УПД — это универсальный передаточный документ . Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Какие документы заменяет УПД?

На бумаге его можно использовать вместо:

• первичного документа.

В электронном виде — вместо:

• пакета «счет-фактура + первичный документ»;
• первичного документа;
• счета-фактуры.

Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и схемы документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Когда можно применять УПД?

УПД действует с октября 2013 года , его ввело и узаконило письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. С тех пор этим документом можно пользоваться.

УПД можно оформить:

• поставку товаров, услуг или работ;
• передачу имущественных прав.

Бумажный УПД

Образец заполнения универсального передаточного документа (УПД)

Статус УПД показывает, какое у него назначение:

1 — счет-фактура + акт;

2 — первичный документ.

В статусе 1 УПД со стороны продавца подписывает сотрудник, ответственный за подпись счетов-фактур, накладных и актов. В статусе 2 — сотрудник, который отвечает за подпись первичных документов.

В обоих статусах со стороны покупателя УПД подписывает уполномоченное лицо, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Электронный УПД

Действует с 07.05.2016, ему открыл дорогу Приказ ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Применяется шире, чем бумажный:

• как счет-фактура (СЧФ);
• как универсальный передаточный документ (СЧФДОП);
• как первичный документ, например, накладная или акт (ДОП).

Если это УПД (СЧФДОП) или акт (ДОП), то документу требуется подпись получателя, поэтому он представляет собой два связанных файла: с данными продавца и с данными покупателя (п. 2.10 Приказа Минфина № 174н).

Если это счет-фактура (СЧФ) — он не требует подписи получателя, поэтому это один файл обмена с информацией продавца.

Как заполнять электронный УПД

Если это СЧФ

Поля, которые в нем необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

1. порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
2. название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
3. названия и адреса отправителя и получателя груза;
4. номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
5. состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
6. количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
7. цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
8. стоимость поставки или имущественных прав без налога;
9. акциз, где это необходимо;
10. налоговая ставка;
11. налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
12. стоимость поставки с учетом налога;
13. страна происхождения товара;
14. номер таможенной декларации;
15. код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Если это ДОП

В нем обязательно заполнить поля, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

1. название документа;
2. число, месяц, год его создания;
3. экономический субъект, который сформировал документ;
4. суть сделки;
5. сумма или объем поставки;
6. ФИО и подписи ответственных лиц.

Если это УПД (СЧФДОП)

В нем должны быть все сведения, перечисленные выше.

Особенности формата

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

• Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
• Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
• Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Для всех типов документов

• Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
• Сведения об участниках сделки содержат поля:

• код ОКПО;
• структурное подразделение;
• информация для участника документооборота;
• для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
• адрес;
• контактные сведения (номер телефона, e-mail);
• банковские реквизиты.

• Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

5 и 6 — если подписывается УПД (СЧФДОП).

Области полномочий подписанта-продавца

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1 — сотрудник продавца;
2 — сотрудник организации, составившей файл продавца;
3 — сотрудник иной уполномоченной организации;
4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает УПД : ФЛ, ИП или представитель ЮЛ. Для ФЛ обязательны к заполнению лишь ФИ, для ИП — ИНН, ФИ, а для представителя ЮЛ — ИН ЮЛ, должность и ФИ.

Подписантов может быть несколько.

Федеральная налоговая служба письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@

Федеральная налоговая служба направляет для сведения и использования при проведении мероприятий налогового контроля рекомендации по вопросу оценки налоговыми органами документов, которые одновременно содержат все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством и для счетов-фактур, и для первичных учетных документов.
Обеспечить исполнение данных рекомендаций в практической работе налоговых органов и довести до сведения налогоплательщиков.

В соответствии с пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ.
При этом глава 21 НК РФ и постановление Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – постановление Правительства РФ № 1137) не содержат ограничений на введение в формы счетов-фактур дополнительных реквизитов. Указание в счетах-фактурах дополнительных реквизитов (сведений) не является основанием для отказа в вычете сумм налога на добавленную стоимость (далее – НДС), предъявленных покупателю продавцом.
Согласно статье 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Статьей 313 НК РФ определено, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).
Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон №402-ФЗ) предусмотрена самостоятельность хозяйствующих субъектов в выборе форм документирования фактов хозяйственной жизни. В статье 9 Закона № 402-ФЗ установлен только перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов.
Таким образом, начиная с 2013 года любой хозяйствующий субъект, не нарушая законодательство, может объединить информацию ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами с информацией счетов-фактур, выписываемых в целях исполнения законодательства по налогам и сборам. Такое объединение при соблюдении требований Закона № 402-ФЗ и главы 21 НК РФ не может лишить хозяйствующего субъекта ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на налоговый вычет по НДС и возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов).
Используя приведенные здесь принципы и основания, ФНС России предлагает к применению форму универсального передаточного документа (далее - УПД) на основе формы счета-фактуры.
Форма носит рекомендательный характер. Неприменение данной формы для оформления фактов хозяйственной жизни не может быть основанием для отказа в учете этих фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения.
Предложение ФНС России формы универсального передаточного документа не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных соответствующих условиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ форм первичных учетных документов (из действовавших ранее альбомов или самостоятельно разработанных) и формы счета-фактуры, установленной непосредственно постановлением Правительства РФ № 1137.
Согласовано с Минфином России (заместитель Министра финансов Российской Федерации С. Д. Шаталов) письмом от 07.10.2013 №03-07-15/41644. Источник 1.

Новая форма "Универсальный передаточный документ" официально утверждена документом Приложение № 1 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Подробнее о применении формы "Универсальный передаточный документ":

• Правила оформления универсального передаточного документ (УПД) с 01.07.2017

  Универсальный передаточный документ (далее - УПД) с 01.07.2017? Каким... универсальный передаточный документ (далее - УПД) с 01.07.2017? Рассмотрев... России не предложит доработанную форму УПД, дополнить ее налогоплательщики должны... самостоятельно. Обоснование вывода: УПД может использоваться, в частности, как... @). В таком случае форма УПД должна содержать все обязательные реквизиты... России не предложит доработанную форму УПД, дополнить ее налогоплательщики должны...

• Универсальный передаточный документ или универсальный счет?

  Реализацией товаров (работ, услуг). Хотя УПД разрабатывался налоговиками на основе отгрузочных... нарушая законодательство, может объединить в УПД информацию ранее обязательных для применения... документооборот предприятия. К сведению УПД не применяется для оформления фактов... бы один. Как применить УПД (УСО)? УПД сам по себе не предназначен... реквизитов. Таким образом, заполнение УПД согласно требованиям к счету-фактуре... не советуем сокращать базовый вариант – УПД, разработанный налоговиками. Он включает...

• Зачем нужен универсальный передаточный документ? Как его заполнить и применять?

  В каких случаях можно использовать УПД Универсальный передаточный документ позволяет использовать... Как исправить ошибку в УПД Ошибки в УПД нужно исправить по правилам... Порядок зависит от статуса УПД. Если используете УПД и как первичный документ... составьте новый УПД со статусом 2; либо исправьте первичный УПД. УПД со статусом... 2 Когда УПД используете только как... первичный УПД. Корректировка реализации и УПД В настоящее время форма корректировочного УПД...

• Оформление счетов-фактур: первая половина 2017 года

  Трудности. Можно ли, например, использовать УПД как товаросопроводительный документ вместо счета... на территорию другого. Да, УПД предназначен для подтверждения факта передачи... . Поэтому для внешней торговли УПД в качестве товаросопроводительного документа не... реквизитов. Таким образом, заполнение УПД в соответствии с требованиями к... оформления которых может быть использован УПД, не указывает на возврат... оформления которых может быть использован УПД, приводится для наиболее распространенных фактов...

• Новый показатель в счете-фактуре

  Не корректируют. Напомним также об УПД, который многие налогоплательщики оформляют вместо... мнению, до внесения изменений в УПД идентификатор можно указать в любом... , соответствующей счету-фактуре, так как УПД, по существу, представляет собой расширенную... самостоятельно внести изменения в форму УПД аналогично тому, как это сделает... , организация вправе использовать рекомендованную форму УПД только в случае, если ее... договоры генеральный исполнитель, в использовании УПД. То есть счета-фактуры...

• Вступаем в эпоху ЭДО

  ... :Бухгалтерия предприятия 8»: Произвольные документы; УПД/УКД; Документ о передаче товаров... о продажах комитенту; Счет покупателю. УПД/УКД – универсальный передаточный/корректировочный документ... и принимается к вычету НДС. УПД в программе «1С» может формироваться... ? Все счета-фактуры, они же УПД, хранятся в базе учетной системы... настроек» , можно указать возможность использования УПД и УКД. После проведения описанных...

• Обязательно ли проверять полномочия лиц, подписавших первичные документы со стороны контрагентов?

  Может заменять универсальный передаточный документ (УПД), составляемый на основе формы счета... в других формах накладных и УПД. Нормами действующего законодательства не предусмотрено... доверенностей и приказов в накладных, УПД и счетах-фактурах, что не...

• Маркировка-2019

  ...) передает электронный универсальный передаточный документ (УПД), где учтены все коды пачек... и только после этого принимает УПД. Данные о передаче сигарет от... же системе с таким же УПД от поставщика. ИС МОТП это...

Выберите рубрику 1. Предпринимательское право (235) 1.1. Инструкции по открытию бизнеса (26) 1.2. Открытие ИП (27) 1.3. Изменения в ЕГРИП (4) 1.4. Закрытие ИП (5) 1.5. ООО (39) 1.5.1. Открытие ООО (27) 1.5.2. Изменения в ООО (6) 1.5.3. Ликвидация ООО (5) 1.6. ОКВЭД (31) 1.7. Лицензирование предпринимательской деятельности (13) 1.8. Кассовая дисциплина и бухгалтерия (69) 1.8.1. Расчет зарплаты (3) 1.8.2. Декретные выплаты (7) 1.8.3. Пособие по временной нетрудоспособности (11) 1.8.4. Общие вопросы бухгалтерии (8) 1.8.5. Инвентаризация (13) 1.8.6. Кассовая дисциплина (13) 1.9. Проверки бизнеса (17) 10. Онлайн-кассы (14) 2. Предпринимательство и налоги (413) 2.1. Общие вопросы налогообложения (27) 2.10. Налог на профессиональный доход (7) 2.2. УСН (44) 2.3. ЕНВД (46) 2.3.1. Коэффициент К2 (2) 2.4. ОСНО (36) 2.4.1. НДС (17) 2.4.2. НДФЛ (8) 2.5. Патентная система (24) 2.6. Торговые сборы (8) 2.7. Страховые взносы (64) 2.7.1. Внебюджетные фонды (9) 2.8. Отчетность (86) 2.9. Налоговые льготы (71) 3. Полезные программы и сервисы (40) 3.1. Налогоплательщик ЮЛ (9) 3.2. Сервисы Налог Ру (12) 3.3. Сервисы пенсионной отчетности (4) 3.4. Бизнес Пак (1) 3.5. Калькуляторы онлайн (3) 3.6. Онлайнинспекция (1) 4. Государственная поддержка малого бизнеса (6) 5. КАДРЫ (103) 5.1. Отпуск (7) 5.10 Оплата труда (6) 5.2. Декретные пособия (1) 5.3. Больничный лист (7) 5.4. Увольнение (11) 5.5. Общее (22) 5.6. Локальные акты и кадровые документы (8) 5.7. Охрана труда (9) 5.8. Прием на работу (3) 5.9. Иностранные кадры (1) 6. Договорные отношения (34) 6.1. Банк договоров (15) 6.2. Заключение договора (9) 6.3. Дополнительные соглашения к договору (2) 6.4. Расторжение договора (5) 6.5. Претензии (3) 7. Законодательная база (37) 7.1. Разъяснения Минфина России и ФНС России (15) 7.1.1. Виды деятельности на ЕНВД (1) 7.2. Законы и подзаконные акты (12) 7.3. ГОСТы и техрегламенты (10) 8. Формы документов (82) 8.1. Первичные документы (35) 8.2. Декларации (25) 8.3. Доверенности (5) 8.4. Формы заявлений (12) 8.5. Решения и протоколы (2) 8.6. Уставы ООО (3) 9. Разное (25) 9.1. НОВОСТИ (5) 9.2. КРЫМ (5) 9.3. Кредитование (2) 9.4. Правовые споры (4)

Универсальный передаточный документ уже несколько лет используется компаниями и предпринимателями в коммерческой деятельности. Этим документом могут оформляться самые разные хозяйственные операции, в том числе и связанные с оказанием услуг. Ниже мы приведем образец заполнения УПД на услуги и расскажем, какие нюансы следует учесть при его составлении.

УПД на услуги вместо акта и счета-фактуры

УПД - это рекомендованная форма. Компании и предприниматели не обязаны ее применять и могут обойтись без нее, оформляя акты оказанных услуг и счета-фактуры. Вместе с тем в целях упрощения документооборота они могут перейти на использование этого единого документа.

Официальная форма УПД доведена в Письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ . Она состоит из двух частей и объединяет счет-фактуру и передаточный документ. Таким образом, вместо 2-х документов (счета-фактуры и первичного документа - накладной, акта выполненных работ, акта оказанных услуг и т.д.), которые содержат дублирующие реквизиты, можно обойтись одним УПД.

В официальную форму могут вноситься изменения, однако при этом должна быть сохранена форма счета-фактуры, которая утверждена Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.11.2001. Об этом прямо сказано в п. 9 Приложения N 1 этого Постановления. Таким образом, дополняться и изменяться могут столбцы или строки, которые не находятся в пределах черной рамки, обрамляющей форму счета-фактуры.

Кроме того, при внесении изменений в официальную форму УПД следует помнить о требованиях Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ от 06.12.2011 , согласно которым установлен перечень обязательных реквизитов для первичных документов.

Использование УПД при оформлении операций по оказанию услуг

УПД может использоваться в 2-х ипостасях: либо как счет-фактура и передаточный акт, либо только как передаточный акт. В первом случае в специальном поле УПД проставляется символ 1 и заполняются все показатели как для счета-фактуры, так и для первичного документа. Во втором случае в соответствующее поле УПД ставится символ 2 и заполняются только показатели для первичного документа, то есть акта оказанных услуг. Счет-фактура при этом должен выставляться отдельно.

Причем само по себе указание символа 1 или 2 имеет только информационное значение. Контролеры будут обращать внимание не на указанный в специальном поле номер, а на показатели, которые заполнены или не заполнены в универсальном передаточном документе.

Можно ли выставлять один УПД на поставку и сопутствующие услуги?

Нередко на практике поставка товара сопровождается оказанием услуг. В связи с чем возникал вопрос, можно ли выставлять УПД на услуги и поставку одновременно. Да, такое оформление возможно. Это подтверждено Письмом ФНС от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910 . При этом налоговики обратили внимание на следующие моменты:

1. Услуга к моменту оформления УПД должна быть оказана и, соответственно, потреблена заказчиком.
2. УПД должен подписываться лицом, которое уполномочено как на подписание счета-фактуры, так и на подписание первичного документа по приемке-передаче товара и оказанных услуг.