Какие ошибки превращают упд в бумажку. УПД (универсальный передаточный документ): образец заполнения

). Фактически - это счет-фактура, дополненный реквизитами первичных учетных документов.

В Приложении № 2 к указанному Письму ФНС приведен перечень операций, для которых рекомендована эта форма УПД. Обратите внимание, компании не обязаны ее использовать. Организация может самостоятельно разработать аналогичный документ и вправе вносить в форму дополнительные столбцы ().


На заметку

Фактически УПД представляет собой счет-фактуру, дополненную реквизитами первичных учетных документов.


Разработанную ФНС форму УПД можно применять как единый документ для целей бухгалтерского и налогового учета, в том числе для обозначения . В этом случае в ячейке «Статус» нужно поставить цифру «1». Дальше необходимо заполнить все реквизиты бумаги, в том числе данные счета-фактуры и передаточного документа (Приложение № 2 к Письму № ММВ-20-3/96@). В такой ситуации выставлять отдельный счет-фактуру не нужно. Второй вариант применения УПД - как первичный учетный документ. В этом случае в ячейке «Статус» нужно поставить цифру «2».

ФНС в вышеназванном Письме разъяснила, что показатель статуса бумаги носит информационный характер. А вот фактический статус УПД определяется наличием либо отсутствием в нем всех необходимых показателей, установленных и (Приложение № 4 к Письму ФНС № ММВ-20-3/96@).

В Письме от 21 апреля 2014 года № ГД-4-3/7593 ФНС разъяснила, что УПД нужно регистрировать в книге продаж за тот налоговый период, в котором была произведена отгрузка товаров (работ, услуг). К примеру, она состоялась в марте, значит УПД необходимо регистрировать за первый квартал.


УПД нужно регистрировать в книге продаж за тот налоговый период, в котором была произведена отгрузка товаров (работ, услуг)...


В этой ситуации организация, которая не использует электронные документы, факт отгрузки и выставления счета-фактуры может подтвердить любыми оставшимися у нее бумагами, в которых зафиксирован факт выбытия материальных ценностей от ответственного лица. Для этой цели подойдут складские документы по учету ценностей в увязке с транспортными накладными, документами по учету путевых листов или их копиями (в том числе на электронном носителе), а также бумаги, подтверждающие передачу двух экземпляров УПД в адрес покупателя, например, реестры товаросопроводительных документов, расписки курьеров, описи вложений в почтовые отправления и т.п.

Исправленному верить

В Письме № ГД-4-3/7593 ФНС разъяснила, что исправленный (УПД) регистрируется покупателем в книге покупок. Соответственно, в этом случае суммы НДС предъявляются к вычету в том периоде, в котором получен исправленный документ. При этом необходимо соблюсти и иные условия, предусмотренные . Если покупатель до внесения продавцом исправлений в счет-фактуру (УПД) зарегистрировал его в книге покупок и принял сумму налога к вычету, то первому следует внести соответствующие изменения в указанную книгу в порядке, установленном пунктом 9 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС (утверждены постановлением Правительства РФ № 1137). Служба разъяснила, что при регистрации исправленного универсального передаточного документа в книге продаж продавцу необходимо руководствоваться порядком, установленным пунктом 11 указанных Правил.

Упрощенный вариант

Электронный документ

В Письме от 30 мая 2014 года № ГД-4- 3/10380@ ФНС разъяснила, что пунктом 7 раздела 4 Дорожной карты «Совершенствование налогового администрирования», утвержденной распоряжением Правительства РФ от 10 февраля 2014 года № 162-р, предусмотрено стимулирование перехода на электронный документооборот. Для этого разрабатывается формат УПД. При этом учитывается, что универсальный передаточный документ со статусом «1» содержит реквизиты, относящиеся к счету-фактуре, и дополняется данными, установленными в качестве обязательных для первичных бумаг статьей 9 Закона № 402-ФЗ.

Служба уточнила, что данные, имеющие отношение к информации первичного учетного документа, сформированные отдельно от счета-фактуры, будут однозначно ссылаться на информацию, находящуюся в формате последнего, а значит вносить изменения в нормативные акты, регулирующие составление и обмен электронными документами, не потребуется.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде не находится в компетенции компаний и предпринимателей. Поэтому при формировании УПД со статусом «1» можно самостоятельно согласовывать только порядок расположения и размерность показателей в части, которая относится к первичке.

Инструкция

Универсальный передаточный документ (УПД) представляет собой учетный документ, который объединил в себе два важных для налогоплательщиков документа: (первичный документ) и счет-фактуру (документ, необходимый для исчисления НДС). Данный учетный документ был разработан Федеральной налоговой службой РФ специально для налогоплательщиков, с целью сокращения объема документооборота между хозяйствующими субъектами, для упрощения обработки информации по операциям товарооборота (оказания услуг, работ). Новая форма документа реализована в прикладной программе 1С: Предприятие.

Чтобы создать УПД в программе 1С: Предприятие 8.2, необходимо определится, с каким статусом будет создан данный документ.
Универсальный передаточный документ может иметь два статуса:
- Статус передаточного документа, счет-фактуры.
- Статус передаточного документа.

Если требуется создать УПД со статусом только «Передаточный документ», то из документа «Реализация товаров и услуг» необходимо нажать на кнопку Печать, которая находится в нижнем правом углу документа, а затем выбрать пункт меню «Универсальный передаточный документ». Счет-фактуру вводить не нужно - это важный момент работы с программой 1С: Предприятие 8.2, редакции 2.0, так как если ввести счет-фактуру, то статус документа поменяется автоматически.
Этот способ может быть использован организациями, индивидуальными предпринимателями, которые не являются плательщиками налога на добавленную стоимость. Например, налогоплательщики с режимом УСН, ЕСХН, ПСН.

Если нужно создать первичный документ со статусом «Счет-фактура и передаточный документ», тогда необходимо ввести счет-фактуру. И уже из документа счета-фактуры нажать на кнопку Печать (в правом нижнем углу) и распечатать документ.

Обратите внимание

Универсальный передаточный документ печатается в двух экземплярах (для каждой из сторон сделки).
Документ носит добровольный характер, применение формы рекомендуется ФНС РФ.

Начинающие пользователи программы "1С: Бухгалтерия" часто сталкиваются с типовыми проблемами, одной из которых является создание счета на оплату. На самом деле, это очень простая операция, выполнить которую будет под силу любому.

Инструкция

Некоторые компании в процессе своей хозяйственной деятельности используют товарные накладные (форма ТОРГ-12). Данные документы служат подтверждением поставки товарно-материальных ценностей. Как правило, они оформляются вместе со счет-фактурами. Данные формы относят к оправдательным документам, именно поэтому очень важно правильно их заполнять.

Инструкция

Товарная накладная, как правило, состоит из двух страниц. На первой вы увидите табличную часть, которая при большой номенклатуре может перейти на следующую страницу, где находится информация о приложениях, ответственных лицах, а также размещаются общие сведения о грузе (количество мест, вес и т.д.).

Сначала заполните все реквизиты организации, то есть укажите грузоотправителя и поставщика. Следует заметить, что они разными, то есть если в вашей организации имеются , то и эти строку нужно особенно. Например, ваша организация отправляет пиломатериал с одного подразделения, наименование, ИНН указываете именно подразделения, а вот в строке «поставщик» необходимо указать головной офис.

То же самое сделайте и с реквизитами контрагента. В том случае, когда плательщик и грузополучатель имеют одинаковые реквизиты, заполняйте их в обеих строках. Некоторые бухгалтера оставляют пустую строку, но это неверно.

Далее переходите к заполнению табличной части. Указывайте номер, наименование товара, единицу измерения, код по ОКЕИ (его можно посмотреть в справочнике). Вид упаковки указывать необязательно. Далее заполните оставшиеся графы. Ниже подведите итог.

Источники:

Современный бухгалтерский учет предусматривает для поставленного товара/выполненных работ/оказанных услуг составление документа, который называется счет-фактура и позволяет принять НДС к возмещению или вычету.

Инструкция

Счет-фактура представляет собой документ бухгалтерского учета, удостоверяющий фактическое предоставление продавцом товаров, услуг, . Заполненная неправильно счет-фактура документом не является и к рассмотрению не принимается.

Составление -фактуры является обязанностью . Если фирма не уплачивает НДС, заполнение счета-фактуры не требуется. В случае, когда НДС нулевой, счет-фактура обязана составляться с указанием в соответствующей графе 0% НДС. Срок заполнения счета-фактуры предусмотрен в 5 дней (за исключением дня отгрузки /оказания услуг/выполнения работ). Причем заполняется 2 экземпляра документа (поставщику и покупателю).

Счет-фактура может быть выписана комбинированным способом – от руки и с помощью компьютера. Суммы при заполнении счета-фактуры чаще всего указываются в национальной валюте, однако допустимым считается отображение в условных единицах или иностранной валюте, при этом в договоре между поставщиком и покупателем в обязательном порядке отображается курс пересчета. Регистрация оформленных документов производится с начала поточного года в соответствии с хронологией.

При заполнении счета-фактуры от руки следует руководствоваться Правилами, регламентирующими ведение журналов учета счетов-фактур, утвержденными Постановлением Правительства РФ №914 (2.12.2000 г.), а также учитывать Постановление Правительства РФ № 451 (26.05.2009 г.), которым внесены изменения в Правила. Современный вариант создания счетов-фактур в электронном виде предлагают различные бухгалтерского программного обеспечения. Подписывается счет-фактура директором и главбухом фирмы-продавца.

Обратите внимание

Налоговые органы предъявляют жесткие требования к правильности заполнения подобных документов. Необходимо тщательно относится к нумерации, которая обязана располагаться строго по возрастанию.

Полезный совет

Счета-фактуры могут заполняться на основе акта оказания услуг или накладной.

Программа "1С: Предприятие" включает в себя все, что может понадобиться большой организации для ведения учета хозяйственных операций: все типы документов , несколько журналов, справочники контрагентов и сотрудников. Вы можете также создать новый документ для внесения данных в базу.

Вам понадобится

  • - компьютер.

Инструкция

Откройте программу "1С: Предприятие" в режиме «Конфигуратора». Для этого запустите ярлык программы и в окне со списком подключенных баз данных в поле «В режиме» переключитесь на использование «Конфигуратора» для входа. Нажмите «ок», чтобы запустить «Конфигуратор». Как только данная опция на компьютере активируется, запустится небольшое окно программы.

В окне программы в режиме «Конфигуратора» появится иерархия объектов. Найдите поле «Документы» и кликните по нему правой кнопкой мыши. Выберите «Добавить», чтобы начать процедуру создания нового документа. В окне свойств нового документа укажите все необходимые параметры: его имя, контрагента, и создайте табличную часть для отображения или ввода информации. Настройте поля таблицы в зависимости от данных, которые должны присутствовать в новом документе.

Добавьте созданный документ через пункт меню «Операции», «Документы». Выберите созданный объект в окне «Выбор документа», а затем введите новый документ в форму. Нажмите «Ок», и документ запишется в журнал программы. В базе данных "1С: Предприятие" можно редактировать и модифицировать любой тип документов . Если, скажем, обычная форма вас не устраивает, вы можете отредактировать набор полей и типы вводимых данных в «Конфигураторе», сохранить новый документ и использовать в дальнейшей работе в обычном режиме.

Как показывает практика, программное обеспечение "1С: Предприятие" позволяет создавать различные базы данных, которые можно переносить с одного носителя на другой, а также выкладывать в интернет. Если у вас возникают проблемы с использованием данного программного пакета, загрузите из интернета специальные электронные инструкции, в которых описаны основные принципы работы с подобными системами.

Универсальный передаточный документ (УПД) позволяет объединить передаточный акт и счет-фактуру в одном первичном документе. Какая форма УПД действует сегодня, как правильно заполнить УПД, образец ее заполнения – все это вы найдете в нашей статье.

Форма УПД и сфера ее применения

Форма УПД была опубликована в письме ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Она носит рекомендательный характер, то есть налогоплательщики не обязаны использовать ее вместо привычных форм документов, а налоговики не могут оштрафовать за ее неприменение.

УПД (образец заполнения см. в конце статьи) включает в себя реквизиты, обязательные для документов по передаче материальных ценностей и счета-фактуры, что позволяет объединить в нем информацию следующих унифицированных документов:

  • товарная накладная ТОРГ-12 ,
  • накладная на отпуск материалов на сторону М-15 ,
  • акт приема-передачи основных средств ОС-1 ,
  • товарно-транспортная накладная 1-Т (товарный раздел),

Таким образом, оформление УПД (образец заполнения вы найдете ниже) возможно для операций:

  • отгрузки товара,
  • оказания услуг,
  • передачи результата выполненных работ,
  • отгрузки/передачи товара/работ/услуг комиссионером/агентом комитенту/принципалу,
  • передачи имущественных прав.

Применяя бланк УПД, налогоплательщик не нарушает законодательства о бухучете и налогообложении, и вправе использовать его для бухгалтерского учета передачи товара, выполненных работ, услуг и имущественных прав, для заявления налогового вычета по НДС и для подтверждения затрат в целях исчисления налогов, в т.ч. на прибыль.

Заполняя универсальный передаточный документ, бланк (скачать можно ) разрешено дополнять новыми строками и графами, не изменяя при этом реквизитов счета-фактуры, а также обязательных реквизитов документа, предусмотренных ст. 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ. Применяемая форма УПД утверждается руководителем вместе с остальными формами «первички», прилагаемыми к учетной политике фирмы.

Может использоваться не только печатная форма УПД, но и электронная, формат которой утвержден приказом ФНС РФ от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155.

Правила оформления УПД

В приложениях № 2-4 к письму ФНС № ММВ-20-3/96 приводится инструкция по заполнению УПД, включая и перечень операций, для оформления которых может использоваться данная форма. Особенности оформления УПД различны в зависимости от статуса документа:

  • Статус «1» означает, что УПД сочетает счет-фактуру и акт передачи, значит, заполняются все строки, обязательные для этих документов (поля счета-фактуры оформляют с учетом правил для их заполнения, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 в последней редакции). Наш пример заполнения УПД приведен для статуса «1».
  • Статус «2» – УПД включает только передаточный акт и используется, как первичный документ. В этом случае не заполняются поля, обязательные для счета-фактуры: строка 5, графы 6, 7, 10, 10а, 11; остальные поля нужно заполнить. Неверное указание статуса «2», вместо «1», не лишает покупателя права на налоговый вычет по НДС, если в УПД правила заполнения всех показателей, относящихся к счету-фактуре, соблюдены. Статус «2» применим для «упрощенцев» и тех, кто не является плательщиком НДС, поскольку выставление УПД не влечет для них обязанности уплаты данного налога.

Правильное оформление УПД (образец заполнения которой мы приводим) предполагает, что документу, имеющему статус «1», присваивается номер, согласно хронологии нумерации счетов-фактур.

УПД со статусом «2» нумеруются в порядке, соответствующем нумерации «первички»: актов, накладных и т.п.

Нужна ли печать на УПД?

Для печати фирмы в УПД предусмотрено поле «М.П.». При ее наличии можно не заполнять строки о наименовании составителя документа 14 и 19.

В то же время, печать организации не является обязательным реквизитом для счета-фактуры и первичного передаточного документа, поэтому в УПД она также не обязательна. Вычету НДС и подтверждению расходов в целях налогообложения отсутствие печати не препятствует.

Какую форму УПД применять при изменении формы счета-фактуры

В 2017 г. форма счета-фактуры меняется уже второй раз, ее новую версию нужно будет применять с 1 октября 2017 г. (постановление Правительства РФ от 19.08.2017 № 981). Что касается электронных УПД, то их форматы утверждены одновременно с новыми форматами счетов-фактур, а вот «бумажный» бланк УПД до сих пор остается неизменным, ведь ФНС его обновленную форму не утверждала. Как быть в такой ситуации?

Учитывая, что правила заполнения УПД образец бланка разрешает дополнять новыми полями, рекомендуем привести с 01.10.2017 г. свою форму УПД в соответствие с новой формой счета-фактуры, например, скорректировав бланк УПД в «эксель» или иной программе (утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 в редакции от 19.08.2017).

Универсальный передаточный документ: образец заполнения

Универсальный передаточный документ (далее - УПД) был рекомендован к применению ФНСПисьмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ ровно год назад. И некоторые компании его уже используют: кто-то составляет, а кто-то получает по договоренности от своих поставщиков. Тем не менее для большинства бухгалтеров УПД остается непривычным и возникает много вопросов по его применению. Один из них - что же делать, если в УПД обнаружили ошибку?

Коротко об УПД

УПД был разработан ФНС, чтобы упростить документооборот: вместо двух документов (накладной на отгрузку (или акта выполненных работ/оказанных услуг) и счета-фактуры) выписывается один - универсальный. И на его основании отражаются операции в бухгалтерском и налоговом учете и принимается к вычету НДС.

УПД может использоваться:

  • как единый документ со статусом «1», объединяющий счет-фактуру и передаточный акт;
  • только как передаточный документ (хотя в таком случае привычнее составить товарную накладную или акт). Тогда документу присваивается статус «2».
Как правильно заполнить УПД, читайте:

Но ранее отсутствовало четкое понимание, как внести изменения в готовый документ без налоговых рисков. А официальных разъяснений по этому вопросу ФНС не давала целый год, кроме вскользь упомянутой в апреле нынешнего года фразы, что УПД корректируется в законодательно установленном порядк е.

Как исправить техническую или арифметическую ошибку

Сложность в исправлении УПД как раз и связана с его универсальностью и совмещением в себе счета-фактуры и первички. Ведь ошибки нужно исправлять так, чтобы не были нарушены требования, установленные как для счетов-фактур, так и для первичных документов. Между тем требования эти различаются кардинально.

Если говорить о счетах-фактурах, то технические (арифметические) ошибки исправляются путем составления нового экземпляра счета-фактур ып. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 . А вот ошибки в первичке по правилам бухгалтерского учета можно исправлять в этом же документе (новый экземпляр печатать не нужн о). Главное, чтобы стояла дата исправления, а также подписи лиц, составивших этот документ, с указанием их фамилий и инициалов.

И вот наконец мы дождались разъяснений разработчиков УПД о том, как вносить исправления в связи с обнаружением ошибок в форм еприложение № 7 к Письму ФНС от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@ . Как и предполагалось, существуют различия в порядке внесения исправлений в зависимости от того, какой показатель нужно скорректировать, и от статуса, присвоенного УПД.

Исправление УПД со статусом «1»

СИТУАЦИЯ 1. Вы обнаружили ошибки в показателях, относящихся одновременно и к счету-фактуре, и к первичному документу, и эти ошибки препятствуют идентифицировать продавца и/или покупателя, наименование товаров (работ, услуг, имущественных прав), их стоимость, налоговую ставку или сумму налога. В этом случае выставляется (по аналогии с исправлением счетов-фактур) новый, исправленный экземпляр УПД со статусом «1», в котором:

  • в строке (1) указывается номер и дата первоначально составленного УПД;
  • в строке (1а) - порядковый номер исправления и дата исправления;
  • все правильные данные из первоначального УПД переписываются без изменений, а неправильные - уточняются (изменяются);
  • проставляются все подписи в том же порядке, в каком был подписан первоначальный (неправильный) УПД.

В такой ситуации последствия исправления ошибок в целях налогообложения НДС и налога на прибыль ФНС рекомендует рассматривать так же, как если бы исправлялись отдельный счет-фактура и отдельный первичный документ. То есть в налоговом учете доходы (расходы), подтверждаемые исправленным УПД, признаются на дату сделки и не зависят от даты исправления документа. Тогда как вычет по НДС может быть заявлен покупателем лишь в том периоде, в котором получен исправленный УПД, при одновременном соблюдении иных условий, предусмотренных гл. 21 НК РФПисьмо ФНС от 21.04.2014 № ГД-4-3/7593 .

СИТУАЦИЯ 2. Выявлены ошибки в показателях, относящихся и к счету-фактуре, и к первичному документу, но в части счета-фактуры они не препятствуют налоговым органам при проведении проверки идентифицировать продавца и/или покупателя, наименование товаров (работ, услуг, имущественных прав), их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога. Например, требуется изменить или уточнить реквизиты грузоотправителя или грузополучателя. Такая ситуация не является основанием для отказа в вычете по НДСабз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ . В этом случае опять-таки составляется новый, исправленный экземпляр УПД, в котором:

  • в строке (1) указывается номер и дата первичного УПД;
  • в строке (1а) - порядковый номер и дата исправления;
  • все правильные данные переносятся из первоначального УПД, изменяются лишь сведения, требующие исправления;
  • присваивается статус «2» независимо от того, каким был первоначальный статус документа;
  • не требуются подписи руководителя и главного бухгалтера в разделе, относящемся к счету-фактуре. Остальные подписи должны быть такие же, как в первоначальном УПД.

СИТУАЦИЯ 3. Выявлена ошибка в показателе, который относится только к первичному документу (расположен за границей формы счета-фактуры, то есть начиная со строки 8 и далее). Тогда можно:

  • <или> составить новый УПД и оформить его так же, как и в ситуации 2;
  • <или> внести исправления непосредственно в первичный УПД, где:
  • зачеркиваются неправильные данные одной чертой так, чтобы можно было их прочитать, и над ними указываются правильные;
  • пишется «Исправлено» и обязательно указывается дата исправления;
  • исправление заверяется подписями тех лиц, которые расписывались на этом документе ранее, с указанием их фамилий и инициалов. При этом не забудьте согласовать исправления и с вашим контрагентом.

Поскольку ошибки, рассмотренные в ситуациях 2 и 3, не влияют на НДС (к вычету НДС принимается на основании первоначально составленного УПД), новый, исправленный УПД не регистрируется в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, книгах покупок и продаж.

Доходы (расходы) в налоговом учете признаются на дату сделки, и исправление УПД на это не влияет.

Исправление УПД со статусом «2»

Трудностей с исправлением УПД со статусом «2», скорее всего, и ранее не возникало. Ведь в таком статусе УПД используется только как передаточный документ (акт), а счет-фактура выставляется отдельно. Соответственно, изменения вносятся по правилам бухгалтерского учета непосредственно в первичный УПДч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; разд. 4 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 (см. ситуацию 3).

Но сейчас ФНС сообщила, что исправления можно сделать нетрадиционным способом - составить новый, исправленный экземпляр УПД, который нужно оформить так, как описано в ситуации 2.

При этом дата исправления УПД не влияет на отражение доходов (расходов) для целей налога на прибыль, так как исправляется отдельный первичный документ.

Если в УПД со статусом «2» корректируются данные об отгрузке, не забудьте исправить счет-фактуру, а именно составить новый экземпляр. В этом случае вычет НДС у покупателя будет возможен только после получения им исправленного счета-фактуры.

Если вы и раньше находили ошибки в готовых УПД, проверьте, как они были исправлены. Посмотрите, соответствуют ли внесенные исправления долгожданным рекомендациям ФНС. Если нет, советуем во избежание конфликтов с налоговиками исправить ошибки еще раз.

УПД — это универсальный передаточный документ . Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Какие документы заменяет УПД?

На бумаге его можно использовать вместо:

  • первичного документа.

В электронном виде — вместо:

  • пакета «счет-фактура + первичный документ»;
  • первичного документа;
  • счета-фактуры.

Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и схемы документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Когда можно применять УПД?

УПД действует с октября 2013 года , его ввело и узаконило письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. С тех пор этим документом можно пользоваться.

УПД можно оформить:

  • поставку товаров, услуг или работ;
  • передачу имущественных прав.

Бумажный УПД

Образец заполнения универсального передаточного документа (УПД)

Статус УПД показывает, какое у него назначение:

1 — счет-фактура + акт;

2 — первичный документ.

В статусе 1 УПД со стороны продавца подписывает сотрудник, ответственный за подпись счетов-фактур, накладных и актов. В статусе 2 — сотрудник, который отвечает за подпись первичных документов.

В обоих статусах со стороны покупателя УПД подписывает уполномоченное лицо, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Электронный УПД

Действует с 07.05.2016, ему открыл дорогу Приказ ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Применяется шире, чем бумажный:

  • как счет-фактура (СЧФ);
  • как универсальный передаточный документ (СЧФДОП);
  • как первичный документ, например, накладная или акт (ДОП).

Если это УПД (СЧФДОП) или акт (ДОП), то документу требуется подпись получателя, поэтому он представляет собой два связанных файла: с данными продавца и с данными покупателя (п. 2.10 Приказа Минфина № 174н).

Если это счет-фактура (СЧФ) — он не требует подписи получателя, поэтому это один файл обмена с информацией продавца.

Как заполнять электронный УПД

Если это СЧФ

Поля, которые в нем необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

  1. порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
  2. название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
  3. названия и адреса отправителя и получателя груза;
  4. номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
  5. состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
  6. количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
  7. цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
  8. стоимость поставки или имущественных прав без налога;
  9. акциз, где это необходимо;
  10. налоговая ставка;
  11. налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
  12. стоимость поставки с учетом налога;
  13. страна происхождения товара;
  14. номер таможенной декларации;
  15. код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Если это ДОП

В нем обязательно заполнить поля, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

  1. название документа;
  2. число, месяц, год его создания;
  3. экономический субъект, который сформировал документ;
  4. суть сделки;
  5. сумма или объем поставки;
  6. ФИО и подписи ответственных лиц.

Если это УПД (СЧФДОП)

В нем должны быть все сведения, перечисленные выше.

Особенности формата

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

  • Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
  • Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
  • Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Для всех типов документов

  • Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
  • Сведения об участниках сделки содержат поля:
  • Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

5 и 6 — если подписывается УПД (СЧФДОП).

Области полномочий подписанта-продавца

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1 — сотрудник продавца;
2 — сотрудник организации, составившей файл продавца;
3 — сотрудник иной уполномоченной организации;
4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает УПД : ФЛ, ИП или представитель ЮЛ. Для ФЛ обязательны к заполнению лишь ФИ, для ИП — ИНН, ФИ, а для представителя ЮЛ — ИН ЮЛ, должность и ФИ.

Подписантов может быть несколько.

Читайте также