Вопрос учета договоров актуален для любой компании. Он позволяет упростить работу с документами, минимизировать их потери, иметь четкую хронологию договорных взаимоотношений с контрагентами.
Небольшие компании зачастую ведут учет в специализированных журналах. Это удобно, если количество регулярно заключаемых договоров в организации не превышает несколько десятков. Когда объем подписываемых документов сотнями, компания задумывается об использовании электронных таблиц учета договоров . Одним из наиболее популярных инструментов в данном случае является программа Excel.
Учет договоров в
Excel
предполагает ведение таблицы-реестра, куда вписываются основные сведения по каждому договору или дополнительному приложению к нему.
К преимуществам рассматриваемого метода можно отнести:
- Простота и доступность использования.
- Отсутствие затрат: ведение учета договоров в Excel бесплатно.
- Возможность сделать простой отчет, сортировку, выгрузку.
- При необходимости таблицу учета договоров легко распечатать.
- Программа не позволяет эффективно работать со справочниками контрагентов, ответственных лиц. Корректировка, вносимая в справочные данные, не отражается автоматически в записях таблицы.
- Учет договоров в Excel не дает возможности осуществлять оперативный контроль сроков исполнения, учитывать мероприятия и события, связанные с конкретным документом.
- Поиск по нескольким заданным критериям в таблице учета договоров требует значительных временных затрат.
- Одновременная работа с файлом нескольких пользователей затруднена, в результате плодятся копии реестра.
- Программа не обеспечивает эффективного хранения, поиска и защиты данных.
Учет договоров в Excel - это просто и бесплатно , однако инструмент может оказаться неэффективным в случае высокой интенсивности документооборота. Понимая это, большинство организаций рано или поздно приходят к выводу о необходимости перехода на специальные программы автоматизации бизнес-процессов.
Текущий рынок программных решений в области документооборота крайне насыщен. Растущее количество предложений затрудняет выбор. Для пользователей важно, чтобы система позволяла быстро и эффективно работать с документами, обладала широкой функциональностью, но при этом могла гибко подстроиться под специфику конкретного бизнеса. Одним из таких решений является ТурбоКонтракт.
ТурбоКонтракт - облачная система, предназначенная для создания, согласования и хранения договорных документов. Уникальность функционала сочетается в ней с простотой и доступностью использования.
Учет договоров в ТурбоКонтракт позволяет:
- Автоматически вести реестр документов в системе, отсутствует необходимость в ручной работе.
- Мгновенно получать необходимую информацию о любом договоре и сопровождающих его документах.
- Поддерживать высокий уровень безопасности и надежности хранения договоров.
- Назначать исполнителя и отслеживать поставленные задачи.
Учет договоров в Excel удобное и быстрое, но краткосрочное решение. Надежность, качество и высокую эффективность работы с документами в долгосрочной перспективе сможет обеспечить только специальная автоматизированная система.
Ценные бумаги и акции, эмиссия → Образец. Уведомление о выпуске ценных бумаг (приложение к договору на ведение реестра акционеров)
Ке ценных бумаг, регистрация которых производится фирмой - регистратором акционеров в соответствии с договором на ведение реестров акционеров nо. от "" 20 г. 1. эмитент поручает, а регистратор обязуется осуществлять формирование и ведение реестра ак...
Документы делопроизводства предприятия → Образец. Приказ об открытии и порядке ведения реестра акционеров (к положению о реестре акционеров и порядке его ведения) (типовая форма)
приказ об открытии и порядке ведения реестра акционеров (к положению о реестре акционеров и порядке его ведения) (типовая форма) к положению о реестре акцион...
Договор о совместной деятельности → Образец. Договор о совместной деятельности в целях учреждения и обеспечения деятельности филиала для ведения реестра акционеров
Образования юридического лица в целях учреждения и обеспечения нормального функционирования филиала в городе для ведения реестра акционеров эмитента, а также ведения реестров других акционерных обществ, действующих в, (территория) и получения пр...
Защита прав собственности → Образец. Выписка из реестра акционеров
(наименование общества) выписка из реестра акционеров номер выписки nо. г. "" 20 г. держатель реестра : кому выдана: настоящая выписка...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Сопроводительный реестр документов. Форма № 16
код по окуд 0903014 типовая форма no. 16 кладовая кому: бухгалтерии сопроводительный реестр документов за 20 года no. +-+ наименование номера количество отметка бухгалтерии документов документов +-+-+-+-...
Документы делопроизводства предприятия → Реестр договоров
реестр договоров № п/п № договора и дата подписания...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Реестр чеков
реестр чеков no. +-+ +-+ лист "" 20 г. дебет - разные кредит сч. no. +-+ банк получателя код -+- получатель...
Документы делопроизводства предприятия → Образец. Журнал выдачи выписок из реестра акционеров
журнал выдачи выписок из реестра акционеров - no. дата фамилия, имя, отчествономертип выписки подписьподпись выдачи акционера счетаобыкн./залогрегист-...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Карта реестра предприятия
реестровый номер недвижимости карта реестра предприятия +-+ no. реквизиты +-+- 1 полное наименование предприятия: ...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Карта реестра долгосрочных финансовых вложений предприятий
Форма собственности реестровый номер недвижимости карта реестра долгосрочных финансовых вложений предприятий полное наименование предприятия: ...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Карта реестра недвижимого имущества
Форма собственности реестровый номер недвижимости карта реестра недвижимого имущества +-+ п/no. реквизиты +-+- 1 полное наименование бала...
Это стандартные должностные обязанности Юриста!!!
4.1. Осуществляет разработку учредительных документов; обеспечивает регистрацию юридических лиц, эмиссий ценных акций, внесение изменений в учредительные документы; координирует работу по ведению реестров акционеров (сторонними организациями); определяет правовые основы органов предприятия (разрабатывает положения о полномочиях Общего собрания, о совете директоров, о правлении, о ревизионной комиссии, пр.); разрабатывает положение о сделках, связанных с приобретением или отчуждением имущества; координирует сделки с акциями предприятия; определяет правовые основы дивидендной политики на предприятии и осуществляет ее координацию;
4.2. Организует работу: по обеспечению предприятия законами, нормативными правовыми документами, необходимыми для осуществления деятельности предприятия; по учету и ведению баз нормативных правовых актов;
4.3. Обеспечивает подразделения предприятия, отдельных специалистов нормативными правовыми актами, необходимыми для осуществления ими своих функций и обязанностей.
4.4. Осуществляет: проверку соответствия законодательству представляемых на подпись руководителю предприятия проектов приказов, инструкций, положений и других документов правового характера; проверку соблюдения этапов согласования проектов документов с ответственными работниками; визирование проектов документов; выдачу ответственным работникам предприятия предписаний о внесении изменений или отмене актов, обусловленных изменением законодательства.
4.5. Ведет договорную работу на предприятии: определяет формы договорных отношений; разрабатывает проекты договоров; проверяет соответствие законодательству проектов договоров, представляемых предприятию контрагентами; принимает меры по разрешению разногласий по проектам договоров; обеспечивает нотариальное удостоверение и (или) государственную регистрацию отдельных видов договоров;
4.6. Анализирует договорную работу на предприятии, разрабатывает программы ее пересмотра и изменения, проверяет состояние договорной работы в структурных подразделениях предприятия.
4.7. Ведет претензионную работу на предприятии: обеспечивает учет претензий, поступающих от контрагентов, их рассмотрение; готовит ответы на поступившие претензии и принимает проекты решений об удовлетворении или об отказе в удовлетворении поступивших претензий; осуществляет подготовку претензий к контрагентам, их направление контрагентам и контроль за удовлетворением направленных контрагентам претензий;
4.8. Ведет исковую работу: принимает меры по соблюдению до арбитражного порядка урегулирования договорных споров; подготавливает исковые заявления и материалы и передает их в арбитражные суды; изучает копии исковых заявлений по искам к предприятию; обеспечивает ведение банка данных по исковой работе; представляет интересы предприятия в арбитражных судах;
4.9. Подготавливает заявки, заявления и другие документы для получения лицензий, разрешений, необходимых для осуществления деятельности предприятия.
4.10. Принимает участие в разработке документов, касающихся вопросов обеспечения сохранности собственности предприятия (договоров о материальной ответственности; инструкций, устанавливающих порядок поступления и приемки на предприятии материальных ценностей, учета их движения; инструкций учета выпуска и отпуска готовой продукции; пр.); проверяет и визирует договоры о материальной ответственности работников.
4.11. Осуществляет проверку законности увольнения и перевода работников, наложения на них дисциплинарных взысканий.
4.12. Представляет интересы предприятия при проверках, проводимых на предприятии государственными контрольно-надзорными органами с целью правового контроля за соблюдением процессуальных действий проверяющими, обоснованностью и правильностью выводов проверяющих, оформлением результатов проверок и составлением процессуальных документов;
4.13. Представительствует от имени предприятия в государственных надзорных органах, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях, выявленных на предприятии; готовит и направляет жалобы на действия
В свою очередь ИС “Электронный бюджет” интегрирована с сайтом ЕИС). После этого Федеральное казначейство проверяет предоставленные Заказчиком документы и информацию, и размещает их в ЕИС в течение 3-х рабочих дней с даты их получения. Хочу обратить ваше внимание на тот факт, что в данном случае речь идет именно о рабочих, а не о календарных днях. В случае несоответствия предоставленной Заказчиком информации и документов установленным требованиям такие информация и документы не подлежат размещению в реестре контрактов. Разъяснения официальных органов по вопросам направления информации в реестр контрактов содержатся в следующих письмах:
- Письмо Минэкономразвития России от 19.10.2015 г. № Д28и- 3033 (скачать);
- Письмо Минэкономразвития России от 25.09.2014 г. № 23232- ЕЕ/Д28и (скачать);
- Письмо Минэкономразвития России от 01.06.2015 г.
Подаем сведения в реестр контрактов и реестр договоров
Внимание
Как найти нужный контракт в реестре? Итак, для чего необходимо уметь искать информацию о контрактах в реестре? Во-первых, как это следует из 4-го раздела настоящей статьи, здесь мы можем найти информацию обо всех контрактах интересующего нас Заказчика. Посмотреть с кем и на каких условиях эти контракты были заключены.
Важно
Такая информация будет полезна поставщикам при проведении анализа Заказчика и потенциальных конкурентов. Во-вторых, используя информацию, размещенную в реестре контрактов, поставщик может подготовить справку о своей добросовестности.
Эта справка необходима в том случае, когда предложенная цена участника закупок снижена им в ходе торгов более чем на 25% (антидемпинговые меры). Подробнее об антидемпинговых мерах написано в этой статье.
Реестр договоров по закону № 44-фз
Федерального закона №44. Информация о каждом из контрактов должна содержать следующий пункты:
- данные о заказчике (наименование и организационно-правовая форма);
- данные об источнике финансирования;
- данные о том, каким способом осуществлялась закупка (например, электронный аукцион, конкурс, запрос котировок и так далее)
- данные о документе, на основании которого был заключен контракт (например, протокол подведения итогов электронного аукциона), в том числе его дату;
- дату заключения контракта;
- данные о поставщике/подрядчике/исполнителе, в том числе наименование, юридический и фактический адрес, ИНН;
- данные об изменении или расторжении контракта, если эти процедуры проводились заказчиком и поставщиком/подрядчиком/исполнителем;
- данные об исполнении контракта.
Реестр контрактов по 44-фз
Также можно найти контракты по конкретно взятой отрасли (коду ОКПД2) и в конкретном регионе. То есть умение пользоваться этим реестром и находить в нем нужную информацию является важным навыком в работе любого уважающего себя поставщика.
Эффективно искать необходимую информацию, правильно её интерпретировать, а также проводить предварительный анализ Заказчиков и поставщиков мы обучаем в рамках нашей онлайн школы “Азбука тендеров”. 7. Реестр контрактов по 223-ФЗ Реестр контрактов по 223-ФЗ так же, как и реестр государственных контрактов по 44-ФЗ, размещен на официальном сайте ЕИС. Для того чтобы попасть в реестр контрактов по 223-ФЗ, вам необходимо зайти на сайт ЕИС, и в левом вертикальном меню выбрать раздел “Информация о контрактах и договорах”, а затем из выпадающего списка выбрать пункт “Реестр договоров, заключенных заказчиками по результатам закупки”.
Статья 103. реестр контрактов, заключенных заказчиками
Федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий правоприменительные функции по кассовому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, проверяет наличие предусмотренных частью 2 настоящей статьи информации и документов и их соответствие требованиям, установленным порядком ведения реестра контрактов, и размещает в единой информационной системе информацию и документы в течение трех рабочих дней с даты их получения. В случае несоответствия информации и документов указанным требованиям такие информация и документы не подлежат размещению в реестре контрактов. КонсультантПлюс: примечание. С 1 июля 2018 года Федеральным законом от 31.12.2017 N 504-ФЗ часть 5 статьи 103 излагается в новой редакции. См. текст в будущей редакции. 5. Документы и информация, содержащиеся в реестре контрактов, должны быть доступны для ознакомления без взимания платы. 6.
Форма реестра контрактов по 44-фз
Инфо
Порядок ведения реестра контрактов устанавливается Правительством Российской Федерации. 7. Сведения об осуществлении закупок товаров, работ, услуг, о заключении контрактов, составляющие государственную тайну, включаются в отдельный реестр контрактов, порядок ведения которого устанавливается Правительством Российской Федерации.
Указанные сведения не подлежат опубликованию в средствах массовой информации и размещению в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». 8. Контракты, информация о которых не включена в реестр контрактов, не подлежат оплате, за исключением договоров, заключенных в соответствии с пунктами 4, 5, 23, 42, 44, 45, пунктом 46 (в части контрактов, заключаемых с физическими лицами) и пунктом 52 части 1 статьи 93 настоящего Федерального закона.
Реестр контрактов по 44-фз образец
При необходимости в личном кабинете можно сформировать и распечатать список контрактов. Для этого нужно нажать на кнопку «Печатная форма реестра контрактов» на любой из вкладок, кроме «Подготовка информации».
В форму попадают размещенные данные о контрактах, об изменениях, исполнении или расторжении. Данные группируются по принадлежности к уровню бюджета и выводятся в отдельных окнах браузера.
Предлагаем образец реестра договоров в Excel скачать бесплатно для внутреннего пользования. Его можно использовать для учета соглашений, данные о которых не вносятся в ЕИС.
Скачать Как внести информацию в базу по 223 ФЗ Сведения и прилагаемые документы отправляются заказчиком в Федеральное казначейство также через Электронный бюджет. Нужно заполнить соответствующие формы веб-интерфейса или направить сведения из ЕИС, которая используется заказчиком для формирования информации.
Форма реестра контрактов по 44 ap
Подсистема управления закупками в части реестра контрактов и реестра банковских гарантий”. В этом руководстве содержится подробная инструкция для Заказчиков по работе с реестром контрактов.
Важный момент! Если вы хотите избежать ошибок при формировании отчетов об исполнении контрактов, а также автоматизировать контроль и учет закупок, то в этом вам поможет программа “Эконом-эксперт”. Эта программа защитит вас от ошибок и штрафов, поможет сформировать все необходимые отчеты, а также поможет максимально автоматизировать вашу повседневную деятельность.
Узнать подробнее о данной программе и оставить заявку на бесплатную демонстрацию вы можете здесь. 6.
Форма реестра контрактов по 44 фз образец заполнения
- контракт на ремонт и содержание нежилых помещений, которыми заказчик пользуется безвозмездно или которые находятся у него на праве оперативного управления, коммунальные услуги (п. 23 ч. 1 ст. 93);
- получение права на доступ к информации, которая размещается, в том числе в следующих базах данных – документальная, документографическая, реферативная (п. 44 и 45 ч. 1 ст. 93).
Как автоматизировать ведение реестра контрактов? Для этого удобно использовать программу «Эконом-Эксперт». В ней есть автозаполнение реестра закупок. Скачать бесплатную версию программы можно здесь. Если у вас остались вопросы по реестру контрактов Вы можете получить временный бесплатный доступ к разделу «Контракт» в справочной системе «Консультант заказчика». Там собраны ответы на вопросы по ведению реестра контрактов.
Получить доступ можно здесь.
Форма реестра контрактов по 44 фз образец заполнения 2016
Реестр государственных контрактов, заключенных в рамках 44-ФЗ, размещен на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок - www.zakupki.gov.ru. Документы и информация, содержащиеся в реестре контрактов, находятся в открытом доступе и доступны для ознакомления всем желающим абсолютно бесплатно (ч.5 ст.103 44-ФЗ).
Важный момент! Реестр контрактов, сведения о которых, составляют государственную тайну, не подлежит опубликованию в средствах массовой информации и размещению в ЕИС (ч.7 ст.103 44-ФЗ). Сведения, включенные в такой реестр контрактов, хранятся в порядке, определенном в соответствии с законодательством Российской Федерации об архивном деле и о защите государственной тайны (п.5 “Правил ведения реестра контрактов, содержащего сведения, составляющие государственную тайну”).
Реестр договоров в организации - это способ обобщения договоров организации, с помощью которого можно осуществлять должный и своевременный контроль за ними.
Существует множество споров о том, какая служба в организации должна вести такой реестр – юридическая, или , или служба документооборота. Представляется, что для каждой в отдельности взятой организации существует свое единственно правильное решение, о том, кто именно должен вести реестр договоров в зависимости от штатной численности сотрудников и ее хозяйственной деятельности. Итак, разберем пошагово, как же его составить, оформить, и вести.
- Первоначально необходимо определиться, какие сведения из заключаемых договоров необходимо вносить в реестр. К таковым могут относиться:
- наименование контрагента;
- реквизиты договора;
- предмет договора;
- период договора;
- сумма платежа;
- срок платежа;
- условия платежа.
- Анализируя сведения, которые необходимо будет вносить в реестр договоров, необходимо определить каким образом, в случае необходимости, можно будет, используя информацию, содержащуюся в реестре, отслеживать графики платежей, исполнителей, контрагентов, лиц, согласующих и подписывающих договоры, а также иные сведения.
- После того, как будет сформировано четкое представление о сведениях, подлежащих занесению в реестр договоров, оформляем его. Оформлен он может быть на электронном носителе или на бумажном, кому как более удобно. Например, при оформлении на бумажном носителе, можно воспользоваться следующим способом. Для начала формируем папку «Реестр договоров за ___ год (или квартал)». Каждый договор, после его оформления и подписания (некоторые договора считаются заключенными с момента государственной регистрации!), подшиваете в эту папку. А на первой странице папки формируете сам реестр, в который вносите необходимые сведения о каждом договоре. Следует обратить внимание, что в процессе исполнения уже заключенных договоров, к ним могут заключаться дополнительные соглашения, которые также необходимо приобщать к договорам, а в самом реестре договоров выделить отдельную графу, в которой указывать наличие дополнительных соглашений к договору.
- Кроме того, после того, как реестр договоров сформирован и периодически заполняется, необходимо помнить, что в организации необходимо установить с помощью внутренних инструкций и приказов такой порядок, чтобы обеспечивать целостность сведений, внесенных в реестр договоров, защиту их от искажений и несанкционированного доступа, сохранность самих договоров и дополнительных соглашений к ним.
- Если руководство организации пришло к выводу о том, что реестр договоров будет вестись на электронном носителе, необходимо обеспечить возможность предоставления содержащихся в реестре договоров сведений на бумажных носителях. При этом обеспечив общее хранение и защиту всех сведений, внесенных в реестр договоров, в том числе путем обязательного создания резервной копии реестра договоров и определения процедур, предоставленных на предотвращение технических сбоев и ошибок, а также предотвращения доступа к реестру договоров неуполномоченных на это лиц.
- Если кому-то из сотрудников организации понадобятся оригиналы какого-либо договора, то он может быть выдан исключительно под подпись. Также под роспись осуществляется возврат подлинника договора. Запрос на выдачу оригинала какого-либо договора целесообразно оформлять в виде служебной записки.
- Кроме того, можно вести реестры договоров по годам или кварталам, и по окончании выбранного срока, папку с документами (договорами) прошить, пронумеровать и подписать у руководителя организации и бухгалтера. После этого реестр договоров может быть передан на хранение в архив организации.
- Некоторыми организациями, наоборот используется такая схема, при которой ведется реестр договоров и не реже двух раз в год проводится ревизия имеющихся договоров и по ее итогам составляется заключение (например, об отсутствующих приложениях к договорам или о договорах, исполнение по которым окончено). В таком случае, если обнаруживаются договоры, с истекшим сроком действия, они передаются по описи непосредственно в архив.
Искать решение самому или доверить работу юристу?
Лучше доверьте работу по заключению договоров и сопровождению сделок юристу или адвокату. Поверьте, он знает тонкости и нюансы, которые помогут Вам не только сохранить время, но избежать критических ошибок. А найти опытных юристов из любого города России Вы сможете на ЮрПроводнике.
