Open Space офис: что это такое? Как эффективно работать в open-space офисе

Для оптимизации работы офиса недостаточно внедрить и снабдить сотрудников современными компьютерами, позволяющими включиться в процесс с минимальными затратами времени. Необходимо ещё продумать, где и в каком порядке разместить отделы и особо важных специалистов - так, чтобы они не отвлекали друг друга от исполнения служебных обязанностей. Схему расположения можно разработать самостоятельно, опираясь на собственный опыт и советы из Интернета, а можно воспользоваться готовыми решениями, в изобилии содержащимися в Глобальной сети.

Одно из таких решений - создание единого рабочего места (опен спейс) для всех сотрудников. Организовать «открытое пространство» не сложнее, чем рассчитать , но нельзя забывать и о минусах open space - а их немало. Ниже будет рассказано о принципах организации опен спейс в офисе, о достоинствах и недостатках планировки, а также об основных ошибках при переходе к этой системе.

Что такое опен спейс?

Опен спейс, или open space, - это организация рабочего пространства по принципу открытости: столы сотрудников или вовсе не отделены друг от друга, или разделяются тонкими перегородками в человеческий рост или ниже. В американские офисы схема пришла из тюрем: именно так там размещались камеры заключённых, что позволяло надзирателям контролировать максимальную площадь с минимальными усилиями.

Важно : при правильной организации, создании для сотрудников комфортных мест, учёте их жалоб и предложений можно не опасаться падения продуктивности после внедрения в офисе планировки опен спейс. Как показывают исследования маркетологов, грамотно проведённые реформы не влияют на , экономические и производственные показатели и совершенно точно не касаются юридической деятельности предприятия.

Существует два варианта open space:

С полностью свободным внутренним пространством без всяких перегородок и других способов разграничения . Сослуживцы в этом случае не только сидят в буквальном смысле плечом к плечу (особенно если помещение тесное), но и могут меняться местами, поскольку ни столы, ни компьютеры не закреплены за кем-либо из них. Такая разновидность опен спейс крайне не рекомендуется к внедрению в странах, в культуре которых важное значение уделяется личному пространству. Open space в абсолютном значении совершенно не подходит для замкнутых или не слишком общительных сотрудников: внедряя схему, работодатель должен понимать, что потеряет их почти со стопроцентной вероятностью.

С перегородками, невысокими стенами, перетяжками и так далее . Позволяет сотрудникам сохранить хотя бы частичное ощущение уединения, успокоиться и сконцентрироваться на работе вместо наблюдения за окружающими. Такой вариант подойдёт специалистам, не имеющим особой тяги к общению, но всё ещё неприемлем для замкнутых людей - им с внедрением «открытого пространства» придётся искать новую работу, поскольку привыкнуть к заведомо неприятным условиям труда вряд ли удастся.

Совет : как и при переходе к , перед тем как использовать open space, не помешает узнать мнение сотрудников - как давно работающих, так и новичков. Даже вполне общительные люди могут испытывать в опен спейс нервные перегрузки, приводящие к падению производительности труда и, как следствие, убыткам для предприятия. Заменять же ставших «неперспективными» сотрудников на новых просто глупо: в данном случае проблема не в специалисте, а в неудовлетворительных условиях труда.

Согласно проведённым в отечественных условиях исследованиям, в стандартном офисе недовольно планировкой open space более половины сотрудников:

60% жалуется на повышенный уровень шума от окружающих людей и техники;
55% - на дискомфорт из-за отсутствия личного пространства и невозможности остаться наедине со своими мыслями;
53% - на неудовлетворительную (слишком высокую или низкую) температуру в помещении и другие неблагоприятные и нерегулируемые климатические условия;
50% - на проблемы со сном и концентрацией, появляющиеся с накоплением нагрузки на нервную систему.

Основываясь на сказанном, можно сделать следующие выводы:

Open space не подходит для организации труда людей творческих профессий и специалистов, занимающихся напряжённым умственным трудом. Концентрация внимания в «открытом» офисе невозможна или требует от работника слишком серьёзных усилий, что неминуемо приведёт к профессиональному выгоранию.
Опен спейс - неплохой вариант для организации людей, занятых рутинными офисными обязанностями: обработкой информации, приёмом заявок или совершением холодных звонков. Поскольку в этом случае каждый отдельный сотрудник неуникален и не представляет для работодателя особой ценности, владелец компании ничем не рискует даже при серьёзной текучке кадров: всегда можно нанять новых.

Важно : если внедрение open space связано с перепланировкой офиса, в частности демонтажом стен, предпринимателю важно предварительно заручиться согласием в письменном виде надзорных органов. Иначе ему после очередной проверки придётся как минимум заплатить штраф, а в худшем случае - восстанавливать планировку, затратив на необязательные работы существенную сумму.

Плюсы и минусы open space

Как и при проведении , при сравнении плюсов и минусов опен спейс в офисе всё строго индивидуально: предпринимателю следует ориентироваться не на общие рекомендации, а на особенности своей компании и своих сотрудников. Нужно принимать во внимание психологические особенности работников, сложившиеся в коллективе традиции, специфику коммуникаций и, разумеется, строительства здания - в некоторых случаях организовать «открытое пространство» попросту невозможно.

В общем случае к плюсам open space относятся:

Экономия денег. При других равных условиях купить или снять в аренду помещение, разделённое на отдельные офисы, дороже, чем «открытое пространство». О переобустройстве здания речи не идёт: затраты на качественную перепланировку, включая этапы оформления документации и заверения надзорными органами, будут всё же выше, чем на временное пользование помещением.
Высвобождение места. С переходом к open space можно увеличить «производственные площади» приблизительно в 1,3 раза, разместив на них новых сотрудников или оборудование. Таким образом, владелец предприятия может сэкономить на аренде и (или) обслуживании дополнительных площадей - или использовать свободное место под склад или зону отдыха. Этот аргумент особенно весом для корпораций с большой численностью сотрудников, каждого из которых нужно где-то разместить.
Повышение быстродействия. Сотрудникам значительно легче общаться друг с другом, не переходя из комнаты в комнату, а через перегородку или лицом к лицу. Это особенно важно, если сотрудники организации располагаются на нескольких этажах здания: если получить консультацию, используя корпоративный чат, можно без проблем, то за подписью придётся проделать немалый путь, затратив какое-то количество времени. Не стоит забывать и о несовершенстве отечественной бюрократии: зачастую уже готовые документы приходится переделывать, а значит, заново совершать все описанные действия. В случае же применения open space всё значительно легче: достаточно встать со стула и сделать несколько шагов в нужном направлении или просто передать документ на подпись по цепочке.
Демократизация рабочего коллектива. Вряд ли генеральный директор и его заместители будут располагаться в одном «открытом пространстве» с простыми работниками, но пребывание вместе рядовых сотрудников, менеджеров среднего звена и низшего руководства помогает сломать барьеры и наладить взаимоотношения между сослуживцами. Не следует только забывать, что само по себе отсутствие границ в офисе не поможет наладить испорченные отношения в коллективе - если коллеги негативно относятся друг к другу, нахождение рядом скорее обострит конфликт, чем наоборот.
Контроль над подчинёнными. Начальнику гораздо легче наблюдать за работниками, если они собраны в одном открытом помещении, чем обходить со «случайными» визитами отдельные офисы. Тем более нецелесообразно устанавливать в отдельных помещениях наблюдательные устройства, что однозначно будет расценено большинством сотрудников как вмешательство в личную жизнь; проще разместить их вместе и ненавязчиво контролировать.
Скорость адаптации. Новый сотрудник или специалист, перешедший из другого отдела, значительно быстрее вольётся в общий поток, если сможет в любое время попросить совета у находящихся рядом, а не расхаживать по кабинетам или набирать длинные сообщений в корпоративном чате.

Минусы опен спейс:

Отсутствие универсальности. Модель, подходящая одной компании, неприемлема для другой, и наоборот. Для опытного руководителя предприятия применить концепцию open space к своей компании не составит труда, а вот новичку-управляющему, ещё не вполне представляющему внутренних особенностей вверенного ему коллектива, несложно допустить фатальную ошибку, которая приведёт если не к закрытию предприятия, то точно к увольнению.
Отсутствие конфиденциальности. Работнику будет сложно исполнять служебные обязанности, не имея возможности спокойно поговорить по телефону (даже если разговор сугубо деловой) или обсудить вопрос с приятелями, постоянно находясь под наблюдением. Нервных людей может напугать или шокировать неожиданное появление сослуживца за спиной; помимо всего, проходящий мимо человек может облить коллегу водой, чаем или кофе или испачкать его одежду едой. Это не такой уж серьёзный, но всё же не дающий возможности сосредоточиться на решении рабочих вопросов инцидент, и лучше исключить возможность его возникновения.
Потеря сотрудниками концентрации. Сложно сохранять внимание и не отвлекаться на сидящих рядом, пусть даже за перегородкой, людей. Большинство работников с этой задачей не справится, и, следовательно, предприятие потеряет в производительности - стало быть, и в рентабельности.
Повышенная заболеваемость. Все люди время от времени страдают от вирусов и инфекций, продолжая при этом ходить на работу. Одно дело, когда больной сотрудник сидит в отдельном кабинете, по минимуму взаимодействуя с окружающими, и совсем другое - если человек оказывается в окружении сослуживцев. Заражение происходит «по цепочке» от одного к другому, а только что выздоровевший рискует оказаться вновь заражённым; и пока эпидемия не сойдёт на нет, прибыль компании будет неминуемо снижаться.
Постоянные конфликты в коллективе. Они могут возникать на любой почве: из-за открытого или закрытого окна, включённого или выключенного кондиционера, неурядиц на предприятии, даже обвинений в воровстве или доносительстве. Управлять настроением толпы сложно даже для опытного руководителя, и со временем сравнительно слаженный коллектив может превратиться в разрозненные кучки сотрудников, потерявших всякий интерес к взаимодействию.

Важно: ещё одним фактором, про который не следует забывать, являются строительные особенности помещения. Если перепланировка была проведена предприятием без согласования и с удалением несущих конструкций, следует сохранять готовность к неприятным сюрпризам - от «проседания» потолка до обрушения отдельных частей здания. Исправить это сложнее и дороже, чем продолжать использовать стандартное, разделённое на офисы помещение.

Как создать опен спейс?

Обеспечить каждому сотруднику комфортные условия труда: снабдить его рабочее место современной техникой, а также дать возможность трудиться при комфортной влажности и температуре. Разумеется, каждого специалиста обеспечить отдельным кондиционером невозможно, поэтому придётся искать усреднённые варианты, не идеальные, но подходящие для всего коллектива.
Оснастить каждое рабочее место точечными источниками света, помимо общего освещения. На окнах должны быть шторы или жалюзи; не помешает и антибликовое покрытие, сохраняющее зрение сотрудников.
Понизить уровень шума. Для этого можно модернизировать оборудование, использовать звукоизолирующие материалы и другие доступные средства. Чем меньше звуковая нагрузка на работника, тем проще ему исполнять служебные обязанности - а значит, приносить доход своей компании.

Совет : очень неплохо будет организовать для сотрудников комнату отдыха, в которой они смогут отдохнуть от постоянного нахождения в коллективе. Человеку необходимо иногда побыть в одиночестве или в небольшой компании, и лучшее средство сменить обстановку - перейти на короткое время в отдельное помещение.

Ошибки в организации open space

К основным погрешностям при внедрении опен спейс можно отнести:

повышенный уровень шума в офисе;
отсутствие на рабочих местах элементарных удобств (отопления, вентиляции, нормальной влажности и так далее);
слишком агрессивное или, напротив, недостаточное освещение;
несовершенное планирование, приводящее к неудобству в размещении одного или нескольких сотрудников;
непродуманное визуальное оформление «открытого пространства»: чрезмерно яркое, тусклое или просто раздражающее людей;
загромождённость помещения.

Кроме того, недочётом будет размещение рядом друг с другом несовместимых отделов - например, юридического или бухгалтерского, работа в которых требует максимальной концентрации, и продажников, ведущих постоянные и обычно громкие разговоры.

Подводим итоги

Опен спейс в офисе - современная концепция, позволяющая минимизировать затраты на аренду и обслуживание помещения, а также рациональнее использовать площадь. Другие плюсы open space - возможность контролировать действия сотрудников и повышение оперативности рабочих процессов. Кроме того, полноценное использование такой планировки позволит сломать барьеры между руководством и подчинёнными, придавая их отношениям большую дружелюбность.

Минусы open space - повышенная вероятность конфликтов и недоразумений на рабочем месте, практически полное отсутствие концентрации и невозможность сосредоточиться. А заболевший работник в условиях опен спейс почти со стопроцентной гарантией заразит окружающих, передавая инфекцию максимальному числу сослуживцев. Внедрение «открытого пространства» - сложное решение, которое должно приниматься руководителем предприятия с достаточной мотивацией, а ещё лучше - после открытых консультаций с коллективом.

Формат open space набирает популярность, но при этом не вызывает восторга у персонала компаний. В нашем обзоре примеры креативных и комфортных офисов в этом формате.

Open space (открытое пространство) – считается современным форматом организации офисного пространства. В представлении многих – это огромное помещение, где постоянно кто-то говорит по телефону, коллеги обсуждают рабочие вопросы, печатают документы. Там по определению не может быть уютно, сложно сосредоточиться, и всё пространство напоминает гудящий улей.
Формат набирает популярность, но при этом не вызывает восторга у персонала компаний.
Но если за дело берутся грамотные архитекторы и дизайнеры, а компания ориентирована на комфорт своих сотрудников, то open space становится тем местом, где работается легко, просто и с максимальным комфортом.

DROPBOX Inc. – компания, обслуживающая облачный сервис
Расположение: Сан-Франциско
Дизайн: Студия Rapt
ФОТО: Kara BRODGESELL ДЛЯ DROPBOX

Dropbox является компанией, которая растет быстрыми темпами и открывает новые офисы по всему миру. Но ее штаб-квартира в Сан-Франциско, в которую компания въехала в феврале 2012 года, по-прежнему является показателем философии бренда. «Так как продукты Dropbox являются «домом» для ваших данных, мы хотим, чтобы офис Dropbox, был домом для наших сотрудников,» - говорит Молли Стронг, координатор дизайн-проектов компании. «Мы хотим, чтобы это было действительно восхитительно для всех, кто здесь работает»

Разрабатывая вместе с дизайн-студией оформление офисного пространства, компания Dropbox хотела максимально отразить гибкость - как философию для обеспечения будущего роста компании, так и возможность своим сотрудникам формировать свою рабочую среду. Каждый сотрудник, либо проектная команда, могут свободно формировать свое рабочее пространство – доступ к данным из любой точки офиса позволяет это сделать легко и просто.

LIVEFYRE
Расположение: Сан-Франциско
Дизайн: Studio O+A
ФОТО: JASPER SANIDAD

Когда студия «O + A» приступила к созданию новой штаб-квартиры в Сан-Франциско для медиа-компании Livefyre, задачей было выделить молодость компании и наполнить пространство естественным теплом. Специалисты использовали не только цветовую гамму, создавая задуманное, но и фактуру дерева.

Синие и бежевые стены и потолки в офисе отражают цвета бренда в физическом пространстве. Здесь есть достаточно много места для совместных рабочих зон. Но команда инженеров потрудилась и над созданием тихих рабочих мест для одиночек. В этой части офиса используется войлок на потолке, что притупляет шум, одновременно способствуя уютной атмосферой.

В фойе компании имеется большой мультимедийный экран и стол приема, который может трансформироваться в барную-стойку. Это тоже отражение философии компании: бренд – это не логотип на стене, но это офис, пропитанный ощущением бренда и наполненный людьми и их идеями.

EVERNOTE
Расположение: Сан-Франциско
Дизайн: Studio O+A
ФОТО: JASPER SANIDAD

Когда Evernote, компания по программному обеспечению организаций, решила увеличить квадратные метры своего офиса и перейти с одного этажа на два, они не представляли, как в таком пространстве сохранить единство. Архитекторы создали необычный способ соединить этажи, и сделали лестницу полезной и многофункциональной. Это не просто лестница, это также многоуровневая зона отдыха, где сотрудники могут собираться в неофициальном формате, или в массовом порядке - скажем, для корпоративного совещания.

Интересное решение архитекторы нашли и для зоны приема гостей. Т.к. сотрудники приемной не заняты полный рабочий день, было предложено разместить во входной зоне барную стойку. Бармен - он же офис-менеджер - может показать гостю, куда ему пройти, а также приготовить ему или сотрудникам что-нибудь перекусить.

Руководством компании изначально было принято решение не тратить огромные деньги на редизайн офисного пространства. Поэтому компания архитекторов сосредоточилась на простых и чистых линиях и решениях, а несколько «хитрых» штрихов были добавлены в финале оформления. Например, в зоне отдыха появилась стена с растениями. Так же стоит обратить внимание, что мебель, которая здесь размещена, скорее «домашняя», чем стандартная офисная. Такой простой ход дает возможность сотрудникам почувствовать «домашний» комфорт и действительно отдохнуть и расслабиться.

GOOGLE
Расположение: Дублин
Дизайн: Carmenzind Evolution
ФОТО: CAMENZIND EVOLUTION

Офис компании Google в Дублине - это европейский центр компании по финансам и продажам, который занимает четыре здания. В связи с тем, что персонал компании международный, и в офисе говорят сразу на нескольких языках, было решено не воплощать культурные традиции в оформлении, а отразить философию самой компании.

Инновации не всегда рождаются за вашим рабочим столом. При проектировании офисов Google в Дублине, архитектурная студия Carmenzind создала общие пространства с ярким «характером». Например, эта зеленая комната, которая одновременно напоминает и кафе и конференц-зал. В компании считают, что сотрудник не должен пить кофе каждый день в одном и том же месте. Цель создания таких пространств – поощрять людей передвигаться в пределах здания.

Стимулирование творчества через игровые площадки в корпоративных офисах компании Google многие считают прихотью руководства. Но в компании считают иначе. В Google работает много молодых парней и девушек. Но они современные образованные люди и знают, как перерыв помогает в работе. Игры, или поход в бассейн – это прекрасно для их мышления и творчества.

ZENDESK
Расположение: Сан-Франциско
Дизайн: Design Blitz
ФОТО: ZENDESK

Просторный офис компании Zendesk оформлен фирменным зеленым цветом бренда. Отдельные рабочие места и длинные столы для совместного работы отражают то, что дизайнер Сет Хэнли называет «чистой, скандинавской эстетикой». Зеленый мох стены - это живой, дышащий мох - визуально соединяет два этажа, давая ощущение Hygge, датское слово, которое переводится как «уютность».

Пространство штаб-квартиры Zendesk разработано таким образом, чтобы быть «воздушным, обаятельным, скромным, и несложным». Таково эстетическое воплощение самого бренда, философией которого является дружественное и серьезное отношение к своей работе. Лестница на фото выше, это переход из цокольных помещений в стальную часть здания. Одновременно она выполняет функции места релаксации для сотрудников.

В бизнес-центрах Холдинга «АйБи ГРУПП» имеются офисные помещения, где арендаторы смело могут применить формат open space для создания рабочего пространства своих сотрудников.. Если вам нужен офис в Санкт-Петербурге, Вы можете подобрать варианты на странице

По легенде открытые рабочие места были придуманы Потемкиным. Государственный деятель был недоволен ленью крепостных, а потому дал указ об особом размещении хозяйственных построек. Возведены они были таким образом, чтобы управляющий мог наблюдать работу каждого крепостного. Однако широкую популярность open space получили только в середине 20 века в Америке. В 21 веке в офисах такого типа трудится 90% американских работников. На данный момент опен спейс все чаще и чаще встречаются в России. Несмотря на востребованность, споры об их целесообразности не стихают. Одни считают, что открытые рабочие места обеспечивают корпоративный дух, другие – что они снижают продуктивность сотрудников.

Что собой представляют open space?

Опен спейс – особая планировка офисного помещения. Все сотрудники размещаются в одной большой комнате. Рабочие места отделены друг от друга тонкой перегородкой. Столы размещены рядами. Представить, как выглядит open space, можно, вспомнив американские фильмы с демонстрацией офисов. Чаще всего в них представлен именно опен спейс.

Преимущества

В чем секрет широкого распространения open space? В их несомненных преимуществах:

Экономия площади . В небольшом помещении может поместиться множество сотрудников. Не требуется брать в аренду большую площадь. Экономическая выгода для работодателя несомненна.
Быстрое взаимодействие сотрудников друг с другом . Все рабочие вопросы решаются оперативно. Для того чтобы обратиться к сослуживцу с просьбой или вопросом, не нужно бегать по разным офисам. Это особенно важно при работе, предполагающей оперативность.
Возможность простого контроля над работой сотрудников. Люди, остающиеся отдельном помещении, имеют свойство отвлекаться от работы. Менеджер практически не имеет возможности отслеживать такой самовольный отдых. Открытый офис полностью решает эту проблему. У сотрудников не остается шанса на откладывание рабочих дел.
Демократичность. Таким образом обеспечивается равенство всех сотрудников. Снижается вероятность образования замкнутых сообществ.
Сохранение корпоративного духа . Общее пространство создает единый рабочий дух, что благотворно сказывается на мотивации.
Простая адаптация новых служащих . Новички быстро могут . Человек в первый же день знакомится со своими сослуживцами. Если у новичка возникнут проблемы, он может обратиться по всем вопросам к опытным сотрудникам без лишних блужданий по организации.
Простота документооборота . Все документы находятся в одном помещении, а потому не придется искать их по всем комнатам.

Прежде всего open space выгоден владельцу организации. Работодателю не требуется выделять отдельное рабочее место для каждого сотрудника. Достаточно арендовать одно большое помещение и разделить его на зоны при помощи перегородок. Стоимость последних не ударит по бюджету компании.

Недостатки

Опен спейс свойственны многие минусы:

Повышенный уровень шума . Несколько десятков работников в одном помещении – это постоянный шум. Звонки телефона, разговоры сотрудников, шум от оргтехники – все это может буквально свести с ума. Служащему крайне сложно сосредоточиться в таких напряженных условиях.
Постоянный стресс . Отсутствие личного пространства, стесненность и шум – все это факторы, провоцирующие стресс и раздражительность. Конечно, это негативно сказывается на производительности.
Риск воровства . Все личные вещи сотрудников (телефоны, сумочки) находятся на всеобщем обозрении. Это может вызывать у работников страх недосчитаться своего имущества.
Вероятность конфликтов . Один человек предпочитает сидеть с открытой форточкой, другому – холодно. Такие мелочи вызывают конфликты между сослуживцами, создают напряженную атмосферу.
Быстрое распространение инфекционных болезней . Все бактерии, инфекции и вирусы быстро передаются от сотрудника к сотруднику. Согласно исследованиям, в опен спейс люди чаще заболевают.

Работодатель выигрывает в экономии на аренде, однако проигрывает в производительности труда своих сотрудников.

А что говорят сами сотрудники?

Опен спейс функционируют достаточно давно, а потому уже появилось немало исследований касательно работы в них. Рассмотрим результаты некоторых:

56% служащих утверждают, что им не хватает личного пространства.
55% работников не нравится температура в помещении.
60% не хватает тишины.

Некоторые исследования доказывают, что open space повышают уровень стресса служащих, провоцируют конфликты. У сотрудников, работающих в открытом офисном пространстве, диагностируется повышенное кровяное давление. Кроме того, в таких офисах наблюдается высокая текучка кадров.

Как повысить продуктивность сотрудников в рамках опен спейс?

Руководитель может нивелировать недостатки open space, воспользовавшись следующими рекомендациями:

Разнообразное рабочее пространство . Не рекомендуется стандартизировать рабочие места, ведь у каждого сотрудника существуют свои индивидуальные потребности. Часть мест нужно хорошо изолировать, между другими столами ставятся перегородки небольших размеров. Работник может выбрать то место, которое больше подходит под его нужды.
Правильное размещение общих зон . Одних рабочих мест будет недостаточно для решения повседневных задач. Требуется также установить большой стол для совместных обсуждений, предусмотреть комнату для отдыха, обеденную зону. Все эти помещения должны находиться в непосредственной близости к основному рабочему пространству.
Отсутствие высоких перегородок . Кажется, что установка высоких перегородок решит вопрос с личным пространством. Однако это ошибочное мнение. Сотрудникам, работающим за «высокими стенами», будет казаться, что они одни в помещении. Это увеличит уровень шума. Работники в таких условиях не соблюдают тишину, громко разговаривают.
Утверждение правил поведения . Правила могут включать в себя запрет на громкие разговоры, музыку. Сотрудникам следует порекомендовать чаще пользоваться внутренним чатом. Можно установить специальный сигнал о том, что работника в данный момент не нужно беспокоить.
Побольше растений . Доказано, что живая растительность на рабочем месте уменьшает уровень стресса, повышает продуктивность и сосредоточенность на рабочих задачах, создает благоприятную атмосферу.
Размещение рабочих мест руководителей в общем пространстве . Как правило, руководители размещаются в отдельном офисе. Однако это не совсем верная политика. Во-первых, руководитель не сможет полноценно контролировать работу своих сотрудников, во-вторых, он будет оторван от коллектива, не сможет своевременно выявлять слабые стороны рабочего процесса.

Руководитель должен интересоваться правдивым мнением своих сотрудников, чтобы вносить нововведения в соответствии с настоящими нуждами коллектива.

Повышение комфорта в общем пространстве – задача не только руководителя, но и сотрудников. Служащие могут воспользоваться следующими рекомендациями:

Каждый человек может сам обустроить комфортное личное пространство. Для этого можно обзавестись наушниками, расставить на своем столе фотографии, любимые декоративные безделушки.
Не рекомендуется есть на рабочем месте, а также пользоваться парфюмом с резким запахом. Смесь ароматов может вызвать дискомфорт соседей по помещению.
Даже если руководитель не дал специальных распоряжений, нужно соблюдать общие правила вежливости: говорить тише, уменьшить звук телефона.

Совместные усилия владельца организации и сотрудников помогут даже опен спейс сделать комфортным для работы.

Если посмотреть на типичный рейтинг , примерно 80% из них это опенспейсы в том или ином виде. Способствуют ли открытые пространства повышению продуктивности? Удобно ли там работать? Журналисты из Quartz детально разобрались в этом вопросе.

Все, что вам нужно знать про офисы типа "open-space" (в простонародье: конюшня, опенспейс, итд).

Три четверти американцев работают в офисах типа опенспейс

Согласно исследованию International Management Facility Association, 70% сотрудников в США работают в офисах, организованных по типу открытого пространства.

Работники в опенспейсах болеют чаще

По сравнению с коллегами, которые работают в кабинетах, те, кто работает в опенспейсах, чаще болеют и берут больничные. В исследовании, которое проводил журнал Scandinavian Journal of Work, Environment and Health, выяснилось, что формат открытого пространства приводит к тому, что сотрудники берут больничные на 62% чаще, чем те, кто работает в формате "1 человек - 1 кабинет". Единственное логичное объяснение - вирусам и бактериям проще найти себе жертву в густонаселенном офисе без перегородок. Другая, косвенная, причина, заключается в том, что в открытом пространстве многим людям некомфортно, как следствие - стрессы, болезни и другие неудобства.

Сотрудникам в опенспейсах не нравится шум

Ученые Гонконгского Политехнического Института выяснили, что самый главный фактор, который раздражает офисных сотрудников, сидящих в опенспейсах - шум работающих принтеров, телефонов и разговоров. Они же определили, что фактор шума больше всего влияет на более взрослых сотрудников: после 45 лет справляться с бесконечным гулом от работающих компьютеров и телефонных звонков все сложнее, продуктивность падает катастрофически.

Опенспейсы отрицательно влияют на продуктивность

Ряд исследований показал, что в у тех, кто работает в опенспейсах была понижена мотивация, удовлетворенность работой, им не хватало уединения. Эти факторы губительно влияют на продуктивность труда.

Вы можете поставить в опенспейс крутые рабочие столы и выдать каждому по макбуку, но это не поможет

Алан Хэдж из университета Корнелла обнаружил, что специальные "эргономические" столы для работы не помогают улучшить производительность труда. Большинство сотрудников не понимает, как правильно пользоваться всем этим оборудованием, плюс "эргономичный" не равно "интуитивный".

В целом, исследования показывают, что опенспейс может ухудшать производительность труда от 5 до 15 процентов.

От себя могу добавить, что опенспейсы могут быть разными, и в некоторых даже может быть приятно находиться - до тех пор, пока они не заполняются больше, чем на треть. После того, как в опенспейсе коворкинга количество свободных мест начинает стремиться к нулю, рабочая атмосфера тоже исчезает. "Тихие" зоны превращаются в отделения колл-центров, бородатые стартаперы, бормочущие в скайпы делают помещение похожим не на офис, а на вудуистский храм. Конечно, добротные наушники спасают от всего этого кошмара, но во-первых, сидеть в наушниках по 10 часов кряду - спорное (и вредное) удовольствие, да и лучше всего работается в тишине, которую, правда, все сложнее и сложнее найти.

Искренне надеюсь, что вы все работаете в отдельных кабинетах, дорогие читатели.

Все большую популярность приобретают офисы open space. Открытое пространство, в котором все сотрудники сидят вместе как за школьными партами создало новый формат офисных помещений со своими плюсами и минусами. Чем open space так полюбились в мире? Какие недостатки скрываются в открытых офисах, и как работать эффективно, когда рядом коллега разговаривает по телефону? Попробуем разобраться во всех тонкостях этого типа плаировки.

Опен спейс в офисе – что это?

Офисы в формате open space были придуманы студентом архитектурного факультета Фрэнком Даффи. Первые попытки создать общее рабочее пространство были предприняты князем Потемкиным, в ходе проектирования площадки для хозяйственно-социальных мероприятий. В российских компаниях стиль open space появился в середине 90-х годов XX века. Сегодня он представляет собой эффективное единое рабочее пространство для офисных сотрудников. Его отличительная черта – это отсутствие отдельных кабинетов (кабинеты есть только у руководителей).

Преимущества формата офиса open space

Комфортное взаимодействие между коллегами. Гораздо удобнее обратиться к специалисту, когда он сидит рядом, нежели искать его в отдельных кабинетах. Так вы можете оценить уровень его занятости в данный момент, и не отвлекать его если он занят.
Оперативное решение любого вопроса. Большинство процессов происходят в одном помещении, и связаться с коллегой из другого отдела не составляет большого труда, благодаря чему срочные задачи решаются в срок.
Экономичность. Офисы открытого типа требуют меньших затрат, при этом они более вместительные, чем классические офисные помещения, за счет большего коэффициента полезной площади.
Психологические барьеры между коллегами. Регулярное общение способствует более комфортной и располагающей атмосфере в коллективе, люди меньше смущаются и свободнее чувствуют себя в рабочей среде.
Контроль работы. Руководству гораздо удобнее контролировать деятельность персонала, когда все находятся на виду друг у друга.
Отсутствие сплетен. Нет разговоров за закрытыми дверями, все находятся в одном помещении. В связи с тем, что все находятся в одном помещении, уменьшается вероятность зарождения сплетен.
Информированность. Благодаря тому, что многие рабочие процессы решаются не за закрытыми дверьми, а у всех на виду, сотрудники лучше понимают направление компании, ее цели и методы их достижения.

Недостатки офисного помещения открытой планировки

Несмотря на положительные стороны рабочего пространства open space, существует ряд недостатков, из-за которых многие компании так и не смогли отказаться от офисов кабинетной планировки.
Отсутствие личного пространства. Каким бы замечательным и дружным ни был коллектив, уединение требуется каждому.
Шум. Ключевым недостатком open space является постоянный шум: кто-то говорит по телефону, кто-то обсуждает важные вопросы с коллегой, а рядом еще работает принтер, и звонят три телефона. Для многих посторонние шумы являются серьезным отвлекающим фактором.
Выше вероятность зарождения конфликта. Постоянное нахождение в одном кабинете не только способно сплотить коллектив, но и спровоцировать массу разногласий, что сильно сказывается на рабочей атмосфере. Чего только стоит вечный спорт тех, кому холодно с теми, кому жарко.
Выше риск заразиться инфекцией. Вирусные и инфекционные заболевания распространяются достаточно быстро, поэтому высока вероятность заразиться от заболевшего сотрудника, особенно, когда вы находитесь в одной комнате.

Работа в open space: как не потерять эффективность

Правильная организация офисного пространства открытого типа способна сохранить положительные свойства помещения и не потерять рабочую эффективность.

Во-первых, единое пространство можно разделить на отдельные зоны с помощью перегородок, расстановки мебели и цветового решения. Таким образом можно отделить разные отделы друг от друга. Кухня также будет большим преимуществом для офиса с общей рабочей зоной.
Во-вторых, выделите отдельную зону для переговоров, где работники смогут обсудить важные вопросы и принять телефонные звонки, не мешая при этом остальным.
В-третьих, продуманный интерьер офиса. Не советуем использовать яркие аляпистые цвета, пестрые раскраски или слишком много дополнительных аксессуаров. Все эти вещи на больших любителей и могут отвлекать от работы, а вот растения наоборот настраивают на продуктивную деятельность и приятны для глаз.
В-четвертых, по возможности расположите офисную технику как можно дальше от рабочих столов, это избавит от лишнего шума и беспокойства.
И, в-пятых, обязательно оговаривайте все правила поведения сотрудников в офисе.

Правила поведения в опен спейс офисе

Конечно, полностью устранить все недостатки open space невозможно, но можно их значительно минимизировать. Для этого необходимо сформировать собственный пул правил, который должен соблюдать каждый работник. Такой свод норм будет дисциплинировать коллектив, что заметно сократит недовольства друг другом и создаст более располагающую к работе обстановку.

Вот лишь некоторые правила поведения в open space:

Не стоит решать личные вопросы по телефону при всем коллективе. В таком случае лучше выйти на улицу, в переговорную или в столовую.
Не ешьте на рабочем месте, особенно продукты с насыщенным ароматом.
Приобретите беруши или слушайте музыку в наушниках, чтобы не отвлекаться на посторонние звуки.
Говорите тихо, не отвлекайте коллег от работы.