Справка СЗВ-СТАЖ появилась в списке обязательных к выдаче документов при увольнении сравнительно недавно. И, как все новое, вызывает множество вопросов. Надо ли выдавать при увольнении? Кто должен подготовить? Какой период учитывать? Что будет, если не выдать? В этой статье ответим на самые частые вопросы.

Из этой статьи вы узнаете:

Выдача справки СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника

Выписку СЗВ-СТАЖ можно назвать новинкой бизнес-документации, поэтому начнем с изучения матчасти.

Справка СЗВ-СТАЖ - основной документ, на основании которого органы ПФР будут отслеживать трудовой стаж , учитываемый при начислении пенсии. Раньше эти данные отражались формой РСВ-1, но она была отменена. Взамен этого, с 5 марта 2017 года введена форма СЗВ-СТАЖ. Это решение закреплено Постановлением Правления Пенсионного фонда №3п от 11.01.2017.

Предоставление этой выписки - обязанность работодателя, и в обычном порядке ее нужно подавать в ПФР ежегодно, не позднее 1 марта. Так установлено Федеральным законом №27 от 01.04.1996.

Но это не единственное требование закона, есть и касающееся случаев с увольнением.

Согласно статье 11 закона №27-ФЗ от 01.04.1996, в день увольнения работнику должны предоставить те же сведения, что и в ПФР. Это означает, что выдача справки СЗВ-стаж при увольнении обязательна. Это касается всех работодателей: от крупных предприятий до ИП.

Вот как выглядит заполненный образец.

Нужно ли сдавать отчет СЗВ-СТАЖ в ПФР при увольнении?

Нет, не нужно. В пенсионный фонд справка о страховом стаже уволенных сотрудников должна быть подана в обычном порядке - вместе с другими отчетами. То есть, не позднее 1 марта того года, который следует за отчетным.

Исключение - выписки сотрудников, которые выходят на пенсию. По ним данные нужны сразу, для расчета пенсионных выплат. Закон дает работодателю 3 дня с того момента, когда человек обратится за пенсией.

Штраф за невыдачу

Все штрафы, связанные со справкой СЗВ-СТАЖ, касаются нарушений при подаче в ПФР:

• 500 рублей - если опоздать с подачей или пропустить сотрудника в отчете. Штраф начисляется на каждого сотрудника.
• 500 рублей - за неверные сведения. Начисляется за каждый отчет с ошибкой.
• 1000 рублей - за бумажный отчет от компаний со штатом больше 25 человек.

Штрафы могут быть начислены не только на предприятие, но и на ответственных за отчеты. По 300–500 рублей за каждую форму с нарушением (статья 15.33.2 КоАП).

При увольнении сотрудника надо подготовить и сдать в ПФР сведения о его страховом стаже. В 2019 году изменились форма и правила заполнения отчета. Смотрите образец заполнения нового СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника в 2019 году и подсказки.

СЗВ-СТАЖ в 2019 году работодатели должны сдавать в новой форме. Общий срок сдачи СЗВ-СТАЖ в 2019 году - не позднее 1 марта 2019 года. Однако если сотрудник увольняется, форму надо выдать ему на руки уже сейчас.

Выдавать СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника в 2019 году - обязанность работодателя. Форму нужно выдать всем работникам, оформленным по трудовым договорам, а также подрядчикам, с которыми прекратил действовать договор. Не важно, попросил сотрудник документ или нет. Выдать его надо в день увольнения или окончания договора (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Кроме того, сотрудник в любое время вправе попросить, чтобы компания выдала ему индивидуальные сведения. В таком случае надо подготовить документ в течение 5 календарных дней с момента, когда получили заявление о выдаче.

Сдавать СЗВ-СТАЖ в ПФР страхователи должны ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом о каждом работающем застрахованном лице, включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах начисляются страховые взносы.

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника в 2019 году

С 1 января 2019 года действует (постановления Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п). Как теперь заполнять форму СЗВ-СТАЖ в 2019 году при увольнении сотрудника расскажем далее.

Срочно: Фонд требует корректировку в СЗВ‑СТАЖ за 2018 год

Организациям, которые уже сдали СЗВ‑СТАЖ за 2018 год, безопаснее проверить, как они отразили отпуска сотрудников в отчетности.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ при увольнении

СЗВ-СТАЖ на бумаге заполняйте чернилами или шариковой ручкой любых цветов, кроме красного и зеленого (Приложение 5
к постановлению Правления ПФР от 6 декабря 2018 года № 507п).

В поле "Отчетный период" поставьте текущий год - 2019.

В шапке формы и разделе 1 заполните ИНН /КПП компании и регистрационный номер в ПФР. Тип сведений в отчете - "Исходная" (п. 2.1.5 приложения 5 к постановлению № 3п).

В разделе 3 запишите только одного сотрудника, его Ф. И. О., номер страхового свидетельства и периоды работы.

Распишите год на периоды, когда сотрудник болел, был в отпуске, выполнял работы по договорам подряда. Крайняя дата в периоде работы - день увольнения. Отразите периоды работы с 1 января года до дня увольнения включительно.

Заполнять графу 14 отчета СЗВ‑СТАЖ при увольнении сотрудника теперь нужно по-новому. Если сотрудник уволился 31 декабря, запишите дату в формате 31.12.ГГГГ. Раньше в этом случае ставили Х. В эту же графу проставьте значение БЕЗР, если сотрудник получал пособие по безработице, участвовал в оплачиваемых общественных работах или по направлению службы занятости переезжал в другую местность для трудоустройства. В остальных ситуациях графу не заполняют. В разделе 2 СЗВ‑ИСХ тоже нужно будет вписывать дату увольнения по правилам для графы 14 раздела 3 бланка СЗВ‑СТАЖ.

Если увольняется сразу несколько работников, каждому выдайте форму СЗВ-СТАЖ с данными только на него. Выдать СЗВ-СТАЖ сотруднику надо в последний рабочий день, указав в разделе 3 период работы, включая день увольнения.

В 2017 году произошла реформа в полномочиях Пенсионного фонда РФ. Вследствие реформы определённые функции были переданы сотрудникам налоговой службы. В ПФР теперь нужно передавать информацию в виде отчёта со сведениями стажа сотрудников – СЗВ стаж при увольнении работника. Была разработана новая форма. Впервые она сдавалась по результатам работы 2017 года. Данный отчёт в какой-то степени исполняет роль замены формы РСВ-1. Документ представляет собой персонифицированный отчёт.

Для чего нужен отчёт

Многие работодатели не знают, что собой представляет отчёт СЗВ-СТАЖ. Увольнение, прекращение трудовых отношений, ликвидация и реорганизация сопровождаются оформлением и сдачей отчёта. Для этого нужно ознакомиться с инструкцией по заполнению этого документа.

В 2017 года правление Пенсионного фонда России утвердило постановление, в котором описывается СЗВ-СТАЖ. По нормам документа в этом образце должны быть перечислены:

• все сотрудники предприятия;
• подрядчики, с которыми заключён договор о гражданско-правовых отношениях.

Законодательство обязывает сдавать отчёт в подразделение Пенсионного фонда РФ должных лиц, у которых в штате есть наёмные сотрудники.

Должны сдавать этот отчёт:

• юридические лица (например, ООО);
• обособленные подразделения юридических лиц;
• индивидуальный предприниматель;
• самозанятые лица (например, адвокаты).

Работодатели обязаны совершать представление этого отчёта один раз в год в органы Пенсионного фонда. Передача должна происходить до первого марта каждого года. С помощью такого отчёта сотрудники государственного органа смогут следить, как начисляется стаж гражданам. Это необходимо для дальнейшего образования прав физических лиц при достижении пенсионного возраста.

В зависимости от признаков составления можно выделить такие виды отчёта:

1. Исходный. Так называется форма, которая заполняется впервые со сведений физических лиц.
2. Дополнительный. В случае внесения ошибочных данных можно сделать исправления. Это касается тех сведений, по которым ПФР должен распознавать застрахованных в системе лиц и их персональные счёта.
3. Назначающий пенсию. Такая форма представляется в государственные органы в любой промежуток года, если это требуется для назначения лицу пенсии.

В последнем случае подаётся форма с данными за тот период времени, который не входил в последний сданный отчёт.

В законе Российской Федерации № 27, которым регламентируется персонифицированный учёт, определена дата сдачи отчёта. С наступлением следующего года после окончания отчётного работодатель должен не позже первого марта передать готовый отчёт. Законом могут быть предусмотрены другие сроки для представления отчёта.

После принятия решения о представлении данной справки допускалось её не представление, если в предприятии в штате только директор. Он не имеет в подчинении работников, а также не заключал подрядного договора. После этого в 2019 году Министерством труда было объяснено, что подавать отчёты обязаны все без исключения.

Досрочно отчёт представляется в следующих случаях:

• ликвидация организации;
• реорганизация предприятия;
• выход работников на пенсию;
• увольнение работника.

Бланк составляется в соответствии с установленными требованиями и должен содержать все сведения о сотрудниках предприятия и лиц, с которыми был заключён договор.

Порядок заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении:

1. Номер, присвоенный как индивидуальный лицевой счёт.
2. Личная информация о физическом лице (ФИО).
3. Дата, когда сотрудник был принят на работу. Если это касается лиц, с которыми был заключён договор, дату его заключения.
4. Дата, когда работник был уволен. В случае оформления отношений договором нужно указать дату прекращения действия соглашения.
5. Промежуток времени, что будет включён в стаж. Если человек работал в особых условиях, исчисление происходит определённым способом с учётом вид работ.
6. Другая информация, которая важна для правильного назначения пенсионных выплат.
7. Размеры денежных взносов, которые были внесены за физических лиц.
8. Срок осуществления трудовой деятельности. Это касается того промежутка времени, что включается в профессиональный стаж, если обеспечение негосударственного характера.
9. Документы, которые подтверждают право человека на осуществление назначения пенсионных выплат.

Все данные, которые указываются в отчёте, должны быть взяты из свидетельства об обязательном страховании работающих лиц. Информация не должна быть разной. Все даты нужно располагать в соответствующих разделах. В случае отражения более одного периода трудовой деятельности определённого работника, информацию следует указывать о каждом промежутке в отдельной строке. Личные данные при этом указываются один раз.

Когда отчёт оформляется по причине назначения пенсии, срок, на который он заполняется, указывается до момента выхода на пенсионное обеспечение. Если человек выполняет свои должностные обязанности на протяжении полного трудового дня, но при этом работает не все рабочие дни недели, указывается рабочее время, которое он фактически отработал.

При выполнении функций в порядке неполного рабочего дня нужно отражать объем работы, который был выполнен на конкретный период. Разделы об особых условиях труда не заполняются в случае отсутствия документального подтверждения выполнения работ. Также когда нет документально заключённого соглашения, по которому должно происходить пенсионное обеспечение.

При оформлении отчёта для пенсионера заполнение происходит в таком же порядке, но есть отличия.

Они проявляются в следующем:

1. В первом пункте нужно указать, что это будет назначение пенсии.
2. Во втором разделе сообщается год, месяц, день, когда происходит выход работника на пенсию.
3. В четвёртом пункте документа указывается информация о том, что вносились или нет взносы за тот временной период, о котором говориться в третьем разделе. Если взносы начислялись, но до этого момента не совершены, следует ответить это словом «Да». Противоположным значением нужно отметить, когда заработная плата не начислялась.
4. В пятом пункте следует дать ответы на вопросы. Они касаются взносов по соглашениям пенсионного обеспечения, не относящихся к государственным учреждениям. Если они совершались, об этом нужно сделать отметки.

Это стандартные сведения, которые указываются в документе.

В случае ликвидации предприятия отчёт СЗВ–СТАЖ должен быть составлен с сообщением сведений с первого января 2017 года по день внесения записи ФНС. В этот документ включаются данные всех сотрудников, в также данные о лицах, которые принимают участие в ликвидационной комиссии. При этом не оказывает влияние, какой тип договора был заключён.

В таком отчёте нужно заполнять 3 первых пункта. Четвёртый и пятый пункт заполнять не нужно. На протяжении одного месяца с момента передачи документов в регистрационный отдел налоговой службы подаётся отчёт. Если предприятие обанкротилось, его следует подать до проведения конкурсного производства.

Когда на предприятии происходит реорганизации на протяжении одного месяца с момента утверждения акта, в котором содержится разделительный баланс, следует передать в государственные органы подготовленный отчёт. Также этот срок может быть после того, как документы передались в налоговую службу.

Если при реорганизации к компании присоединяется другая, то нужно подать отчёт СЗВ-СТАЖ после того, как присоединившееся предприятие подаст документы в государственные органы с уведомлением о прекращение деятельности.

Когда к руководству поступает обращение от работника о том, что планируется его выход на пенсию, должен быть подготовлен и сдан отчёт. Сделать это нужно в течение трёх дней с момента поступления заявления. Осуществив это в установленный срок, работодатель должен будет повторно сдать отчёт со всей информацией о работниках предприятия за промежуток времени.

Предусматривается внесение таких сведений на одном листе формы:

• личная информация каждого работника;
• временной промежуток трудовой деятельности;
• код работы;
• код, выступающий причиной для назначения длительной пенсионной выплаты.

Бланк должен заполняться для каждого работника. Этот документ заверяется лицом, совершим заполнение.

Заполнение может быть совершено:

• печатными буквами от руки;
• на компьютере и другой технике в соответствующей программе.

Не допускается использование красной и зелёной пасты при заполнении. Запрещено допускать ошибки, помарки, корректировки. Допускается направление отчёта в электронном виде.

Чтобы СЗВ – СТАЖ имел корректный вид, нужны такие данные о застрахованных сотрудниках:

• заработная плата;
• другие доходы;
• вознаграждения;
• выплаты;
• удержанные взносы по страхованию.

Также работодателю нужна информация о сроке трудовой деятельности.

По нормам вышеупомянутого закона работодатель должен передать сотруднику, который увольняется, сведения из отчёта. Срок сдачи отчёта при увольнении – день, когда трудовые отношения прекращаются.

Когда составляется документ с общими сведениями в пункте, где указываются сведения о периодах трудовой деятельности, вносится информация списком обо всех сотрудниках предприятия. Законодательные нормы запрещают выдавать человеку отчёт, если в нём есть сведения о других сотрудниках. Это связано с тем, что такая информация считается конфиденциальной. На её разглашение требуется получить согласие лица.

Поэтому после увольнения составляется документ именно для этого человека. Законодательные нормы не предусматривают обязательный порядок вручения отчёта. Главное, чтобы любой способ имел подтверждение. Это может быть личное вручение, отправка почтой. Возможно, даже оправка скана документа на электронную почту человека. Закон не предусматривает наступление ответственности, если отчёт не был выдан своевременно.

В последний трудовой день после увольнения сотруднику следует выдать такие документы:

• трудовую книжку;
• справку при увольнении СЗВ СТАЖ;
• справку, где содержатся сведения о заработной плате;
• дубликат документа с расчётом по страховым взносам;
• другие бумаги, которые могут быть нужны сотруднику для дальнейшего трудоустройства.

Иные документы выдаются по обращению работника и по согласованию сторон.

Если генеральный директор-учредитель выплат не получает

Правовой статус руководителя имеет особенности. Он заключается в следующем:

• на директора не распространяются законодательные нормы, как сотрудника имеющего отношения с предприятием;
• директор не получает такие выплаты, как работники.

По окончании отчётного временного промежутка нужно оформить отчёт. Это необходимо сделать даже в том случае, когда между предприятием и другими лицами нет соглашения.

Если лица осуществляют предпринимательскую деятельность и вносят взносы только за себя, им не нужно оформлять и сдавать отчёты.

К таким лицам относятся:

1. Нотариус.
2. Индивидуальные предприниматели.

Это связано с тем, что они не заключают гражданско-правовые договоры, по которым за этих лиц совершаются взносы на страховое обеспечение пенсии. Нет законодательных норм, которыми самозанятые лица обязываются отчитываться о личном стаже.

Количественное значение стажа без перерыва оказывает влияние на размер выплат по листам нетрудоспособности. По законодательным нормам в трудовых отношениях срок будет считаться непрерывным, если этот срок составляет три недели. Перерыв может быть три недели, когда человек работает на двух работах.

• в северной части страны;
• в организациях международного значения.

Когда человек увольняется по причины ликвидации компании, а также реорганизации срок не прерывается, если он не превышает 90 дней. Женщины, у которых есть дети младше восемнадцати лет, имеют другие льготы. При увольнении их стаж не прерывается до достижения их детьми четырнадцатилетнего возраста.

В случае инвалидности детей срок увеличивается до шестнадцати лет. Если человек был уволен, потому что совершил проступок, за ним стаж не будет сохраняться. После восстановления человека судебным решением, стаж будет возобновлён.

Непрерывным стажем будет прохождения службы в Вооружённых Силах РФ и органах МВД. Период сохранения стажа равняется трём месяцам. Когда человек переезжает в другой населённый пункт, расположенный на большом расстоянии, срок увеличивается. Это связано с тем, что дополнительное время отводится на совершение переезда.

Ответственность

Работодатель привлекается к ответственности в таких случаях:

• не сдача ответа в установленный срок;
• допущение ошибок в отчёте;
• не включение сведений о сотруднике.

Если работодатель не внёс сведения о работнике, он должен заплатить штраф в размере 500 рублей. Такая сумма взимается за каждого человека, информация о котором не была внесена. Данная ответственность предусмотрена обсуждаемым Федеральным законом № 27.

Кодексом об административных правонарушениях предусмотрено наступление ответственности в виде наложения штрафа в отношении руководителей предприятия в таких ситуациях:

• отказ от представления оформленного отчёта;
• представление информации в неполном объёме;
• представление сведений в фальшивом (искажённом) виде.

Размер штрафа варьируется в пределах 300 – 500 рублей. Для того чтобы не быть привлечённым к ответственности в случае совершении ошибок при заполнении отчёта, необходимо представить дополняющую форму в установленный для этого срок. Это нужно сделать после того, как получен протокол из государственного органа, на протяжении пяти дней.

Бланк заполняется, как правило, автоматически, с использованием программных средств, и представляет собой копию выписки из отчета, который работодатель ежемесячно направляет в ПФР. Но если под рукой не окажется нужной программы, то для начала необходимо взять форму отчета.

Образец формы СЗВ-М работнику при увольнении

Шаг 1. Заполняем сведения о работодателе

Здесь просто указываем уставные реквизиты организации и переходим к заполнению оставшихся граф СЗВ-М на уволенных.

Шаг 2. Указываем период

Пишем месяц и год, в котором человек увольняется.

Шаг 3. Пишем тип формы

При увольнении ставим код “исход” - в смысле, документ исходящий.

Шаг 4. Заполняем сведения о работнике

Здесь пишем персональные данные увольняющегося человека.

Шаг 5. Подписываем и отдаем работнику

Так выглядит СЗВ-М, если работник уволился. Печать на документ ставится при её наличии. Если печати нет - значит, и ставить ничего не надо, это не является нарушением.

Включаются ли в СЗВ-М уволенные сотрудники

При выдаче копии увольняемому на руки

Данная форма персонифицирована, то есть при прекращении трудовых отношений документ выдается уходящему персонально. Включать других людей сюда не надо, потому что эти сведения относятся к персональным данным и охраняются законом.

Кроме того, в соответствии с законодательством работодатель должен не только выдать этот документ, но и получить документальное свидетельство, что СЗВ-М был выдан человеку.

При предоставлении отчета

Как показать уволенных в СЗВ-М при предоставлении отчетов, заботит многих. При сдаче отчета в ПФР за отчетный период в нем указываются все работники, в том числе и уволенные. В дальнейшем сведения об уволенных исключаются, но если человек уволился первого апреля, то при подаче отчета за апрель сведения о нем должны быть в форме СЗВ-М.

СЗВ-СТАЖ новая отчетность для всех работодателей с 2017 года. Ее ввели из-за передачи обязанностей по управлению взносами в ИФНС, поскольку ПФ, фактически с этого момента лишился источника сведений о стаже работы каждого сотрудника у организаций и предпринимателей. Но всем работодателям в массовом порядке впервые предстоит сдавать ее только в 2018 году.

До 2017 года информацию о стаже работников ПФ получал из подаваемых работодателями отчетов РСВ-1. В связи с передачей управления взносами в ИФНС и отмены упомянутого отчета, у фонда возникла необходимость в утверждении новых форм, из которых он смог бы получать интересующую информацию.

Новый отчет схож с другой новой , однако включает в себя более подробные сведения по каждому из работников. Но при этом они не отменяют друг друга. На основании СЗВ-М фонд, в первую очередь, отслеживает работающих пенсионеров для снятия у них индексации пенсий. Из нового отчета будет собираться информация о стаже и взносах.

Все работодатели в обязательном порядке должны будут сдавать новую форму только в 2018 году со сведениями за предыдущий календарный год. Однако есть и исключения.

Важно! Если работник соберется уходить на пенсию, нужно будет отправить по нему отчет в течение 3 дней с даты обращения, а увольняющемуся сотруднику теперь в обязательном порядке нужно вручать распечатанную форму в день увольнения. Если не выдать справку, то можно получить административный штраф.

Сдавать отчет будут обязаны:

• Компании и открытые ими обособленные подразделения;
• Имеющие наемных работников ИП, адвокаты, частные сыщики, нотариусы.

При этом в отчет им необходимо будет включать всех своих сотрудников, с которые у них заключены трудовые соглашения по , либо оформлен договор ГПХ, и они получают доходы, подлежащие обложению взносами в ПФ.

СЗВ-СТАЖ 2017 сроки сдачи

Документ в формате СЗВ-СТАЖ все обязаны передавать в ПФ каждый год.

Сроки сдачи отчета следующие:

• Установленный крайний день его отправки - первое марта года, последующего за отчетным. Если же этот день будет приходиться на выходной, то крайний день подачи будет автоматически переноситься на следующий же рабочий день.
• Если сотрудник принесет документ о назначении ему пенсии, то компания обязана сдать по нему СЗВ-СТАЖ в течение трех ближайших дней.
• Увольняющемуся работнику необходимо вручить форму в распечатанном виде в день его увольнения.

Внимание! В текущем 2017 году подавать этот отчет не нужно. А вот в первый раз за отчетный 2017 год его нужно будет отправить в срок до первого марта 2018 года.

Куда предоставляется отчетность?

Отчетность подается в отделение ПФ:

• Для ИП - по месту его проживания;
• Для ООО - по адресу расположения;
• Обособленные подразделения с самостоятельным учетом – по месту нахождения.

Каким способом можно сдать отчет?

Новый отчет можно передать двумя способами:

• В бумажной форме, либо . В таком виде сдавать данный отчет могут только те страхователи, у которых не более 25 работников. Отчет необходимо заполнить в специальной программе, распечатать в двух копиях, а также копировать электронный файл на флэш-носитель. Работник ПФ должен скопировать к себе файл, и на одном бумажном экземпляре поставить отметку о получении.
• В электронной форме. Электронно обязаны сдавать все те, у кого численность сверх 25 человек. Для этого необходимо оформить и заключить договор на оказание услуг с компанией-оператором. Информация о результатах проверки отчета также будет приходить в электронном виде.