Ип выставить счет за услуги. Как выставить счет на оплату от ИП: подробная инструкция. На оплату услуг без НДС

Оплата (предоплата) покупателем оказанных ему услуг или отгружаемых продавцом (поставщиком) товаров осуществляется на основании выставленного счета на оплату. Данный документ важен как для продавца, так и для покупателя. Связано это с тем, что на основании счета покупатель сможет подтвердить обоснованность произведенного платежа. Продавец же использует счет в качестве основания для учета ТМЦ на складе и планирования их дальнейших закупок.

Бланк счета на оплату не имеет унифицированной формы, поэтому организации могут разработать его самостоятельно и использовать в своей деятельности. Основное требование к "самодельному" бланку - содержание основных реквизитов, необходимых для документирования факта продажи товара (оказания услуги). К таковым относятся:

уникальный порядковый номер документа, указываемый в заголовочной части, с датой его составления;
платежные реквизиты получателя денежных средств (продавца). Могут быть указаны в качестве образца заполнения ;
реквизиты плательщика и грузополучателя, с указанием ИНН, полного или сокращенного (согласно Уставу) названия организации, а также почтового адреса;
перечень оплачиваемых товаров (услуг), с указанием их наименования, единицы измерения, количества и цены, а также налоговой информации (в случае необходимости выделить из общей стоимости товаров и указать сумму НДС).

Если счет выставляется на оплату на основании какого-либо договора, заказа или наряда, то в нём можно указать реквизиты этих документов (номер и дата).

В качестве дополнительной информации также можно указать условия совершения сделки. К таким данным можно отнести, например, условия вывоза, сроки оплаты товара.

Стоит отметить, что организациями в определенных случаях в качестве счета на оплату может использоваться типовая форма № 868 (в соответствии с методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96 № 1-794/32-5).

Заполнение счета по форме №868

При выставлении счета по форме № 868, необходимо, по возможности, заполнять все строки. Если какие-то поля остались незаполненными, в них проставляется прочерк.

К обязательным реквизитам формы относятся:
"Поставщик" - ИНН, полное или сокращенное (согласно Уставу) название организации поставщика (продавца) ТМЦ.

"Адрес" - почтовый адрес, номер контактного телефона/факса, банковские реквизиты поставщика (расчетный, корреспондентский счет, БИК банка и местонахождение (город) банка-поставщика).

"Грузоотправитель и его адрес" - если поставщик и грузоотправитель являются одним и тем же юридическим лицом, то в строке пишется "Он же". В противном случае указывается ИНН, полное или сокращенное (согласно Уставу) наименование грузоотправителя, а также его полный почтовый адрес.

"Грузополучатель и его адрес" - ИНН, полное или сокращенное (согласно Уставу) название грузополучателя и его почтовый адрес.

"Акцептован" - указывается отметка об акцепте счета.

"Плательщик и его адрес" - если плательщик и грузополучатель являются одним и тем же юридическим лицом, то в строке пишется "Тот же, что и грузополучатель". Если нет, то указывается его ИНН, полное или сокращенное (согласно Уставу) наименование, полный почтовый адрес, банковские реквизиты.

"Сумма счета" - может быть заполнена частично или вовсе не заполняться, с указанием общей суммы в строке "Всего продажная".

При необходимости в данной форме прописывается и способ доставки, для чего имеется специальный раздел. В нем указывается: станция назначения и отправления, дата и способ отправки груза (например, автотранспортом поставщика), вид упаковки груза (например, контейнер), количество мест (например, число коробок в партии), номер накладной или квитанции (по которой отгружается товар), вес отправленной партии.

В основной таблице типовой формы № 868 указываются сведения об отгружаемом товаре (наименование, количество, цена, стоимость, налоговая информация).

Правом подписи счета наделены руководитель и главный бухгалтер организации. Также, документ может быть подписан должностным лицом, уполномоченным на то соответствующим приказом или доверенностью.

Рано или поздно в деятельности индивидуального предпринимателя наступает момент, когда требуется выставить счет партнеру по бизнесу. Официально утвержденной формы такого документа нет, поэтому каждое предприятие или ИП самостоятельно определяет ее. В то же время счет является основанием для проведения расчетов, поэтому должен иметь определенные реквизиты.

Что такое счет и его обязательные реквизиты

Счет - это документ, отображающий основные моменты предстоящей сделки. Основная цель его формирования - требование к оплате за определенные услуги или поставку товара.

Как выставить счет? Прежде всего, это платежный документ, поэтому он должен содержать банковские реквизиты для оплаты. Помимо этого, в счете должна присутствовать следующая информация:

полные данные индивидуального предпринимателя, а именно Ф. И. О. и ИНН;
наименование организации, которая будет оплачивать счет, ее налоговый код;
если счет выставляется согласно условий подписанного договора, то в документе указывается ссылка на него;
адрес места расположения предпринимателя;
полные реквизиты счета (номер и дата), чтобы его можно было идентифицировать от других требований;
наименование товара или услуги с максимальным описанием продаваемой продукции;
количество поставляемого товара;
стоимость за единицу и общая сумма.

В конце документа необходимо указать полную сумму, подлежащую оплате. Если предприниматель на ОСН, то указывается размер суммы с НДС цифрами и прописью. В самом конце проставляется подпись ИП, если есть бухгалтер, то и его подпись и печать (при наличии).

В качестве дополнительных условий, в счете можно указывать:

условия поставки;
срок отгрузки товара или предоставления услуги;
скидки;
обязательства сторон;
штрафные санкции.

Обязательно или нет выставлять счет

Нужно ли выставлять счет на оплату? На самом деле, законодательством такая процедура не регламентирована. Стороны могут действовать на основании договора, как и производить оплату по нему. Однако счет, все же позволяет сделать расчеты между контрагентами более точными.

Выставить счет-фактуру придется в обязательном порядке, если это предусмотрено условиями подписанного обеими сторонами договора. Также такой документ потребуется, если по условиям договора не прописана четкая сумма к оплате. К примеру, поставка товара производится поэтапно, по дополнительным заявкам или речь идет о коммунальных платежах.

Также согласно требованиям некоторых статей Налогового кодекса, в обязательном порядке следует выставить счет в следующих случаях:

если ИП освобожден от оплаты НДС (статья 145);
если документ составляется лично от продавца, и он находится на общей системе налогообложения (статья 145);
в случаях, когда уже получена частичная предоплата (статья 168).

В любом случае счет позволяет максимально быстро оформить финансовые отношения между сторонами и провести быстро оплату.

Порядок оформления

Как выставить счет и как выглядит процедура его выставления? Составить счет можно самостоятельно на листе А4 или А5, в любой офисной программе, к примеру, в Word или Excel. Сегодня существует множество шаблонов, то есть изобретать велосипед не нужно. При желании, счет может оформлять на фирменном бланке.

Существует также несколько CRM-программ, которые позволяют на бесплатной основе сформировать счет. Следует также помнить, что несмотря на то что форма такого документа как счет отсутствует в нормативных документах, но он может быть представлен в судебном заседании в качестве доказательства.

Способы передачи счета контрагенту

Документы, которые формируются на предприятиях, могут быть переданы разными способами. Счет не является исключением. Его передают так:

по факсу;
электронным сообщением;
почтой;
лично в руки.

Основные ошибки при составлении

Как выставить счет? Этот вопрос довольно часто возникает у начинающих индивидуальных предпринимателей. Зная ошибки, которые не следует допускать, будет намного проще составить правильно документ.

Прежде всего, если счет подписывает ИП и бухгалтер, то их подписи должны быть обязательно расшифрованы. Если счет отправляется в виде электронного документа с подписанием ЭЦП, то расшифровка уже не требуется.

Часто случается, что в счете дата выставления и составления документа не совпадает. Это неправильно. И еще одна проблема - невнимательность при заполнении реквизитов для оплаты. Естественно, если документ составляется в специальной бухгалтерской программе, то этого не происходит. Но если ИП довольно редко выставляет счета, то перед отправкой контрагенту, следует несколько раз проверить расчетные счета и другие реквизиты.

Журнал выставленных счет фактур

Возникает логичный вопрос - если форма счета не регламентирована законом, то нужен ли журнал для их учета? На самом деле, такой журнал должны вести в обязательном порядке лица, которые занимаются посредническими услугами. Форма такого учетного документа предусмотрена Постановлением Правительства РФ № 1137.

При этом держатель журнала выставленных счетов обязан вносить в него данные и о приходе счетов. Нормативными актами предусмотрена возможность ведения такого журнала как в электронном, так и в бумажном виде, хотя его сдача в ИФНС предусмотрена исключительно в электронном виде. Журнал состоит из двух частей и ведется поквартально.

В первой части журнала полученных и выставленных счетов-фактур указываются полученные счета, а во второй, соответственно, - выставленные. Документ подлежит передаче в органы ИФНС ежеквартально, то есть за первый квартал до 20 апреля, за второй - до 20 июня и так далее.

Все ИП и юридические лица, осуществляющие посредническую деятельность, обязаны хранить такие журналы на протяжении 4 полных лет, которые отсчитываются с момента занесения в него последней записи.

За отсутствие такого журнала, предусмотрен штраф в размере 10 тысяч рублей, который одинаков как для юридических лиц, так и для индивидуальных предпринимателей.

В остальных случаях, учет выставленных счетов проводится исключительно по желанию бизнесмена.

Как отобразить НДС в счете?

Если индивидуальный предприниматель работает на общих основаниях и является плательщиком налога на добавленную стоимость, то при выставлении счета, этот налог он обязан выделить в отдельную строку. На практике существует два варианта, и они оба правильные.

Итоговая сумма к оплате прописывается с учетом НДС, к примеру:

«Общая сумма составляет: 100 000,00 рублей, включая 18 % НДС - 18 000,00 тысяч рублей. Итого к оплате: 100 000,00 рублей».

Второй вариант:

«Общая сумма составляет: 82 000,00 рублей, в том числе 18 % НДС - 18 000,00 тысяч рублей. Итого к оплате: 100 000,00 рублей». То есть сначала прописывается сумма без учета НДС, затем выделяется размер налога и общая сумма к оплате.

Срок оплаты

Как выставить счет и правильно отобразить срок оплаты? Срок, в который должна быть осуществлена оплата, может указываться как в самом документе, так и непосредственно в договоре. Если цена и срок оплаты зафиксированы в договоре, то сторона, которая его выставляет, не вправе изменить стоимость.

Если в счете нет срока, в который должна быть произведена оплата, то это не является нарушением. Хотя на практике, могут возникнуть определенные трудности с «выбиванием» оплаты. В таких случаях, чаще всего сроки прописываются в договоре. Если договора нет, то у стороны, которая должна провести оплату есть шанс самостоятельно определить, когда она оплатит.

Момент оплаты также может определяться определенным образом. К примеру, датой получения счета или получения товара. В любом случае сторона, выставляющая счет на оплату и определяющая в нем сроки расчетов, гарантирует другой стороне, что в этот срок стоимость товара или услуги не будет повышена.

На самом деле, никаких проблем с выставлением счета ИП к ООО не должно возникать. Потенциальный клиент связывается с ИП, сообщает о своем желании приобрести конкретный товар и его количество. Продавец на основании письменной или устной заявки формирует счета и передает их на оплату контрагенту. Сторона, получившая счет и согласившаяся на его оплату, переводит денежные средства на банковский счет поставщика и получает свой товар.

Обязательства между контрагентами, в том числе и денежные, устанавливаются и регулируются договором. Счет на оплату услуг или товаров не является обязательным документом при взаиморасчетах. Однако компании продолжают активно его использовать. Закон эту традицию не запрещает, но счет следует правильно составить и подкрепить первичной документацией.

Когда выставляется счет за оказанные услуги

Обычно предприниматели и компании, оказывающие услуги другим юрлицам и ИП, выставляют счет в следующих случаях:

когда определенные услуги были выполнены, счет выставляется заказчику в качестве напоминания о необходимости исполнить свои обязанности по договору, а также сообщает платежные реквизиты исполнителя;
если компания желает привлечь к себе внимание и предлагает услуги потенциальному партнеру (в этой ситуации счет является своеобразным коммерческим предложением).

В первом случае документ не является ни обязательным, ни первичным. Хотя многие коммерсанты ошибочно считают его таковым. Счет на услуги оформляется, скорее, по традиции, и его наличие не обусловлено ни одним законом. Он составляется на основании действительно первичных документов: транспортных накладных, акта об оказании определенной услуги, счета-фактуры, и т.д.

При второй ситуации счет тем более не считается обязательным, так как направляется по инициативе одной стороны с целью предложить свои услуги.

В то же время необходимость выставления счета на оплату может возникнуть в случаях, когда обязанность исполнителя выписать счет прямо зафиксирована в договоре, когда сумма к оплате договором не определена, а также, если договор не заключался.

Как составить счет на оплату услуг

Документ следует оформить таким образом, чтобы его получатель мог однозначно истолковать его содержание. Для этого в счет необходимо включить следующие пункты:

номер счета, дата его составления;
подробные сведения о компании-заказчике, которой направляется документ: наименование организации (если ИП, то его Ф.И.О.), КПП, ИНН, адрес;
такие же подробные сведения о компании-исполнителе, отправившей счет, в т.ч. номер банковского счета, куда следует перечислить оплату, номер корреспондентского счета, БИК, название банка;
перечень услуг, оказанных заказчику;
стоимость каждой услуги;
общая сумма к оплате;
отдельно выделяется величина НДС (при наличии налога), либо указывается «без НДС»;
подписи руководителя фирмы и бухгалтера;
печать исполнителя (при наличии).

Бланк счета на оплату услуг не унифицирован, поэтому коммерсанты составляют его самостоятельно. Его подписание бухгалтером и представителем руководства со стороны исполнителя демонстрирует заказчику правильность произведенных расчетов. Дата на выставленном счете не может быть более ранней, чем дата на подписанном акте об оказании услуги.

Счет на оплату услуг (образец приведен ниже) не должен объединять все оказанные услуги в одну позицию. Например, если фирме были заказаны разнообразные юридические услуги, то их нужно все расписать отдельно, с указанием стоимости, а затем подвести общий итог:

«1. Составление искового заявления в суд общей юрисдикции – 5 000 рублей.

2. Выезд в судебное заседание – 15 000 рублей.

Общая сумма к оплате – 20 000 рублей».

Счет на оплату транспортных услуг: образец оформления

Составлению документа предшествует заключение договора с заказчиком – на перевозку груза, людей, животных и т.д. Нередко в нем стороны прописывают, что оплата производится после выставления исполнителем соответствующего счета. Также в договоре важно указать, в течение какого срока после его получения заказчик обязан рассчитаться с исполнителем.

Счет на транспортные услуги – образец документа можно скачать далее.

Значимость документа

Выше отмечалось, что счет на оплату не является первичным бухгалтерским документом. Это утверждение следует из ряда обстоятельств:

Ни один нормативный акт не требует его оформления. Сделать его обязательным стороны могут, только зафиксировав это в договоре, либо если счет заменяет собой договор.
Счет фиксирует не конкретную хозяйственную операцию, а лишь намерение исполнителя получить оплату выполненной услуги. В первичных же документах отражаются именно факты хозяйственной деятельности фирмы или ИП.
Выставление счета не означает, что он непременно будет оплачен, то есть он не обладает таким качеством, как безусловность.

Таким образом, счет – это вторичный документ и заказчику не обязательно дожидаться его выставления, чтобы произвести оплату по договору.

Сделать счет на оплату: бланк для его выставления

Счет на оплату не относится к первичной отчетной документации, соответственно, отчитываться по нему ни перед кем нет необходимости, его форма не содержится в альбомах унифицированных форм. Однако на предприятиях этот документ используется в качестве первичного, служащего основанием (иногда единственным) для оплаты контрагенту.

При его составлении предприятия руководствуются ч. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, регламентирующей список обязательных реквизитов первичной учетной документации.

Счет на оплату выставляется продавцом по договору покупателю. Указанный документ при наличии в нем необходимых сведений, перечисленных в ст. 435 ГК РФ, можно определить как оферту, а его оплату — как акцепт (п. 3 ст. 438 ГК РФ).

Основное назначение счета — это информирование покупателя о названии товара, а также его цене. Счет на оплату является документом, в котором отражаются следующие данные:

Наименование, вид, количество, цена товара.
Банковские реквизиты продавца (поставщика).
Реквизиты покупателя.

Поскольку унифицированной и утвержденной формы нет, допускается его оформление в свободной форме с использованием фирменного бланка предприятия.

На счете должна присутствовать печать (при наличии), а также подпись руководителя и главного бухгалтера предприятия или иного лица, уполномоченного на подписание такого документа.

Выставление счета целесообразно в том случае, если оплату товара планируется произвести путем безналичного расчета.

Для того чтобы составить этот документ, можно воспользоваться несколькими путями:

Скачать бланк с любого бухгалтерского интернет-ресурса.
Использовать бесплатные программы и сервисы для создания подобных документов.
Использовать платное бухгалтерское программное обеспечение.

Счет на оплату от ООО физическому лицу: образец

Образец счета на оплату должен содержать следующую информацию:

Наименование ООО, оформляющего документ, с указанием адреса и почтового индекса.
Банковские реквизиты, по которым будет производиться оплата за указанную продукцию:
- ИНН, КПП, ОГРН;
- название банка, в котором у поставщика открыт расчетный счет, его корреспондентский счет;
- БИК банка;
- расчетный счет продавца.
Дату и порядковый номер.
Наименование поставщика по договору или грузоотправителя.
Наименование предприятия, покупающего товар, а также его реквизиты. В случае если товар приобретает физическое лицо, его фамилию, имя, отчество, адрес.
Табличную часть, в которой указываются:
- название товара;
- единицы измерения продукции;
- количество таких единиц;
- цена товара (допустимо указывать эту информацию как с НДС, так и без него);
- общая сумма за продаваемый товар без учета налогов;
- общая сумма с учетом НДС.
Указание количества товара, а также суммы, подлежащей к оплате, прописью.
Подпись руководителя предприятия.
Подпись главного бухгалтера ООО или иного лица, уполномоченного на подписание счета.

Скачать образец счета на оплату можно, пройдя по ссылке: Образец счета на оплату .

Счет на оплату ООО можно выставить как юридическому, так и физическому лицу. Для этого в наименовании покупателя необходимо прописать его Ф. И. О. и адрес. Поскольку утвержденного бланка этого документа нет, допускается его составление в свободной форме.

Это документ для осуществления платежей. Он может также являться предварительным соглашением, в котором продавец указывает перечень товаров или услуг с оговоренной ценой и количеством для покупателя. Как правило, счет на оплату выставляется после заключения между сторонами договора, как дополнение к нему, но иногда может быть самостоятельным документом.

Случаи, когда он обязателен:

отсутствует договор, то после оплаты он подтверждает сделку;
когда выставление прописано в договоре.

Оформляется в одном экземпляре в бумажном или электронном виде.

Кто оформляет

Счет на оплату обычно выставляет бухгалтер. Далее он передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью.

Если же при оформлении допущены какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а формировать заново.

Бланк счета на оплату

Он не является первичным учетным документом, поэтому форма счета на оплату не унифицирована и жестких требований к ней не установлено. Организация может разработать собственный образец, счет договора на поставку товара, например. Самый же простой вариант — воспользоваться бухгалтерской программой, в которой ведется учет.

Можно ли оформить без договора

Можно, но в этом случае он должен содержать все условия, которые должны быть в соглашении. К ним относится:

порядок и сроки расчетов;
наименование и количество товара/услуг.

В этом случае он является офертой и имеет юридическую силу.

Счет-оферта

Счет-оферта, говоря простым языком, — коммерческое предложение, с которым потенциальный клиент соглашаются и оплачивает, или отказывается. Отказ желательно делать в письменном виде. Для оферты нет унифицированной формы, при составлении бюджетная организация чаще всего использует самостоятельно разработанный бланк.

Счет является офертой, если в нем есть такие реквизиты:

адресат,
существенные условия соглашения;
намерение лица-отправителя (оферента) считать себя заключившим договор.

Для того, чтобы он имел юридическую силу, получателю необходимо и достаточно его оплатить (акцептовать), о чем говорится в ст. 438 ГК РФ.

Разберем, какие бывают оферты:

Безотзывная — заключается со всеми желающими, не ограничена по срокам.
Свободная — чаще всего делается для определенных организаций, которые могут проявить интерес к товару или услуге.
Твердая — делается индивидуально для конкретной организации, где четко прописываются сроки, в течение которых возможен акцепт.
Публичная — предложение, которое делается публично.

Образец счет-оферты

Счет-договор

Это по сути счет на оплату и договор в одном документе, в нем прописываются сразу необходимые условия сотрудничества. Часто его заключают, когда поставка небольшая. Проще и быстрее создать документ на одном листе, нежели печатать полноценное соглашение и тратить время на его согласование.

В статье 441 ГК РФ написано, что перед заключением соглашения можно предоставить оферту.

Основные моменты:

Его можно подписывать в одностороннем порядке. Главное — прописать пункт, что в случае оплаты заказчиком, договор считается заключенным, а заказчик согласен со всеми указанными условиями.
Оформляется в двух экземплярах для каждой стороны. Оба имеют одинаковую юридическую силу.