Для сохранения текущих параметров поиска как значений по умолчанию следует нажать в окне поиска кнопку и в открывшемся меню выбрать пункт "сохранить " (рис. 9).

Остальные пункты этого меню имеют следующее назначение:

1. Регистрация нового документа

Для регистрации нового документа необходимо ввести и сохранить данные, составляющие содержание регистрационно-контрольной карточки документа (РКК). Инструкция по работе с окном РКК приведена в разделе 11 "Карточка документа".

Ввести данные можно двумя способами.

1 . Нажать кнопку , в открывшемся меню выбрать тип регистрируемого документа, заполнить поля РКК и сохранить её в базе данных, нажав кнопку "Сохранить" (рис. 10).

2. Прибегнуть к помощи "мастера регистрации". Мастер вызывается кнопкой . Регистрация выполняется в пошаговом режиме: мастер выводит окно, пользователь вводит данные, нажимает кнопку "Далее" и переходит к следующему окну (рис. 11). Завершается регистрация нажатием кнопки "Сохранить" в последнем окне. Инструкция по работе с этим окном приведена в разделе 12 "Резолюция".

При регистрации с помощью мастера в РКК вводятся только те данные, которые, по мнению мастера, обычно вводятся для выбранного (на первом шаге) типа документа.

1. Просмотр и редактирование карточки документа

Для просмотра и редактирования данных, составляющих содержание регистрационной карточки документа (РКК), следует в списке документов выбрать курсором документ и нажать кнопку "Подробности". Откроется окно редактирования РКК документа. Описание окна приведено в разделе 11 "Карточка документа".

РКК, в кратком или полном виде, также можно сформировать как документ и распечатать на принтере (см. 2.8 "Отчеты").

1. Электронный образ документа

При нажатии кнопки открывается окно закачки документа, изображенное на рис. 12.

Для закачки следует нажать кнопку "Обзор…", выбрать файл, в котором сохранен документ, и нажать кнопку "Закачать". Пиктограмма приложения, в котором подготовлен документ, появится в информационном окне (рис. 3).

К одному документу можно "прикрепить" указанным способом неограниченное количество электронных образов.

1. Списание документа в дело

Кнопка позволяет списать в дело выбранный курсором документ, а если документ уже списан – просмотреть и отредактировать реквизиты списания.

Примечание . Списать документ в дело также можно в модуле "Номенклатура дел" (см. 10.1 "Номенклатура дел").

Если документ еще не списан в дело, то при нажатии на кнопку откроется окно, изображенное на рис. 13. Для списания документа в дело необходимо задать в полях окна реквизиты списания и нажать кнопку "Сохранить".

Документ списывается в определенный том определенного дела. Дело либо задается своим индексом в поле Индекс дела , либо выбирается из списка дел, расположенного в правой части окна. В списке представлены дела за год, указанный в полеДела за , организации (подразделения), указанной в полев . Если организация не указана, в списке представлены дела всех организаций (головной организации и ее структурных подразделений).

Из списка дело выбирается двойным щелчком по индексу. Щелчок по заголовку открывает окно редактирования атрибутов дела (см. 10.1.5 "Редактирование дела").

После выбора дела автоматически заполняются поля:

№ в деле – предлагается номер, на единицу больший номера последнего документа в деле;

№ тома – предлагается номер последнего тома дела.

Эти значения, равно как и значения полей Дата списания и№ экземпляра , можно изменить.

После того как пользователь введет количество страниц в документе в поле Кол-во страниц , в полеСтраницы будет показан диапазон страниц, отведенный документу в деле.

Если документ уже списан, то при нажатии кнопки откроется окно, в котором можно просмотреть и отредактировать реквизиты списания дела (рис. 14). Кнопкапозволяет удалить документ из дела.

Сформированные отчеты открываются в окне MSWord.

Проверенное решение, актуальные технологии, простота обслуживания.

«ДЕЛО» - система с полным набором инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, рассчитанная на максимальные нагрузки. Надежное и безотказное решение.

Наш YouTube канал

Ключевые особенности

Преимущества

«ДЕЛО» – надежная и удобная система - 25 лет успешных внедрений, 7000 организаций, 1 000 000 пользователей.

Все необходимое для работы с документами на всех этапах «жизненного цикла» – от сканирования до передачи на архивное хранение.

Полнофункциональный веб-клиент с персонифицированным интерфейсом. Мобильные приложения для платформ iOS, Android, Windows. Обеспечение юридической значимости при работе с мобильных устройств.

Эффективные и наглядные инструменты для планирования и постановки задач. Мониторинг актуальных статусов, контроль сроков исполнения поручений и документов. Наглядная визуализация «дерева поручений» с отображением текущих задач и исполнителей.

Проверенные решения для ведения любых видов электронных архивов - бумажных документов, электронных подлинников, файлов произвольного вида.

Инструменты для формирования аналитических отчетов. Наглядные отчеты по исполнительской дисциплине, ходу исполнения документа (диаграмма Ганта), сведения об обработанных документах и т.п. Возможность построения витрин данных и многомерной аналитики.

СЭД «ДЕЛО» обеспечивает автоматизацию основных задач хранения документов и дел:

поддержка принятой в организации номенклатуры дел;

механизм списания документа в дело;

формирование и просмотр описи документов, списанных в дело;

поддержка работы с многотомными делами;

Бесшовная интеграция СЭД «ДЕЛО» с системой «АРХИВНОЕ ДЕЛО» упрощает передачу дел на архивное хранение и всю дальнейшую работу с архивными документами.

Системные требования

Система не требовательна к ресурсам, поэтому является оптимальным выбором в плане расходов на серверное оборудование и программное обеспечение.

Отчеты бухгалтеров, первичная учетная документация, а также регистры проведенного бухгалтерского учета хранят 5 лет и более. Точные сроки приведены в Законе о бухгалтерском учете (17 статья 1 пункт).

Наши сотрудники, которые принимают во внимание действующие нормативные акты, помогут с максимальной точностью определить сроки хранения документации, ее списания. Именно в нормативных актах зафиксированы точные сроки, в течение которых можно хранить определенные документы. При этом особого значения не имеет тот факт, хранятся ли бумаги в компании, в муниципальном либо государственном архиве.

Период хранения документации

Все документы по сроку хранения распределены на две специальные категории:

1) Документы, которые могут храниться в течение определенного срока.

2) Документация, которую необходимо хранить постоянно. Такие бумаги списывать не нужно.

Период временного хранения документации определяется именно в годах (5 лет, 1 год, иное). И такие сроки используются всеми организациями и компаниями. В том случае, если срок закончился, можно приступить к списанию бумаг. В обязательном порядке в процессе составляется Акт списания документации.

Особенности процесса списания документации

Данная процедура включает ряд этапов:

1. Оценка ценности документации экспертами. Этим процессом занимается специально созданная комиссия. Члены комиссии осуществляют отбор, классификацию, подготовку и оформление документов для постоянного, продолжительного хранения. Они же выполняют списание документации, архивирование бумаг. Для того чтобы точно установить потребность в процессе списания, члены комиссии используют различные информационные источники (федеральный закон, основные требования, нормы).
2. Подготовка акта для последующего списания документации, которую не нужно постоянно хранить. Данный акт имеет определенную форму. В этот акт входят только те бумаги и дела, которые с первого января хранить не нужно. Кстати, составление акта осуществляется в тот период, когда сохранять документы уже не нужно. В таком акте обязательно должна присутствовать подпись специалиста, который выполнял оценку. Дополнительно должны подписать остальные члены комиссии, собственник фирмы или руководитель организации.
3. Утверждение составленного акта. Этот процесс проводится в государственном архиве.
4. Конфиденциальное списание и уничтожение документов. Выполняется оно разными способами. Чаще всего используют:
   • Термический способ (сжигание).
   • Шредирование (разрезание документов на небольшие кусочки).
   • Химические составы.
   • Перемещение списанных документов в пункт, где осуществляется вторичная переработка сырья. В этом случае обязательно составляется соответствующий акт о передаче документов.

Важные моменты:

• Стандартные акты обязательно включают такую фразу: «Описи дел постоянного хранения за ___ годы утверждены по личному составу согласованы с ЭПК ____________________ (протокол от __________ №___)». Данное предложение необходимо лишь в том случае, если документация передается на хранение государству. Во всех остальных случаях использовать ее не нужно.
• Еще одна фраза, присутствующая в документе «Документы количестве _____ ед. хр. весом ______ кг сданы в ____ на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______ № _______». Компании, которые осуществляют списание, уничтожение бумаг собственными силами, обязательно заменяют ее другой, представленной в образце. Заполнение полей обязательно, если к данному процессу привлекаются сторонние компании. Фраза может входить в акт, соглашение или накладную.
• Хранились ли документы в государственном архиве или нет, неважно. В любом случае утверждение составленного акта руководителем компании выполняется только после проведение всех мероприятий, согласования. Далее осуществляется регистрация акта.
• Акт обязательно согласовывается со всеми членами комиссии, которые выполняли экспертную оценку.

Как заказать списание документации в Москве?

Списанием и уничтожением документации должны заниматься специалисты, поскольку эти мероприятия включают немало важных моментов. В нашей организации «АйТи Решения» работают только квалифицированные работники, имеющие соответствующее образование, немалый опыт. Поэтому они без особых сложностей смогут выполнить оценку представленной документации, выделить бумаги, срок хранения которых подошел к концу, а также подготовить акт на списание тех дел, которые хранить не нужно. Кроме того, мы сможем выполнить обработку документов, систематизировать их, подготовить опись, которая необходима для последующей передачи их в муниципальный или государственный архив.

Порядок уничтожения электронных документов достаточно интересен многим сотрудникам как небольших, так и крупных компаний: дело в том, что несмотря на широкое распространение компьютерных технологий, и, в частности, электронных архивов, информационные устройства всё ещё остаются весьма непривычными для многих сотрудников.

Не все должным образом подготовленны

Кадры, не имеющие прямого отношения к IT-отделам, зачастую очень слабо представляют себе механизмы действия электронного документооборота, а потому весьма часто случаются разнообразные курьёзы или, что намного хуже, серьёзные ситуации, наносящие ущерб компании.

Рассмотрим порядок уничтожения документов в электронном виде

Первое, что необходимо чётко понимать - это то, что даже после перемещения документа в корзину и её очистки, документ никуда не делся. Он всё ещё лежит жестком диске вашего компьютера, но размечен как свободное место. Проще говоря - если вы снимете вывеску со здания, это ещё не значит, что здание будет снесено. Сейчас, когда вы читаете этот текст, на вашем жестком диске, скорее всего, ещё хранятся документы, которые вы удаляли год или два назад.

Просто представьте, что грамотный it-специалист может найти на вашем компьютере

Первое правило: обычное удаление не работает.

Порядок уничтожения документов в электронном виде таков: поверх того места, где находился ваш файл (объявленного свободным) записывается «цифровой мусор», то есть случайный массив информации. Однако даже после 4-5 циклов такой записи по так называемому «магнитному эху» всё ещё реально восстановить ваши данные. Стандарт гражданской документации подразумевает 8 циклов перезаписи определёнными массивами, а стандарт Пентагона - 50 циклов. Такой процесс медленный и не совсем удобен, но документация не попадёт в третьи руки.

Однако есть другой вариант

Второй вариант уничтожения документов в электронном виде - это физическое уничтожение носителя: с помощью химических средств (кислоты), с помощью электромагнитного излучения (только магнитные носители), с применением многочисленных физических деформаций (серии разрушающих ударов), с помощью сверхвысоких температур. Этот способ куда более надёжен и применяется корпорациями для тех данных, стоимость которых многократно превышает стоимость носителей.

Большое количество документов приводит к тому, что у любой организации имеется приличное количество дел с различными сроками хранения, которые необходимо грамотно рассортировывать, чтобы избежать заминок через некоторое время. При этом часто задается один вопрос: когда можно уничтожать документы? Чтобы ответить на представленный выше вопрос, необходимо подготовить акт списания документов, который позволит принять подкрепленное фактами решение. Окончательное разрешение на это дает руководитель предприятия, подписывая соответствующий приказ (где также определяется экспертная комиссия).

Цены на услуги списания документов

Упорядочение документов организации с составлением описи дел долговременного срока хранения		850 - 890 руб.
Систематизация документов организации
Составление реестра на конкурсную документацию, договоры, карточки и другие виды документов
Упорядочение документов организации с составлением акта о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения	услуга до ста дел
Организация вывоза и экспедирование документов организации с последующим уничтожением		2 800 - 2 900 руб.
Погрузочно-разгрузочные работы, экспедирование и вывоз документов на утилизацию без проведения экспертизы ценности документов	не более одной тысячи кг

Оставьте заявку сейчас и получите выгодное предложение

Оставить заявку

Как мы работаем?

Заявка или звонок

Составление сметы

Проведение работ

Довольный клиент

Акт об уничтожении документов

• Коммерческие организации могут составлять акты об уничтожении тех или иных документов в любой форме. Официально утвержденного порядка для таких случаев не существует.
• Государственные организации, структуры, и органы местного самоуправления могут руководствоваться инструкциями для федеральных органов исполнительной власти, изложенными в приказе Росархива, изданном в 2009 году.
• Законное оформление при уничтожении документации происходит путем ее передачи предприятиям, непосредственно перерабатывающим вторсырье, либо компаниям, занимающимся его сбором для последующей утилизации.

Когда необходимо списание документов с истекшим сроком хранения?

Списание проводится в таких случаях:

• для экономии площади, занимаемой архивом;
• при систематизации и для упрощения поиска необходимых документов;
• для сохранения секретных данных, указанных в делах и в других целях.

Процесс предусматривает проведение экспертной оценки ценности, при которой комиссия отбирает, систематизирует, оформляет дела, списывает и архивирует их. После этого составляется акт на списание, он утверждается в государственном архиве и происходит фактическое уничтожение бумаг.

Порядок списания документов с истекшим сроком хранения

• Таким списанием занимается созданная в организации экспертная комиссия. Обычно она состоит из профильных специалистов и руководителей направлений.
• Списание документов с истекшим сроком хранения - основной предмет работы комиссии. Она определяет степень ценности тех или иных документов. Если документация архивной ценности не представляет, а сроки ее хранения истекли в соответствии с требованиями действующего законодательства, ее списывают.
• Если документы могут содержать коммерческую или государственную тайну, а также личные данные персонала, их уничтожают. Для этой цели экспертная комиссия составляет соответствующий акт.

Сроки хранения основных кадровых документов

Наименование документа	Срок хранения
Коллективные договоры	Постоянно
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет)
Документы (акты, сообщения, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда
Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, карты аттестации рабочих мест) об аттестации рабочих мест по условиям труда	45 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет)
Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности
Журналы, книги учета: А) профилактических работ по технике безопасности; 10 лет Б) инструктажа по технике безопасности; В) проведения аттестации по технике безопасности
Сведения о составе работников, замещающих государственные должности, по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год	Постоянно
Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, листки по учету кадров, аттестационные листы и др.): А) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания; Б) других работников	Постоянно
Трудовые договоры и соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел
Личные карточки работников, в том числе временных
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования (невостребованные — 75 лет)
Командировочные удостоверения	5 лет после возвращения из командировки (для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, — 75 лет)
Переписка об оформлении командировок	5 лет (для зарубежных командировок — 10 лет
Графики предоставления отпусков
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы к ним	15 лет (на предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда — 75 лет)

Нормативно-правовое регулирование

• Большинство случаев списание документов с истекшим сроком хранения регулируется федеральным законом от 2004 года об архивном деле в РФ.
• Сотрудники архивов в организациях руководствуются соответствующим решением Росархива от 200 года.
• Приказ Министерства культуры Российской Федерации, изданный в 2010 году, регулирует правила обращения с документами для госорганов и органов местного самоуправления. В 2007 году тем же министерством был издан перечень с указанием типовых документов в архивах, используемых организациями, занимающимися производственными и нучно-техническими направлениями.

Способы уничтожения документов

• Упомянутая сдача документов с истекшими сроками хранения на переработку - только один из существующих способов уничтожения документации.
• Некоторые документы могут быть сожжены. О таком сожжении в акте уничтожения документов делают соответствующую пометку.
• Еще один способ уничтожения документации - ее измельчение в шредере. Если документы содержат конфиденциальные данные, их измельчают на более мелкие фрагменты.

Почему стоит обратиться в нашу компанию?

Мы обеспечиваем тщательную сортировку и проверку всех имеющихся документов, чтобы исключить вероятность появления ошибок. Кому понравится такое развитие событий, когда из-за невнимательности будет уничтожена важная бумага, по случайности попавшая в список утративших ценность? Поэтому в ООО «Фирма «АРТ» всегда соблюдают порядок списания документов. В Вашем распоряжении нет подходящих людей для списания документов? Тогда выбор ООО «Фирма «АРТ» станет действительно правильным решением.