В нашей организации отсутствует кассовый аппарат. Мы выдали нашему сотруднику денежные средства на производственные расходы. Какие документы ему необходимо нам предоставить, чтобы мы смогли оприходовать купленные им материалы? Как мы сможем учесть НДС? Может ли организация без кассового аппарата выдавать сотрудникам денежные средства на производственные расходы?

Если сотрудник приобрел для организации материалы, то факт их поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом. Этот документ должен поступить от поставщика. Этим документом может быть: накладная, товарный чек. Если такого документа нет, то составьте его сами (например, при поступлении материалов без документов оформите акт в произвольной форме или по форме № М-7 ( частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

В зависимости от того, какие условия выполнены, с входным НДС можно поступить одним из трех способов:

НДС можно поставить к вычету при соблюдении таких условий:

НДС можно поставить к вычету при соблюдении таких условий:*

• принять к вычету;
• списать за счет собственных средств организации.

  Организация, работающая без ККТ может выдавать денежные средства на производственные расходы.

  Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

  Документальное подтверждение покупок

  Помимо платежных документов, к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.*

  Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек (без товарного чека, накладной)

  Да, можно.

  Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004).

  Например, при поступлении материалов можно составить акт о приемке материалов по форме, утвержденной руководителем организации, например, по форме № М-7 (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

  Составлять такой документ нужно, поскольку кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету. Кассовый чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подписи ответственных лиц (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , )*.

  Утверждение авансового отчета

  Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченный сотрудник (например, руководитель подразделения).

  Пример оформления авансового отчета сотрудника коммерческой организации

  29 марта секретарю Е.В. Ивановой было выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации.

  1 апреля Иванова принесла приобретенные канцтовары в организацию. В этот же день сотрудница сдала в бухгалтерию авансовый отчет на сумму 1580 руб. (с приложенными к нему первичными документами), а также вернула в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы – 420 руб. (2000 руб. – 1580 руб.).

  Бухгалтер Зайцева выдала Ивановой расписку о том, что отчет принят к проверке.

  В этот же день руководитель организации утвердил авансовый отчет Ивановой.

  Изложенный порядок оформления, проверки и утверждения авансового отчета установлен указаниями , утвержденными постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 .

  Сергей Разгулин,

  Станислав Бычков,

  заместитель директора департамента бюджетной методологии Минфина России

  Документальное подтверждение

  Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), работы или услуги, то факт их поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Этот документ должен поступить от поставщика.

  Если такого документа нет, то составьте его сами (например, при поступлении материалов без документов оформите акт в произвольной форме или по форме № М-7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*

  Подробнее о порядке составления первичных документов см. «Как организовать документооборот в бухгалтерии» .

  В зависимости от того, на какие цели были израсходованы деньги, затраты списывайте на разные счета.

  Сергей Разгулин ,

  действительный государственный советник РФ 3-го класса

  В зависимости от того, какие условия выполнены, с входным НДС можно поступить одним из трех способов:*

  • материалы приняты на учет ;
  • материалы будут использованы в деятельности, облагаемой НДС;
  • на купленные материалы есть счет-фактура.
  • принять к вычету;
  • включить в стоимость расходов;
  • списать за счет собственных средств организации.
• налог предъявлен поставщиками;
• товары (работы, услуги) приняты на учет ;
• товары (работы, услуги) будут использованы в деятельности, облагаемой НДС;
• на купленные товары (работы, услуги) есть счет-фактура.

В сфере розничной торговли и услуг, оказываемых непосредственно населению, обязанность по выставлению счетов-фактур считается выполненной при выдаче покупателю других документов, в том числе кассовых чеков (п. 1 ст. 172 , НК РФ). Однако, по мнению контролирующих ведомств, это правило не распространяется на покупку товаров (работ, услуг) подотчетными лицами с целью их дальнейшего использования в предпринимательской деятельности организации и предъявления к вычету «входного» НДС. Следовательно, при приобретении товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо считать кассовый чек аналогом счета-фактуры и принимать на его основании НДС к вычету организация не вправе ( , письма Минфина России от 19 марта 2004 г. № 04-03-11/42 , МНС России от 13 мая 2004 г. № 03-1-08/1191/15 , от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268). Позицию контролирующих ведомств разделяют некоторые суды (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 24 января 2005 г. № А66-7929/2004).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям принять к вычету НДС по кассовому чеку при отсутствии счета-фактуры. Они заключаются в следующем.

Продавец не обязан требовать от покупателя (в т. ч. подотчетника) подтверждения его статуса (потребитель, представитель организации, предприниматель) ().

Продавец, который выдает покупателю кассовый чек, полностью выполняет требования статьи 168 Налогового кодекса РФ. И если в этом чеке указана сумма НДС, у покупателя есть право на вычет. Ведь счет-фактура не является единственным документом для предоставления вычетов по НДС. Правильность данного подхода подтверждают судьи (см., например, п. 5 определения Конституционного суда РФ от 2 октября 2003 г. № 384-О ,постановление Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г. № 17718/07 , определения ВАС РФ от 22 октября 2008 г. № 13065/08, от 3 апреля 2007 г. № 3127/07, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 31 июля 2008 г. № А78-6177/07-С3-22/56-Ф02-3423/08 ,Поволжского округа от 11 января 2007 г. № А57-6533/05-17 , Западно-Сибирского округа от 20 июля 2009 г. № Ф04-4134/2009(10406-А67-42) , Уральского округа от 20 ноября 2007 г. № Ф09-9527/07-С2 , Северо-Западного округа от 22 апреля 2009 г. № А56-29646/2007 , от 14 ноября 2007 г. № А56-33572/2006 , Московского округа от 20 августа 2007 г. № КА-А40/7956-07). Более того, некоторые суды признают правомерным вычет по НДС даже по тем кассовым чекам, в которых сумма налога отдельной строкой не выделена (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 17 сентября 2007 г. № Ф04-6361/2007(38155-А46-14) , Уральского округа от 2 августа 2007 г. № Ф09-6013/07-С2).

Сергей Разгулин ,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Кто должен применять ККТ

Елена Попова ,

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер выписывают каждый раз, когда выдают деньги из кассы. Составляйте его по форме № КО-2 в одном экземпляре (). Подробнее о том, когда нужно заполнять этот документ, см. В каких случаях нужно выписывать приходные и расходные ордера .

Если выдаете деньги сотруднику под отчет, то расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления , составленного в произвольном виде. Принимайте заявление только в том случае, если в нем есть:*

• запись о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
• запись о сроке, на который выдаются наличные деньги;
• подпись руководителя;
• дата.

Елена Попова ,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

Некоторые виды расходов не могут быть оплачены из кассы или безналичным путем с расчетного счета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей у других юридических лиц или у населения.

К операционно-хозяйственным расходам относятся: канцелярские, почтово-телеграфные, приобретение мелкого инвентаря за наличный расчет, оплата мелких транспортных затрат или покупка горюче-смазочных материалов.

Покупка небольших партий товара и операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет.

В том случае, когда предприятию необходимо приобрести за наличный расчет какие-либо товары или услуги подотчетное лицо пишет заявление о выдаче ему подотчетной суммы.

На основании утвержденного руководителем предприятия заявления, бухгалтерия заполняет расходный кассовый ордер, и кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (документ, удостоверяющий личность), либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность. При приобретении товарно-материальных ценностей, основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат:

• - товарные чеки - документы установленной формы, выписываемые продавцом магазина в подтверждение покупки отобранного покупателем товара;
• - счета;
• - счета-фактуры;
• - торгово-закупочные акты;
• - накладные на отпуск товаров;
• - акты выполненных работ, оказанных услуг,

с учетом кассовых чеков или корешков приходных ордеров, подтверждающих оплату данного товара.

Кассовый чек фиксирует факт оплаты и представляет собой упрощенную форму публичного договора купли-продажи или договора о предоставлении услуг. Наличие кассового чека подразумевает исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим предприятием.

Чеки погашаются одновременно с выдачей товара (оказанием услуг) с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.

Бухгалтерам предприятий следует обращать внимание на заполнение товарного чека, в котором должны быть указаны наименования приобретенных товаров, их цена, количество и сумма.

Зачастую при покупке товаров продавец заполняет бланк товарного чека; "канцтовары" или "хозтовары", а бухгалтер относит эти расходы на себестоимость продукции. При проверках налоговых органов такие расходы будут исключены из себестоимости продукции, ведь согласно Положению о составе затрат на себестоимость продукции (работ, услуг) можно отнести стоимость приобретенных товаров только в том случае, когда видна их производственная направленность.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

В установленные организацией сроки подотчетные лица должны отчитаться в использовании полученных денежных средств.

Неиспользованные остатки наличных денег сдаются в кассу организации. При оформлении авансовых отчетов кроме документов, подтверждающих получение товарно-материальных ценностей, должны быть документы, подтверждающие факт их оприходования на склад. В том случае, когда приобретенные товары, материалы или другие предметы были переданы непосредственно в подразделения организации без оприходования на склад, к авансовому отчету должны быть приложены копии документов с распиской получателей, подтверждающие произведенные расходы.

При представлении подотчетным лицом авансового отчета НДС отражается на счете 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", и затем списывается на зачет с бюджетом.

В бухгалтерском учете фиксируются следующие проводки:

Д 71 - К 50 - выдана сумма подотчетному лицу;

Д 08, 10, 41 - К 71 - отражена приемка материальных ценностей по учетной стоимости;

Д 19-1, 3 - К 71 - учтена сумма НДС по приобретенным материальным ценностям;

Д 68 - К 19-1, 3 - осуществлен зачет с бюджетом по НДС,

где: счет 08 "Вложения во внеоборотные активы", счет 10 "Материалы", субсчет 19-1 "Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств", субсчет 19-3 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам", счет 41 "Товары", счет 50 "Касса", счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах розничной торговли НДС в бухгалтерском учете расчетным путем не выделяется и на зачет с бюджетом не относится.

В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель предприятия может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов. Об этом делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть неизрасходованный остаток в кассу. Эта сумма может быть удержана и из зарплаты подотчетного лица:

Д 94 - К 71 - отражено отсутствие авансового отчета подотчетного лица;

Д 73-2 - К 94 - предъявлена финансовая претензия подотчетному лицу;

Д 70 - К 73-2 - осуществлены удержания из заработной платы подотчетного лица,

где: счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

При приобретении товарно-материальных ценностей у юридических лиц бухгалтерам предприятий следует обращать внимание на то, что расходы подотчетных лиц должны подтверждаться первичными документами:

• - подтверждающими факт получения товарно-материальных ценностей (накладные, счета);
• - подтверждающими факт оплаты полученных товарно-материальных ценностей с указанием стоимости покупки (квитанции к приходно-кассовым ордерам, чеки контрольно-кассовых машин, документы, приравненные к бланкам строгой отчетности).

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" № 402-ФЗ установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

• 1) наименование документа;
• 2) дата составления документа;
• 3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
• 4) содержание факта хозяйственной жизни;
• 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• 7) подписи лиц, предусмотренных настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

В тех случаях, когда производится оптовая продажа товаров, предприятием-продавцом осуществляется выписка накладных и приходных кассовых ордеров. В этом случае вместо чека покупателю выдается корешок к приходному кассовому ордеру, иной документ строгой отчетности, предусмотренный при расчетах между юридическими лицами, подтверждающий оплату товара покупателем и накладная.

Размер денежных средств, выдаваемых под отчет, не ограничен Порядком ведения кассовых операций, однако, следует иметь в виду, что в соответствии с указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей (указание вступило в силу с 21.11.2001).

При покупке материальных ценностей у физического лица составляется договор купли-продажи, который должен содержать реквизиты, обусловленные письменной формой сделки купли-продажи, в нем должны быть отражены данные о физическом лице, продавце товара.

При покупке сельхозпродукции у физического лица составляется торгово-закупочный акт, в котором должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные, а если физическое лицо является индивидуальным предпринимателем, то должен быть указан его идентификационный номер. Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.

Практическая работа № 8

Материальные ценности могут быть приобретены за наличный расчет через подотчетное лицо. В таких случаях руководитель организации принимает решение о необходимости совершения операции по приобретению МПЗ, назначает ответственное лицо за операцию и оформляет решение в виде приказа или распоряжения.

Реализация учетной процедуры включает пять этапов:

· Выдача наличных денежных средств под отчет для приобретения материалов.

В бухгалтерии организации выписывается расходный кассовый ордер. Кассир принимает РКО к исполнению и на основании документа, подтверждающего личность, выдает подотчетному лицу – работнику организации наличные денежные средства.

Совершенная кассовая операция регистрируется в кассовой книге и отражается в учете проводкой в Дт 71 с Кт 50.

· Покупка МПЗ подотчетным лицом.

Подотчетное лицо производит оплату приобретаемых МПЗ в кассовый терминал торгового предприятия. Кроме того, на получение денежных средств от подотчетного лица, действующему на основании доверенности организации, выписывается приходный кассовый ордер, подотчетному лицу выдается квитанция к этому ордеру.

Подотчетное лицо получает МПЗ и сопроводительные документы: счет-фактуру, накладную, квитанцию ПКО, а также чек ККМ.

В бухгалтерском учете организации-покупателя эта операция не отражается.

· Оприходование МПЗ на склад организации-покупателя.

Подотчетное лицо передает МПЗ на склад организации. В бухгалтерии полученные материалы регистрируются в справочнике «Номенклатура».

Кладовщик проверяет количество и качество поступивших МПЗ на соответствие накладной. На фактически сданные на склад МПЗ выписывается приходный складской ордер, данные о поступивших МПЗ заносятся в карточку складского учета.

· Оформление авансового отчета о расходовании подотчетной суммы.

В бухгалтерии организации подотчетное лицо заполняет авансовый отчет об использовании подотчетной суммы. К отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы (чек ККМ, квитанция к ПКО торгового предприятия).

Для выполнения операций 3 и 4 в программе используется документ «Авансовый отчет».

· На остаток недоиспользованной суммы в бухгалтерии выписывается ПКО, по которому остаток наличных сдается в кассу. Эта операция отражается бухгалтерской проводкой в дебет счета 50.01 с кредита счета 71.01.

Если был перерасход, то на сумму перерасхода выписывается ВКО, по которому выплачиваются наличные и записывается проводка: Дт 71.01 и Кт 50.01 на сумму перерасхода.

Учет выдачи денежных средств под отчет на приобретение материалов.

14 февраля водителю-экспедитору транспортного отдела Крохину Д.Ю., по расходному кассовому ордеру № 2 от 14 февраля из кассы организации выданы под отчет наличные в размере 3000 руб. на приобретение МПЗ в мелкооптовом магазине ГУП «Маяк» и на предприятии ООО «Дубок».

Удостоверение личности работника Крохина Д.Ю.: паспорт гражданина России серия 38 17 № 245674, выдан ОВД «Отрадное» г.Москвы 11 сентября 2002 г.

Предварительно сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по кассе за 1 квартал. Из отчета видно, что наличные денежные средства в кассе есть (Рисунок 1).

Рисунок 1 – Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50

Ведомость можно оставить открытой.

Выпишите расходный кассовый ордер для Крохина Д.Ю. Обязательно укажите статью движений денежных средств (ДДС) – Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов, Вид операции – Выдача подотчетному лицу (Рисунок 2).

Отредактируйте печатную форму документа и заполните поля Основание (Для закупки МПЗ) и Приложение (По распоряжению руководителя).

Рисунок 2 – Расходный кассовый ордер

Посмотрите проводку документа (Рисунок 3).

Рисунок 3 – Движение документа

Откройте карточку счета 50.01 и убедитесь, что зарегистрирована правильная проводка (Рисунок 4).

Рисунок 4 – Карточка счета 50

Таблица 1 – Накладная ГУП "Маяк"

От продавца получен счет-фактура № 112 от 15 февраля, чек ККМ № 101208 и квитанция к приходному кассовому ордеру № 120, все документы на сумму 996 руб.

15 февраля на предприятии ООО «Дубок» Крохиным Д.Ю. за наличные приобретены следующие материальные ценности:

Таблица 2 – Накладная ООО "Дубок"

От продавца получен счет-фактура № 548 от 15 февраля, чек ККМ № 2412, квитанция к приходному кассовому ордеру № 160, все документы на сумму 1980.00 руб.

Внесите в справочник «Номенклатура» в группу «Материалы» сведения о новых МПЗ. По возможности используйте возможность создавать новые элементы справочника копированием.

Проверьте результат (Рисунок 5).

Рисунок 5 – Справочник "Номенклатура"

Поскольку цены за материалы в накладных, полученных от продавца, указаны с учетом НДС, для автоматического расчета суммы налога необходимо в справочник «Типы цен номенклатуры» добавить элемент с наименованием Покупная (с НДС) и установить для него флажок «Цены включают НДС» (Рисунок 6).

Рисунок 6 – Тип цены номенклатуры

Оформление документа «Авансовый отчет».

15 февраля приобретенные материалы в полном объеме доставлены на склад материалов, где приняты кладовщиком и оприходованы приемным складским ордером.

В этот же день Крохин Д.Ю. представил в бухгалтерию авансовый отчет № 1, приложив к нему все полученные на предприятии ГУП «Маяк» и в ООО «Дубок» документы. Отчет утвержден в сумме 2976,00 руб. Оформить документа «Авансовый отчет».

Банк и касса – Авансовый отчет (Рисунок 7-10).

Рисунок 7 – Авансовый отчет

Рисунок 8 – Настройка документа

Рисунок 9 – Цена и валюта

Рисунок 10 – Настройка документа

Заполните вкладку Товары, используя кнопку Подбор (Рисунок 11).

Рисунок 11 – Вкладка "Товары"

Проверьте общую сумму документа 2976 руб.

После завершения заполнения табличной части поступившими материалами в соответствующих графах справа необходимо указать продавца материалов (поставщика) и реквизиты счет-фактуры (Рисунок 12).

Рисунок 12 – Данные о поставщиках

При проведении документа программа автоматически сформирует проводки и создаст два документа «счет-фактура полученный»: один – поставщика ГУП «Маяк», второй – поставщика ООО «Дубок» (Рисунок 13 и Рисунок 14).

Рисунок 13 – Счета-фактуры поставщиков

Рисунок 14 – Счета-фактуры

Зайдите в каждую счет-фактуру и проверьте указание вычета НДС (Рисунок 15).

Рисунок 15 – Счет- фактура ООО "Дубок"

И наличие проводок (Рисунок 16 и Рисунок 17).

Рисунок 16 – Движение документа

Рисунок 17 – Движение документа

Для анализа результатов сформируйте отчет «Анализ счета 71.01» за 15 февраля для работника Крохина Д.Ю (Рисунок 18).

Рисунок 18 – Анализ счета 71

Проверьте записи в книге покупок (Рисунок 19).

Рисунок 19 – Книга покупок

Возврат в кассу неиспользованной суммы.

Выпишите приходный кассовый ордер от 16 февраля на неиспользованную Крохиным Д.Ю. сумму 24 руб. Вид операции – Возврат от подотчетного лица (Рисунок 20).

Рисунок 20 – Приходный кассовый ордер

Проведите документ, обновить отчет. Убедитесь, что Крохин Д.Ю. ничего не должен организации (Рисунок 21).

Рисунок 21 – Анализ счета 71

Сформируйте другой отчет – Анализ счета 71 по датам за февраль с детализацией по субконто Крохин Д.Ю (рисунок 22).

Рисунок 22 – Анализ счета 71 с детализацией

Тема: Покупка товара через подотчётное лицо

Тип: Реферат | Размер: 32.44K | Скачано: 13 | Добавлен 21.11.15 в 09:49 | Рейтинг: 0 | Еще Рефераты

1.Покупка товара через подотчётное лицо с предъявлением товарной накладной 3

2.Назначение корпоративной системы «Галактика». Назовите ее отличительные особенности 7

Список использованных ресурсов 11

1.Покупка товара через подотчётное лицо с предъявлением товарной накладной.

Помимо непосредственного поступления товарно-материальных ценностей от поставщиков (транспортных организаций) материальные ценности могут закупаться, а затем сдаваться на склад организации подотчетными лицами. В последнем случае оформление поступления материальных ценностей производится на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета, чеки магазинов, квитанции к приходному кассовому ордеру - при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Оплата приобретения материальных ценностей через подотчетных лиц за наличный расчет относится к хозяйственным и прочим расходам организации.

Персональный состав работников, имеющих право получать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные и прочие расходы, утверждается приказом руководителя организации. В приказе указываются сведения о работниках организации (должность, фамилия, имя, отчество, табельный номер и т. п.), максимальном размере наличных денежных средств, которые может получать каждый работник под отчет и др.

Чтобы при приобретении товаров или услуг сотрудник мог действовать от имени организации необходимо выдать ему доверенность. Ее можно выписать по форме №М‑2 или №М‑2а (утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. №71а). В соответствии с п.1 ст.185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Не обязательно выдавать доверенность подотчетному лицу, для того чтобы он выступал от имени организации. Законодательство не содержит такого требования. Однако если не выдать доверенность сотруднику, у организации могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры. Именно этот документ служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам (работам, услугам) (п. 1 ст.172 НК РФ).

Можно выдать подотчетному лицу доверенность в произвольной форме. Использовать доверенность в произвольной форме можно, если сотруднику поручено подписать акт о приемке услуг или работ для организации (например, он едет на консультацию к юристу). Это объясняется тем, что форма №М‑2 используется только при получении материальных ценностей (п. 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. №71а). При этом доверенность в произвольной форме должна содержать ряд обязательных реквизитов - дату оформления, подпись руководителя и печать организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Подотчетному лицу, приобретающему товары за наличный расчет по доверенности, поставщиком должна быть выписана товарная накладная (форма N ТОРГ-12, утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132). .

Выдача наличных денежных средств под отчет оформляется документом «Расходный кассовый ордер». В документе указывается вид операции «Выдача денежных средств подотчётнику».

Возврат неиспользованных денежных средств в кассу проводится документом «Приходный кассовый ордер» с установленным видом операции «Возврат денежных средств подотчётником». В документе указывается сумма возврата, касса, подотчетное лицо, документ, по которому были выданы денежные средства.

Последовательность действий для покупки товара через подотчётное лицо в 1С:

• Создать документ «Поступление товаров и услуг» с видом операции «Закупка через подотчетное лицо».
• На основании документа «Поступление товаров и услуг» создать документ «Авансовый отчет».
• На основании документа «Поступление товаров и услуг» создать документ «Возврат товаров поставщику».
• Создать документ «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчётника». При заполнении поля «Статья ДДС» создать статью движения денежных средств, например, «Возврат от подотчётника». Излишек ДС в размере 1000 руб. подставится в документ автоматически.
• Создать документ «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат денежных средств от поставщика». При заполнении поля «Статья ДДС» создать статью движения денежных средств, например, «Возврат от поставщика».
• Отчеты товары на складах, расчеты с поставщиками.

Если подотчетному лицу выдана доверенность на получение товара от имени организации, то подотчётник приобретает товар от имени организации по цене, определенной в соглашении. Если подотчетному лицу доверенность не выдана, то товар он приобретает по розничной цене, поле «Соглашение» в документе «Поступление товаров и услуг» не заполняется.

При представлении авансового отчета на его лицевой стороне сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т.д. А также отразить все расходы, произведенные им (заполняет графы 1-6). Полученные оправдательные документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.

При проведении авансового отчета формируются бухгалтерские записи по дебету счетов, указанных в табличной части документа (в том числе счета учета НДС по приобретенным ценностям), и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», соответствующих субсчетов (если отчет в рублях - то субсчета 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами», если в иностранной валюте - то субсчета 71.02 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)») .

При поступлении авансового отчета необходимо заполнить в нем расписку о том, что отчет принят к проверке, и передать ее сотруднику.

Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т.д.

2.Назначение корпоративной системы «Галактика». Назовите ее отличительные особенности.

Система Галактика ERP изначально является интегрированной системой, в которой большое количество пользователей, работников предприятия, одновременно выполняют служебные функции на автоматизированных рабочих местах (АРМ), соединенных в сеть и использующих единую базу данных. Галактика ERP поддерживает современные стандарты и концепции автоматизации управления (MRPII, ERP, BI, Интернет технологии).

В системе реализованы как функции автоматизации учета хозяйственной деятельности, так и множество управленческих функций. Функции автоматизации управления в системе Галактика ERP сгруппированы в, так называемые, контуры управления.

Основные контуры:

1. Контур оперативного управления (Контур логистики). Отвечает за планирование, учет и контроль материальных потоков (заказы, договоры, снабжение, сбыт, склады, дебиторы-кредиторы, производственная логистика).
2. Финансовый контур - это бухгалтерский и налоговый учет, финансовое планирование (бюджетирование), платежный календарь, финансовый анализ и консолидация для корпоративных структур.
3. Контур управления производством - это техническая подготовка производства, производственное планирование (планирование производства), учет материалов в производстве (производственная логистика), контроллинг, управление ремонтами и корпоративное планирование производства.
4. Контур управления персоналом - это кадры и заработная плата.
5. Контур управления клиентами - это учет клиентов и рекламы.
6. Административный контур - это управление проектами и управление документооборотом.
7. Контур управления предприятием - информационная система руководителей, которая агрегирует оперативные данные и предоставляет их удобную визуализацию с использованием технологии светофоров, выполняет функции системы поддержки принятия решений (ППР). Используется платформа RA.NET.
8. Контур отраслевых решений - это модули: розничная торговля, управление транспортом, управление строительством, давальческое сырье, учет спецодежды, сервисное обслуживание, консигнация, претензии и иски и др.
9. Контур системного администрирования - предназначен для специалистов АСУП. Реализует функции: разграничения прав доступа к базе данных и функциям системы, сохранения целостности БД, модификации самой системы (отчетов, меню (интерфейсов), алгоритмов), интеграции с внешними ситемами и другие системные функции.

Отличительные особенности.

Соответствие концепции ERP и стандарту MRP-II . Широкий функционал для стратегического планирования и оперативного управления деятельностью предприятия: управление финансами, производством, материальными ресурсами, человеческим капиталом.

Поддержка национальных и международных стандартов финансовой отчетности . Бухгалтерский учет и формирование финансовой отчетности в соответствии с требованиями законодательства стран СНГ, Международных стандартов финансовой отчетности - International Accounting Standard (МСФО - IAS) и Общепринятых учетных принципов - General Accepted Accounting Principles (US GAAP).

Гибкая адаптация к изменениям условий бизнеса . Продуктивное использование тысячами предприятий ведущих отраслей экономики стран СНГ. Система позволяет эффективно управлять - вне зависимости от спадов и подъемов экономики и внутренних изменений на предприятии.

Быстрое и простое создание отчетов различной структуры и формы . Современные инструменты для создания различных видов отчетов в системе Галактика ERP позволяют оперативно получать необходимую отчетность в соответствии с принятыми на предприятии стандартами и правилами.

Открытость для интеграции с любым программным обеспечением . Поддержка открытых стандартов разработки (XML, COM, ActiveX, ODBC) дает возможность интеграции с любым специализированным программным обеспечением, а также замены компонентов и подсистем Галактики ERP собственными разработками заказчиков. Это позволяет создать на предприятии единое информационное пространство для решения управленческих задач любого уровня и устранить дублирование информации.

Организация удаленного доступа к системе без дополнительных расходов, в том числе с использованием каналов с низкой пропускной способностью. Специалисты предприятия-заказчика могут воспользоваться всеми преимуществами единого информационного пространства и реализовывать управленческие процессы независимо от географического расположения подразделений и филиалов предприятия.

Филиальность. Ведение учета нескольких юридических лиц в одной базе данных позволяет холдинговой компании и/или группе компаний вести централизованное администрирование баз данных юридических лиц, применять единые каталоги нормативно- справочной информации, гибко управлять доступом к учетным данным группы и отдельных юридических лиц, получать консолидированные данные по холдингу/группе компаний.

Масштабируемость . Предприятие-заказчик, в зависимости от потребностей, получает возможность построения и использования любой конфигурации системы Галактика ERP, с максимальным сохранением прежних инвестиций в ИТ. При внедрении системы нет необходимости закупки оборудования «на вырост».

Возможность быстрого внедрения . Апробированные технологии развертывания проектов автоматизации способствуют тому, что внедрение системы проходит в сжатые сроки, с фиксированным бюджетом и минимальными для предприятия рисками. Это позволяет предприятиям-заказчикам быстро окупить затраты на ИТ.

Защита конфиденциальной информации . Комплекс средств защиты информации, встроенный в систему Галактика ERP, полностью соответствует руководящим документам, что подтверждено сертификатом ФСТЭК России.

Соответствие международному стандарту качества ISO 9001:2008 . Система менеджмента качества проектирования, разработки, внедрения, технической поддержки и сопровождения системы Галактика ERP соответствует требованиям международного стандарта ISO 9001:2008, что подтверждено соответствующими сертификатами.

Доступная стоимость . Система Галактика ERP предназначена для предприятий СНГ и полностью соответствует их потребностям и возможностям.

Наличие специальных решений для небольших компаний/несложных задач . На базе системы Галактика ERP разработаны решения Галактика Прогресс и Галактика Старт, которые имеют более низкую стоимость и включают функциональность, необходимую и достаточную для небольших предприятий.

Список использованных ресурсов:

1. А.В. Касьянов. Годовой отчет 2007/ под ред. а. - М. : ГроссМедиа: РОСБУХ - 2008.
2. Интернет сайт http://rosbuh.senseagency.ru/
3. Фадеева Е.А. 1C: Бухгалтерия 8.0. М.: Альфа-Пресс, 2007.
4. Интернет сайт http://www.atlants.dp.ua/
5. Интернет сайт www.galaktika.ru

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно , а нам приятно ).

Чтобы скачать бесплатно Рефераты на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Рефераты для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Если Реферат, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

Организация планирует закупать товар для перепродажи на рынке и в розничных магазинах через подотчетное лицо. Можно ли учитывать товар на основании полученных кассовых или товарных чеков и нужно ли соблюдать лимит расчетов наличными - читайте в статье.

Вопрос: Организация планирует приобретать некоторый товар для перепродажи на рынке у индивидуальных предпринимателей и в розничных магазинах через подотчетное лицо. На рынке будем получать товарный чек и, может быть, еще кассовый чек, в магазине кассовый чек. Нужно ли соблюдать при наличных расчетах в данной ситуации лимит расчетов наличными 100 000 руб? А также можно ли на основании полученных кассовых или товарных чеков от подотчетника на основании авансового отчета оприходовать товар на 41 счет для дальнейшей продажи. Есть ли в данной ситуации какие-либо налоговые риски? Не будет ли это признано реализацией товара от подотчетника организации?

Ответ: 1.Лимит расчетов наличными не применяется при выдаче подотчетных сумм работнику. Однако, если подотчетное лицо действует от имени организации (то есть покупает товары по доверенности), при расчете с продавцом) лимит наличных должен быть соблюден (абз. и пункта 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Если за счет денег, выданных под отчет, сотрудник от своего имени оплачивает товары (или оказанные ему услуги), лимит расчетов не применяется.

2.Организация может закупать товары, за наличные деньги через подотчетника.

В день утверждения авансового отчета, товары, предназначенные для перепродажи, оприходуйте на счет 41. Налоговых рисков нет.

Расходы, понесенные через подотчетных лиц, при наличии подтверждающих документов не являются выплатами в пользу сотрудников. Поэтому израсходованные деньги не учитывайте при расчете НДФЛ и взносов.

Стоимость покупных товаров, приобретенных через сотрудника, учтите в уменьшение налогооблагаемой базы только после их реализации покупателю (подп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ). При этом расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены(авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Обоснование

Как соблюдать лимит расчетов наличными

Все организации и предприниматели обязаны соблюдать порядок расчетов наличными. Такое требование прямо прописано в пункте 6 указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У. И если его нарушить, то организации грозит штраф .

Для того чтобы не нарушать закон, нужно четко понимать, каков предельный размер расчетов наличными, когда его превышать нельзя и для каких платежей он не действует. Обо всем этом подробнее читайте в этой рекомендации.

Каков максимальный размер расчетов наличными и как его применять

Максимальный размер расчетов наличными составляет 100 000 руб. Это ограничение действует для платежей по одному договору. А значит, если заключить несколько договоров с одним и тем же контрагентом, то сумма всех наличных расчетов с ним может быть больше лимита. Главное - соблюсти ограничение для каждого отдельного соглашения. Это подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 07.09.2015 № А41-27520/15).

Лимит действует без временных ограничений. То есть, сколько бы времени ни прошло с момента, когда договор заключен, лимит по нему учитывайте при расчетах наличными.

Лимит установлен для расчетов между:

организациями;

организацией и индивидуальным предпринимателем;

индивидуальными предпринимателями.

На расчеты с гражданами ограничения не влияют.

Из всего этого следует, что организация или предприниматель не может оплатить наличными всю сумму по договору (в т. ч. долгосрочному), если цена, указанная в нем, превышает 100 000 руб. Периодичность платежей значения не имеет. То есть если, допустим, цена договора - 200 000 руб., то расплатиться наличными по нему можно только в сумме 100 000 руб. И если первый взнос в кассу контрагента по такому договору вы сделали в сумме 55 000 руб., то размер следующего наличного платежа по тому же соглашению будет максимум 45 000 руб. Сверхлимитный же остаток по договору придется перечислять в безналичном порядке на счет контрагента.

Для примера, организация вовремя не рассчиталась по договору, цена которого 80 000 руб. Теперь она обязана доплатить еще и 30 тыс. штрафа. В этом случае долг погаситьналичными можно только в пределах 100 тыс. Остальные 10 тыс. нужно будет оплатить только по безналу.

Когда не нужно соблюдать лимит расчетов наличными деньгами

Наличные можно расходовать без учета лимита :

на определенные выплаты гражданам, в том числе сотрудникам. В частности, на зарплату, различные пособия и компенсации, подотчет (но не их трату) и т. п.;

на личные нужды предпринимателя.

Лимит расчетов наличными нужно соблюдать, даже если нет как такового договора купли-продажи. В частности, когда факт заключения договора подтверждает накладная.

Напомним, что за нарушение лимита расчетов организацию могут оштрафовать .

Какая ответственность предусмотрена за превышение лимита наличных расчетов

Внимание: за превышение лимита наличных расчетов предусмотрена административная ответственность. Причем как для покупателей, так и для продавцов .

Кому и сколько можно выдать денег под отчет

Внимание: предельный размер расчета наличными - 100 000 руб. по одной сделке не применяется при выдаче подотчетных сумм сотруднику. Однако это ограничение действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (п. и Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У). Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) от лица организации сотрудник должен его соблюдать. Если лимит будет нарушен, налоговые инспекторы могут оштрафовать организацию.

Инспекторы могут установить нарушение этого правила при проверке авансовых отчетов сотрудников (кассовых чеков, квитанций, приложенных к нему). Сумма штрафа для организации в этом случае может составить от 40 000 до 50 000 руб. Оштрафовать ее руководителя инспекторы вправе на сумму от 4000 до 5000 руб. Об этом сказано в КоАП.

Обычно нарушения, связанные с превышением лимита расчетов наличными, носят разовый характер (правила расчетов не нарушаются постоянно в течение длительного времени). Такие правонарушения не считаются длящимися. Поэтому инспекторы должны обнаружить их в течение двух месяцев, после того как сотрудник расплатится наличными. Если они этот срок пропустили, то организацию оштрафовать нельзя (п. 14 постановления Пленума Верховного суда от 24.03.2005 № 5 , ч. 1 ст. 4.5 КоАП).

Подотчетник представляет организацию или лично себя . Подотчетные лица, производящие расчеты наличными от имени работодателя на основании его доверенности, должны придерживаться установленного лимита. Если платеж совершает командированный работник от своего имени за товары, работы, услуги, необходимые для его личного потребления, лимит расчетов наличными не действует.

Одна сделка — один договор . Ограничение суммы расчетов наличными установлено для одного договора. При этом срок действия договора и количество платежей по нему значения не имеют. Несколько платежей по одному договору, превышающих в общей сумме 100 000 руб., — нарушение. Обратите внимание: под действие лимита подпадают и все дополнительные соглашения к договору.

Если в течение дня расчеты производятся по нескольким договорам, каждый из которых заключен на сумму менее 100 000 руб., а общая сумма всех платежей превышает установленный лимит, это не является нарушением.

Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Доверенность

Получить приобретенные товары или принять работы, услуги может сотрудник, полномочия которого подтверждены доверенностью. Ее можно выписать по унифицированным формам № М-2 или № М-2а . Они утверждены постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а .

Бланки этих доверенностей по сути одинаковые, отличие лишь в том, что в форме № М-2 есть корешок. Он нужен для учета доверенностей в журнале регистрации. Вести такой журнал или нет, каждый решает сам. Если не ведете, то применять проще форму № М-2а .

Как оформить и хранить заявление на выдачу денег под отчет

Авансовый отчет

В течение трех дней с окончания срока, на который был выдан аванс, сотрудник обязан отчитаться об истраченных деньгах. Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или по форме, разработанной организацией самостоятельно . Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты . Какую бы форму вы ни использовали, сначала ее утверждает руководитель приказом к учетной политике. Такой порядок следует из указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, части 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и пункта 4 ПБУ 1/2008.

Как проверить авансовый отчет

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.

Во-первых , проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.

Во-вторых , убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте - оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.

Ситуация: можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру (без чека ККТ)

Да, можно.

Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.

Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12.08.2003 № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, - такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 09.12.2005 № КА-А40/12227-05).

Какие документы должен приложить сотрудник

Помимо платежных документов, к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.

Можно ли принять авансовый отчет сотрудника на покупку материалов, если к нему приложен только товарный чек или товарная накладная (без кассового чека). Сотрудник купил материалы у плательщика ЕНВД или предпринимателя с патентом

Допустим, сотрудник приложил к авансовому отчету только товарный чек или товарную накладную без чека ККТ. Принять расходы можно, если продавец платит ЕНВД либо это предприниматель на патентной системе.

Плательщики ЕНВД и предприниматели с патентами до 1 июля 2018 года вправе не применять ККТ. Вместо кассовых чеков они выдают покупателям товарные чеки, квитанции или другие документы, которые подтверждают продажу товара. Обязательные реквизиты документов взамен чеков ККТ:
- наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;
- наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя), ИНН;
- наименование и количество оплачиваемых товаров (работ, услуг);
- сумма оплаты;
- должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись.
Это предусмотрено пунктом 2.1 статьи 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ и статьи 7 Закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ.

Если в товарном чеке или товарной накладной есть все эти данные, авансовый отчет можно принять. Такие расходы организация вправе учесть при расчете налога на прибыль или упрощенного налога. В противном случае стоимость материалов в расходах признать нельзя. Об этом сказано в письмах Минфина от 19.01.2010 № 03-03-06/4/2 , от 11.11.2009 № 03-01-15/10-499 , от 22.10.2009 № 03-01-15/9-470 .

Какие документы нужно приложить к авансовому отчету, если подотчетный сотрудник приобретает материальные ценности на рынке у физлица

Купив имущество у человека, составьте документ, форму которого разработайте самостоятельно. Ведь в отличие от покупки у организации или предпринимателя для ситуации, когда вещь приобретают у человека, никаких унифицированных форм нет. Таким документом может быть, например, акт закупки у физического лица .

Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Дата признания расходов

Расходы, понесенные через подотчетное лицо, отразите в бухучете в день утверждения авансового отчета. В этот момент с сотрудника, который получил деньги под отчет, списывается его долг (указания , утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Документальное подтверждение

Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), работы или услуги, то факт их поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Этот документ должен поступить от поставщика.

Если такого документа нет, то составьте его сами (например, при поступлении материалов без документов оформите акт в произвольной форме или по форме № М-7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подробнее о порядке составления первичных документов см. «Как организовать документооборот в бухгалтерии» .

В зависимости от того, на какие цели были израсходованы деньги, затраты списывайте на разные счета.

Приобретение имущества

Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), то его стоимость отразите проводкой:

Дебет 08 (10, 41) Кредит 71
- оприходовано имущество, приобретенное через подотчетное лицо.

Как отразить при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения

НДФЛ и страховые взносы

Расходы, понесенные через подотчетных лиц, при наличии подтверждающих документов не являются выплатами в пользу сотрудников. Поэтому израсходованные деньги не учитывайте при расчете:).

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ и начислить страховые взносы, если сотрудник на подотчетные суммы приобрел товар и представил неполный перечень подтверждающих документов

Нет, не нужно. Но только если в документах, которые представил сотрудник, указаны наименование, стоимость товара и реквизиты поставщика, а указанный товар организация приняла к учету.

В отношении НДФЛ объяснение такое. Налоговый кодекс РФ определяет доход как экономическую выгоду в денежной и натуральной форме (). В данном случае сотрудник приобретает товар для нужд организации. При этом организация принимает товар к учету. Следовательно, стоимость товаров не может быть признана доходом сотрудника и удерживать НДФЛ не нужно. Эти выводы подтверждает Минфин России в письмах от 8 апреля 2010 № 03-04-06/3-65).

Теперь про страховые взносы. Если на основании представленных документов товар приняли к учету, у сотрудника были расходы в интересах организации. Стоимость товаров не может быть признана выплатой в его пользу. Следовательно, у организации нет оснований для начисления на подотчетные суммы данных взносов. Это следует из статьи 420 , подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ, пункта 1 статьи 20.1, подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ.

Налог на прибыль

Как учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение товаров через подотчетное лицо

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение товаров (работ, услуг) через сотрудника можно учесть в уменьшение налогооблагаемой базы. Но для этого должны быть выполнены такие условия:

расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены (авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему);

приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.