Шаблон акта приема передачи материальных ценностей. Как и когда составляется акт приема-передачи товарно-материальных ценностей. Также его оформление обязательно для

Акт приема-передачи материальных ценностей – это документ (справка), который подтверждает передачу (переход) какого-либо ценного имущества составленного описью по факту другому лицу (фирме, предприятию и т.п.). Этот документ может быть дополнен иными справками и документами, которые будут закреплять права сторон или определять условия участников соглашения.

Зачем нужен акт передачи ТМЦ?

Этот правовой документ является необходимым и составляется для точной фиксации перехода передаваемого имущества и ценностей, прав и обязанностей участников.Его составляют при полной или частичной сдаче и переходе материальных (товарно-материальных) ценностей от одного лица к иному.

Делается это в связи со сменой ответственного лица, с обязательным разъяснением его количества, стоимости и наименования. Он может быть необходимым в случае продажи, аренды, залога.Каждая организация может изменять порядок, форму и характер бланка в соответствии с необходимыми условиями.

Его составляют при полной или частичной сдаче и переходе материальных (товарно-материальных) ценностей от одного лица к иному. Делается это в связи со сменой ответственного лица, с обязательным разъяснением его количества, стоимости и наименования.

Он может быть необходимым в случае продажи, аренды, залога.

Каждая организация может изменять порядок, форму и характер бланка в соответствии с необходимыми условиями.

Основные пункты, которые должен содержать документ о приеме–передаче материальных ценностей:

название — заголовок;
полная дата составления, хранения, утверждения;
порядковый номер документа;
место его оформления;
подробные полные реквизиты сторон с наименованиями;
ФИО ответственного за составление и получателя которому передается МЦ (материальная ценность), а также сведения о сдающем лице;
полный идентификационный перечень с полными данными, единицами измерения, наименованиями, количеством и стоимостью передаваемых на хранение МЦ;
список дополнительной документации;
условия хранения материальных ценностей;
подписи всех участвующих сторон.

Составленный акт должен быть подписан минимум в двух экземплярах, заверен печатью. Один экземпляр передается для того кто принимает, а второй остается у сдающего. Во избежание различных проблем недоразумений рекомендуется делать копии всех документов.

Правила составления акта ТМЦ

В основном акт приема передачи материальных ценностей производится внутри предприятия или компании при смене ответственных лиц или передаче товара.

Документ должен быть составлен по всем правилам на бланке учета разработанного Госкомстатом. Эта форма может изменяться и редактироваться с учетом потребностей каждого лица и компании. Чаще всего используется стандартный бланк.

Заполнять графы необходимо последовательно, подробно и четко вписывая все необходимое позиции.

Порядок заполнения:

в верхнем левом углу прописывается город в котором был составлен акт;
в правом верхнем углу ставится дата составления. Она состоит из числа, месяца и года;
ставится порядковый номер;
далее в шапку документа вписывается наименование передающей организации и вся полная информация о том кто принимает;
заполняется соответствующая таблица, которая состоит из нескольких граф (1–порядковый номер, 2– полное наименование, 3–код товара, 4– общее передаваемое количество товара, 5– цена за одну штуку, 6–общая сумма относительно количества передаваемых ценностей);
далее, необходимо подробно заполнить реквизиты участников. Обычно, с левой стороны – все данные о том кто сдал, а с правой о том кто получил. Вся информация прописывается четко и разборчиво, желательно, ставится печать;
внизу ставится печать и роспись ответственного лица (это может быть предприятие, на котором происходит передача ценностей).

Некоторые нюансы, которые необходимо учесть при заполнении

Любая из сторон может внести в специальные графы замечания относительно передаваемого материального имущества.
Следует учесть, что при изменении формы акта приема-передачи материальных ценностей нельзя изменять реквизиты и правила, установленные Госкомстатом.
В документе обязательно должны стоять две подписи принимающей и передающей стороны.
Все имеющиеся недочеты должны быть указаны и точно сформулированы.
При передаче материальных ценностей в неисправном состояние, либо с дефектами необходимо наличие строки, в которой прописывается, что получатель не имеет претензий.
Ценные товары или вещи должны иметь четкое и подробное описание с указанием кода.

Зачем нужны такие акты?

Акт приема передачи материальных ценностей снижает риски при возникновении судебных споров.
Четко формулирует, в каком состоянии необходимо вернуть товар если это договор аренды.
Подтверждает и уточняет право собственности.
Упрощает процесс учета.
Дает компании уверенность в надежной сохранности материальных ценностей.
Составление таких документов на больших предприятиях структурирует его работу и помогает установить момент использования материальных ценностей, ответственное лицо.
Страхует предприятие от несанкционированного использования материальных ценностей.

Данный акт не является обязательной формой, и любое предприятие может изменить его в соответствии с внутренними правилами, не изменяются только основные пункты.

Что можно изменять и другие некоторые нюансы

Если происходит передача ценных вещей или бумаг на хранение, то используется акт формы МХ–1.

Что можно изменить в форме МХ – 1:

ширину строки;
внести добавочные разъяснительные столбцы;
дополнить необходимыми строками;
подшить дополнительные страницы.

Акт приема передачи МЦ – это своеобразное соглашение и в нем можно прописывать, что материальные ценность передаются за определенную плату. Если наименование одно, то таблица не обязательна. Номер документа проставляется в обязательном порядке и может быть вставлен в договор. Грамотное составление и оформление данного документа – справки может стать основным доказательством ущерба. Данный акт не дает права на присвоение и личное пользование переданными ценностями.

Принимающая сторона берет на себя ответственность за их сохранность и несет материальную ответственность. В некоторых случаях заключается дополнительное соглашение, где указывается срок действия МЦ и после истечения его срока действия должно осуществляться переоформление.

Вконтакте

Акт приема-передачи – документ, который оформляется при передаче различных активов и вещей. Он подтверждает нормальное состояние товара, его целостность, отсутствие брака. В документе фиксируется покупная стоимость и прочие показатели (марка, номер и прочее).

Когда составляется акт приема-передачи?

Акт необходим при приеме продукции одним лицом и передаче ее другому лицу. Документ сопровождает практически любые операции, связанные с приемом-передачей. К примеру, акт нужен при наличии этих обстоятельств:

Товар передается от продавца покупателю. Документ подтверждает, что объект точно получен потребителем.
Продукция направляется на склад. В этих условиях нужно оформить акт в 3 экземплярах, на всех участников операции. Акт дополняется соглашением о хранении ценностей.
Ценности направляются на ответственное хранение. В этом случает акт также требуется дополнить договором об ответственном хранении.

В большинстве случаев акт оформляется при продаже продукции. Но потребность в нем возникает и при внутренних перемещениях ценностей. К примеру, при помещении объекта на склад.

Что содержится в акте приема-передачи?

Форма акта не установлена. Точное содержание документа определяется конкретной ситуацией. Однако, при любых обстоятельствах, в акте должны присутствовать обязательные реквизиты:

Предмет операции, его наименование.
Характеристики этого предмета: артикул, номер, марка.
Лицо, которое передает объект.
Лицо, которое принимает объект.
Название компании, которая передает предмет.
Дата оформления акта.
Ссылка на документ, дополнением которого является акт (к примеру, договор о купле-продаже).
Стоимость предмета.
Количество экземпляров актов.

Если у принимающего лица есть претензии относительно качества передаваемого предмета, эти претензии также необходимо зафиксировать в акте. Иногда в документе фиксируется место передачи объекта. Если одной из сторон сделки является ФЛ, необходимо зафиксировать ФИО лица, паспортные данные, адрес.

Акт может составляться и на отдельное изделие, и на комплекс товаров. Но если это совокупность продукции, нужно обязательно указать это в акте.

ВАЖНО! Если принимающая сторона ставит подпись на акт, тем самым она подтверждает отсутствие претензий относительно качества товара. А потому, перед проставлением подписи, покупатель должен проверить продукцию на наличие дефектов.

ВНИМАНИЕ! Акт является бумагой с юридической силой. Он ограничивает требования сторон друг к другу. К примеру, подписанный покупателем акт обозначает, что покупатель претензий не имеет. Если между участниками сделки возникнут разногласия, документ поможет отстоять свои интересы в суде.

Дополнительные особенности

Акт будет иметь юридическую силу только при одновременном исполнении этих условий:

Акт является приложением к основному соглашению. Он не является самостоятельным документом. Если нет основного документа, то и акт утрачивает свою силу. В нем обязательно должна стоять ссылка на какой-либо договор. К примеру, на договор купли-продажи.
Документ должен быть заверен подписью и печатью сотрудника с соответствующими полномочиями.
Акт оформляется в 2 экземплярах (минимум). Каждый из экземпляров передается участникам сделки.

То есть, акт – это не самостоятельный документ. Однако он должен быть оформлен в соответствии со стандартными требованиями: печати, подписи, обязательные реквизиты.

Какие документы могут заменять акт приема-передачи?

Акт приема-передачи фиксируют эти положения:

Наличие соглашения сторон.
Права и обязанности участников.
Порядок досудебного регулирования.

То есть, документ, заменяющий акт, должен содержать те же сведения. Аналогичные функции выполняет товарная накладная. В ней также содержится информация об участниках сделки, о товаре. Там же фиксируются даты.

То есть, при передаче товара может использоваться или акт, или накладная. Однако, в некоторых случаях, составлять нужно именно акт. Требуется он тогда, когда необходимо зафиксировать претензии потребителя или их отсутствие. К примеру, он нужен при передаче дорогостоящего оборудования.

Материальные ценности - один из основных видов предприятия. За ними, как и за любыми другими ценностями, должен быть организован надлежащий контроль. Обеспечивается он в том числе тем, что все хозяйственные операции с материальными ценностями оформляются документально. Например, путем составления акта приема-передачи. Приведем пример формы акта приема-передачи материальных ценностей (образец простой) в нашей консультации.

Какую форму акта использовать?

Унифицированной формы акта приема-передачи материальных ценностей нет. Но даже если бы она существовала, организации были бы не обязаны использовать именно ее (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Поэтому форму акта приема-передачи организация может разработать самостоятельно. При этом важно помнить, что в любом первичном учетном документе должны быть обязательные реквизиты. К ним относятся (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должности лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.

В качестве основы для разработки акта приема-передачи материальных ценностей организация может использовать, к примеру, акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма № МХ-1) (Постановление Госкомстата от 09.08.1999 № 66). Эту форму организации нужно будет доработать с учетом своих потребностей и особенностей оформления. Разработанную форму акта, а также цели, для которых такая форма будет использоваться, необходимо закрепить в .

Бланк акта приема-передачи материальных ценностей сотруднику (образец)

Приведем форму акта приема-передачи ТМЦ при смене материально-ответственного лица (МОЛ). Предположим, МОЛ увольняется. Соответственно, закрепленное за ним имущество необходимо передать другому лицу. Напомним, что при смене материально-ответственного лица проводится инвентаризация (п. 27 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). В ней участвуют и «старый», и «новый» МОЛ. Акт инвентаризации составляют в 3-х экземплярах. Старый МОЛ расписывается в передаче ценностей, а новый - в их получении (п. 2.10 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).

Акт материальной ответственности (бланк) на возврат ценностей от «старого» МОЛ и на передачу их «новому» можно оформить напрямую между материально ответственными лицами. За основу для разработки такого акта можно взять, к примеру, унифицированную форму № ОП-18 (Постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132).

В то же время передача ТМЦ материально-ответственному лицу от одного к другому может быть оформлена через третье лицо - организацию-работодателя, которая принимает ценности от «старого» МОЛ и затем передает их «новому». В этом случае акт приема-передачи материальных ценностей при увольнении, составляется, как минимум, в двух экземплярах (для работодателя и работника) и будет подтверждать возврат всего переданного имущества и отсутствие имущественных претензий к увольняющемуся МОЛ со стороны работодателя. А затем уже оформляются 2 экземпляра акта на передачу ценностей уволившегося МОЛ от организации к новому материально ответственному лицу.

Приведем форму актов, которыми также можно оформить передачу ТМЦ при смене МОЛ.

Бланк акта приема-передачи материальных ценностей

Этим актом можно оформить, к примеру, передачу основных средств от одного МОЛ другому. При этом, как указывали выше, оформляются, как минимум, по 2 экземпляра актов: «”старый” МОЛ -> организация» и «организация -> “новый” МОЛ».

В процессе ведения предпринимательской деятельности бизнесмены и сотрудники фирм часто сталкиваются с ситуациями, когда одно лицо принимает на себя ответственность за какую-либо материальную ценность . Естественно, такая ответственность может быть сопряжена с возмещением ущерба в том случае, если при хранении (реализации, реконструкции и прочих действиях в рамках договоренности) материальный объект был утерян, приведен в негодность, испорчен.

В настоящее время большинство документов, применяющихся при хранении ценностей, вводе в эксплуатацию и носивших ранее обязательный характер уже не являются единственными разрешенными к использованию .

Такое же положение вещей касается и акта приема-передачи материальных ценностей – каждая отдельная организация вправе использовать свою разработанную форму (разумеется, по согласованию со второй стороной предпринимательских отношений).

В то же время, можно использовать унифицированную форму, которая была предусмотрена законодательством Российской Федерации как обязательная, но сейчас носит лишь рекомендательный характер.

Форма такого документа имеет свой код по классификатору ОКУД – 0335001 и тип – МХ-1 . Поскольку такая форма содержит в себе все необходимые реквизиты, указание которых является важным моментом как для передающего на хранение, так и принимающего лица (или фирмы) на практике чаще всего применяют именно ее.

Кроме того, типовые программы ведения бухгалтерского и товарного учета содержат в себе такие рекомендуемые формы, заполнение которых максимально автоматизировано и удобно к оформлению и распечатке.

На практике к заполнению акта приема-передачи прибегают в различных ситуациях :

В том случае, если работник или сотрудник фирмы в процессе выполнения своих трудовых обязанностей осуществляет обслуживание хранящихся предметов или объектов. Кроме того, в процессе работы он может каким-либо образом повлиять на их целостность, спровоцировав снижение стоимости или же и вовсе привести вещь в негодность.
Когда одно юридическое или физическое лицо принимает на хранение товар (вещи, объекты и пр.) у другого лица или гражданина.
Когда к какому-либо объекту или предмету применяют выполнение действий или работ, связанных с перевозкой, ремонтом, доработкой, реконструкцией, продажей. В том случае, если такие действия выполняет группа лиц, то может вменяться несение коллективной материальной ответственности.

Те объекты, в отношении к которым применяется оформление акта приема-передачи материальных ценностей, следующие :

тара из любых материалов;
инвентарь, применяемый для выполнения хозяйственных, строительных и других видов работ;
топливо и смазочные материалы;
строительные материалы;
товары и продукция после их выхода с предприятия, которая подготовлена к реализации и использованию по назначению;
полуфабрикаты, которые являются промежуточным звеном на переходе от сырья к ;
запасные части машин и аппаратов;
сырье и вспомогательные материалы, которые могут использоваться для осуществления переработки или производства.

Кроме того, лиц, которые будут осуществлять хранение материальных ценностей, условно разделяют на две группы:

Профессиональные . Сюда относят фирмы и организации любой формы собственности (как физические, так и юридические лица). Такие бизнесмены и предприниматели получили право (разрешение или лицензию) на осуществление определенного вида деятельности. Чаще всего это ломбарды или фирмы, оказывающие услуги хранения любых видов ценностей и за свои действия в рамках отдельного договора они получают вознаграждение.
Непрофессиональные – фирмы, занимающиеся другими видами деятельности и не обладающие разрешительными документами или лицензиями. Обычно процесс хранения ценности в таком случае носит разовый характер и осуществляется на бесплатном основании.

Требования

На практике заполнение подобного акта требуется для работников и сотрудников таких должностей и специальностей :

сотрудников ломбарда, комиссионных магазинов одежды и техники либо других должностей, в чьи непосредственные обязанности входит хранение определенных материальных ценностей;
работников, связанных с изготовлением денежных купюр;
руководителей производства и строительных участков и организаций;
руководителей торговых точек и учреждений, заведений общественного питания, гостиниц;
продавцов, сотрудников, связанных с товарными поставками (при их непосредственном участии в процессе перевозки или хранения);
кассиров и контролеров;
специалистов банковской сферы в том случае, если их профессиональная деятельность связана с депозитами.

Основные требования (нюансы) , которые следует учитывать при составлении акта, такие:

Любая из участвующих в отношениях сторон (как организация или лицо передающее на хранение, так и принимающая) может внести какие-либо замечания, касающиеся имущества, которое подлежит хранению. Для подобных заметок и информации в акте имеется специальная графа.
Акт приема-передачи обязательно должен содержать подписи как принимающей на хранение стороны, так и передающей.
При использовании своих внутренних форм такого документа необходимо придерживаться правил Госкомстата и указывать обязательные реквизиты сторон.
При наличии каких-либо дефектов или недочетов у ценностей обязательно необходимо их фиксировать. В первую очередь, это важно для стороны, принимающей на хранение, поскольку по умолчанию любая вещь признается как соответствующая качеству и требованиям к ней.
Обязательно присутствие в акте строки для указания об отсутствии взаимных претензий.
Особо ценные продукты, вещи и товары необходимо описывать подробно с указанием кода (марки, артикула, пробы и т.д.).

Пример

Пример заполнения акта отражает обязательные пункты подобного документа и не зависимо от того, для каких конкретно целей применяется (продажа, хранение, аренда, залога) содержит в себе следующую информацию :

Название документа.
Полная дата (число, месяц и год) составления акта приема-передачи, утверждения и непосредственно перехода ответственности за ценность от одного лица к другому.
Порядковый номер документа (как правило, он присваивается по внутренней нумерации одной из организаций – либо принимающей на хранение, либо передающей).
Место оформления и подписания акта (город или населенный пункт).
ФИО лица, ответственного за дальнейшее хранение, его должность, если он является сотрудником принимающей организации, также название и основные реквизиты самой организации (фирмы, предприятия).
ФИО лица, должность и название организации, которая осуществила передачу на хранение материальной ценности.
Полный перечень всех товаров, материалов и объектов, которые передаются под ответственность другого лица. Указывают полные данные – наименование, количество, единицы измерения количества (литры, килограммы, метры, штуки). Кроме того, обязательно фиксируется стоимость материальных ценностей. Данное требование, прежде всего, обязательно по причине возможности возникновения ситуации, при которой произойдет порча имущества или товара по вине ее хранителя. Тогда в соответствии с договором (если он предусматривает такой пункт) ответственное лицо будет обязано возместить причиненный материальный ущерб, связанный с несением убытков передавшей на хранение стороной.
Список дополнительной документации, которая может прилагаться к ценностям.
Особые условия хранения материальных ценностей. Этому пункту стоит уделить особое внимание. К примеру, если передающая на хранение сторона не сообщит о возможных факторах (сильная влажность, высокая или низкая температура, попадание прямых солнечных лучей и т.д.), которые могут ухудшить качество ценности и такая ситуация произойдет, то принявшая на себя ответственность сторона вправе не возмещать причиненный ущерб.
Подписи обеих сторон (передающей и принимающей на хранение).

Составленный акт как минимум подписывается в двух экземплярах и заверяется печатями (в том случае, если они имеются у организаций). Один экземпляр остается у принявшей стороны, второй у передавшей ценность на хранение.

В гражданском товарообороте хранение и перемещение материальных ценностей закрепляется за ответственным лицом. Оформление этого факта в письменном виде отражается в актах приема-передачи материальных ценностей. Специалисты рекомендуют использовать данный документ во всех случаях, когда речь идет об использовании материальных ценностей вне зависимости от сферы деятельности — сдача недвижимости в аренду, торговля или строительство.

Бланк акта приема-передачи материальных ценностей

Документ подписывается по факту передачи имущества в пользование или на хранение. Заполнение формы акта приема-передачи материальных ценностей подразумевает лишь переход ответственности от одного лица к другому. Оно не регламентирует правовые аспекты, имеющие место в случае порчи, нанесения вреда или утраты. Для регулирования последствий и установления других мер заключается дополнительное соглашение.

Законодательство не предъявляет строгих требований к форме данного документа. Он может заполняться произвольно с учетом рекомендаций законодательного характера. Документ должен содержать как можно больше сведений об участниках сделки и характеристики передаваемого имущества. В частности это:

место подписания;
хронометраж: день, месяц и год;
инициалы сторон: передающей и принимающей;
паспортные данные: дата и орган выдачи, серия;
описание передаваемого имущества;
сведения об его состоянии с указанием технических характеристик и общей оценки;
примечания, если есть;
подписи сторон.

Пример акта приема-передачи материальных ценностей в бухучете

Выделяются два вида ответственного хранения: бытовое и профессиональное. Второй подразумевает услуги специализированных компаний, оказываемые на коммерческой основе. Участники именуются хранителем и поклажедателем. В этом случае в качестве бланка акта материальной ответственности применяется установленная форма МХ-1. Она же может использоваться и в бытовой сфере. На количество заполняемых экземпляров нет четких требований. Этот момент определяется индивидуально в каждом случае. Обычно составляет два –для каждой из сторон.

На нашем сайте можно скачать бланк акта приема-передачи материальных ценностей (в конце статьи) и использовать его в собственном документообороте. В правовом аспекте следует руководствоваться следующими нормативными актами:

Постановление Госкомстата РФ от 09.08.1999. Оно регламентирует оформление унифицированных форм первичного учета, их предназначение и практические аспекты.
Положение по ведению бухучета и отчетности от 29.07.1998. Применяется для определения типов гражданского товарооборота, при которых целесообразно применение акта приема-передачи.
Часть 2, глава 47 Гражданского Кодекса РФ – это основная законодательная база, регулирующая правовые вопросы хранения материальных ценностей.

Шаблон акта МХ-1 универсален. Он может быть оформлен как в машино- или рукописном, так и в электронном виде. При необходимости предоставить копию документа, компания обязана обеспечить ее в надлежащем виде. Если оригинал акта находится у другого субъекта предпринимательской деятельности, то контрагент имеет право на получение копии.

Документ заполняется по факту передачи материальных ценностей и в присутствии всех ответственных лиц. Особое внимание следует уделить заполнению всех обязательных полей и описанию имущества.