Компенсация за использование личного имущества

Нередко работники используют свое личное имущество в служебных целях. Как оплатить такие расходы сотруднику, какими проводками оформить операции и какие налоги начислить, расскажут наши эксперты.

Работник может пользоваться личным телефоном для ведения служебных переговоров, может использовать свой автомобиль для поездок в командировку или по иным рабочим вопросам. Также работник вправе использовать любое личное оборудование, если на это согласен работодатель.

Работник получит денежную компенсацию за использование личного имущества при выполнении двух условий (ст. 188 ТК РФ):

имущество используется в интересах работодателя;
работодатель выразил свое согласие на использование такого имущества в письменном виде.

Размер компенсации прописывается непосредственно в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. На основании письменного соглашения составляется приказ об использовании личного имущества.

Использование личного автомобиля

По взаимному согласию работодателя и работника последний может использовать свой личный автомобиль в служебных целях. В таком случае работодатель должен компенсировать затраты сотрудника.

Чтобы у контролирующих органов не было претензий, для возмещения затрат по использованию личного авто нужно иметь в наличии следующие документы (письма Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5600 , от 25.10.2012 № 03-04-06/9-305):

трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с указанием технических и регистрационных данных автомобиля, порядка использования имущества, размера компенсации;
приказ с указанием размера компенсации и приказ (или иной документ), который подтверждает производственную необходимость использования личного автомобиля работника;

копия ПТС (или доверенность на управление);
путевые листы;
чеки и квитанции, подтверждающие расходы по эксплуатации машины.

Размер компенсации за использование сотрудником личного автомобиля можно установить любой. Кроме того, помимо закрепленной суммы компенсации работодатель может возместить расходы на ГСМ, стоянку и прочие затраты, связанные с использованием автомобиля.

Однако учесть все расходы без ограничения можно лишь в целях бухгалтерского учета. В налоговом учете дело обстоит иначе — признать расходы (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) можно только в пределах норм, установленных п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 .

Законодательно установлено два вида компенсации:

1 200 руб. в месяц — для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см;
1 500 руб. в месяц — для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см.

Установленная сумма компенсации также включает в себя износ машины, затраты на ГСМ и техническое обслуживание, ремонт, мойку и т. д. (письма Минфина РФ от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 и от 04.12.2015 № 03-03-06/70852 , письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@).

На практике компании чаще всего устанавливают повышенные компенсации и на основании оправдательных документов оплачивают фактически понесенные затраты на обслуживание авто в служебных целях. В случае превышения компенсируемых затрат над установленными нормами нужно применять ПБУ 18/02 и учитывать постоянные разницы.

Постоянное налоговое обязательство при выплате компенсации сверх норм отражается проводкой: Дебет 99 Кредит 68.

Сумму начисленной компенсации в учете отражают проводкой: Дебет 20 (26, 44 и т. д.) Кредит 73.

Компенсации за использование личного автомобиля не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Это правило действует и на суммы сверх нормативов. Важно закрепить выплачиваемую сумму в трудовом договоре (дополнительном соглашении) и подтвердить использование машины в служебных целях (письма Минфина РФ от 27.08.2013 № 03-04-06/35076 , от 27.06.2013 № 03-04-05/24421 , от 11.04.2013 № 03-04-06/11996). Чтобы избежать налогообложения компенсации, машина должна принадлежать сотруднику.

Если работник управляет машиной по доверенности, придется заплатить НДФЛ (письмо Минфина РФ от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42).

Исключение! Если работник управляет машиной, которая находится в собственности супруга, компенсация не облагается НДФЛ. Однако эта машина должна быть приобретена в браке (письмо Минфина РФ от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).

Сумма компенсации за использование личного транспорта не облагается страховыми взносами (письма Минтруда РФ от 26.02.2014 № 17-3/В-92 , ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985 , ПФР РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260).

Использование мобильного телефона и расходы на переговоры

Выплаты за использование личного телефона для рабочих целей компенсируют износ данного имущества. Помимо этого, компания может компенсировать расходы на ведение телефонных переговоров на основании детализированного счета оператора связи (письмо Минфина РФ от 17.06.2009 № 03-04-06-01/138 , письма УФНС России по городу Москве от 21.01.2008 № 28-11/4115 , от 28.08.2007 № 28-17/1269).

Документально подтвержденные и экономически обоснованные траты на звонки в служебных целях можно полностью учесть в расходах организации (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Компания может самостоятельно установить месячный лимит по возмещению работнику затрат на услуги связи. Тогда все разговоры сверх установленного лимита будут считаться личными разговорами и их нельзя будет учесть в налоговых расходах предприятия, пока сотрудник не возместит сверхнормативную часть затрат (письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

Для экономического обоснования затрат на телефонные разговоры на предприятии должны быть следующие документы (письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2 , от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15 , УФНС РФ по г. Москве от 09.02.2005 № 20-12/8153):

приказ об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны;
письменные соглашения с работниками об использовании в работе личных телефонов;
должностные инструкции, в которых прописана необходимость использования мобильного телефона;

ежемесячная детализация разговоров;
заявления сотрудников о возмещении расходов на оплату служебных переговоров с личных телефонов.

Компенсация за использование мобильного телефона не облагается страховыми взносами в пределах лимита, установленного соглашением (письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). Также не облагается взносами возмещение расходов на служебные звонки (определение Верховного Суда РФ от 30.04.2015 № 309-КГ15-1758 , постановление арбитражного суда СКО.

Эксперт сервиса Норматив
Рогачева Е. А.

На нашем форуме очень часто встречаются вопросы о том, как оформить отношения с сотрудником, который использует личный автомобиль в служебных целях и какие налоговые последствия имеет тот или иной вариант оформления. Три года назад мы опубликовали статью, подробно отвечающую на такие вопросы (см. « »). Однако с тех пор статья несколько устарела. Во-первых, ЕСН был заменен страховыми взносами. Во-вторых, появились новые разъяснения и судебная практика, связанные с данным вопросом. Статья, которую мы сегодня предлагаем вашему вниманию, учитывает все эти изменения.

Вариант 1. Ссуда

Плюсы:

Учет всех расходов на автомобиль без каких-либо ограничений.

Минусы:

Необходимость уплаты налога на прибыль по договору;
Риски доначисления налога на прибыль;
Работник не получает дополнительного вознаграждения;
Необходимость оформления кадровой документации на управление транспортным средством (ТС).

Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной. Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации и находит отражение в ее бухгалтерском учете (как и арендованное имущество, оно учитывается за балансом, т.к. право собственности сохраняется за сотрудником — ст. 689 ГК РФ). Факт владения имуществом дает следующие преимущества: фирма может учитывать (ГСМ), а также расходы по текущему и капитальному ремонту (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Кроме того, в расходы на законных основаниях можно включить оплату технического обслуживания, страхования, мойки, парковки и т п. То есть фактически расходы учитываются так же, как и по собственным автомобилям (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В точности таким же, как и по собственному транспорту будет и документальное оформление данных расходов. Для их учета помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, оплату услуг по страхованию и т п.

Но не все так безоблачно. Безвозмездное получение права пользования имуществом рассматривается контролирующими и судебными органами как безвозмездное получение имущественного права (см. письмо Минфина России от 19.04.10 № 03-03-06/4/43 , п. 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.05 № 98). Значит, у организации возникает необходимость включить стоимость этого использования во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Но это всего лишь особенность договора. А главный риск заключается в том, что точно определить размер этого дохода и, следовательно, точно рассчитать невозможно. Ведь для этого НК РФ предлагает использовать механизмы определения рыночных цен, которые четкостью и однозначностью не отличаются. Так что, какую сумму налога не заплати, всегда останется почва для споров.

Теперь давайте посмотрим, что при ссуде происходит с налогами и взносами, касающимися собственника транспортного средства.

Очевидно, что налога на доходы физических лиц в данном случае не возникает, поскольку никаких выплат в пользу сотрудника не производится (договор ссуды — безвозмездный). По той же причине (выплат по договору не производится) данный договор не порождает обязательств, связанных с уплатой страховых взносов. Но даже если бы они и производились, взносов все равно бы не было. Ведь согласно пункту 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ* выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

Надо отметить, что заключение договора ссуды не исключает возможности использования сотрудником автомобиля и в свободное от работы время. Но для этого нужно будет оформить кадровую документацию. В частности, приказ по организации, на основании которого управлять данным автомобилем поручается работнику, являющемуся его собственником.

Кроме того, желательно указать в приказе (или в ином внутреннем документе организации), что машина не обязательно должна храниться в месте нахождения организации. Это позволит сотруднику забирать машину после работы и на выходные дни. Правда, если планируется делать это постоянно, лучше зафиксировать данное положение непосредственно в договоре, а каждую передачу машины из рук в руки фиксировать актом с указанием показаний одометра, количества топлива в баке и результатов внешнего осмотра автомобиля. Это поможет избежать проблем с учетом топлива, израсходованного сотрудником во внерабочее время, снимет вопросы по «внеплановому» пробегу и поспособствует урегулированию спорных вопросов, если во время такой «увольнительной» с автомобилем что-то случится.

Вариант 2. Аренда

Плюсы:

Учет всех расходов на автомобиль без ограничений;
Работник получает дополнительное вознаграждение.

Минусы:

Необходимость заключения дополнительного договора;
Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС;
Риск доначисления страховых взносов, если автомобилем управляет собственник;
Вознаграждение сотруднику облагается .

Если вы планируете выплачивать работнику вознаграждение за использование личного автомобиля, то договор ссуды не подходит. Ведь по нему никаких выплат быть не может. Максимум, что допускает договор, так это выдачу денег на топливо под отчет.

В такой ситуации можно воспользоваться вторым вариантом и оформить договор аренды автомобиля (ст. 633 , ГК РФ). По нему арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и страховку. Но для этого в договор аренды нужно включить положения о том, что расходы по ремонту (с указанием его типа — текущий, капитальный), техническому обслуживанию и страхованию несет арендатор (ст. 644 , ГК РФ, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание, что в нашем случае (сотрудник использует свой личный автомобиль в служебных целях) следует заключать договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ). Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо — иначе сотрудник должен будет заключить трудовой договор сам с собой. В то же время, законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда, в этом случае существует риск начисления страховых взносов, т.к. при проверке данный договор могут переквалифицировать в договор аренды транспортного средства с экипажем).

Сама же арендная плата взносами не облагается. Основание — уже упоминавшийся пункт 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, где сказано, что выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

При этом арендная плата является доходом сотрудника (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ), при выплате которого организация должна удержать НДФЛ (ст. 226 НК РФ).

Вариант 3. Компенсация

Плюсы:

Не нужно заключать дополнительный договор;
Не нужно издавать кадровый документ о поручении сотруднику управлять ТС;
Работник получает дополнительное вознаграждение;
Выплаты не облагаются НДФЛ и взносами.

Минусы:

Ограниченный размер компенсации, которую можно учесть в расходах;
Возможны споры по вопросу учета расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр;
Возможны риски признания выплат объектом обложения НДФЛ и взносами.

В ситуации, когда работнику необходимо не только компенсировать стоимость ГСМ, но и выплачивать вознаграждение за использование личного транспорта, возможен еще один вариант оформления документов. Он отличается простотой, т.к. в данном случае не нужно заключать какой-либо договор. Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации. Дело в том, что Трудового кодекса говорит, что если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию).

Но, применяя этот вариант, нужно учитывать, что максимальный размер компенсации (именно компенсации, а не оплаты ГСМ и прочих расходов!), который можно учесть при налогообложении прибыли, ограничен (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см. компенсация, учитываемая в расходах, не может быть больше 1200 руб. в месяц. А для более мощных авто — 1500 руб. в месяц.

А вот НДФЛ и взносами компенсация не облагается независимо от того, в каком размере она выплачивается. Ведь ни НК РФ, ни Закона № 212-ФЗ не содержат каких-либо ограничений по размеру компенсаций (см. письмо Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-327 и определение ВАС РФ от 05.08.11 № ВАС-8118/11).

Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр, т. к. они не являются вознаграждением и не образуют доход работника. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено (п. 49 ст. 264 НК РФ). Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140). Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя.

Однако такой вариант оформления, как выплата компенсации, не лишен рисков. Риск возникает в ситуации, когда работник использует в служебных целях автомобиль, собственником которого, согласно данным ГИБДД, является другое лицо. То есть, проще говоря, с ситуацией, когда работник управляет автомобилем «по доверенности». Последние разъяснения Минфина исходят из того, что в подобном случае суммы, выплачиваемые сотруднику, нельзя считать компенсацией, выплачиваемой на основании статьи 188 ТК РФ. А значит, такая выплата должна облагаться НДФЛ и взносами (см. письмо Минфина России ).

Такой подход, кстати, налагает дополнительные обязанности на организацию и в той ситуации, когда сотрудники используют для работы свои собственные автомобили. Ведь Минфин требует, чтобы в организации были документы, подтверждающие, что работник, получающий компенсацию, является собственником автомобиля. А значит, у работников нужно требовать ПТС и снимать с него копию.

Надо отметить, что, на наш взгляд, подобный подход Минфина не соответствует логике законодателя. В статье 188 ТК РФ намеренно использован термин «личное», а не «собственное». Мы считаем, что это сделано именно для того, чтобы без лишних формальностей отделить имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. И при этом совершенно неважно, на каком именно праве принадлежит имущество сотруднику. Главное, что оно не принадлежит организации. Минфин же, на наш взгляд, искажает логику законодателя, подменяя понятия. Понятно, что отстаивать свою правоту при наличии подобного письма Минфина, организации придется в суде. Поэтому, если сотрудник пользуется автомобилем «по доверенности», а организация не хочет втягиваться в разбирательства, то ей стоит избрать другой способ оформления использования автомобиля сотрудника в служебных целях.

* Федеральный закон от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

" № 10/2016

Комментарий АиК к Письму Минфина РФ от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48789.

Известно, что работнику, который с согласия работодателя использует свой автомобиль для служебных нужд, последний обязан выплатить компенсацию за использование и износ (амортизацию) автомобиля.

Помимо этого, работодатель также обязан возместить работнику затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, затраты на ГСМ), при условии их документального подтверждения. Размер возмещения расходов определяется в сумме, предусмотренной письменным соглашением, заключенным между работодателем и работником (ст. 188 ТК РФ).

Причем стороны соглашения вправе установить любой размер компенсации за использование автомобиля и суммы возмещаемых затрат. Между тем не любую сумму работодатель впоследствии может учесть при налогообложении.

Дело в том, что при использовании легкового автомобиля работника в служебных целях в расходах при налогообложении прибыли можно учесть только сумму, не превышающую норматив, который зависит от типа используемого транспортного средства и объема двигателя (пп. 11 п. 1 ст. 264) . Организации, применяющие УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы», в силу пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ также вправе признать указанные расходы в пределах установленных нормативов.

Сами нормативы определены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92:

Обратите внимание

Размер суммы, которую можно учесть в расходах при использовании грузового автомобиля работника, налоговым законодательством не ограничен.

В Письме от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48789 Минфин указал, что расходы в виде стоимости ГСМ, возмещаемой сотрудникам, использующим личные автомобили в служебных целях, могут учитываться в целях налогообложения прибыли в пределах норм, установленных Правительством РФ, и при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. Данная позиция не является новой, прежде она была высказана финансистами в письмах от 04.12.2015 № 03-03-06/70852, от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239.

Подтвердить подобные расходы можно посредством следующих документов: письменного соглашения, приказа руководителя о возмещении затрат, копий регистрационных документов на автомобиль (см. Письмо Минфина России от 05.12.2012 № 03-03-06/1/629).

Кроме того, Минфин в названном письме отметил, что ст. 188 ТК РФ предусматривается компенсация за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях применения гл. 25 НК РФ такое транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности. Сказанное справедливо также в отношении автомобиля, находящегося в совместной собственности супругов, так как в силу ч. 1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 СК РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим владения этим имуществом .

Итак, несмотря на то, что позиция чиновников финансового ведомства, высказанная в комментируемом письме, обоснована уже давно устаревшими нормативами, тем не менее с точки зрения закона данная позиция является безупречной. Хотя и несправедливой (по мнению автора) с учетом нынешних реалий. Судите сами.

Вышеупомянутые правительственные нормативы были утверждены в 2002 году. Напомним, на тот период средняя стоимость одного литра бензина составляла около 10 руб.

С тех пор расчет расхода топлива автомобильным транспортом принципиально не изменился , а вот его цена заметно выросла. Далее в таблице приведены (для сравнения) средние показатели цены на бензин в разрезе по годам.

Марка бензина	Изменение средней цены на бензин по годам

Если ранее (в 2002 году) норматив в размере 1 200 руб. покрывал затраты на приобретение 109,09 л А-95, то в нынешнем (2016) году бензина указанной марки на эту сумму можно приобрести в три раза меньше – всего лишь 31,67 л.

С учетом названных обстоятельств организациям в настоящее время стало невыгодно использовать личный транспорт своих сотрудников в служебных целях, поскольку все затраты на его эксплуатацию сверх установленных лимитов должны оплачиваться за счет прибыли предприятия.

Ведь, как пояснил Минфин (см. Письмо от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239), в размерах вышеупомянутых нормативов, определенных Правительством РФ, учтено возмещение всех затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (в том числе на износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Поэтому стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотруднику, использующему личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов (то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях).

В этом смысле экономически более выгодной правовой конструкцией для организации является заключение с работником договора аренды (с экипажем – ст. 632 ГК РФ или без – ст. 642 ГК РФ) на автомобиль. При заключении подобных договоров организация сможет признать в целях налогообложения гораздо больше расходов, связанных с эксплуатацией и обслуживанием арендованного автомобиля.

Напомним, тип автомобиля (легковой или грузовой) определяется по свидетельству о регистрации ТС или по ПТС.

Добавим: если машина находится в совместной собственности супругов, то на суммы возмещения расходов, связанных с использованием в интересах работодателя автомобиля, зарегистрированного на супругу работника, не начисляются (см. Письмо Минтруда России от 27.07.2016 № 17-3/В-291).

Это следует из норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, и их предшественника, утвержденного Минтрансом России 29.04.2003.

Н.А. Мацепуро, юрист

Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля

Как оформляются, учитываются и облагаются компенсации за применение личного транспорта в служебных целях

Тексты упоминаемых в статье Писем Минфина можно найти: раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс (информационный банк «Финансист»)

Порой работа некоторых сотрудников компании связана с частыми разъездами. К примеру, ездить по служебным делам могут директора, бухгалтеры, менеджеры, курьеры, прорабы, снабженцы. И если работник по согласованию с руководством компании использует для служебных поездок личный транспорт, то он имеет право на компенсацию своих расходовст. 188 ТК РФ .

Определяем размер компенсации

Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездкуст. 188 ТК РФ .

Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие суммыст. 188 ТК РФ :

компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта;
возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта, например на ГСМ.

Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.

Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.

Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

степень его износа и срок полезного использованияПисьмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19 ; п. 2 Письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260 ;
интенсивность его использования .

Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:

<или> приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за месяц пп. 17-20 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н ;
<или> установить расценки за 1 км «служебного» пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.

Смотрим «зарплатные налоги»

Компенсации за использование личного транспорта не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в том числе «на травматизм») в пределах сумм, предусмотренных соглашением работника и работодателяст. 188 ТК РФ ; п. 3 ст. 217 НК РФ ; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...» ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» .

Но чтобы доказать, что это именно компенсация, а не доход работника, вам нужно запастись документами. Это:

1) соглашение между работодателем и работником об использовании личного транспорта работника, оформленное как дополнение или приложение к трудовому договору. Если вы договариваетесь о компенсации при приеме работника на работу, то эти условия можно прописать в самом трудовом договоре;

2) копия свидетельства о регистрации транспортного средства, так как компенсация положена лишь за использование личного имущества работника. А вот можно ли выплачивать компенсацию работнику, который управляет автомобилем на основании доверенности, вопрос спорный. Есть письма контролирующих органов, как разрешающиеПисьмо Минфина России от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812 ; Письма УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1 , от 18.09.2007 № 18-11/3/088756@ , так и запрещающие это делать ;

3) документы учета служебных поездок:

<если> вы выплачиваете компенсацию исходя из километража служебных поездок, то оформляйте путевые листы утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 . Кстати, километраж можно считать не только на основании показаний одометра автомобиля, но и на основании данных иных приборов учета перемещения транспортного средства (в частности, показаний GPS-навигатораПисьмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 );
<если> вы платите компенсацию, не учитывая «служебный» пробег (например, в фиксированном размере), то можете составлять любые документы. Это может быть журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т. п.

Не забывайте, что, когда вы используете для учета служебных поездок свои формы документов, они должны содержать все реквизиты первичного документа и быть утверждены в составе учетной политики организациип. 3 ст. 6 , п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» ;

4) чеки (квитанции, накладные) на покупку ГСМ и оплату иных расходов, связанных с использованием работником личного транспорта в служебных целях (например, квитанция об оплате стоянки на территории аэропорта). Для удобства работник может представлять вам эти документы вместе со своим заявлением на возмещение расходов или авансовым отчетом. На основании этих документов вы компенсируете ему расходы. Затраты на ГСМ вы можете возмещать, исходя:

<или> из фактического расхода ГСМ на 100 км «служебного» пробега;
<или> норм расхода ГСМ, указанных в технической документации автомобиля;
<или> норм Минтрансапп. 7.1 , 7.2 Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р ;

5) расчет компенсации. Порядок расчета может содержаться в соглашении об использовании автомобиля (трудовом договоре) или в разработанной и утвержденной организацией методике. А конкретный размер компенсации - в приказе, в расчетном листке (расчете, калькуляции) или опять же в соглашении (трудовом договоре), если компенсация установлена в фиксированной сумме.

Уделите особое внимание правильному составлению документов для выплаты компенсации. Ведь нечеткие формулировки или ошибки в них могут обернуться доначислениями НДФЛ и страховых взносов.

Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами как сумма компенсации за износ, так и сумма возмещения расходовп. 3 ст. 217 НК РФ ; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ; Письма Минфина России от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327 , от 20.05.2010 № 03-04-06/6-98 .

Однако это не означает, что от обложения «зарплатными налогами» освобождены любые возмещаемые работнику расходы, связанные с использованием им личного транспорта для служебных поездок.

Из авторитетных источников

Заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России

“ Возмещаемые работнику в связи с использованием автомобиля в служебных целях расходы на ГСМ, мойку и парковку (в рабочее время) не будут облагаться НДФЛ при наличии документов, подтверждающих:

принадлежность используемого автомобиля работнику;

расчет компенсации;

фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (путевые листы);

сумму расходов на ГСМ, мойку, парковку (кассовые чеки).

Возмещаемые же работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной формеп. 1 ст. 210 , подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ . Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы” .

Учитываем компенсацию для целей налогообложения

Для целей налогообложения прибыли суммы компенсации за использование личного транспорта работника учитываются в прочих расходах на дату выплаты в пределах месячных нормподп. 11 п. 1 ст. 264 , п. 38 ст. 270 , подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ ; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 ; Письмо Минфина России от 09.08.2011 № 03-03-06/1/465 :

по легковым автомобилям:

При рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно - 1200 руб.;

При рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см - 1500 руб.;

по мотоциклам - 600 руб.

При этом вам нужно помнить несколько правил налогового учета этих сумм:

для их учета нужно иметь тот же пакет подтверждающих документов, что и для целей НДФЛ, в том числе путевые листы или заменяющие их документып. 1 ст. 252 НК РФ ; Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@ . Кстати, суды считают, что оформлять путевые листы не обязательноПостановления ФАС ЦО от 25.05.2009 № А62-5333/2008 ; Семнадцатого ААС от 31.01.2008 № 17АП-218/2008-АК . Но проверяющие, как правило, придерживаются иного мнения. Поэтому если спорить с ними вы не хотите, то лучше все-таки вести учет служебных поездок;
суммы возмещения транспортных расходов работнику для целей налога на прибыль не учитываются. Поскольку, как считают контролирующие органы и суды, компенсация включает в себя возмещение абсолютно всех расходов работника, в том числе и затрат на ГСМПисьмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@ ; Письмо Минфина России от 16.11.2006 № 03-03-02/275 ; п. 4 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением главы 25 НК РФ (одобрен президиумом ФАС УО 29.05.2009) ;
по мнению Минфина, дни, когда транспорт не использовался из-за его неисправности и когда работник отсутствовал на работе (например, болел или был в отпуске), оплачивать не нужноп. 2 Письма Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87 .

По грузовым автомобилям норм не установлено. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и в возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностьюподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ . Согласен с этим и МинфинПисьмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150 .

Упрощенцы, выбравшие объект налогообложения «доходы минус расходы», признают в расходах суммы компенсаций так же, как и общережимникиподп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ .

Отражаем компенсацию в бухучете

Сумма компенсации включается в расходы в полном объеме на дату начисленияпп. 5 , 6, 6.1 , 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н . Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.).

Но если даты начисления и выплаты компенсации не совпадут, то в учете возникнут временные разницып. 8 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций», утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н .

Чтобы минимизировать применение ПБУ 18/02, старайтесь выплачивать компенсацию работнику в месяце ее начисления.

Кроме того, может получиться так, что в налоговом и бухгалтерском учете вы будете признавать разные суммы компенсации. Тогда вам придется отражать постоянное налоговое обязательствопп. 4 , 7 ПБУ 18/02 .

Пример. Учет выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля

/ условие / ООО «Альянс» перечислило 31.08.2011 на зарплатную карту работника - менеджера продаж компенсацию за использование личного автомобиля в сумме 5000 руб. за август 2011 г. Для целей налога на прибыль сумма компенсации признана по норме 1200 руб., поскольку объем двигателя автомобиля меньше 2000 куб. см.

/ решение / ООО «Альянс» отразит в учете следующие проводки.

Содержание операции	Дт	Кт	Сумма, руб.
На дату перечисления компенсации работнику (31.08.2011)
Перечислена сумма компенсации работнику	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по компенсациям за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок»	51 «Расчетные счета»	5000
Сумма компенсации отражена в расходах	44 «Расходы на продажу»	73, субсчет «Расчеты по компенсациям за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок»	5000
Отражено постоянное налоговое обязательство ((5000 руб. – 1200 руб.) х 20%)	99 «Прибыли и убытки», субсчет «Постоянное налоговое обязательство»	68, субсчет «Налог на прибыль»	760

Оцениваем недостатки фиксированной компенсации

Если работа сотрудника не связана с ежедневными разъездами, то не стоит устанавливать ему компенсацию за износ транспорта в фиксированной сумме в месяц. Иначе возможны разногласия с контролирующими органами относительно ее налогообложения. Ведь непонятно, как учитывать компенсацию для этих целей - в полной сумме или из расчета дней фактического использования транспортного средства для служебных поездок. Вот что нам разъяснили относительно НДФЛ.

Из авторитетных источников

“ Суммы компенсаций за использование работником при выполнении своих трудовых обязанностей личного автомобиля, включая компенсацию расходов, возмещаются при наличии указанных выше документов, в том числе путевых листов. Поэтому за время, когда личный транспорт работника фактически не использовался в указанных целях - поездки не подтверждены путевыми листами, компенсация должна рассчитываться пропорционально количеству дней фактического использования автомобиля. Например, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации, не облагаемая НДФЛ, составит 1800 руб. (2000 руб. / 20 дн. х 18 дн.)” .

Минфин России

А вот какой позиции придерживаются представители Минфина России относительно учета фиксированной компенсации для целей налогообложения прибыли.

Из авторитетных источников

Главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

“ Если работнику за использование им в служебных целях личного автомобиля компенсация установлена в фиксированном размере, она выплачивается вне зависимости от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался для выполнения служебных поручений. То есть, к примеру, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, а путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации будет все равно 2000 руб. А при расчете налога на прибыль можно учесть максимальную сумму компенсации за этот месяц (1500 руб. в месяц для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб. см или 1200 - для автомобилей с объемом двигателя 2000 куб. см и менее). И ее не надо никак корректировать” .

Оформляем соглашение о выплате компенсации

Мы уже сказали, что о выплате компенсации работник и работодатель должны договоритьсяст. 188 ТК РФ .

Некоторые организации вместо соглашения оформляют приказ о выплате компенсации работнику. И суды признают такой приказ с подписью работника, подтверждающей, что он с ним ознакомлен, письменным соглашениемПостановление ФАС ЗСО от 24.12.2008 № Ф04-5698/2008(11737-А81-41) ; Определение Нижегородского областного суда от 05.04.2011 № 33-3213 . Но лучше не провоцировать споры и составить двустороннее письменное соглашение к трудовому договору.

В соглашении желательно предусмотреть:

данные о транспорте работника (марка, год выпуска, госномер);
размер компенсации, ее расчет и порядок выплаты (в том числе в части возмещения расходов на ГСМ).

Тогда соглашение будет понятно и работнику, и проверяющим. Составить его можно, например, так.

Приложение № 2
к трудовому договору № 57
от 01.03.2011

Соглашение об использовании личного автомобиля работника

г. Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» в лице генерального директора Романова Евгения Алексеевича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и Старостин Александр Валерьевич, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились о нижеследующем.
1. Работник с 1 сентября 2011 г. при исполнении своих трудовых обязанностей использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль «Форд-фокус» с объемом двигателя 1800 куб. см, 2008 года выпуска, государственный номер А777ОЕ177 (далее - автомобиль).
2. За использование автомобиля работодатель выплачивает работнику компенсацию в размере 3,50 руб. за 1 км пробега в служебных целях и возмещает расходы на ГСМ (бензин марки АИ-92).
3. Расходы на бензин возмещаются работнику исходя из указанного в руководстве по эксплуатации автомобиля норматива расхода топлива - 10 л/100 км и километража, пройденного в служебных целях.
4. Работник обязуется:
- вести учет служебных поездок в путевых листах;
- представлять в бухгалтерию работодателя путевые листы и документы, подтверждающие транспортные расходы за месяц, в последний рабочий день этого месяца.
5. Компенсация выплачивается по окончании месяца, не позднее дня выдачи заработной платы, установленного правилами внутреннего трудового распорядка.

Приложения:
1. Копия свидетельства о регистрации транспортного средства.
2. Копия руководства по эксплуатации автомобиля «Форд-фокус».

Аподп. 2 п. 1 ст. 254 , подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ ; ст. 646 ГК РФ ; Письмо Минфина России от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649 . Но не стоит забывать, что со стоимости аренды нужно удерживать НДФЛподп. 4 п. 1 ст. 208 , п. 1 ст. 226 НК РФ .

Нередко случается, что организация для обеспечения мобильности работников использует их личные легковые автомобили. Как правило, при этом с работниками заключаются договоры аренды транспортного средства без экипажа. Предположим, что таким образом решает проблему оперативности в работе некая организация, применяющая общий режим налогообложения. При этом в договорах аренды транспортного средства предусмотрены: сумма ежемесячной арендной платы (допустим, 3000 руб. в месяц), компенсация расходов на содержание автомобилей (горюче-смазочные материалы (ГСМ), ремонт, мойка, парковка, транспортный налог).
Рассмотрим, возможно ли учесть расходы по аренде и содержанию автомобилей при исчислении налога на прибыль, возникает ли необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов с сумм арендной платы и указанной компенсации, каков порядок списания ГСМ, как правильно оформить путевой лист, если конкретный маршрут поездки неизвестен.

В соответствии со ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Арендные платежи за арендуемое имущество учитываются в составе прочих расходов согласно подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Кроме того, согласно статьям 636, 645 и 646 арендатор несет расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное.

В рассматриваемом случае это прямо предусмотрено договором аренды.

В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля (например, на ГСМ, запчасти, мойку) организация вправе включать в расходы на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ или подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ в зависимости от назначения используемого транспорта . Все перечисленные расходы признаются в целях налогообложения прибыли при условии соответствия критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ (т. е. расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены).

Следует отметить, что плательщиками транспортного налога являются лица, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации зарегистрированы транспортные средства (ст. 357 НК РФ). Это означает, что в рассматриваемой ситуации исчисление и уплату транспортного налога должны осуществлять физические лица - арендодатели.

Путевой лист

Этим документом подтверждаются не только расходы на ГСМ, но и в целом экономическая обоснованность и производственная направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее - Закон № 129-ФЗ) первичные учетные принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а организации, не относящиеся к организациям автомобильного транспорта, могут разработать свою форму путевого листа. Главное, чтобы в этом документе были все реквизиты, предусмотренные указанной нормой , а именно:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.

Если организация разработала свою форму путевого листа, ее следует утвердить в учетной политике.

В соответствии с разъяснениями Росстата на оборотной стороне формы № 3 "Путевой лист легкового автомобиля" указываются пункты назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для включения стоимости израсходованного топлива в расходы организации, а также для начисления зарплаты водителю.

На необходимость включения в состав реквизитов путевого листа маршрута поездки указывается и Минфином России . По мнению главного финансового ведомства, подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. Путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Вместе с тем, судя по тому, что разрешается еженедельное (даже ежемесячное) составление путевого листа , организация может самостоятельно решить, исходя из характера разъездов, каким образом заполнить путевой лист, чтобы соблюсти требование об указании маршрута (в рассматриваемом случае - по факту, поскольку конкретный маршрут не известен).

Необходимо отметить, что такая запись, как "разъезды по городу", налоговый орган с большой долей вероятности не устроит. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер разъезда (например, поездка в банк, на переговоры к контрагенту).

Обратите внимание

Для подтверждения обоснованности расхода горюче-смазочных материалов путевой лист должен в обязательном порядке содержать следующие показатели:

реальная протяженность маршрута;
фактический пробег автомобиля согласно данным спидометра;
фактический расход топлива на 100 км;
нормы потребления топлива на 100 км.

Затраты на ГСМ

Налоговое законодательство Российской Федерации не содержит положений, ограничивающих величину расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли. Из расходов по содержанию автотранспорта нормированию для целей налогообложения подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп. 11 п. 1 ст. 264 ).

Таким образом, затраты налогоплательщика на приобретение ГСМ для обеспечения работы автомобилей в целях налогообложения прибыли могут быть отнесены к расходам в размере фактических затрат .

Следует иметь в виду, что при проверке обоснованности произведенных затрат налоговые органы ориентируются на Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае большого превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

По нашему мнению, организация вправе использовать самостоятельно разработанные нормы с учетом специфики своей деятельности (например, передвижение по городу в часы "пик", климат), исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода - изготовителя автомобиля). Разработанные нормы должны быть закреплены приказом руководителя организации.

НДФЛ и страховые взносы

Доходы, полученные физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг, являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

В случае если физическое лицо не зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, организация, от которой налогоплательщик получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налогообложение физического лица, являющегося резидентом Российской Федерации, производится по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Выплаты физическому лицу, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), не являются объектом обложения страховыми взносами (часть 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). То есть выплаты работникам, связанные с арендой транспортного средства, не облагаются страховыми взносами .

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

В соответствии с п. 2 ст. 8 имущество, являющееся собственностью организации, должно учитываться обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося в организации. В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению (утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) для обобщения информации о наличии и движении ценностей, временно находящихся в пользовании или распоряжении организации, используются забалансовые счета.

У арендатора учет арендованного автотранспортного средства осуществляется на забалансовом счете 001 "Арендованные основные средства" в оценке, указанной в договоре.

Если арендованное имущество используется арендатором для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, то согласно п. 5 ПБУ 10/99 "Расходы организации" суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности .