Ситуация, когда пропадают должники в деятельности компании довольно распространенная. Исчезнуть могут как покупатели, которые не заплатили за уже отгруженный товар, так и поставщики, которые получили аванс, но отработать его не смогли. В статье подробно разберем как происходит списание задолженности, если подтверждающих эту задолженность документов нет.

Списание задолженности

Предположим, что организация без предварительной оплаты отгрузила товар контрагенту, который он не оплатил и исчез. Такую «выручку» исключить из доходов не получится, но списать «дебиторку» в расходы можно, но только в том случае, если она будет признана безнадежной (Читайте также статью ⇒ ). Основания для признания долга безнадежным можно выделить следующие:

Ликвидация контрагента-должника;
Решение суда;
Истечение срока исковой давности;

Ликвидация должника

Для начала организации, которая решила списать «дебиторку» нужно проверить контрагента в ЕГРЮЛ. Если в реестре есть запись о его ликвидации, то в том периоде, когда он был ликвидирован можно списать задолженность. Если информация по ликвидации должника получена много позже, то списание выполнить тоже можно, но уже в том периоде, когда этот факт организацией был установлен.

Если в выписке из ЕГРЮЛ содержится информация, что должник на стадии ликвидации, то нужно постараться ему воспрепятствовать, так как пока должник не закрылся, вероятность взыскания с него средств существует. Для начала ему нужно направить заявление, в котором будет указана просьба о включении долга в реестр требований кредиторов. Направить заявление можно по адресу, указанному в сообщении о ликвидации. Можно также обратиться в суд и сообщить, что у ликвидируемой организации имеется долг, но это потребуется подтвердить документами, что в нашем случае не совсем подходит.

Важно! У налогового органа есть право исключить недействующую компанию из ЕГРЮЛ. Под недействующими понимаются компании, не представляющие отчеты и не производящие перечисления по расчетному счету 12 месяцев.

Если контрагент – должник исключен из реестра, то долг признается безнадежным. Такое исключение приравнивается к ликвидации, но только если соответствующая запись сделана после 01.09.2014 года (статья 64.2 ГК РФ).

Решение суда

Если судебные органы приняли решение, что взыскать деньги с контрагента не получится, то долг признается безнадежным.

Истечение срока исковой давности

Важно! Срок исковой давности для списания безнадежной дебиторской задолженности равен трем годам.

Здесь важно определить срок, с которого нужно отчитывать три года. Если подписан договор, в котором указан порядок оплаты, но начать отсчет можно с той даты, когда контрагент должен был произвести оплату. Если оформленного договора нет, либо конкретные сроки оплаты в нем не предусмотрены, то отсчет можно начать с того дня, в который было направлено требование об оплате.

Срок исковой давности может и превышать 3 года. Например, если он прерывается, когда организация обратилась в суд или добилась подписания акта-сверки с должником. С этого момента срок отчета начинается заново – при подписании акта, либо замораживается до решения суда – при обращении в суд.

С точки зрения налогового законодательства, были ли попытки компании взыскать долг с контрагента до момента его списания не имеет значения. Для того чтобы списать долг достаточным будет только истечение срока давности.

Порядок списания задолженности

Прежде чем списать долг, потребуется внутри организации подготовить некоторые документы. К таким документам относят:

Акт инвентаризации. Нужен такой документ для того, чтобы подтвердить, что организация выявила задолженность. Форма, по которой составляется акт может быть унифицированная, либо разработанная самостоятельно;
Бухсправка. Оформляется она произвольного вида, главное, чтобы в ней содержалась информация об имеющейся дебиторской задолженности. Также в справке следует указать причины, по которым в организации нет первичных документов. Причину списания нужно указать так: «в связи с истечением срока исковой давности».;
Приказ руководителя о списании. Он оформляется на основании акта о проведенной инвентаризации и бухсправки.

Списание задолженности для целей налогообложения

Для того, чтобы признать расходы для целей налогообложения – они должны иметь обоснование и документальное подтверждение. Если имеет место списание дебиторской задолженности в связи с окончанием срока исковой давности, организация должна иметь подтверждающие документы, которые отражают образование списываемого долга.

В качестве таких документов могут быть приняты любые первичные документы по совершению хозоперации, которая привела к образованию долга. К ним относятся накладные, акты и платежные документы. Такие документы, как акт инвентаризации, бухсправка или договор без «первички» не являются подтверждающими документами.

Для списания задолженности, кроме «первички», организации нужно будет составить акт инвентаризации, обоснование списания «дебиторки» в письменном виде и приказ руководителя.

Важно! Списать «дебиторку» в налоговые расходы без подтверждающих первичных документов нельзя.

Если рассматриваться судебные постановления, то можно сделать вывод, что списывать в налоговые расходы дебиторскую задолженность даже с истекшим сроком исковой давности организации не вправе, если отсутствуют первичные документы (накладная, акт приема-передачи, договор или счет-фактура).

Акт-сверки в этом случае также не поможет, так как первичным документом он не является. Однако, если организации удается подписать акт сверки, то этот факт будет являться признанием долга контрагентом. Срок исковой давности при этом прервется. С даты подписания акта срок исковой давности начнет отсчет вновь.

Другими словами, первичным документом, который позволит списать «дебиторку» в расходы акт-сверки не будет является, но для точного определения срока исковой давности он подойдет.

Бухгалтерский учет списания задолженности

Те суммы «кредиторки», по которым истек срок исковой давности или при ликвидации должниа можно признать как прочие доходы. Ее включают в доход организации в той сумме, в которой задолженность отразили в бухучете. Проводки при этом будут такими:

Д 60 (62) К 91 – долг списан в прочие доходы

Теперь рассмотрим списание «дебиторки». Предположим, что компания оплатила за товар, который контрагент так и не поставил. После некоторого времени организация узнает, что контрагент-должник ликвидировался. В этом случае долг его можно списать. Проводка при этом будет следующей.

"Налогообложение, учет и отчетность в коммерческом банке", 2013, N 8

Можно ли признавать в бухгалтерском и налоговом учете расходы, не подтвержденные документами или подтверждаемые нестандартными документами? Это могут быть расходы наличными на нужды банка (как головного офиса, так и филиала), например на корпоративные мероприятия, поздравления, экстренные расходы на услуги такси. Это также могут быть расходы в командировке, на разовую закупку товаров наличными подотчетным лицом, а также на услуги иностранных компаний, которые ограничиваются выставлением счета (инвойса), но не предоставляют акт приемки работ. Наши эксперты подсказывают, как в этих случаях избежать налоговых рисков.

Д.Л. Тарасов, Банк "Возрождение" (ОАО), юридический департамент, заместитель начальника договорно-правового отдела

Первичный документ является необходимым условием для учета расходов при расчете налога на прибыль. Если его нет, не соблюдается правило о документальном подтверждении расхода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В случае утери подтверждающих документов подотчетным лицом следует запросить дубликаты документов (для транспортных и гостиничных компаний выдача подобных документов не редкость). Расходы, документы по которым восстановить невозможно, налоговые органы, скорее всего, откажутся принимать в состав расходов.

Что же касается документов от нерезидентов других стран, которые не подтверждают оказание услуг актами, следует применить ст. 252 НК РФ, которая разрешает подтверждать расходы документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены расходы, и документами, подтверждающими их косвенно.

Таким образом, если в договоре прописан не акт, а иной подтверждающий документ, следует запросить его у иностранного контрагента; если же такой документ у контрагента не предусмотрен, подтверждением может служить служебная записка руководителя уполномоченного подразделения банка о том, что услуги по оплаченному банком счету (инвойсу) получены в полном объеме и надлежащего качества. Практика показывает, что иногда иностранный контрагент соглашается подписать и составленный российской стороной акт.

Можно рекомендовать банкам оформить договорные отношения со службами такси, топливными заправками, предприятиями общепита, компаниями, организующими мероприятия, деловые приемы и праздники, и таким образом уменьшить долю расходов, оплачиваемых наличными средствами. Целесообразно по возможности распространить эту практику и на обособленные подразделения банка в регионах. Поскольку, даже если банк решит не признавать такой-то не подтвержденный документально расход для целей налогообложения и избежать таким образом претензий со стороны налоговых органов, в любом случае избавиться от надзора регулятора и акционеров банка за финансовыми результатами, выявляемыми в бухгалтерском учете, не удастся.

Е.В. Шестакова, ООО "Актуальный менеджмент", генеральный директор, к. ю. н.

Если неподтвержденные расходы были признаны для целей налогообложения, имеются значительные риски доначисления налогов. Об этом свидетельствует и судебная практика: Определение ВАС РФ от 24.12.2012 N ВАС-16428/12 по делу N А60-57502/2011; Определение ВАС РФ от 17.12.2012 N ВАС-16059/12 по делу N А27-12425/2011; Определение ВАС РФ от 25.04.2012 N ВАС-4429/12 по делу N А51-4620/2011.

Вместе с тем сложность для налогоплательщика заключается в том, что Налоговый кодекс РФ не содержит конкретный перечень документов, которыми можно подтвердить расходы. Такой вывод сделан в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 11.07.2011 N А13-415/2010. Суд встал на сторону налогоплательщика именно потому, что Налоговый кодекс РФ не устанавливает перечень первичных документов, подлежащих оформлению при осуществлении тех или иных хозяйственных операций, и не предъявляет каких-либо специальных требований к их оформлению.

Поэтому если налогоплательщик имеет первичные документы, оформленные в соответствии со ст. 9 Закона N 402-ФЗ, то они служат подтверждением расходов для целей бухгалтерского и налогового учета. Названная статья Закона N 402-ФЗ содержит только обязательные требования к реквизитам первичных документов. Это: наименование документа; дата составления документа; наименование экономического субъекта, составившего документ; содержание факта хозяйственной жизни; величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность их оформления свершившегося события; подписи уполномоченных лиц.

Р.В. Пашков, ОАО БАНК "МБФИ", начальник юридического управления, член совета директоров, аттестованный налоговый консультант

Порядок исчисления налога на прибыль, как известно, установлен гл. 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ. Для того чтобы иметь возможность учесть расходы для целей налогового учета, организация должна выполнить все требования п. 1 ст. 252 НК РФ. Согласно указанной норме любые налогооблагаемые расходы налогоплательщика должны иметь в том числе документальное подтверждение.

Из положений ст. 313 НК РФ следует, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы. Но самостоятельного определения первичного учетного документа налоговое законодательство не содержит. Поэтому на основании ст. 11 НК РФ налогоплательщик вправе использовать для целей налогообложения понятие первичного учетного документа, содержащееся в бухгалтерском законодательстве.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения. Вместе с тем обязательными для применения продолжают оставаться формы, используемые в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. Он утверждает такие формы по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Согласно ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона N 402-ФЗ руководитель экономического субъекта определяет также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Как установлено в ст. 7 Закона N 402-ФЗ, при разногласиях между руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером в отношении ведения бухгалтерского учета данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию. Таким образом, при отсутствии первичного документа расходы считаются неподтвержденными и списываются за счет чистой прибыли.

Для того чтобы расходы были признаны для целей налогообложения, они прямо должны быть указаны в НК РФ. При этом в ст. 270 "Расходы, не учитываемые в целях налогообложения" НК РФ прямо указаны расходы, которые не признаются к уменьшению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Расходы подотчетного лица, не подтвержденные оправдательными документами, признаются банком в налоговом учете только по распоряжению руководителя банка, но с отнесением на чистую прибыль.

М.В. Яковлев, ООО "Аудит-Стандарт", аудитор

Безусловно, в банке, как и в любой организации, случается закуп товаров без оформления документов, в том числе у населения (физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями). Это могут быть уникальные изделия, произведенные частными лицами (например, для подарков, акций); продукты питания, закупаемые для представительских целей; редкие, отсутствующие в магазинах детали для ремонта (для IT-подразделения, транспортного подразделения банка и др.); и т.д. И чем дальше в регионы, тем такие случаи чаще и разнообразнее в силу неразвитости инфраструктуры некоторых местностей, где банки тем не менее присутствуют.

Закон N 402-ФЗ позволяет организациям создавать и утверждать формы первичных документов самостоятельно, что не исключает возможности пользоваться и документами, содержащимися в альбомах унифицированных форм. При приобретении товаров у физических лиц (в т.ч. и на рынке) достаточным документальным подтверждением является закупочный акт по форме ОП-5, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (несмотря на то что форма изначально составлялась для закупа продуктов питания, она традиционно используется при закупке любых товаров; некоторые строки в ней можно игнорировать), где указаны Ф.И.О. продавца, ИНН, перечень товарно-материальных ценностей, подписи лиц, участвующих в купле-продаже (при приобретении товаров на рынке акт также заверяется печатью рынка). Если банк хочет обезопасить себя от рисков скупки краденного, можно также запросить у продавца документы о приобретении им этого товара, хотя вряд ли они будут у всех таких контрагентов. Банк может создать свой собственный акт закупа, усовершенствовав типовой, утвердив эту форму в учетной политике банка.

Физическое лицо, у которого производится закуп, должно само исчислить и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 2 ст. 228 НК РФ). Банк не признается налоговым агентом по таким операциям, но по окончании года подает сведения в налоговые органы о выплате доходов физлицам. На данные выплаты не начисляются страховые взносы.

Если соблюдено требование об экономической целесообразности, то есть можно доказать, что купленные товары были использованы в деятельности банка, направленной на получение прибыли, их стоимость можно включить в состав расходов для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Нормируемые расходы, разумеется, должны включаться в пределах норм. Списание товаров на представительские расходы должно сопровождаться соответствующим приказом и сметой. Если у физического лица был закуплен актив, подпадающий под определение основных средств, он включается в состав основных средств и подлежит списанию в расходы через амортизацию. При этом есть возможность уменьшить срок его полезного использования на период фактической эксплуатации, но только в том случае, если такой срок можно документально подтвердить.

Приведу пример из практики. Сотрудник банка был направлен на лекцию прибывшего в Россию иностранного специалиста высокого уровня. После лекции сотрудник приобрел у иностранного специалиста за свой счет отсутствующую в продаже в России литературу без документов. Бухгалтерия банка не стала оформлять данную операцию как авансовый отчет, чтобы не создавать налоговых рисков, вместо этого был составлен акт закупа данной литературы у физического лица - сотрудника банка, и таким образом ему были возмещены затраты. А поскольку данная литература была посвящена передовым банковским технологиям, банк включил ее в свой библиотечный фонд, а стоимость единовременно списал в налоговом учете в состав прочих расходов, учитываемых при налогообложении прибыли (п. 2 ст. 256 НК РФ, Письмо Минфина России от 04.06.2008 N 03-05-04-01/21). К сожалению, нельзя точно сказать, создало ли это налоговые риски, поскольку налоговики при проверке не обратили внимания на данную операцию и не высказали возражений против такой схемы. Аудиторская же проверка сочла данный акт закупа у физического лица принадлежащих ему на праве собственности товаров (специализированной литературы) по форме ОП-5 надлежащим документом для оформления факта приобретения книг для нужд библиотечного фонда банка. Надо заметить, что в данном случае можно было пойти и по традиционному пути, оформив с сотрудником договор купли-продажи имущества.

Опыт аудита, проведенного нашей компанией, показывает, что число случаев закупа банками товаров без подтверждающих документов с каждым годом снижается, что, как мы полагаем, связано с повсеместной легализацией деятельности малого бизнеса, а также с расширением рынка товаров и услуг.

В.В. Ларин, BDO в России, эксперт

Трудности в признании расходов могут возникать в случае заключения между банком и контролирующим его юридическим лицом договора об оказании управленческих услуг. В российском налоговом законодательстве не содержится конкретных требований в отношении документов, подтверждающих оказание управленческих услуг. В некоторых случаях это является причиной споров между налоговыми органами и налогоплательщиками. Исходя из практики целесообразно оформлять следующие документы: договор об оказании услуг (договоры, составленные на двух языках, либо договоры, переведенные на русский язык, если услуги оказывает иностранный поставщик); акт приемки услуг, содержащий ссылки на договоры и описание этих результатов оказанных услуг; счета, содержащие ссылки на договоры и акты приемки услуг; дополнительные документы, раскрывающие характер и конкретное содержание оказанных услуг (отчеты, меморандумы, протоколы собраний, программы и материалы тренингов, факсы, электронная переписка и т.п.), которыми можно обосновать произведенные расходы. Такие документы не являются обязательными, но могут быть затребованы налоговыми органами для подтверждения реальности осуществления хозяйственных операций.

Российские компании часто используют внутригрупповые договоры об оказании услуг в качестве механизмов перераспределения прибыли. Как следствие, налоговые органы обращают особое внимание на подобные сделки. При недостаточной экономической обоснованности подобных договоров и цели, отличной от перераспределения прибыли, расходы по ним могут быть оспорены налоговыми органами.

Бывает, что первичные документы по каким-то причинам отсутствуют. Например, они потерялись при переезде фирмы или в результате чрезвычайной ситуации (пожара, ограбления и т. п.). Чем это грозит компании? При очередной проверке налоговики обязательно обратят на это внимание и оштрафуют фирму. Что же делать?

Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Штраф за это нарушение составит 5000 рублей. Если же отсутствие документов привело к занижению налога, то штраф составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.

Чтобы избежать ответственности, мы предлагаем поступить следующим образом. Первое, что нужно сделать бухгалтеру в такой ситуации, – доказать свою невиновность в том, что первичные документы отсутствуют.

Совет: составьте акт, в котором перечисляются отсутствующие документы и причина их отсутствия. Этот акт должен быть утвержден руководителем фирмы.

Если документы пропали по причине пожара, кражи или другой чрезвычайной ситуации, вам также понадобится справка, подтверждающая, что такая ситуация действительно имела место. Так, если случился пожар, то необходима справка из пожарной части; если случилось затопление – справка организации, которая эксплуатирует здание, если документы украли – справка из милиции.

Случается так, что новый приходит на фирму и не может разобраться в документации, потому что его предшественник вел бухгалтерию «спустя рукава». Чтобы избежать подобных недоразумений, мы рекомендуем, прежде чем начать работу, провести инвентаризацию.

Если же инвентаризацию провести не удалось, и новый бухгалтер приступил к работе, то советуем связаться с предыдущим бухгалтером и потребовать от него письменных объяснений, почему те или иные первичные документы отсутствуют. Затем составьте акт об отсутствии документов. Таким образом, ответственность за отсутствие документов с вас, как с нового бухгалтера, будет снята.

Еще один неприятный момент, который грозит предприятию в такой ситуации, – доначисление налогов и начисление пеней. Дело в том, что расходы, не подтвержденные документально, нельзя учесть при расчете налога на прибыль. В противном случае налоговики посчитают, что по налогу на прибыль была занижена, и доначислят налог, а также взыщут пени. Чтобы избежать налоговых санкций, мы советуем попытаться восстановить недостающие документы.

Если, например, отсутствуют документы, подтверждающие покупку товаров (работ, услуг), договоритесь с поставщиками, чтобы вам выписали копии всех необходимых документов.

Конечно, восстановить недостающие документы можно, только если вам известно, каких именно документов вам не хватает для подтверждения расходов, а также у каких именно поставщиков были закуплены товары (работы, услуги).

Гораздо сложнее, если, например, затерялись бумаги, подтверждающие выдачу денег под отчет работнику, который в настоящий момент уже на фирме не работает. Самый простой выход из такой ситуации – попытаться связаться с этим работником и договориться с ним заново оформить необходимые документы задним числом. А что делать, если связаться с этим работником невозможно (например, он переехал в другой город)?

Совет: оформите недостающие документы на другого работника, который на дату составления утерянного документа также работал на предприятии.

Фальсификация «первички» по расходам

Если вы покупаете те или иные товары, которые никак экономически не обосновываются (например, продукты к праздничному столу), бухгалтеру можно помудрить с «первичкой», которой будут оформляться покупки.

Как правило, рыночным торговцам все равно, что писать в товарных чеках, накладных и других документах. Что вы их попросите, то они вам и напишут. Поэтому, выдавая деньги сотрудникам под отчет для закупки продуктов, заранее их предупредите, чтобы никаких сервелатов, шампанского и апельсинов в документах не было. Самый оптимальный вариант – получить от продавцов незаполненную «первичку» и оформить ее самостоятельно. Большинство продавцов на это согласятся. В таком случае сервелат превратится в канцпринадлежности, шампанское – в писчую бумагу, апельсины – в картридж для принтера или степлеры.

Чтобы без проблем провести по бухгалтерии покупки, вам нужно получить от подотчетников:

– чеки ККТ;

– товарные чеки или накладные, заверенные печатью продавца.

Следует обратить внимание, чтобы в чеках ККТ не было написано название купленного товара. Иначе в чеке будет указано, что приобретена колбаса, а в других документах – «канцелярка». Именно поэтому продукты лучше не покупать в крупных супермаркетах. Обычно их кассовые машины указывают название товаров в чеках, чего не скажешь о мелкооптовых рынках.

Если повезет, то вы сможете получить от продавцов счета-фактуры и приходные кассовые ордера. В этом случае вы включите стоимость товаров в расходы и сможете возместить НДС по ним. Но эти документы, как правило, большинство торговцев не оформляют.

Как оформить «липу»

Предположим, у вас намечается арбитражный спор с налоговой инспекцией. А документов, подтверждающих вашу правоту, нет. Многие, не задумываясь, оформляют их задним числом. Причем подписи, печати ставят подлинные. Или другая ситуация. Директор дал установку уменьшить налоги. С этой целью бухгалтер самостоятельно (или вместе с директором) составил документы, подтверждающие, что некая несуществующая фирма оказала им услуги или поставила товар. Подделать печать сейчас проще простого. Мастерских по их изготовлению масса. Легко ли доказать подделку документа? Об этом нам расскажут эксперты.

Сначала остановимся на составлении бумаг задним числом. Оказывается, время написания документа можно установить по записям (например, подписи), сделанным шариковой ручкой. О таком исследовании нам рассказал директор Бюро независимой экспертизы «Версия» Станислав Шаповалов: «Паста шариковой ручки – это в принципе та же краска, которой мы красим стены. Помимо пигмента, дающего цвет, в пасте есть связующий элемент – загуститель. Благодаря ему краска хорошо ложится. Ученые обратили внимание, что со временем загуститель твердеет. По-научному этот процесс называется полимеризацией. Чем тверже загуститель, тем старше запись на документе.

Чтобы определить степень полимеризации (загустения), нужно извлечь из пасты легко летучий компонент (например, фенилгликоль или бензиловый спирт) и определить его концентрацию на поверхности и в “глубине” подписи. Чем меньше соотношение этих значений, тем больше загустение, а значит, старше подпись. Степень концентрации эксперты определяют с помощью специального прибора – хроматографа с масс-селективным детектором.

Такое исследование называется физико-химической экспертизой давности выполнения подписи. Других достоверных методик сейчас нет. Есть, конечно, всякие попытки. Например, некоторые эксперты проводят исследования подписи с точки зрения почерковедения. Метод основан на том, что со временем подпись человека приобретает какие-то новые признаки и теряет старые. Если иметь образцы, сделанные в разное время, то можно установить, когда была сделана подпись, представленная на экспертизу. Сейчас этот метод находится в стадии разработок. Фактического материала о том, как же меняется подпись человека, накоплено мало, поэтому пока я оцениваю этот метод достаточно критично».

Пасты старятся примерно за два года. Если документу больше двух лет, обращаться к экспертам уже не имеет смысла: именно такой ответ они и дадут. Точность срока в пределах двух лет зависит от того, сколько времени прошло с момента нанесения подписи на бумагу. Если она сделана, например, неделю назад, то эксперт назовет вам точную дату. Если прошло несколько недель или месяцев, то точность будет считаться соответственно в неделях или месяцах. Ну а если давность записи больше года, то эксперт установит срок с погрешностью в полгода. Тогда в заключении будет написано, что документ был составлен от года до полутора лет (или от полутора до двух лет) назад.

«Точнее не получится, – утверждает Станислав Шаповалов. – Подписи, сделанные одной ручкой и в одно и то же время, часто дают разные результаты. Причем зависит это не от бумаги, она может быть разной: новой, старой, картонной, желтой и т. д., а от того, где и в каких условиях хранился документ. Одно дело, если он лежал в комнате, и другое – в каком-нибудь архиве, в подвале. Там температура, как правило, ниже. Если документ сильно погреть, например положить на батарею или провести по нему утюгом, то он искусственно состарится. Паста быстро высохнет, и эксперт уже не сможет определить давность написания подписи. Зато он точно установит, что документ был состарен искусственно, и отразит это в своем заключении. А значит, для суда будет понятно, что бумаги подделаны».

До сих пор речь шла о шариковых ручках. А как быть с перьевыми? Оказывается, тут все зависит от материала письма. «Если вы перо обмакнете в пасту шариковой ручки, то результат будет тот же самый, – объяснил Станислав Евгеньевич, – а вот если вы используете краситель на водной основе, например чернила, то давность таких записей эксперт уже не определит. Ученые пока не обнаружили, что в чернилах со временем что-то меняется. За исключением того, что в течение минуты после написания из них высыхает вода». Дальше эксперт свою мысль не продолжил, но и так понятно, что, составляя документ задним числом, лучше писать, например, чернилами «Радуга». Не придерешься, не подкопаешься.

То же самое можно сказать и об оттиске печати. Если вы используете чернила, то давность печати установить нельзя, а вот если специальную мастику, в которой есть загуститель, то можно. Но сроки здесь меньше, чем для пасты шариковой ручки. Легко летучий компонент, содержащийся в мастике, испаряется за полгода. Дальше с мастикой уже ничего не происходит. Значит, более или менее точно установить время, когда была поставлена печать, можно только в пределах первых шести месяцев.

Очень похожую мастику используют в гелевых ручках и струйных принтерах. «Чаще всего она на органической, а не на водной основе. Давность здесь также можно установить в течение полугода, – пояснил Станислав Шаповалов, – а вот материалы, используемые в лазерном принтере, со временем не изменяются. Значит, определить по ним, когда был напечатан документ, эксперт не сможет. Правда, есть возможность установить подделку документа, напечатанного на лазерном принтере. Я имею в виду случаи, когда бухгалтер печатает нужный текст на листах, где уже стоят подпись руководителя и печать фирмы. Если текст частично заходит на печать, то эксперт может точно установить, что первично. Если печать была поставлена поверх текста, то все нормально, а если наоборот, то документ поддельный».

Запасные варианты

Некоторые криминалисты считают, что давность документа, изготовленного на принтере (или на ксероксе), можно определить по тому, как распределился на бумаге печатный материал. Чем дольше служит картридж, тем хуже качество печати: появляются полосы или не пропечатываются буквы.

На практике провести такое исследование практически невозможно. Сложность в том, что, во-первых, нужны образцы печати, сделанные в разное время. Во-вторых, нет гарантии, что эти образцы печатались на одном и том же принтере и картридж не менялся. И в-третьих, используя один и тот же картридж, вы можете по-разному напечатать документ. Достаточно картридж вытащить, встряхнуть и поставить обратно. И печать будет уже другой.

Бывают ситуации, когда нужно изготовить документ на печатной машинке. Эксперты считают, что по составу красящего материала, содержащегося на ленте машинки, установить давность документа нельзя. А вот по истиранию печатных элементов – можно. Чем дольше работает машинка, тем больше истираются буквы. По их отпечатку на бумаге можно сказать, когда был сделан текст. Но для этого нужны образцы печати на этой машинке за предыдущие годы.

Ну а теперь поговорим о составлении «липовых» бумаг, позволяющих уменьшить платежи в бюджет. Бухгалтеры, оформляющие документы от имени вымышленных фирм, должны знать, что по записям, сделанным от руки, эксперты могут установить, кто их написал. «Бывает, что достаточно одной подписи, – говорит Станислав Шаповалов. – Конечно, если она сделана в виде какой-то закорючки, я бы не стал делать категоричный вывод. Но некоторые почерковеды делают. Здесь много субъективного. Для почерковедческой экспертизы годятся даже копии документов. Главное, чтобы они были не совсем уж “слепые”. Сначала почерковед определит, нет ли признаков технической подделки документа, а проще говоря, не вмонтирована ли подпись с помощью ксерокса. Если с этим все в порядке, то оснований для отказа от экспертизы нет».

Пример 1

Предприниматель Бабушкин включил в состав затрат расходы на закупку рыбопродуктов. Чтобы подтвердить их оплату, он представил налоговикам счета-фактуры и квитанции к приходным ордерам. Установив, что поставщики рыбопродуктов на налоговом учете не состоят, инспекторы отправили счета-фактуры и квитанции на экспертизу. Эксперты определили, что рукописный текст в документах написан самим предпринимателем.

Арбитражный суд по иску инспекции оштрафовал Бабушкина за умышленную недоплату налогов (ч. 3 ст. 122 НК РФ), а также взыскал с него недоимку и пени (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 29 апреля 2003 г. № А74-2210/02-К2-Ф02-1126/ 03-С1).

Этот пример – скорее исключение, чем правило. Как показывает практика, налоговики не часто прибегают к помощи экспертов. «В наше бюро налоговые контролеры обращаются редко (один-два раза в год), как правило, когда действительно есть за что бороться: большие суммы недоимки по налогам и обоснованные подозрения в том, что документы поддельные», – рассказал Станислав Шаповалов.

Чаще всего налоговики, заподозрив неладное, просто не признают расходы фирмы со всеми вытекающими отсюда последствиями: штраф, взыскание недоимки и пеней. Хотя по Гражданскому кодексу они сначала должны обратиться в суд с требованием признать сделку по поддельным документам недействительной.

Если фирма не хочет платить штраф и обращается в суд, инспекторы, как правило, ссылаются на то, что поставщики предприятия на налоговом учете не состоят, по указанному в документах адресу «не проживают» и вообще не зарегистрированы как юридические лица. Однако это не доказывает, что предприятие знало об обмане поставщика или специально подделало документы, чтобы уменьшить налоги. Если вы будете настаивать, что бумаги получены от реального предприятия и вы не знали, что у него нет государственной регистрации, инспекторам будет трудно убедить судей в

обратном.

Большинство арбитров в такой ситуации принимают положительные для фирмы решения (постановления федеральных арбитражных судов Уральского округа от 14 января 2003 г. № Ф09-2842/02АК, Московского округа от 6 марта 2003 г. № КА-А41/974-03, Центрального округа от 16 мая 2003 г. № А14-9037-02/290/24).

Но бывают и исключения.

Пример 2

В ходе проверки МУП «Кондитерский цех» налоговики установили, что поставщики фирмы – ООО «Дилма» и ООО «Торговый Дом „Хлебный”» – не состоят на налоговом учете, имеют вымышленный ИНН и не зарегистрированы как юридические лица.

Контролеры начислили предприятию предъявленный к возмещению НДС, пени и оштрафовали по пункту 1 статьи 122 Налогового кодекса. Не согласившись с этим, фирма обратилась в суд.

Судьи признали сделки с незарегистрированными поставщиками недействительными и на этом основании в иске отказали (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 7 мая 2003 г. № Ф09-1227/03-АК).

В этом примере арбитры вообще не стали выяснять, знал «Кондитерский цех», что у его поставщиков отсутствует государственная регистрация, или нет. А значит, не установили вину предприятия. Это противоречит пункту 6 статьи 108 и статье 109 Налогового кодекса. Фирму или предпринимателя нельзя привлечь к налоговой ответственности, если они не виноваты (ст. 109 НК РФ). Убедить судей в обратном обязаны налоговики. Пока вина не доказана, фирма считается невиновной. Не забывайте, что все сомнения в виновности предприятия должны трактоваться в его пользу (п. 6 ст. 108 НК РФ).

Р. Ярошенко, налоговый юрист

В дороге с командированным работником может приключиться всякое. Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание. Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги?

Чем подтвердить проезд?

Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.

Другое дело – затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.

Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что, согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках...», оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – инструкция № 62).

Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.

Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.

Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в налоговом учете. А все потому, что нет первичного документа – следовательно, нет и документального подтверждения. А оно является главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Начислять на сумму компенсации ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд не нужно. Ведь ЕСН не облагаются выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 3 ст. 236 НК РФ). Страховые взносы в Пенсионный фонд начисляются на те же выплаты, что и ЕСН. Так установлено пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Согласно статье 217 Налогового кодекса, НДФЛ не удерживается с компенсации сотруднику расходов на проезд, фактически произведенных и документально подтвержденных. Таким образом, затраты на оплату проезда, не подтвержденные документами, подлежат включению в налогооблагаемый доход работника.

Простое решение

Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы на проезд, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.

Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки, в кассе вокзала или аэропорта. Выдача подобных документов для них не редкость.

Где вы были, где вы жили?

Вместе с билетом работник может «посеять» и счет за проживание в гостинице.

Ранее – до 1 января 2003 года, – если командированный работник не предъявлял к оплате документы, подтверждающие наем жилого помещения, ему выплачивали компенсацию из расчета 12 рублей в сутки. Такой норматив был установлен приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. № 49н. Но с выходом постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 этот документ утратил силу.

Есть еще один нормативный акт, в котором речь идет о размерах выплаты командированным за проживание в случае утери счета из гостиницы, – инструкция № 62. Но указанные в ней суммы до смешного малы.

Вместе с тем, согласно трудовому законодательству, работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой. При этом в статье 168 кодекса сказано, что порядок и размеры возмещения затрат определяются коллективным договором. Следовательно, условия выплаты компенсации расходов, не подтвержденных документально, фирма может установить самостоятельно, главное – не забыть все это прописать в договоре.

Независимо от суммы, которую вы выплатите работнику в качестве компенсации, учесть ее при расчете налога на прибыль все равно нельзя. Опять-таки действует правило документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Значит, в налоговую базу по ЕСН она тоже не попадет. Что касается НДФЛ, ситуация здесь такая же, как и в случае компенсации стоимости проезда.

Универсальный вариант

Есть вариант, при котором будут соблюдены все требования нормативных документов и работник ничего не потеряет. Для этого нужно сделать следующее.

Во-первых, стоимость утерянных билетов и счетов за проживание можно компенсировать, как требует того инструкция о служебных командировках № 62, по минимуму. С выплат удержать НДФЛ.

Во-вторых, определить денежную «потерю» работника. Сюда входит доплата до фактической суммы расходов и сумма удержанного с компенсации НДФЛ.

И, наконец, в-третьих, выплатить сотруднику премию за профессиональные успехи. Ее сумма должна быть равной сумме доплаты вместе с удержанным НДФЛ плюс 13 процентов (налог, который будет удержан с премии). В этом случае работнику будет компенсирована фактическая сумма затрат.

Докажи, что проживал

Однако наличие документов, подтверждающих проживание, отнюдь не панацея от претензий налоговых инспекторов. Дело в том, что для подтверждения расходов по найму жилого помещения и оплате брони работник должен предъявить счет по форме № 3-г, утвержденной приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Это документ строгой отчетности, заменяющий применение ККТ (Закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Но иногда в гостиницах в подтверждение оплаты выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе не известный бухгалтерской науке документ. Вопреки распространенному мнению инспекторов, даже в этом случае затраты по найму жилья можно учесть в составе затрат. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета.

Подтверждает это и сложившаяся арбитражная практика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г. по делу № А56-14779/03).

На самом деле во время командировки работник может проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении.

В таком случае расходы по найму жилья может подтверждать документ, составленный в произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г. по делу № А56-26589/02). Важно лишь, чтобы в нем были указаны наименование организации, стоимость проживания, дата и стояла подпись.

Но все же лучше, если расходы по найму жилья будут подтверждены бланками строгой отчетности. Дело в том, что на их основании можно без вопросов принять к вычету НДС, который входит в стоимость гостиничных услуг.

С отрудник был направлен в командировку по России на один день и получил 700руб. на расходы, подтверждающие документы не предоставил, как правильно оформить такие расходы и обосновать? Уточнение вопроса 365356 средства выдавались под отчет на командировочные расходы, из отчетных документов- командировочное удостоверение с отметкой принимающей стороны, цель

При отсутствии документов, подтверждающих расходование средств командированного сотрудника – за счет текущей прибыли.
Суточные не выплачиваются, если сотрудник командирован в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. А раз суточные при однодневной командировке не положены, квалифицировать выплаченные сотруднику суммы в качестве командировочных расходов при расчете налога на прибыль нельзя.

В то же время организация обязана возмещать командированному не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Это установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ.

То есть указанные выплаты можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Следовательно, их можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ – в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией. Но при условии что они подтверждены документально (ст. 252 НК РФ). Если документов, подтверждающих необходимость проведения затрат в командировке у командированного лица нет, учитывать такие расходы при расчете налога на прибыль нельзя. Основание – письмо Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

Ситуация: Можно ли учесть при расчете налога на прибыль суточные, если сотрудник отправлен в однодневную командировку по России

Да, можно. Но не в составе командировочных, а в составе других расходов, связанных с производством и реализацией.

Перечень расходов на командировки, которые можно учесть при налогообложении прибыли, приведен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. К ним относятся:*

расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
расходы на наем жилого помещения;
суточные или полевое довольствие;
расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
консульские, аэродромные сборы и иные аналогичные платежи и сборы.

Суточные не выплачиваются, если сотрудник командирован в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 , п. 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). А раз суточные при однодневной командировке не положены, квалифицировать выплаченные сотруднику суммы в качестве командировочных расходов при расчете налога на прибыль нельзя.*

В то же время организация обязана возмещать командированному не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.* Это установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ.

То есть указанные выплаты можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Следовательно, их можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ – в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией. Но при условии что они закреплены локальным нормативным актом организации (например, коллективным договором ) и подтверждены документально (ст. 252 НК РФ ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005 .

Внимание: если у организации не будет первичных документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы, могут возникнуть претензии проверяющих к признанию данных затрат. Соответствующие документы (чеки, квитанции и т. п.) потребуйте от командированного сотрудника.

Суммы, выплаченные сотруднику взамен суточных при однодневной командировке, не получится подтвердить теми же командировочными документами , что и обычные суточные. То есть, в отличие от суточных при командировках в несколько дней, в данном случае понадобятся первичные документы, отражающие фактические расходы командированного.

Объясняется это тем, что специалисты финансового ведомства квалифицируют данные затраты не как суточные, а как другие расходы, связанные с производством и реализацией. А такие расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (чеками, квитанциями и т. п.) в общем порядке (ст. 252 НК РФ ).*

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса