решения о предстоящем исключении. В таком случае решение об исключении недействующего юридического лица из Единого государственного реестра юридических лиц не принимается и юридическое лицо ликвидируется в установленном гражданским законодательством порядке. Обжаловать действия регистрирующих органов можно в течение года со дня, когда потерпевшие узнали или должны были узнать о нарушении своих прав.

Порядок исключения недействующих юридических лиц из Единого государственного реестра юридических лиц распространяется также на юридические лица, зарегистрированные до вступления в силу Федерального закона № 129-ФЗ или до вступления в силу вносимых Федеральным законом № 83-ФЗ изменений (п. 3 ст. 3 Федерального закона № 83-ФЗ).

Избегайте подобных ситуаций, когда принимаете решение о неведении учета в своей организации.

Утрата документов, содержащих сведения, составляющие налоговую тайну проверяемой организации, либо разглашение таких сведений влечет ответственность, предусмотренную законодательством (п. 4 ст. 102 НК РФ). При обнаружении подобных нарушений назначается экспертиза. Порядок назначения и проведения экспертизы определен в ст.95 НК РФ. Решение о привлечении эксперта к проверке принимает инспектор, ее проводящий. Экспертиза производится сотрудниками соответствующих учреждений либо иными специалистами, обладающими специальными знаниями в соответствующей области, на договорной основе. Назначая налоговую экспертизу, проверяющий выносит постановление, где кратко излагает обстоятельства, явившиеся для этого основанием.

Перед началом проведения экспертизы инспектор должен ознакомить эксперта с его правами и обязанностями, установленными п.п. 4, 5 и 8 ст. 95 НК РФ, и предупредить об ответственности за отказ от участия в проведении проверки или дачу заведомо ложного заключения (ст.129 НК РФ).

По результатам проведенной экспертизы эксперт дает заключение в письменной форме от своего имени. В заключении эксперта излагаются проведенные им исследования, сделанные по результатам этих исследований выводы и обоснованные ответы на поставленные вопросы. Если эксперт при производстве экспертизы установит имеющие отношение к предмету экспертизы обстоятельства, по поводу которых ему не были поставлены вопросы, то он вправе включить выводы об этих обстоятельствах в свое заключение. Эксперт может отказаться от дачи заключения, если предоставленные ему материалы, относящиеся к предмету экспертизы, являются недостаточными или если он не обладает необходимыми знаниями для проведения экспертизы. Отказ от дачи заключения оформляется в виде письменного сообщения о невозможности дать заключение. Если в заключении эксперта содержатся выводы, выходящие за пределы его компетенции, соответствующая часть заключения должна рассматриваться как не имеющая доказательственного значения.

Нарушение лицом, имеющим допуск к государственной тайне, установленных правил обращения с содержащими государственную тайну документами, а равно с предметами, сведения о которых составляют государственную тайну, если это повлекло по неосторожности их утрату и наступление тяжких последствий, наказывается ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до трех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.

В соответствии с Письмом Минфина РФ от 19 апреля 2001 г. № 04-01-10/1/1, а также с п.1 ст. 126 части первой НК РФ непредставление в установленный срок налогоплательщиком (налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом, и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет взыскание штрафа в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

В соответствии с НК РФ налоговым правонарушением признается виновно совершенное противоправное (в нарушение законодательства о налогах и сборах) деяние (действие или бездействие) налогоплательщика, налогового агента и иных лиц, за которое Налоговым кодексом установлена ответственность. Это означает, что если при определении вида нарушения отсутствует любой из квалификационных признаков, в том числе вина лица, то данное деяние не может считаться налоговым правонарушением, и, соответственно, санкции не налагаются. Однако следует иметь в виду, что Кодексом устанавливаются различные формы вины, при наличии которых лицо может быть привлечено к ответственности за совершение налогового правонарушения, при этом формы вины иногда неправомерно идентифицируют с отсутствием вины.

В рассматриваемом случае, когда у организации отсутствуют документы налоговой отчетности по причине их утраты, иной утери, необходимо исходить из следующего.

В соответствии со ст. 110 НК РФ виновным в совершении налогового правонарушения признается лицо, совершившее противоправное деяние умышленно или по неосторожности. Налоговое правонарушение признается совершенным по неосторожности, если лицо, его совершившее, не осознавало противоправного характера своих действий (бездействия) либо вредный характер последствий, возникших вследствие этих действий (бездействия).

Это означает, что если документы, необходимые для представления в налоговые органы, были утеряны организацией (должностными лицами организации) и не восстановлены к указанному сроку, хотя должностные лица организации по своему статусу и должностным обязанностям должны и могли осознавать характер последствия этой утери (своего бездействия), то присутствует вина в форме неосторожности. В данном случае налоговые органы правомерно квалифицируют непредставление документов как налоговое правонарушение и привлекают налогоплательщиков к налоговой ответственности.

В связи с изложенным при непредставлении необходимых документов по требованию налогового органа, которые организация должна была иметь, поскольку за отсутствие их налоговым органом применена ст. 120 НК РФ, возможно применение ст. 126, поскольку указанные статьи по смыслу не дублируют наложенную ответственность по Кодексу и могут применяться независимо в качестве меры по конкретному налоговому правонарушению.

Если документ представлен в налоговый орган своевременно, но неправильно заполнен. Наступит ли в данном случае ответственность по ст. 126 НК РФ?

Субъективная сторона деяния, предусмотренного ст. 126 НК РФ, может быть представлена как в виде умысла, так и неосторожности. Формы вины не влияют на квалификацию налогового правонарушения по ст. 126 НК РФ.

Вместе с тем в случае отсутствия вины соответствующего лица оно ответственности по ст. 126 НК РФ не подлежит. Так, по одному из дел суд указал, что изъятие налоговой полицией у налогоплательщика документов без составления подробной описи, повлекшее их частичную утрату, делает невозможным предоставление этих документов налоговому органу, что исключает вину налогоплательщика при привлечении его к ответственности по ст. 126 НК РФ (Постановление ФАС ВСО от 11 января 2001 года № А78-2715/00-С2-962у/Ф02-2914/00-С1).

Статья 126 НК РФ включает в себя три самостоятельных состава налоговых правонарушений, объединенных только объектом и субъективной стороной и различающихся между собой по объективной стороне и субъектному составу.

Структурно ст. 126 НК РФ состоит из трех самостоятельных частей, каждая из которых определяет самостоятельные составы налогового правонарушения и размер налоговой санкции. Пункт 1 ст. 126 НК РФ предусматривает меры ответственности за непредставление сведений налогоплательщиками и налоговыми агентами о самих себе.

Пункты 2 и 3 ст. 126 НК РФ предусматривают меры ответственности за непредставление сведений о налогоплательщиках и налоговых агентах третьими лицами.

Однако в любом случае необходимо учитывать, что сфера применения ст. 126 НК РФ находится в пределах неисполнения установленной обязанности по представлению в налоговый орган документов и (или) сведений в установленный законом срок. Поэтому неправильное заполнение формы того или иного документа в условиях его своевременного предоставления в налоговый орган не может образовывать состава налогового правонарушения по п. 1 ст. 126 НК РФ. Данная позиция нашла отражение и в судебной практике (Постановление ФАС ЗСО от 13 марта 2002 года № Ф04/919-139/А27-2002; Постановление ФАС ЦО от 07 июля 2003 года № А64-4622/02-17).

Материальная ответственность за утрату документов наступает, если утраченный документ не может быть восстановлен в необходимый срок, а его отсутствие наносит организации прямой действительный ущерб. Обесцененным является документ, потерявший юридическую силу, в частности в результате неправильного оформления. Примером может служить ненадлежащим образом составленный акт на приемку продукции. На основании неправильно оформленного акта нельзя применить санкции к организации, поставившей некачественную продукцию (товар). На работника отдела кадров, виновного в задержке трудовой книжки, может быть возложена ограниченная материальная ответственность, так как организация вынуждена оплачивать увольняемому работнику время вынужденного прогула.

Ни одна организация не застрахована от ограбления. Однако к проблемам руководителя организации, потерявшего имущество, добавляются и проблемы бухгалтера, который должен своевременно и правильно оформить документы и пересчитать налоги.

Кража – это тайное хищение чужого имущества в корыстных целях (ст. 158 УК РФ). За совершение данного преступления Уголовным кодексом предусмотрены суровые меры наказания. Однако это не останавливает охотников за чужим добром. Чтобы преступники не радовались жизни, а бухгалтер смог списать убытки от хищения, фирме необходимо подать заявление о краже в милицию. Пока правоохранители расследуют ограбление, счетный работник должен провести инвентаризацию имущества (об этом написано в книге в других главах).

Бывает, что работники милиции не могут установить виновных в ограблении. Тогда они приостанавливают предварительное следствие (подп. 1 п. 1 ст. 208 УПК РФ). Следователь выносит об этом постановление. Чтобы иметь документальное подтверждение о том, что виновные не найдены, получите копию решения (подп. 13 п. 2 ст. 42 УПК РФ). Как уже не раз отмечалось, сто в соответствии со ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. В данном случае таким подтверждением станет постановление о приостановлении следствия. Дело в том, что бухгалтер может включить в состав внереализационных расходов убытки от хищений, виновники которых не установлены (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). То есть при наличии решения следователя счетный работник может уменьшить базу по налогу на прибыль на убытки от кражи (Письмо МНС России от 8 июня 2004 г. № 02-5-10/37). При этом Минфин России считает, что снизить доходы на сумму кражи фирма может только на основании решения суда (Письмо Минфина России от 31 мая 2000 г. № 04-02-05/1).

Если же виновных все-таки нашли и суд это подтвердил, то на основании обвинительного приговора бухгалтер учтет суммы возмещения ущерба в составе внереализационных доходов в соответствии с ПБУ 9/99 (Приказ Минфина России от 6 мая 1999 г. N 32н). Если же суд не признал подозреваемых виновными, то бухгалтер поведет себя в этой ситуации так же, как в случае с неустановлением виновных.

К тому же, если организация заключила договор с охранной фирмой, то она может взыскать убытки с нее. Но, только в том случае, если в соглашении было оговорено, что охранники несут ответственность за украденную собственность. Так, арбитражный суд становится на сторону компаний, если они пользовались услугами ЧОП по договору. При этом неважно, через какое количество времени, хоть через пять минут, «защитники» приехали на место преступления. Если имущество украдено, то его стоимость охранники возместят владельцу (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 15 декабря 2004 г. № А13-5339/04-20).

В случае утраты имущества и основных средств в результате кражи бухгалтер фирмы должен восстановить НДС в бюджет. Такова позиция налоговой службы и Минфина. Чиновники ссылаются на п. 2 ст. 171 Налогового кодекса. Там сказано, что бухгалтер может представить к вычету только суммы НДС, оплаченные фирмой при покупке товаров для их дальнейшей перепродажи или осуществления операций, облагаемых НДС. Поэтому они считают, что для возмещения необходима последующая реализация, и этот факт должен быть подтвержден.

Инспекторы и финансисты делают вывод, что уплаченный и принятый к вычету НДС по основным средствам, выбывшим в связи с чрезвычайными обстоятельствами (например, из-за ограбления), подлежит восстановлению в бюджет. Ведь, несмотря на то что фирма приобрела товары, например, для реализации, впоследствии они перестали участвовать в этой операции.

Кроме того, бухгалтер должен возместить НДС в том налоговом периоде, когда утраченное имущество списывается с учета (Письма Минфина России от 20 сентября 2004 г. N 03-04-11/155, Минфина России от 30 сентября 2003 г. № 04-03-11/77, УМНС по г. Москве от 30 июня 2003 г. № 24–11/35102).

Однако у судей имеется и другое мнение. К примеру, Постановление ФАС Уральского округа от 20 февраля 2003 г. № Ф09-190/03-АК. Фирма приобрела, ввела в эксплуатацию и поставила на учет основные средства. Бухгалтер возместил из бюджета НДС по этой покупке. Затем имущество было украдено. Налоговая инспекция по результатам проверки доначислила налог и пени. Чиновники посчитали, что фирма должна была восстановить НДС в бюджет по похищенным основным средствам. Суд же решил, что фирма не обязана возвращать налог на добавленную стоимость государству, поскольку кража не является реализацией.

И действительно, НК РФ не предусматривает возврат налога в случае утраты имущества. Этот документ предполагает возмещение НДС в двух случаях. Во-первых, если фирма решила воспользоваться освобождением от НДС по ст. 145 НК РФ, то она должна вернуть налог в бюджет. Во-вторых, бухгалтер восстановит налог на добавленную стоимость, если он неправомерно или ошибочно принял его к вычету по товарам, работам или услугам (п. п. 2, 3 ст. 170 НК).

Ни одна компания не застрахована от утраты или порчи документов, причем это может произойти не только вследствие пожара, хищения, затопления, кражи, аварии и т.п. Иногда важные документы просто теряются в силу человеческого фактора. Надо ли восстанавливать утерянные и испорченные документы? И если нужно, то как это правильно осуществить? Сделать копию, дубликат или просто выписать заново? Смущает и то, что восстановленный экземпляр старого документа явно будет отличаться от сохранившихся пожелтевших от времени бумаг - и на это сразу обратит внимание любой проверяющий.
На все эти вопросы мы ответим и расскажем, как правильно поступить в таких случаях.

Требования к наличию и обеспечению сохранности документов

Первичные учетные документы нужны под каждый факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). Факт хозяйственной жизни - это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ).
Первичные учетные документы подтверждают расходы компании, налоговые вычеты по НДС, взаимоотношения с работниками и т.д. Они необходимы самой компании, ее работникам, собственникам бизнеса, инвесторам, банкам, проверяющим из налоговой инспекции, ФСС, ПФР, ГИТ и других контролирующих органов.
Одним из обязательных требований, которым должны отвечать произведенные организацией расходы, является требование подтверждения расходов организации документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором) (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если расход не соответствует хотя бы одному из перечисленных в п. 1 ст. 252 НК РФ требований, то такой расход для целей налогообложения не учитывается (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).
Подтверждением данных налогового учета являются (ст. 313 НК РФ):
- первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
- аналитические регистры налогового учета;
- расчет налоговой базы.
Налоговые вычеты по НДС, предусмотренные ст. 171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур (ст. 169 НК РФ), выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога при ввозе товаров на территорию РФ и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. п. 3, 6 - 8 ст. 171 НК РФ (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Трудовое законодательство также требует оформлять отношения с работником определенными документами (например, издавать приказ о приеме работника на работу, ежегодно утверждать график отпусков (ч. 1 ст. 68, ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ)). Отсутствие документов в определенных случаях будет являться нарушением трудового законодательства (к примеру, отсутствие графика отпусков, табеля учета рабочего времени), за которое на организацию и ее руководителя или на предпринимателя может быть наложен административный штраф. А некоторые первичные кадровые документы (например, расчетная ведомость) необходимы и для бухгалтерского, и для налогового учета, и для отчетности по взносам. За их отсутствие организация может быть привлечена к налоговой ответственности в виде штрафа.
По общему правилу организации обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение 4 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
Отдельные виды документов в налоговых целях должны храниться еще дольше. Например, вся первичная бухгалтерская документация, подтверждающая объем полученного организацией убытка, должна храниться в течение всего срока (10 лет), когда она уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. п. 2, 4 ст. 283, абз. 7 п. 7 ст. 346.18, абз. 7 п. 5 ст. 346.6, абз. 9 п. 16 ст. 214.1 НК РФ, Письма Минфина России от 25.05.2012 N 03-03-06/1/278, от 23.04.2009 N 03-03-06/1/276, от 03.04.2007 N 03-03-06/1/206).
Для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности необходимо сохранить документы, которые подтверждают период ее возникновения (Письмо Минфина России от 08.04.2013 N 03-03-06/1/11347, Определение ВАС РФ от 09.10.2012 N ВАС-5055/12).
Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость основных средств, нужно хранить в течение всего срока, пока организация начисляет амортизацию (Письмо Минфина России от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270).
Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", далее - Закон N 212-ФЗ).
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней должны храниться в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
Для большинства организаций сроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а для акционерных обществ - еще и в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").
Налоговые органы, территориальные органы ФСС РФ и ПФР вправе требовать документы, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, и документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (перечисления) страховых взносов (пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ, п. 1 ч. 1 ст. 29 Закона N 212-ФЗ).
Указанные документы могут быть истребованы у организации налоговыми органами и территориальными органами ФСС РФ и ПФР в случаях проведения в отношении организации камеральной, выездной и повторной выездной проверки и проведения иных контрольных мероприятий, в том числе при необходимости получения документов (информации), касающихся деятельности проверяемой организации, и информации относительно конкретной сделки (п. п. 1, 6 ст. 88, п. 12 ст. 89, ст. ст. 93, 93.1 НК РФ, ст. ст. 34, 35 Закона N 212-ФЗ).
Если у организации нет возможности представить истребуемые документы, то об этом необходимо уведомить проводящий проверку налоговый орган, территориальный орган ПФР, ФСС РФ (п. 3 ст. 93 НК РФ, ч. 6 ст. 37 Закона N 212-ФЗ).
Государственные инспекторы труда имеют право запрашивать у работодателей и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций (ст. 357 ТК РФ).

Обратите внимание! Истребовать документы (информацию) в порядке ст. 93.1 НК РФ можно не только у юридического, но и у физического лица, т.е. у работников организации (Письма Минфина России от 18.07.2012 N 03-02-08/58, ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@ (п. 12)). За непредставление документов предусмотрен штраф 5000 руб. (п. 1 ст. 129.1 НК РФ). В общем случае у работников на руках могут быть лишь справки о доходах по форме 2-НДФЛ и прочие подтверждающие получение доходов документы. Но они могут обладать интересующей налоговых инспекторов информацией - о самом работодателе, его контрагентах, о выплате зарплаты в конвертах и т.д. Так что если в организации проводится проверка, то лучше предупредить работников о таком развитии событий. Если они получили подобное требование, то пусть лучше посоветуются с работодателем, что именно ответить ИФНС - представить ей какую-то подтверждающую информацию или уклончиво ответить, что никакими документами и интересующими данными они не располагают.

Отсутствие первичных учетных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета является одним из грубых нарушений правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, что влечет взыскание штрафа по ст. 120 НК РФ (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).
За такое грубое нарушение правил учета, которое не повлекло занижения налоговой базы, установлен штраф в следующем размере:
- 10 000 руб., если правонарушение совершено в течение одного налогового периода (п. 1 ст. 120 НК РФ);
- 30 000 руб., если те же деяния совершены в течение более одного налогового периода (п. 2 ст. 120 НК РФ).
Если же в результате отсутствия первичных учетных документов произошло занижение налоговой базы, размер штрафа составляет 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120, п. 1 ст. 122, ст. 123 НК РФ).
Непредставление в установленный срок организацией в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных законодательством о налогах и сборах РФ, при отсутствии признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. ст. 119, 129.4, 129.6 НК РФ, влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Если работодатель отказался представить в территориальные органы ПФР или ФСС РФ затребованные ими документы (копии документов), на него может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый документ (ст. 48 Закона N 212-ФЗ).
Организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
При этом за организацию хранения документов бухгалтерского учета отвечает не главный бухгалтер, а руководитель организации (ч. 1 ст. 7, ч. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
На руководителя организации может быть наложен административный штраф (примечание к ст. 2.4, ст. 15.11, ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ):
- в размере от 2000 до 3000 руб. - за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов;
- в размере от 300 руб. до 500 руб. - за непредставление документов и сведений, истребованных при проверке налоговым органом, ПФР или ФСС.
В то же время руководитель может передать свои полномочия сотруднику организации путем оформления соответствующего приказа (распоряжения). В этом случае уполномоченный сотрудник также будет отвечать за нарушение порядка хранения документации.

Надо ли восстанавливать документы?

Действующее законодательство не предусматривает обязанности восстанавливать утраченные документы. Как отмечено выше, в силу пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.
Истребуемые налоговым органом документы представляются с учетом положения, предусмотренного п. 5 ст. 93 НК РФ, согласно которому налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного лица. Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также в случае, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.
В ходе проведения налогового мониторинга налоговая инспекция не вправе истребовать у организации документы, ранее представленные в налоговый орган в виде заверенных организацией копий (п. 6 ст. 105.29 НК РФ).
Тем не менее контролирующие органы считают, что в целях обеспечения исполнения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ и представления в установленном порядке в налоговый орган документов, указанных в этом подпункте, утраченные документы, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, должны быть восстановлены, в том числе и когда утраченные документы уже были проверены налоговой инспекцией (Письма Минфина России от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения нижестоящих налоговых органов Письмом ФНС России от 14.08.2013 N АС-4-3/14759@), от 11.08.2011 N 03-02-07/1-288, от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191, УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411).
Организацию нельзя привлечь к налоговой ответственности по ст. 126 НК РФ за непредставление документов по требованию налогового органа, если она может подтвердить, что они утрачены по не зависящим от нее обстоятельствам.
Судьи поддерживают организации, если налоговый орган истребует документы, которых у них нет в силу объективных обстоятельств, и признают причины утраты документов уважительными в следующих случаях:
- при пожаре - Постановления ФАС Московского округа от 22.10.2012 по делу N А41-31823/10, ФАС Волго-Вятского округа от 28.09.2012 по делу N А17-6025/2010, ФАС Московского округа от 25.10.2011 по делу N А40-151885/10-115-666, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.06.2010 по делу N А32-47682/2009;
- из-за залива помещений, где хранились документы, - Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 28.12.2011 по делу N А32-6904/2010, от 08.12.2010 по делу N А63-16697/2008, ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2008 N Ф04-450/2008(1059-А67-14) по делу N А67-3461/07;
- в связи с переездом - Постановления ФАС Уральского округа от 29.02.2012 N Ф09-332/12 по делу N А07-5519/11, ФАС Северо-Кавказского округа от 02.08.2010 по делу N А32-7746/2010-58/156;
- при краже - Постановления ФАС Центрального округа от 19.03.2012 по делу N А23-1222/2011ДСП, ФАС Западно-Сибирского округа от 29.12.2010 по делу N А27-6824/2010;
- по вине недобросовестных действий компании, осуществлявшей бухгалтерский и налоговый учет - Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.12.2010 по делу N А45-9482/2010.
Судьи разъясняют, что ответственность за правонарушение, предусмотренное п. 1 ст. 126 НК РФ, может быть применена только в том случае, если запрашиваемые документы имелись в наличии у налогоплательщика, а также у него была реальная возможность представить их в указанный срок.
Если имеются объективные причины отсутствия документов (пожар, хищение, авария, изъятие правоохранительными органами), то неважно, по какой статье организацию оштрафовали (по ст. 120 или по ст. 126 НК РФ), оспорить штраф можно в суде (Постановления ФАС Московского округа от 14.06.2013 по делу N А40-111468/12-20-575, от 26.11.2012 по делу N А40-32265/12-140-155; ФАС Западно-Сибирского округа от 29.12.2010 по делу N А27-6824/2010; ФАС Поволжского округа от 01.09.2011 по делу N А55-22694/2010; ФАС Северо-Кавказского округа от 05.04.2013 по делу N А32-4116/2011). Отсутствие вины организации будет подтверждаться справкой соответствующего государственного органа, перепиской с контрагентами по вопросу восстановления утраченных документов и т.п. (Постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 27.08.2012 N 09АП-20494/2012-АК по делу N А40-32265/12-140-155, Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.07.2011 N 18АП-5547/2011 по делу N А34-6199/2010, ФАС Волго-Вятского округа от 31.08.2009 по делу N А17-6799/2008).
При получении требования о представлении документов, которых у организации нет в силу объективных причин, нужно уведомить налоговую инспекцию об отсутствии запрошенных документов и причинах их отсутствия. К уведомлению необходимо приложить копии документов, которыми организация может подтвердить причины отсутствия истребуемых документов (акт о пожаре, справку о краже и т.п.). Сделать это надо в первый рабочий день после получения требования ИФНС (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ).
Однако во избежание конфликтов с проверяющими из ИФНС, ФСС РФ, ПФР, ГИТ мы все-таки рекомендуем организации принять все возможные меры по восстановлению утраченных документов, причем независимо от причин утраты.
Во-первых, при отсутствии документов по любым причинам ни у проверяющих из ИФНС, ФСС РФ, ПФР, ГИТ, ни у суда не будет оснований для того, чтобы убедиться в обоснованности позиции организации, поверить в правильность расчетов по налогам, страховым взносам или освободить от ответственности за их непредставление.
Самое неприятное - это не штрафы за отсутствие (ст. 120 НК РФ) или непредставление первичных учетных документов (ст. 126 НК РФ), которые при определенных обстоятельствах еще можно оспорить. Дело в том, что, если организация не сможет подтвердить документами произведенные расходы, проверяющие доначислят ей налог на прибыль или налог при УСНО, снимут вычеты по НДС, оштрафуют организацию за их неуплату по ст. 122 НК РФ, начислят пени по ст. 75 НК РФ. А суд может признать такие действия налогового органа правомерными (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 17.06.2013 по делу N А21-4194/2012, от 02.04.2013 по делу N А56-24479/2012, ФАС Центрального округа от 04.06.2013 по делу N А35-1143/2012).
Например, суд исходя из норм ст. ст. 252, 255 НК РФ посчитал неправомерным включение обществом в расходы по налогу на прибыль выплаченной директору М. заработной платы, так как документально не подтверждено фактическое исполнение М. трудовых обязанностей. М. назначена директором общества по решению единственного участника, проживала в Канаде и обязанности руководителя на основании доверенности исполняла ее мать.
По табелю учета рабочего времени М. в течение года работала каждый рабочий день по восемь часов. Из пояснений матери М. следует, что вопросы, касающиеся деятельности общества, М. решала по телефону, при этом М. звонила в организацию один раз в месяц. Заработную плату М. по доверенности ежемесячно получала ее мать. Учитывая, что М. фактически не исполняла трудовые обязанности в течение рабочего дня по восемь часов и нет доказательств, подтверждающих руководство М. деятельностью общества, суд не принял в качестве доказательств обоснованности расходов представленные обществом документы (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 31.08.2009 N Ф04-5161/2009(13429-А46-26), Ф04-5161/2009(20351-А46-26) по делу N А46-24100/2008).
Во-вторых, даже попытка восстановления документов (издание соответствующего приказа) поможет организации выиграть налоговый спор. Так, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.01.2010 по делу N А55-10367/2009 суд сделал вывод о том, что совокупность представленных доказательств не свидетельствует о получении обществом необоснованной налоговой выгоды. Утрата и невосстановление первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, произошли не в результате виновных действий налогоплательщика, а обусловлены чрезвычайными, непреодолимыми обстоятельствами. Судьи указали, что налогоплательщик предпринял меры к восстановлению утраченных документов, однако это не представилось возможным, поскольку контрагент был исключен из ЕГРЮЛ.
Поэтому утраченные документы все-таки лучше восстанавливать.

Пример 1. Компания утратила много первичных документов о расходах по сделкам с одним контрагентом сначала из-за пожара, потом из-за залива по причине неисправности кровли крыши. Налоговые инспекторы отказали в учете затрат, а в утрате документов обвинили саму компанию.
Судьи разъяснили, что при утрате первичных учетных документов инспекторы должны применять расчетный метод. То есть определять налоговые обязательства компании, сравнивая ее показатели с данными других организаций. Нельзя было просто отказывать в учете затрат. Кроме того, справка пожарной службы и акт о причинах залива доказывали, что компания не виновна в этих происшествиях (Постановление ФАС Московского округа от 12.02.2014 N Ф05-2554/2013 по делу N А40-136320/12-140-970).

Пример 2. Компаниям нужно хранить переписку с контрагентами, квитанции о направлении писем по поводу восстановления утраченных первичных учетных документов и счетов-фактур, поскольку это может пригодиться в случае налоговой проверки.
В Постановлении Арбитражного суда Московского округа от 02.10.2014 N Ф05-9972/14 по делу N А40-41982/13 судьи поддержали доначисления НДС на сумму более 100 млн руб. Компания не смогла представить счета-фактуры на проверку и объяснила, что их похитили. Восстановленные счета-фактуры она представила уже в суд. Но судьи не приняли их, так как некоторые контрагенты на момент восстановления документов уже были ликвидированы, другие не подтвердили, что компания к ним обращалась. А у самой организации не сохранилось никаких доказательств совершения действий по восстановлению документов: переписки с контрагентами, квитанций о направлении им писем и др.
Поэтому, чтобы избежать налоговых споров, все запросы контрагентам о выдаче дубликатов первичных учетных документов надо направлять только в письменном виде по почте, факсу или электронной почте.

Какие документы нужно восстанавливать?

Восстанавливать нужно только те документы, срок хранения которых не истек.
Как сказано в Письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д.
Поскольку в случае утраты документов организацию, прежде всего, интересуют негативные налоговые последствия (невозможность документально подтвердить расходы, право на вычеты НДС, как следствие, взыскание недоимки по налогам, страховым взносам, начисление штрафов и пени), то в обязательном порядке необходимо восстановить только документы, относящиеся к периодам, которые могут быть охвачены налоговой проверкой или проверкой внебюджетных фондов (если такие проверки еще не проводились), а это по общему правилу 3 календарных года, предшествующие году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ, ч. 9 ст. 35 Закона N 212-ФЗ). Ведь обосновать правомерность применения налоговых вычетов по НДС и учета расходов в целях налогообложения должен именно налогоплательщик (п. 1 ст. 252 НК РФ, Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10963/06).
Если же восстановление документов невозможно, налоговые инспекторы исключат расходы при исчислении налога на прибыль (единого налога при УСН) и снимут налоговые вычеты по НДС как документально неподтвержденные, взыщут недоимку по налогам, начислят штрафы и пени.
Целесообразность восстановления остальных документов руководство организации решает по своему усмотрению.

Порядок действий при восстановлении документов

Правила восстановления утраченных документов законодательством не установлены (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.06.2013 N 09АП-18970/2013 по делу N А40-150069/12).
На практике процедура действий по восстановлению документов по общему правилу включает в себя следующие шаги.

Шаг 1. Документальное подтверждение факта утраты документов

При утрате документов в случае чрезвычайного происшествия (стихийного бедствия, пожара, похищения, аварии и т.д.), вызванного экстремальными условиями, необходимо получить документальное подтверждение того факта, что данное событие имело место. Например, таким документами могут быть:
- при пожаре - акт о пожаре, составленный руководителем тушения пожара из подразделения ФПС МЧС России, в котором указывается в том числе количество поврежденных пожаром строений, помещений, техники и условия, способствовавшие развитию пожара; или протокол осмотра места происшествия по делу о пожаре; или справка ФПС МЧС России; а также акт инвентаризации, фиксирующий стоимость утраченного имущества (Приложение N 2 Порядка тушения пожаров подразделениями пожарной охраны, утвержденного Приказом МЧС России от 31.03.2011 N 156, Письма Минфина России от 24.09.2007 N 03-03-06/1/691, УФНС России по г. Москве от 25.06.2009 N 16-15/065190, от 23.10.2006 N 20-12/92773).

Обратите внимание! Кроме того, организация должна документально подтвердить, что причинами ущерба являются обстоятельства объективного характера, например, что документы уничтожены, поскольку находились именно в зоне пожара, или вследствие того, что бухгалтерия и отдел кадров располагались в помещении, непосредственно прилегающем к очагу пожара (Письмо УФНС России по г. Москве от 23.10.2006 N 20-12/92773, Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.05.2006 N А19-18229/05-43-Ф02-1919/06-С1 по делу N А19-18229/05-43, ФАС Московского округа от 26.02.2008 N КА-А40/596-08 по делу N А40-35716/07-75-212);

При заливе помещении, где хранились документы, - справка о затоплении от коммунальной службы или от собственника здания в случае аренды помещений, справка о наводнении от МЧС России и Гидрометцентра, подтверждающая факт наступления наводнения;
- при краже - справка из полиции о факте хищения имущества и документов, талон-уведомление о приеме и регистрации заявления (Приложение N 5 Инструкции о порядке приема, регистрации и разрешения в территориальных органах МВД России заявлений и сообщений о преступлениях, об административных правонарушениях, о происшествиях, утвержденной Приказом МВД России от 29.08.2014 N 736).
При утрате документов в отсутствие чрезвычайных обстоятельств надо затребовать у работника, потерявшего документ, письменное объяснение (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

Шаг 2. Создание комиссии по расследованию причин пропажи, гибели документов

При утрате первичных учетных документов руководитель организации обязан создать комиссию по расследованию причин их пропажи, гибели. При необходимости для участия в работе комиссии могут быть приглашены представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Такой порядок предусмотрен п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105, которое все еще действует в части, не противоречащей Закону N 402-ФЗ (ч. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Указанный порядок действий предусмотрен для случаев утраты первичных учетных документов. Но руководствоваться им целесообразно также при повреждении или утрате других видов документов, так как иных правил не установлено.
Создание комиссии оформляется приказом по организации.

Обратите внимание! Формы, которые содержались в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, далеко не все являлись первичными учетными документами. А Закон N 402-ФЗ предъявляет требования исключительно к первичным учетным документам. К ним относятся документы, которые оформляют факт хозяйственной жизни. В свою очередь, факт хозяйственной жизни в бухгалтерском учете связывается с изменением финансового состояния организации (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). Поэтому если оформляется операция, которая приводит к изменению финансового состояния организации, то в этом случае первичные учетные документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Закона N 402-ФЗ.
Например, из всех документов, которыми оформляется служебная командировка, единственным первичным учетным документом является авансовый отчет. Только признание руководителем организации реальной задолженности перед командированным работником суммы, которая истрачена им в командировке и отражена в авансовом отчете, меняет финансовое состояние организации. А сам приказ о направлении работника в командировку никак не влияет на финансовое положение организации, он только предшествует факту хозяйственной жизни.

Шаг 3 (только для чрезвычайных ситуаций). Проведение обязательной инвентаризации

При возникновении чрезвычайных ситуаций (хищения, стихийного бедствия, пожара, аварии и др.), вызванных экстремальными условиями, организация обязана провести инвентаризацию (ч. 3 ст. 11, ч. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, Письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411).
Порядок проведения инвентаризации и способ отражения результатов установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.
Комиссия проводит обязательную инвентаризацию сохранившихся документов и составляет перечень тех, которые утрачены или повреждены. Если утрата (порча) документов не связана с чрезвычайными обстоятельствами, их инвентаризацию проводить не обязательно, но ее можно провести в добровольном порядке (ч. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ). При этом не стоит проводить обычную инвентаризацию, если организации известно, какие конкретные документы утрачены или есть опись документов из пропавшей папки.

Шаг 4. Оформление акта

После установления причин утраты (порчи) документов комиссия по результатам своей работы составляет акт, который утверждает руководитель организации (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105).
Акт составляется в произвольной форме с обязательным указанием в нем состава комиссии, перечня утраченных документов и причин их утраты.

Шаг 5. Восстановление документов

Внешние первичные учетные документы восстанавливаются путем направления запросов в адрес банков, обслуживающих вашу организацию, и ваших контрагентов с просьбой предоставить вам копии выписок по банковским счетам вашей компании и копии платежных поручений, а также дубликаты договоров, товарных накладных, актов, счетов-фактур и т.д. Обычно такая услуга и у банков, и у некоторых деловых партнеров платная.
Собственные внешние и внутренние первичные учетные документы, которые хранятся в бухгалтерской программе, в программе "зарплата и кадры", нужно заново распечатать и подписать.
Восстановление документа производится путем оформления (Письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411 (п. 1)):
- или заверенной копии оригинала документа;
- или дубликата документа.
Порядок оформления копий документов регламентирован пп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Госстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, и п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (Письма Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142, от 11.05.2012 N 03-02-07/1-122).
Согласно указанным нормам копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, а заверенной копией документа признается копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Напомним, что с 07.04.2015 общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества не обязаны иметь круглую печать (Федеральный закон от 06.04.2015 N 82-ФЗ). С этой же даты сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества, отсутствие такой информации свидетельствует о том, что у юридического лица нет печати.
В то же время указанный порядок является рекомендованным, но необязательным (абз. 4 разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Поэтому заверительная надпись может выглядеть иначе и располагаться в любом свободном поле документа.
Арбитражная практика подтверждает, что налогоплательщик при утрате первичных документов также может подтвердить свои расходы их восстановленными копиями, в частности:
- при утрате первичных документов налогоплательщик для подтверждения расходов вправе представить в суд для оценки их восстановленные копии. Кроме того, подтвердить расходы можно копиями других документов, в частности счетов-фактур (Постановление ФАС Московского округа от 16.11.2012 по делу N А40-41130/11-91-180);
- налогоплательщик не представил ряд первичных документов в ходе выездной проверки в связи с их утратой при переезде в другой офис. Однако вместе с апелляционной жалобой в вышестоящий налоговый орган налогоплательщик представил восстановленные копии документов. Налоговый орган отказал в расходах, сославшись на то, что копии документов не заверены в соответствии с п. п. 3.22 и 3.26 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003. Суд указал, что законодательство о налогах и сборах не содержит запрета на подтверждение расходов копиями первичных документов (Постановление ФАС Московского округа от 19.01.2012 по делу N А40-33539/11-99-146).
Дубликат документа - это повторный экземпляр подлинника документа (пп. 22 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).
Так что не путайте заверенную копию документа с его дубликатом. Дубликат приравнивается к оригиналу.
Даже если восстановленные документы будут иметь вполне объяснимые недостатки в оформлении (например, из-за увольнения лиц, подписавших оригиналы, восстановленные документы подписаны другими лицами; из-за расхождения номеров первичных учетных документов, указанных в них и отраженных в регистрах налогового и бухгалтерского учета, связанного с ведением бухучета в системе 1 С-Бухгалтерия (версия 7.7), которая автоматически (по порядку) нумерует данные документы), то суд примет их в качестве доказательств правоты организации (Постановления ФАС Московского округа от 09.02.2009 N КА-А40/80-09 по делу N А40-15235/08-140-47, оставлено в силе Определением ВАС РФ от 20.04.2009 N 4405/09, Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.06.2013 N 09АП-18970/2013 по делу N А40-150069/12).

Пример 3. В августе 2015 г. при переезде в другое здание компания потеряла часть приказов по приему и увольнению работников за 2013 г. При этом в личных делах работников сохранились копии таких документов.
Во избежание споров как с проверяющими, так и с самими работниками лучше восстанавливать оригиналы потерянных приказов, даже при наличии их копий.
Дело в том, что срок хранения приказов по личному составу не менее 75 лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", п. "б" ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Так что копии приказов надо заменить дубликатами.
Для восстановления документов надо провести служебное расследование для установления причин и обстоятельств, которые привели к потере документов, отразить факт их утраты в акте, указав весь перечень утраченных приказов, их состав, период, за который они составлены. Потом приказом по организации назначить комиссию или отдельного сотрудника, ответственных за восстановление документов с указанием сроков такой работы.

Таков общий порядок восстановления первичных учетных документов, в числе которых очень много первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.

От утраты бухгалтерских и налоговых документов не застрахован никто. Документы могут сгореть при пожаре, пострадать при транспортировке и т.п. Наконец, они могут быть просто украдены. К сожалению, далеко не все бухгалтеры знают, как избежать негативных последствий таких потерь.

По Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации должны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность не менее пяти лет. Ответственность за несоблюдение этого требования несет руководитель предприятия. В случае нарушения с него можно взыскать штраф в размере от 20 до 30 МРОТ (ст. 15.11 КоАП РФ).
Налоговый кодекс обязывает организации хранить документы, необходимые для исчисления налогов, в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23). Отсутствие первичных документов и регистров бухучета признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За совершение такого правонарушения предприятия наказываются по статье 120 НК РФ. С них взимается штраф в размере от 5 тысяч рублей до 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тысяч рублей.
Таким образом, за утрату бухгалтерских документов к ответственности может быть привлечена как сама организация, так и ее руководящие работники. Предприятия "отвечают" по Налоговому кодексу, а руководители - по административному. Но на практике потеря документов доставляет больше всего хлопот бухгалтеру.

Налоговики считают, фирмы платят

Оставшегося без документов налогоплательщика ждет не только штраф. Налоговики вправе обвинить его в отсутствии учета доходов и расходов и пересчитать уплаченные им суммы налогов на основе информации об аналогичных организациях (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). Налоговый кодекс не разъясняет, какие организации признаются аналогичными. Поэтому, рассчитывая налоги подобным образом, инспекторы продолжают руководствоваться порядком, утвержденным письмом Госналогслужбы России от 13 августа 1994 года № ВГ-4-13/94н.
Как правило, при выборе аналогичной организации учитывается ее отраслевая принадлежность, вид деятельности, среднемесячный размер выручки и среднесписочная численность работников. Иногда во внимание принимается общая стоимость основных средств.
Порядок расчета налогов "по аналогии" зависит от того, можно ли определить выручку налогоплательщика, утратившего документы или нет. Если возможно, то налогооблагаемую базу проверяемого предприятия исчисляют, умножив его выручку на расчетный коэффициент. В свою очередь этот коэффициент определяется делением облагаемого дохода аналогичной организации на ее выручку.
Если выручку предприятия установить нельзя, то налоговую базу рассчитывают, умножив численность его производственного персонала на коэффициент (частное от деления облагаемого дохода аналогичной организации на численность ее штата).
Заметим, что налоговики учитывают только недоплату налогов, выявленную в результате расчета "по аналогии". Полученная таким методом переплата во внимание не принимается.

Пример
В феврале 2002 года в офисе московской торговой фирмы ЗАО "Интерьер" произошел пожар. В результате сгорели все бухгалтерские и налоговые документы за 2001 год. В мае 2002 года на предприятии началась налоговая проверка. Инспекторы запросили документы, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налога на прибыль и НДС за 2001 год.
Из-за отсутствия запрашиваемых документов фирма не смогла выполнить требования налоговой инспекции. На этом основании проверяющие решили рассчитать причитающиеся с нее суммы налогов по аналогии со столичной фирмой ООО "Синтез", реализующей схожие товары и имеющей приблизительно ту же численность работников, что и ЗАО "Интерьер".
При исчислении налоговой базы проверяющие учитывали выручку ЗАО "Интерьер", указанную в декларациях. Порядок расчета налога на прибыль и НДС показан соответственно в таблицах 1 и 2. Из таблицы 1 видно, что при исчислении налога на прибыль была установлена недоплата в размере 39 000 рублей (361 000 - 322 000). На основании данных таблицы 2 налоговики сделали вывод о том, что сумма НДС была занижена как в каждом квартале, так и в целом за год. Общая сумма недоимки составила 7900 рублей (112 700 - 104 800).
В связи с этим сотрудники налоговой инспекции потребовали от ЗАО "Интерьер" доплатить суммы налогов и перечислить пени. Кроме того, предприятие было привлечено к налоговой ответственности по статье 122 НК РФ.

Таблица 1

Расчет налога на прибыль (руб.):

Таблица 2

Расчет НДС (руб.):

	ООО «Синтез»		ЗАО «Интерьер»
	Выручка от реализации	Сумма НДС	Выручка	Рассчитанный НДС	Заявленный НДС
I квартал	1 000 000	33 500	1 100 000	36 850 (1 100 000 x (33 500: 1 000 000))	36 300
II квартал	800 000	22 000	900 000	24 750 (900 000 x (22 000: 800 000))	21 000
III квартал	950 000	29 000	950 000	29 000 (950 000 x (29 000: 950 000))	28 500
IV квартал	750 000	19 500	850 000	22 100 (850 000 x (19 500: 750 000))	19 000
Итого:	3 500 000	104 000	3 800 000	112 700	104 800

Уважительные причины

Уплачивать штраф придется только той организации, которая виновна в потере первичных документов. Причем наличие умысла или неосторожности в ее действиях должны доказывать налоговики.
Фирма не несет ответственности за утрату документов, если она не могла обеспечить их сохранность. Однако помешать организации принять необходимые меры может только непреодолимая сила (форс-мажор). По статье 401 Гражданского кодекса таковой признается "чрезвычайное и непреодолимое при данных условиях обстоятельство" (авария, наводнение, ураган и т. д.). Вместе с тем нельзя считать форс-мажором пожар в здании, которое не было оборудовано средствами пожарной защиты (огнетушителями, сигнализацией и т. д.), или кражу из помещения, не предназначенного для хранения документов (производственный цех, товарный склад и т. д.).
Только официально подтвержденные факты пожара, аварии или кражи могут послужить основанием для освобождения предприятия от ответственности за утрату документов. Как зафиксировать форс-мажорное обстоятельство?
Сначала организации нужно получить официальное подтверждение произошедшего. Например, о пожаре свидетельствует акт, составленный органами пожарного надзора, о краже - справка из милиции о том, что от потерпевшего принято соответствующее заявление. После этого руководитель предприятия должен утвердить состав комиссии по расследованию причин случившегося. Как правило, к расследованию привлекаются представители государственной противопожарной службы, внутренних дел и других уполномоченных организаций. Результаты работы комиссии оформляются специальным актом (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105).
Одновременно с назначением комиссии организация обязана определить понесенные убытки, в том числе количество утраченных документов. Для этого придется провести инвентаризацию имущества (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).
При выявлении крупного имущественного ущерба предприятие может признать чрезвычайную ситуацию событием, произошедшим после отчетной даты, и отразить ее последствия в бухгалтерской отчетности (ПБУ 798 "События после отчетной даты", утвержденное приказом Минфина России от 25 ноября 1998 г. № 56н). Однако обыкновенную потерю документов к крупному ущербу отнести нельзя. Это событие в отчетности не отражается.

С миру по нитке…

Налогоплательщик избежит пересчет налогов и уплату пеней, если восстановит утраченные бухгалтерские и налоговые документы. Порядок и сроки восстановления следует согласовать с налоговой инспекцией.
Пострадавшей организации нужно обратиться к своим контрагентам с тем, чтобы получить у них копии первичных документов (договоров, накладных и т. д.) и счетов-фактур. Также ей следует взять в банке выписки со счетов, свидетельствующие о движении денежных средств. Если на предприятии не велся компьютерный учет (или если его данные также утрачены), необходимо восстановить регистры бухгалтерского учета и рассчитать налоги.
К сожалению, восстановить удается далеко не все первичные документы и счета-фактуры. Например, это очень трудно сделать, если неизвестно местонахождение тех или иных партнеров по бизнесу. В таких ситуациях организация обязана пересчитать налоги и доплатить необходимые суммы.
Впрочем, пострадавшая фирма имеет право перенести срок перечисления налогов. По статье 64 НК РФ организации, получившие ущерб в результате обстоятельств непреодолимой силы, могут получить отсрочку или рассрочку по одному или нескольким налогам на срок от одного до шести месяцев. Отсрочка предполагает перенос сроков перечисления всей суммы налогового платежа. Рассрочка предусматривает поэтапную уплату налога.
Для получения отсрочки или рассрочки по федеральным налогам налогоплательщик должен подать заявление в Минфин России, а по региональным и местным налогам - в финансовые управления субъектов РФ и муниципальных образований. К заявлению необходимо приложить документы, подтверждающие факт причинения ущерба (например, акт пожарного надзора) и его размер (результаты инвентаризации).
В течение месяца после получения всех необходимых документов финансовое ведомство должно либо предоставить налогоплательщику отсрочку (рассрочку), либо отказать ему в этом.

Мария ИВАНОВА
Материал предоставлен журналом "Московский бухгалтер" Источник материала -

Пропажа первичных и иных документов может произойти по разным причинам, как форс-мажорным и иным уважительным причинам, так и по вине работников организации. Понятно, что необходимо в максимально короткие сроки восстановить утраченные документы. Вопрос возникает, в каком объеме это нужно сделать и в какие сроки?

Если компания не представит документы на проверку по причине их утраты, работники налоговых органов или проверяющие из фондов могут исчислить налоги и сборы с помощью расчетного метода. Их сумма может оказаться выше заявленной компанией, что повлечет за собой доначисления и штрафы. Кроме того, если будет установлено, что именно по вине организации не обеспечена сохранность документов, к ней могут быть применены различные виды ответственности - вплоть до уголовной. Во избежание налоговых рисков при утрате документов до истечения срока их хранения организация должна их восстановить. Для этого ей придется обратиться к контрагентам, в банк и к иным источникам информации.

Какие документы подлежат хранению

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Это прописано в ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон №129-ФЗ). По общему правилу для целей налоговых проверок документы должны храниться в течение четырех лет (ст. 23 Налогового кодекса РФ). Сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов, плательщики обязаны обеспечивать в течение шести лет (ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 №212-ФЗ). Кроме того, сроки хранения отдельных первичных документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.10 №558). В основном это также пятилетний срок. Исключение составляют кадровые документы (приказы по личному составу, индивидуальные должностные инструкции, лицевые счета работников и др.), которые необходимо хранить в течение 75 лет. Период хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона №129-ФЗ). Их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер. Это следует из п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Приказом Минфина СССР от 29.07.83 №105). До размещения документов в архиве они должны находиться в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью уполномоченных главным бухгалтером лиц. Некоторые документы, например бланки строгой отчетности, хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях. Во избежание утери или злоупотреблений документы собираются в хронологическом порядке и переплетаются или подшиваются в папки.

Ответственность за утрату документов

Виды ответственности, которые могут грозить компании или ее должностным лицам в случае утраты документов, приведены в таблице 1. В частности, если организация не примет мер по восстановлению документов, то некоторые суды могут признать законным ее привлечение к ответственности на основании п. 1 ст. 126 НК РФ . Этой нормой предусмотрен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный налоговым органам документ. Аргументом является то, что налогоплательщик не обеспечил сохранность документов в течение четырех лет и, следовательно, нарушил норму, указанную в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 31.08.09 №Ф04-5161/2009(13429-А46-260, и от 24.01.08 №Ф04-474/2008(1090-А46-29)). Кроме того, за утрату документов должностные лица организации могут привлекаться к уголовной ответственности по ст. 199 Уголовного кодекса РФ . Это касается тех, у кого непредставление документов привело к неуплате налога в крупном или особо крупном размере. Но уголовная ответственность наступает, только если в суде будет доказано, что уничтожение финансовых документов совершено умышленно с целью уклонения от уплаты налогов. Применительно к ст. 199 УК РФ:

• крупный размер - это сумма налогов или сборов, составляющая за период в пределах трех финансовых лет подряд более 2 млн руб., при условии, что доля неуплаченных налогов или сборов превышает 10% подлежащих уплате сумм, либо превышающая 6 млн руб.;
• особо крупный размер - сумма, составляющая за период в пределах трех финансовых лет подряд более 10 млн руб., при условии, что доля неуплаченных налогов или сборов превышает 20% подлежащих уплате сумм, либо превышающая 30 млн руб.

Налоговые последствия в случае отсутствия документов

Как уже упоминалось, без документов организация не сможет подтвердить обоснованность расходов в целях налогообложения прибыли, правомерность применения вычетов по НДС, а также доказать правильность расчетов иных платежей. В итоге у инспекторов будет полное право исчислить суммы налогов расчетным путем (подпункт 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). Оспорить начисленные суммы будет сложно, так как суды при рассмотрении подобных дел часто встают на сторону инспекторов. Суды отмечают следующее. Налогоплательщик утратил первичные документы, поэтому достоверность расходов и заявленных вычетов подтвердить не представляется возможным. Поэтому инспекторы вправе определить сумму его налоговых обязательств расчетным путем (Постановления Президиума ВАС РФ от 22.06.10 №5/10, ФАС Северо-Кавказского от 04.10.10 по делу №А32-51075/2009-19/964, Уральского от 30.08.10 №Ф09-6738/10-С2 и Поволжского от 04.05.09 по делу №А65-19622/2008 округов). Причем некоторые суды считают, что расчетный метод нужно применять и в том случае, когда отсутствуют только некоторые документы, подтверждающие расходы (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 09.03.10 по делу №А53-9407/2008, Северо-Западного от 27.10.09 по делу №А66-7842/2007 и Восточно-Сибирского от 26.12.07 №А19-9430/07-18-Ф02-9423/07 округов). Налоговый кодекс РФ не приводит алгоритм определения сумм налогов расчетным методом. Поэтому некоторые инспекции для исчисления НДС за основу берут только налоговую базу и не применяют вычеты. Большинство арбитражных судов их в этом поддерживает. Суды указывают, что применение вычетов - это право налогоплательщика, которое он может реализовать только при наличии счетов-фактур. Такие выводы содержатся в Постановлениях Президиума ВАС РФ от 09.11.10 №6961/10 и от 30.10.07 №8686/07, ФАС Поволжского от 12.12.08 по делу №А57-1126/2007, Уральского от 03.03.09 №Ф09-4483/08-С2 и Западно-Сибирского от 02.03.09 №Ф04-1250/2009(1614-А03-41) округов.

Налоговая ответственность организации

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, бухгалтерских регистров:

• утрата документов за один налоговый период (п.1 ст. 120 НК РФ) - штраф 10 000 руб.;
• - утрата документов за несколько налоговых периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ) – штраф 30 000 руб.;
• если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы (п. 3 ст. 120 НК РФ) – штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.;
• непредставление документов, истребованных налоговой инспекцией при проверке (п. 1 ст. 120 НК РФ) – штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Административная ответственность должностных лиц организации Нарушение порядка и сроков хранения учетных документов, которое привело к искажению сумм начисленных налогов и сборов или хотя бы одной статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности на 10% и больше (ст. 15.11 КоАП РФ) – штраф от 2000 до 3000 руб.

Уголовная ответственность должностных лиц организации

Уклонение от уплаты налогов в крупном размере (ч. 1 ст. 199 УК РФ) – либо штраф от 100 000 до 300 000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо арест на срок до 6 месяцев, либо лишение свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового. Уклонение от уплаты налогов в особо крупном размере (ч. 2 ст. 199 УК РФ) – либо штраф от 200 000 до 500 000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет, либо лишение свободы на срок до шести лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.

Ответственность плательщиков страховых взносов

Для организаций - за непредставление истребованных территориальными органами ПФР или ФСС документов налагается штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 48 Федерального закона от 24.07.09 №212-ФЗ). Для должностных лиц – штраф от 300 до 500 руб. (ст. 15.33 КоАП РФ).

Действия, предшествующие процедуре восстановления документов

При утрате документов организация обязана зафиксировать этот факт и выяснить причины утраты. Документы утрачены по вине работника. В этом в первую очередь нужно получить письменные объяснения от сотрудника, который допустил утрату документов (ст. 193 ТК РФ). Если документы утрачены по вине работника, то, прежде всего, нужно получить письменные объяснения от него об обстоятельствах утраты. Далее руководитель принимает решение о дисциплинарном взыскании на основании письменных объяснений работника и издает соответствующий приказ. Он оформляется в произвольной форме, если дисциплинарное взыскание - это замечание или выговор. Если дисциплинарным взысканием является увольнение, то издается приказ по форме №Т-8, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 №1 (Письмо Роструда от 01.06.11 №1493-6-1). И только после этого компания принимает меры по восстановлению документов. Утрата документов связана с чрезвычайными обстоятельствами. В данной ситуации сначала необходимо зафиксировать факт утраты документов вследствие экстремальных обстоятельств (кражи, пожара, затопления, землетрясения и пр.). Для этого следует получить соответствующие оправдательные документы:

• талон-уведомление, подтверждающий принятие заявления о краже, постановление органов внутренних дел о возбуждении уголовного дела по факту кражи либо справку следственных органов;
• справку Госпожнадзора МЧС России, или протокол осмотра места происшествия, или акт о пожаре, в котором установлена причина возгорания;
• справку из ДЭЗ, РЭУ об аварии коммунальных сетей или от собственника здания (если пострадавшая организация - арендатор) и др.

Наличие таких документов позволит организации получить отсрочку представления утраченных документов при их истребовании контролирующими органами (подпункт 1 п. 1 ст. 31 и п. 3 ст. 93 НК РФ , а также п. 1 ч. 1 ст. 29 и ч. 6 ст. 37 Федерального закона от 24.07.09 №212-ФЗ). Далее руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии по расследованию причин утраты, в которую по мере необходимости приглашает представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Созданная комиссия проводит инвентаризацию оставшихся документов и составляет перечень утраченных (п. 2 ст. 12 Закона №129-ФЗ). Такая инвентаризация осуществляется по правилам, установленным Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13.06.95 №49). Если точно известно, какие документы утрачены, инвентаризация не проводится. Результаты работы комиссия оформляет актом в произвольной форме, но с обязательным перечнем всех утраченных документов и указанием причин их утраты (п. 6.8 Положения о документах и документообороте). К акту должны прилагаться оправдательные документы, подтверждающие факт утраты первичных документов и регистров вследствие чрезвычайных обстоятельств. После этого компания принимает меры по восстановлению документов.

Как восстановить документы

Непосредственно способ восстановления документов организация определяет самостоятельно исходя из сложившейся ситуации. Если после чрезвычайного происшествия сохранились регистры бухгалтерского учета (например, в электронном виде), это облегчит задачу. Ведь в них отражены хозяйственные операции, и первичные документы не придется восстанавливать по памяти. Собственную исходящую первичную и внутреннюю документацию организация оформляет самостоятельно. За помощью восстановления других документов придется обращаться к третьим лицам. Банковские документы. Прежде всего, компании необходимо получить от банка копии выписок по счету и копии платежных документов. На основании этих сведений можно установить, какие операции, связанные с движением денежных средств, были проведены: поступление сумм от контрагента, оплата поставщикам, снятие денежных средств на оплату труда работников. В ходе восстановления документов, компании, прежде всего, необходимо получить от банка копии выписок по счету и копии платежных документов. Особенно важно начать восстановление документации с подачи запроса в банк, если в организации не сохранились данные регистров бухгалтерского или налогового учета. Информация от контрагентов. Исходя из данных регистров учета или банковских выписок, компания составляет перечень контрагентов, с которыми она сотрудничала. Каждому из них она отправляет запрос с просьбой предоставить копии первичных документов: договоров, товарных накладных, актов, счетов-фактур. Выписки из ЕГРЮЛ. Если адрес контрагента неизвестен, например сделка с ним была единичной и нужные сведения не сохранились, целесообразно получить в налоговых органах выписку из ЕГРЮЛ по данному юрлицу. Ведь в соответствии с п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.08.01 №129-ФЗ сведения, содержащиеся в ЕГРЮЛ, являются открытыми и общедоступными, за исключением некоторых из них. Следовательно, инспекции должны в ответ на запрос предоставить выписку из ЕГРЮЛ с указанием местонахождения поставщика или покупателя. При отсутствии информации о контрагенте или при невозможности определить конкретное юридическое лицо организации будет выдана справка об отсутствии запрашиваемых данных. Налоговая и бухгалтерская отчетность. При утрате налоговых деклараций или бухгалтерских отчетов за прошедшие периоды можно порекомендовать обратиться к руководителю налоговой инспекции по месту регистрации с просьбой предоставить копии всей утерянной отчетности. Оформить такую просьбу нужно в виде заявления, приложив к нему подтверждающие документы официальных органов и акт комиссии с перечнем утраченных документов и указанием причин их утраты. Несмотря на то, что Налоговый кодекс РФ не обязывает налоговые органы предоставлять копии утерянных документов, как правило, они в этом организациям не отказывают. Запрос нужно подать одновременно с заявлением об утрате и справками, подтверждающими чрезвычайный характер утраты. Отчетность во внебюджетные фонды. Методы восстановления этих документов аналогичны методам, применяемым при восстановлении налоговой отчетности. То есть нужно обратиться в территориальные отделения внебюджетных фондов по месту регистрации с просьбой предоставить копии всех утерянных форм расчетов по уплате страховых взносов. К письменному запросу организации прилагаются подтверждающие документы официальных органов и акт комиссии с перечнем утраченных документов и указанием причин их утраты. Учредительные документы. Для получения их копий организация должна обратиться с запросом в налоговые органы по месту учета. Такой запрос подается в произвольной форме. Порядок предоставления сведений утвержден Постановлением Правительства РФ от 19.06.02 №438. В частности, могут быть предоставлены копии документов, содержащихся в регистрационном деле юридического лица. Указанная информация является платной. Таким образом, на основании документов, полученных от банков, контрагентов, инспекции, организации необходимо сформировать журнал хозяйственных операций, восстановить регистры бухгалтерского и налогового учета, обеспечить соответствие итоговых оборотов восстановленных регистров данным бухгалтерской и налоговой отчетности и выполнить иные действия по восстановлению документов. Валерий Соловьев, советник государственной гражданской службы РФ II класса