Понятием «деловые записки» объединяется деловая переписка внутри предприятия (организации), входящая в состав информационно-справочных документов. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью информационно-справочных документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления:

• от работника к руководителю подразделения;
• от руководителя подразделения к руководителю организации;
• от подведомственной организации в вышестоящую организацию.

Оформление любой информационно-справочной документации должно соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Для оформления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок существуют общие правила . Любой из этих документов должен иметь:

• автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);
• адресат (кому направляется документ);
• название вида документа (например, «Докладная записка», «Служебная записка», «Объяснительная записка», «Пояснительная записка»);
• дату составления и номер регистрации;
• заголовок (например, «О нарушении трудовой дисциплины»);
• текст;
• подпись составителя (с указанием должности).

Особенности составления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения. Исходя из самого названия, в докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос, то есть докладывается возникшая ситуация. Как правило, с целью принятия руководством соответствующих мер или вынесения определенного решения.

Например, начальник цеха может в докладной записке уведомить руководителя завода о ненадлежащем исполнении своих обязанностей одним из подчиненных, предложив применить к работнику дисциплинарное взыскание. Докладные записки, адресованные руководителю организации или отдела, являются внутренними документами и могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Документы, направляемые в вышестоящие инстанции, - это внешние документы, их необходимо оформлять на бланке организации.

Текст докладной записки обычно состоит из двух или трех частей. В первой части, констатирующей, излагаются причины, факты и события, которые имели место и послужили поводом для ее написания. Вторая часть, анализирующая, содержит анализ сложившейся ситуа-ции, возможные варианты ее решения. Третья часть, резюмирующая, включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. При этом второй части в докладной записке может и не быть, тогда после изложения сути вопроса будут сразу описаны предложения о его решении.

Если докладные записки информируют адресата о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно. Это так называемые информативные докладные записки.

Служебная записка близка к докладной записке по своему назначению, но в отличие от нее имеет внутренний, служебный характер. Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Таким образом, она, исходя из названия, решает вопросы чисто служебные, обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. В служебных записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и тому подобное.

Текст служебной записки, как правило, состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Например, бухгалтер может в служебной записке проинформировать о необходимости ремонта компьютера или принтера в бухгалтерии. Такую служебную записку необходимо направить в адрес начальника отдела системного обеспечения, попросив отремонтировать аппарат. Оформляется служебная записка так же, как и докладная, на листе формата А4.

Несмотря на то, что в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как «Служебная записка», данный вид документа очень удобен в работе, и потому широко используется на практике.

Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица.

Объяснительная записка в трудовых отношениях, согласно ст. 193 ТК РФ, является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В такой объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

• первый раздел содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;
• второй раздел - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Так как объяснительные записки пишут обычно «в ответ» на какую-то претензию, то грамотно составленная объяснительная записка может помочь ее владельцу при рассмотрении неприятной ситуации.

Пояснительная записка , в отличие от других видов записок, - это текстовый документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). В пояснительной записке к разработанному проекту раскрываются и обосновываются принятые проектные решения, их техническая и экономическая целесообразность.

Пояснительная записка в бухгалтерском учете - документ бухгалтерской отчетности, содержащий:

• основные технико-экономические показатели текущей, инвестиционной и финансовой деятельности предприятия;
• подробную характеристику учетной политики в части применения методов оценки производственных запасов, начисления амортизации и т.п.

Чаще всего порядок составления пояснительной записки регламентируется тем предприятием (учреждением), в котором принята данная форма информационно-справочного документа.

Итак, деловые записки являются информационно-справочными документами, которые инициируют управленческие решения и позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Докладная записка представляет собой документ информационно-справочного типа, адресованный вышестоящему руководству и содержащий описание определённой проблемы, выводы и предложения, выдвигаемые составителем. Часто документ носит негативный характер , однако в нём могут затрагиваться различные сферы: от поощрений до отчётности.

Особенности оформления и рассмотрения докладных определяются на производстве. Упоминание об этом документе содержится в классификаторе ОКУД 011-93 : указано, что записка пишется руководителем подразделения в связи с несоблюдением трудовой дисциплины. Код формы – № 0286041.

Документ имеет полную юридическую силу.

Более подробно о том, что такое докладная записка, мы рассказывали в .

Цель составления

Основную цель записки характеризуют как обеспечение вертикальной связи: её всегда пишут нижестоящие вышестоящим. С помощью этого документа руководству сообщают важную информацию, объясняют сложившуюся ситуацию, побуждают к принятию решения. Например, если ваш начальник не прав и вы решили написать докладную на имя директора — как правильно это сделать, вы можете узнать .

В числе функций выделяют следующие :

• поиск решения проблемы, возникшей на производстве;
• внесение предложений, улучшающих деятельность;
• информирование о мнении коллектива относительно определённого распоряжения или приказа, о позиции составителя в сложившемся конфликте;
• предоставление отчётов о выполненных работах;
• жалоба на сотрудника, не выполняющего распоряжений или другим образом нарушающего трудовую дисциплину;
• информирование о происшествиях, принёсших моральный или материальный ущерб;
• донесение о достижениях и успехах.

Случаи, когда необходима

Так как цели докладной обширны, причин для её написания множество. Часто она встречается на производстве и пишется, потому что:

1. нарушается трудовая дисциплина (как написать ?);
2. сотрудник не выполняет обязанностей, ведёт себя некорректно (о том, как написать докладную о некорректном поведении сотрудника, читайте , а как оформить данный документ, если не выполняются должностные обязанности, вы узнаете );
3. работник не находится на рабочем месте или систематически опаздывает (как написать ?);
4. необходимо внести изменения в производственный процесс, поощрить или наказать работника;
5. потребовалось дополнительное финансирование и укрепление материально-технической базы;
6. нужно предоставить отчёт о выполнении распоряжения руководства.

Нередко докладная записка встречается в вузах, школах и даже детских садах . На студента её пишут в случае, если он нарушает дисциплину, в большом количестве допускает прогулы, вызывающе себя ведёт. Более подробно о том, как правильно составить докладную записку на студента, вы узнаете в .

В ДДУ записка может составляться на родителя, воспитателя и даже самого ребёнка. Случается, что воспитатели оставляют заведующему докладную, если родители постоянно задерживаются либо воспитанник ведёт себя слишком агрессивно. На воспитателя документ может написать старший воспитатель, если работа выполняется с нарушениями. Об этом подробнее — .

Родитель оставить докладную на воспитателя не имеет права, так как не является членом коллектива.

Все случаи, в которых пишется докладная записка, рассмотрены в .

Какие виды существуют?

Существуют несколько разновидностей докладных записок. По содержанию они бывают:

• Инициативные . В них выносятся предложения и рекомендации, требующие от руководства принятия определённого решения.
• Информационные . Повествуют о ходе работ, его особенностях, деталях исполнения приказов, результатах и т. п.
• Отчётные . Из них руководство узнаёт о выполнении распоряжения или его этапа.

В зависимости от того, кто является адресатом, различают докладные:

• . Возможно их использование только в пределах одной организации либо структурного подразделения, адресуются руководству.
• . Составляются на имя начальника вышестоящей организации.

Если вас интересуют все виды докладных записок, то об этом мы писали в .

Отличия от объяснительной и служебной

Докладная записка похожа как на объяснительную, так и на служебную, однако, это разные документы.

1. Докладная записка отличается от служебной тем, что обеспечивает связь между членами производственной иерархии и всегда пишется вышестоящему лицу от нижестоящего. Служебная же адресуется руководителю или работнику, имеющему тот же статус, что и составитель.

   ОКУД служебная записка не предусматривается, пишется по требованию, но можно проявить и личную инициативу.

2. Объяснительная записка, так же, как и докладная, адресуется руководству, но имеет другую цель: она касается исключительно дисциплинарных нарушений, необходима для объяснения возникшей ситуации, роли сотрудника в ней. Для неё есть код ОКУД, пишется документ по требованию руководства.

На начальника и на работника

Докладная пишется не только на обычного работника, но и на начальника , если он каким-либо образом нарушает права других людей и вредит производственному процессу. Адресуется документ вышестоящему лицу, уполномоченному решать и знающему как дать ответ на подобные вопросы. В этой роли может выступать руководитель организации, представитель контролирующего органа и даже совет акционеров.

Случается, что на предприятиях составляют анонимное докладное письмо на начальство, но их вправе не рассматривать.

Чаще докладные пишутся на работников для того, чтобы их поощрить либо наложить дисциплинарное взыскание. В документе отображается информация:

• суть нарушения или достижения;
• причина, которую выясняют у работника;
• краткая характеристика сотрудника;
• возникшие последствия;
• предложения о необходимости поощрения или наказания.

Важно указать пункт правил, который сотрудник нарушил, излагать факты чётко, без эмоций и личного отношения. Если провинившийся отказывается давать объяснения своему поведению, к докладной прикладывается акт о данном факте.

Все тонкости и нюансы написания докладной на сотрудника вы найдете в , а о том, как правильно составить данную бумагу на имя директора, если ваш начальник не прав, мы писали в .

Кто должен на предприятии составлять?

Докладная бывает инициирована сверху, но может писаться и самостоятельно. Документ на предприятии пишет :

• сотрудник – руководителю отдела;
• руководитель отдела – директору организации;
• начальник подразделения – руководителю компании.

Адресатом может стать и бухгалтер, если необходимо решить определённые финансовые вопросы, и любой сотрудник. При этом сохраняется субординация: писать «через голову», минуя непосредственное руководство, не принято. Исключение составляют ситуации, если в докладной упоминается сам начальник.

Типовой формуляр и особенности его оформления

Существует особый бланк, на котором пишут докладную записку. Он содержит следующие реквизиты:

Руководитель после принятия решения ставит свою резолюцию на докладной записке , которая включает в себя Ф.И.О. исполнителей, описание распоряжения, срок, отведённый для исполнения, подпись начальства и дату. Согласно п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003 , резолюцию можно ставить на отдельном листе.

Бланк обязателен только для внешних записок. В случае, когда документ предназначен для внутреннего пользования, допустимо писать его в произвольной форме. За частую начинают фразой:»довожу до вашего сведения следующую информацию».

Как правильно написать?

Особенности написания докладной записки регулируются ГОСТ 6.30-2003, введённым Постановлением № 65-ст. от 03.03.2003 г. Среди наиболее важных правил выделяют следующие:

1. Берётся лист А4, для внешнего использования – бланк предприятия.
2. В заголовке отражается её содержание – о чём конкретно она написана.
3. Основному тексту придают чёткую структуру.
4. Должны отсутствовать юридические и грамматические ошибки.
5. Проблема излагается подробно, но без лишних эмоций.
6. Наименование отдела пишется в левом верхнем углу листа, данные об адресате – в правом верхнем углу, название документа – по центру.
7. Данные составителя пишутся внизу в одну строку.
8. Докладные регистрируются под кодом 0286041.

Что касается структуры текста, то она включает в себя три раздела :

1. Конкретные факты, причины, из-за который решено написать докладную записку.
2. Анализирование ситуации, предложение различных вариантов решения. Этот раздел считается необязательным.
3. Выводы, просьбы и мнения, предложения действий, носящие рекомендательный характер.

Если у вас возникли трудности с написанием такого документа, то все советы, рекомендации и образец написания вы найдете в .

Ошибки при составлении

Докладная записка имеет юридическое значение, поэтому к составлению нужно относиться крайне внимательно. Недочёты приводят к тому, что записка теряет силу.

К основным ошибкам, которые допускают составители докладных записок, относятся:

• Отсутствие чёткой структуры. Документ должен содержать все перечисленные выше графы, даже если пишется на обычном листе бумаги.
• Излишняя эмоциональность, использование разговорных выражений, отход от делового стиля. Важно соблюдать принятый деловой этикет.
• Искажение подачи информации, излишняя детализация либо, наоборот, умалчивание важны фактов. Беспорядочность изложения мыслей.
• Попытки навязать руководству решение. Следует помнить, что в записке содержится мнение и личный взгляд, но последнее слово остаётся за адресатом.
• Отсутствие даты регистрации.

Срок рассмотрения

Чёткий срок рассмотрения докладной записки не оговорен. Однако он обязательно прописывается во внутренних документах организации (как правильно составить ?). Существует и сложившаяся практика рассмотрения: обычно на это отводится 3-10 дней .

Реакция руководства и резолюция

После рассмотрения, руководитель, получивший записку, ставит свою резолюцию. Если , его копия остаётся в организации, а резолюцию проставляют на оборотней стороне подлинника в нижней части.

Дальнейшие действия зависят от принятого решения. Если у руководителя возникают замечания, он вправе выразить их на отдельном листе, приложив к докладной. На основании записки и резолюции издаётся соответствующий приказ. Реакцией может быть поощрение работника либо применение к нему санкций вплоть до увольнения.

Руководитель вправе оставить без внимания информацию,и никак не ответить , если решит, что причин для взысканий или поощрений нет.

Определяя меры дисциплинарного воздействия, стоит руководствоваться принятыми нормами Закона, в частности, КоАП и ТК, чтобы наказание было правомерным. В спорных ситуациях желательно обратиться за консультацией к юристу.

Докладная записка – важный документ, порядок составления которого подчиняется принятым нормам. На его основании могут поощрить или наказать работника, поэтому, решив написать докладную, следует внимательно изучить обстоятельства дела и действовать чётко в рамках инструкций.

Большинство людей совершеннолетнего возраста являются работниками в той или иной организации. Люди обращаются к начальству с просьбами или пожеланиями через заявления или служебные записки. Опишем процесс составления и передачи документов для руководителя.

Что это такое?

Для начала необходимо разобраться в том, что собой представляет служебная записка. Это документ, который является внутренним или внешним, в зависимости от функций и адресата. Такая служебная записка чаще всего адресована вышестоящему лицу от его подчиненных и является своего рода просьбой, замечанием или предложением.

В зависимости от смысла служебной записки она может быть докладной, объяснительной, пояснительной или аналитической.

В этом документе чаще всего освещаются технические или хозяйственные проблемы, дается описание спорных ситуаций или предоставляется объяснение, которое требует от вас начальство. Главное отличие служебной записки состоит в том, что в ней не только оговаривается суть проблемы, но дано также ее подробное описание, а иногда - пути решения.

Служебная и докладная: сходства и различия

Некоторые работники путают докладную и служебную записки, и это неспроста. Сходство есть, однако имеются и различия. Давайте в этом разберемся. Итак, смысл и той, и другой записки состоит в том, чтобы сообщить начальству о каком-либо сбое в работе. Однако в докладной чаще всего сообщается о проблеме, а в служебной записке есть еще и просьба ее устранить, а иногда указываются и пути решения той или иной проблемы.

Составление служебных записок для начальства

Чаще всего такие документы направляются именно руководству. Это связано с тем, что служебная записка - это документ, в котором сообщаются какие-либо внутренние проблемы. Пример служебной записки нигде не прописан, образца текста нет, поэтому их составляют в произвольной форме. Самое главное - описать суть проблемы и предлагаемые пути ее решения. На что еще следует обратить внимание, так это на то, чтобы ваша служебная записка была зарегистрирована в организации. Таким образом можно точно удостовериться, что она дойдет до начальства.

Однако ситуации бывают разными. Представьте себе, что вы пишете служебную записку не о поломке техники, а, например, о сотруднике вашей компании, который в чем-то провинился. Ситуации бывают разными. Ваша служебная записка может быть просто «потеряна». Чтобы такого не случилось, вы можете подстраховаться. Составьте служебную записку в двух экземплярах. Отдайте их на регистрацию секретарю и попросите на вашем экземпляре написать, что записка зарегистрирована по такому-то номеру, такой-то датой и принята к рассмотрению. Таким образом, даже если ваша жалоба «не дойдет» до начальства по каким-либо причинам, у вас есть подтверждение и ее текст.

Обмен служебными записками между обособленными подразделениями

Иногда служебные записки служат средством общения между обособленными подразделениями одной и той же фирмы. Составление такого документа для другого подразделения ничем не отличается от записки для руководства. Единственное отличие, которое есть, - это то, что необходимо указать сами подразделения, можно также указать и адрес. В этом случае служебная записка все равно является внутренним документом.

Шапку служебной записки надо оформлять по образцу заявления, которое пишется на имя руководителя. Далее пишется сам текст, в котором поясняются все проблемы конкретного подразделения. Желательно описать не только суть проблемы, но и подробно все нюансы. Также можно предложить способы ее решения.

Обязательно должны быть указаны реквизиты документа: дата и номер. Это нужно для того, чтобы он стал официальным.

Служебные записки в другую организацию

Однако иногда бывает, что она выступает в роли внешнего документа. Довольно распространенный случай написания служебной записки - для другой организации. Таким образом компании обмениваются необходимой информацией. Также в этом случае служебная записка является документальным подтверждением претензии или просьбы.

Такие записки оформляются также в произвольном виде. К ним могут прилагаться ксерокопии необходимых документов. Чаще всего такие записки оформляются на имя директора одной фирмы от главы другой. В случае переговоров с контрагентом обязательно надо оформить два экземпляра служебной записки. Второй экземпляр с печатью, подписью и регистрационным номером надо забрать себе и хранить этот документ до тех пор, пока проблема не решится.

В случае написания служебной записки для другой организации вы можете в ответ получить такое же письмо. В этом ничего страшного нет. Возможно, руководство не совсем поняло проблему или просьбу, а может быть, просто решило предложить свой вариант развития дальнейших действий. Такую записку вы должны также зарегистрировать и отреагировать на нее или действием, или ответом на просьбу. Поэтому общение организаций через служебные записки может продолжаться довольно долго.

Как правильно оформить служебную записку

Начинается документ с наименования организации и данных человека, которому она предназначается, далее указываются собственные данные. Слова «Служебная записка» пишутся посередине. Далее с красной строки начинается текст. Как было указано ранее, он пишется в произвольной форме. В конце указывается дата и ставится подпись с расшифровкой.

Если текст служебной записки большой, его разделяют на несколько абзацев. В первом из них идет описание проблемы. Во втором излагается сама просьба. В случае если просьба коллективная, в третьем абзаце можно указать отдел и фамилии тех работников, которые ее написали. В этом случае подпись на служебной записке ставится начальником отдела. Отдельно можно приложить листок с подписью всех работников.

Служебная записка пишется на листе формата А4, как и любое заявление. Подпись должна быть собственноручной, а не факсимильной. Также желательно служебную записку оформить со своим порядковым номером и датой ее составления. Ее можно напечатать и на компьютере, но даже в этом случае подпись должна быть личной.

Отправка документа посредством электронной связи

Нередки случаи, когда в организации ведется электронный документооборот, и все просьбы и записки необходимо отправлять именно по Интернету или внутренней сети. В этом случае пугаться не надо, в этом ничего страшного нет. Однако для этого желательно иметь личную электронно-цифровую подпись, чтобы можно было подтвердить свою просьбу.

Или же можно написать служебную записку на листе бумаги, подписать ее и отсканировать. Электронную версию отправляете на необходимый адрес и ждете ответа.

Всегда ли нужно оформлять свое предложение письменно

Зачастую встает вопрос: а можно ли обратиться к руководству предприятия в устной форме? Ответ очень прост: обратиться устно всегда можно, но даст ли это какие-то результаты, неизвестно. Письменное же сообщение всегда является официальным документом, независимо от его содержания и адресата. А вот устное сообщение - это просто слова, на которые может и не быть ответа.

Поэтому можно посоветовать все предложения, объяснения и пояснения для начальства оформлять исключительно на бумаге. Иначе просто можно не получить ответной реакции на свою просьбу или предложение.

Последнее обновление: 16.02.2020

Деятельность любой организации, независимо от формы собственности, масштабов и сферы производства, не обходится без деловой документации.
Полномочия собственника или первого руководителя определены трудовым законодательством. Однако, в силу объективных обстоятельств, работодатель не в состоянии самостоятельно контролировать работу каждого из подчиненных персонально. Одной из форм донесения до сведения руководителя тех или иных фактов, является докладная записка.
Остановимся подробнее, отвечая на вопросы, касающиеся содержания докладных, требований к форме документа.

По сути, докладная записка является письменным обращением к руководителю с донесением каких-либо сведений и информации, касающейся рабочего процесса.

Лицо, докладывающее о тех или иных фактах, связанных с производством или, например, о нарушениях трудовой дисциплины, высказывает свое мнение о необходимости принятия конкретных мер.

Так, начальник структурного подразделения вправе довести до сведения работодателя:

• о недобросовестном отношении к выполнению трудовых обязанностей сотрудников, находящихся в непосредственном его подчинении, с целью привлечения к ответственности;
• доложить о необходимости приобретения материалов, сырья, необходимых для выполнения работ;
• сообщить о выходе из строя оборудования для планирования проведения ремонтных работ;
• и так далее.

Приходим к выводу, что докладная записка – письменно доложенная информация вышестоящему должностному лицу, полномочному принять конкретные меры для разрешения сложившейся ситуации.

Докладная записка всегда адресуется вышестоящему лицу

Назначение докладных записок

Доводя до сведения работодателю или руководителю определенную информацию, предполагают принятия конкретных действенных мер, решений.

Например, начальник отдела, может лишь сделать замечание опаздывающему на работу подчиненному, не имея полномочий привлечь к дисциплинарной ответственности.

Подав первому руководителю докладную записку о нарушении дисциплины труда, он вправе инициировать объявить выговор или, при грубых нарушениях, нахождении в нетрезвом состоянии на рабочем месте – принять более строгие меры наказания, вплоть до увольнения.

В зависимости от желаемого результата доведения информации, касающейся производства, трудовых правоотношений, соблюдения дисциплины, докладные могут иметь разные функции:

• для урегулирования проблем производственного или административно-хозяйственного характера;
• предлагать введение рационализаторских предложений, способствующих улучшению производственной деятельности;
• предоставлять отчетные сведения о выполненных работах;
• информировать о происшествиях, ставших причиной нанесения материального ущерба или несчастных случаях, связанных с производством;
• доводить до сведения руководителя о необходимости принятия конкретных мер для устранения нарушений, выявленных в ходе контрольных мероприятий органами государственного надзора;
• выделять положительные моменты, для поощрения добросовестных сотрудников.

Докладная записка, пример, когда подана после плановой проверки и выданного предписания об устранении нарушений:

Главному врачу
Семейный медицинский центр «Альянс»
Молотягину В.И.
от инженера по охране труда
Тимофеевой И.И.
06.12.2019

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что для выполнения п. 3 Предписания № 181-06/ 12-2019, выданного по итогам плановой проверки, проведенной территориальной инспекцией труда с 01. 12.2019 по 05.12.2019, необходимо провести обучение и проверку знаний лиц, обслуживающих паровые стерилизаторы.

Прошу выделить средства для заключения договора с учебным центром для обучения 5 человек.

Инженер по охране труда (подпись) И. И.Тимофеева

Отличительные особенности докладной записки от служебной и объяснительной

Внутренний обмен деловой информацией предполагает помимо докладных, возможность подачи:

• служебных записок;
• обязательных при определенных обстоятельствах письменных объяснений.

Служебную записку по существу можно определить как одну из разновидностей докладной.

Применяется такого рода документ для внутреннего пользования, обмена информацией между сотрудниками, не подчиняющимися друг другу.

Как правило, служебные записки, в отличие от докладных, поданных вышестоящему руководству, адресованы коллегам, занимающим равное должностное положение.

Подают служебные записки для получения необходимой информации, либо сообщая сведения, касающиеся производства другому отделу. Например, подготовив служебную записку, главный бухгалтер предприятия информирует структурные подразделения о смене банковских реквизитов.

Согласно трудовому законодательству, для принятия руководителем решения о выборе меры привлечения к дисциплинарной или в предусмотренных законом ситуациях, материальной ответственности, должны быть соблюдены процессуальные требования.

С виновного подчиненного берут письменные объяснения, помогающие разобраться в причинах совершенного проступка, принять объективное решение. При отказе писать объяснительную, составляется соответствующий акт.

Отсутствие объяснительной записки или акта, подтверждающего отказ дать объяснения содеянному, чревато признанием приказа о наложении взыскания незаконным.

Например, при обжаловании увольнения в надзорные органы или суд, руководителю придется не только восстановить с нарушением уволенного сотрудника в прежней должности, но и выплатить компенсацию среднего заработка за время вынужденного прогула.

Цель объяснительной – дать пояснения нарушения дисциплины, невыполнение своевременно задания, и тому подобное.

Любая докладная может начинаться с фразы «довожу до вашего сведения», образец объяснительной имеет произвольную форму:

Должность руководителя,
фамилия, инициалы имени, отчества
полностью фамилия, имя, отчество сотрудника,
структурное подразделение, являющееся основным местом работы,
занимаемая должность (профессия)

Объяснительная записка

«__»­_________ 2019 года я опоздал(а) на работу в связи (указать причины нарушения дисциплины труда и внутреннего распорядка).
Приложение: (при наличии документов, подтверждающих обоснованность проступка, перечислить списком).

Дата подпись инициалы имени, отчества, фамилия.

Так же, как и докладную, для решения производственных задач, в рамках взаимодействия между различными отделами, структурными подразделениями, служебную записку можно начать фразой «довожу до вашего сведения».

Образец служебной записки:

Директору ООО «Гермес»
Леонову А.П.
от менеджера по продажам
Федонюк Натальи Валерьевны

Служебная записка

Довожу до Вашего сведения, что с 25.11.2019 по 25.12.2019 года, согласно Приказу № 54 от 22.11. 2019 г., я находилась в служебной командировке в ООО «Астра», расположенном в г. Шахты, Ростовской области.

Для проезда к месту выполнения поручения и обратно был использован личный автомобиль марки ВАЗ 2106, номер государственной регистрации М346РО 123.

Во время пребывания в командировке проживала у родственников.

Отбыла 25.11.2019 в 7ч 00 мин.

Прибыла 25.12.2019 в 19ч 00 мин.

Приложение:

• кассовый чек на заправку в г. Ростове 25.11.2019;
• кассовый чек на заправку в г. Шахты, Ростовской области от 25.12.2019;
• отчет о проделанной работе.

27.12.2019 г. подпись Н.В. Федонюк

Для наглядности отличий разного рода письменных обращений, используемых в делопроизводстве, приведем таблицу:

Вид записки	Цель	Кому адресуют	Суть содержания	Примеры
Докладная	Информируют о конкретной ситуации, факте, выполнении работы. Обосновывают выводы, вносят предложения.	Вышестоящему должностному лицу.	1 часть – причины и мотивы, послужившие для написания 2 часть – информирование, анализ ситуации 3 часть – выводы, предложения, просьбы.	Предложение о премировании, повышении сотрудника и так далее.
Служебная	Оперативно передают в письменном виде информацию между отделами, получают ответы на запросы, уточняют данные поручения.	Лицу, состоящему на одном уровне управления с составителем записки. Адресат и составитель не подчиняются друг другу.		Заявка на пропуск сотрудников в выходной день, оповещение о ремонтных работах в офисе, прочее.
Объяснительная	Объяснить причины совершения проступка, что стало основанием конкретных действий.	Собственнику или первому руководителю, непосредственному начальнику.	Описываются причины и мотивы написания записки, их объяснение. Не содержит выводов и просьб.	Объяснение прогула, невыполнения задания, перерасхода средств компании и тому подобное.

В зависимости от целей взаимодействия, адресата, кому направлены сообщения, докладные бывают:

• внешними ­– когда информируют вышестоящие организации;
• внутренними – поданными на имя руководителя организации.

Возможно разделение видов докладных записок, по сути содержания:

• информационные, доводящие определенные сведения до начальства;
• отчетные, для сообщений результатов на определенных этапах деятельности;
• инициативные, когда работники вносят свои предложения.

Главному врачу
Центральной городской больницы г. Калуга
Малышеву И. И.
инженер по охране труда
Волков Н.И.

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что в производственных подразделениях Центральной городской больницы № 5 в рамках подготовки ко Дню охраны труда под девизом «Охрана труда и будущее сферы труда» с 08.04.2019 г. по 18.04.2019 г. в структурных подразделениях МУ была проведена проверка выполнения требований нормативных актов:

• по охране труда на рабочих местах;
• соблюдения правил пожарной и электробезопасности;
• техники безопасности эксплуатации сосудов, работающих под давлением;
• организации и производства работ повышенной опасности.

По результатам проверок прошу поощрить лучших работников и подразделения почетными грамотами:

• «Лучшее структурное подразделение МУ «ЦПМСП г. Тореза – амбулаторию № 7;
• «Лучший работник» – младшую медицинскую сестру (санитарку) ДСП манипуляционного кабинета Чужинову Светлану Васильевну;
• «Лучший молодой работник» – сестру медицинскую общей практики – семейной медицины амбулатории № 5 Рязанцеву Кристину Валериевну.

19.04.2019 г.

Инженер по охране труда (подпись) О.Н. Малышева

Кто может написать докладную и куда ее подавать?

Законодательные и правовые акты не ограничивают право работников в зависимости от занимаемой должности, профессии, обращаться к руководству с докладной запиской.

На практике, решение вопросов, связанных с трудовыми правоотношениями, происходит в порядке подчиненности. Сотрудники пишут заявления, служебные записки, объяснительные своему непосредственному начальнику. Далее информация доводится до сведения первому руководителю.

В то же самое время, например, с жалобой на директора каждый работник вправе написать докладную в вышестоящую организацию.

В каких случаях пишется докладная?

Докладная записка является одной из обязательных составляющих при оформлении документации дисциплинарных взысканий, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации № 299, действующему в редакции от 17.07.2019.

Помимо этого, докладные используются для информирования вышестоящего руководства, имеющего полномочия принимать действенные меры для решения производственных задач, стимулирования, поощрения подчиненных.

Содержание и правила составления докладной записки

Унифицированных бланков для заполнения при необходимости донести до сведения руководителя определенную информацию не существует. Локальными правовыми актами может быть утверждена типовая форма докладных.

• в правом верхнем углу страницы оформляют шапку, указав – кому и от кого направлено сообщение;
• текстовая часть условно делится на две части, вначале описывают события, ставшие поводом для обращения, во второй части как итог – предлагают необходимые меры, высказывая свои пожелания решения проблем;
• закачивают послание уточнением даты, личной подписью, расшифровав рядом должность, инициалы имени, отчества, фамилию.

Оформление внутренней докладной

Образец, как можно написать докладную записку

Сообщение, направленное для внутреннего пользования руководителю, составляют на листе бумаги формата А4.

Документ можно подготовить, написав от руки или распечатать современными средствами оргтехники. Стиль изложения должен быть деловой, без лишних эмоций, объяснять суть и четко выражать желаемый результат.

Генеральному директору
ООО «Артемида»
начальник транспортного цеха
Михалев А.И.

Докладная записка

По результатам проверки с 01.12.2019 по 10.12.2019 пожарно-технической комиссией состояния внутреннего противопожарного водоснабжения, было выявлено, что пожарные краны:

• не подключены к центральному водоснабжению;
• не имеют полной комплектации.

Прошу принять меры для устранения неполадок.

11.12.2019 г. подпись А.И. Михалев

Оформления внешней докладной

Никаких особых требований к составлению докладной, направленной в вышестоящие организации (внешней), нет.

Поскольку докладная записка играет роль исходящего документа, она должна быть оформлена на фирменном бланке с указанием:

• полного названия предприятия, выступающего юридическим лицом;
• адреса регистрации и местонахождения;
• номеров контактных телефонов, факса, адреса электронной почты.

Докладная, направленная от имени администрации, регистрируется в соответствующем журнале с присвоением исходящего номера.

В конце документ подписывается с уточнением должности лица, направляющего докладную, фамилии, инициалов имени, отчества.

Особенности написания докладной

Как и любое деловое письмо, докладную готовят, соблюдая основные правила, указав:

• кому направлен документ;
• кто его заявитель;
• суть проблем, требующих решения.

В отличие от служебной, объяснительной записки, резолютивная часть докладной содержит мнение лица, обращающегося к вышестоящему по должности, просьбу принять соответствующее решение.

Изучив изложенные документально факты, руководитель принимает решение, сделав письменную резолюцию.

Так, если до сведения директора доведена информация о прогулах подчиненного, приложен акт об отказе давать письменные объяснения, руководитель отписывает поданную докладную инспектору кадровой службы для подготовки приказа об увольнении.

Образцы докладных записок

Докладная на сотрудника может быть подана его непосредственным руководителем или коллегами по работе.

«Шапка» документа заполняется всегда по аналогии.

Приведем примеры текстовой части при разных обстоятельствах, ставших причиной для обращения.

При некорректном поведении

«Довожу до вашего сведения, что 15.12.2019 г. водителем Петровым Николаем Ивановичем были допущены некорректные высказывания в адрес медицинской сестры Лихачевой Лидии Петровны при освидетельствовании перед выездом на линию.

Нарушая рабочую обстановку, этику поведения, Петров Н.И. постоянно делает нетактичные замечания, касающиеся внешнего вида других водителей, применяя нецензурные выражения, провоцирует конфликт.

Прошу привлечь Петрова Н.И. к дисциплинарной ответственности.

Заведующий гаражом (подпись) Данилов И.В.»

При нарушении трудовой дисциплины

«Довожу до вашего сведения, что 17.12.2019 г. медсестра доврачебного кабинета Леонтьева Наталья Петровна не вернулась на рабочее место после обеденного перерыва, отсутствовала с 13.00 до 16.00 часов.

18.12.2019 года никаких оправдательных документов, подтверждающих обоснованность причин ее отсутствия, предоставлено не было.

Письменные объяснения давать отказалась, о чем составлен соответствующий акт.

Прошу привлечь в установленном порядке Леонтьеву Н. П. к дисциплинарной ответственности в виде выговора.

Старшая медсестра (подпись) Р.П. Гречкина»

При невыполнении профессиональных обязанностей

Обычно докладная записка начинается со слов “Довожу до Вашего сведения”, но это необязательное требование

Заказать бесплатную консультацию юриста

При работе людей в организациях часто возникают ситуации, когда подчиненным приходится доносить до руководителей различную информацию, касающуюся окружающих коллег. Для этого пишется докладная записка на сотрудника. Она должна иметь четкую структуру и оформляться в соответствии с основными требованиями.

Посредством документа сотрудник предприятия старается побудить начальство к принятию решения по поводу поведения или отношения к работе определенного лица. Записка может быть составлена по собственному желанию или по указанию вышестоящего руководства.

Что такое докладная записка и когда она пишется?

Внутри организаций для регулирования отношений между подчиненными и своевременного донесения информации о коллегах используются внутренние документы. Одним из таковых является докладная записка на сотрудника. Она адресуется непосредственно руководству, которое на основании полученных данных принимает определенное решение.

Причиной обращения к начальству чаще всего является нарушение правил трудовой дисциплины . Некоторые сотрудники не хотят мириться с несоблюдением норм и правил рабочего процесса, поэтому и уведомляют руководство о подобных ситуациях. Обычно речь идет о следующих нарушениях:

• частые опоздания на работу;
• невыполненные в установленные сроки должностные обязанности;
• некорректное поведение;
• появление на рабочем месте в пьяном виде.

Докладная записка пишется одним или несколькими сотрудниками, когда они хотят воздействовать на коллегу посредством привлечения начальства. Однако встречаются и другие случаи. Иногда от одного представителя организации требуют составлять ежедневные отчеты о работе коллектива. Лицо, ответственное за контроль, должно регулярно сообщать о возникающих нарушениях.

Важно: если случилось опоздание или любое другое нарушение трудовой дисциплины, то сотрудник должен . В этом случае удастся избежать дополнительных проблем.

Как писать докладную записку на сотрудника?

Основное правило заключается в четком описании происшествия. Необходимо детально рассказать о сути нарушения, кто его совершил, а также к каким последствиям это привело. Не должно присутствовать личных оценок и лишних рассуждений. В основной части отражается только информация, имеющая отношение к делу.

Унифицированного бланка для составления документа не существует. Оформление осуществляется на листе формата A4. На некоторых предприятиях предусмотрен собственный бланк. Составить записку можно не только от руки, допускается использование компьютера:

1. Сначала заполняется шапка документа. Она должна находиться в правом верхнем углу листа. В ней прописывается информация о том, кому и от кого адресуется бумага. Указываются фамилия и инициалы, а также должность начальника и подчиненного.
2. Ниже по центру пишется полное наименование документа. Оно должно начинаться с заглавной буквы. Точка после фразы не ставится. Далее указывается заголовок докладной записки. Обычно в нем отражается тема обращения.
3. Под заголовком располагается непосредственно информационный текст. Он должен нести детальные сведения о происшествии. Условно его разделяют на две части (абзацы). В первой из них описывается ситуация, а во второй – конкретная просьба. Чаще всего текст начинается со слов «Довожу до Вашего сведения».
4. В нижнем углу справа указывается дата составления документа. Рядом с ней ставится подпись. Можно проставить . Других данных в записке быть не должно. Дата и подпись проставляются на одной и той же строке.

Необходимо понимать, что докладная записка является средством внутренней корреспонденции. Она не несет гарантии, что к человеку будут применены какие-то меры воздействия. После ее получения руководство делает выводы о произошедшей ситуации. Сотруднику в любом случае будет предоставлен шанс, чтобы оправдаться.

Примечание: многие документы составляются по одному и тому же принципу. заполняется примерно так же. Только в нем отражается другая информация.

Образец докладной записки на сотрудника

Для удобства составления рекомендуется взять уже заполненный документ. Образец поможет избежать ошибок при оформлении. Он содержит пример текста, на основании которого можно составить обращение к руководству для оказания мер воздействия касательно какого-либо сотрудника.

Подводим итоги

Во многих случаях докладная записка на сотрудника может стать выходом из сложившейся ситуации. Для достижения намеченных целей необходимо предоставить руководству как можно больше информации по существу. Тогда решение начальства будет более объективным.

Если представленные сведения окажутся действительно ценными, то руководители организации могут написать . В тексте обычно указываются все заслуги получателя перед предприятием.