Акт приёма-передачи оборудования – обязательный документ, подтверждающий перемещение объектов основных средств между организациями. Как правило, он прилагается к договору поставки, купли-продажи, аренды и т.д. и является его неотъемлемой частью.

Порядок приёма-передачи оборудования

В момент совершения сделки купли-продажи стороны принимают на себя права и обязанности, определённые условиями контракта: исполнив свою часть финансовых требований, принимающая организация получает право пользоваться приобретённым имуществом. Факт поставки подтверждается передаточным актом, однако, когда речь идет об оборудовании, существует особый порядок его приёма покупателем.

Недостаточно просто доставить и выгрузить имущество на место: все объекты должны быть внимательно осмотрены представителями обеих сторон (в ряде случаев могут привлекаться и третьи лица) и, при необходимости, протестированы. Аналогично совершается передача оборудования монтажной организации для установки и проведения пусконаладочных работ.

В зависимости от сложности объектов, их приёмка может происходить поэтапно: по количеству и качеству. Если в момент поставки нет возможности должным образом обследовать имущество, его передают на основе визуального осмотра и соответствия сопроводительной документации, с заполнением предварительного акта приёма-передачи оборудования. Окончательный приём оформляют после осуществления всех необходимых мероприятий качественного осмотра. На каждом этапе должны быть составлены и подписаны соответствующие акты с отметками о проведённых испытаниях.

Получением оборудования на предприятии занимается специальная комиссия, уполномоченная принимать основные средства. Члены комиссии, проведя необходимые процедуры, констатируют наличие/отсутствие повреждений, поломок, соответствие количества, наименований, моделей имущества предмету договора, присутствие всех сопроводительных бумаг.

Правильно оформленный акт в дальнейшем передаётся в бухгалтерию и служит основанием для постановки (снятия) основного средства на баланс.

Формы актов передачи оборудования

Существуют три формы актов, которые используются при поставке оборудования:

Бланк № ОС-14 применяется при поступлении на склад имущества производственного назначения. Акт составляется членами уполномоченной для приёмки основных средств комиссии в 2 экземплярах и отправляется на подпись руководителю.
Форма № ОС-15 предназначена для случаев передачи оборудования в монтаж. Если монтировать объекты будет сторонняя организация, представитель подрядчика должен принимать участие в работе приёмной комиссии. Сотрудник монтажного предприятия расписывается в акте и получает на руки его копию.
Акт по форме № ОС-16 фиксирует выявленные неполадки, дефекты, претензии по количественным и техническим характеристикам и прочие разногласия.

Договор поставки может предусматривать особый порядок передачи объектов, в этом случае акт будет иметь произвольную форму, которую стороны вправе разработать самостоятельно.

Передаточный акт любой формы должен содержать следующую информацию:

название документа;
номер акта;
дата и место составления;
ссылка на документ-основание (например, номер и дату договора купли-продажи);
данные сторон (наименования поставщика и получателя, при наличии - подрядчика); банковские реквизиты – по усмотрению;
время поступления имущества получателю;
перечень объектов (наименование, производитель, количество, заводские номера и пр.);
результат осмотра оборудования (внешний вид, соответствие продукции контракту, наличие дефектов);
подписи лиц, входящих в комиссию, представителя поставщика, сотрудника третьей стороны, работника, ответственного за хранение имущества.

По решению сторон в образец акта приёма-передачи оборудования могут вноситься дополнительные данные, например, техническое состояние, степень износа и т.д. На новое оборудование к акту должна прилагаться заводская документация (техпаспорт, инструкции по эксплуатации).

В соответствии с нашим законодательством, для выполнения процедуры получения техники на складе компании необходимым условием является оформление акта на прием-передачу, форма ОС-14.
Эту форму можно скачать прямо здесь на сайте, для скачивания бланка ОС-14 перейдите в конец статьи.

В продолжении статьи мы будем рассматривать особенности заполнения этого бланка. Чтобы ознакомиться с готовым примером заполненной формы, скачайте образец ОС-14 перейдя по ссылке внизу.

У каждой из сторон должен остаться свой экземпляр акта, так что необходимы два экземпляра. Этот документ составляется комиссией, принимающей технику на складе. Перед тем, как приступить к заполнению бланка, оборудование внимательно осматривают с целью выявления дефектов, поломок, повреждений, которые могут быть видны при осмотре.
Если какие-либо неисправности удалось выявить, составляется акт по дефектам, форма ОС-16. В ней перечисляют найденные проблемные места и возможности их устранения. Ознакомиться с образцом заполненного акта о выявленных дефектах можно по ссылке.

Также стоит учитывать, что дефекты, выявленные в дальнейшем, на этапах монтажных работ, при наладке или во время тестовых запусков, могут описываться по форме ОС-16.

Акт приема-передачи оборудования (Форма ОС-14)

Если организация каким-либо образом связанна с техникой, данные о ней вносятся в бланк акта по приему-передаче оборудования ОС-14. Это могут быть следующие организации: производитель, поставщик (продавец), отправитель груза, получатель. В специально отведенные поля, на титульной странице, вносятся основные данные и реквизиты. Если это:

производитель, то указать его название;
поставщик, то указать название, адрес, телефон, реквизиты банка и ОКПО;
отправитель груза, то указать наименование транспортной компании. Если доставку выполняет третья специализированная организация или доставка выполняется продающей или покупающей стороной, это обязательно, надо указывать;
получатель, то указать наименование, номер телефона, реквизиты банка, ОКПО.

В дополнении, надо указать данные касательно самого транспортного средства, которое перевозило технику. А именно, разновидность транспорта, регистрационный номер, номер и дату транспортной накладной.
В качестве оснований для заполнения акта по приему-передаче техники, может быть приказ или распоряжение поступившее от руководителя, соответствующий договор.

Основная часть формы ОС-14 содержит две таблицы, в которые нужно внести информацию. В первую вносится дата, время отгрузки, время получение товара. Во втурую вносятся данные о грузе, то есть оборудовании, которое поступило на склад.
Процесс заполнения достаточно простой, чтобы иметь наглядный заполненный пример, скачайте образец в конце страницы.

Во время получения груза, комиссии необходимо сверить наличие фактического груза с тем, что указан в документе. В таблице номер 2 отражают информацию о документальном и фактически полученном грузе.

Бланк акта приема-передачи оборудования, скачать который можно, пройдя по ссылке, указанной в конце этой статьи, принято заполнять при участии минимум двух сторон. Для заполнения необходимой документации предусмотрена унифицированная форма, скачать которую можно в виде документа Word или Excel.

Причиной транспортировки оборудования, для которого необходимо составлять соответствующие документы, может заключаться в следующем:

простой ремонт;
для сдачи в аренду;
доставка заказчику и монтаж;
для проведения тестирования.

Акт приема-передачи оборудования необходим для доказательства осуществления передачи техники к покупателю со стороны поставщика.

Форма может иметь три разновидности:

ОС-14 (ремонт);
ОС-15 (монтаж);
ОС-16 (тестирование).

Каждая форма применяется в какой-то отдельной ситуации. Рассмотрим пример формы ОС-14, которая необходима для проведения учета техники, поступающей на склад. После этого полученное оборудование может эксплуатироваться в качестве основной техники.

Договор для отправки на ремонт обязательно оформляется только в присутствии всех представителей специальной комиссии, ответственной за получение техники. Договор заключается в нескольких экземплярах, каждый образец требует подписи руководителя или уполномоченного представителя.

Рассмотрим еще один пример. Когда передается техника, не всегда удается выполнить ее достаточно качественный прием. В подобных ситуациях не используется основной договор. Вместо него заполняется простой образец, скачать который можно внизу статьи.

Качество поставленной техники устанавливается только при визуальном осмотре. Определение необходимости проведения ремонтных работ не осуществляется. Для того чтобы установить степень соответствия количества и качества разнообразных комплектующих перед тем, как проводится сдача техники в аренду, проверка ее на наличие неисправностей или монтаж у заказчика, нужно заполнять форму ОС-16.

Если акт приема-передачи оборудования не касается аренды или ремонта, а составляется, когда техника отправляется на монтаж, используется форма ОС-15. Когда используется подрядный метод монтажа техники, в списках членов комиссии также должен присутствовать представитель организации, ответственной за установку. Разнообразные неисправности, засвидетельствованные в процессе проведения монтажа, регулирования или тестирования техники, всегда отображаются в соответствующем документе, для составления которого используется форма ОС-16.

Как правильно составляется документ

Для оформления таких справок необходимо участие нескольких сторон. Большей частью прием-передача с целью сдачи в аренду выполняется исключительно в присутствии представителей как поставщика, так и приемщика. В некоторых случаях может присутствовать третье лицо в качестве представителя еще одной организации. Все особенности проведения процедуры должны быть отражены в специальных документах, которые обязательно заверяются уполномоченными представителями сторон по завершении всех действий, необходимых для оформления. Акт для сдачи в аренду должен оформляться в нескольких экземплярах, количество которых обязательно должно соответствовать числу сторон, участвующих в процедуре приема-передачи ТМЦ.

В составленном документе всегда должны отображаться такие данные:

название;
номер документа и день его подписания;
детальная информация о получаемой технике;
данные о зафиксированных технических неполадках;
данные о средствах, включенных в комплектацию техники;
подписи сторон, участвующих в процессе приема-передачи.

В отдельных случаях в качестве приложения к справке добавляется необходимая техническая документация с соответствующим указанием в основном документе. В зависимости от уровня сложности передаваемого оборудования процедура приема может быть ориентированной на качество и на количество. В подобных ситуациях требуется составление нескольких дополнительных документов. Прием сложных в техническом плане изделий довольно часто выполняется в несколько этапов.

Акт приемки-передачи оборудования используется для документального подтверждения движения активов предприятия. Данный документ отражает в себе сведения о причинах и целях передачи оборудования. Существует несколько различных форм, которые различаются целью передачи производственной техники. Рассматриваемый бланк имеет высокое значение во внутреннем документообороте предприятия. В данной статье мы предлагаем рассмотреть саму процедуру передачи оборудования и методику заполнения сопроводительных бумаг.

Бланк акта приема-передачи оборудования, принято заполнять при участии минимум двух сторон

Особенности процедуры передачи технических изделий

Существует ряд требований к рассматриваемой процедуре, которые не зависят от самого характера операции. В первую очередь, необходимо чтобы представители каждой из сторон обладали должностными полномочиями на совершение подобных операций. Также представитель каждой стороны должен иметь право подписывать документы от имени компании. Когда в подобных сделках участвуют рядовые сотрудники предприятия, необходимо получить специальную доверенность на прием или передачу производственной техники.

В том случае, когда сделка осуществляется на территории стороны передающей технику, составлением акта занимается передающая сторона. Помимо данного бланка, потребуется подготовить технический паспорт изделия, накладную и ряд сопутствующих документов. Когда сделка осуществляется на территории принимающей организации, акт приема-передачи заполняется принимающей стороной. Следует обратить внимание на то, что во время процесса передачи в задачу принимающей стороны, входит детальный анализ принятого актива, с целью проверки технического состояния. В некоторых случаях допускается привлечение независимого эксперта, который даст профессиональное заключение. Вся информация, полученная в результате осмотра, фиксируется на страницах документа.

Образец акта передачи оборудования в обязательном порядке должен иметь графу, где будут фиксироваться данные о найденных повреждениях или их отсутствии. Наличие подписи каждой стороны, является фактическим доказательством того, что принимающая сторона получила объект на обговоренных условиях в том виде, что указан в сопроводительных документах . На основании данного документа, передающая сторона фиксирует выбытие оборудования в документах внутреннего учета.

Важное значение уделяется правильности заполнения сопроводительной документации, поскольку неверное предоставление сведений об изделии может нарушить процесс передачи.

В том случае, когда в сопроводительных документах фиксируется неправильный заводской номер изделия, то принимающая сторона может отказаться от приема актива. Основываясь на вышесказанном можно сделать вывод, что заполненная документация должна быть повторно проверена перед передачей, принимающей стороной.

Производственное оборудование и офисная техника – являются активами предприятия, которые регистрируются на балансе организации. Их наличие подтверждается различными документами, среди которых следует выделить бумаги, заполненные при первичном получении оборудования предприятием.

Для заполнения необходимой документации предусмотрена унифицированная форма

Акт приема-передачи оборудования образец, представленный выше, содержит в себе следующую информацию:

Описание технических характеристик передающегося объекта.
Основания для совершения передачи оборудования (сделка купли-продажи, дарение и другие ситуации).
Названия предприятий, представляющих каждую сторону и их реквизиты.
Информация о количестве переданных агрегатов.
Сведения об отношении объекта к амортизируемому типу имущественных ценностей.
Сведения о сопроводительных актах, платежках и иных документах.

Рассматриваемый документ отражает в себе информацию о поступивших на предприятие технических изделиях и содержит в себе отметки об отклонениях, связанных с комплектацией, ценой, количеством и техническом состоянии агрегатов. В том случае, когда подобные нюансы можно выявить только во время эксплуатационного периода, подписание бланка принимающей стороной свидетельствует о согласии со всеми условиями, что перечислены в документе. Важно обратить внимание на то, что в этой ситуации доказать наличие ошибок в процессе приема достаточно проблематично.

До изменений в законодательстве, связанными с правилами бухгалтерского учета, рассматриваемый документ составлялся в соответствии с формами «ОС-14» и «ОС-16». На сегодняшний день форма акта выбирается самостоятельно . Это означает, что компания, выступающая в качестве одной из сторон процесса передачи оборудования, может самостоятельно регулировать структуру документа. Также допускается использование вышеуказанных форм во время передачи производственных агрегатов.

Независимо от того, передается ли оборудование во временное пользование или на постоянной основе, в подготавливаемом документе должны содержаться следующие сведения:

Наименование документа и дата заполнения.
Наименование организаций, участвующих в сделке и их реквизиты.
Сведения об операции, включая стоимость оборудования, количество и объемы передаваемых агрегатов.
Фамилии должностных лиц, ответственных за передачу оборудования.
Подписи сторон и фирменные печати организаций.

Данные сведения указываются в любых документах, относящихся к первичной документации. Однако в рассматриваемом бланке следует привести дополнительные сведения, которые будут отражать некоторые тонкости операции.

Акт приема-передачи оборудования необходим для доказательства осуществления передачи техники к покупателю со стороны поставщика

Что нужно отразить в акте приема-передачи оборудования

Для того чтобы рассматриваемый документ получил юридическую силу, он должен содержать в себе сведения о передаваемом объекте. В первую очередь - это заводской код изделия, информация о техническом состоянии, модели и производителе. Обязательным условием является указание года выпуска агрегата, срока эксплуатации и остаточной стоимости. Все вышеперечисленные сведения необходимы для установления факта об объекте сделки.

Далее следует указать основание передачи. Чаще всего оборудование передается сторонним организациям в ремонт или на долгосрочную аренду. Отметка об основании передачи необходима для того, чтобы принимающая сторона правильно зарегистрировала поступивший актив. В том случае, когда агрегаты передаются в дар, принимающая сторона обязана выплатить соответствующие налоги.

В самом конце потребуется указать место передачи. Необходимость этого шага объясняется тем, что при передаче оборудования на территории передающей стороны, при последующей транспортировке изделие может быть повреждено. Включение этого раздела в акт, позволяет передающей стороне минимизировать риски и предотвратить развитие конфликтных ситуаций.

Основываясь на вышеперечисленных нюансах, следует обратить внимание на то, что составление акта – важная задача, к которой следует подойти с повышенным вниманием и аккуратностью.

Правила составления бумаг

Одним из важных нюансов заполнения акта приемки-передачи оборудования является порядок заполнения документа . Во время составления этого документа необходимо присутствие каждой из сторон, участвующих в сделке. Бланк составляется в двух экземплярах, один из которых передается принимающей стороне, а второй остается у компании, передающей оборудование. Если сделка совершается несколькими лицами, копии подготавливаются для каждой из сторон. Одно из важных требований к данному документу – составление непосредственно в день совершения операции . Заполненный бланк не должен содержать в себе помарки и ошибки.

Акт для сдачи в аренду должен оформляться в нескольких экземплярах, количество которых обязательно должно соответствовать числу сторон

В специальном поле, где указывается описание актива, следует привести информацию из технического паспорта изделия. Помимо самого акта, потребуются дополнительные документы, включая технические бланки, накладные и договор. В зависимости от характера операции может потребоваться составление дополнительных бумаг. В том случае, когда оборудование передается после комплексного опробования, в графе с дополнительной информацией указываются результаты технических испытаний. Подписи и печати на заполненном документе фиксируются только по окончании самого процесса, в том случае, когда принимающая сторона не имеет претензий по качеству, объему, стоимости или техническому состоянию актива.

Разновидности актов приема-передачи технических изделий

Согласно установленному регламенту, форма рассматриваемого документа может быть разработана самостоятельно каждой организацией. Однако большинство предприятий предпочитают использовать бланки следующего образца:

«ОС-14» - данный бланк заполняется при поступлении любых технических изделий.
«ОС-15» - бланк заполняется в том случае, когда актив передается с целью дальнейшего монтажа. В том случае, когда монтаж осуществляется сторонним исполнителем, в составе комиссии, проверяющей актив, должен присутствовать представитель подрядчика.
«ОС-16» - передача актива для проведения технических тестов. Этот бланк составляется только после индивидуальных испытаний, а в соответствующей графе приводятся сведения, полученные в результате тестов.
«ОС-1 (1б) » - данная форма заполняется при поступлении актива в основной фонд принимающей стороны. Данный документ является основанием для заполнения инвентарной карты технического изделия. В инвентарной карте следует зафиксировать отметку обо всех перемещениях оборудования, включая ремонтные работы, модернизацию и передачу в иной цех. В том случае, когда оборудование передается на ремонт или техническое обслуживание в пределах одной организации, делается соответствующая отметка в инвентарной карте. Субъекты малого предпринимательства вместо данных карт могут использовать инвентарные книги.

В том случае, когда технические изделия передаются в аренду, бланк приема-передачи может иметь произвольную форму. Но согласно текущему законопроекту, в структуре документа необходимо отразить все обязательные реквизиты, включая наименование актива, место передачи, сведения о техническом состоянии и период тестирования техники. Помимо этого, в бланке указывается список сопроводительной документации.

Акт является документальным свидетельством выполнения условий договора, поскольку его подписывают обе стороны

Когда, объект передается сторонним организациям для проведения технического обслуживания и ремонтных работ, составление акта возлагается на принимающую сторону. В этой ситуации, рассматриваемый документ должен содержать в себе информацию о методах возврата объекта сделки.

Заключение

Рассматриваемые акты относятся к первичной документации, являющейся документальным подтверждением определенных фактов и событий. В случае проведения различных тестов и испытаний технических изделий используется специальная форма, установленная в законодательном порядке. Также следует обратить внимание на то, что различными ведомствами утверждены специальные инструкции, регулирующие порядок составления документов.

Вконтакте

Акт приема-передачи оборудования (образец)

Под оборудованием обычно понимается применяемое самостоятельно или устанавливаемое на машину техническое устройство, которое необходимо для выполнения ее основных или дополнительных функций, а также для объединения нескольких машин в единую систему (п. 1 ст. 2 Технического регламента , утв. Решением Комиссии ТС от 18.10.2011 № 823). А как организации документально оформить поступление оборудования? Приведем для акта передачи оборудования образец его заполнения в нашем материале.

Акт передачи оборудования: образец

Для того, чтобы оформить и учесть поступившее на склад организации оборудование, которое в дальнейшем будет использоваться как объект основных средств, Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 утверждена форма акта № ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования». Для этого акта приема-передачи оборудования образец простой: в нем отражается информация о получателе, поставщике и изготовителе оборудования, приводятся сведения о времени приемки оборудования и о самом поступившем оборудовании (наименование, марка, вид упаковки и т.д.), результат произведенной приемки и иная необходимая информация.

Скачать форму акта № ОС-14 в форматах Excel и Word можно по ссылкам ниже:

Акт приемки-передачи оборудования: ОС-14 в Excel

Акт приема-передачи оборудования: Word

Необходимо иметь в виду, что организация для документального учета поступления оборудования использовать именно эту форму не обязана (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Это означает, что при поступлении оборудования можно заполнять акт как по унифицированной форме № ОС-14, так и по самостоятельно разработанной форме. При этом важно, чтобы выбранный вариант оформления был закреплен в .

Если организация решит использовать форму, утвержденную Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7, некоторые указания по заполнению Акта она может найти в этом Постановлении.

В частности, предусматривается, что акт по форме № ОС-14 должен составляться в 2 экземплярах. Составлением акта должна заниматься специальная комиссия, которая была уполномочена руководителем организации на прием основных средств. Составленные комиссией акты утверждаются руководителем или иным ответственным лицом.

Если в момент поступления оборудования на склад комиссия не могла произвести его качественную приемку (например, по причине массового поступления оборудования), то составляется предварительный акт по форме № ОС-14. Оформляется он на основании не качественной приемки, а простого внешнего осмотра. Если в последующем будут выявлены как качественные, так и количественные расхождения со сведениями поставщиков, должны быть составлены отдельные акты. Аналогично необходимо актировать и выявленные факты боя и лома при приемке оборудования.

При этом для отражения выявленных дефектов оборудования уже в процессе монтажа, наладки или испытания Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 предусмотрено использование самостоятельного акта по форме № ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования». Этот акт, как и форма № ОС-14, не является обязательным.

А как оформляется передача оборудования в монтаж, мы рассказывали в отдельном .