Образец заверенной копии трудового договора. Нюансы предоставления трудового договора работнику

Получив копии, проверьте правильность их заверения Это пожалуй самое важное для всех правило, если не хочется бегать в кадровую службу несколько раз и просить переоформить неверно заверенные копии. В месте предоставления дубликатов их могут не принять именно по причине того, что они неверно заверены. И вот здесь будьте внимательны. С 1 июля 2018 года правила заверения копий документов подкорректировали. Что же изменилось? Нужно внимательно проверить надпись на копии, сделанную ответственным лицом работодателя. Она должна содержать:

Надпись «Верно».
Должность, подпись ответственного лица и ее расшифровку.
Дату заверения.
Указание места хранения оригинала документа, с которого сделана копия.

Последний пункт ─ это и есть нововведение нового ГОСТа 7.0.97-2016.

Как заверить копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года

В остальном заверяющая формулировка от прежней (применяемой до 01.07.2018) ничем не отличается. Как может выглядеть эта надпись с учетом новых правил, смотрите далее. Копия для внутрифирменного пользования может заверяться в упрощенном порядке: достаточно написать «Верно», указать должность лица, ее заверяющего, проставить подпись с расшифровкой и дату заверения.

Как с 1 июля 2018 года работать с копиями документов У вас на руках полученные от работодателя копии. Будь то копия трудовой книжки, приказа о приеме на работу или иного запрошенного вами кадрового документа, требования к ее заверению будут едиными. Продолжим рассмотренный ранее пример. Заявление слесаря сантехника механического цеха Васильева А.К.

попало для исполнения к сотруднице отдела кадров Гарафеевой Э.Б. Она была в курсе последних нововведений, связанных с появлением ГОСТа 7.0.97-2016.

Как заверить копию трудового договора образец

Далее напишите должность сотрудника, заверяющего документ, поставьте подпись и расшифровку, указав фамилию и инициалы, а затем дату, где число, месяц и год укажите цифрами. Печать ставить не обязательно, хотя в большинстве организаций это принято. 6 На последней странице трудового договора поставьте пометку о том, что один экземпляр оригинала находится в организации, заверившей копию документа. В некоторых случаях принято указывать причину, в связи с которой заверяется трудовой договор.

7 Если копия договора имеет несколько страниц, скрепленных при помощи степлера, то заверьте каждую из них в отдельности, подписывая нижнюю часть каждого листа словом «Верно». В конце договора под подписью сторон укажите должность, поставьте подпись, ее расшифровку, включающую в себя фамилию и инициалы, а также дату.

Как с 1 июля 2018 года заверять копии документов по новому госту

Копирование документов ─ обычная процедура для любого человека. Но копия приобретает юридически значимый статус только после ее должного заверения. В чем заключается процедура запроса и оформления копий, и что меняется в этом процессе с 1 июля, расскажем в нашем материале.

Зачем нужны копии и как их получить Любому гражданину могут потребоваться те или иные копии документов с места работы. Например, копию трудовой книжки могут запросить банки при выдаче кредита или новые работодатели при оформлении сотрудников на условиях внешнего совместительства. Что делать, если у вас запросили копию трудовой книжки или вам понадобился заверенный дубликат другого кадрового документа? Алгоритм действий прост, но определенные установленные законом правила все же существуют: Правило 1.

Обратитесь к работодателю с письменным заявлением Именно оно станет отправным механизмом процедуры получения копии.

Как заверить трудовой договор

Например, копия свидетельства о государственной регистрации. Чтобы правильно и своевременно оформить и заверить копию нужного документа, необходимо иметь при себе: паспорт; документ, подлежащий заверке; копию заверяемого документа; некую сумму для оплаты услуг нотариуса, которую можно уточнить по телефону в каждом конкретном офисе. Также для проведения процедуры заверки копий могут понадобиться дополнительные документы: доверенность, дающая право заверять копии документов другого лица; документ, подтверждающий право на бесплатные услуги нотариуса или услуги, предоставляемые по сниженным ставкам; документ, дающий право на бесплатный вызов нотариуса на дом; документ, подтверждающий право заверять копии документов той или иной организации.

Копия трудового договора заверенная работодателем

Итак, если вам нужно заверить копию трудовой книжки для сторонней компании, поступайте следующим образом:

На последнем листе трудовой книжки, имеющем запись, впишите фразу «Верно» или «Копия верна».
Укажите должность работника, заверяющего копию, его ФИО.
Работник, заверяющий документ, должен расписаться.
Впишите дату заверения трудовой книжки.
Ниже всех предыдущих записей сделайте надпись «Подлинник хранится (укажите где, допустим у директора в л/д №23).
Поставьте печать компании так, чтобы ее верхний край касался копии документа, а нижний затрагивал бумагу.

Образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2018 года по ГОСТу Р 7.0.97-2016 Частые ошибки, которые находят налоговики в 6-НДФЛ В таблице ниже собраны ошибки, из-за которых придется подавать уточненный расчет 6-НДФЛ.
Все листы пронумеровываются, а на последнем пишется «Прошито и пронумеровано такое-то количество страниц», затем указывается «Копия верна», проставляется дата, указывается должность ответственного лица, подпись, ее расшифровка и печать организации. Печать также должна стоять и на скреплении ниток. Источники:

Как заверить копию трудовой книжки в 2018

При обращении практически в любую организацию за услугой, наравне с оригиналами документов необходимо предоставлять и их копии. Поэтому и неудивительно, что условия заверки копий прописаны в действующем законодательстве.

Важно

Инструкция 1 Копия считается заверенной, когда на ней стоят реквизиты, которые подтверждают ее подлинность и придают ей тем самым юридическую силу. Эти реквизиты прописываются на свободном месте внизу документа. Если документ состоит из нескольких листов, то сведения указываются на последнем из них.

Ставится печать организации * Заверить можно только последний лист копии трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. С приходом нового ГОСТа это правило не изменилось. Внимание! Узнайте, примут ли ваши 4-ФСС, 6-НДФЛ, РСВ за 2 квартал.

Внимание

Это бесплатно и займет не более минуты вашего времени Проверить Заверение трудовой книжки с 1 июля 2018 года С 1 июля 2018 года новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступает в силу. Заверение трудовых книжек по новым правилам с этого момента будет обязательным для всех. Скачать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 Главное новшество, которое придет к нам с новым ГОСТом, это запись в копии трудовой книжки о месте хранения оригинала.

Поэтому по новым правилам оформила заверительную надпись на запрошенных копиях: Подлинник документа находится в ООО «Метеор» в деле № К-39/298 за 2017 год. Верно Инспектор отдела кадров Гарафеева /Гарафеева Э.Б./ 02.07.2018 Печать На что еще обратить внимание? Напомним коротко другие правила оформления копий документов:

Копируются и заверяются все листы документа (в трудовой книжке это все заполненные листы, начиная с титульного).
Каждый лист копируется на отдельном листе с одной его стороны (двустороннюю копию могут не принять в месте ее представления).
Все листы сшиваются, нумеруются.

Кроме того многостраничные копии в обязательном порядке прошиваются и нумеруются. Реквизиты ставятся в соответствии с определенными правилами, которые прописаны в законодательстве. 2 Вы можете заверить копию самостоятельно, если являетесь руководителем организации или ее уполномоченным лицом. Однако эта возможность доступна только при условии, если законодательство не предусматривает для данного документа обязательного нотариального заверения. 3

Ниже указывается наименование должности лица, которое заверяет копию документа. Под должностью пишется дата, когда был совершен процесс заверки. Рядом ставится печать и подпись.

Трудовой договор (ТД) – основной документ, регулирующий отношения между работником и работодателем. Характер будущей работы, рабочие обязанности и функции, условия труда, порядок и размер оплаты, а также сведения о правилах трудового распорядка – таков далеко не полный перечень пунктов, которые в обязательном порядке входят в договор. Об особенностях и нюансах предоставления трудового договора работнику в 2017 году расскажет данный материал.

Из этой статьи вы узнаете:

почему необходимо предоставления копии трудового договора работнику;
как правильно предоставить сведения о трудовом договоре в пенсионный фонд;
как и на основании чего осуществляется предоставлении копии трудового договора и других документов работнику;
каков порядок предоставления трудового договора в УФМС.

Предоставление копии трудового договора

Предоставление трудового договора в пенсионный фонд

Если человек, состоящий на учете в пенсионном фонде, устраивается на работу и заключает договор, то согласно закону, остающимся актуальным и в 2017 году, он обязан уведомить об этом органы социального страхования. Лицо, получающее пенсионное обеспечение, обязан уведомлять ПФ обо всех изменениях, которые вносятся в его личную карточку . Делать это нужно в десятидневный срок. Работодатель официально принимающий на работу пенсионера обязан заключить с ним соглашение, а копию ТД предоставить в пенсионный фонд.

Какие документы обязан предоставить человек, состоящий на учете в ПФ?

В 2017 году такими документами будут:

Трудовая книжка;
Копия ТД;
Справка из налогового органа, подтверждающая, что гражданин не является индивидуальным предпринимателем.

Безусловно, работодатель волен сам принимать решение, какие сотрудники будут работать в организации. Государство не вмешивается в процесс подбора и найма персонала. Однако после того как решение о трудоустройстве сотрудника принято, копии ТД должны быть предоставлены в 2017 году в Пенсионный фонд. Особенно важно в 2017 году предоставление трудового договора в налоговую инспекцию.

Предоставление копии трудового договора и других документов по заявлению работника

Такое заявление согласно статье 62 Трудового кодекса РФ работник может самостоятельно подать по месту работы. Сотрудник может потребовать предоставить копии следующих документов:

трудового договора;
приказов, издававшихся в его отношении;
справку о размере своей заработной платы;
справку о периоде своей работы и занимаемых им должностях;
сведения о размере страховых взносов;
характеристику.

Все указанные документы должны лично касаться данного сотрудника. Критерием здесь является наличие в документах фамилии заявителя.

Причины, по которым сотрудник требует предоставления копии ТД и других документов в 2017 году, как и ранее, можно не указывать.

Документы, запрашиваемые работникам, должны быть соответствующим образом оформлены и заверены руководством предприятия. В 2017 году они должны содержать:

Дату и номер регистрации данного документа в компании;
Подпись лица, утвердившего и составившего данный документ.

Если вместо основного документа выдается его копия, то обязательно приводятся данное о местонахождении оригинала. Копии заверяются подписью либо руководителя организации, либо подписью сотрудника отдела кадров, наделенного соответствующими полномочиями.

Для получения документов, указанных выше, в 2017 году достаточно составить заявление и зарегистрировать его у руководства. Можно составить заявление в двух экземплярах, один из них оставить у себя, но попросить сделать на нем отметку о принятии первого. Устный запрос согласно законодательству 2017 года не является основанием для предоставления копии ТД и других документов работнику. Все вышеуказанные документы руководство должно предоставить сотруднику в течение 3 рабочих дней.

Для чего могут потребоваться копии ТД и других документов работнику в 2017 году?

Они могут использоваться в качестве доказательств по трудовому спору. Конечно, в таком случае работодатель может и отказаться выдать эти бумаги. В таком случае подается ходатайство об истребовании доказательств.

Предоставление трудового договора в УФМС

Если руководство компании принимает на работу иностранного гражданина и заключает с ним трудовой договор, то копию ТД в 2017 году необходимо предоставить в отделение УФМС в течение трех рабочих дней.

Статус пребывания иностранца в России никоим образом не влияет на необходимость уведомления миграционных служб, т.е. информацию нужно предоставить о следующих лицах:

временно пребывающих иностранцев, работающих по разрешению на работу и имеющих визу;
иностранцев, работающих по патенту, не имеющих визы;
временно проживающих иностранцев, имеющих разрешение на временное проживание;
постоянно проживающих иностранцев, имеющих вид на жительство;
граждан Казахстана, Армении, Белоруссии и Киргизии;
беженцев или граждан, которым предоставлено временное убежище.

Заключение

Наличие копии трудового договора в 2017 году является дополнительной гарантией того, что в договор впоследствии не будут внесены какие-либо изменения. Эта мера предусмотрена для защиты прав работника.
Сведения о трудовом договоре в ПФ подаются либо самим работодателем, либо работником.
Получить копию трудового договора и всех документов, в которых фигурирует фамилия работника можно по письменному заявлению работника без указания причин.
Сведения о трудовом договоре в УФМС подаются обо всех иностранных гражданах, устраивающихся на работу, не зависимо от статуса их пребывания на территории РФ.

Утеряны все трудовые договоры. Как работодателю можно их восстановить? Как правильно оформить дубликат трудового договора? Заключается ли трудовой договор заново? Работник обратился с просьбой заверить ему копию трудового договора. Как правильно эту копию заверить? Каких санкций ждать работодателю, не выдавшему на руки работнику экземпляра его трудового договора?

Утеряны все трудовые договоры. Как работодателю можно их восстановить?

В трудовом законодательстве напрямую не прописан порядок восстановления трудовых договоров. Поэтому работодатель может своими силами его разработать индивидуально для своей компании. К примеру, составить отдельный локальный нормативный акт, посвященный этому вопросу, внести соответствующую графу в Инструкцию по кадровому делопроизводству ().

Заранее можно оговорить, что если в силу каких-либо причин произойдет утрата оригинала трудового договора, оформляется его дубликат (ГОСТ Р 7.0.8-2013).Одновременно необходимо указать, на основании каких документов происходит оформление и в какие сроки.

К слову, работодатель может определить такой порядок: утерянные оригиналы трудовых договоров можно восстановить на основании экземпляров, имеющихся на руках у работников. Таким образом, если это право работодателя будет прописано во внутренних нормативных актах компании, законным будет в течение трех рабочих дней с момента обнаружения утери затребовать у сотрудников их трудовые договоры. Работодатель, руководствуясь ими, составит дубликаты и возвратит экземпляры сотрудникам. Подобные действия должны быть ограничены определенными временными рамками. К примеру, работодатель или кадровик как его представитель обязуется все сделать в течение рабочей недели.

Внимание!

В трудовом законодательстве не прописаны сроки для составления дубликата трудового договора. Срок, следовательно, может быть любым, но в пределах разумного, а не растянут на долгие месяцы.

Работодатель может дополнительно занести свои экземпляры трудовых договоров в электронную базу. Тогда в локальном нормативном акте можно прописать, что бумажные дубликаты договоров будут составляться на основании электронных документов. Значит, не придется требовать у сотрудников их экземпляры, что поможет заметно снизить бумажную волокиту.

Как правильно оформить дубликат трудового договора?

Если оба экземпляра трудового договора утеряны, как правильно оформить его дубликаты?

Повторимся, что в законодательстве нет установленного порядка оформления дубликата трудового договора. Работодатель оставляет за собой право самостоятельно создать его, прописав в локальном нормативном акте.

При создании порядка оформления дубликатов кадровик не должен забывать про следующие обстоятельства:

По правилам, подлинник трудового договора в письменной форме заключается в двух экземплярах, на которых каждая из сторон ставит свою подпись (). Значит, и дубликаты утерянных документов тоже должны быть оформлены и скреплены подобным образом. Кроме того, работник обязательно должен расписаться на дубликате работодателя, заверив этой подписью получение своего экземпляра документа.

Внимание!

Сведения, указанные в дубликате, должны соответствовать содержанию утерянного подлинника трудового договора. Необходимые для составления трудового договора сведения и условия, прописаны в Трудового кодекса.

Работодатель может также воссоздать эти сведения и условия, руководствуясь приказами о приеме на работу, почерпнув их из трудовой книжки, личной карточки или других находящихся в наличии документов сотрудника.

Заключается ли трудовой договор заново?

В отделе кадров завода утерян трудовой договор с работником, сотрудник также не нашел свой экземпляр. Можно ли заключить трудовой договор заново, не оформляя его дубликат?

Ответ утвердительный. При отсутствии в законодательстве норм по восстановлению утраченных трудовых договоров, работодатель свободен в своих действиях при решении подобной проблемы. Даже если исчезли оба экземпляра, руководитель вполне может создать и оформить новый трудовой договор с работником, не прибегая к изготовлению дубликата, однако не забывая при этом про сведения и условия, которые были прописаны в утерянном первом документе (ст.57 ТК РФ).

Дату ставим фактическую, на момент заключения и подписания договора, а отдельным пунктом, выносим дату приема сотрудника на работу. Настоятельно рекомендуется включить в текст нового договора пометку о том, что заключен и подписан он взамен утраченного.

Работник, потерявший свой экземпляр, просит работодателя выдать ему копию трудового договора. Обязана ли компания удовлетворить просьбу сотрудника?

Законодательно установлено, что на документы, связанные с работой, работодатель обязан выдать работнику копии по его письменному заявлению (). Так как перечень этих бумаг открыт, работник имеет право истребовать копию трудового договора. Работодатель обязан совершенно бесплатно в течение трех рабочих дней предоставить сотруднику такую копию после подачи заявления.

Совет

Может так получиться, что в отделе кадров совершенно случайно, по недоразумению, взяли у работника деньги за изготовление копии трудового договора. Тотчас же верните ему сумму с извинениями.

Работник обратился с просьбой заверить ему копию трудового договора. Как правильно это сделать?

Законодательно установлен порядок заверения копий (), значит выданная сотруднику копия трудового договора должна быть заверена надлежащим образом ().

Для правильного закрепления бумажной копии необходимо в нижней части листа после всех внесенных сведений написать слово «Верно» (без кавычек и прочих знаков препинания), указать должность уполномоченного лица, заверившего копию, попросить его поставить подпись и расшифровку, проставить дату заверения документа ().

Стоит ли проставлять на копии договора печать, решает работодатель, но, для придания документу юридической значимости, копия скрепляется печатью.

На требование сотрудника выдать ему нотариально заверенную копию трудового договора работодатель вправе ответить отказом. По трудовому законодательству (ст. 62 ТК РФ) он вовсе не обязан выдавать такие документы, если, конечно, подобное не прописано в локальном нормативном акте. При наличии такой записи работодатель должен выполнить требование сотрудника, при этом оплатить услуги нотариуса из своего кармана (ст. 62 ТК РФ).

Каких санкций ждать работодателю, не выдавшему на руки работнику экземпляр трудового договора?

Сотрудника приняли на работу, он подписал два экземпляра трудового договора, после чего документы были переданы руководителю на согласование. Прошло некоторое время, но сотрудник так и не получил обратно свой экземпляр договора. Грозит ли это наказанием работодателю?

Трудовой договор оформляется в двух экземплярах. И если один документ находится на хранении у работодателя, то второй непременно передается на руки работнику ().

Нормы трудового законодательства обязательны к исполнению. Если работодатель нарушает существующее правило, вольно или невольно, он может подвергнуться административному наказанию (ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях).

За подобное правонарушение грозит штраф, для должностных лиц - в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб., организация, кроме штрафа от 30 тыс. до 50 тыс. руб., может быть подвергнута административному приостановлению деятельности на срок до 90 суток.

Должностное лицо, не передавшее сотруднику его экземпляр трудового договора и ранее совершавшее аналогичное правонарушение по данной статье, может быть подвергнуто дисквалификации на срок от года до трех лет.

Внимание!

Под совершением аналогичного правонарушения понимается не только повторная невыдача работнику его экземпляра договора, но и совершение иного нарушения трудового законодательства.

Трудовой договор представляет собой документ, заключенный между работодателем и работником.Он устанавливает определенные обязанности и отображает права обеих сторон. Копию любого вида договора . независимо от срока его действия, можно заверить. Необходимо руководствоваться набором определенных правил, которые дают возможность сделать это юридически грамотно.

Вам понадобится

— трудовой договор (оригинал и копия);
— ксерокс;
— шило, нитки, игла;
— степлер;
— печать организации.

Инструкция

договора договора .

договора договора

договора . указывая, что копия верна.

договора

Если копия договора договора

договора

Ознакомьтесь с содержанием оригинала трудового договора . копию которого необходимо заверить. Проверьте правильность написания фамилии, имени, отчества сотрудника, с которым заключен договор, его паспортные данные и адрес, обратите внимание на наличие подписи директора и печати организации, которые должны являться обязательной и неотъемлемой частью трудового договора .

Используя ксерокс, сделайте копию всех страниц документа. Она должна быть односторонней и четкой. Если трудовой договор имеет несколько страниц, разложите их по порядку.

Возьмите шило, сложив все страницы документа вместе. С левой стороны копии договора . не касаясь текста, проделайте два отверстия, расположенные на небольшом расстоянии друг от друга. Прошейте все страницы нитками насквозь. На последней странице обратной стороны договора скрепите нитки между собой, оставив несколько сантиметров их концов свободными.

Наклейте небольшой квадратный листок белой бумаги на вытянутые концы ниток таким образом, чтобы они не были полностью скрыты. Скрепленные таким способом страницы документа избавят от необходимости заверять каждый лист договора . указывая, что копия верна.

Напишите на последней странице копии трудового договора . начиная с середины приклеенного к нитям листка, слово «Верно». Ниже укажите количество листов, содержащихся в документе, обозначив их цифрами, а затем прописью, заключив в скобки. Далее напишите должность сотрудника, заверяющего документ, поставьте подпись и расшифровку, указав фамилию и инициалы, а затем дату, где число, месяц и год укажите цифрами. Печать ставить не обязательно, хотя в большинстве организаций это принято.

На последней странице трудового договора поставьте пометку о том, что один экземпляр оригинала находится в организации, заверившей копию документа. В некоторых случаях принято указывать причину, в связи с которой заверяется трудовой договор.

Если копия договора имеет несколько страниц, скрепленных при помощи степлера, то заверьте каждую из них в отдельности, подписывая нижнюю часть каждого листа словом «Верно». В конце договора под подписью сторон укажите должность, поставьте подпись, ее расшифровку, включающую в себя фамилию и инициалы, а также дату.

В случае возникновения затруднений, связанных с тем, чтобы правильно заверить копию трудового договора обратитесь в кадровый, юридический или бухгалтерский отделы организации для получения подробных разъяснений.

Копия считается заверенной, когда на ней стоят реквизиты, которые подтверждают ее подлинность и придают ей тем самым юридическую силу. Эти реквизиты прописываются на свободном месте внизу документа. Если документ состоит из нескольких листов, то сведения указываются на последнем из них. Кроме того многостраничные копии в обязательном порядке прошиваются и нумеруются. Реквизиты ставятся в соответствии с определенными правилами, которые прописаны в законодательстве.

Вы можете заверить копию самостоятельно, если являетесь руководителем организации или ее уполномоченным лицом. Однако эта возможность доступна только при условии, если законодательство не предусматривает для данного документа обязательного нотариального заверения.

Читайте также: Расчетный период для отпуска

Обязательным условием считается наличие слова «Верно» без двоеточия и других знаков препинания. Если же документ содержит несколько листов, то здесь же нужно указать количество этих листов. Один из допустимых вариантов выглядит так: «Копия на 3 листах верна». Ниже указывается наименование должности лица, которое заверяет копию документа. Под должностью пишется дата, когда был совершен процесс заверки. Рядом ставится печать и подпись. Подпись обязательно расшифровывается: прописывается полностью фамилия, и ставятся инициалы.

Также считается важным пункт, где описывается, в каком месте находится подлинник документа, копию, которого вы заверяете. Если вы собираете копии для федерального органа власти, выполнить это условие необходимо в обязательном порядке. Не удивляйтесь, если все сведения будут проставлены одним штампом (конечно, кроме подписи заверяющего) — это используется для ускорения процедуры и не противоречит установленным нормам.

Проверьте копию на качество. Это значит, что текст откопированного документа должен быть понятен. Копия не должна содержать потертостей или темных бликов, которые могут получиться в результате сканирования по техническим причинам. В противном случае заверенную копию у вас не примут.

Совершение какой-либо сделки или обращение в государственную организацию, как правило, требует заверенные копии документ ов. Это могут быть экземпляры договоров, копии паспорта или трудовой книжки. Основным способом осуществить заверку является обращение к нотариусу, но есть и другие варианты.

Способы заверки документов

Заверка документов может происходить несколькими способами в зависимости от того, кому именно необходимо получить на руки бумаги: организации, ИП или частному лицу.

1. Непосредственное обращение к нотариусу по месту жительства. Для этого вам достаточно узнать, где находиться офис районного нотариуса, и прийти к нему в приёмные часы по вопросам заверки копий. В зависимости от нагрузки специалиста вы можете оформить документы практически сразу, либо потратить от получаса и более, ожидая своей очереди. Если предполагается большой объём работы, то, возможно, что к нотариусу вам придётся заранее записаться. Те же услуги можно получить у частного специалиста.

2. Выезд нотариуса на адрес физического лица или организации. В данном случае достаточно обзавестись телефоном нотариальной конторы, чтобы предварительно обговорить условия его прибытия и объём работы. Часто такой возможностью пользуются небольшие фирмы, ИП и люди, не имеющие возможность самостоятельно прийти в офис к нотариусу.

3. Самостоятельная заверка копий. Для крупных компаний и организаций этот способ является оптимальным, так как они сами вправе заверять копии документов, находящихся у них.

4. Заказ заверенных копий и копий с предоставлением подлинников на сайте государственных услуг. На данном ресурсе находится большой перечень документов, копии которых может заказать физическое или юридическое лицо. Например, копия свидетельства о государственной регистрации.

Что нужно для заверки документов

Чтобы правильно и своевременно оформить и заверить копию нужного документа, необходимо иметь при себе:

Паспорт;
документ, подлежащий заверке;
копию заверяемого документа;
некую сумму для оплаты услуг нотариуса, которую можно уточнить по телефону в каждом конкретном офисе.

Также для проведения процедуры заверки копий могут понадобиться дополнительные документы:

Доверенность, дающая право заверять копии документов другого лица;
документ, подтверждающий право на бесплатные услуги нотариуса или услуги, предоставляемые по сниженным ставкам;
документ, дающий право на бесплатный вызов нотариуса на дом;
документ, подтверждающий право заверять копии документов той или иной организации.

Заверяем документы дома

Если у вас или у ваших близких нет возможности лично посетить нотариальную контору для заверки копий документа, то специалиста можно пригласить на дом. Для этого найдите в справочнике, либо на сайте организации телефон нотариуса. Позвонив, сообщите о вашей необходимости. Секретарь сориентирует вас в ценах и особенностях услуги, после чего вы сможете оговорить время приезда специалиста. Незадолго до этого не забудьте подготовить всё необходимое для предоставления услуги: документы, удобное место для работы нотариуса, деньги.

Официальный портал государственных услуг
Подробное описание заверки документов для организаций

Трудовой договор вступает в силу с момента его подписания обеими сторонами. Один экземпляр должен находиться у работодателя, другой – у работника. В случае нарушения работником срока начала работы, указанного в договоре, работодатель вправе аннулировать договор в одностороннем порядке.

На основании письменного заявления работник имеет право в трехдневный срок получить от работодателя заверенные надлежащим образом копии документов, к которым, помимо трудового договора, относятся справки об уплаченных страховых взносах, о заработной плате, приказы о переводе на другую работу и т.п.

Трудовой кодекс РФ Раздел III. Трудовой договор
заверяем копию трудового договора

Что делать руководителю салона красоты при утере трудового договора

У владельца салона красоты может возникнуть ситуация, когда необходимо восстановить трудовой договор одного или нескольких сотрудников, либо сотрудник обращается к нему за дубликатом. В этой статье мы расскажем как действовать в такой ситуации.

Утеря трудового договора: суть вопроса

В первую очередь нужно знать, что в трудовом законодательстве отсутствуют конкретные рекомендации по поводу восстановления трудовых договоров в случае их утери. Поэтому для предупреждения подобных ситуаций владельцу салона красоты в соответствии со ст. 8 ТК РФ необходимо разработать данный раздел самостоятельно и внести в Правила внутреннего распорядка и Инструкцию по кадровому делопроизводству. Также можно составить локальный нормативный акт, в котором будет отражен алгоритм действия руководителя салона в подобной ситуации.
Например, в нормативном акте можно указать, что при утере трудового договора сотрудника салона красоты будет сделан повторный экземпляр оригинала документа, то есть дубликат (ГОСТ Р 7.0.8-2013). Также необходимо указать, в какие сроки и на основании каких документов будет составлен дубликат трудового договора.

ВАЖНО!
Документом, на основании которого можно составить дубликат трудового договора, может являться как оригинал трудового договора сотрудника, так и электронный документ (при существовании электронной базы на предприятии индустрии красоты).

Если владельцем салона было принято решение, что в случае утери трудового договора его восстановление будет производиться на основании экземпляров работников, то в течение 3 дней с момента обнаружения утери необходимо запросить у сотрудников салона их экземпляры. С помощью них будут составлены бумажные дубликаты. После восстановления договора экземпляр работника необходимо вернуть обратно. При этом срок для восстановления договора никак не регламентирован и, следовательно, может быть различным, например, в подобной ситуации достаточно пяти рабочих дней.
Если владелец салона красоты переводит или планирует переводить документы, в том числе трудовые договоры, в электронный вид, то в нормативном акте можно прописать, что дубликаты будут составлены в соответствии с имеющимися электронными документами. Данный вариант имеет преимущество, так как восстановление трудовых договоров будет производиться без обращения к сотрудникам салона.

Читайте также: Трудовой договор вступает в силу

КСТАТИ!
Если вам необходимо производить автоматический расчет зарплаты своих сотрудников салона красоты и видеть баланс взаиморасчетов, то в сервисе по управлению салоном красоты «Арника» это реализовано максимально просто и удобно.

Оформление дубликата трудового договора

Несмотря на то, что ни сроки, ни порядок изготовления дубликатов трудовых договоров никак не прописан в трудовом законодательстве, при их оформлении важно помнить, что дубликаты должны полностью соответствовать оригиналу. В соответствии с ч. первой ст. 67 ТК РФ оригинал трудового договора составляют в письменной форме, обязательно в двух экземплярах с указанием реквизитов владельца салона красоты и сотрудника. Трудовой договор должен быть подписан с обеих сторон.
Следовательно, дубликаты, также как и оригиналы, должны быть составлены в бумажном варианте в двух экземплярах, в них должны быть указаны реквизиты сторон и стоять подписи как владельца салона красоты, так и сотрудника. Кроме этого в дубликате необходимо прописать условия и сведения в соответствии с условиями и сведениями, указанными в оригинале. В случае затруднений можно обратиться к статье 57 ТК РФ, в которой указано, какие сведения и условия должны присутствовать в трудовом договоре. Если у руководителя салона красоты нет возможности восставить условия и сведения на основании копии договора сотрудника, то можно обратиться к другим документам (приказ о приеме на работу, дополнительные соглашения, информация о переводе, трудовая книжка сотрудника, личная карточка сотрудника и другие документы).

После того, как дубликат составлен и подписан, один экземпляр остается в салоне, другой необходимо отдать сотруднику на руки. После получения своего экземпляра последний должен поставить дополнительную подпись на экземпляре салона красоты, что подтверждает получение копии на руки.
Таким образом, если трудовой договор утерян салоном по какой-либо причине, но у сотрудника салона есть свой экземпляр, то предприятие индустрии красоты может составить его дубликат на основании оригинала сотрудника . либо его электронного варианта (при существовании электронной базы).

ВАЖНО!
Если трудовой договор отсутствует как у сотрудника, так и у представителя салона красоты, то вместо оформления дубликата предприятие индустрии красоты имеет право заключить новый договор с сотрудником . Более того, из-за отсутствия в трудовом законодательстве четких указаний относительно восстановления трудовых договоров, руководитель салона имеет возможность выбрать, заключать ли ему новый договор или восстанавливать дубликат .

Кстати, как оформлять трудовую книжку ИП, если у него нет печати. можно также прочитать в нашем журнале.

Составляем новый трудовой договор

1. В новом договоре все условия и сведения следует составить в соответствии с первоначальным вариантом (ст. 57 ТК РФ),
2. Рекомендуем дополнительно указать на тот факт, что предыдущий договор утерян и данный договор заключен вместо него.
3. Особое внимание следует уделить дате нового договора, а именно: дата договора должна стоять фактическая, но в отдельном пункте желательно указать дату приема сотрудника на работу.

Если сотрудник просит выдать копию трудового договора

В соответствии со статьей 62 ТК РФ работодатель обязан выдать сотруднику копии документов, связанных с работой по письменному заявлению. При этом требуемый документ необходимо выдать в течение трех рабочих дней, безвозмездно, т.е. без вычетов за изготовление копии из заработной платы.

Как правильно выдать заверенную копию трудового договора

По просьбе сотрудника копию трудового договора предприятие индустрии красоты обязано заверить (это закреплено в статье 62 ТК РФ).
В соответствии с п 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 отметка о заверении должна содержать слово «верно» (без знаков препинания), должность уполномоченного лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Также для подтверждения юридической значимости необходимо поставить оттиск печати организации, однако это остается на усмотрение предприятия.

Отметку о заверении необходимо проставить в нижней части документа после всех данных.

ВАЖНО!
Если сотрудник просит выдать ему трудовой договор, заверенный нотариусом, то в соответствии с ТК РФ (ст.62 ТК РФ) салон красоты вправе отклонить его просьбу.

Требование сотрудника придется выполнить только в том случае, когда в локальных нормативных актах отражено, что салон красоты обязан предоставлять сотрудникам нотариально заверенные копии документов, связанных с работой. В этом случае все нотариальные расходы придется оплачивать предприятию индустрии красоты (ст.62 ТК РФ).

Если салон красоты не отдаст сотруднику экземпляр договора

Если работодатель не выдал трудовой договор, то нарушил трудовое законодательство (ч. первая ст.67 ТК РФ), в соответствии с которым один из экземпляров необходимо передать сотруднику на руки.
При возникновении подобной ситуации владелец салона может быть привлечен к административной ответственности (ст 5.27 Кодекса об административных правонарушениях). Штраф в этом случае для должностного лица составляет от 1 000 до 5 000 руб. для организации – от 30 000 до 50 000, либо приостановление деятельности салона красоты на 90 суток. Если инцидент зарегистрирован повторно либо ранее было любое другое правонарушение трудового законодательства, то должностному лицу грозит дисквалификация на срок от 1 до 3 лет (данный закон действует только до 31 декабря 2014).

Изменения ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях, вступающие в силу с 1.01.2015 г.

С 1 января 2015 года будут изменения в трудовом законодательстве, а именно в Кодексе об административных правонарушениях (статья 5.27 будет действовать в новой редакции).
В рассматриваемом нами случае (трудовой договор не был выдан сотруднику на руки) на первый раз работодателю грозит только предупреждение либо штрафные санкции, размер которых не отличается от размера, указанного в предыдущих редакциях ст 5.27. Также в случае нарушения трудового законодательства впервые деятельность салона красоты не будет приостановлена, как это было ранее.

Однако если наблюдается повторное нарушение трудового законодательство, аналогичное первому (например, владелец салона снова не отдал сотруднику на руки трудовой договор и ранее уже был привлечен к административной ответственности по этому поводу), то за повторное нарушение могут быть назначены следующие штрафные санкции: для должностных лиц от 10 000 до 20 000 руб. для организаций – от 50 000 до 70 000 руб. Кроме этого, должностному лицо грозит дисквалификация на срок от одного года до трех лет.
Таким образом, с 2015г. будут ужесточены санкции за повторное нарушение работодателем трудового законодательства.

Когда может потребоваться копия трудового договора?

Согласно ст. 62 ТК РФ работник имеет право в любой рабочий день обратиться за документами, имеющими отношение к его трудовой деятельности, и их копиями. Трудовой договор не исключение. Обращение при этом должно быть письменным. Срок оформления копии работодателем, как сказано выше, составляет три рабочих дня с момента получения заявления.

Заверенная копия трудового договора может понадобиться работнику в следующих случаях:

при оформлении кредита в банке (чаще всего требуется справка 2-НДФЛ, но кредитор может запросить и документы, подтверждающие трудоустройство);
для получения визы;
при трудоустройстве на новую работу;
в судебном процессе;
при подаче заявления в Пенсионный фонд РФ о назначении пенсии.

Заверенная копия трудового контракта может понадобиться и работодателю (например, при ответе на запрос контролирующего органа или участии в судебных разбирательствах). При этом стоит помнить, что дубликат договора имеет юридическую силу лишь в том случае, если заверен надлежащим образом. Если он оформлен с нарушениями, банк или иная принимающая документы сторона имеет право отказать в приеме документа.

Кто вправе удостоверять копии кадровых документов?

Перед тем как заверять копию трудового договора, важно разобраться, кто имеет на это право. Когда идет речь о заверке копий документов, исходящих от организации, имеет место представительство (глава 10 ГК РФ). Ведь копия нужна для предъявления третьим лицам, а это значит, что заверять ее могут не все.

Копию трудового контракта в организации заверить может:

ее руководитель, т. к. именно он является ее представителем в силу закона, действуя без доверенности на основании устава. Законом допускается наличие в организации нескольких лиц, которые имеют право действовать без доверенности (это должно быть прописано в уставе компании);
лицо, временно исполняющее обязанности руководителя (только при наличии доверенности);
внешний или конкурсный управляющий (при банкротстве предприятия);
любое лицо, если у него имеется действующая доверенность, в которой закреплено право заверять соответствие копий документов оригиналам (чаще всего такими полномочиями наделяются руководитель кадровой службы и главный бухгалтер).

Если работодатель — индивидуальный предприниматель, заверить копию контракта может он сам или уполномоченное им лицо (по доверенности).

Не знаете свои права?

Возможно удостоверение копии договора у нотариуса (за плату), однако такая возможность существует только в отношении документов, в подлинности которых не возникнет сомнения. Все их страницы должны быть подписаны либо прошиты и скреплены подписью в месте прошивки. Если это требование не выполнено, нотариус откажется заверять копию на основании абз. 1 ст. 45 Основ законодательства о нотариате.

Как заверить трудовой договор — дубликат: пошаговая инструкция

Чтобы заверить дубликат соглашения, нужно выполнить следующие действия:

Проверить оригинал на наличие всех страниц.
Сделать копии со всех страниц, используя одностороннюю печать.
Проверить копии на читаемость.
Сложить все страницы вместе по порядку и приступить к заверке. Здесь возможен один из вариантов на выбор:

не сшивать документ и проставить на каждой странице надпись «Копия верна», подпись с указанием должности и Ф. И. О., реквизиты доверенности (если заверяющее лицо действует на ее основании), текущую дату, печать (при ее наличии у предприятия);
прошить документы и сделать удостоверяющую надпись только на обороте последней страницы. Помимо сведений, указанных выше, в этом случае необходимо будет написать «Прошито и пронумеровано на (указывается количество листов в документе) листах».

Как прошить документы:

По левому краю документа делаются два отверстия.
Документ сшивается прочными нитками, которые скрепляются на обороте последней страницы.
Концы ниток вытягиваются и заклеиваются небольшим прямоугольным бумажным листом таким образом, чтобы они не были полностью скрыты.
На приклеенном бумажном листе делается удостоверяющая надпись.

Если заверка копии осуществлялась по доверенности, нужно сделать ее копию, заверив аналогичным образом. Кто ее может заверить? Если доверенность не ограничивает круг документов, которые представитель вправе заверять, то удостоверить копию своей доверенности может он сам. Если же полномочие ограничено (например, заверкой только кадровых документов), потребуется удостоверение руководителем предприятия.

Как составить заявление на выдачу копии трудового контракта?

Чаще всего процедура оформления заверенной копии трудового соглашения происходит очень просто: сотрудник устно обращается с соответствующей просьбой к работнику отдела кадров, тот сразу достает трудовой договор, снимает копии и заверяет их. На все уходит, как правило, не более 10 минут, при этом отсутствие письменного заявления от работника нарушением не является.

В случае же конфликта с работодателем работнику желательно действовать по правилам ст. 62 ТК РФ и подать заявление непременно в письменном виде. В нем необходимо отразить следующую информацию:

Ф. И. О. и должность руководителя организации;
наименование организации;
должность и Ф. И. О. заявителя;
ссылку на норму ст. 62 ТК РФ, согласно которой запрашиваемые документы должны быть выданы в течение трех рабочих дней;
просьбу о выдаче заверенной копии трудового соглашения.

Завершается документ простановкой даты составления и подписи работника. Далее заявление следует копировать и только затем передать в кадровую службу. При подаче нужно попросить кадровиков проставить на копии заявления дату его приема.

Итак, заверенная копия трудового договора может понадобиться как работнику, так и работодателю. При этом удостоверение исходящих от предприятия документов является представительством, поэтому заверить копию трудового соглашения может только представитель организации в силу закона (руководитель или предприниматель) либо доверенное лицо с соответствующими полномочиями. Даже работник, в должностные обязанности которого входит заверка копий, без соответствующей доверенности делать этого не имеет права.