Составление маршрутного листа для водителя и других сотрудников производится в свободной форме, которую разрабатывает сама организация. Примерный бланк этого документа, а также готовый образец, на который можно ориентироваться, инструкция по составлению представлены ниже.

Маршрутный лист имеет важное значение не только с точки зрения памятки по схеме движения в ту или иную точку. Этот документ выполняет несколько функций:

• описание маршрута – инструкция движения для курьера, водителя или другого сотрудника, выполняющего служебное поручение;
• подтверждение фактически понесенных транспортных расходов водителя или сотрудника, перемещавшегося с помощью общественного транспорта: здесь имеются в виду оплата проезда или ГСМ;
• на основании проеденных данных работнику производится соответствующая компенсация, а сам документ заносится в деловые бумаги фирмы и регистрируется секретарем;
• наконец, маршрутный лист – это документ, по которому производится бухгалтерский учет и начисляются соответствующие налоги.

Оформляется маршрутный лист не только для водителя, но и для всех остальных штатных и нештатных сотрудников, которые принимают участие в выполнении служебной задачи, связанной с поездкой по городу:

• курьер;
• бухгалтер – для поездки в налоговую;
• юрист – поездки по судам, к контрагентам и т.п.;
• менеджеры продаж;
• прочие сотрудники.

Условно можно выделить также группу командированных работников, которые ездят с определенными задачами, но пользуются при этом собственными автомобилями. В некоторых случаях вся их работа предполагает в основном разъездной характер. Однако форма документа от этого не меняется – для них заводится маршрутный лист точного такого же образца.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Как правило, форма маршрутного листа разрабатывается в учетной политике организации, после чего для удобства все работники пользуются единым образцом.

Бланк маршрутного листа 2019

Вне зависимости от категории служащих форма составления маршрутного листа одинакова как для водителя, так и для всех остальных сотрудников. Единого утвержденного бланка не существует, поэтому каждая организация может разработать собственный шаблон и воспользоваться формой, приведенной ниже в качестве примера.

Документ содержит следующие разделы:

1. Реквизиты – в шапке заполняется номер листа, личные данные и должность сотрудника, которому он выдан, указывается основание. Чаще всего нужно просто написать «служебная поездка». Если сотрудник едет на служебном автомобиле или на своем личном, прописывают марку этой машины. Если же он перемещается по городу на общественном транспорте, это поле оставляется пустым.
2. Основная часть документа – это таблица, в которой прописывается дата поездки, места прибытия с указанием точного адреса, а также остаются поля для отметки о том, что сотрудник прибыл на место и убыл. Здесь же оставляется поле для того, чтобы вписать документ, который подтверждает факт оплаты. Последняя графа – затраты, т.е. фактические издержки с учетом километража и расхода топлива на 100 км пути.
3. В конце приводятся отметки о сдаче и принятии маршрутного листа – т.е. ФИО и подписи сотрудников, передавших и принявших документ (например, водитель сдал бухгалтеру).

Пример заполненного маршрутного листа

Пример реального документа, составленного на водителя для доставки товаров по заявкам приведен ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поездки оформляются в хронологическом порядке. Сам документ всегда составляется в двух одинаковых экземплярах, на каждом из которых сотрудники ставят рукописные подписи. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а другой остается на руках водителя или другого сотрудника.

Как оформляются

Наряду с заполнением самого документа правильное оформление маршрутных листов состоит из следующих этапов:

1. Соответствующий приказ, который выпускается от имени директора или другого уполномоченного лица. В приказе подтверждается факт составления маршрутного листа по образцу, а также те данные, которые в нем представлены.
2. Отчет работника о тратах на ГСМ или проезд – он составляется либо разово (если поездки осуществляются редко), либо периодически (например, раз в месяц).
3. К отчету прилагаются билеты на проезд или чеки на оплату ГСМ, прочие финансовые документы, которые подтверждают факт траты. Именно они впоследствии используются для бухгалтерского, налогового учета, а также для начисления компенсации.

Сроки хранения

Обязанность хранить маршрутный лист остается на уполномоченном сотруднике – чаще всего это главный бухгалтер. Что касается сроков хранения, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, требование Министерства транспорта (Приказ №152) гласит, что такой документ организация должна хранить не менее 5 лет, после чего по желанию может продолжать хранение или уничтожить его.

С другой стороны, если документ является единственной бумагой, которая подтверждает факт того, что труда водителя или другого сотрудника характеризуется определенной опасностью, вредностью или тяжестью (например, перевоз опасных грузов), срок его хранения увеличивается как минимум на 70 лет – т.е. оригиналы бумаг нужно хранить в течение 75 лет.

Таким образом, маршрутный лист любого образца должен сохраняться в оригинале в течение минимально 5 лет, а в некоторых случаях срок увеличивается – 75 лет.

На что обратить внимание при оформлении

Поскольку организация сама вправе выбирать, как оформить маршрутный лист, какой применить образец в том или ином случае, то особенных требований к заполнению бланка не предъявляется. Тем не менее, следует обратить внимание на несколько нюансов:

1. Печать организации можно не ставить, хотя если она поставлена – это не нарушение.
2. Точно так же и реквизиты фирмы – их можно вписывать и не выписывать.
3. Форма и порядок оформления маршрутного листа никак не зависят от дальности поездок, перевозимого груза и типа автомобиля. Этот документ должен только зафиксировать факт того, что сотрудник действительно был отправлен в поездку по служебным делам и понес определенные расходы на транспорт.
4. Не стоит путать маршрутный лист и путевой лист , который также называется путёвка. Такой документ содержит и информацию о маршруте (таблицу с пунктами прибытия, временем прибытия и убытия), и реквизиты компании, а также показания приборов, учитывающих расход топлива. Т.е. путевой лист – это и маршрутный лист, и реквизиты компании, и учетные данные, в то время как маршрутный лист представляет собой часть этого документа.

Путевой лист: образец 2019 и правила его заполнения

В отличие от маршрутного, форма путевого листа утверждена официально. Причем существует четкая классификация в зависимости от типа автомобиля, на котором совершается перевозка:

• легковой автомобиль (несколько форм);
• специальный автомобиль;
• грузовой (несколько форм);
• автобус и т.п.

Некоторые наиболее распространенные образцы приводятся ниже.

Форма 3

Это самый распространенный вариант – в этом случае нужно учесть расходы топлива легкового автомобиля (чаще всего служебного, но иногда и личного).

Документ состоит из общей части (сведения об организации, водителе и легковом автомобиле), учет времени выезда из гаража и заезда обратно, отметки в пути и графы, где фиксируется расход топлива.

Если же легковой автомобиль находится в собственности индивидуального предпринимателя, и он сам или его сотрудник совершают служебную поездку, форма несколько меняется. Здесь, в частности, включается поле для подписи медработника, который совершил осмотр и разрешил выход водителя в линию.

В поле «гаражный номер» нужно вписать номер только в том случае, если в собственности ИП (служебный парк) содержится одновременно несколько машин. Если же автомобиль один, поле остается пустым.

Эта форма специально разработана для тех случаев, когда водителя работают на легковых или грузовых автомобилях специального назначения, например:

• смесители бетона;
• актокраны;
• снегоуборочные машины;
• автомобили с компрессорными установками и т.п.

Если требуется отследить перемещение и расход топлива на автобусе, предназначенном для городских или пригородных перевозок, используется форма 6. В данном случае документ приобретает особое значение, поскольку именно он является основой для начисления зарплаты водителю, работающему по сдельной системе.

Таким образом, если маршрутный лист содержит просто указание о точках передвижения водителя и транспортных расходах, то в путевом содержатся сведения о состоянии автомобиля, данные об учете горючего.

Ключевое назначение бумаги — подтвердить расходы сотрудника, который для исполнения своих трудовых обязанностей вынужден оплачивать транспортные расходы. Маршрутный лист 2019 может быть использован следующими категориями работников:

1. Водители, эксплуатирующие служебный или личный транспорт.
2. Курьеры, логисты и иные работники доставки (транспортных компаний).
3. Специалисты, должности которых по должностным инструкциям имеют разъездной характер работы.
4. Сотрудники, которые совершают служебные поездки в силу специфики своей должности. Например, бухгалтер сдает отчетность в контролирующие органы.

Стоит отметить, что данный список не является закрытым. Использовать такой вид первички могут и другие категории наемных специалистов.

Нельзя путать путевой лист и маршрутный. Это совершенно разные виды первичной документации. Даже несмотря на то, что, по сути, листы имеют одно назначение — подтверждение произведенных расходов. Только по путевке организация списывает ГСМ, то есть подтверждает расходы на оплату бензина, газа или дизельного топлива.

Какой бланк использовать

Унифицированной формы документа нет. Чиновники не утвердили бланка, который обязаны применять все предприниматели и организации. А это значит, что каждая компания, использующая МЛ для подтверждения транспортных расходов работников, обязана разработать бланк самостоятельно. Либо можете скачать бланк маршрутного листа служебных поездок, который мы предлагаем в статье.

Актуальный бланк маршрутного листа

Как составить собственный бланк

Допустимо разработать свой, индивидуальный формат документа, который будет полностью отвечать особенностям деятельности учреждения и специфике работы конкретного сотрудника. Однако предусмотрите, чтобы бумага содержала следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование документа, например «маршрутный лист, образец для водителя».
2. Полное наименование организации, которая оформила МЛ.
3. Место и дата выдачи бланка, если он подготовлен за пределами компании.
4. Период действия. МЛ можно выписать сроком на один день либо на неделю или месяц.
5. Ф.И.О. сотрудника, который получил маршрутный лист, его должность и структурное подразделение.

1. Место назначения, то есть куда отправляется работник.
2. Цель поездки — указывается конкретная цель, с которой работник направился в пункт назначения, например доставка отчета.
3. Отметки о прибытии или убытии. Такие отметки ставит представитель организации (госоргана), в который был направлен работник.
4. Вид транспорта, который использовался в качества средства передвижения, например автобус, такси или личное авто.

Дополнительные сведения указываются в произвольном порядке. К примеру, можно предусмотреть отметки о времени, проведенном в пути — это актуально, например, если вы готовите образец маршрутного листа для курьера. Сведения о суммах понесенных затрат также можно отразить в табличной части.

Бланк маршрутного листа для курьера

В конце документ должен быть заверен. Сначала работником, ответственным за составление МЛ (Ф.И.О., должность, дата и время, подпись). Затем проставляются аналогичные сведения и подпись сотрудника, который получил документ.

Особенности оформления

Разработанный бланк следует утвердить в учетной политике учреждения либо закрепить в отдельном локальном распоряжении. Порядок и правила заполнения также следует закрепить в приказе. Рекомендуем ознакомить ответственных лиц с данными локальными актами под подпись. Такая процедура позволит исключить ошибки и проблемы в заполнении первичной документации.

Если в маршрутном листе была допущена ошибка, то ее необходимо исправить соответствующим образом. Неверная запись (ошибка) зачеркивается (одной чертой), рядом делается исправительная запись, а также ставится дата, подпись и Ф.И.О. работника, внесшего исправления. Использование затирок и корректирующих средств недопустимо.

Печать ставить не обязательно, так как бланк считается внутренним документом. Однако это на индивидуальное усмотрение учреждения.

Готовый документ необходимо сдать начальнику отдела либо сразу в бухгалтерию. Допустимо приложить чеки, квитанции и иные документы, подтверждающие расходы работника. Например, квиток такси или билет на автобус.

Пример заполнения

Исключительные моменты

Некоторые организации берут на себя обязательства оплатить своим работникам дорогу к месту отдыха. Такие положения должны быть закреплены в локальных распоряжениях учреждения, а также должны иметь экономическое обоснование (по объемам и целесообразности).

Оплата данного вида расходов может быть произведена только по подтверждающим документам. Например билетам, чекам. Или работник вправе предоставить маршрутный лист для отпуска на машине, если в отпуск он отправился на личном транспорте.

Отметки о прибытии или убытии должна проставить соответствующая сторона. Например, администрация санатория или гостиницы. Далее предлагаем скачать бланк маршрутного листа в отпуск на автомобиле.

Современные экономические условия для коммерческих предприятий обуславливают необходимость создания и развития гибкой логистической системы. Данная задача требует большого количества вложений и соответствующего законодательству РФ документального оформления. Логистика предприятия может подразумевать перемещение различных видов груза, людей и корреспонденции.

Маршрутный лист

Крупные предприятия имеют на балансе легковые и грузовые транспортные средства, которые выполняют различные функции. Независимо от направления использования, автомобили снабжаются сопроводительными документами, основным из которых является маршрутный лист. Порядок заполнения, срок действия, форма путевых бланков зависят от многих факторов. При работе, имеющей разъездной характер, предприятия разрабатывают маршрутный лист служебных поездок, имеющий несколько практических значений. Легковые автомобили, обеспечивающие взаимодействие между офисами или филиалами фирмы, также могут использовать для более эффективной работы маршрутный лист. Данный вид документации многофункционален и выполняет несколько функций.

Грузоперевозки

Большинство организаций предпочитает пользоваться услугами специализированных транспортных компаний, которые обеспечивают доставку груза к месту назначения и предоставляют заказчику документы, подтверждающие его затраты. В этом случае товарно-транспортная накладная является заменой путевых бумаг, маршрутный лист водителя или экспедитора может содержать схему более быстрого проезда и являться дополнением к основному пакету документов. Вся информация о грузе, организации продавце, покупателе, транспортной компании содержится в ТТН, также данный документ является подтверждением доставки товара, основанием оплаты услуг доставщика и начислением заработной платы водителю и экспедитору. В случае доставки нескольких партий товара практикуется оформление ТТН для каждого рейса, маршрутный лист составляется один и содержит обязательное подтверждение времени прибытия, погрузочно-разгрузочных работ. Транспортные компании, занимающиеся оказанием услуг доставки, разрабатывают маршрутный лист для каждого автомобиля на конкретный заказ, это позволяет отслеживать перемещение машины и время нахождения в пути.

Применение на малых предприятиях

Маршрутный лист автомобиля, используемый ИП, может также служить дополнением к ТТН, если речь идет о грузовых перевозках товара. Его содержание является стандартным. В качестве транспортного средства может быть использован легковой или грузовой автомобиль, оформленный на собственника предприятия. Часто транспортное средство арендуется для уменьшения расходов, в этом случае у водителя должна быть копия договора аренды и маршрутный лист поездки.

Обязательные для заполнения графы

• Порядковый номер и дата документа.
• Собственник автотранспортного средства.
• Личные данные водителя (паспорт, водительское удостоверение).
• Наименование грузоотправителя (полное название, ИНН, регистрационные коды, адрес фактического месторасположения склада погрузки).
• Получатель (наименование, адрес доставки).
• Информация о грузе (название, количество упаковок, масса, условия транспортировки).

Для индивидуальных предпринимателей и малых предприятий законодательством не предусмотрена единая форма маршрутного листа. Бланк и порядок его заполнения организация утверждает самостоятельно в учетной политике. Также внутренними документами регламентируется порядок его выдачи, срок возврата, лица, имеющие право подписи. В соответствии с требованиями ПБУ маршрутный лист должен содержать все реквизиты и отражать цели поездок, время и пути перемещения. В качестве образца может быть взят утвержденный 27 ноября 1997 года Госкомстатом РФ путевой лист по форме 3. Документ дорабатывается с учетом специфики перевозок и направления деятельности компании.

Авансовый отчет

Некоторые группы сотрудников предприятия вынуждены много времени проводить в разъездах. Это связано со спецификой работы или с интересами бизнеса. Служба курьерской доставки, торговые представители и менеджеры продаж, финансовый директор, главный бухгалтер, группа работников эксплуатационно-ремонтного участка и т.д. - каждая из перечисленных должностей подразумевает наличие служебных командировок или постоянное перемещение по городу. При этом постоянного маршрута, как правило, не существует, что влечет возникновение у сотрудника затрат по проезду на различных видах транспорта. Предприятия по условиям трудовых договоров обязано возместить сотрудникам данные расходы при наличии подтверждающих документов, которые, в свою очередь, должны быть проведены через бухгалтерию предприятия и войти в состав затрат. В большинстве случаев для правильного отражения в налоговом учете применяется авансовый отчет, но в связи с несоответствием данного документа для учета транспортных расходов к нему дополнительно прикрепляется маршрутный лист. Унифицированного бланка не существует, поэтому предприятие самостоятельно разрабатывает удобную для отчета форму. При этом обязательно учитывается не только количество предоставленных проездных документов и их цена, но и соответствие поездок задачам конкретного сотрудника.

Маршрутный лист: образец

Схема перемещения торгового представителя ООО «Теремок» И. А. Васечкина за период с 15.07.2012 по 18.07.2012 г.

	Пункт назначения	Цель поездки	Вид транспорта	Наименование проездного документа	Стоимость
	ООО «Лира»	Обсуждение договорных условий	Автобус маршрут №2	Билет №0000036
	ООО «НПК»	Доставка образцов продукции		Проездной
	Сбербанк	Доставка финансовых документов	Автобус маршрут №2	Билет№0000089
	ООО «Снегирёк»	Заключение договора поставки продукции	Автобус маршрут №4	Билет №0023891

Приложено документов: 4 шт.

Маршрутный лист сдал торговый представитель Васечкин И. А. __________(подпись, дата)

Маршрутный лист принял бухгалтер Кузнецова А. В. _____________(подпись, дата)

Заполнение

Обратная сторона отчета заполняется бухгалтером, который его принял и провел по соответствующим регистрам после проверки. Также утверждению подлежит сумма отчета. Обязательным условием заполнения является указание дат и соответствие их проездным документам. Все подтверждающие бланки должны быть четко читаемы и соответствовать информации, отраженной в разработанном регистре. Маршрутный лист сдается с авансовым отчетом в течение трех дней с момента выдачи денежных средств. Многие курьеры и торговые представители компаний используют данный вид документа для оптимизации рабочего времени. Маршрутный лист составляется на каждый день, он содержит очередность посещения запланированных сотрудником мест. При его разработке учитываются схемы движения транспорта, время в пути, выбирается маршрут, который позволит соответствовать запланированному времени деловых встреч и т.д.

Служебные командировки

Для многих предприятий актуально применение маршрутного листа при разъездном характере работы сотрудников. По ТК РФ служебной командировкой признается поездка по поручению работодателя для выполнения поставленных производственных задач. Возмещение возникающих проездных расходов регламентируется ст. 168.1 ТК РФ. Для признания расходов необходимо правильно оформить маршрутный лист, прикрепить к нему проездные документы. Для налогового учета и признания командировочных затрат расходами необходимы следующие документы:

• Приказ, подтверждающий деловую цель поездки.
• Отчет сотрудника о произведенных тратах.
• Маршрутный лист перемещений.
• Заполненные проездные документы, подтверждающие факт оказания услуг.

Сумма затрат проверяется бухгалтерией, после чего отчет, утвержденный руководителем, сдается на возмещение или погашение суммы, полученной под отчет. Форма маршрутного листа разрабатывается предприятием самостоятельно и отражается в соответствующих учредительных документах.

04.05.2018, 21:02

Трудовые функции работника нередко связаны с передвижением. Выполняя поручения руководства, сотрудник может тратить деньги на топливо, покупать билеты на проезд в общественном транспорте и осуществлять тому подобные расходы. Для учета расходов данного типа составляют специальный документ. Он необходим, чтобы фиксировать все передвижения работников и учитывать расходы на бензин. Он называется маршрутный лист. Образец этого документа, подготовленный нашими специалистами, вы найдете в статье.

Зачем нужен

Сразу скажем, что маршрутный лист необходим для учета передвижения работников за пределами офиса. Он оформляется для людей разных специальностей, но чаще всего его выдают курьерам, водителям, менеджерам, торговым представителям и прочим, кому по роду деятельности приходится проводить время в разъездах.

Руководитель использует маршрутные листы для выработки оптимальных маршрутов движения транспорта в целях экономии денежных средств. Также маршрутный лист нужен, чтобы в налоговой инспекции подтверждать расходы предприятия на автотранспорт. Помимо этого работники на основании данных листа получают компенсацию понесенных ими расходов.

Как оформляется документ

Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать свою форму маршрутного листа. Главное, что документ содержал всю необходимую информацию о перемещениях сотрудников и подтверждал связанные с поездкой расходы. Бланк маршрутного листа, его форма и порядок заполнения никак не связаны:

• с типом автомобиля;
• преодоленными расстояниями;
• объемами перевозимого груза.

Так как действующим законодательством не установлено единой утвержденной формы маршрутного листа, можно пользоваться самостоятельно разработанной формой. В конце статьи вы найдете бланк маршрутного листа.

В каждой организации маршрутные листы отражают ее собственные интересы, потребности предприятия. Форму листа утверждает директор компании своим приказом. В принципе каждая организация может разработать такой документ самостоятельно. Однако намного проще скачать бланк маршрутного листа, уже подготовленный специалистами. Это позволит значительно сэкономить время на разработку собственной формы.

Документ оформляется в двух экземплярах. Один остается в предприятии, второй выдается на руки работнику. Маршрутные листы относятся к внутреннему документообороту компании, поэтому проставлять печать организации на них не нужно. Отчет работника и прилагаемые проездные документы служат приложением. Маршрутный лист служебных поездок (скачать бланк можно в конце статьи) проверяет бухгалтер.

Правильное заполнение листа включает в себя:

• наименование организации, выдававшей документ;
• название города, где оформлен документ;
• дату, когда совершена поездка;
• место назначения;
• цель поездки;
• время убытия и прибытия;
• информация о транспортном средстве;
• Ф.И.О. работника, на которого составлен данный документ;
• должность работника.

По потребностям предприятия также можно вводить дополнительные графы.

Удобнее всего составить маршрутный лист в виде таблицы. Составленный документ должен быть подписан работником, которому он выдается, и контролирующим сотрудником:

• непосредственным руководителем;
• бухгалтером;
• кадровиком.

Сколько хранить маршрутные листы

Пять лет - минимальный срок хранения маршрутных листов. При подтверждении этими путевыми листами работы людей во вредных либо опасных условиях листы должны сохраняться на предприятии в течение 75 лет (п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

После окончания поездки маршрутный лист должен быть сдан в отдел кадров (секретарю, в бухгалтерию) для возмещения транспортных расходов.

Скачать бесплатно образец можно по прямой ссылке .