Производственная деятельность – это основа, на которой держится современный мир. Человек имеет возможность пользоваться всеми необходимыми для жизни благами, и благодарим мы за это именно производства, тесно взаимодействующие между собой. Ведь создание готового товара требует сырья. И если для простых изделий достаточно небольшого количества компонентов, то в высокотехнологичном производстве задействованы сотни, каждый из которых должен соответствовать конкретным требованиям: количество, качество, цвет и многое другое. Но как проконтролировать такое количество информации при поставках? Для подобной цели используется инвойс. Что такое инвойс и как его использовать, читайте в данной статье.

Определение термина

Инвойс (англ. «invoice» – «счет, квитанция, накладная») – это документ, регламентирующий торговые взаимоотношения между двумя сторонами: покупателем и продавцом. Это своеобразный счет от продавца, в котором четко прописаны все значимые детали поставки одного или нескольких товаров. К информации, включаемой в инвойс, относится:

• время и дата передачи продукции;
• длительность транспортировки;
• название поставляемых товаров и оказываемых услуг;
• количество товаров и услуг;
• стоимость;
• характеристики товаров: цвет, размер, вес, форма, фактура, разновидность и прочее;
• условия, в которых продукция содержится до поставки и во время транспортировки до момента передачи от продавца к покупателю;
• информация о покупателе;
• ведомости о продавце;
• последовательность действий обеих сторон при совершении приема-выдачи товаров и их оплаты.

Однако не все вышеперечисленные характеристики в обязательном порядке должны быть указаны в инвойсе. Данный документ может содержать лишь те детали, которые согласились включить в него все заинтересованные стороны. Если, конечно, это не противоречит законодательно установленным нормам.

Иными словами, инвойс – это добровольное соглашение, предназначенное для того, чтобы ни одна из сторон не могла безнаказанно нарушить оговоренные условия сделки. Теоретически, никто не может запретить продавцу и покупателю вести бизнес без составления инвойса. Но подобная деятельность не будет иметь правомерный характер. И доказать какие-либо нарушения в таком случае не получится, потому ни одно серьезное предприятие на подобное не пойдет.

Для чего нужен

Инвойс играет важную роль не только в покупке и продаже товаров. Он также является одним из незаменимых документов при прохождении таможенного контроля на границах многих стран, а также отдельных территориальных субъектов с отличающимся торгово-экономическим законодательством, таких как штаты в США.

Впервые понятие инвойса появилось именно в международных экономических отношениях. Крупным фирмам и корпорациям, зачастую находящимся в разных странах, было непросто следить за полным соблюдением норм. Регулярно случались конфликтные ситуации. Продавец считал, что выполнил поставки в полном соответствии с договором, а покупатель жаловался на ошибки и недочеты. Разрешить эту проблему было непросто, но с введением единого перечня условий – инвойса – появилась возможность сверить каждый пункт и защитить интересы и тех, и других от необъективных обвинений.

Коммерческий инвойс и инвойс-проформа: в чем отличия

Говоря «инвойс», обычно подразумевают любой документ, в котором регламентированы условия поставки. Но это не совсем верно, ведь есть две его вариации: проформа-инвойс и коммерческий инвойс.

Проформа-инвойс – это документ, который содержит данные, которые могут быть изменены после окончательного определения условий поставки. Проформа нужна еще на этапе планирования сделки. Это предварительный документ, созданный для согласования будущих условий. Процедура состоит в следующем:

1. Продавец высылает покупателю проформу, где указана предварительная, еще не утвержденная информация.
2. Покупатель, получив инвойс-проформу, ознакомливается с условиями желаемой поставки товара.
3. Также в этом документе еще не указаны точные сроки поставки. Потому продавец может обозначить, когда он имеет возможность совершить погрузку и отправку, а покупатель – поставить свои условия, на которых сделка может быть совершена.
4. Если полная договоренность не была достигнута, то продавец повторно высылает покупателю новую проформу, где условия скорректированы и/или дополнены с учетом возможностей продавца и требований покупателя.
5. Как только стороны придут к общему решению, достигнут согласия по каждому пункту, инвойс может вступить в силу – составляется окончательный его вариант.

Проформа не является обязательной в финансовых взаимоотношениях сторон. Она требуется только в случаях, когда либо невозможно заранее точно рассчитать объем поставок, либо предусмотрены особые денежные условия, например, наличие аванса. Во всех остальных случаях достаточно коммерческого инвойса.

Важно отметить, что главное отличие проформы-инвойса от коммерческого заключается в том, что первый не является документом для оплаты. Он позволяет начать погрузку и транспортировку, но, чтобы рассчитаться, нужен инвойс-фактура.

Выставление инвойса

Выставление инвойса – это процедура, несущая в себе несколько больше функций, чем выписка счета за предоставленные услуги и товары. Она включает еще и формирование накладной на товар. Как говорилось выше, инвойс необходим при прохождении таможни, чтобы не только сверить груз со списком, а еще и определить на его основании размер импортных сборов и НДС.

Зачастую инвойс печатается на обычной бумаге формата А4 либо экспортном бланке таких же размеров. Язык заполнения в большинстве случаев английский. Помимо оригинала, покупателю предоставляется 5 копий документа, авиатранспортную накладную AWB.

Российская практика

Инвойс — это неотъемлемая часть жизни бизнесменов в развитых странах Европы. К сожалению, такая практика пока в новинку для российского предпринимательства. В нашей стране к ведению финансовых дел с составлением инвойса прибегают только в том случае, если нужно сотрудничать с заграничными партнерами.

Полностью идентичных аналогов инвойса в России нет. У нас используется лишь счет-фактура. Но ее основная цель – осуществление налогового контроля над товарооборотом внутри Российской Федерации.

Как правильно заполнить

Любая международная торговля начинается не с составления бизнес-планов и заключения договоров с предпринимателями-партнерами. Прежде всего, следует досконально изучить правила оформления всей документации, которая понадобится в процессе. И среди всех бумаг инвойс должен идти в числе первых, ведь неправильное или поверхностное заполнение может не лучшим образом сказаться на репутации.

Поэтому вот список данных, которые в обязательном порядке должны присутствовать в инвойсе:

1. Номер документа и дата его выписки.
2. Дата и номер контракта.
3. Ведомости обо всех сторонах, фигурирующих в купле-продаже. Как правило, их четверо: покупатель, продавец, грузополучатель и грузоотправитель.
4. Способ оплаты по контракту и ее максимально допустимые сроки с момента доставки и разгрузки товара.
5. Название и подробное описание товаров.
6. Количество груза, цена единицы, общая стоимость.
7. Информация о производителях товаров.
8. Условия по договору ИНКОТЕРМС.
9. Кодировка ТН ВЭД.

Более подробно ознакомиться с инвойсом, который заполнен с соблюдением норм и правил, можно взглянув на образец.

Не менее важно при заполнении учитывать экономические и юридические особенности обеих стран: и собственной, и той, с которой планируется совершение сделки. Ведь сроки таможенного контроля, приема и проверки всех документов при транспортировке могут быть разные. Также не стоит забывать про возможность форс-мажорных обстоятельств. Поэтому, устанавливая дату доставки и оплаты, нужно держать в голове вышеперечисленные факторы.

Чем чреваты ошибки в заполнении

Неправильно заполненные документы в финансовой деятельности – это первый (и самый широкий) шаг к разорению. Чем же так опасны ошибки, допущенные при заполнении инвойса:

1. Во-первых, сроки поставки. Некоторые товары имеют свойство портиться со временем или попросту терять свою ценность и актуальность. Потому ошибка в сроках способна привести к потере товара, следовательно, такая сделка оборачивается полным провалом.
2. Во-вторых, количество единиц товара или общая стоимость. Ошибки в этих пунктах, помимо несоответствия требованиям заказчика, доставят неприятности при прохождении таможни. Ведь в этом случае даже налоги нельзя корректно посчитать.
3. Ну и в-третьих, предоставляемые документы. Это наиболее популярный камень преткновения. Недостаток прикрепляемых к инвойсу договоров, стандартов и нормативов, которые касаются груза, приведет к существенным задержкам и даже остановкам процесса доставки до тех пор, пока все необходимое не будет предоставлено.

Итоги

Умение быстро и правильно составить инвойс для предпринимателя – как знание языка для переводчика. Это основа выгодной международной торговли, без которой бизнес обречен если не на провал, то на бесперспективное существование с минимумом возможностей.

Если вы планируете открыть свой бизнес или же расширить уже существующий, рекомендуется в обязательном порядке изучить тонкости составления инвойса в России и, что еще важнее, в той стране, с резидентом которой планируете торговать. Лучший способ – проконсультироваться с компетентным юристом. И тогда любое дело принесет взаимную выгоду и вам, и партнерам.

Вконтакте

Инвойс (англ. invoice ) - в международной коммерческой практике документ, предоставляемый продавцом покупателю и содержащий перечень товаров, их количество и цену, по которой они будут поставлены покупателю, формальные особенности товара (цвет, вес и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе. Выписка инвойса свидетельствует о том, что (кроме случаев, когда поставка осуществляется по предоплате) у покупателя появляется обязанность оплаты товара в соответствии с указанными условиями.

В инвойсе содержится следующая информация:

• номер и дата;
• реквизиты экспортера и импортера;
• описание товара (каждая модель/артикул);
• страна происхождения товара;
• количество единиц;
• стоимость за единицу;
• общая стоимость товара;
• НДС (если нулевой, то может не упоминаться вообще);
• условия поставки согласно Инкотермс.

Инвойс оформляется на оригинальном бланке поставщика и заверяется печатью с подписью.

Ниже Вы можете скопировать образец инвойса:

ИНВОЙС/CUSTOMS PRO-FORMA INVOICE

1. Д ата /Date ______________________

2. Н омер накладной PONY EXPRESS /Airway bill number ____________________________________________________________________________________

(можно заполнить в присутствии курьера)

3. Отправитель (название компании, ФИО, адрес, телефон)/ Sender (company , name , address ) ____________________ _________________________________________________________________________________________________________________

4. Получатель (название компании, ФИО, адрес, телефон)/ Recipient (company , name , address ) _________________ _____________________________________________________________________________________________________________________

5. Подробное описание вложения, с указанием наименования, кол-ва, стоимости / Description of the goods

	Наименование /Item	Кол-во, шт./Qnt	Стоимость, EURO/Value

6. Кол-во мест / P ieces ______________________________

7. Общий вес , кг /Total weight , kg ____________________

8. Стоимость для таможни, EURO / Value for customs _____________________

9. Цель вывоза (подарок, обмен информации, тестирование, для внутрифирменного использования и т.д.)/ Purpose of shipment _________________________________________________________

10. * Условия поставки /conditions of supply ________

11. ** Стоимость услуг по доставке /charges for delivery services _____$

Данный груз не подлежит дальнейшей продаже. Груз не содержит секретной информации, к категории опасных не относится./This shipments is not for commercial resale and doesn’t contain dangerous goods or secret information/

Генеральный директор / General director _____________________________ подпись/ sign

Главный бухгалтер / Chief Accountant / _______________________________ подпись/ sign

Печать / Stamp

* - для Украины заполняется CIP

Для Молдавии – CPT

Для стран дальнего зарубежья, Грузии, Армении, Казахстана не заполняется .

**- только для Молдавии - заполняется сотрудником МП.

Во внешнеэкономической деятельности выставление поставщиком-экспортером счета (инвойса) несет юридические последствия и фиксирует факт возникновения у покупателя (импортера) обязательств рассчитаться по счету в установленные контрактом сроки. При этом возможны ситуации, при которых оплата отгруженного товара не требуется, потому что права собственности на товар не переходят к покупателю до оговоренного в контракте момента или вовсе остаются у поставщика, как, например, при предоставлении товаров для международных выставок. В этих случаях используется счет-проформа, образец заполнения которого не имеет строго установленной формы, но практически дублирует формат счета на оплату (инвойса).

Зачем нужен счет-проформа

Счет-проформа по своей сути является предварительным счетом, документально подтверждающим факт отгрузки товара поставщиком-экспортером. Таким образом, счет-проформа является коммерческим и, так как не требует перечисления оплаты, товаросопроводительным, но не расчетным документом.

В случае, когда у покупателя-импортера отсутствует товарная накладная или счет фактура, счет-проформа является тем документом, который содержит данные по стоимости, весу и количеству товаров, пересекающих таможенную границу.

Счет-проформа признается таможенными органами как документ, подтверждающий заявленную в таможенной декларации стоимость товара, и используется для определения таможенной стоимости.

Проформой счет называется потому, что фактические данные в последующем счете- фактуре, по которому и будет производиться расчет по контакту, могут отличаться от предварительного счета.

Бланк счета-проформы при этом дублирует данные, которые указываются в инвойсе, кроме полей с указанием сроков платежа и банковских реквизитов, так как оплаты счет-проформа не предполагает.

Бланк счета-проформы

Кто оформляет счет-проформу

Счет-проформу оформляет продавец на фактически отгруженный товар и передает покупателю как документ, подтверждающий наличие, объем и стоимость отправленных ему товаров.

При таможенном оформлении при ввозе и вывозе из России от декларирующего груз лица требуется предоставить два экземпляра счета-проформы: один на английском, второй — на русском языке.

Какие данные содержатся в счете-проформе

В бланке счета-проформы должны содержаться следующие поля:

• наименование документа — счет-проформа (pro forma invoice);
• дата и номер документа;
• реквизиты продавца;
• реквизиты покупателя;
• сведения о стране происхождения товара;
• описание товара;
• цена за единицу товара;
• валюта счета;
• общая сумма счета;
• базисные условия поставки.

Заполненный бланк счета-проформы

В бланке счета также должны быть предусмотрены поля для подписи, должности и данных уполномоченного оформлять счета-проформы лица и место для печати, если предприятие ей пользуется.

Бланк счета-проформы не должен заполняться вручную, исправления в бланке не допускаются.

Счет-проформа: образец заполнения полей

Чтобы не вызывать нареканий при таможенном оформлении, поля у счета-проформы должны быть заполнены с учетом нижеприведенных правил.

Поля «Дата» и «Номер» документа заполняются в обязательном порядке. Дата заполняется полностью в формате, чтобы избежать разночтения в принятых форматах дат.

В реквизитах поставщика и получателя указываются наименование компании, полный адрес, включая страну и индекс, а также в бланке заполняются номера телефонов.

Описание товара должно включать его полное наименование с указанием моделей или артикулов (обобщенное перечисление товаров не допускается), количество каждого изделия в единицах измерения, код ТН ВЭД, стоимость за единицу, итоговую стоимость по каждой товарной позиции.

Валюту счета указывают, применяя буквенный код, например USD или EUR.

Итоговая сумма счета-проформы должна совпадать с суммой всех построчных итогов по видам товара, валюта итога соответствует валюте, в которой указывается стоимость товаров. Код ТН ВЭД присваивается, исходя из справочника по товарной номенклатуре для внешнеэкономической деятельности.

Базисные условия поставки должны включать метод поставки по ИНКОТЕРМС (CPT, DAT, DAP и т.д.), наименования перевозчика, общий вес брутто и нетто, общее количество упаковок.

Тип экспорта товара бывает:

• Permanent (постоянный),
• mporary (временный),
• Re-export (реэкспорт).

Цель экспорта должна быть указана, исходя из имеющегося между экспортером и импортером контракта, например, продажа (sales), предоставление образцов (samples), ремонт (repair).

ВТК-Трейд – международная транспортная компания, предоставляющая широкий спектр логистических и посреднических услуг. Мы организуем надежную и выгодную доставку груза из Китая в Россию, предоставляем помощь в оформлении необходимой документации, сертификации, консолидации, хранению и растаможке товаров и другие сопутствующие услуги.

Грузоперевозки из Китая и других стран Азиатско-Тихоокеанского региона осуществляются любыми возможными видами транспорта: авиационным, морским, железнодорожным и автомобильным. Квалифицированные специалисты компании ВТК-Трейд подберут для вас оптимальный маршрут перевозки и наиболее подходящие варианты транспортировки, рассчитают полную стоимость импорта из Китая, Японии, Южной Кореи или других стран, возьмут на себя хлопоты по таможенному оформлению. Прием грузов осуществляется на складах в г. Суйфэньхэ, г. Гуанчжоу, г. Пекине.

Благодаря многолетнему опыту работы и успешному сотрудничеству с солидными зарубежными партнерами мы реализуем логистические задачи любой сложности. Организуем экспресс доставку, если клиенту требуется быстрая поставка партии товара. Если в приоритете у заказчика низкая стоимость оптовой поставки из Китая, то подберем наиболее экономичные варианты. Мы работаем с самыми разными типами товаров: от негабаритных объектов, таких как станки или громоздкое оборудование, до самых мелких партий, которые могут быть доставлены получателю в составе сборных грузов.

Компания ВТК-Трейд также предоставляет своим клиентам ряд посреднических услуг. Мы поможем вам найти достойных поставщиков и наладить прямые поставки товаров из Китая и других азиатских стран. Наше преимущество – удачное расположение в центре транспортных путей на Дальнем Востоке, связывающих пограничные переходы Транссибирской магистрали с государственной трассой Владивосток-Хабаровск и все морские торговые порты Приморья. Это позволяет нам организовать доставку грузов из Китая в кратчайшие сроки.

Наши клиенты могут воспользоваться любыми услугами грузоперевозки, а также полным логистическим аутсорсингом от ВТК-Трейд. Мы возьмем на себя весь процесс международной доставки: от оформления заказа у поставщика, консолидации и хранения товара на наших зарубежных складах, сертификации, страхования и декларирования, разработки маршрута, погрузки и транспортировки, вплоть до доставки и разгрузки непосредственно на склад клиента.

Мы работаем индивидуально с каждым заказчиком, реализуя не только уже отработанные логистические схемы, но и разрабатывая новые – с учетом всех потребностей и пожеланий клиента. Наши приоритеты: надежность и безопасность груза, экономическая целесообразность и доставка точно в указанные сроки.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь, наши специалисты всегда открыты для общения с партнерами и предоставят вам полноценную консультацию по любым интересующим деталям!